Lần cuối cùng bạn tắt máy tính lúc 6 giờ chiều và kết thúc một ngày làm việc là khi nào? Hầu hết các chuyên gia ngày nay không tắt máy tính, họ làm việc vào thời gian phù hợp nhất với mình.
Đặc biệt là kể từ khi đại dịch xảy ra, khi mọi người đều làm việc từ xa/kết hợp, giờ làm việc truyền thống 9-5 đã nhường chỗ cho cái gọi là ngày làm việc ba đỉnh.
Ngày ba đỉnh cao là gì?
Ngày ba đỉnh cao là khi một chuyên gia có ba đợt tăng năng suất rõ rệt trong một ngày làm việc — một vào buổi sáng, một sau bữa trưa và một vào cuối buổi tối.
Cho dù đó là trả lời email thêm một lần nữa vào buổi tối hay viết báo cáo sau khi cho con đi ngủ, đỉnh cao thứ ba đang trở thành một phần không thể thiếu trong công việc hiện đại.
Hiểu về ngày làm việc có ba đỉnh cao
Trong thời gian đại dịch, các nhà nghiên cứu của Microsoft đã nhận thấy sự gia tăng trong việc sử dụng Teams vào buổi tối. Xu hướng này tiếp tục duy trì trong một thời gian dài sau đó, với khoảng 30% nhân viên Microsoft có lượng công việc tăng đột biến vào buổi tối, không chỉ trong tin nhắn nội bộ, như được đo lường trong các sự kiện bàn phím dưới đây.
Trước khi tìm hiểu cách tận dụng ngày cao điểm ba đỉnh để mang lại lợi ích cho bản thân, hãy cùng tìm hiểu lý do tại sao xu hướng này lại xuất hiện.
Công cụ kỹ thuật số: Công cụ hợp tác và giao tiếp giúp bạn dễ dàng trả lời tin nhắn bất cứ lúc nào. Công nghệ di động giúp việc này trở nên dễ dàng hơn. Vì vậy, khi có thời gian rảnh vào buổi tối, bạn có thể làm việc.
Các nhóm toàn cầu: Ngày nay, các nhóm đa chức năng làm việc trên nhiều múi giờ. Một nhóm kinh doanh ở Mỹ thường xuyên làm việc với các nhóm kỹ thuật ở Ấn Độ. Thời gian làm việc trùng nhau vào buổi tối, tạo ra những đỉnh cao năng suất mới.
Nhu cầu đa dạng: Các thành viên trong nhóm ngày nay coi công việc và cuộc sống là quan trọng như nhau. Cả cha và mẹ đều chọn đón con đi học, xem trận bóng đá hoặc chỉ xem phim cùng nhau. Đỉnh năng suất thứ ba cho phép họ nghỉ ngơi trong thời gian năng suất thấp mà không mất thời gian.
Khi thế giới đang phát triển sang một mô hình làm việc mới, hãy cùng xem ba đỉnh năng suất là gì.
Giải mã ngày cao điểm ba đỉnh
Ngày làm việc truyền thống từ 9 giờ sáng đến 5 giờ chiều thường có hai thời điểm năng suất cao nhất: một vào buổi sáng và một vào buổi chiều. Tùy thuộc vào nhu cầu của doanh nghiệp và sở thích của nhân viên, họ lên kế hoạch cho ngày làm việc của mình để hoàn thành công việc.
Bây giờ đã có đỉnh thứ ba, hãy xem ba đỉnh này thường kết hợp với nhau như thế nào để tạo thành một ngày làm việc.
Đỉnh cao tập trung
Đây là đỉnh năng suất đầu tiên xuất hiện vào đầu ngày, khi bạn tham gia vào công việc sâu sắc, tập trung, tận dụng mức năng lượng cao và ít yếu tố cản trở năng suất. Đặc biệt nếu bạn là người thích dậy sớm, bạn có thể thích sự yên tĩnh và bình yên vào buổi sáng sớm.
Các nhà văn viết hoặc chỉnh sửa vào buổi sáng. Các nghệ sĩ sáng tác nghệ thuật. Các nhà phát triển giải quyết vấn đề hoặc thực hiện việc mã hóa. Các nhà quản lý dự án sử dụng thời gian này để thu thập dữ liệu và xác định các cơ hội cải tiến.
Đỉnh cao hợp tác
Đây là đỉnh năng suất thứ hai, thường xảy ra vào giữa trưa. Ngay sau bữa trưa, bạn có thể đã mất tập trung so với buổi sáng, nhưng bạn vẫn tràn đầy năng lượng để hoàn thành công việc. Vì vậy, bạn sẽ thực hiện các công việc hợp tác cần thiết.
Một số công việc rất phù hợp để đạt năng suất cao nhất là:
- Trả lời email
- Cuộc gọi nội bộ và cuộc gọi khách hàng
- Trả lời bình luận của thành viên nhóm về công việc
- Đánh giá và phản hồi
Đỉnh phục hồi
Đỉnh cao cuối cùng xảy ra vào cuối buổi tối. Trong kỳ này, bạn có thể kết thúc công việc, lập kế hoạch cho ngày hôm sau hoặc tham gia vào các công việc sáng tạo cần sự suy ngẫm trong yên tĩnh.
Ví dụ, một quản lý dự án có thể xem xét tiến độ trong ngày và đặt ưu tiên cho ngày hôm sau. Một trưởng nhóm có thể xóa các email và tin nhắn nhận được trong buổi chiều.
Đỉnh cao này giúp bạn kết thúc một ngày làm việc và chuẩn bị cho thành công trong ngày hôm sau.
Những ngày cao điểm ba lần ảnh hưởng đến sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống như thế nào
Về cơ bản, khái niệm ngày ba đỉnh thay đổi cách thức làm việc đã tồn tại trong nhiều thập kỷ. Nó thách thức mô hình làm việc 9-5, vốn tự nhiên gây ra lo ngại về việc làm việc quá sức. Đặc biệt là sau đại dịch, mọi người có xu hướng làm việc quá sức vì nhiều lý do khác nhau. Điều này có ảnh hưởng sâu sắc đến sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống.
Quản lý thời gian: Một ngày làm việc tiêu chuẩn 8 giờ hiện nay có ba thời điểm cao điểm, đòi hỏi mỗi cá nhân phải điều chỉnh lịch trình của mình cho phù hợp. Để cân bằng giữa công việc và cuộc sống, điều quan trọng là thời điểm cao điểm thứ ba không làm tăng thêm hai giờ làm việc trong ngày. Điều này cũng có nghĩa là các quản lý dự án cần phải thích ứng với sở thích của từng thành viên trong nhóm khi lên lịch công việc.
Tính sẵn sàng: Đỉnh thứ ba cho thấy nhân viên tri thức có thể làm việc trong vài giờ vào cuối ngày. Đôi khi, việc bắt đầu bằng việc nhanh chóng kiểm tra email hoặc thực hiện một cuộc gọi ngắn trên Microsoft Teams có thể kéo dài đến nhiều giờ. Điều này có thể ảnh hưởng đến thời gian cá nhân của một người, hoặc tệ hơn là ảnh hưởng đến giấc ngủ.
Không gian tinh thần: Khi ngày làm việc kéo dài đến đêm, có nguy cơ công việc sẽ chiếm trọn tâm trí của bạn. Điều này có thể chiếm không gian tinh thần quá mức, khiến nhân viên không thể tập trung toàn bộ tâm trí vào gia đình, bạn bè và cuộc sống cá nhân. Điều này có thể ảnh hưởng tiêu cực đến sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống.
Sự trì hoãn: Khả năng nhân viên đẩy những công việc khó khăn hơn đến cuối ngày là rất cao. Điều này đặc biệt đúng nếu ngày làm việc có nhiều cuộc họp, buộc các thành viên trong nhóm phải làm việc quan trọng đến tận đêm khuya.
Kiệt sức: Những người thường xuyên có ba ngày cao điểm có thể đang làm việc quá sức. Điều này có thể dẫn đến căng thẳng và kiệt sức, khiến họ mất năng suất trong thời gian dài. Duy trì năng suất cao nhất ba lần một ngày có thể gây căng thẳng và gần như không thể thực hiện được.
Mặc dù có những rủi ro tiềm ẩn, ngày ba đỉnh là hiện tượng rất phổ biến và cần được xử lý. Các nhà quản lý nên thích nghi với mô hình mới và lãnh đạo một cách phù hợp.
Vai trò của nhà quản lý trong việc đón nhận những ngày cao điểm ba lần
Các nhà quản lý đóng vai trò cơ bản trong việc đảm bảo các nhóm làm việc hiệu quả và có sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống. Mặc dù xu hướng mới về ngày làm việc ba đỉnh có thể mang lại hiệu quả, nhưng nó có thể gây ra tác động tiêu cực nếu không được quản lý đúng cách.
Để quản lý hiệu quả các nhóm có ngày ba đỉnh cao, các nhà quản lý cần những điều sau đây.
Sự đồng cảm: Hãy nhớ rằng không phải ai cũng có những ngày làm việc hiệu quả cao nhất. Một số người vẫn làm việc từ 9 giờ đến 5 giờ và lên kế hoạch cho cuộc sống của họ xung quanh đó, ngay cả khi họ có lịch làm việc linh hoạt. Vì vậy, đừng mong đợi mọi người đều rảnh rỗi vào ban đêm. Hãy thử các kỹ thuật như trò chơi quản lý thời gian để hiểu cấu trúc ngày làm việc của nhóm bạn và tôn trọng sở thích của họ.
Lập kế hoạch: Đỉnh thứ ba không nhất thiết phải là gánh nặng thêm cho các thành viên trong nhóm vốn đã có 8 giờ làm việc hiệu quả mỗi ngày.
Khuyến khích nhân viên nghỉ giải lao thường xuyên để nạp năng lượng. Cho họ biết rằng họ có thể bắt đầu muộn hoặc nghỉ giải lao vào buổi chiều và trở lại làm việc muộn hơn. Hỗ trợ các sáng kiến thúc đẩy sức khỏe thể chất và tinh thần, chẳng hạn như chương trình tập thể dục, phiên thiền định hoặc tiếp cận các nguồn lực về sức khỏe tinh thần.
Thiết kế môi trường: Tạo môi trường làm việc giảm thiểu kỳ vọng từ đỉnh thứ ba.
- Loại bỏ các yếu tố gây xao nhãng và gián đoạn trong giờ cao điểm đầu tiên hoặc giờ tập trung
- Áp dụng giờ im lặng hoặc thiết lập không gian yên tĩnh riêng trong văn phòng để các thành viên trong nhóm không cần phải làm việc đến tận đêm khuya để tập trung
- Đặt thời gian cho các cuộc họp và tập trung vào chương trình nghị sự
- Sử dụng tài liệu và mô hình làm việc không đồng bộ để tránh các cuộc họp không cần thiết
Đối với những người làm việc từ xa, hãy tận dụng một số mẹo hữu ích cho văn phòng tại nhà.
Phân bổ nguồn lực: Đảm bảo tất cả thành viên trong nhóm có thể truy cập các công cụ, thông tin và nguồn lực để làm việc hiệu quả. Điều này có thể bao gồm việc cung cấp quyền truy cập vào phần mềm cụ thể hoặc phân bổ lại công việc để cân bằng khối lượng công việc.
Khả năng thích ứng: Theo dõi tiến độ trong suốt những ngày cao điểm và cởi mở với phản hồi từ các thành viên trong nhóm. Lắng nghe những gì hiệu quả và những gì không hiệu quả, từ đó điều chỉnh cho phù hợp.
Bất kể sự chuẩn bị của quản lý của bạn như thế nào, bạn vẫn có thể quan sát xu hướng năng suất của mình và tận dụng những ngày cao điểm ba lần để mang lại lợi ích cho bản thân. Hãy cùng xem cách thực hiện nhé.
Cách quản lý ngày cao điểm ba đỉnh
Đầu tiên, hãy đảm bảo rằng bạn thực sự có những ngày ba đỉnh. Chỉ đơn giản là dành thêm thời gian vào ban đêm để bù đắp thời gian đã mất không phải là ba đỉnh. Để có ba đỉnh năng suất, bạn cần có ba khoảng thời gian riêng biệt để hoàn thành công việc tốt.
Dưới đây là một số mẹo để làm điều đó với một công cụ quản lý dự án như ClickUp.
Lập kế hoạch trước
Nếu ngày của bạn là ngày ba đỉnh, hãy lập kế hoạch phù hợp. Chia ngày của bạn thành ba đợt năng suất, mỗi đợt dành cho công việc tập trung, công việc hợp tác và công việc phục hồi khác.
Chế độ xem lịch của ClickUp giúp bạn sắp xếp lịch trình, dễ dàng xử lý ba đỉnh cao. Bạn cũng có thể chặn một số khoảng thời gian nhất định cho các nhiệm vụ cụ thể. Mẫu chặn thời gian hàng ngày của ClickUp phục vụ mục đích này bằng cách hiển thị các nhiệm vụ quan trọng trong giờ cao điểm năng suất.
Với năm chế độ xem và ba trạng thái khác nhau, mẫu dành cho người mới bắt đầu này là một cách tuyệt vời để tối đa hóa khối thời gian hàng ngày của bạn, từ đó mang lại kết quả là năng suất cao hơn.
Ưu tiên
Sắp xếp công việc theo mức độ khẩn cấp và quan trọng. Điều này giúp bạn quyết định việc cần làm trong thời gian năng suất cao nhất và việc có thể giao cho người khác hoặc lên lịch làm sau.
Đặt mức độ ưu tiên cho từng nhiệm vụ bằng chế độ xem ưu tiên nhiệm vụ của ClickUp. Điều này sẽ giúp bạn và nhóm của bạn biết việc cần làm và thứ tự thực hiện, tránh chậm trễ trong việc hoàn thành các nhiệm vụ khẩn cấp.
Dành thời gian nghỉ ngơi đều đặn
Lên lịch nghỉ ngắn giữa các kỳ cao điểm để tránh kiệt sức và duy trì năng lượng cao để tập trung suốt cả ngày. Nghỉ ngơi có thể là tập thể dục, đi dạo, làm sở thích hoặc ngủ ngắn. Hãy làm những việc phù hợp với bạn.
Và đảm bảo rằng thời gian nghỉ là thời gian nghỉ của bạn. Đừng để ai lên lịch cuộc họp vào thời gian đó, vì điều này có thể làm giảm năng suất của bạn hoàn toàn. Sử dụng bất kỳ mẫu quản lý thời gian nào của ClickUp để sắp xếp công việc hàng ngày của bạn.
Sử dụng chế độ xem khối lượng công việc và hoạt động của ClickUp để hiểu bạn có bao nhiêu công việc. Lên kế hoạch nghỉ ngơi phù hợp. Sử dụng nó để xem các thành viên khác trong nhóm của bạn đang bận rộn như thế nào trong trường hợp bạn cần thiết lập cuộc họp hoặc thời gian làm việc chung.
Giao tiếp rõ ràng
Duy trì liên lạc cởi mở với nhóm của bạn về cách bạn sắp xếp giờ làm việc linh hoạt. Ví dụ: nếu bạn có thời gian sáng tạo nhất vào buổi tối muộn, hãy cho đồng nghiệp biết rằng bạn không thể tham gia cuộc họp.
Nếu buổi chiều của bạn dành cho việc bình luận và gửi email, hãy sử dụng chế độ xem trò chuyện của ClickUp để hợp nhất tất cả tin nhắn của bạn vào một nơi, để bạn có thể trả lời phù hợp. Đánh thẻ các thành viên trong nhóm của bạn và thêm bình luận của bạn dưới một nhiệm vụ cụ thể để thông báo cho họ. Nếu họ đang trực tuyến, hãy trò chuyện nhanh để giải quyết các vấn đề cản trở.
Thích nghi
Thường xuyên đánh giá hiệu quả của những ngày cao điểm ba lần bằng ứng dụng lịch làm việc. Đo lường mức năng lượng của bạn. Cởi mở với phản hồi của đồng nghiệp về tác động của nó đối với sự hợp tác. Điều chỉnh thời gian làm việc hiệu quả dựa trên nhu cầu thay đổi của bản thân và nhóm.
Bảng điều khiển ClickUp có thể giúp bạn xem các hoạt động cá nhân của mình trong các nhiệm vụ và dự án để cải thiện mức năng suất.
Hiện nay, ngày ba đỉnh cao là một thay đổi quan trọng trong cách chúng ta làm việc. Giống như bất kỳ điều gì mới mẻ, nó mang đến cả cơ hội và thách thức. Dưới đây là cách tận dụng cơ hội và vượt qua thách thức.
Cơ hội và thách thức của ngày cao điểm ba đỉnh
Mọi đối số đều có hai mặt, ngày ba đỉnh cũng vậy. Một số cơ hội và thách thức lớn nhất là:
- Điều này tạo ra những cơ hội mới cho năng suất. Tuy nhiên, nếu không được quản lý tốt, nó có thể dẫn đến tình trạng kiệt sức
- Một số thành viên trong nhóm có thể bị ép sử dụng đỉnh thứ ba để bù đắp cho sự phân phối công việc không đồng đều
- Thời gian thêm do ba đỉnh cao mang lại có thể dẫn đến tình trạng tê liệt khối lượng công việc
- Tệ hơn nữa, đỉnh ba có thể chiếm dụng nhiều thời gian cá nhân của nhân viên, làm mất đi mục đích ban đầu
Tối đa hóa năng suất của bạn với ClickUp
Mặc dù ngày làm việc ba đỉnh có vẻ hiệu quả, nhưng nó cũng đi kèm với một cái giá. Nếu chỉ coi đó là năng suất bổ sung, bạn có thể sẽ làm việc quá sức và kiệt sức.
Đặc biệt đối với nhân viên làm việc từ xa, ngày làm việc có thể hợp nhất với đêm, trở thành một chu kỳ hoạt động vô tận. Để tránh điều này, bạn cần có các công cụ và quy trình phù hợp.
Phần mềm quản lý dự án, hiển thị khối lượng công việc và các mẫu linh hoạt của ClickUp cung cấp cho bạn mọi thứ bạn cần để tận dụng những ngày cao điểm ba lần.
Dùng thử ClickUp miễn phí ngay hôm nay!
Câu hỏi thường gặp
1. Ngày làm việc có ba đỉnh cao là gì?
Ngày làm việc ba đỉnh cao là một xu hướng năng suất, cấu trúc ngày làm việc xoay quanh ba kỳ năng lượng cao hoặc năng suất cao. Đó là:
- Đỉnh cao tập trung hoặc đỉnh cao buổi sáng
- Đỉnh cao hợp tác hoặc đỉnh cao buổi chiều
- Đỉnh phục hồi hoặc đỉnh vào buổi tối muộn
2. Đỉnh thứ ba trong ngày ba đỉnh là gì?
Đỉnh thứ ba trong ngày có ba đỉnh cao được gọi là đỉnh phục hồi hoặc đỉnh tối muộn.
Đặc trưng của ngày này là sự hồi sinh của năng lượng và sự tập trung, khiến nó trở thành thời điểm thích hợp để hoàn thành công việc trong ngày, tập trung vào các công việc hành chính nhẹ nhàng hơn, lập kế hoạch cho ngày hôm sau hoặc tham gia vào các công việc sáng tạo mà tâm trí thoải mái hơn sẽ mang lại lợi ích.
3. Giờ cao điểm năng suất là gì?
Giờ cao điểm năng suất là thời gian cụ thể trong ngày khi năng lượng, sự tập trung và năng suất tổng thể đạt mức cao nhất. Các kỳ này có thể khác nhau đáng kể giữa các người. Các thời gian cao điểm năng suất phổ biến nhất là:
- Đỉnh cao buổi sáng
- Đỉnh cao buổi chiều
- Đỉnh cao vào buổi tối muộn