Bạn đã bao giờ gặp khó khăn trong việc thu thập phản hồi, quản lý yêu cầu hoặc thực hiện khảo sát? Việc thu thập thông tin chính xác và duy trì sự tổ chức là một thách thức.
Đó là lý do tại sao biểu mẫu Asana rất hữu ích. Với tính năng này, bạn có thể hợp lý hóa quá trình thu thập thông tin chi tiết từ nhóm, khách hàng hoặc khách hàng tiềm năng. Đây là cách đơn giản để sắp xếp tất cả phản hồi và yêu cầu nhận được cùng với các dữ liệu dự án khác.
Hãy cùng khám phá từng bước cách tạo biểu mẫu Asana.
Cách tạo biểu mẫu trong Asana
Biểu mẫu Asana có thể giúp bạn bắt đầu thu thập phản hồi/yêu cầu tiếp nhận nhanh chóng. Tin tốt là gì? Bạn có thể tạo, chỉnh sửa, thiết lập và xuất bản biểu mẫu Asana của mình chỉ trong sáu bước đơn giản.
1. Tạo biểu mẫu
Thực hiện các bước sau để tạo biểu mẫu trong Asana:
- Truy cập dự án trong tài khoản Asana của bạn
- Chuyển đến menu Tùy chỉnh
- Điều hướng đến Thêm và nhấp vào Biểu mẫu. Tùy chỉnh nội dung biểu mẫu theo yêu cầu của bạn
- Nhấn Publish
Các biểu mẫu là một phần của dự án Asana của bạn. Khi người trả lời điền vào biểu mẫu và gửi đi, biểu mẫu sẽ xuất hiện dưới dạng một công việc mới trong dự án. Theo mặc định, biểu mẫu sẽ có cùng tên với dự án mà nó thuộc về, nhưng bạn có thể chỉnh sửa tên và mô tả.
2. Thêm tiêu đề lớn vào biểu mẫu
Thêm tiêu đề lớn để sắp xếp các câu hỏi thành các phần. Điều này giúp biểu mẫu dễ nhìn hơn và hướng dẫn người trả lời tốt hơn.
Dưới đây là cách thực hiện:
- Nhấp vào tab Nội dung biểu mẫu
- Cuộn xuống phần Nội dung
- Nhấp vào Tiêu đề lớn
- Kéo và thả tiêu đề lớn đến vị trí mong muốn trong biểu mẫu
Ngoài ra, bạn có thể di chuột qua biểu mẫu và nhấp vào + Thêm tiêu đề lớn.
3. Truy cập biểu mẫu của bạn
Tiện ích Biểu mẫu trên trang chủ Asana giúp bạn truy cập các biểu mẫu gần đây và yêu thích của mình ở một nơi.
Bạn có thể tạo biểu mẫu mới trực tiếp từ tiện ích bằng cách nhấp vào nút + Thêm mới.
Nếu bạn muốn thêm tiện ích vào trang Trang chủ, hãy chuyển đến góc trên bên phải và nhấp vào Tùy chỉnh.
4. Quản lý cài đặt biểu mẫu
Từ tab Cài đặt (nằm bên cạnh tab Nội dung biểu mẫu), bạn có thể thực hiện các hành động sau:
- Chọn trường cho tiêu đề công việc
- Chỉ định người được giao mặc định cho mỗi bài nộp/gửi biểu mẫu
- Sao chép tất cả các phản hồi vào mô tả công việc
- Kiểm soát ai có thể truy cập biểu mẫu
- Thêm thông báo xác nhận
- Thêm nút để Thêm bài nộp/gửi khác
5. Cho phép đính kèm tệp đính kèm vào biểu mẫu
Một số câu hỏi có thể yêu cầu người trả lời gửi tệp đính kèm, chẳng hạn như hình ảnh, tệp PDF và các tài liệu khác.
Khi ai đó gửi biểu mẫu có tệp đính kèm, tệp đính kèm sẽ tự động được liên kết với công việc được tạo trong dự án Asana của bạn.
Để thêm tệp đính kèm vào biểu mẫu, nhấp vào biểu tượng Tệp đính kèm dưới danh sách câu hỏi của bạn.
Sau khi thêm câu hỏi của bạn, bạn sẽ có các tùy chọn sau:
- Thay đổi/chỉnh sửa tên câu hỏi và thêm mô tả câu hỏi
- Cho phép nhiều tệp đính kèm
- Chuyển đổi trường Bắt buộc thành bật hoặc tắt
6. Xem trước biểu mẫu của bạn
Trong khi tạo biểu mẫu, bạn có thể xem trước bằng cách nhấp vào Chế độ xem biểu mẫu và xem biểu mẫu sẽ hiển thị như thế nào với người trả lời.
7. Chia sẻ biểu mẫu của bạn
Sau khi tạo biểu mẫu, nhấp vào Chia sẻ biểu mẫu. Chọn quyền truy cập cho biểu mẫu: Bất kỳ ai có liên kết (chia sẻ công khai) hoặc Chỉ tổ chức (chia sẻ riêng tư). Nhấp vào Đã xong.
Bạn cũng có thể nhúng biểu mẫu Asana vào trang web. Để thực hiện việc này, một lần nữa, nhấp vào Chia sẻ biểu mẫu. Nhấp vào Sao chép mã để sao chép đoạn mã nhúng. Dán đoạn mã nhúng vào trang web đích nơi bạn muốn hiển thị biểu mẫu.
Bạn cũng có thể chỉ cần nhấp vào Sao chép liên kết và dán liên kết biểu mẫu vào email hoặc tin nhắn trò chuyện để chia sẻ nhanh hơn.
Hạn chế của việc sử dụng Asana để tạo biểu mẫu
Biểu mẫu Asana cung cấp một cách có cấu trúc để thu thập thông tin từ các thành viên trong nhóm hoặc các bên liên quan, nhưng chúng có một số nhược điểm:
- Tùy chỉnh giới hạn: Tính năng biểu mẫu của Asana đi kèm với các tùy chọn tùy chỉnh cơ bản, chẳng hạn như thêm logo công ty và thay đổi tiêu đề. Tính năng này khá hạn chế nếu bạn cần thay đổi màu sắc biểu mẫu hoặc thêm nhiều trường tùy chỉnh để phù hợp với yêu cầu của mình
- Không tạo công việc dựa trên phản hồi biểu mẫu: Khi biểu mẫu được gửi, một công việc mới sẽ được tạo cho dự án nơi biểu mẫu được đặt. Rất tiếc, bạn không thể tạo công việc trực tiếp dựa trên phản hồi biểu mẫu. Do đó, bạn không thể sử dụng phản hồi để thúc đẩy tự động hóa quy trình làm việc
- Giới hạn nhánh/logic điều kiện: Biểu mẫu Asana cung cấp tối đa năm cấp nhánh, điều này có thể hạn chế nếu bạn cần logic điều kiện phức tạp hơn. Rất khó để quản lý các tình huống thu thập dữ liệu phức tạp hoặc các tương tác biểu mẫu động
Đọc thêm: Asana Vs. ClickUp: Công cụ quản lý nhóm nào tốt hơn trong năm 2024?
Tạo biểu mẫu với ClickUp
Khi thu thập dữ liệu qua biểu mẫu là một phần cốt lõi trong quy trình làm việc của bạn, bạn cần một công cụ mạnh mẽ, có khả năng thích ứng cao, giúp bạn hành động nhanh hơn dựa trên các phản hồi thu được, cho phép bạn tạo các biểu mẫu trực quan, tuân theo logic và phù hợp với mọi ngành nghề.
ClickUp là một trong những công cụ đáp ứng tất cả các yêu cầu này. Bạn có thể biết ClickUp nhờ các tính năng quản lý nhiệm vụ và cộng tác nhóm, nhưng nó còn có trình tạo biểu mẫu nâng cao để giải quyết các vấn đề trong quy trình thu thập dữ liệu của bạn.
Hãy xem cách tạo và tùy chỉnh biểu mẫu trong ClickUp.
1. Sử dụng chế độ xem Biểu mẫu của ClickUp để tạo và chỉnh sửa biểu mẫu
Bước đầu tiên là tạo biểu mẫu trong Không gian Làm việc ClickUp của bạn bằng chế độ xem Biểu mẫu của ClickUp.
Dưới đây là cách thực hiện:
1. Nhấp vào dấu ba chấm … hoặc biểu tượng Tạo mới + bên cạnh Không gian mà bạn muốn thêm chế độ xem Biểu mẫu
2. Chọn Tạo mới, sau đó chọn Biểu mẫu
Bạn đã tạo biểu mẫu mới và có thể tìm thấy biểu mẫu này từ thanh bên. Thêm tên và mô tả vào biểu mẫu để dễ nhận biết.
Bạn sẽ thấy các trường Công việc ở bên trái, bao gồm Ưu tiên, Ngày bắt đầu, Ngày đáo hạn, Tệp đính kèm, Ước lượng thời gian và Người được giao, để đề cập đến một vài ví dụ. Kéo các trường mong muốn từ bảng điều khiển bên trái và thả chúng vào Biểu mẫu của bạn.
ClickUp cũng hỗ trợ tùy chỉnh rộng rãi nhờ Trường Tùy chỉnh. Chúng giúp bạn điều chỉnh biểu mẫu cho các mục đích khác nhau. Trường Tùy chỉnh của ClickUp bao gồm Văn bản, Văn bản dài, Trang web, Menu thả xuống, Email, Điện thoại, Ngày, Hộp kiểm, Số, Tiền và Nhãn, v.v.
Tùy chỉnh không chỉ dừng lại ở đó. Chuyển đến biểu tượng bánh răng ở góc trên bên phải để thay đổi Tùy chọn biểu mẫu (có sẵn trong Gói Business Plus trở lên). Dưới đây là một số tùy chỉnh bạn có thể thực hiện với Tùy chọn biểu mẫu:
- Hình đại diện: Chọn hình ảnh bạn muốn hiển thị ở đầu biểu mẫu
- Người được giao: Chọn Người được giao mặc định cho mỗi bài nộp/gửi biểu mẫu
- Tin nhắn phản hồi: Tạo tin nhắn tùy chỉnh cho người dùng hoàn thành biểu mẫu
- Màu sắc: Chọn màu sắc cho các nút biểu mẫu của bạn
- Thương hiệu: Ẩn thương hiệu ClickUp khỏi biểu mẫu của bạn
- Gửi phản hồi khác: Thêm liên kết để gửi phản hồi khác trên trang Xác nhận gửi biểu mẫu để người dùng có thể gửi nhiều phản hồi cho cùng một biểu mẫu
Điểm nổi bật nhất của chế độ xem Biểu mẫu ClickUp là tính linh hoạt. Nó hỗ trợ logic điều kiện và cập nhật câu hỏi một cách động dựa trên câu trả lời. Hỗ trợ tối đa 25 quy tắc cho mỗi Trường Quyết định, tính năng này cho phép bạn thu thập dữ liệu chính xác hơn (có sẵn trong Gói Business Plus và Enterprise).
Ví dụ: bạn có thể tạo quy tắc tự động hiển thị trường Ngày đáo hạn khi người trả lời chọn Urgent (Khẩn cấp) làm ưu tiên.
Một ưu điểm khác của công cụ này là tính linh hoạt. Cho dù bạn là nhà giáo dục thu thập thông tin hay quản lý các yêu cầu tính năng và sửa lỗi trong nhóm phần mềm, bạn đều có thể điều chỉnh chế độ xem ClickUp Form để phù hợp với ngành của mình.
Đọc thêm: 14 phần mềm tạo biểu mẫu tốt nhất (tính năng, ưu điểm, nhược điểm, giá cả)
2. Tạo công việc có thể theo dõi từ biểu mẫu của bạn
Biểu mẫu ClickUp hợp lý hóa quy trình tiếp nhận của tổ chức bạn cho các công việc thường ngày khác nhau, bao gồm thu thập phản hồi về sản phẩm, xử lý yêu cầu dự án và yêu cầu sáng tạo, quản lý bài nộp/gửi IT, chuyển tiếp khách hàng tiềm năng và thực hiện khảo sát mức độ hài lòng của nhân viên. Nhưng đây mới chỉ là bước đầu.
Sau khi thu thập phản hồi trong các trường biểu mẫu, bạn có thể chuyển đổi chúng thành Nhiệm vụ ClickUp có thể theo dõi được nhúng trong quy trình làm việc của mình và chỉ định thành viên nhóm thực hiện các hành động thích hợp. Ví dụ: nếu phản hồi về sản phẩm báo cáo lỗi trong hệ thống, bạn có thể chuyển phản hồi thành nhiệm vụ và chỉ định nhiệm vụ đó cho nhóm phát triển.
Cũng nên đọc: 10 phần mềm tự động hóa biểu mẫu để thu thập và phân tích dữ liệu
3. Sử dụng mẫu để tạo biểu mẫu nhanh chóng
Mặc dù ClickUp giúp tạo/lập và tùy chỉnh biểu mẫu nhanh chóng, đôi khi bạn có thể muốn tìm các biểu mẫu có sẵn để sử dụng ngay (hoặc sau khi thực hiện một số thay đổi nhỏ).
Bạn biết gì không? ClickUp có nhiều mẫu biểu mẫu sẵn sàng sử dụng cho các trường hợp sử dụng khác nhau. Có thể là mẫu biểu mẫu phản hồi hoặc mẫu biểu mẫu đăng ký chung, có rất nhiều tùy chọn để bạn lựa chọn. Tất cả những việc bạn cần làm là tải xuống mẫu, chỉnh sửa các trường và trạng thái cho phù hợp với yêu cầu của bạn, và bạn đã sẵn sàng bắt đầu!
Hãy cùng xem qua một số mẫu phổ biến từ thư viện ClickUp:
Mẫu biểu mẫu phản hồi ClickUp
Nếu tổ chức của bạn thu thập phản hồi từ khách hàng/người dùng và đối tác ở nhiều bộ phận khác nhau, Mẫu biểu mẫu phản hồi ClickUp sẽ là lựa chọn phù hợp.
Ví dụ: nếu công ty của bạn là công ty SaaS, bạn có thể muốn biết người dùng cảm nhận thế nào về trải nghiệm sử dụng sản phẩm, trải nghiệm người dùng và tương tác của họ với bộ phận hỗ trợ khách hàng thông qua các biểu mẫu khác nhau. Mẫu có thể tùy chỉnh này cho phép bạn tạo các biểu mẫu phù hợp với từng mục đích và tập trung dữ liệu thu thập được để dễ dàng truy cập.
Dưới đây là cách bạn có thể tận dụng mẫu này một cách hiệu quả nhất:
- Tạo khảo sát phù hợp với nhu cầu cụ thể của khách hàng
- Thu thập dữ liệu có ý nghĩa giúp cải thiện sản phẩm/dịch vụ của bạn
- Xem tổng quan nhanh về phản hồi của khách hàng trên các bộ phận
- Tùy chỉnh biểu mẫu với các trường tùy chỉnh như cấp khách hàng, ngày mua hàng, đánh giá tổng thể và lý do cho điểm số
Mẫu biểu mẫu ClickUp
Mẫu biểu mẫu của ClickUp là mẫu biểu mẫu đăng ký chung, rất phù hợp để thu thập thông tin từ những người tham dự sự kiện. Cho dù đó là chương trình đào tạo, hội thảo, hội nghị hay khóa học, bạn có thể dễ dàng điều chỉnh mẫu này để thu thập bộ dữ liệu phù hợp.
Mẫu này cho phép bạn:
- Thiết lập định dạng nhất quán để thu thập dữ liệu
- Xử lý bất kỳ số lượng bài nộp/gửi biểu mẫu nào, lớn hay nhỏ
- Sắp xếp bài nộp/gửi để dễ dàng xem xét
- Thêm bất kỳ trường tùy chỉnh nào bạn muốn, chẳng hạn như địa chỉ thanh toán, ngày sinh, phân loại và số liên lạc
- Tiết kiệm thời gian bằng cách nhanh chóng tạo biểu mẫu tùy chỉnh
Nhờ các chế độ xem Bảng, Danh sách, Tài liệu và Biểu mẫu tích hợp sẵn, bạn có thể xem lại dữ liệu đã thu thập theo bất kỳ cách nào bạn muốn.
Cũng nên đọc: 10 mẫu và câu hỏi phỏng vấn khi nghỉ việc miễn phí hàng đầu cho nhóm nhân sự
4. Chia sẻ biểu mẫu với đối tượng của bạn
Biểu mẫu của bạn có thể chia sẻ công khai theo mặc định. Để tắt chia sẻ công khai và đóng biểu mẫu, hãy thay đổi nút chuyển đổi Hoạt động ở góc trên bên phải.
Chia sẻ biểu mẫu rất đơn giản — chỉ cần sao chép liên kết trực tiếp đến biểu mẫu và bắt đầu chia sẻ với các nhóm nội bộ, các bên liên quan bên ngoài, khách hàng và hơn thế nữa. Bạn cũng có thể thêm biểu mẫu HTML vào trang đích của mình qua phần Mã nhúng.
Khách hàng yêu thích tính năng chế độ xem Biểu mẫu của ClickUp vì sự đơn giản và dễ sử dụng. Dưới đây là một lời chứng thực:
"Giao tiếp giữa khách hàng, giám đốc điều hành và quản lý được hợp lý hóa bằng cách sử dụng biểu mẫu và phân công nhiệm vụ và danh sách công việc. ClickUp là công cụ hoàn hảo để làm việc với các nhóm lớn và quản lý tất cả các nhóm bằng tính năng nhóm. "
"Giao tiếp giữa khách hàng, giám đốc điều hành và quản lý được hợp lý hóa bằng cách sử dụng biểu mẫu, phân công nhiệm vụ và danh sách công việc. ClickUp là công cụ hoàn hảo để làm việc với các nhóm lớn và quản lý tất cả các nhóm bằng tính năng nhóm. "
Tạo biểu mẫu động với nhiều tùy chỉnh bằng ClickUp
Nếu bạn đang tìm kiếm một công cụ đơn giản, dễ dàng xử lý các yêu cầu cơ bản về biểu mẫu, Asana là một lựa chọn thuận tiện.
Tuy nhiên, nếu bạn đang xử lý các quy trình làm việc phức tạp hơn và muốn có một trình tạo biểu mẫu trực tuyến đa năng, bạn có thể tham khảo các lựa chọn thay thế Asana, bao gồm Google Forms và ClickUp Forms.
ClickUp nổi lên như một lựa chọn khả thi ở đây vì nó được thiết kế để xử lý những chi tiết phức tạp và cho phép bạn kiểm soát tốt hơn cách thức hoạt động của biểu mẫu. Ngoài ra, nó không chỉ dừng lại ở việc thu thập phản hồi mà còn cho phép bạn theo dõi chúng bằng cách tạo trực tiếp các công việc có thể thực hiện và theo dõi tiến độ của chúng.
Vậy còn chần chừ gì nữa? Bắt đầu sử dụng ClickUp — tạo biểu mẫu tùy chỉnh với các tính năng nâng cao để thu thập và sử dụng dữ liệu một cách hiệu quả.