Cách áp dụng khung People, Process, Technology (PPT)

Thế giới kinh doanh đang đứng trước ngã rẽ của một số bước phát triển quan trọng. Đại dịch đã thay đổi cách chúng ta nhìn nhận công việc — mô hình làm việc từ xa và kết hợp trở thành xu hướng chủ đạo. Trí tuệ nhân tạo đã đạt đến mức độ trưởng thành thực tế với GenAI. Công nghệ đã trở thành một phần không thể thiếu trong kinh doanh.

Kết quả là, các tổ chức trên toàn cầu đang trong tình trạng chuyển đổi kỹ thuật số liên tục. Không có gì ngạc nhiên khi thị trường chuyển đổi kỹ thuật số được dự án sẽ đạt 4907 tỷ đô la vào năm 2030.

Tuy nhiên, cần ghi chú rằng chuyển đổi kỹ thuật số không chỉ là việc áp dụng các công nghệ mới. Nó thể hiện sự thay đổi cơ bản trong vai trò của công nghệ trong kinh doanh. Đó là một sự chuyển đổi tổ chức đòi hỏi phải tái cấu trúc hoạt động kinh doanh, hợp lý hóa quy trình và thay đổi hành vi để mang lại giá trị trên thị trường.

Khung People Process Technology (PPT) được thiết kế để giúp bạn đạt được điều đó. PPT áp dụng tiếp cận toàn diện đối với chuyển đổi số, vượt ra ngoài công nghệ. Thực tế, trong PPT, công nghệ là yếu tố cuối cùng!

Nếu bạn tò mò về cách mô hình PPT có thể giúp bạn đạt được các mục tiêu chuyển đổi kỹ thuật số chiến lược, hãy tiếp tục đọc.

Khung People, Process, and Technology là gì?

🧑🏻 Con người: Nguồn nhân lực trong tổ chức của bạn, bao gồm nhân viên, nhà thầu và các bên liên quan. Phần này của khung nhấn mạnh các kỹ năng, kiến thức, vai trò, trách nhiệm và văn hóa.

➡️ Quy trình: Các quy trình, thủ tục và phương pháp bạn sử dụng để điều hành doanh nghiệp. Điều này bao gồm các quy trình chính thức và không chính thức, từ việc xin nghỉ phép đến kiểm soát chất lượng.

🛠️ Công nghệ: Các công cụ, hệ thống và cơ sở hạ tầng hỗ trợ hoạt động kinh doanh thành công. Bao gồm phần mềm, phần cứng và các tài nguyên kỹ thuật khác.

Mặc dù chuyển đổi kỹ thuật số đã trở nên phổ biến trong những năm 2000, khung PPT có lịch sử từ mô hình của nhà tâm lý học quản lý Harold Leavitt từ năm 1965. Mô hình Kim cương của Leavitt tập trung vào bốn thành phần khóa: con người, công việc, cấu trúc và công nghệ.

Theo Leavitt, các yếu tố này có mối liên hệ với nhau và những thay đổi ở một lĩnh vực sẽ chắc chắn ảnh hưởng đến các lĩnh vực khác. Theo thời gian, mô hình Kim cương đã phát triển, với các thành phần "cấu trúc" và "công việc" được tái định nghĩa hoặc hợp nhất thành cái mà chúng ta gọi là "quy trình"

Sự thay đổi này phản ánh nhận thức ngày càng tăng về sự cần thiết phải chính thức hóa và tối ưu hóa quy trình làm việc khi công nghệ ngày càng được tích hợp vào các hoạt động kinh doanh. Điều này đặc biệt đúng khi nói đến chiến lược chuyển đổi kỹ thuật số của một tổ chức.

Hãy nhớ rằng khung People Process Technology không chỉ đơn thuần là ba yếu tố này; nó còn liên quan đến sự kết nối và tương tác giữa chúng.

Ví dụ, nó không chỉ là công cụ quản lý dự án mà tổ chức chi tiền mua, mà còn là cách các nhóm sử dụng nó và cách nó định hình hiệu suất của họ.

Chúng ta sẽ tìm hiểu điều đó tiếp theo.

Sự tương tác giữa Con người, Quy trình và Công nghệ trong kinh doanh

Uber, công ty taxi lớn nhất thế giới, không sở hữu bất kỳ chiếc xe nào. Facebook, công ty truyền thông phổ biến nhất thế giới, không tạo ra bất kỳ nội dung nào. Alibaba, nhà bán lẻ có giá trị nhất, không có hàng tồn kho. Và Airbnb, nhà cung cấp dịch vụ lưu trú lớn nhất thế giới, không sở hữu bất kỳ bất động sản nào. Có điều gì đó thú vị đang xảy ra.

Sự thay đổi trong thế giới kinh doanh cũng tạo ra sự tương tác mới giữa các khía cạnh con người, quy trình và công nghệ. Dưới đây là cách thức thực hiện.

Con người

Con người là trái tim của mọi sáng kiến chuyển đổi số. Kiến thức, kỹ năng, sự sáng tạo, đam mê và khả năng lãnh đạo của họ là yếu tố quyết định để thực hiện và duy trì sự thay đổi.

Khả năng tuân thủ quy trình của họ có thể dẫn đến hiệu quả, tốc độ, tính nhất quán và tuân thủ. Mặt khác, nếu họ miễn cưỡng sử dụng công nghệ, họ có thể bỏ lỡ những cách làm việc dễ dàng, nhanh chóng và thuận tiện hơn.

Nhân viên tích cực tham gia hiểu rõ mục đích của quy trình và tuân thủ một cách hợp lý. Họ được trang bị tốt hơn để tận dụng công nghệ một cách hiệu quả, dẫn đến một tổ chức linh hoạt và phản ứng nhanh hơn.

Quy trình

Quy trình đề cập đến cách thức mà mọi người trong một tổ chức thực hiện thay đổi. Nó bao gồm các quy trình công việc, thủ tục và phương pháp mà mọi người tuân theo. Điều này có thể là bất cứ điều gì, từ xử lý một khách hàng bức xúc đến viết thư trả lời chu đáo cho một đứa trẻ bảy tuổi.

Các quy trình được thiết kế tốt đảm bảo hoạt động hiệu quả, có thể mở rộng và phù hợp với mục tiêu chiến lược của công ty. Chúng giúp mọi người thực hiện công việc nhất quán, thường giảm bớt sự mệt mỏi trong quá trình ra quyết định. Chúng cũng giúp các nhóm công nghệ tiêu chuẩn hóa và tự động hóa các quy trình để cải thiện năng suất.

Công nghệ

Công nghệ bao gồm các công cụ, hệ thống và hạ tầng được sử dụng trong tổ chức. Điều này có thể bao gồm phần mềm, phần cứng, hệ thống quản lý dữ liệu và các nền tảng giao tiếp.

Công nghệ chúng ta sử dụng định hình cách chúng ta suy nghĩ. Khi tất cả những gì bạn nhìn thấy là một bảng tính, bạn chắc chắn sẽ suy nghĩ theo hàng và cột. Bằng cách chọn công nghệ phù hợp, bạn có thể tăng cường hoặc cản trở hiệu suất của nhân viên. Tương tự, bạn cũng có thể cải thiện hoặc làm phức tạp các quy trình.

Mỗi ngày, con người, quy trình và công nghệ tương tác với nhau theo vô số cách khác nhau. Điều chúng ta biết là sự tương tác tối ưu giữa ba yếu tố này có thể tạo ra những kết quả phi thường.

Hãy cùng tìm hiểu cách bạn có thể thúc đẩy quá trình này.

Áp dụng khung PPT trong thực tế

Sự đơn giản của khung PPT thường che giấu cấu trúc phức tạp bên trong. Bất kỳ tổ chức nào cũng sẽ mắc sai lầm nếu bỏ qua hàng chục, thậm chí hàng trăm cách mà ba yếu tố này tương tác và ảnh hưởng lẫn nhau.

Việc tận dụng khung PPT như một phần của bất kỳ chiến lược quản lý dự án hoặc chuyển đổi kỹ thuật số nào cũng cần một cách tiếp cận cân nhắc kỹ lưỡng. Dưới đây là hướng dẫn từng bước sử dụng hệ thống quản lý dự án như ClickUp.

1. Lập bản đồ nhân sự, quy trình và công nghệ của bạn

Nếu đó có vẻ là một công việc khổng lồ, thì đúng là vậy. Vì vậy, hãy bắt đầu bằng cách phác thảo phạm vi dự án của bạn. Ví dụ, trong khuôn khổ sáng kiến chuyển đổi kỹ thuật số, nếu bạn đang triển khai một công cụ tự động hóa thử nghiệm, đây là những việc bạn có thể làm:

Con người: Hãy nghĩ về tất cả các bên liên quan đến công cụ, không chỉ những người dùng trực tiếp. Điều này có thể bao gồm các nhà phân tích kinh doanh, nhà phát triển, DevOps, nhóm dịch vụ khách hàng, v.v.

Quy trình: Lập bản đồ các quy trình kiểm tra hiện tại mà bạn đang tuân theo. Xác định các lỗ hổng và các điểm quan trọng.

Công nghệ: Mặc dù tự động hóa kiểm tra là một công cụ hoàn toàn mới mà bạn chưa có, hãy nghĩ đến tất cả các công nghệ bạn sử dụng trong quy trình. Ví dụ, bạn có thể đang sử dụng hệ thống theo dõi lỗi. Hoặc chỉ liệt kê các lỗi trong bảng tính. Kiểm tra tất cả chúng, ngay cả khi chúng có vẻ không liên quan.

Sử dụng công cụ lập bản đồ quy trình như ClickUp Whiteboards để trực quan hóa và hợp tác. Tập hợp các bên liên quan vào cùng một trang, thảo luận các yếu tố, để lại nhận xét, giải quyết các vấn đề và thực hiện hành động, tất cả chỉ trong một nơi.

Khung PPT trong thực tế: Hệ sinh thái PPT tích hợp của Apple

Quá trình phát triển sản phẩm mẫu mực của Apple thể hiện sự tương tác khéo léo giữa con người, quy trình và công nghệ. Với triết lý này, Apple tích hợp chặt chẽ phần cứng, phần mềm và dịch vụ để kiểm soát chất lượng và trải nghiệm người dùng tốt hơn.

Để đạt được điều này, họ tuyển dụng nhân tài kỹ thuật hàng đầu, xây dựng văn hóa thiết kế xuất sắc và đầu tư vào các kỹ thuật sản xuất tiên tiến, tạo ra một hệ sinh thái liền mạch trong tổ chức.

2. Có một tầm nhìn rõ ràng

Đối với dự án chuyển đổi kỹ thuật số của bạn, hãy có một tầm nhìn rõ ràng. Đặt ra các mục tiêu kinh doanh cụ thể và các chỉ số thành công cho từng yếu tố trong ba yếu tố: con người, quy trình và công nghệ.

Ghi lại tầm nhìn của bạn dưới dạng sổ tay hoặc bản điều lệ dự án với ClickUp Docs. Tận dụng khả năng AI của ClickUp Brain để tóm tắt, tạo nhiệm vụ, thông báo cho người dùng, v.v.

3. Lập kế hoạch phân bổ nguồn lực cân bằng

Để chuyển đổi thành công, cần có sự đầu tư cân bằng giữa con người, quy trình và công nghệ. Phân bổ nguồn lực một cách cân nhắc, tránh đầu tư quá mức vào một lĩnh vực mà bỏ qua các lĩnh vực khác, vì hậu quả có thể rất nghiêm trọng.

🚫 Quá chú trọng công nghệ: Ưu tiên công nghệ hơn con người và quy trình có thể dẫn đến các hệ thống phức tạp mà nhân viên không thích sử dụng hoặc các quy trình không phù hợp với công nghệ.

Điều này có thể dẫn đến việc các công cụ không được sử dụng hiệu quả, sự kháng cự của nhân viên và cuối cùng là lợi tức đầu tư thấp.

Để tránh điều này, đầu tư vào việc đào tạo nhân viên về bất kỳ công nghệ mới nào bạn triển khai. Đảm bảo công nghệ phù hợp với nhu cầu và khả năng thực tế của nhân lực trong tổ chức.

🚫 Quá chú trọng vào con người: Tập trung quá nhiều vào khía cạnh con người mà không chú ý tương ứng đến quy trình và công nghệ có thể dẫn đến kết quả không nhất quán, thiếu hiệu quả và thiếu khả năng mở rộng. Nhân viên có thể tạo ra các quy trình chỉ thuận tiện cho bản thân hoặc thực hiện quá nhiều công việc thủ công, dẫn đến kiệt sức.

Tránh điều này bằng cách cân bằng sự tập trung vào con người với các quy trình được định nghĩa rõ ràng và các công cụ công nghệ phù hợp, giúp đạt được hiệu quả và tính nhất quán trong tổ chức.

Ví dụ: sử dụng Tự động hóa ClickUp để giảm khối lượng công việc thủ công và thời gian dành cho các công việc máy móc, lặp đi lặp lại.

Không biết bắt đầu từ đâu? Chúng tôi có thể giúp bạn. Hãy xem các ví dụ về tự động hóa quy trình kinh doanh để giúp hợp lý hóa các quy trình của bạn.

🚫 Quá chú trọng vào quy trình: Việc tập trung quá mức vào quy trình có thể dẫn đến sự cứng nhắc, khiến nhân viên cảm thấy bị ràng buộc thay vì được trao quyền. Các quy trình quá phức tạp hoặc không được hỗ trợ bởi công nghệ phù hợp có thể gây ra sự thất vọng.

Vì vậy, hãy thường xuyên xem xét và cập nhật các quy trình để đảm bảo chúng linh hoạt và phù hợp với năng lực của con người cũng như những tiến bộ công nghệ. Sử dụng các mẫu cải tiến quy trình để xác định những điểm cần cải thiện và thực hiện theo đó. Tích cực thu thập phản hồi của nhân viên để hoàn thiện quy trình.

🚫 Đầu tư không đủ vào bất kỳ lĩnh vực nào: Bỏ qua bất kỳ khía cạnh nào của khung PPT có thể dẫn đến sự sụp đổ của toàn bộ hệ thống.

Giữ cân bằng bằng cách đánh giá và điều chỉnh định kỳ các khoản đầu tư vào cả ba lĩnh vực. Điều này không có nghĩa là bạn phải dành cùng mức độ quan trọng cho tất cả.

Dựa trên mức độ trưởng thành, nhu cầu, ngân sách, văn hóa, v.v., một yếu tố có thể cần được chú ý hơn các yếu tố khác. Đảm bảo mỗi yếu tố nhận được các nguồn lực và sự chú ý cần thiết để hỗ trợ các yếu tố khác một cách hiệu quả.

🚫 Thiếu sự tích hợp giữa các yếu tố PPT: Nếu bạn không tích hợp con người, quy trình và công nghệ một cách hiệu quả, điều này có thể dẫn đến hoạt động rời rạc, thất bại trong giao tiếp và thiếu sự thống nhất với các mục tiêu của bạn. Sự phân mảnh này có thể làm chậm quá trình ra quyết định và giảm hiệu quả tổng thể.

Thúc đẩy sự tích hợp có ý nghĩa bằng cách khuyến khích hợp tác liên chức năng. Đảm bảo rằng những thay đổi trong một lĩnh vực (ví dụ: nâng cấp công nghệ) được truyền đạt và phù hợp với quy trình và con người. Sử dụng các đánh giá thường xuyên để đánh giá mức độ tích hợp của các yếu tố này và điều chỉnh khi cần thiết.

Để bảo vệ bản thân khỏi bị ảnh hưởng bởi những thay đổi của dự án, hãy lập kế hoạch trước.

Mẫu Chiến lược và Kế hoạch Chuyển đổi Kỹ thuật số của ClickUp có thể cực kỳ hữu ích ở đây. Mẫu thân thiện với người mới bắt đầu này giúp bạn vạch ra các mục tiêu, chia nhỏ thành các mục hành động có thể quản lý được và theo dõi tiến độ để thực hiện thành công.

4. Chuẩn bị để quản lý sự thay đổi

Các dự án chuyển đổi kỹ thuật số về bản chất là sự thay đổi. Ngay cả những thay đổi có ý định tốt nhất cũng gây ra sự gián đoạn. Do đó, sự kháng cự nhất định từ các thành viên trong nhóm là điều tự nhiên. Hãy tạo ra một chiến lược quản lý thay đổi vững chắc để vượt qua khó khăn này.

✅ Giáo dục: Đầu tư vào quản lý kiến thức. Tạo hướng dẫn quản lý thay đổi toàn diện trước khi thay đổi các quy trình hiện có. Chuẩn bị, hỗ trợ và hướng dẫn các cá nhân và nhóm trong quá trình chuyển đổi.

✅ Kích hoạt: Sử dụng phần mềm quản lý thay đổi để thu hút các bên liên quan tham gia sớm vào quá trình. Cung cấp đào tạo và hỗ trợ, giải thích các bước tiếp theo và khuyến khích họ tích cực áp dụng các giải pháp công nghệ kỹ thuật số mới.

✅ Vận hành: Dựa trên kinh nghiệm của bạn, tạo các mẫu quản lý thay đổi có thể áp dụng cho các dự án trong tương lai hoặc các nhóm khác.

Khung PPT trong thực tế: Chiến lược quản lý thay đổi hiệu quả của Netflix

Chiến lược quản lý thay đổi của Netflix trong quá trình chuyển đổi sang dịch vụ phát trực tuyến là một ví dụ tuyệt vời. Công ty đã đầu tư để đảm bảo các nhóm của họ có kỹ năng và tư duy cần thiết để hỗ trợ quá trình chuyển đổi từ dịch vụ cho thuê DVD sang dịch vụ phát trực tuyến.

Họ đã tái cấu trúc quy trình phân phối nội dung, trải nghiệm phát trực tuyến và thuật toán đề xuất nội dung, đồng thời tạo ra văn hóa ra quyết định dựa trên dữ liệu.

Kết quả là, Netflix đã tiên phong trong một cách thức tiêu thụ truyền thông hoàn toàn mới và thành công trong việc chuyển mình thành dịch vụ phát trực tuyến hàng đầu thế giới.

5. Giao tiếp. Giao tiếp. Giao tiếp

Khi triển khai các dự án chuyển đổi kỹ thuật số, chỉ giao tiếp một lần ban đầu là không đủ. Bạn cần duy trì các cuộc hội thoại liên tục với mọi bên liên quan để nhắc lại mục đích, thúc đẩy sự thống nhất và cải thiện việc áp dụng.

Kích hoạt phần mềm cộng tác thời gian thực như ClickUp Chat để tạo điều kiện cho các cuộc hội thoại không đồng bộ. Điều này không chỉ giúp loại bỏ sự cần thiết của các cuộc họp/gián đoạn mà còn tạo ra một diễn đàn chung để các thành viên trong nhóm có thể cộng tác một cách dễ dàng.

6. Lập kế hoạch cho các tác động ngược dòng/xuôi dòng

Thành công của Khung PPT nằm ở việc coi con người, quy trình và công nghệ là các yếu tố liên kết với nhau. Điều này có nghĩa là bất kỳ thay đổi nào bạn thực hiện đối với một yếu tố sẽ chắc chắn ảnh hưởng đến hai yếu tố còn lại.

Việc triển khai chiến lược quản lý quy trình kinh doanh có cấu trúc có thể giúp bạn chuẩn bị cho tác động ngược dòng/xuôi dòng. Hãy tham khảo các ví dụ về quản lý quy trình kinh doanh này để tìm kiếm nguồn cảm hứng.

7. Quan sát và điều chỉnh

Chuyển đổi kỹ thuật số không phải là việc làm một lần là xong, đặc biệt là trong một thế giới mà công nghệ đang phát triển nhanh chóng. Sử dụng khung PPT như một hệ thống phát triển. Xem xét và hoàn thiện khung này khi bạn có thêm thông tin.

Thúc đẩy văn hóa cải tiến liên tục, tích cực giải quyết phản hồi và tối ưu hóa tất cả các khía cạnh của kinh doanh.

Khung PPT trong thực tế: Toyota và Kaizen

Văn hóa cải tiến liên tục (Kaizen) của Toyota là một ví dụ nổi bật.

Ngày nay, Toyota là một trong những nhà sản xuất ô tô hiệu quả và có lợi nhuận cao nhất trên thế giới. Hệ thống sản xuất Toyota được áp dụng trên toàn cầu trong các ngành công nghiệp.

Xây dựng tổ chức linh hoạt với ClickUp

Thay đổi là điều không thể tránh khỏi. Các tổ chức linh hoạt không chỉ thích nghi tốt với thay đổi mà còn chủ động tận dụng cơ hội mà nó mang lại.

Họ xây dựng thế mạnh về con người, quy trình và công nghệ để phát triển song song với những thách thức của thị trường. Họ quản lý sự liên kết giữa ba yếu tố này một cách dễ dàng, cân bằng nhu cầu của từng yếu tố và can thiệp để lấp đầy khoảng trống khi tình hình thay đổi.

Các tổ chức bền vững luôn tìm kiếm các phương pháp để nâng cao hiệu quả, thúc đẩy đổi mới và ứng phó với thay đổi một cách hiệu quả hơn.

Họ sử dụng một bộ công cụ kinh doanh toàn diện để tạo ra sự linh hoạt này. Một bộ công cụ như ClickUp.

Với các tính năng hỗ trợ quản lý dự án, lập lịch, báo cáo, phân bổ nguồn lực và theo dõi thời gian, cũng như động não sáng tạo, cộng tác thời gian thực và hơn thế nữa, ClickUp có mọi thứ mà một doanh nghiệp cần để chuyển đổi kỹ thuật số.

Dùng thử ClickUp miễn phí ngay hôm nay!