Hộp thư đến của bạn tràn ngập email, thời hạn sắp đến, và nhóm của bạn liên tục thúc giục bạn cả ngày. Nghe có vẻ như một ngày bình thường của một quản lý dự án phải không?
Giữa việc xoay xở các công việc và nguồn lực, đồng thời giữ cho mọi người được thông tin, bạn sẽ ước mình có một bản sao (hoặc ít nhất là một tách cà phê thật mạnh).
Bảng tính có thể hữu ích, nhưng đôi khi chúng chỉ giống như... bảng tính. Đó là lúc các mẫu kế hoạch dự án phát huy tác dụng.
Mẫu phù hợp có thể cung cấp phân tích chi tiết về dự án, tính năng theo dõi nâng cao và hơn thế nữa để bạn không bao giờ bỏ lỡ bất kỳ thông tin nào.
Blog này đã tổng hợp một số mẫu kế hoạch dự án miễn phí tốt nhất của Tài liệu Google. Các mẫu này được thiết kế để biến sự hỗn loạn trong quản lý dự án của bạn thành trật tự, để bạn có thể tập trung vào những việc quan trọng: hoàn thành công việc. ✅
Điều gì tạo nên một mẫu kế hoạch dự án tốt?
Mẫu kế hoạch dự án toàn diện phác thảo các mục tiêu, công việc, dòng thời gian, nguồn lực và các phụ thuộc của dự án. Mẫu này nên có thể tùy chỉnh để phù hợp với các loại và kích thước dự án khác nhau.
Ngoài ra, nó nên:
- Thúc đẩy giao tiếp và hợp tác giữa các thành viên trong nhóm bằng cách phân công vai trò và trách nhiệm rõ ràng
- Tạo điều kiện thuận lợi cho việc theo dõi tiến độ, cho phép các bên liên quan giám sát các cột mốc và xác định những rủi ro tiềm ẩn
- Bao gồm các biện pháp dự phòng cho các sự kiện bất ngờ
- Cho phép cập nhật thường xuyên để thích ứng với tình hình thay đổi
Với các yếu tố này, mẫu phác thảo dự án đảm bảo việc thực hiện hiệu quả và giúp các nhóm đạt được mục tiêu của mình một cách hiệu quả. 🎯
3 mẫu kế hoạch dự án Tài liệu Google hàng đầu
Sẵn sàng từ bỏ bảng tính lộn xộn? Các mẫu kế hoạch dự án Tài liệu Google hàng đầu của chúng tôi sẽ giúp bạn hợp lý hóa quy trình làm việc và hoàn thành khối lượng công việc của mình.
Đã đến lúc nói lời tạm biệt với sự hỗn loạn trong dự án và chào đón sự suôn sẻ! ⛵️
1. Mẫu quản lý dự án CNTT đơn giản của GooDocs
Mẫu quản lý dự án CNTT đơn giản là một công cụ thân thiện với người dùng và hấp dẫn về mặt thị giác để hợp lý hóa việc quản lý dự án CNTT.
Mẫu này cung cấp định dạng rõ ràng để liệt kê tất cả các công việc cần hoàn thành, giúp đảm bảo không bỏ sót bất kỳ công việc nào và mọi người đều biết việc cần làm. Bạn có thể đặt dòng thời gian cụ thể cho từng công việc, điều này rất quan trọng để quản lý thời hạn và đảm bảo dự án tiến độ theo kế hoạch.
Nó được cấu trúc để chia dự án của bạn thành các giai đoạn chính: Khởi động, Lập kế hoạch, Thực hiện, Giám sát và Kiểm soát, cung cấp một khung làm việc rõ ràng để tuân theo.
2. Mẫu kế hoạch dự án của HubSpot
Mẫu có thể tùy chỉnh này của HubSpot cung cấp một khung toàn diện để tạo bản phác thảo dự án chi tiết. Nó bao gồm tất cả các thành phần thiết yếu, bao gồm tổng quan về dự án, phạm vi và mục tiêu, vai trò và trách nhiệm của nhóm dự án, các kết quả cần đạt được, lịch trình và dòng thời gian, ngân sách, quy trình phê duyệt và ký kết.
Mẫu này được thiết kế để là một tài liệu sống và có thể được cập nhật theo tiến độ dự án. Nó cũng cung cấp các mẹo về cách điều chỉnh kế hoạch để phù hợp với nhu cầu cụ thể của dự án của bạn. Mục tiêu chính là giúp các quản lý dự án tuân thủ tiến độ và ngân sách bằng cách xác định rõ tất cả các khía cạnh của dự án từ trước và đạt được sự đồng thuận của các bên liên quan.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Điều quan trọng là phải nhấn mạnh nghiên cứu thị trường và phân khúc đối tượng cho các kế hoạch dự án tiếp thị. Các chiến dịch tiếp thị luôn phát triển, vì vậy, điều cần thiết là phải linh hoạt và sẵn sàng thích ứng khi cần thiết.
3. Mẫu ngân sách dự án của Template.net
Mọi dự án, dù lớn hay nhỏ, đều liên quan đến nhiều lĩnh vực cần đầu tư, tùy thuộc vào phạm vi dự án.
Với ngân sách đã định, việc phân bổ vốn hợp lý cho các hạng mục khác nhau và giám sát chi tiêu là rất quan trọng. Vì vậy, mẫu ngân sách kế hoạch dự án là không thể thiếu. Mẫu này cung cấp bản phân tích chi tiết về thu nhập và chi tiêu của bạn trong một kỳ nhất định.
Điều chúng tôi thích ở mẫu này là cách trình bày trực quan, giúp dễ hiểu hơn về việc tiền được chi tiêu vào đâu.
Hạn chế của việc sử dụng Tài liệu Google cho các mẫu phác thảo dự án
Quản lý dự án đòi hỏi các công cụ chuyên dụng để xử lý các công việc phức tạp phụ thuộc lẫn nhau, dòng thời gian, phân bổ tài nguyên và nhu cầu hợp tác. Mặc dù các mẫu Tài liệu Google là một lựa chọn tốt cho các công việc cơ bản, nhưng chúng có thể không lý tưởng cho các công việc dự án quy mô lớn.
Hãy thảo luận về một số giới hạn chính của việc sử dụng mẫu Tài liệu Google để lập kế hoạch dự án. 🗓️
1. Các tính năng quản lý dự án hạn chế
Lập kế hoạch và quản lý dự án đòi hỏi phải phân công trách nhiệm, theo dõi tiến độ và phân tích kết quả một cách trực quan để tuân thủ lịch trình dự án.
Tuy nhiên, các mẫu Tài liệu Google không đáp ứng được những yêu cầu này, chỉ cung cấp một cái nhìn tổng quan cơ bản. Chúng thiếu các tính năng nâng cao như phân công công việc, biểu đồ Gantt và theo dõi thời gian cần thiết cho các dự án phức tạp.
2. Hạn chế trong hợp tác
Mặc dù các mẫu cho phép cộng tác theo thời gian thực, nhưng chúng thiếu các tính năng quan trọng như thông báo để theo dõi tiến độ dự án và bảng điều khiển để giám sát các công việc cụ thể. Giới hạn này làm tăng khối lượng công việc cho các thành viên trong nhóm, những người phải xử lý các cập nhật và theo dõi thủ công.
3. Vấn đề về khả năng mở rộng
Các dự án quy mô lớn không thể được quản lý hiệu quả bằng các mẫu Tài liệu Google vì chúng thiếu các tính năng nâng cao. Các dự án như vậy yêu cầu tạo kế hoạch dự án linh hoạt và sử dụng công cụ quản lý dự án phù hợp để đảm bảo các nhóm đi đúng hướng.
4. Giới hạn tích hợp
Quản lý dự án hiệu quả thường dựa vào dữ liệu lịch sử và tích hợp với các công cụ lập kế hoạch dự án.
Tài liệu Google có khả năng tích hợp giới hạn, khiến việc đồng bộ hóa dữ liệu giữa các nền tảng khác nhau trở nên khó khăn. Điều này cũng đòi hỏi nỗ lực thủ công bổ sung từ nhóm của bạn, làm giảm hiệu quả.
Các lựa chọn thay thế cho mẫu kế hoạch dự án của Tài liệu Google
ClickUp cho Quản lý dự án vượt xa các bảng tính cơ bản. Nó cung cấp một phạm vi rộng các tính năng nâng cao để giúp các nhóm làm việc thông minh hơn, không cần làm việc nhiều hơn. 👥
Một trong những điểm mạnh nhất của ClickUp là thư viện mẫu quản lý dự án được tạo sẵn.
Bất kể loại dự án của bạn là gì, từ phát triển phần mềm Agile đến chiến dịch tiếp thị, ClickUp đều có mẫu để giúp bạn bắt đầu quá trình của mình. Các mẫu này cung cấp nền tảng vững chắc và cho phép tùy chỉnh dễ dàng để phù hợp với nhu cầu của bạn.
Hãy cùng khám phá một số mẫu này.
1. Mẫu quản lý dự án của ClickUp
Mẫu Quản lý dự án ClickUp là một giải pháp đa năng, dễ dàng thúc đẩy các dự án lớn, phức tạp và liên chức năng từ khi bắt đầu đến khi hoàn thành. Nó tích hợp các tính năng mạnh mẽ được thiết kế để nâng cao hiệu quả quản lý dự án ở các giai đoạn khác nhau.
Ngay cả khi bạn chỉ đang tạo bản tóm tắt dự án, bạn vẫn có thể giữ cho nhóm của mình cập nhật để giúp họ hiểu những gì sắp xảy ra. Mẫu này bao gồm các phần dành riêng để theo dõi các chỉ số và thước đo hiệu suất chính, giúp bạn đánh giá thành công của dự án.
Bạn cũng có thể giao công việc cho các thành viên trong nhóm và theo dõi từng giai đoạn của dự án, chẳng hạn như thiết kế, phát triển hoặc đánh giá.
Các tính năng nâng cao của mẫu này khiến nó trở thành lựa chọn lý tưởng để quản lý các nhu cầu dự án phức tạp.
2. Mẫu lập kế hoạch dự án của ClickUp
Mẫu lập kế hoạch dự án ClickUp là một công cụ tuyệt vời giúp quản lý dự án dễ dàng và hiệu quả hơn. Nó chứa đầy các tính năng giúp các nhóm và cá nhân lập kế hoạch, thực hiện và giám sát các dự án của họ từ đầu đến cuối.
Khi tạo kế hoạch dự án cấp cao, có thể có quá nhiều công việc xảy ra cùng một lúc. Mẫu này là lựa chọn hoàn hảo để theo dõi tất cả các công việc đó (và hơn thế nữa!) ở một nơi.
Mẫu này bao gồm các yếu tố trực quan như Bảng Kanban ClickUp để làm mọi thứ rõ ràng hơn. Cho dù bạn đang xử lý một nhiệm vụ ưu tiên cao như lập kế hoạch cho chiến dịch tiếp thị tiếp theo hay một nhiệm vụ ưu tiên thấp như theo dõi tiến độ hàng ngày của nhân viên, mẫu này cung cấp các tính năng giúp bạn tổ chức và quản lý các dự án này một cách hiệu quả.
3. Mẫu kế hoạch dự án tư vấn của ClickUp
Mẫu kế hoạch dự án tư vấn của ClickUp đảm bảo các chuyên gia tư vấn và nhóm của họ luôn có tổ chức và đi đúng hướng trong khi làm việc. Nó cung cấp một bộ công cụ toàn diện để quản lý mọi thứ, từ lập kế hoạch ban đầu đến giao hàng cuối cùng.
Việc trực quan hóa trở nên dễ dàng hơn với các biểu đồ và Bảng điều khiển ClickUp tùy chỉnh, giúp đảm bảo rằng các công việc của bạn được hoàn thành trong thời hạn. Chế độ xem Nhiệm vụ theo giai đoạn có thể được sắp xếp thành 12 trạng thái, như Việc cần làm, Đang chờ xử lý, Đang tiến hành, Hoàn thành và Chờ phê duyệt của khách hàng.
Chế độ xem Hướng dẫn bắt đầu cung cấp tổng quan về dự án và các mẹo hữu ích để thành công. Bạn có thể mời các thành viên nhóm và các bên liên quan hợp tác trong dự án, đảm bảo mọi người đều hiểu rõ công việc. Có thể cài đặt thông báo để bạn luôn được cập nhật tiến độ dự án.
4. Mẫu kế hoạch dự án đa chức năng của ClickUp
Mẫu kế hoạch dự án đa chức năng ClickUp được thiết kế để giúp các nhà quản lý dự án và nhóm lập kế hoạch và thực hiện hiệu quả các dự án phức tạp liên quan đến nhiều bộ phận. Mẫu toàn diện này cung cấp các công cụ và cấu trúc để giữ mọi người thống nhất và đạt được mục tiêu dự án.
Phần Kết quả công việc chức năng giúp bạn theo dõi tất cả các công việc mà các nhóm khác nhau cần hoàn thành. Dòng thời gian sản phẩm cho phép bạn lập kế hoạch dự án và sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc sắp tới.
Các công việc được sắp xếp thành sáu trạng thái tùy chỉnh: Hoàn thành, Tài liệu, Khởi động, Phê duyệt ra mắt và Đang xử lý, cho phép bạn theo dõi tiến độ một cách hiệu quả.
5. Mẫu kế hoạch dự án tuân thủ của ClickUp
Mẫu kế hoạch dự án tuân thủ của ClickUp nhằm giúp các nhà quản lý rủi ro và các nhóm lập kế hoạch, theo dõi và quản lý hiệu quả các nỗ lực tuân thủ của tổ chức. Mẫu toàn diện này cung cấp các công cụ và cấu trúc để đảm bảo các yêu cầu quy định được đáp ứng, đồng thời xác định và giải quyết mọi vấn đề không tuân thủ.
Các nhiệm vụ có thể được sắp xếp thành năm trạng thái tùy chỉnh — Tuân thủ, Đang tiến hành, Không tuân thủ, Tuân thủ một phần và Việc cần làm — giúp bạn theo dõi tiến độ. Trường Tùy chỉnh ClickUp cho phép bạn thu thập thông tin chi tiết về từng yêu cầu tuân thủ, chẳng hạn như ngày xem xét, mức độ tuân thủ và loại mối đe dọa.
Các công cụ quản lý dự án của ClickUp, như gắn thẻ, việc con lồng nhau và nhãn ưu tiên, giúp tăng cường hơn nữa việc theo dõi và báo cáo tuân thủ.
6. Mẫu kế hoạch dự án trang web của ClickUp
Mẫu kế hoạch dự án trang web của ClickUp nhằm giúp các nhà phát triển web và các nhóm lập kế hoạch, thực hiện và quản lý các dự án trang web một cách hiệu quả từ đầu đến cuối. Mẫu kế hoạch dự án này cung cấp các công cụ và cấu trúc để đảm bảo trang web ra mắt thành công.
Chế độ xem Khối lượng công việc của mẫu cho phép bạn phân công công việc cho các thành viên trong nhóm và theo dõi tiến độ của họ. Chế độ xem Theo dõi chi phí giúp bạn giám sát chi phí và đảm bảo không vượt quá ngân sách. Chế độ xem Bảng tiến độ cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan rõ ràng về toàn bộ dự án và trạng thái của dự án, trong khi chế độ xem Công việc giúp sắp xếp các công việc thành các danh mục để dễ dàng giám sát.
Các trạng thái tùy chỉnh như Đã xong, Đang tiến hành, Việc cần làm, Hoàn thành và Cần nhập liệu giúp bạn theo dõi tiến độ của từng công việc. Các tính năng giám sát công việc cho phép bạn phân tích công việc, đảm bảo năng suất tối đa và xác định các lĩnh vực cần cải thiện.
7. Mẫu kế hoạch dự án công nghệ của ClickUp
Mẫu kế hoạch dự án công nghệ ClickUp giúp các nhà quản lý và nhóm lập kế hoạch và thực hiện các dự án công nghệ phức tạp. Nó cung cấp các công cụ và cấu trúc cần thiết để đảm bảo mọi người đều hiểu rõ và hoàn thành dự án đúng hạn.
Tổng quan về dự án cung cấp cho bạn chế độ xem cấp cao về dự án công nghệ, bao gồm mục tiêu, phạm vi và các cột mốc quan trọng. Quản lý công việc cho phép bạn chia nhỏ dự án thành các công việc có thể quản lý được, phân công cho các thành viên trong nhóm và đặt ngày đáo hạn. Chế độ xem Gantt cho phép bạn hình dung dòng thời gian và các phụ thuộc của dự án dưới dạng biểu đồ Gantt.
Sự hợp tác được thuận lợi nhờ các bình luận, đề cập và tệp đính kèm trên các nhiệm vụ, đảm bảo mọi người có thể dễ dàng giao tiếp và chia sẻ thông tin. Tích hợp ClickUp với các công cụ khác như GitHub, Jira và Slack giúp hợp lý hóa quy trình làm việc bằng cách kết nối các công cụ mà nhóm của bạn đã sử dụng.
8. Mẫu kế hoạch dự án sự kiện của ClickUp
Mẫu Kế hoạch Dự án Sự kiện của ClickUp giúp các nhà tổ chức sự kiện quản lý nhiều sự kiện và dòng thời gian để đạt được kết quả thành công. Nó bao gồm một số tính năng để hợp lý hóa quá trình lập kế hoạch dự án.
Chế độ xem Tài liệu cho phép bạn lưu trữ tất cả các tài liệu sự kiện của mình ở một nơi. Chế độ xem Bảng giúp bạn sắp xếp công việc một cách trực quan, trong khi chế độ xem Danh sách cho phép bạn tạo danh sách kiểm tra chi tiết. Các trường có thể tùy chỉnh cho phép bạn thêm các chi tiết sự kiện quan trọng như ngày, địa điểm, ngân sách và thông tin liên hệ của khách hàng.
Sắp xếp các công việc thành các trạng thái như Hoàn thành, Đang tiến hành và Việc cần làm để dễ dàng theo dõi tiến độ.
9. Mẫu kế hoạch dự án sự kiện ảo của ClickUp
Mẫu kế hoạch dự án sự kiện ảo của ClickUp là công cụ hữu ích để bạn vượt qua những thách thức độc đáo trong việc tổ chức sự kiện ảo. Mẫu này chứa đầy đủ các tính năng giúp đơn giản hóa quá trình lập kế hoạch của bạn.
Sử dụng Chế độ xem giai đoạn sự kiện để lập bản đồ các giai đoạn sự kiện và phân công công việc một cách liền mạch. Chế độ xem kế hoạch sự kiện ảo cho bạn cái nhìn toàn cảnh về toàn bộ sự kiện, trong khi Chế độ xem dòng thời gian giúp bạn hình dung lịch trình sự kiện.
Các công việc có thể được sắp xếp theo trạng thái như Hoàn thành, Đang tiến hành, Đang tạm dừng và Việc cần làm, giúp việc theo dõi tiến độ trở nên dễ dàng và đảm bảo mọi thứ diễn ra theo đúng kế hoạch.
Cho dù bạn đang quản lý một sự kiện ảo hay nhiều sự kiện, mẫu này hỗ trợ theo dõi năng suất và đảm bảo hoạt động trơn tru trong suốt sự kiện của bạn.
10. Mẫu kế hoạch hành động của ClickUp
Mẫu Kế hoạch hành động của ClickUp là công cụ tối ưu để đạt được mục tiêu một cách dễ dàng và rõ ràng. Nó được thiết kế để đơn giản hóa quy trình làm việc và giúp bạn đi đúng hướng trong từng bước.
Đúng như tên gọi, mẫu kế hoạch dự án này đưa bạn vào chế độ hành động. Mẫu này giúp bạn dễ dàng theo dõi các công việc và mục tiêu hàng ngày, hàng tuần và hàng tháng. Mẫu này rất hiệu quả trong việc thúc đẩy giao tiếp với các bên liên quan.
Đưa ra ý tưởng, chia sẻ thông tin cập nhật và giữ mọi người cùng nhau trên cùng một trang. Ngoài ra, thông báo tích hợp giúp bạn luôn cập nhật tiến độ dự án.
Các yếu tố chính của mẫu bao gồm trạng thái tùy chỉnh để theo dõi tiến độ và duy trì động lực cao, trường tùy chỉnh để phân loại và thêm chi tiết vào công việc, và chế độ xem có thể tùy chỉnh như Danh sách, Gantt, Khối lượng công việc và Lịch để hiển thị kế hoạch hành động của bạn một cách hiệu quả.
Nâng tầm quá trình lập kế hoạch dự án của bạn với ClickUp
Một kế hoạch dự án toàn diện có thể khiến bạn cảm thấy quá tải vì có nhiều khía cạnh cần quản lý. May mắn thay, các công cụ phù hợp có thể đơn giản hóa quá trình này và đảm bảo dự án của bạn luôn đi đúng hướng.
Các mẫu Tài liệu Google này cung cấp nền tảng vững chắc để xây dựng kế hoạch dự án của bạn. Với các phần được định nghĩa sẵn và cấu trúc rõ ràng, chúng giúp tổ chức công việc, tài nguyên và dòng thời gian.
Để đạt hiệu quả cao hơn nữa, hãy sử dụng ClickUp. Phần mềm quản lý dự án này giúp hợp lý hóa toàn bộ quá trình lập kế hoạch. Nó cho phép bạn nhanh chóng xây dựng kế hoạch dự án chi tiết, phân bổ nguồn lực, thiết lập các mối phụ thuộc và thiết lập các kênh liên lạc rõ ràng với nhiều tính năng và mẫu.
Kết quả? Luôn hoàn thành công việc trước thời hạn và đạt được mục tiêu dự án với sự tập trung và kiểm soát tối đa.
Bắt đầu sử dụng ClickUp miễn phí ngay hôm nay!