Bạn có thường xuyên phải xử lý hàng triệu việc cùng một lúc? Bạn có cảm thấy một ngày không đủ giờ và có lẽ ai đó có thể chia sẻ gánh nặng với bạn?
Có một cách để đối phó với áp lực này - thuê một trợ lý cá nhân.
Một trợ lý cá nhân có thể là JARVIS của Tony Stark, đặc biệt nếu bạn cảm thấy khó khăn trong việc theo kịp thời hạn công việc, việc vặt cá nhân và các cam kết xã hội.
Trợ lý cá nhân có thể giúp bạn lấy lại quyền kiểm soát lịch trình, giảm căng thẳng và thậm chí tăng năng suất làm việc. Hơn nữa, khi có người lo liệu các công việc hậu cần, bạn sẽ có nhiều thời gian hơn để tập trung vào các công việc sáng tạo và chiến lược.
Nhưng làm thế nào để tìm được người phù hợp?
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách thuê trợ lý cá nhân, những kỹ năng cần tìm kiếm và các công cụ hỗ trợ trong quá trình tuyển dụng. Sẵn sàng mang lại trật tự cho sự hỗn loạn? Hãy bắt đầu.
Vai trò của trợ lý cá nhân là gì?
Trợ lý cá nhân thường xử lý tất cả các công việc hành chính, hậu cần và công việc thường ngày thuộc trách nhiệm của bạn để bạn có thể tập trung vào những việc mình làm tốt nhất.
Một trợ lý cá nhân có thể giúp bạn với:
- Soạn thảo và hiệu đính tài liệu
- Quản lý các công việc hành chính như gửi email hoặc lên lịch cuộc gọi cho khách hàng
- Đặt vé máy bay và lập kế hoạch du lịch
- Thực hiện các công việc cá nhân như lấy quần áo từ tiệm giặt ủi
- Quản lý tệp tin và nhập dữ liệu
Cho dù bạn là một doanh nhân bận rộn, một giám đốc điều hành cấp cao hay chỉ đơn giản là một người muốn tối đa hóa năng suất, trợ lý cá nhân có thể là nhân tố thay đổi cuộc chơi cho năng suất của bạn.
Việc lựa chọn trợ lý cá nhân phụ thuộc vào lối sống và nhu cầu của bạn. Hãy cùng khám phá các loại trợ lý cá nhân khác nhau để tìm ra người phù hợp nhất.
Các loại trợ lý cá nhân
Trợ lý cá nhân tại chỗ
Trợ lý cá nhân tại chỗ làm việc với bạn tại văn phòng hoặc môi trường gia đình của bạn. Họ xử lý các công việc như sắp xếp tệp tin, quản lý vật tư văn phòng, điều phối các cuộc họp trực tiếp và thực hiện các công việc văn phòng. Có người tại chỗ nghĩa là bạn nhận được hỗ trợ ngay lập tức và có thể dễ dàng giao tiếp trực tiếp.
Trợ lý ảo
Trợ lý ảo (VA) có thể là lựa chọn tốt hơn nếu công việc của bạn chủ yếu là công việc kỹ thuật số hoặc bạn thường xuyên đi công tác. Trợ lý ảo hoạt động từ xa và xử lý các công việc như quản lý email, trả lời điện thoại, lên lịch hẹn, thực hiện nghiên cứu trực tuyến và quản lý tài khoản mạng xã hội của bạn.
Sự linh hoạt của VA cho phép bạn truy cập hỗ trợ từ mọi nơi trên thế giới.
Justin Welsh, một doanh nhân, mô tả cách thuê một trợ lý ảo giúp anh tiết kiệm 40 giờ mỗi tháng. Anh ấy tuân theo quy trình 6 bước đơn giản để làm việc hiệu quả với trợ lý ảo:
- Xem lại công việc hàng tuần
- Kiểm tra thời gian của bạn
- Ghi lại các quy trình kinh doanh hoặc công việc của bạn
- Lưu trữ và chia sẻ video với VA
- Kết nối thường xuyên với VA để đưa ra phản hồi
- Thêm kích hoạt quy trình làm việc
Trợ lý toàn thời gian hoặc bán thời gian
Khi lựa chọn giữa trợ lý toàn thời gian và bán thời gian, quyết định phần lớn phụ thuộc vào khối lượng công việc bạn cần trợ giúp và ngân sách của bạn.
Một trợ lý cá nhân toàn thời gian là lựa chọn lý tưởng nếu bạn có khối lượng công việc nặng nề và cần hỗ trợ hành chính liên tục trong suốt cả ngày. Họ sẽ hòa nhập vào thói quen hàng ngày của bạn, thường xử lý các công việc chuyên môn và cá nhân như sắp xếp tệp tin.
Mặt khác, trợ lý bán thời gian có thể phù hợp hơn nếu nhu cầu của bạn không quá nhiều. Công việc của trợ lý cá nhân bán thời gian là thực hiện các công việc cụ thể hoặc trong các kỳ cao điểm khi khối lượng công việc của bạn tăng đột biến. Họ mang đến sự linh hoạt trong việc hỗ trợ khi bạn cần mà không cần cam kết hoặc chi phí như nhân viên toàn thời gian.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Bạn có thể sử dụng tính năng Theo dõi thời gian của ClickUp để ghi lại thời gian dành cho các công việc khác nhau. Điều này giúp bạn quyết định những công việc nào có thể giao cho trợ lý cá nhân.
Dấu hiệu cho thấy bạn cần một trợ lý cá nhân
Quyết định thuê trợ lý cá nhân là một bước quan trọng, nhưng làm thế nào để biết đó là quyết định đúng đắn cho bạn?
Dưới đây là một số dấu hiệu rõ ràng cho thấy đã đến lúc bạn nên thuê một trợ lý cá nhân cho công việc của mình.
Thiếu thời gian cho các hoạt động cá nhân
Nếu bạn liên tục hy sinh thời gian cá nhân cho công việc, bạn cần một sự giúp đỡ. Cho dù là bỏ lỡ bữa tối gia đình, bỏ qua các hoạt động yêu thích hay chỉ cảm thấy quá mệt mỏi để tận hưởng thời gian nghỉ ngơi, sự mất cân bằng giữa công việc và cuộc sống có thể dẫn đến kiệt sức.
Trợ lý cá nhân có thể giúp bạn lấy lại thời gian bằng cách xử lý các công việc thường ngày, cho phép bạn tập trung vào các công việc ưu tiên.
Danh sách việc cần làm chưa hoàn thành
Bạn có thường xuyên hoãn công việc sang ngày hôm sau? Danh sách công việc dài dằng dặc là dấu hiệu cho thấy bạn đang đảm nhận quá nhiều việc. Công việc chưa hoàn thành sẽ gây ra căng thẳng và giảm năng suất vì chúng làm đầu óc bạn rối loạn và khó tập trung vào công việc.
Thiếu kỹ năng cụ thể
Có lẽ bạn rất giỏi về tư duy chiến lược nhưng thiếu kỹ năng tổ chức hoặc lập kế hoạch. Hoặc có thể bạn là một thiên tài sáng tạo nhưng ghét phải xử lý email và giấy tờ. Một trợ lý cá nhân có thể lấp đầy những lỗ hổng đó. Họ có thể xem xét khối lượng công việc của bạn, sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc và giải phóng thời gian của bạn để tập trung vào những việc bạn làm tốt nhất.
Thách thức hành chính
Các nhà quản lý dành trung bình 23 giờ mỗi tuần cho các công việc hành chính có thể được giao phó.
Cho dù là lên lịch cuộc họp, quản lý email hay xử lý giấy tờ, những công việc này đều làm giảm năng suất của bạn. Trợ lý cá nhân có thể đảm nhận những trách nhiệm này, giúp bạn tập trung vào công việc chiến lược hơn. Vì vậy, nếu công việc hành chính chiếm quá nhiều thời gian của bạn, hãy thuê một trợ lý cá nhân.
Trì hoãn liên tục
Bạn đang gặp khó khăn trong việc tuân thủ lịch trình, thường xuyên đến muộn các cuộc họp hoặc cuộc hẹn? Trợ lý cá nhân có thể giúp bạn đi đúng hướng bằng cách quản lý lịch, gửi nhắc nhở và đảm bảo bạn luôn đến đúng giờ cho các cuộc họp hoặc sự kiện cá nhân và công việc.
Vậy, bạn đã sẵn sàng tìm kiếm trợ lý cá nhân hoàn hảo cho mình chưa? Dưới đây là những tiêu chí cần tìm kiếm ở ứng viên:
Đặc điểm của một trợ lý cá nhân hiệu quả
Thuê trợ lý cá nhân là một khoản đầu tư cho năng suất và sự an tâm của bạn, vì vậy hãy chọn người có phẩm chất phù hợp để hỗ trợ bạn.
Dưới đây là những đặc điểm khóa giúp trợ lý cá nhân thực sự hiệu quả:
Kỹ năng giải quyết vấn đề
Một trợ lý cá nhân giỏi là người giải quyết vấn đề xuất sắc. Cho dù đó là thay đổi lịch trình vào phút chót, chuyến đi bị trì hoãn bất ngờ hay công việc khẩn cấp xuất hiện đột ngột, một trợ lý giỏi có thể nhanh chóng đánh giá tình hình, suy nghĩ nhanh và tìm ra giải pháp để mọi việc diễn ra theo đúng kế hoạch.
Một trợ lý cá nhân có thể dự đoán các vấn đề tiềm ẩn và giải quyết chúng trước khi chúng trở thành vấn đề lớn thực sự là vô giá.
Giao tiếp hiệu quả
Giao tiếp rõ ràng và hiệu quả là yếu tố cốt lõi của mối quan hệ công việc thành công giữa bạn và trợ lý của bạn. Cho dù là truyền đạt thông tin, phối hợp với các thành viên khác trong nhóm hay cập nhật trạng thái công việc cho bạn, trợ lý cá nhân phải giao tiếp rõ ràng và hiệu quả.
Một trợ lý cá nhân giỏi giao tiếp sẽ đảm bảo bạn luôn được cập nhật thông tin và thực hiện công việc một cách hoàn hảo.
Sắp xếp gọn gàng
Một trợ lý cá nhân có tổ chức tốt là người cứu tinh của bạn. Họ phải có khả năng xử lý nhiều công việc cùng lúc, theo dõi lịch trình của bạn, quản lý tài liệu và đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ.
Sắp xếp công việc có tổ chức là điều rất quan trọng khi mọi thứ trở nên bận rộn. Biết cách sắp xếp thứ tự ưu tiên và quản lý thời gian có thể giúp bạn duy trì sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống.
Thành thạo công nghệ
Một trợ lý cá nhân phải thành thạo công nghệ. Từ quản lý lịch và email đến sử dụng các công cụ và phần mềm quản lý dự án, sự am hiểu về công nghệ là điều không thể thiếu.
Sử dụng công nghệ hiệu quả giúp nâng cao năng suất và hoạt động. Ví dụ, họ nên biết cách sử dụng các công cụ quản lý năng suất và dự án như ClickUp. Một trợ lý cá nhân am hiểu công nghệ sẽ giúp bạn luôn dẫn đầu bằng cách sử dụng các công cụ và nền tảng mới nhất.
Quản lý thời gian
Cuối cùng, kỹ năng quản lý thời gian xuất sắc là điều bắt buộc đối với bất kỳ trợ lý cá nhân nào. Họ phải có khả năng quản lý thời gian hiệu quả trong khi giúp bạn tối ưu hóa thời gian của mình. Cho dù là lên lịch cuộc họp, cài đặt nhắc nhở hay đảm bảo thời hạn được tuân thủ, một trợ lý cá nhân giỏi quản lý thời gian sẽ giúp bạn đi đúng hướng và tối đa hóa năng suất của mình.
Quản lý thời gian có thể giúp tăng năng suất và cải thiện sức khỏe. Với một trợ lý cá nhân có ý thức về thời gian, bạn có thể tự tin rằng mỗi phút trong ngày của mình được sử dụng một cách khôn ngoan.
Với tất cả những ưu điểm này, hãy cùng tìm hiểu cách tìm kiếm trợ lý cá nhân phù hợp nhất cho bạn.
Cách thuê trợ lý cá nhân: Hướng dẫn chi tiết
Tìm trợ lý cá nhân tốt nhất giống như tìm thành viên trong nhóm mơ ước của bạn. Nhưng bạn nên bắt đầu từ đâu? Đừng lo lắng, chúng tôi sẽ giúp bạn. Dưới đây là hướng dẫn từng bước để thuê người phù hợp nhất với bạn.
Bước #1: Xác định nhu cầu của bạn
Trước khi bắt đầu quá trình tuyển dụng, bước đầu tiên là xác định rõ bạn cần gì ở một trợ lý cá nhân. Bạn đang tìm kiếm người quản lý lịch trình và xử lý công việc hành chính, hay bạn cần một bộ kỹ năng chuyên môn hơn, chẳng hạn như quản lý dự án hoặc lập kế hoạch sự kiện?
Hiểu nhu cầu của bạn để xác định loại trợ lý cá nhân hỗ trợ hoạt động hàng ngày của bạn.
Hãy xem xét việc tạo một danh sách các công việc mà bạn gặp khó khăn hoặc không có thời gian để làm. Điều này sẽ giúp bạn có cái nhìn rõ ràng hơn về các trách nhiệm mà bạn cần phân công.
Bước #2: Lập bản mô tả công việc rõ ràng
Khi đã xác định được nhu cầu của mình, bước tiếp theo là viết mô tả công việc rõ ràng và chi tiết. Mô tả công việc được soạn thảo tốt sẽ thu hút các ứng viên phù hợp và đặt ra những kỳ vọng rõ ràng.
Hãy nêu rõ công việc và trách nhiệm, kỹ năng cần thiết và bất kỳ kinh nghiệm trước đây nào có thể hữu ích.
Bước #3: Bắt đầu quá trình tuyển dụng
Với tin đăng tuyển dụng của bạn, đã đến lúc bắt đầu quá trình tuyển dụng. Có nhiều nền tảng nơi bạn có thể tìm kiếm ứng viên tiềm năng, bao gồm các trang web tuyển dụng như Indeed và LinkedIn, cũng như các trang web chuyên về tuyển dụng trợ lý ảo như Cleardesk và VA Networking.
Ngoài ra, đừng bỏ qua Google Jobs, trang web tổng hợp các danh sách công việc từ nhiều bảng tin việc làm khác nhau, giúp ứng viên dễ dàng tìm thấy thông tin tuyển dụng của bạn.
Nền tảng quản lý nhân sự ClickUp có thể đơn giản hóa quá trình tuyển dụng, đào tạo và huấn luyện trợ lý cá nhân. Nó giúp bạn tạo ra một quy trình tuyển dụng và cung cấp nhiều mẫu nhân sự để tuyển dụng và đánh giá hiệu suất. Hãy cùng khám phá chúng.
Mẫu biểu mẫu đơn xin việc ClickUp
Mẫu biểu mẫu đơn xin việc ClickUp giúp bạn dễ dàng theo dõi các đơn xin việc trợ lý cá nhân. Bạn có thể nhanh chóng thu thập tất cả thông tin cần thiết từ ứng viên, chẳng hạn như trình độ học vấn và kinh nghiệm làm việc, rồi sắp xếp chúng ở một nơi. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và bạn có thể dễ dàng theo dõi và lưu trữ thông tin ứng viên.
Với mẫu này, bạn có thể:
- Đảm bảo quá trình sàng lọc ứng viên công việc được thực hiện một cách nhất quán và công bằng
- Tối ưu hóa quy trình tuyển dụng
- Giảm bớt giấy tờ khi thuê trợ lý cá nhân
Mẫu tuyển dụng và thuê nhân viên của ClickUp
Đó chưa phải là tất cả! Mẫu Tuyển dụng và Tuyển dụng của ClickUp có thể giúp bạn tổ chức và theo dõi các ứng viên khi họ tiến qua các giai đoạn tuyển dụng. Điều này đảm bảo rằng không có chi tiết nào bị bỏ sót và bạn có thể so sánh các ứng viên một cách hiệu quả.
Bước #4: Tiến hành phỏng vấn và chọn ra các ứng viên tiềm năng
Khi bạn đã thu hẹp danh sách ứng viên, đã đến lúc phỏng vấn. Đây là lúc bạn đánh giá sự phù hợp của các ứng viên với vai trò này.
Chuẩn bị một loạt câu hỏi về kỹ năng và kinh nghiệm của họ. Ngoài ra, tìm hiểu cách họ xử lý các thách thức và cách tiếp cận quản lý thời gian.
Ngoài ra, việc thực hiện kiểm tra lý lịch để xác minh bằng cấp và đảm bảo ứng viên có lý lịch trong sạch là điều khuyến khích.
Các mẫu phỏng vấn giúp đơn giản hóa toàn bộ quá trình.
Mẫu quy trình phỏng vấn ClickUp
Bạn có thể sử dụng Mẫu Quy trình Phỏng vấn của ClickUp để cấu trúc các cuộc phỏng vấn của mình. Mẫu này giúp quy trình phỏng vấn trở nên nhất quán, từ đó bạn có thể so sánh các ứng viên một cách hiệu quả.
Với mẫu này, bạn có thể:
- So sánh ứng viên một cách hiệu quả
- Tối ưu hóa quy trình phỏng vấn
- Xây dựng một nguồn ứng viên chất lượng để tuyển dụng trợ lý cá nhân tốt nhất
Bước #5: Tuân thủ các quy định của tiểu bang và liên bang
Tuyển dụng trợ lý cá nhân, dù là toàn thời gian hay bán thời gian, đều liên quan đến các trách nhiệm pháp lý. Bạn phải tuân thủ các quy định của tiểu bang và liên bang, bao gồm nghĩa vụ thuế, bảo hiểm tai nạn lao động, phúc lợi và luật lao động.
Hãy làm quen với các quy định này và tham khảo ý kiến của chuyên gia pháp lý để tránh mọi vấn đề có thể phát sinh trong tương lai. Bạn có thể cần cung cấp bảo hiểm y tế hoặc các lợi ích khác, tùy thuộc vào tính chất công việc và luật pháp hiện hành tại địa điểm của bạn.
Bước #6: Quyết định mức thù lao hợp lý
Chế độ đãi ngộ đóng vai trò quan trọng trong việc thu hút và giữ chân nhân tài.
Tìm hiểu mức lương trung bình của trợ lý cá nhân trong khu vực của bạn và xem xét các yếu tố như kinh nghiệm, trình độ kỹ năng và vai trò là toàn thời gian hay bán thời gian.
Hãy minh bạch về phạm vi mức lương trong quá trình tuyển dụng để đảm bảo bạn và các ứng viên có cùng kỳ vọng.
Việc cung cấp mức lương cạnh tranh, cùng với các lợi ích như giờ làm việc linh hoạt hoặc lựa chọn làm việc từ xa, có thể khiến vị trí của bạn trở nên hấp dẫn hơn đối với người phù hợp.
Lời nhắc nhở thân thiện: Trợ lý cá nhân giống như một đối tác trong cuộc sống công việc của bạn, và một khi đã phù hợp, mối quan hệ này sẽ tồn tại lâu dài. Đôi khi, có thể mất thời gian để tìm được người phù hợp với nhu cầu và phong cách làm việc cụ thể của bạn. Hãy thử và trải nghiệm với một hợp đồng ngắn hạn, sau đó gia hạn dựa trên sự hợp tác hiệu quả của cả hai bên.
Bên cạnh trợ lý cá nhân, bạn có thể thuê trợ lý cá nhân kỹ thuật số để thực hiện các công việc thường ngày cho bạn. Hãy khám phá cách bạn có thể nâng cao hiệu quả bằng cách sử dụng công cụ trợ lý cá nhân kỹ thuật số.
Tạo trợ lý cá nhân kỹ thuật số của bạn
Mặc dù trợ lý cá nhân là người không thể thiếu, công nghệ cũng có thể đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý khối lượng công việc của bạn.
ClickUp Brain, một trợ lý được hỗ trợ bởi AI, giúp bạn thực hiện các công việc khác nhau, từ lên lịch hẹn đến soạn thảo email.
Dưới đây là cách ClickUp Brain có thể hỗ trợ bạn:
- Lên lịch hẹn: Nói lời tạm biệt với việc đặt lịch trùng và bỏ lỡ cuộc họp. ClickUp Brain có thể giúp bạn quản lý lịch và lên lịch hẹn một cách dễ dàng
- Đặt nhắc nhở: Không bao giờ quên một công việc quan trọng nữa. ClickUp Brain có thể gửi cho bạn lời nhắc nhở kịp thời để bạn luôn đi đúng hướng
- Soạn thảo email: Bạn đang gặp khó khăn trong việc viết email? ClickUp Brain giúp bạn soạn thảo email kinh doanh một cách nhanh chóng và hiệu quả
- Trả lời câu hỏi của bạn: Cần thông tin về một chủ đề cụ thể? ClickUp Brain cung cấp cho bạn các câu trả lời và tài nguyên phù hợp
Dưới đây là cách Josh Vogel, Giám đốc phát triển sản phẩm cấp cao tại ClickUp, khuyên bạn sử dụng ClickUp Brain để quản lý các công việc hàng ngày một cách hiệu quả:
Mặc dù các công cụ AI không thể thay thế sự tiếp xúc cá nhân của một trợ lý con người, nhưng chúng là một nguồn hỗ trợ quý giá có thể cải thiện cách bạn quản lý khối lượng công việc hàng ngày.
Sử dụng ClickUp Brain cùng với trợ lý của bạn để tạo ra một hệ thống mạnh mẽ giúp tối ưu hóa thời gian và giữ cho bạn luôn có tổ chức, cho dù là trong công việc hay cuộc sống cá nhân.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Ngay cả những trợ lý giỏi nhất đôi khi cũng cần sự giúp đỡ. Những công cụ AI tốt nhất này có thể giảm bớt gánh nặng cho họ và giúp các chuyên gia luôn đi đúng hướng.
Kiểm soát thời gian của bạn với ClickUp
Thuê trợ lý cá nhân có thể là một bước ngoặt cho năng suất, giúp bạn lấy lại thời gian và tập trung vào những việc thực sự quan trọng.
Cho dù bạn thuê người hỗ trợ hay chọn sử dụng các công cụ AI như ClickUp Brain, hãy xây dựng một hệ thống hoạt động hiệu quả cho bạn.
ClickUp cung cấp cho bạn một nền tảng mạnh mẽ để quản lý công việc, dự án và thông tin một cách dễ dàng. Tại sao không thực hiện bước tiếp theo để có một cuộc sống có tổ chức và hiệu quả hơn?
Đăng ký miễn phí với ClickUp ngay hôm nay và khám phá cách nó có thể thay đổi cuộc sống của bạn.