Bạn có dành nhiều thời gian để gặp gỡ mọi người không? Nếu có, bạn sẽ biết rằng việc tìm một thời gian thích hợp để gặp gỡ không đơn giản như tưởng tượng.
Trong bối cảnh lịch trình xung đột, các ưu tiên cạnh tranh và quá tải cuộc họp, việc sắp xếp lại lịch họp đã trở nên phổ biến.
Điều đó có thể gây phiền toái, đúng vậy. Đặc biệt là khi bạn là người nhận yêu cầu thay đổi lịch.
Nhưng nếu bạn là người hủy hoặc hoãn cuộc họp do những tình huống bất khả kháng thì sao? Trong những trường hợp như vậy, bạn phải soạn email để thông báo cho những người tham dự về việc hủy cuộc họp và yêu cầu sắp xếp lại lịch.
Nhưng bạn nên làm việc này như thế nào? Bạn cần sự kiên nhẫn, tính chuyên nghiệp và khéo léo.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ chia sẻ các mẹo và ví dụ để giúp bạn sắp xếp lại lịch họp kinh doanh một cách chuyên nghiệp và hiệu quả.
Lý do thay đổi lịch họp
Thời gian là tiền bạc. Bất kỳ nhân viên nào có kinh nghiệm trong doanh nghiệp đều hiểu điều đó.
Khi bạn đã có quá nhiều việc phải làm, sẽ không còn nhiều thời gian để theo dõi các cuộc họp. Do đó, thỉnh thoảng bạn có thể cần sắp xếp lại các cuộc hẹn của mình.
Không thể lập danh sách công việc đầy đủ các lý do để sắp xếp lại cuộc họp, nhưng đây là một số lý do phổ biến:
- Cuộc họp trùng nhau: Một số cuộc họp có thể trùng nhau do xung đột về thời gian và ưu tiên
- Công việc cá nhân và trường hợp khẩn cấp: Bạn có thể không thể tham gia cuộc họp do trường hợp khẩn cấp cá nhân hoặc công việc quan trọng khác
- Vấn đề kỹ thuật: Các vấn đề kỹ thuật như kết nối mạng cũng có thể gây ra sự cố
- Thay đổi ưu tiên: Thay đổi ưu tiên hoặc công việc đột xuất có thể dẫn đến hủy bỏ và sắp xếp lại lịch
- Người tham gia không thể tham dự: Các thành viên quan trọng có thể không thể tham dự vào thời gian đã lên lịch
Bất kể lý do là gì, điều quan trọng là phải thông báo nhu cầu dời lại cuộc họp qua email. Bằng cách đó, người nhận sẽ được thông báo và không bị bỏ lỡ thông tin.
Cách sắp xếp lại cuộc họp một cách hiệu quả và chuyên nghiệp
Trong môi trường chuyên nghiệp, bạn nên giữ tất cả thông tin liên lạc qua email để có thể quay lại hộp thư đến bất cứ lúc nào nếu cần tham khảo. Trong trường hợp phải thay đổi lịch vào phút chót, bạn cũng nên gọi điện thoại để xác nhận lại.
Hãy để chúng tôi hướng dẫn bạn một số điều sẽ giúp bạn sắp xếp lại lịch họp hiệu quả hơn.
Xem lịch được chia sẻ
Khi bạn phải sắp xếp lại cuộc họp với đồng nghiệp hoặc người đã chia sẻ lịch của họ với bạn, bạn luôn có thể chọn xem lịch của nhau trước tiên.
Như vậy, bạn sẽ có thể xác định được ngày và khung giờ phù hợp cho cả hai bên và tránh xung đột lịch trình.
Thông báo sớm qua kênh phù hợp
Thông báo cho nhóm của bạn về sự thay đổi cuộc họp càng sớm càng tốt bằng cách sử dụng kênh chuyên nghiệp như email hoặc công cụ cộng tác như ClickUp.
Thông báo sớm cho phép mọi người điều chỉnh kế hoạch một cách suôn sẻ. Hãy thông báo trước để đồng nghiệp có thể thích ứng mà không căng thẳng. Đồng thời, việc chọn kênh thông báo phù hợp sẽ đảm bảo mọi người nhận được thông báo kịp thời.
Lợi ích của việc sử dụng tính năng cuộc họp của ClickUp là cho phép bạn lưu trữ tất cả thông tin liên quan đến cuộc họp, chẳng hạn như chương trình nghị sự và các mục hành động, ở một nơi. Bạn có thể tránh phải tham khảo nhiều tài liệu và nền tảng khác nhau để tìm kiếm những thông tin chi tiết này.
Giải thích lý do bạn cần dời lại cuộc họp
Hãy cho nhóm của bạn biết lý do tại sao cuộc họp cần thay đổi. Cho dù đó là sự cố kỹ thuật hay nhầm lẫn trong lịch trình, sự thẳng thắn sẽ giúp xây dựng lòng tin.
Lý do rõ ràng sẽ xóa tan mọi lo lắng, giúp nhóm của bạn dễ chấp nhận việc hoãn cuộc họp hơn. Quan trọng là phải cởi mở, tôn trọng thời gian của người khác và giữ mọi người trong vòng thông tin.
Đề xuất ngày và giờ mới (bao gồm các lựa chọn thay thế)
Đề xuất thời gian mới cho cuộc họp và đưa ra các lựa chọn thay thế. Việc cung cấp các lựa chọn giúp mọi người dễ dàng tìm được thời gian phù hợp với công việc của mình.
Điều này đòi hỏi sự hợp tác của cả nhóm và mọi người phải cùng nhau điều chỉnh kế hoạch của mình, giúp quá trình sắp xếp lại lịch làm việc diễn ra suôn sẻ và hợp tác hơn.
Yêu cầu xác nhận
Hãy lịch sự hỏi nhóm của bạn để xác nhận xem thời gian mới có phù hợp với họ không. Điều này đảm bảo sự rõ ràng.
Bằng cách xác nhận, bạn tránh được những hiểu lầm và đảm bảo mọi người đều sẵn sàng cho cuộc họp đã được sắp xếp lại.
Thể hiện sự đánh giá cao và cảm ơn
Sau khi xác nhận thời gian mới, hãy cảm ơn nhóm của bạn vì sự linh hoạt của họ.
Thể hiện lòng biết ơn và ghi nhận nỗ lực của nhóm sẽ tạo ra bầu không khí tích cực, khiến mọi người cảm thấy được trân trọng trong môi trường làm việc hợp tác. Điều quan trọng là ghi nhận sự hợp tác của cả nhóm để sắp xếp lại cuộc họp một cách suôn sẻ.
Học hỏi và cải thiện
Sau cuộc họp, hãy dành một chút thời gian để suy nghĩ về quá trình sắp xếp lại lịch. Xem lại toàn bộ quá trình và rút kinh nghiệm từ đó.
Nếu việc sắp xếp lại lịch trở nên phổ biến, hãy cân nhắc điều chỉnh để tránh thay đổi thường xuyên trong tương lai. Làm cho quá trình diễn ra suôn sẻ hơn, đảm bảo các cuộc họp diễn ra đúng tiến độ. Cải thiện cách tiếp cận của bạn để lập lịch hiệu quả hơn.
Các yếu tố của một cuộc họp thành công Email thay đổi lịch
Bạn muốn thông báo dời lịch họp của mình rõ ràng và thân thiện? Dưới đây là một số phương pháp hay nhất.
Thông báo trực tiếp về việc thay đổi lịch với tiêu đề rõ ràng
Bắt đầu với một dòng tiêu đề rõ ràng. Vui lòng đề cập đến tên hoặc chủ đề của cuộc họp và các từ "dời lịch/đã dời lịch/cập nhật thời gian và ngày", v.v. trong dòng tiêu đề để đảm bảo mọi người hiểu ngay mục đích của email.
Sau đó, thêm một câu trực tiếp nêu chi tiết về đề xuất thay đổi lịch. Nếu không có câu này, email có thể gây nhầm lẫn, khiến người nhận bỏ qua hoặc hiểu nhầm thông điệp.
Sự kết hợp giữa dòng tiêu đề trực tiếp và tuyên bố giúp tăng tính minh bạch. Điều này giúp tránh nhầm lẫn và giúp nhóm của bạn thích ứng với những thay đổi tốt hơn.
Tăng tính rõ ràng trong quá trình sắp xếp lại lịch bằng tính năng email của ClickUp. Gửi email trực tiếp từ không gian cộng tác của ClickUp mà không cần chuyển đổi tab liên tục.
Sử dụng cùng một không gian làm việc cho email giúp đồng nghiệp của bạn có chế độ xem rõ ràng về công việc của họ và đề xuất lịch họp mới dựa trên thời gian rảnh của họ.
Lời chào
Bắt đầu email thay đổi lịch bằng câu chào thân thiện như "Xin chào mọi người" hoặc "Xin chào, nhóm. "
Một lời chào đơn giản sẽ tạo ra một giai điệu tích cực, khiến tin nhắn của bạn trông ít giống email chính thức hơn và giống một cuộc trò chuyện thân thiện hơn. Điều này thể hiện sự quan tâm và tôn trọng đối với nhóm của bạn, khiến họ cởi mở hơn với các đề xuất của bạn.
Lý do cần điều chỉnh lịch họp
Lý do thay đổi lịch là phần không thể thương lượng trong email của bạn. Nếu không nêu rõ lý do, email thay đổi lịch họp có thể khiến người nhận cảm thấy đột ngột hoặc đặt ra câu hỏi, gây ra sự không chắc chắn.
Việc nêu rõ lý do giúp xây dựng niềm tin và tính minh bạch, cho thấy quyết định là cần thiết chứ không phải tùy tiện. Sự rõ ràng này giúp tránh nhầm lẫn và sự phản đối tiềm ẩn từ phía người nhận.
Lý do này phải thuyết phục và không có lỗi — một nhiệm vụ mà ClickUp AI có thể nhanh chóng thực hiện.
Tạo ra những lý do hoàn hảo và thuyết phục để dời lịch cuộc họp chỉ với vài cú nhấp chuột.
Không chỉ giới hạn ở đó, bạn còn có thể sử dụng ClickUp AI để soạn thảo các câu trả lời, biên bản cuộc họp, tóm tắt các chủ đề bình luận, ghi chú chương trình cuộc họp và các nội dung khác chỉ trong vài giây.
Quản lý cuộc họp của bạn với ClickUp rất đơn giản và sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và nỗ lực.
📮ClickUp Insight: ClickUp phát hiện ra rằng 47% cuộc họp kéo dài một giờ hoặc hơn. Nhưng liệu tất cả thời gian đó có thực sự cần thiết? Lý do cho sự hoài nghi của chúng tôi? Chỉ 12% số người được hỏi đánh giá cuộc họp của họ là hiệu quả cao.
Theo dõi các chỉ số như mục hành động được tạo, tỷ lệ thực hiện và kết quả có thể cho biết liệu các cuộc họp dài hơn có thực sự mang lại giá trị hay không.
Các công cụ quản lý cuộc họp của ClickUp có thể giúp bạn! Dễ dàng ghi lại các mục hành động trong các cuộc thảo luận với AI Notetaker, chuyển đổi chúng thành các nhiệm vụ có thể theo dõi và giám sát tỷ lệ hoàn thành — tất cả trong một không gian làm việc thống nhất. Xem cuộc họp nào thực sự mang lại kết quả và cuộc họp nào chỉ làm mất thời gian của nhóm bạn!
Ngày và giờ mới với các tùy chọn linh hoạt
Việc cung cấp ngày và giờ mới kèm theo các tùy chọn là rất quan trọng để sắp xếp lại lịch làm việc một cách hợp tác.
Đề xuất các phương án thay thế thể hiện sự linh hoạt và quan tâm, giúp tìm ra thời gian phù hợp cho tất cả mọi người.
Điều này giúp nhóm làm việc cùng nhau để tìm ra thời gian thích hợp nhất, giúp việc sắp xếp lại lịch làm việc diễn ra suôn sẻ và toàn diện hơn, đồng thời phù hợp với lịch trình của mọi người.
Chế độ xem Lịch của ClickUp cho phép bạn tổ chức các dự án, lập kế hoạch dòng thời gian và quản lý công việc cũng như các cuộc họp của nhóm trên một lịch linh hoạt.
Khi bạn cần sắp xếp lại lịch, chỉ cần kéo và thả công việc hoặc cuộc họp vào vị trí mong muốn, và việc đó sẽ được hoàn thành ngay lập tức.
Hơn nữa, bạn có thể đồng bộ Lịch Google với ClickUp để quản lý cuộc họp dễ dàng hơn.
Lời xin lỗi chân thành và chữ ký của bạn
Kết thúc email thay đổi lịch bằng lời xin lỗi chân thành và chữ ký của bạn sẽ tạo ấn tượng tích cực và giảm bớt sự thất vọng do thay đổi gây ra.
Điều này thể hiện sự tôn trọng thời gian của người khác và thừa nhận bất kỳ sự bất tiện nào gây ra do việc thay đổi lịch trình.
Sự quan tâm cá nhân này cũng thúc đẩy sự hiểu biết lẫn nhau. Bạn không muốn bị đồng nghiệp hoặc khách hàng coi là người vô cảm hoặc thờ ơ, điều này có thể để lại ấn tượng xấu.
ClickUp có thể giúp bạn trong việc này, đặc biệt là với chữ ký của bạn. Thay vì phải viết đi viết lại nhiều lần, tính năng email của ClickUp cho phép bạn tự động thêm chữ ký của mình.
Chỉ cần chọn tùy chọn "Thêm chữ ký" là xong! Chữ ký và chi tiết liên hệ của bạn sẽ xuất hiện ở cuối email dời lịch cuộc họp.
Lịch được cập nhật và đồng bộ
Sau khi cuộc họp được sắp xếp lại, hãy đảm bảo mọi người đều có cùng thông tin bằng cách cập nhật và đồng bộ hóa lịch của bạn. Điều này đảm bảo mọi người đều biết về những thay đổi gần đây, tránh xung đột lịch trình.
Nếu lịch không được cập nhật, ai đó có thể bỏ lỡ thời gian họp mới. Đồng bộ hóa lịch giúp duy trì sự rõ ràng và phối hợp, đảm bảo mọi người đều được thông báo và giảm khả năng xảy ra hiểu lầm hoặc bỏ lỡ cuộc họp.
Giữ mọi người cập nhật với các nhiệm vụ được mã hóa màu và thông tin chi tiết như người được giao và ưu tiên trên Chế độ xem Lịch của ClickUp.
Sử dụng bộ lọc để tập trung vào những việc quan trọng, cho dù đó là dự án cụ thể, ưu tiên hay thậm chí là công việc con.
Nhắc nhở thân thiện
Thiết lập các nhắc nhở thân thiện để đảm bảo mọi người đều chuẩn bị sẵn sàng cho cuộc họp đã được sắp xếp lại. Những nhắc nhở này giúp mọi người nhớ thời gian mới, thúc đẩy tính đúng giờ và giảm khả năng sơ suất.
Bước này đảm bảo nỗ lực dành cho yêu cầu thay đổi lịch họp không bị bỏ qua, duy trì cách tiếp cận hợp tác và có tổ chức đối với những thay đổi trong cuộc họp.
Với ClickUp Reminders, bạn có thể dễ dàng đặt và quản lý nhắc nhở cuộc họp từ bất kỳ thiết bị nào để không bao giờ bỏ lỡ thông tin cập nhật về cuộc họp, bất kể bạn đang ở đâu. Thêm nhắc nhở với các chi tiết như tệp đính kèm, ngày tháng và lặp lại, đồng thời phân công cho nhóm của bạn khi cần thiết.
Bạn cũng có thể đặt nhắc nhở trong phần bình luận cho các cuộc thảo luận quan trọng.
Sử dụng ClickUp để xem và quản lý tất cả các nhắc nhở ở một nơi, giúp xử lý các nhiệm vụ đã hoàn thành, hoãn, sắp xếp lại lịch hoặc phân công nhắc nhở một cách dễ dàng hơn.
Mẫu email để sắp xếp lại cuộc họp
Bạn đang phân vân không biết nên viết email như thế nào và sử dụng giọng điệu giao tiếp nào? Bạn đang tìm kiếm các mẫu để tham khảo?
Có một số mẫu cho các cuộc họp một-một có sẵn trực tuyến sẽ giúp bạn quản lý cuộc họp tốt. Nhiều mẫu trong số đó rất phù hợp để soạn thảo email dời lịch cuộc họp, bất kể loại cuộc họp nào.
Bạn có thể thử sử dụng các mẫu sau:
Mẫu email chính thức
Tiêu đề: Về việc đổi lịch cuộc họp (ngày), (giờ) của chúng ta
Kính gửi (tên),
Tôi rất mong chờ cuộc họp của chúng ta. Tuy nhiên, rất tiếc, tôi phải thông báo rằng tôi không thể tham dự cuộc họp vào (ngày) lúc (giờ) nữa.
(Nếu có thể, hãy giải thích lý do hoãn cuộc họp.)
Tôi xin chân thành xin lỗi vì sự bất tiện này và hy vọng chúng ta có thể dời cuộc họp sang (ngày) (giờ) hoặc (ngày) (giờ). Vui lòng xác nhận qua email hoặc gọi điện nếu bạn có thể tham dự vào ngày dời hoặc đề xuất một ngày thuận tiện cho bạn.
Cảm ơn bạn rất nhiều vì đã dành thời gian và sự kiên nhẫn. Tôi mong được gặp bạn và thảo luận (nội dung cuộc họp) với bạn.
Thân ái,
(tên)
Mẫu email không chính thức
Tiêu đề: Yêu cầu dời lại cuộc họp của chúng ta
Chào mọi người,
Tôi xin thông báo rằng chúng tôi sẽ không thể tiến hành cuộc họp vào (ngày) lúc (giờ) như kế hoạch. (Giải thích lý do thay đổi lịch nếu cần. )
Tôi xin lỗi vì sự bất tiện này.
Tôi hy vọng có thể dời cuộc họp sang một thời gian khác thuận tiện hơn cho tất cả mọi người. Thời gian (ngày) lúc (giờ) hoặc (ngày) lúc (giờ) được không?
Vui lòng xác nhận qua email hoặc gọi điện thoại nếu ngày hoãn phù hợp.
Cảm ơn bạn.
Trân trọng,
(tên)
Bắt đầu sắp xếp lại email của bạn với ClickUp
Nắm vững nghệ thuật sắp xếp lại lịch họp là một kỹ năng quan trọng trong thời đại ngày nay, đặc biệt nếu bạn làm việc trong một không gian hợp tác. Việc làm này một cách hiệu quả là rất quan trọng để duy trì mối quan hệ chuyên nghiệp và năng suất làm việc. Với phương pháp và công cụ phù hợp, bạn có thể xử lý việc sắp xếp lại lịch một cách suôn sẻ.
Kết hợp với các tính năng lập lịch và lịch mạnh mẽ của ClickUp để tìm thời gian mới cho các cuộc họp được sắp xếp lại, thông báo cho người tham dự và cập nhật lịch chỉ với vài cú nhấp chuột. Giao diện trực quan của nó giúp bạn dễ dàng điều phối nhiều lịch trình. Thông báo tự động đảm bảo tất cả các bên được thông báo về những thay đổi ngay lập tức.
Cho dù bạn cần hoãn cuộc họp do có sự cố bất ngờ hay phải lùi thời hạn, ClickUp sẽ hỗ trợ bạn.
Hãy dùng thử ClickUp ngay hôm nay!
Câu hỏi thường gặp
1. Cách thích hợp để sắp xếp lại lịch họp là gì?
Bạn có thể sử dụng bất kỳ kênh liên lạc nào để thông báo cho người khác về việc thay đổi lịch họp. Tuy nhiên, email là cách thuận tiện và chuyên nghiệp nhất để làm việc này.
Đặt giọng điệu lịch sự và tôn trọng, hỏi xem thời gian đề xuất có thuận tiện để tham gia không và xin lỗi vì đã hoãn cuộc họp.
Nếu cần điều chỉnh lịch hẹn gấp, gọi điện hoặc gửi tin nhắn cá nhân có thể là lựa chọn tốt hơn.
2. Làm thế nào để viết email để sắp xếp lại cuộc họp?
Thêm dòng tiêu đề rõ ràng và bắt đầu bằng lời chào hỏi mọi người. Nêu rõ rằng bạn yêu cầu dời lại cuộc họp và đề xuất ngày và giờ có thể tham dự.
Khi bạn không thể soạn thảo email nhanh chóng, bạn luôn có thể dựa vào các công cụ soạn thảo email.
Trong khi soạn thảo email, hãy cố gắng thêm chương trình cuộc họp. Điều này cho thấy rằng bạn vẫn quan tâm đến việc gặp gỡ người nhận vào thời gian sớm hơn hoặc muộn hơn.
3. Phần mềm có thể giúp sắp xếp lại lịch họp như thế nào?
Các công cụ như ClickUp cung cấp các tính năng như chế độ xem lịch, nhắc nhở và lập lịch bằng cách kéo và thả, giúp tổ chức, lập kế hoạch và điều chỉnh lịch họp trở nên dễ dàng.
Các mẫu email tự động và hỗ trợ dựa trên AI có thể hợp lý hóa giao tiếp, đảm bảo quá trình sắp xếp lại lịch làm việc chuyên nghiệp và hiệu quả.