Khi nào sử dụng CC và BCC trong email

Bạn vừa hoàn thành bản thảo email của mình và đột nhiên gặp trường CC và BCC.

Sau đó, một câu hỏi xuất hiện trong đầu bạn: "Tôi nên đặt ai vào CC trong email này?"🤔

Chúng ta đều đã từng trải qua điều này.

Biết khi nào nên sử dụng CC hoặc BCC có thể ảnh hưởng lớn đến cách email của bạn được nhận.

Một sai lầm nhỏ có thể khiến bạn chia sẻ thông tin nhạy cảm với những người không nên biết hoặc tệ hơn là loại trừ người cần được biết (như sếp của bạn!).

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ làm rõ sự nhầm lẫn giữa CC và BCC và giải thích khi nào nên sử dụng từng thuật ngữ.

Ngoài ra, bạn còn có thể nhận được một số công cụ và tài nguyên hữu ích để giúp bạn trau dồi kỹ năng gửi email.

Hiểu về các trường email: Trường "Gửi đến"

Trường "Gửi đến" trong email là nơi bạn đặt người nhận chính.

Đây là những người bạn muốn liên lạc trực tiếp. Họ là những người nhận chính của tin nhắn của bạn và thường là những người được mong đợi sẽ trả lời và hành động theo email. Khi bạn gửi email, tất cả những người nhận email sẽ thấy các địa chỉ email này.

Trường "Gửi tới" là một cách tuyệt vời để giữ cho email của bạn lịch sự và chuyên nghiệp. Để tránh spam hộp thư đến, giới hạn danh sách địa chỉ "Gửi tới" của bạn chỉ cho những người liên quan trực tiếp.

Nhưng nếu bạn muốn bao gồm những người khác mà không làm họ trở thành trọng tâm chính?

Đây là nơi các trường CC (bản sao) và BCC (bản sao ẩn) phát huy tác dụng. Chúng cho phép bạn gửi email một cách kín đáo đến những người nhận bổ sung. Bằng cách sử dụng một trường cụ thể, bạn cũng có thể quản lý các phản hồi và chủ đề đang diễn ra tốt hơn.

CC trong email là gì?

CC là viết tắt của carbon copy (bản sao). Nó được sử dụng để gửi bản sao email đến những người nhận khác. Đây không phải là những người nhận chính của bạn mà là những người bên lề vẫn cần xem email và các phản hồi email

Ví dụ: nếu bạn đang trả lời một khách hàng mà bạn quản lý trực tiếp, bạn vẫn có thể muốn giữ quản lý của mình trong CC cho các cuộc hội thoại quan trọng liên quan đến chi phí dịch vụ hoặc bất kỳ sự cố nào cần báo cáo lên cấp trên.

Khi bạn sử dụng "CC", tất cả các địa chỉ email trong trường này sẽ hiển thị cho tất cả mọi người nhận email. Sự minh bạch này rất hữu ích để duy trì giao tiếp rõ ràng.

Khi nào nên sử dụng CC?

Bạn sử dụng trường email CC khi muốn giữ các "bên liên quan" khác trong vòng thông tin.

CC cũng rất hữu ích khi gửi tin nhắn cho một nhóm. Nó cho phép bạn thêm nhiều người mà không khiến họ trở thành đối tượng chính.

Biết khi nào nên sử dụng CC giúp giữ cho các chủ đề email được sắp xếp và theo dõi.

BCC trong email là gì?

BCC là viết tắt của blind carbon copy (bản sao ẩn). Bạn sử dụng trường email BCC để liên lạc với nhiều người nhận mà họ không thể thấy địa chỉ của nhau.

Trường này giúp giữ địa chỉ email riêng tư và an toàn. Khi gửi email bằng "BCC", người nhận không thể thấy địa chỉ của những người nhận khác.

Khi nào nên sử dụng BCC?

Bạn sử dụng BCC cho một trong hai mục đích: để giữ riêng tư địa chỉ email (như khi bạn muốn gửi email hàng loạt) hoặc để đánh dấu người nhận email mà không cho những người nhận khác biết.

BCC cũng rất hữu ích trong giao tiếp chuyên nghiệp. Giả sử bạn đang gửi email cho nhiều ứng viên, mời họ tham dự vòng phỏng vấn đầu tiên. Bạn có thể sử dụng "BCC". Điều này giúp giữ mọi thứ gọn gàng và cho phép bạn giữ email chuyên nghiệp và cá nhân đồng thời.

CC và BCC: Làm thế nào để biết nên sử dụng cái nào?

Cả CC và BCC đều có mục đích sử dụng khác nhau.

Dưới đây là những điều bạn nên lưu ý khi quyết định sử dụng trường nào.

1. Tầm quan trọng của sở thích của người nhận

Luôn cân nhắc xem người nhận thích nhận email như thế nào là điều khôn ngoan. Một số người muốn sự minh bạch, trong khi những người khác lại coi trọng bảo mật.

Sử dụng CC cho những người cần được hiển thị. Họ rất quan trọng đối với cuộc hội thoại. Cuối cùng, bạn nên kiểm tra xem những người được thêm vào CC có liên quan đến cuộc hội thoại hay không để tránh gửi email không cần thiết.

Tuy nhiên, theo nguyên tắc chung, nếu bạn không chắc chắn về sở thích của họ, hãy sử dụng BCC để tránh bất kỳ sự hiểu lầm nào.

2. Tôn trọng quyền bảo mật

Bảo mật là rất quan trọng, đặc biệt khi gửi email cho nhiều người nhận không quen biết nhau. CC hiển thị tất cả các địa chỉ, cho biết rõ ai được gửi email. BCC ẩn các địa chỉ, đảm bảo bảo mật.

Khi xử lý thông tin nhạy cảm, BCC nên là lựa chọn ưu tiên. Nó bảo vệ danh tính và thông tin liên hệ của tất cả người nhận.

3. Số lượng người nhận

CC rất hiệu quả cho các email gửi đến một nhóm nhỏ, quen biết nhau vì nó thúc đẩy giao tiếp cởi mở. Ngược lại, BCC rất hữu ích khi gửi email đến một danh sách nhiều người.

Chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng trường BCC nếu bạn đang gửi bản tin email hoặc chạy chiến dịch tiếp thị email hàng loạt. Mục đích là để tránh lộ danh sách dài các địa chỉ email cho những người nhận khác.

Hợp lý hóa quản lý email với ClickUp

Tất cả chúng ta đều đã sử dụng các nhà cung cấp email khác nhau, và hầu hết chúng đều khá giống nhau về chức năng. Vấn đề với hầu hết các công cụ này là chúng không được thiết kế để tối ưu hóa giao tiếp và cộng tác.

Ví dụ: các nhóm thường sử dụng ứng dụng email để đọc và gửi email trước khi chuyển sang một công cụ hoàn toàn khác để giao tiếp tức thì. Điều này thường không cần thiết và dẫn đến các cuộc hội thoại bị phân mảnh ở nhiều không gian làm việc.

Sẽ ra sao nếu bạn có thể gửi email, quản lý dự án, kiểm tra công việc và cộng tác với nhóm của mình — tất cả chỉ trong một nơi? Với ClickUp, bạn có thể làm được điều đó.

Các tính năng quản lý email trong ClickUp

Ngoài khả năng quản lý dự án, ClickUp còn cho phép bạn gửi, nhận và quản lý email trực tiếp trên nền tảng, trở thành một công cụ quản lý email mạnh mẽ.

Bạn cũng có thể sử dụng các tùy chọn CC và BCC để kiểm soát hiển thị và bảo mật, cùng với nhiều tính năng khác đã được đề cập trước đó.

Ngoài ra, hãy sử dụng các tài nguyên như Mẫu Tự động hóa Email của ClickUp để tự động hóa email và công việc dựa trên trường tùy chỉnh, bài nộp/gửi biểu mẫu hoặc sự kiện công việc.

Tải xuống mẫu này

Với mẫu này, bạn có thể:

Lợi ích của việc sử dụng ClickUp để quản lý email

Suy nghĩ tốt hơn, viết email thông minh hơn trong ClickUp

Ba trong số năm chuyên gia thích sử dụng email để liên lạc.

Nhưng vấn đề là, hầu hết mọi người đều nhầm lẫn giữa trường CC và BCC vì họ không chắc chắn về vai trò của các người nhận. Giá như chúng ta có thể theo dõi các dự án, quản lý công việc và gửi email cho mọi người trên một nền tảng duy nhất.

Tin tốt là ClickUp có thể làm điều đó và hơn thế nữa!

Ví dụ: nếu bạn ghét hộp thư đến email đầy ắp, bạn có thể sắp xếp mọi thứ bằng cách sử dụng ClickUp. Công cụ này giúp bạn sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các email quan trọng và giảm thời gian phản hồi, dẫn đến hộp thư đến trống rỗng.

ClickUp cũng hỗ trợ tích hợp Gmail, vì vậy bạn sẽ luôn nhận được thông báo về các nhiệm vụ đang chờ xử lý và các nhiệm vụ tiếp theo. Ngoài ra, ClickUp có AI riêng giúp soạn thảo email, chuyển đổi các email đó thành nhiệm vụ có thể thực hiện và cung cấp cho bạn thông tin bất cứ khi nào bạn tìm kiếm từ khóa.

Đăng ký ClickUp ngay hôm nay, thử nghiệm kiến thức mới về CC/BCC và gửi những email tuyệt vời.