Cách thúc đẩy thay đổi văn hóa trong tổ chức để đạt được thành công

Bạn đã bao giờ chuyển từ công việc này sang công việc khác và cảm thấy sốc văn hóa chưa? Cảm giác choáng ngợp khi mọi thứ đều khác biệt, thậm chí hoàn toàn trái ngược với những gì bạn đã quen thuộc?

Văn hóa là bản sắc và cấu trúc của bất kỳ tổ chức nào. Đó là một tập hợp các niềm tin, thực tiễn và hành vi mà mọi người trong tổ chức thể hiện. Deloitte phát hiện ra rằng "94% giám đốc điều hành và 88% nhân viên tin rằng văn hóa nơi làm việc khác biệt là quan trọng đối với thành công trong kinh doanh".

Vì vậy, nuôi dưỡng văn hóa nơi làm việc tích cực và thích ứng không chỉ là điều tốt đẹp; đó là yêu cầu chiến lược đối với các tổ chức.

Tuy nhiên, rất ít tổ chức tích cực làm việc để xây dựng văn hóa nơi làm việc. Chỉ vì các nhà lãnh đạo không tạo ra văn hóa không có nghĩa là không có văn hóa. Trên thực tế, điều ngược lại mới đúng.

Nếu bạn không chủ động xây dựng văn hóa tổ chức, một văn hóa tự phát sẽ hình thành dựa trên niềm tin và sở thích của những nhân viên có tiếng nói nhất.

Để tránh tình huống đó, bạn, với tư cách là nhà lãnh đạo kinh doanh, phải truyền cảm hứng và thúc đẩy sự thay đổi văn hóa. Dưới đây là cách thực hiện.

Hiểu rõ văn hóa hiện tại trong tổ chức của bạn

Trước khi lập kế hoạch thay đổi bất cứ điều gì, hãy hiểu rõ những gì bạn đang thay đổi.

Đánh giá tình hình hiện tại: Quan sát cách mọi người hành xử, cách họ ra quyết định, những gì họ chấp nhận là bình thường, v.v. Ví dụ, nếu nhóm kỹ sư của bạn nghĩ rằng trì hoãn giao hàng hai tuần là bình thường, thì sự chậm trễ có thể là một phần của văn hóa hiện tại.

Xác định các quy tắc ngầm: Nghiên cứu kỹ lưỡng các quy tắc và nghi thức ngầm điều chỉnh các tương tác. Nếu nhân viên thường gọi sếp là "thưa ông" hoặc "thưa bà", có thể tổ chức đó có văn hóa tôn trọng quá mức, khiến nhân viên cấp dưới khó đưa ra ý kiến một cách tự do.

Lắng nghe những câu chuyện: Những trải nghiệm được chia sẻ của các nhóm quyết định cách họ làm việc. Hãy tìm kiếm và lắng nghe câu chuyện của họ. Tìm hiểu điều gì gắn kết họ với nhau.

Tìm kiếm các yếu tố tạo nên sự thành công của nhóm: Nhân viên có phát triển trong môi trường tin tưởng, hợp tác và trao quyền? Hay họ đang phải đối mặt với sự ngờ vực, cạnh tranh và sợ hãi? Đây là những câu hỏi hướng dẫn quá trình đánh giá, cung cấp thông tin chi tiết về bản chất của tổ chức.

Khi bạn đã tự tin rằng mình hiểu rõ văn hóa của công ty, hãy xem xét liệu có cần thay đổi nó hay không.

Hãy nhớ rằng các vấn đề văn hóa không phải lúc nào cũng rõ ràng. Từ tinh thần làm việc của nhân viên suy giảm đến việc lãnh đạo không làm theo lời nói, các vấn đề văn hóa có thể biểu hiện dưới nhiều hình thức khác nhau. Hãy nghĩ về nó như cảm nhận được sự thay đổi trong gió trước khi cơn bão ập đến — tinh tế nhưng không thể nhầm lẫn.

Giờ bạn đã hiểu văn hóa nhóm hiện tại và những khoảng cách còn tồn tại, đã đến lúc bạn phải chịu trách nhiệm.

Vai trò của lãnh đạo trong việc thúc đẩy thay đổi văn hóa

Các nhà lãnh đạo có ảnh hưởng gần như toàn năng trong việc định hình các niềm tin, giá trị và hành vi tập thể xác định bản sắc của tổ chức. Hành động, quyết định, thái độ và chiến lược lãnh đạo của họ tạo ra bầu không khí, cho mọi người thấy văn hóa của tổ chức như thế nào.

Vì vậy, hãy nhớ rằng, với tư cách là một nhà lãnh đạo kinh doanh, sự thay đổi văn hóa bắt đầu từ chính bạn.

Đặt ra giai điệu: Không ai thích thay đổi, đặc biệt là thay đổi văn hóa, vì nó phá vỡ ký ức cơ bắp và hành vi tự nhiên. Ví dụ, mọi người có thể phản kháng nếu bạn chuyển từ giao tiếp qua email riêng tư sang kênh Slack công khai.

Đặt ra giai điệu bằng cách giải thích tại sao điều đó quan trọng và nó sẽ giúp ích như thế nào. Xây dựng một tầm nhìn tương lai hấp dẫn.

Truyền đạt tầm nhìn: Giao tiếp phải hỗ trợ hành vi. Nêu rõ văn hóa công ty, giải thích lý do tại sao nó quan trọng, sau đó chỉ ra cách hành xử phù hợp với văn hóa đó. Các mẫu tuyên bố tầm nhìn này có thể hướng dẫn bạn.

Cung cấp hỗ trợ và nguồn lực: Thay đổi văn hóa không phải là việc làm một lần mà là hoạt động liên tục. Hãy đưa văn hóa vào chiến lược kinh doanh, phân bổ ngân sách, cung cấp đào tạo và loại bỏ các rào cản để thúc đẩy tiến độ.

Hãy làm gương: Thể hiện văn hóa. Nếu bạn muốn thúc đẩy văn hóa minh bạch, hãy cởi mở và trung thực. Nếu bạn muốn được tin tưởng, hãy thể hiện điều đó bằng cách tin tưởng nhân viên của mình. Nếu bạn muốn xây dựng sự hợp tác trong giao tiếp, đừng đưa ra quyết định một mình.

Bonus: Tìm hiểu một số mẹo và phương pháp hay nhất để cải thiện tinh thần của nhóm!

Chủ động: Chấp nhận trách nhiệm truyền cảm hứng cho sự thay đổi văn hóa. Tuyển chọn những thành viên trong nhóm của bạn làm người dẫn dắt sự thay đổi, những người này sẽ truyền tải thông điệp đến các thành viên khác trong nhóm của họ, và cứ thế tiếp tục.

Là một nhà lãnh đạo, bạn đã có nền tảng để thúc đẩy sự thay đổi văn hóa. Trước khi thực hiện các bước thực tế, hãy cùng tìm hiểu một số nguyên tắc.

Nguyên tắc thúc đẩy sự thay đổi văn hóa

Trước khi triển khai bất kỳ sáng kiến thay đổi nào, việc hiểu rõ một số nguyên tắc hướng dẫn quá trình chuyển đổi văn hóa là rất quan trọng. Một số nguyên tắc hiệu quả nhất bao gồm:

Giá trị

Nếu văn hóa xác định cách bạn hành xử, thì giá trị của công ty xác định lý do tại sao. Đó là nền tảng cho mọi quyết định được đưa ra. Ví dụ, nếu trách nhiệm cá nhân là một giá trị, thì thừa nhận và xin lỗi về sai lầm là hành vi văn hóa đi kèm.

Sự bao dung

Văn hóa tổ chức phải bao gồm các nhóm người đa dạng. Bạn không thể định nghĩa các giá trị hoặc hành vi mà một người/nhóm cụ thể không thể thực hành. Ví dụ, nếu văn hóa của bạn coi trọng sự hợp tác trực tiếp một cách quá mức, bạn sẽ khiến những người khuyết tật, cha mẹ có con nhỏ, những người có trách nhiệm chăm sóc người khác, v.v. cảm thấy bị xa lánh.

Sự cam kết

Để sự thay đổi văn hóa thành công, nó phải thu hút mọi người tham gia. Một bộ quy trình/thực tiễn mới được áp dụng từ cấp trên khó có thể thu hút sự tham gia của nhân viên.

Trong khuôn khổ các sáng kiến thay đổi văn hóa, hãy mời nhân viên tham gia ngay từ đầu. Tương tác với họ, thu thập phản hồi và khơi dậy sự hào hứng của họ.

Sức khỏe tinh thần

Để các sáng kiến thay đổi văn hóa có hiệu quả, chúng phải mang lại lợi ích cho cả nhân viên và tổ chức. Nếu bạn xây dựng một văn hóa làm việc bận rộn và vất vả, bạn sẽ ảnh hưởng đến sức khỏe của nhân viên, điều này có thể gây ra thảm họa trong dài hạn.

Sự đồng bộ

Để phát huy hiệu quả, văn hóa công ty cần hỗ trợ các mục tiêu kinh doanh. Văn hóa phải phù hợp với tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi và mục tiêu chiến lược của tổ chức. Nếu không, văn hóa sẽ không dẫn đến thành công trong kinh doanh, và như vậy sẽ mất đi ý nghĩa của văn hóa.

Với suy nghĩ đó, hãy cùng tìm hiểu cách bạn có thể thực sự thúc đẩy sự thay đổi văn hóa tổ chức trong thực tế.

Các bước thực tế để thúc đẩy thay đổi văn hóa

Việc thay đổi từ lợi nhuận 20 triệu đô la lên 100 triệu đô la không dễ dàng, nhưng dễ hiểu, dễ hình dung và dễ theo dõi tiến độ. Tuy nhiên, việc chuyển đổi văn hóa mong muốn hiếm khi, nếu không muốn nói là không bao giờ, đơn giản như vậy.

Cần có một kế hoạch toàn diện để thúc đẩy sự thay đổi bền vững trong văn hóa tổ chức. Dưới đây là một số nguyên tắc cơ bản bạn phải xem xét.

1. Xác định văn hóa của bạn

Dù khó khăn đến đâu, văn hóa cũng cần được định nghĩa rõ ràng. Giải thích niềm tin đó là gì và cách nó thể hiện trong thực tế. Bao gồm:

Mẫu Văn hóa Công ty của ClickUp là một điểm khởi đầu tuyệt vời. Nó cung cấp một tài liệu sẵn sàng sử dụng, có thể tùy chỉnh hoàn toàn và có thể dùng làm tuyên ngôn của bạn!

2. Giao tiếp

Sự thay đổi văn hóa cần được truyền đạt và nhắc lại thường xuyên. Để bắt đầu, hãy tổ chức các khóa đào tạo văn hóa để các nhóm làm quen với văn hóa mới. Sau đó, tổ chức các buổi hội thảo nhỏ thường xuyên để nhắc lại.

Ví dụ, nếu bạn đang giới thiệu sự cởi mở vào văn hóa của mình, bạn có thể tổ chức đào tạo về ý nghĩa của sự cởi mở và cách thực hành. Sau đó, bạn có thể tổ chức các hội thảo về cách đưa ra/nhận phản hồi, giải quyết xung đột, đàm phán, v.v. để nhắc lại các hành vi liên quan đến sự cởi mở.

Hãy nhớ rằng giao tiếp ad hoc một hoặc hai lần là không đủ. Bạn cần tìm nhiều cách khác nhau để thông báo và nhắc nhở nhân viên thường xuyên. Điều này đòi hỏi phải lập kế hoạch cho một số hoạt động trong một kỳ dài. Phần mềm quản lý dự án miễn phí sẽ giúp thực hiện việc này một cách nhịp nhàng.

3. Tham gia

Bạn không bao giờ có thể mang lại sự thay đổi văn hóa bằng cách nói chuyện với mọi người. Cuộc hội thoại cần phải diễn ra hai chiều. Vì vậy, hãy mời các thành viên trong nhóm thảo luận về văn hóa mới và các hành vi tương ứng.

Hãy chấp nhận phản hồi và không ngừng phát triển. Đánh giá cao những người tích cực thực hành văn hóa mới. Xác định những người nhiệt tình và trao quyền cho họ để họ trở thành những người tiên phong thúc đẩy thay đổi trong nhóm của mình.

4. Vượt qua

Giống như bất kỳ quá trình quản lý thay đổi nào, bạn có thể gặp phải những thách thức. Một số thách thức phổ biến nhất là như sau.

Hãy dự đoán và vượt qua những thách thức này. Tích cực thu hút sự tham gia của nhân viên và xây dựng lòng tin. Chứng minh sự thay đổi văn hóa doanh nghiệp sẽ tác động như thế nào đến năng suất, hiệu suất và sự phát triển nghề nghiệp của mỗi cá nhân.

Tạo ra các kênh để nhân viên có thể tìm kiếm sự giúp đỡ và hướng dẫn khi cần thiết. Sử dụng các công cụ giao tiếp tại nơi làm việc để duy trì một cách tiếp cận có cấu trúc cho quá trình này.

Hình dung tiến độ. Nêu bật các ví dụ về những người thực hành thay đổi văn hóa và cho thấy cách thực hiện.

5. Bền vững

Trong những ngày đầu tiên của quá trình thay đổi văn hóa, mọi người sẽ ghi nhớ các hướng dẫn và hành động theo đó. Tuy nhiên, các thành viên trong nhóm thường quên các hướng dẫn này và quay trở lại cách làm cũ.

Để tránh điều này, các nhà lãnh đạo cần tích cực thể hiện văn hóa mới. Điều này có thể đơn giản như giữ máy ảnh mở trong các cuộc họp hoặc có thể gây tranh cãi như công khai dữ liệu về mức lương.

Trong quá trình làm việc, hãy xây dựng các hệ thống duy trì văn hóa. Thay đổi môi trường vật lý hoặc các công cụ kỹ thuật số để hỗ trợ văn hóa mới của bạn tốt hơn. Nếu công việc kết hợp là chủ đề chính, hãy ưu tiên chế độ xem trò chuyện Slack hoặc ClickUp hơn là các cuộc họp trực tiếp.

Là một nhà lãnh đạo, hãy trở thành sự thay đổi văn hóa mà bạn mong muốn.

Vai trò quan trọng của sức khỏe và hạnh phúc trong văn hóa doanh nghiệp

Dynamic nơi làm việc đã là chủ đề tranh luận sôi nổi từ xưa đến nay. Từ công nhân ngành công nghiệp thế kỷ 19 đến nhân viên trí thức ngày nay, "văn hóa nơi làm việc" đã trải qua những thay đổi đáng kể.

Sự thay đổi văn hóa này có tác động sâu sắc đến sức khỏe thể chất và tinh thần của nhân viên. Ví dụ, việc kết nối 24×7 có thể gây ra lo lắng và các rối loạn liên quan. Các cuộc họp trực tuyến có thể gây ra mệt mỏi Zoom và tạo ra sự phân tâm.

Tin vui là, khác với trước đây, các tổ chức ngày nay đang đầu tư vào sức khỏe và hạnh phúc của nhân viên như một phần của văn hóa nơi làm việc. Dưới đây là cách thức và lý do tại sao.

Tập trung vào sức khỏe tinh thần: Các nhà lãnh đạo hiểu mối quan hệ giữa công việc và sức khỏe tinh thần. Để hỗ trợ nhân viên, họ cung cấp các nguồn lực, tư vấn, đường dây nóng, bảo hiểm và nhiều hơn nữa.

Adobe, ví dụ, cung cấp trợ cấp sức khỏe cho nhân viên để sử dụng cho các hoạt động như thành viên phòng tập thể dục, lớp học thể dục và chương trình thiền. Điều này giúp tổ chức xây dựng một môi trường làm việc lành mạnh cho tất cả mọi người.

Ưu tiên cân bằng công việc và cuộc sống: Đặc biệt sau đại dịch, các tổ chức đang tăng cường tính linh hoạt với công việc từ xa/kết hợp, các lựa chọn làm việc tại nhà và nghỉ phép có lương, giúp giảm căng thẳng và ngăn ngừa kiệt sức.

Điều này thúc đẩy sự tham gia lành mạnh vào công việc của nhân viên và giải phóng họ khỏi cảm giác bực bội vì bị công việc chiếm hết cả ngày.

Lập kế hoạch hợp lý: Các nhóm hợp tác để ước lượng và lập kế hoạch thời gian hợp lý. Ví dụ, một nhóm có thể giảm thiểu các cuộc họp bằng cách ghi chép chi tiết. Những nhóm khác có thể sử dụng các mẫu kế hoạch công việc được chia sẻ để hướng dẫn họ.

Điều này tạo ra tính dự đoán trong công việc hàng ngày, giúp các nhà quản lý dự án dự đoán một cách tự tin hơn về những việc cần hoàn thành.

Đánh giá năng suất: Các nhóm ngày nay đang định nghĩa lại năng suất. Không giống như số giờ làm việc được sử dụng làm thước đo cho đến nay, ngày nay, các nhóm đang đo lường kết quả.

Điều này giúp mọi người hiểu rõ hơn. Nó cũng thiết lập cơ sở cho những gì là hiệu quả ở mức hợp lý và thú vị. Kết quả là, các nhóm duy trì năng suất mà không bị kiệt sức, cuối cùng cũng giảm được tình trạng vắng mặt.

Đo lường và theo dõi sự thay đổi văn hóa

Tất cả nỗ lực của bạn đều rất tốt, nhưng làm thế nào để bạn có thể đánh giá một cách khách quan liệu văn hóa có thay đổi hay không?

Đo lường sự thay đổi văn hóa đòi hỏi sự kết hợp giữa các phương pháp định tính và định lượng để đánh giá sự thay đổi trong thái độ, hành vi và chuẩn mực trong tổ chức.

Thiết lập khung đo lường

Một phần mềm nơi làm việc kỹ thuật số như ClickUp có thể giúp mọi người tiếp cận tất cả các khía cạnh của sự thay đổi văn hóa. Ghi lại tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị và hành vi mong đợi bằng ClickUp Docs. Chia sẻ chúng trong toàn tổ chức và mời mọi người đánh dấu chúng để tham khảo sau này.

Xác định các chỉ số hiệu suất chính (KPI)

Xác định các chỉ số và KPI cụ thể phản ánh các đặc điểm văn hóa mong muốn và theo dõi tiến độ theo thời gian. Các chỉ số có thể là một số hoặc tất cả các chỉ số sau đây.

ClickUp Goals cho phép các tổ chức thiết lập và giám sát các chỉ số KPI liên quan đến các sáng kiến thay đổi văn hóa.

Thu thập dữ liệu

Sử dụng khảo sát để thu thập thông tin chi tiết định lượng. Bạn có thể thực hiện khảo sát trải nghiệm nhân viên, như CSAT hoặc NPS, để đánh giá tình cảm. Chế độ xem biểu mẫu của ClickUp được thiết kế chính xác cho mục đích này. Tự động hóa việc thu thập và phân tích dữ liệu ngay trong công cụ quản lý thay đổi của bạn.

Để có cái nhìn sâu sắc hơn, hãy tiến hành các nghiên cứu quan sát và phỏng vấn. Đặt các câu hỏi sâu sắc để hiểu các nhóm cảm nhận thế nào về sự thay đổi văn hóa và những việc bạn có thể làm tốt hơn.

Bạn cũng có thể quan sát các hoạt động hợp tác với Chế độ xem trò chuyện của ClickUp. Nếu mọi người tôn trọng, hỗ trợ và thân thiện với nhau, đó chính là văn hóa của bạn.

Phân tích và tối ưu hóa

Tổng hợp dữ liệu để phân tích sâu hơn. Xác định những khoảng trống và lập chiến lược để lấp đầy chúng.

Ví dụ, nếu một trong những thay đổi hành vi mà bạn dự đoán là mọi người không sử dụng phòng hội nghị ngoài thời gian đã được phân cấp, bạn có thể tạo bản đồ tư duy về nguyên nhân gốc rễ của vấn đề này. Có thể là mọi cuộc họp trong công ty của bạn đều bị trễ. Hoặc những người ở cấp cao hơn trong phân cấp có thể không muốn nhường không gian họp.

Mở Bảng trắng ClickUp và liệt kê mọi rào cản đối với sự thay đổi văn hóa. Sau đó, giải quyết từng rào cản một.

Kỷ niệm những thành công

Hãy nhớ rằng, thay đổi văn hóa là một dự án khổng lồ đòi hỏi thời gian dài. Vì vậy, hãy học cách đánh giá cao những thành công nhỏ và thường xuyên kỷ niệm chúng.

Thúc đẩy thay đổi văn hóa hiệu quả với ClickUp

Thay đổi văn hóa không chỉ là thay đổi cách thức làm việc. Nó đi sâu hơn vào việc chuyển đổi cách mọi người nghĩ, tin tưởng, hành xử và thực hành trong bối cảnh công việc của họ.

Một vấn đề có tầm quan trọng và tác động lớn như vậy không thể xem nhẹ. Trước khi thực hiện bất kỳ thay đổi nào, hãy hiểu rõ tình hình hiện tại. Lập kế hoạch rõ ràng và khả thi với cam kết về tính minh bạch, sự hòa nhập và phúc lợi.

Sử dụng mọi công cụ trong kho vũ khí của bạn để thúc đẩy sự thay đổi văn hóa tích cực. Tại ClickUp, chúng tôi hiểu mục tiêu của bạn và cam kết cung cấp cho bạn những công cụ mạnh mẽ.

Ghi lại tuyên ngôn văn hóa của bạn với ClickUp Docs. Theo dõi tiến độ của bạn với ClickUp Goals. Cộng tác trong thời gian thực với chế độ xem ClickUp Chat.

Sử dụng không gian làm việc kỹ thuật số toàn diện của ClickUp để thúc đẩy sự thay đổi văn hóa.

Dùng thử ClickUp miễn phí ngay hôm nay.

Câu hỏi thường gặp về việc thay đổi văn hóa tổ chức

1. Điều gì thúc đẩy sự thay đổi văn hóa?

Thay đổi văn hóa là một quá trình phức tạp và đa diện, chịu ảnh hưởng của nhiều yếu tố liên quan đến nhau. Các yếu tố bên ngoài thúc đẩy thay đổi văn hóa bao gồm:

Những tiến bộ công nghệ thúc đẩy sự thay đổi văn hóa. Ví dụ, internet đã thay đổi cách thông tin được truyền bá, làm thay đổi cấu trúc quyền lực.

Toàn cầu hóa thúc đẩy sự thay đổi văn hóa bằng cách tạo điều kiện cho việc trao đổi ý tưởng, hàng hóa và thông tin vượt qua biên giới.

Những thay đổi về nhân khẩu học dân số mang đến sự kết hợp của các nhóm đa dạng với những quan điểm và truyền thống khác biệt.

Các phong trào xã hội như phong trào dân quyền, phong trào quyền LGBTQ+ và phong trào #MeToo ảnh hưởng đến thái độ của công chúng và chính sách của tổ chức.

Các yếu tố kinh tế, bao gồm những thay đổi trong mô hình việc làm, phân phối thu nhập và hành vi của người tiêu dùng, định hình sự biến động văn hóa.

Thông thường, các nhà lãnh đạo kinh doanh cũng tìm cách thay đổi văn hóa tổ chức từ bên trong. Vì những lý do như đổi mới, sự nhanh nhạy, lợi thế cạnh tranh, tuân thủ quy định và nhiều lý do khác, các doanh nghiệp dần dần thúc đẩy sự thay đổi văn hóa một cách thường xuyên.

2. Cách tốt nhất để thực hiện thay đổi văn hóa là gì?

Cách hiệu quả nhất để thực hiện thay đổi văn hóa phụ thuộc vào bối cảnh, mục tiêu và thách thức của bạn. Một số chiến lược quản lý thay đổi thường được áp dụng là:

3. Làm thế nào để dẫn dắt sự thay đổi văn hóa?

Dẫn dắt sự thay đổi văn hóa đòi hỏi một cách tiếp cận có suy nghĩ và chiến lược. Dưới đây là một số bước để dẫn dắt sự thay đổi văn hóa một cách hiệu quả: