Bạn đang vội. Bạn đã chỉnh sửa video lần cuối và sẵn sàng gửi email cho nhóm của mình. Nhưng ngay khi bạn nhấn gửi, một thông báo lỗi xuất hiện.
"Kích thước tệp quá lớn". Nghe quen không?
Với video chiếm hơn 80% tổng lưu lượng truy cập web trên toàn thế giới, thật khó hiểu tại sao email vẫn có giới hạn kích thước tệp không hợp lý. Giờ đây, việc tạo video dễ dàng hơn bao giờ hết, nhưng gửi chúng... Không đơn giản như vậy, phải không? Chắc chắn phải có một giải pháp thông minh hơn!
Video đang được sử dụng tại các nơi làm việc trên toàn thế giới vì nhiều lý do: đào tạo nhân viên, giới thiệu sản phẩm hoặc hướng dẫn sử dụng, ghi âm cuộc họp, thuyết trình, công cụ tiếp cận khách hàng cho các nhà tiếp thị, hỗ trợ CNTT... Danh sách công việc còn rất dài.
Không thể đính kèm video vào email có thể là một vấn đề khó chịu. Nhưng đây là mẹo: Bạn chỉ có thể gửi tệp video lớn qua email nếu biết cách.
Những thách thức khi gửi video qua email
Chất lượng video và bản ghi màn hình ngày càng được cải thiện theo từng năm, và kích thước của chúng cũng tăng lên theo. Tạo video là một chuyện, nhưng không thể gửi video có thể khiến bạn cảm thấy bực bội.
"Tại sao tôi không thể gửi video qua email?" có thể là một câu hỏi rất khó chịu, đặc biệt là khi bạn đang vội. Vấn đề lớn nhất là giới hạn kích thước tệp đính kèm được áp đặt bởi các nền tảng email khác nhau. Đối với Gmail và Yahoo Mail, giới hạn này được đặt ở 25MB. Giới hạn tệp cho phép đối với Microsoft Outlook và iCloud Mail chỉ là 20MB.
Bạn không thể gửi video lớn qua email vì các nhà cung cấp dịch vụ email hạn chế kích thước tệp tối đa vì lý do bảo mật.
Tuy nhiên, có một số cách để khắc phục vấn đề này. Các nền tảng video thường yêu cầu bạn lưu trữ video trên nền tảng của họ và nhúng URL vào tin nhắn của bạn. Một cách khác là nén video rồi đính kèm vào email.
Nén video để gửi qua email
Hãy xem cách nén video để gửi qua email. Nén có nghĩa là giảm kích thước tệp trong khi vẫn giữ nguyên dữ liệu gốc. Đây là một trong những cách dễ nhất để gửi video lớn qua email.
Bạn có thể xử lý điều này theo hai cách: nén có mất dữ liệu và nén không mất dữ liệu.
- Nén mất dữ liệu làm giảm chất lượng video, nhưng đây có thể là lựa chọn tốt khi bạn không cần gửi phiên bản cuối cùng của video
- Nén không mất dữ liệu giảm kích thước video ở mức giới hạn nhưng không làm giảm chất lượng
Có hai cách để thực hiện việc này. Cách thứ nhất là sử dụng công cụ nén video trực tuyến miễn phí. Tải video lên công cụ, chọn kích thước tệp và yêu cầu chất lượng, nén video và tải xuống.
Một cách khác là tạo tệp ZIP nén. Để tạo tệp nén:
- Chọn tệp video bạn muốn nén và nhấp chuột phải
- Một menu thả xuống sẽ xuất hiện, di chuột vào 'Gửi đến'
- Chọn 'Thư mục ZIP nén'
- Gửi tệp nén đã lưu cục bộ bằng cách đính kèm tệp vào email của bạn
Cách đính kèm video vào email
Bây giờ bạn đã có tệp nén, câu hỏi tiếp theo sẽ là: 'Làm thế nào để đính kèm video vào email?' Dưới đây là cách thực hiện:
- Soạn một email mới và nhấp vào tùy chọn tệp đính kèm (thường là biểu tượng kẹp giấy)
- Bạn sẽ được chuyển hướng đến các tệp trong ổ đĩa cục bộ để tải lên email. Chọn video bạn muốn tải lên
- Chờ cho tệp được đính kèm hoàn toàn ở cuối email
Dưới đây là hướng dẫn từng bước để đính kèm tệp trong Gmail.
Mẹo chuyên nghiệp: Bạn cũng có thể sử dụng điện thoại để gửi email có video. Chỉ cần chọn video từ thư viện hoặc ổ đĩa trong khi soạn email. Bạn có thể không nén được kích thước tệp video, nhưng bạn có thể gửi liên kết có thể chia sẻ từ nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ đám mây như Dropbox, Google Drive hoặc Apple.
Bằng cách đính kèm video, bạn gửi tệp video như một phần của email — người nhận có thể xem video mà không bị chuyển hướng.
Nhưng làm thế nào để gửi email nếu tệp quá lớn? Nếu kích thước tệp quá lớn, ngay cả sau khi bạn đã nén, bạn có thể không gửi video dưới dạng tệp đính kèm. Thay vào đó, đây là một số cách để gửi tệp qua email mà không cần đính kèm tệp.
Gửi tệp video lớn qua email
Đám mây là câu trả lời! Cách thuận tiện nhất để gửi tệp video lớn mà không cần đính kèm vào email là tải tệp lên lưu trữ đám mây trước, sau đó gửi liên kết có thể chia sẻ qua email.
Hãy xem một vài cách để thực hiện việc này.
Cách gửi tệp video lớn qua email
Bạn không bắt buộc phải đính kèm tệp vào email. Dịch vụ lưu trữ đám mây cho phép bạn tải lên video và chia sẻ liên kết với người xem. Người xem chỉ cần truy cập liên kết và tải xuống video.
Dưới đây là một số dịch vụ lưu trữ đám mây mà bạn có thể khám phá:
1. Google Drive
Google Drive là dịch vụ lưu trữ đám mây do Google cung cấp cho người dùng. Dịch vụ này cho phép người dùng tải lên các tệp tin lớn và chia sẻ chúng dưới dạng liên kết. Để thực hiện việc này, hãy mở Gmail:
- Ở góc trên bên trái, nhấp vào "Soạn thư"
- Tại phần cuối của tin nhắn, nhấp vào "Chèn tệp bằng Drive"
- Chọn tệp bạn muốn đính kèm.
- Ở cuối trang, quyết định cách bạn muốn gửi tệp:
- Liên kết Drive: Tính năng này hoạt động với mọi tệp được lưu trữ trong Drive, bao gồm cả tệp được tạo bằng Tài liệu, Trang tính, Trang trình bày hoặc Biểu mẫu Google.
- Tệp đính kèm: Tính năng này chỉ hoạt động với các tệp không được tạo bằng Tài liệu, Trang tính, Trang trình bày hoặc Biểu mẫu Google
- Nhấp vào Chèn
Đối với những người sử dụng Gmail, đây là một mẹo nhỏ: Có các tùy chọn chuyên dụng để tải lên liên kết từ Google Drive. Bạn cũng có thể sử dụng phần mở rộng Google Drive Chrome hoặc Google Photos để tải lên ảnh và chia sẻ dễ dàng hơn.
2. MailDrop
Đối với những người trung thành với Apple, MailDrop mang đến cơ hội tương tự để chia sẻ các tệp lớn bằng cách tải chúng lên iCloud. Bạn có thể gửi liên kết đến video từ iCloud, sau đó người dùng có thể truy cập và tải xuống.
3. OneDrive
Dịch vụ đám mây do Microsoft cung cấp, OneDrive cung cấp miễn phí 5GB cho mỗi người dùng để tải lên video và các tệp khác và chia sẻ chúng với người khác.
Nhưng có cách nào để gửi video qua email bằng iPhone của bạn không, hoặc có cách nào để gửi video qua Gmail không?
Người dùng Android và Apple đều có cùng mối quan tâm: Trong khi tài khoản Gmail cho phép kích thước tệp tối đa là 25 MB, Apple chỉ cho phép 20 MB. Bạn có thể khắc phục thách thức này bằng cách sử dụng Google Drive và MailDrop và chia sẻ video qua email.
Chia sẻ video qua mạng xã hội hoặc nền tảng video trực tuyến
Email không phải là cách duy nhất để liên lạc với khách hàng, thành viên nhóm hoặc bạn bè của bạn. Mặc dù email và các công cụ liên quan hỗ trợ rất nhiều cho việc giao tiếp, nhưng các kênh truyền thông xã hội cũng không kém phần quan trọng.
Mạng xã hội
Mạng xã hội là một giải pháp tuyệt vời để trao đổi nhanh chóng và truyền bá thông tin đến nhiều người. Bạn có thể chia sẻ video và chạy các chiến dịch video trên các kênh mạng xã hội, chẳng hạn như Facebook, Instagram, LinkedIn và Snapchat.
Chia sẻ video trên mạng xã hội mang lại nhiều lợi ích. Bao gồm:
- Các doanh nghiệp và cá nhân có thể dễ dàng truyền đạt ý tưởng, thông điệp và kinh nghiệm của mình
- Khả năng tiếp cận rộng rãi của mạng xã hội giúp tăng cường tương tác
- Công cụ phân tích để đánh giá hiệu suất video, số lần xem và mức độ tương tác
Tuy nhiên, bên cạnh những ưu điểm này, cũng có một số nhược điểm cần lưu ý:
- Các thuật toán mạng xã hội liên tục thay đổi có thể ảnh hưởng đến hiển thị và phạm vi tiếp cận của video của bạn
- Đánh giá tác động của video có thể khó khăn sau khi chia sẻ trên mạng xã hội
YouTube
YouTube là từ đồng nghĩa với chia sẻ video. Nền tảng này có các video thuộc hầu hết mọi thể loại, độ dài và định dạng. Người dùng có thể truy cập (và thậm chí tải lên) các video được chia sẻ trên nền tảng lưu trữ video này trong vài giây thông qua máy tính, điện thoại di động hoặc bất kỳ thiết bị nào có kết nối internet.
Ngoài YouTube, còn có một số dịch vụ thay thế cho email để chia sẻ video. Dưới đây là một số dịch vụ trong số đó:
- Vimeo: Nền tảng trải nghiệm video thân thiện với người dùng, được sử dụng rộng rãi bởi các nhà sáng tạo, nhà tiếp thị và nghệ sĩ. Nền tảng này được thiết kế riêng cho các chuyên gia, tập trung vào nội dung chất lượng cao và dịch vụ lưu trữ video tinh tế với các giới hạn tải lên và tùy chọn chia sẻ khác nhau
- LinkedIn: Một công cụ không thể thiếu cho các doanh nghiệp và chuyên gia, LinkedIn cho phép chia sẻ nội dung video để khuếch đại thông điệp của bạn và thúc đẩy kết nối
- Facebook: Cung cấp phạm vi tiếp cận khán giả rộng lớn nhưng có giới hạn tải lên cụ thể và các tùy chọn kiếm tiền. Đây là một nền tảng tuyệt vời cho tiếp thị video
- Wistia: Lý tưởng cho các doanh nghiệp tập trung vào tạo khách hàng tiềm năng, cung cấp dịch vụ phân tích video và lưu trữ hàng đầu
- Vidyard và các lựa chọn thay thế: Nền tảng lưu trữ và phân tích video cho phép người dùng tạo, lưu trữ, chia sẻ và theo dõi lượt xem video của họ
Chia sẻ video với ClickUp
Bạn đang tìm kiếm một công cụ để chia sẻ video lớn với nỗ lực tối thiểu? ClickUp là giải pháp dành cho bạn.
Quay màn hình giúp mọi người giao tiếp nhanh hơn, giải thích rõ hơn và làm việc hiệu quả hơn. Bạn không tin? Forbes phát hiện ra rằng người xem nhớ được 95% thông điệp khi xem video so với 10% khi đọc văn bản.
ClickUp Clips có thể giúp bạn quay và gửi video ngay lập tức mà không lo lắng về chất lượng hay độ dài. Cho dù là để đưa ra phản hồi, giải thích hợp đồng, giao tiếp, báo cáo lỗi, giới thiệu khách hàng, thực hiện demo sản phẩm hay chia sẻ cập nhật dự án, đây là ứng dụng duy nhất có thể làm tất cả!
Lấy ví dụ như video giải thích sản phẩm: Bạn không còn phải viết hướng dẫn dài dòng giải thích từng bước. Chỉ cần ghi lại hàm và chia sẻ video bằng một cú nhấp chuột.
ClickUp Clips, công cụ quay màn hình của ClickUp, cho phép bạn:
- Giao tiếp hiệu quả với video chất lượng cao
- Chuyển video thành văn bản với ClickUp Brain, sao chép đoạn trích và sử dụng dấu thời gian để chuyển đến các phần khác nhau trong video
- Tải xuống video, chia sẻ liên kết truy cập công khai hoặc sử dụng video trong công cụ
- Bình luận về các clip để cung cấp phản hồi cho nhóm của bạn cùng với việc hiển thị dòng thời gian của tất cả các bình luận
- Nhúng clip vào mô tả công việc để clip trở thành một phần không thể thiếu trong quy trình làm việc của bạn
- Xem, tìm kiếm và sắp xếp các đoạn video trong một nơi duy nhất với Clips Hub
Với phần mềm chia sẻ tệp như ClickUp Clips, bạn có thể loại bỏ mọi lo lắng về việc gửi email các tệp video nặng và thay vào đó, chia sẻ một liên kết cho phép người xem truy cập ngay lập tức.
Ngoài ra, bạn có thể tích hợp email của mình vào ClickUp để đơn giản hóa quy trình hơn nữa và thực hiện tất cả các hành động của mình từ một nơi duy nhất với công cụ này.
ClickUp cho phép bạn gửi và nhận email trực tiếp trong một nhiệm vụ và chuyển đổi giữa gửi email cho người ngoài nhóm và nội bộ. Nó hỗ trợ nhiều nhà cung cấp email và khách hàng email, bao gồm Outlook, IMAP, Gmail và Microsoft 365.
Với tích hợp ClickUp Email, bạn có thể:
- Gửi email từ trong công việc và tự động tạo kênh email
- Đặt chữ ký email mặc định và tạo mẫu email
- Tự động hóa quy trình email cho giao dịch trên trang web, lỗi và hơn thế nữa
Các phương pháp hay nhất để gửi video qua email
Cũng như email và hội nghị truyền hình, các quy tắc ứng xử và phương pháp hay nhất rất quan trọng. Hãy ghi nhớ điều này khi gửi video qua email:
- Súc tích là một đức tính tốt: Giữ video càng ngắn càng tốt để đảm bảo sự tương tác tối đa. Độ dài lý tưởng là từ hai đến ba phút. Nếu bạn có video chi tiết hơn hoặc video hướng dẫn, bạn có thể kéo dài thời lượng lên đến năm phút
- Viết email: Viết một bản sao email phù hợp. Mặc dù video chứa hầu hết thông tin, nhưng điều quan trọng là phải cung cấp cho người xem nội dung chính của video trong email và cho họ biết lý do tại sao họ nên xem video đó
- Viết dòng tiêu đề hay: Đảm bảo rằng từ video phải có trong dòng tiêu đề email. Điều này sẽ tăng cơ hội người nhận email mở email và video
- Tập trung vào nội dung: Không người dùng nào sẽ tiếp tục xem một video không mang lại giá trị. Luôn gửi video có cấu trúc cẩn thận đến người xem.
- Tập trung vào chất lượng: Đảm bảo rằng sự tương tác không giảm sút do chất lượng video hoặc âm thanh kém. Hãy tự xem video và nếu bạn đang quay video, hãy chọn vị trí có ánh sáng tốt
- Kiểm tra email: Nếu đây là lần đầu tiên bạn đính kèm video vào email, hãy gửi email cho chính mình hoặc người khác đang làm việc trong cùng dự án trước để đánh giá xem video có thể truy cập được hay không
Các yếu tố này chủ yếu tập trung vào việc mang lại trải nghiệm tích cực cho người dùng, đảm bảo mục tiêu gửi video được hoàn thành.
Khắc phục các thách thức về tệp video với ClickUp
Video đã trở thành một phần quan trọng trong giao tiếp, cho dù là trong công việc hay giải trí.
Tuy nhiên, gửi video lớn qua email là điều gần như không thể nếu không nén hoặc tải lên dịch vụ đám mây.
ClickUp Clips là một công cụ tuyệt vời cho phép bạn ghi lại màn hình, tạo nhiệm vụ từ video và đính kèm tệp video trong các tương tác email. Với một công cụ như ClickUp, việc ghi, quản lý và chia sẻ video trở nên dễ dàng, đồng thời giúp bạn làm việc hiệu quả và năng suất hơn. Đăng ký ClickUp ngay hôm nay!