8 công cụ BPM tốt nhất, so sánh theo danh mục năm 2026

Hầu hết các danh sách đề cử công cụ BPM đều gặp vấn đề về phân loại. Chúng so sánh các công cụ dùng để vẽ sơ đồ quy trình, định tuyến phê duyệt, tự động hóa công việc giữa các ứng dụng và điều phối các hoạt động phức tạp như thể chúng đều giải quyết cùng một nhiệm vụ.

Chi phí sẽ tăng cao khi quy trình vượt ra ngoài phạm vi sơ đồ. Báo cáo “State of Agentic Orchestration and Tự động hóa” của Camunda cho thấy các tổ chức hiện đang quản lý trung bình 50 điểm cuối trong các quy trình kinh doanh của mình, và số này đang tăng 14% so với cùng kỳ năm ngoái. Khi ngày càng có nhiều ứng dụng, con người, API và các tác nhân AI tham gia vào quy trình làm việc, việc lựa chọn sai loại phần mềm BPM (quản lý quy trình kinh doanh) sẽ để lại những lỗ hổng rất khó khắc phục sau này.

Một nhóm chỉ cần lập bản đồ luồng phê duyệt sẽ không cần cùng một nền tảng như một ngân hàng phải điều phối các luồng kéo dài trên hàng chục hệ thống. Và một công ty đang cố gắng tự động hóa các yêu cầu của nhân viên có thể sẽ phù hợp hơn với công cụ xây dựng luồng làm việc không cần mã (no-code) hơn là một công cụ điều phối doanh nghiệp.

Trong hướng dẫn này, chúng tôi đã phân loại 8 công cụ BPM hàng đầu theo lĩnh vực mà chúng thể hiện sức mạnh vượt trội nhất: mô hình hóa quy trình, quản lý luồng công việc và phê duyệt, điều phối quy trình, hoặc tự động hóa liên ứng dụng. Bạn cũng sẽ tìm thấy thông tin về giá cả hiện tại, đánh giá của người dùng, các tính năng nổi bật và những giới hạn cần lưu ý trước khi quyết định mua.

So sánh các công cụ BPM trong nháy mắt

Công cụ BPM là gì?

Các công cụ quản lý quy trình kinh doanh (BPM) là các nền tảng phần mềm giúp các nhóm thiết kế, vận hành, đang theo dõi và cải thiện các quy trình kinh doanh có thể lặp lại. Một quy trình là một chuỗi công việc được xác định rõ ràng, bao gồm các quy tắc, người chịu trách nhiệm, quyết định và các bước chuyển giao, chẳng hạn như quy trình tiếp nhận nhà cung cấp, phê duyệt hóa đơn, cấp quyền cho nhân viên hoặc xem xét yêu cầu bồi thường.

Thị trường BPM bao gồm nhiều loại sản phẩm có phần trùng lặp, nhưng có bốn phân khúc hữu ích khi bạn lập danh sách lựa chọn:

Các danh mục này có phần trùng lặp, nhưng sự khác biệt giữa chúng vẫn rất quan trọng khi bạn quyết định mua. Một nhóm tài chính đang cố gắng thay thế quy trình phê duyệt qua email có thể chỉ cần một nền tảng quy trình có thể tùy chỉnh. Trong khi đó, một ngân hàng điều phối đơn xin vay qua nhiều hệ thống cốt lõi có thể cần một hệ thống điều phối bền vững để duy trì trạng thái quy trình, xử lý các sự cố và theo dõi từng bước thực hiện.

Để có cái nhìn tổng quan về các quy trình này khi được mô tả bằng văn bản, tổng hợp các ví dụ về quản lý quy trình kinh doanh của chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn qua một số quy trình từ đầu đến cuối.

Dưới đây là một hướng dẫn ngắn về cách BPM được áp dụng trong các nhóm thực tế:

Bạn nên chú ý những yếu tố nào khi chọn phần mềm BPM?

Khi đã xác định được phân khúc BPM phù hợp với mình, hãy so sánh các công cụ dựa trên những yếu tố quan trọng sau khi triển khai. Chúng tôi đã sử dụng sáu tiêu chí để xây dựng danh sách này: mức độ chi tiết khi mô hình hóa quy trình, độ linh hoạt trong việc định tuyến và chuyển tiếp công việc, lượng dữ liệu có cấu trúc được thu thập trong luồng quy trình, mức độ rõ ràng khi xác định các điểm nghẽn và thời gian chu kỳ, mức độ bảo mật khi kết nối với các hệ thống xung quanh, và liệu trí tuệ nhân tạo (AI) của công cụ có thực sự can thiệp vào quy trình hay chỉ đơn thuần mô tả nó.

Giá cả là một yếu tố cần được xem xét kỹ lưỡng vì lĩnh vực này thường thiên về hướng bán hàng.

Tóm lại, mức giá niêm yết thường không phản ánh đầy đủ thông tin như mô hình cấp phép. Trong các buổi demo, hãy hỏi rõ tiêu chí xác định người dùng trả phí và liệu người tham gia bên ngoài có cần giấy phép hay không. Đồng thời, hãy hỏi cách tính toán mức độ tự động hóa hoặc khối lượng quy trình, cũng như các tính năng quản trị nào được bao gồm trong gói giá tùy chỉnh.

8 công cụ BPM tốt nhất

Tám lựa chọn hàng đầu bao gồm Kissflow, Pipefy, ClickUp, Camunda, Appian, Bizagi, Microsoft Power Automate và Process Street. Mỗi công cụ đều có thế mạnh riêng, từ quy trình phê duyệt không cần lập trình (no-code) đến việc điều phối BPMN có thể thực thi, cho đến các danh sách kiểm tra do con người thực hiện – nơi việc bỏ qua một bước có thể gây ra rủi ro thực sự. Các mục nhập dưới đây sẽ đề cập đến các tính năng nổi bật, mức giá, đánh giá từ người dùng thực tế và những hạn chế của từng công cụ.

1. Kissflow (Phù hợp nhất cho các nhóm kinh doanh cần chuẩn hóa quy trình phê duyệt)

Kissflow là một nền tảng quy trình không cần lập trình dành cho các nhóm kinh doanh tự quản lý luồng công việc của mình nhưng không muốn phải chờ đợi bộ phận CNTT xử lý mọi thay đổi. Ví dụ như các bộ phận vận hành, tài chính hoặc mua sắm. Một yêu cầu mua hàng có thể bắt đầu bằng một biểu mẫu, được chuyển đến người quản lý dựa trên giá trị của yêu cầu, được chuyển lên cấp trên khi việc phê duyệt bị trì hoãn quá lâu và kết thúc với bản ghi chi tiết về ai đã phê duyệt nội dung gì.

Sự tập trung vào người dùng kinh doanh được thể hiện xuyên suốt nền tảng. Các nhóm có thể xây dựng quy trình làm việc một cách trực quan, thêm các đường dẫn có điều kiện và quy trình phê duyệt dựa trên vai trò, đồng thời theo dõi các yêu cầu khi chúng được chuyển giữa các cá nhân. Cách thiết lập này cũng áp dụng cho việc tích hợp nhà cung cấp, yêu cầu chi phí, quyền truy cập của nhân viên, mua sắm và các quy trình khác có lộ trình rõ ràng nhưng có đủ các trường hợp ngoại lệ để khiến việc sử dụng email trở nên không đáng tin cậy.

Trí tuệ nhân tạo (AI) cũng hỗ trợ ngay từ giai đoạn xây dựng. Chỉ cần mô tả quy trình bằng tiếng Anh thông thường, Kissflow sẽ tự động tạo ra một bản phác thảo quy trình làm việc ban đầu. Sau đó, bạn có thể điều chỉnh các trường dữ liệu, quy tắc và lộ trình trước khi bất kỳ ai chạy quy trình đó. Phiên bản đầu tiên được xây dựng nhanh hơn, và người quản lý quy trình vẫn giữ quyền kiểm soát.

Các tính năng nổi bật

Giá cả

Đánh giá

Một người dùng G2 cho biết:

Trình tạo quy trình làm việc kéo và thả, bố cục gọn gàng cùng các trình tạo biểu mẫu trực quan giúp ngay cả những người dùng không có kiến thức kỹ thuật cũng có thể dễ dàng cài đặt và sử dụng. Người dùng đánh giá cao khả năng tự động hóa quy trình, tạo biểu mẫu và quy trình làm việc mà không cần viết mã. Điều này giúp đẩy nhanh quá trình triển khai và giảm sự phụ thuộc vào bộ phận CNTT hoặc các nhà phát triển.

Hạn chế: Kissflow trở nên kém linh hoạt hơn khi phần lớn logic quy trình nằm trong mã hoặc phụ thuộc vào các tích hợp được tùy chỉnh cao giữa các hệ thống cốt lõi.

2. Pipefy (Phù hợp nhất cho hàng đợi yêu cầu của bộ phận tài chính và nhân sự)

Pipefy là một nền tảng quy trình làm việc dựa trên yêu cầu, được xây dựng dựa trên các hàng đợi: công việc bắt đầu từ một biểu mẫu và di chuyển qua các giai đoạn đã định sẵn cho đến khi hoàn thành. Một nhân viên gửi yêu cầu nhập việc, hoặc bộ phận tài chính nhận được yêu cầu hoàn trả chi phí. Pipefy chuyển đổi từng yêu cầu thành một thẻ chứa dữ liệu biểu mẫu, người phụ trách, trạng thái, tài liệu và lịch sử, sau đó di chuyển thẻ đó từ giai đoạn này sang giai đoạn khác cho đến khi yêu cầu được giải quyết.

Cấu trúc này phát huy hiệu quả khi một nhóm phải xử lý nhiều yêu cầu cùng lúc. Mọi người đều có thể xem toàn bộ hàng đợi trên một bảng, được gọi là "pipe". Các quy tắc tự động hóa sẽ được kích hoạt khi một thẻ đạt đến một giai đoạn nhất định, do đó bước tiếp theo sẽ diễn ra tự động. Người gửi yêu cầu có thể kiểm tra trạng thái của yêu cầu bất cứ lúc nào, giúp người phụ trách quy trình không phải liên tục trả lời các câu hỏi kiểu “có cập nhật gì không?”.

Các nhóm nhỏ cũng có một điểm khởi đầu thực tế. Pipefy vẫn cung cấp kế hoạch miễn phí, nên bạn có thể thử nghiệm quy trình xử lý yêu cầu với một nhóm nhỏ trước khi triển khai trên quy mô rộng hơn. Nền tảng này hiện cũng tích hợp các Trợ lý AI. Chúng có thể phản hồi các sự kiện trong quy trình, đọc thông tin, phân tích tài liệu, cập nhật dữ liệu và thực hiện các hành động đã định sẵn trong quy trình làm việc.

Các tính năng nổi bật

Giá cả

Đánh giá

Một người dùng G2 cho biết:

Tôi rất ấn tượng với khả năng của Pipefy trong việc đơn giản hóa quy trình tạo và tự động hóa các luồng công việc có tổ chức mà không yêu cầu kiến thức kỹ thuật. Các công việc lặp đi lặp lại như phê duyệt, đào tạo nhân viên mới và yêu cầu dịch vụ đã trở nên dễ dàng hơn nhờ giao diện trực quan, logic điều kiện và các quy tắc tự động hóa.

Hạn chế: Pipefy trở nên phức tạp hơn khi bạn thêm các quy trình kết nối, cơ sở dữ liệu chia sẻ, tự động hóa và logic tích hợp. Cấu trúc dựa trên yêu cầu của nó cũng ít phù hợp hơn với các quy trình kỹ thuật cần duy trì trạng thái trên các hệ thống backend.

3. ClickUp (Phù hợp nhất cho các quy trình chuyển đổi thành công việc dự án)

ClickUp là một nền tảng quản lý công việc có tính năng tự động hóa quy trình, và nó phù hợp để đưa vào danh sách lựa chọn BPM khi yêu cầu đã được phê duyệt vẫn cần được triển khai thành công việc thực tế. Một yêu cầu tiếp thị đã được phê duyệt sẽ trở thành một chiến dịch với các công việc, người chịu trách nhiệm và ngày đáo hạn. Một yêu cầu từ khách hàng sẽ trở thành một dự án với các sản phẩm đầu ra. Trong khi nhiều công cụ BPM chuyển công việc đó sang một công cụ quản lý dự án riêng biệt, ClickUp giữ nguyên quy trình và công việc phát sinh từ đó tại một nơi duy nhất.

Quy trình bắt đầu từ giai đoạn tiếp nhận. ClickUp Forms thu thập các yêu cầu thông qua các trường điều kiện, và mỗi lần gửi yêu cầu sẽ trở thành một công việc, mang theo dữ liệu biểu mẫu vào quy trình làm việc. ClickUp Tự động hóa sẽ tiếp quản từ đó. Chúng theo dõi các tín hiệu kích hoạt và điều kiện, sau đó phân công công việc, thay đổi trạng thái, cập nhật trường dữ liệu, gửi email hoặc chuyển yêu cầu sang giai đoạn tiếp theo. Bạn có thể bắt đầu từ hơn 100 mẫu có sẵn, hoặc mô tả quy tắc bằng tiếng Anh thông thường và để công cụ tự động hóa cài đặt.

Bảng điều khiển ClickUp đảm nhận việc giám sát. Chúng đang theo dõi thời gian chu kỳ, khối lượng công việc và các Trường Tùy chỉnh trong quy trình làm việc thời gian thực, nhờ đó người phụ trách vận hành có thể phát hiện các điểm nghẽn và các yêu cầu bị đình trệ mà không cần xuất dữ liệu sang công cụ khác.

Các tính năng nổi bật

Giá cả

Đánh giá

Một người dùng G2 đã mô tả:

Điểm nổi bật nhất chính là tính linh hoạt. Tôi có thể quản lý các công việc, quy trình làm việc định kỳ, dự án khách hàng, ghi chú, hạn chót và các quy trình tiêu chuẩn (SOP) tất cả tại một nơi, đồng thời vẫn có thể tùy chỉnh từng không gian làm việc để phù hợp với cách thức hoạt động thực tế của doanh nghiệp. Các chế độ xem, mẫu, tự động hóa và tùy chọn phân công khác nhau đặc biệt hữu ích trong việc duy trì sự tổ chức cho các dự án nhiều bước và đảm bảo không bỏ sót bất kỳ chi tiết nào.

Hạn chế: ClickUp có thể xử lý các luồng công việc vận hành phức tạp, nhưng không phải là một công cụ BPMN chính thức. Bạn sẽ không có được các mô hình quy trình có thể thực thi, mô phỏng token, hay khả năng kiểm soát phối hợp tương tự đối với các quy trình backend chạy trong thời gian dài.

4. Camunda (Phù hợp nhất cho việc điều phối do lập trình viên dẫn dắt trên các hệ thống cốt lõi)

Một số quy trình phát triển thành các hệ thống kỹ thuật, và đó chính là lúc Camunda phát huy tác dụng. Đây là nền tảng điều phối quy trình dành cho các luồng công việc, đã trở thành một phần của kiến trúc phần mềm. Hãy hình dung một đơn xin vay vốn. Nó gọi đến nhiều dịch vụ, chờ đợi đánh giá rủi ro từ con người, kích hoạt một bước kiểm tra khác, vượt qua trường hợp gọi API thất bại, và tiếp tục xử lý sau vài ngày mà không bị mất tiến độ. Điều này hoàn toàn khác biệt so với việc chuyển tiếp một yêu cầu mua hàng giữa hai quản lý.

Camunda giải quyết vấn đề này thông qua BPMN có thể triển khai. Các nhóm mô hình hóa quy trình một cách trực quan, sau đó chạy mô hình đó trên nền tảng Zeebe. Sơ đồ này trở thành một phần của chính phần mềm. Các nhóm kỹ thuật và kinh doanh cùng chia sẻ một chế độ xem thống nhất về luồng quy trình, và nền tảng đang theo dõi từng trường hợp đang được thực thi.

Các nhóm cũng được hiển thị quá trình sau khi triển khai. Operate cho phép họ kiểm tra các phiên chạy quy trình thời gian thực và khắc phục sự cố. Optimize chuyển đổi dữ liệu quy trình thành báo cáo, bảng điều khiển, chỉ số KPI và cảnh báo. Camunda cũng đã tích hợp các tác nhân AI vào cùng một mô hình. Các tác nhân, con người, hệ thống và quy tắc cố định đều nằm trong một quy trình được quản lý thống nhất.

Các tính năng nổi bật

Giá cả

Đánh giá

Một người dùng G2 chia sẻ:

Điều tôi thích ở Camunda là kiến trúc hiện đại, khả năng mở rộng cao và khả năng thiết kế bằng các công cụ đồ họa, cũng như khả năng mô phỏng và kiểm thử các luồng công việc. Khả năng theo dõi các luồng công việc trong quá trình thực thi giúp tôi xác định được các điểm tắc nghẽn và hạn chế trong quá trình thực thi. Tôi cũng đánh giá cao sự linh hoạt trong việc tùy chỉnh các luồng công việc cho phù hợp với hoạt động kinh doanh nhờ vào số lượng lớn các plugin sẵn có và khả năng tích hợp các quy trình kinh doanh tiêu chuẩn.

Hạn chế: Camunda mong muốn các nhóm coi quy trình là một phần của kiến trúc phần mềm. Các kỹ sư vẫn cần phải xây dựng các worker, tích hợp, xử lý lỗi và giám sát vận hành xung quanh mô hình quy trình.

5. Appian (Phù hợp nhất cho quản lý trường hợp tại các doanh nghiệp chịu sự quản lý chặt chẽ)

Appian là một nền tảng quản lý quy trình và hồ sơ với tính năng low-code, được thiết kế để phát triển các ứng dụng xoay quanh các quy trình phức tạp và thay đổi linh hoạt. Nền tảng này thực sự phát huy thế mạnh khi mỗi đối tượng/kỳ/phiên bản thực thi quy trình có thể phát triển theo một kịch bản riêng. Ví dụ, một yêu cầu bồi thường bảo hiểm có thể cần được kiểm tra gian lận; một vụ việc hành chính có thể yêu cầu bổ sung tài liệu mới giữa chừng; hoặc một cuộc điều tra ngân hàng có thể phân nhánh tùy thuộc vào khách hàng, khu vực hoặc mức độ rủi ro. Quy trình có cấu trúc, nhưng không có một lộ trình cố định nào phù hợp với mọi trường hợp.

Appian cung cấp các tính năng hoạt động bên trong các ứng dụng hướng quy trình. Nhân viên xử lý hồ sơ sẽ có một màn hình duy nhất để theo dõi hồ sơ, dữ liệu, tài liệu, lịch sử, công việc và các bước tiếp theo, trong khi nền tảng sẽ tự động điều hành quy trình làm việc ở phía sau. Case Management Studio cung cấp cho người dùng doanh nghiệp các công cụ không cần lập trình (no-code) để thiết lập các loại hồ sơ, biểu mẫu, trường dữ liệu và quy trình làm việc.

Dữ liệu là một lợi thế khác. Công nghệ Data Fabric của Appian thu thập thông tin từ nhiều hệ thống nguồn vào ứng dụng, đồng thời các nhóm vẫn giữ nguyên các hệ thống đó tại vị trí ban đầu. Process HQ sau đó kết hợp dữ liệu quy trình với công nghệ khai thác quy trình (process mining), học máy (machine learning) và trí tuệ nhân tạo tạo sinh (generative AI) để giúp người dùng kinh doanh phát hiện các mẫu và lĩnh vực cần cải thiện.

Các tính năng nổi bật

Giá cả

Đánh giá

Một người dùng G2 chia sẻ:

Tôi hỗ trợ việc quản lý và tự động hóa quy trình kinh doanh bằng Appian. Tôi thấy việc thiết lập ban đầu cực kỳ dễ dàng khi sử dụng cùng với dịch vụ đám mây của họ.

Hạn chế: Lớp low-code của Appian vẫn đòi hỏi chuyên môn về nền tảng cụ thể khi các ứng dụng doanh nghiệp ngày càng phức tạp. Vấn đề cấp phép cũng cần được xem xét kỹ lưỡng khi một quy trình phục vụ một lượng lớn người dùng thỉnh thoảng.

6. Bizagi (Tốt nhất để mô hình hóa quy trình trước khi tự động hóa)

Bizagi hoạt động trong lĩnh vực mô hình hóa và tự động hóa luồng quy trình, và nó rất hữu ích khi vấn đề nảy sinh trước khi tiến hành tự động hóa. Chẳng hạn, nếu nhóm nhận thấy luồng phê duyệt diễn ra chậm chạp hoặc có quá nhiều công việc bị thất lạc giữa các bộ phận. Không ai đã vẽ bản đồ luồng hiện tại đủ chi tiết để thống nhất xem cần thay đổi điều gì.

Bizagi Modeler cung cấp một nền tảng chính thức cho công việc đó. Các chuyên viên phân tích kinh doanh lập bản đồ quy trình theo tiêu chuẩn BPMN 2.0, thêm ghi chú, xác thực sơ đồ và chia sẻ mô hình với những người trực tiếp thực hiện công việc. Ngôn ngữ ký hiệu này mô tả chi tiết các vai trò, các điểm chuyển giao, quyết định, sự kiện và các quy trình con. Điều này giúp phơi bày những phần phức tạp mà một sơ đồ luồng cơ bản có thể che giấu.

Mô phỏng giúp mô hình tiến thêm một bước nữa. Bizagi chạy các kịch bản trên các mô hình quy trình để cho thấy sự thay đổi về khối lượng, thời gian và nhân sự ảnh hưởng đến kết quả như thế nào trước khi nhóm tiến hành thiết kế lại quy trình thực tế. Nếu sau này công ty muốn tự động hóa những gì đã lập bản đồ, nền tảng rộng hơn của Bizagi sẽ mở rộng sang các ứng dụng quy trình và điều phối kinh doanh.

Các tính năng nổi bật

Giá cả

Đánh giá

Một người dùng G2 chia sẻ:

Bizagi giúp thu hẹp khoảng cách giữa quản lý kinh doanh và phát triển CNTT. Bằng cách sử dụng tiêu chuẩn BPMN 2.0, các nhà phân tích không có kiến thức kỹ thuật có thể lập bản đồ trực quan cho các quy trình công việc phức tạp, trong khi các nhóm kỹ thuật có thể biến những mô hình đó thành các ứng dụng chức năng với lượng mã tối thiểu. Một trong những điểm mạnh lớn nhất của Bizagi là Bizagi Modeler, một ứng dụng máy tính để bàn miễn phí cho phép các nhóm thiết kế, lập tài liệu và xuất bản các quy trình công việc, với tính năng kiểm tra lỗi tích hợp sẵn để đảm bảo các sơ đồ tuân thủ các tiêu chuẩn BPMN 2.0.

Hạn chế: Bizagi Modeler xử lý tốt việc thiết kế, lập tài liệu và mô phỏng quy trình, nhưng để đưa mô hình đó vào sản xuất thì cần phải có nền tảng Bizagi rộng hơn và quá trình triển khai phức tạp hơn.

7. Microsoft Power Automate (Phù hợp nhất để tự động hóa các quy trình trên Microsoft 365)

Nếu phần lớn quy trình của bạn đã được triển khai trên nền tảng Microsoft, Power Automate sẽ là lựa chọn lý tưởng. Một luồng điển hình có thể bắt đầu bằng việc bài nộp/gửi biểu mẫu qua Microsoft Forms và lưu trữ trên SharePoint, sau đó chuyển qua thông báo trên Outlook và bước phê duyệt trên Teams trước khi kết quả được xuất sang Excel hoặc Dynamics. Power Automate kết nối các bước này lại với nhau, giúp các bộ phận không cần phải rời khỏi các công cụ hiện có của mình.

Các luồng đám mây (Cloud flows) xử lý các công việc kết nối giữa các ứng dụng. Một sự kiện kích hoạt sẽ khởi động luồng, các điều kiện quyết định bước tiếp theo, và các kết nối truyền dữ liệu giữa các dịch vụ. Điều này rất hữu ích cho các công việc nhỏ nhưng diễn ra liên tục xung quanh Microsoft 365: phê duyệt tài liệu, cảnh báo, yêu cầu của nhân viên, cập nhật dữ liệu và các công việc của quản trị viên theo lịch trình.

Các luồng trên máy tính để bàn mở rộng cùng một nền tảng sang lĩnh vực RPA. Chúng tự động hóa công việc thông qua màn hình Windows khi một ứng dụng cũ thiếu API hoặc trình kết nối mà bạn cần. Các doanh nghiệp chủ yếu sử dụng Microsoft có một giải pháp duy nhất cho các luồng đám mây và một số công việc trên máy tính để bàn cũ nằm bên dưới chúng.

Các tính năng nổi bật

Giá cả

Đánh giá

Một người dùng G2 chia sẻ:

Điều tôi thích nhất là nó cho phép tôi tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại mà không cần phải viết nhiều mã. Có rất nhiều trình kết nối sẵn có, vì vậy việc xây dựng quy trình làm việc giữa các ứng dụng của Microsoft và các dịch vụ khác trở nên rất đơn giản. Các tự động hóa như gửi thông báo, cập nhật tệp, di chuyển dữ liệu hoặc tự động kích hoạt các hành động có thể giúp tiết kiệm rất nhiều nỗ lực thủ công. Tôi cũng đánh giá cao việc công cụ này hòa nhập rất tốt vào hệ sinh thái Microsoft. Vì tôi đã sử dụng các công cụ như Outlook, Teams, SharePoint, Excel và các dịch vụ khác của Microsoft, nên việc tạo luồng làm việc giữa chúng trở nên rất tự nhiên. Giao diện dễ sử dụng và một khi bạn đã xây dựng được một vài luồng, việc tạo ra các luồng mới sẽ trở nên nhanh chóng hơn rất nhiều.

Hạn chế: Power Automate trở nên khó quản lý hơn khi các luồng quy trình mở rộng sang nhiều nhánh, sử dụng các kết nối cao cấp, các lần thử lại và các bước RPA. Hệ thống cấp phép của nó cũng trở nên phức tạp hơn khi bạn vượt ra ngoài phạm vi tự động hóa cơ bản dựa trên người dùng.

8. Process Street (Phù hợp nhất cho các quy trình tiêu chuẩn (SOP) lặp lại và danh sách kiểm tra do con người thực hiện)

Ai cũng biết quy trình là gì, nhưng không phải lúc nào mọi người cũng tuân thủ nó. Đó chính là vấn đề về BPM mà Process Street giải quyết. Nói một cách đơn giản, đây là nền tảng quy trình làm việc và quy trình tiêu chuẩn (SOP) lấy con người làm trung tâm, dành cho các quy trình lặp lại, nơi mọi người cần tuân thủ cùng một quy trình mỗi lần. Các quy trình như tiếp nhận khách hàng mới, chấm dứt hợp đồng với nhân viên, đánh giá bảo mật, kiểm tra và cấp phát máy tính xách tay đều có thể thất bại nếu bỏ qua một bước hoặc khi không ai biết ai là người chịu trách nhiệm cho công việc tiếp theo.

Process Street biến chính quy trình tiêu chuẩn (SOP) thành luồng công việc. Quy trình này không còn chỉ tồn tại trên giấy tờ mà mọi người có thể tuân thủ hoặc không. Nhóm sẽ triển khai một đối tượng/kỳ/phiên bản mới với các công việc, hướng dẫn, phân công công việc, ngày đáo hạn, trường biểu mẫu, quy trình phê duyệt và các nhánh điều kiện được tích hợp sẵn.

Điều này đặc biệt hiệu quả đối với các quy trình có nhiều hoạt động do con người thực hiện. Một danh sách kiểm tra khách hàng mới có thể thay đổi dựa trên câu trả lời của khách hàng, yêu cầu sự phê duyệt của người quản lý trước khi mở tài khoản, phân công công việc cho các vai trò khác nhau và ghi lại những gì mỗi người đã hoàn thành. Kết quả là việc kiểm toán trở nên dễ dàng hơn nhiều so với một danh sách kiểm tra tĩnh được chuyển qua email.

Các tính năng nổi bật

Giá cả

Đánh giá

Một người dùng G2 đề cập:

Process Street được thiết kế tốt và dễ sử dụng. Nếu bạn muốn chuẩn hóa các quy trình kinh doanh của mình thành SOP (Quy trình hoạt động tiêu chuẩn) và sau đó vận hành chúng dưới dạng các luồng công việc lặp lại, đây là phần mềm mà tôi muốn giới thiệu. Chúng tôi đã sử dụng Process Street trong nhiều năm cho các công việc như tiếp nhận khách hàng mới, tiếp nhận và chấm dứt hợp đồng với người dùng từ các khách hàng do chúng tôi quản lý. Bạn có thể tạo các trường biểu mẫu, thêm logic điều kiện và quy trình phê duyệt tại các bước quan trọng – các tùy chọn gần như vô hạn! Phần mềm này có khả năng tích hợp thông qua Zapier và các webhook gốc, và chúng tôi đã thử nghiệm tích hợp Process Street với hệ thống PSA của mình vào thời điểm đó.

Điểm hạn chế: Process Street tập trung vào việc người dùng thực hiện các quy trình lặp lại. Công cụ này có API, webhooks và các tính năng tích hợp, nhưng không được thiết kế để trở thành lớp điều phối chính cho hàng chục dịch vụ backend. Các quy trình làm việc phức tạp cũng có thể mất nhiều thời gian để cài đặt khi chứa nhiều nhánh và quy tắc.

Làm thế nào để chọn công cụ BPM phù hợp?

Việc lựa chọn công cụ BPM phù hợp phụ thuộc vào chủ sở hữu quy trình, nơi công việc diễn ra và mức độ kỹ thuật cần thiết. Đối với các luồng phê duyệt do bộ phận kinh doanh quản lý, bạn nên xem xét Kissflow, Pipefy, ClickUp hoặc Process Street; còn đối với các luồng do bộ phận kỹ thuật quản lý và có nhiều hệ thống, Camunda hoặc Appian là lựa chọn phù hợp. Hãy bắt đầu từ quy trình mà bạn cần cải thiện.

Các sản phẩm này cũng được phân loại theo một tiêu chí hữu ích. Kissflow, Pipefy, ClickUp và Process Street phù hợp hơn khi người dùng tự thực hiện phần lớn quy trình. Camunda và Appian lại phù hợp hơn khi mức độ phức tạp về kỹ thuật và dữ liệu tăng cao. Bizagi phát huy thế mạnh nhất ở giai đoạn trước khi thực thi, còn Power Automate nằm ở vị trí trung gian giữa quy trình làm việc kinh doanh và tự động hóa giữa các ứng dụng.

Nếu hai công cụ vẫn có vẻ ngang nhau, hãy xem xét phần cuối của quy trình. Điều gì sẽ xảy ra sau khi được phê duyệt, sau khi có trường hợp ngoại lệ hoặc sau khi hệ thống gặp sự cố? Việc chuyển giao đó thường cho thấy nền tảng nào phù hợp với quy trình làm việc.

Tại sao hầu hết các dự án BPM lại bị đình trệ sau giai đoạn lập sơ đồ?

Một dự án BPM có thể trông rất hoàn hảo trên giấy nhưng vẫn có thể thất bại trong thực tế. Các nhóm có thể lập bản đồ mọi bước chuyển giao, thống nhất về luồng lý tưởng và ghi chép rõ ai chịu trách nhiệm cho từng bước, nhưng cuối cùng lại phát hiện ra rằng công việc thực tế vẫn diễn ra qua email, bảng tính và các cuộc hội thoại bên lề.

Điều này rất quan trọng bởi vì bản đồ quy trình sẽ có giá trị giới hạn nếu nhóm không có phương pháp nhất quán để vận hành, rà soát và cải tiến quy trình sau khi triển khai. Theo thời gian, mọi người sẽ tìm ra các giải pháp thay thế, quy trình phê duyệt trở nên lỏng lẻo và luồng công việc được ghi chép sẽ không còn khớp với thực tế diễn ra.

Trí tuệ nhân tạo (AI) và tự động hóa có thể làm cho sự sai lệch đó trở nên hiển thị hơn, nhưng chúng không giải quyết được vấn đề cốt lõi của quy trình. Nếu quyền sở hữu không rõ ràng, thiếu quy tắc hoặc việc chuyển giao công việc không chặt chẽ, những vấn đề đó sẽ trực tiếp ảnh hưởng đến quy trình làm việc tự động.

Từ đó, hãy lựa chọn công cụ phù hợp với những điểm yếu thực tế của bạn. Nếu quy trình vẫn chưa rõ ràng, hãy bắt đầu bằng việc mô hình hóa. Nếu nhân viên liên tục bỏ qua quy trình làm việc đã thống nhất, hãy tập trung vào khâu thực thi và phê duyệt. Và nếu quy trình bị gián đoạn khi chuyển đổi giữa các hệ thống, bạn cần một cơ chế điều phối mạnh mẽ hơn.

Trước khi quyết định mua bất kỳ công cụ nào, hãy thử thực hành với một số ví dụ về tự động hóa quy trình kinh doanh và vạch ra một quy trình của riêng bạn từ khi bắt đầu đến khi hoàn thành. Hãy xem xét những điểm nào công việc bị đình trệ, ai là người ra quyết định cho từng bước, dữ liệu nào được chuyển giao và điều gì sẽ xảy ra khi một bước gặp sự cố. Những chi tiết này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về công cụ BPM mà bạn cần so với một danh sách dài các tính năng.

Công cụ BPM của bạn cần đảm bảo quy trình luôn diễn ra suôn sẻ

Một công cụ BPM thực sự phát huy tác dụng khi quy trình vẫn tiếp tục diễn ra sau khi ai đó gửi yêu cầu, phê duyệt một bước hoặc chuyển công việc cho nhóm tiếp theo.

Đó chính là nơi bạn có thể khám phá ClickUp. Các biểu mẫu (Forms) thu thập thông tin đầu vào, Tự động hóa (Automations) điều hướng công việc qua các giai đoạn phù hợp, Bảng điều khiển (Dashboards) hiển thị những nơi yêu cầu đang bị chậm trễ, và ClickUp Brain có thể trả lời các câu hỏi trong không gian làm việc trực tiếp. Các Super Agents cũng có thể đảm nhận các phần cụ thể của quy trình, trong khi các công việc, tài liệu (Docs), người phụ trách và thời hạn hoàn thành được kết nối chặt chẽ với cùng một luồng công việc.

Vì vậy, nếu các quy trình kinh doanh của bạn đã được chuyển thành các dự án và công việc được phân công, hãy dùng thử ClickUp miễn phí để tập trung quy trình làm việc và các công việc phát sinh từ đó tại một nơi duy nhất.

Các câu hỏi thường gặp về các công cụ BPM

Sự khác biệt giữa BPM và BPMN là gì?

BPM là lĩnh vực rộng hơn bao gồm thiết kế, vận hành, đo lường và cải tiến các quy trình kinh doanh. BPMN, hay Mô hình và Ký hiệu Quy trình Kinh doanh, là một ngôn ngữ trực quan tiêu chuẩn để mô tả các quy trình đó. BPMN 2.0 sử dụng các ký hiệu chia sẻ cho các sự kiện, công việc, cổng, nhóm và làn, cho phép các nhóm kinh doanh và kỹ thuật đọc cùng một mô hình quy trình. Một số nền tảng BPM, chẳng hạn như Camunda và Bizagi, hoạt động trực tiếp với BPMN. Các nền tảng khác, bao gồm Kissflow và Pipefy, cho phép các nhóm vận hành các quy trình kinh doanh mà không cần sử dụng ký hiệu BPMN chính thức.

BPMS là gì?

BPMS, hay Hệ thống Quản lý Quy trình Kinh doanh, là phần mềm hỗ trợ nhiều giai đoạn trong vòng đời BPM trên một nền tảng duy nhất. Điều này có thể bao gồm mô hình hóa quy trình, thực thi luồng công việc, quy tắc kinh doanh, biểu mẫu, giám sát và phân tích quy trình. Thuật ngữ này có nhiều điểm trùng lặp với “phần mềm BPM”. Trên thực tế, BPMS thường đề cập đến các nền tảng rộng hơn có thể vừa thiết kế vừa vận hành quy trình, trong khi các công cụ BPM hẹp hơn có thể tập trung chủ yếu vào mô hình hóa, tự động hóa luồng công việc hoặc điều phối.

Microsoft Power Automate có phải là một công cụ tự động hóa BPM không?

Microsoft Power Automate chủ yếu là một nền tảng tự động hóa quy trình làm việc và RPA, nhưng nó có thể xử lý nhiều trường hợp sử dụng BPM. Các nhóm có thể sử dụng nó để chuyển tiếp các yêu cầu phê duyệt, di chuyển dữ liệu giữa các ứng dụng, tự động hóa các công việc lặp lại, quản lý hàng đợi công việc và phân tích quy trình bằng khai thác quy trình. Công cụ này không cung cấp khả năng mô hình hóa và thực thi quy trình dựa trên BPMN như Camunda hay Bizagi. Điều đó khiến nó phù hợp hơn khi nhiệm vụ chính là tự động hóa công việc trên Microsoft 365 và các hệ thống được kết nối, thay vì chạy một quy trình BPMN chính thức.

Các công cụ BPM mã nguồn mở tốt nhất là gì?

Flowable, jBPM, Bonita, Operaton và Activiti là những lựa chọn mã nguồn mở nổi tiếng dành cho các nhóm muốn xây dựng dựa trên BPMN hoặc các công cụ xử lý quy trình. Lựa chọn phù hợp phụ thuộc vào việc bạn cần một nền tảng quy trình hoàn chỉnh, một công cụ có thể nhúng hay chủ yếu là các công cụ BPMN. Hãy lưu ý khi so sánh với Camunda. Phiên bản Camunda 8 hiện tại không chỉ đơn thuần là một nền tảng BPM mã nguồn mở miễn phí dành cho sản xuất. Camunda cho phép sử dụng miễn phí theo hình thức Tự quản lý (Self-Managed) cho công việc phát triển và các công việc không liên quan đến sản xuất, trong khi việc triển khai vào môi trường sản xuất yêu cầu giấy phép Enterprise.

Sự khác biệt giữa BPM và tự động hóa quy trình làm việc là gì?

Tự động hóa quy trình làm việc xử lý một chuỗi các công việc đã được xác định, chẳng hạn như chuyển yêu cầu chi phí để phê duyệt hoặc cập nhật CRM sau khi biểu mẫu được gửi đi. BPM bao quát toàn bộ vòng đời của quy trình: xác định quy trình, mô hình hóa, cải tiến, vận hành, đo lường kết quả và điều chỉnh theo thời gian. Điều đó có nghĩa là tự động hóa quy trình làm việc có thể là một phần của BPM. Nếu quy trình đã rõ ràng và bạn chủ yếu muốn loại bỏ các bước chuyển giao thủ công, thì tự động hóa quy trình làm việc có thể là đủ. Nếu chính quy trình cần được thiết kế lại, quản trị, đo lường hoặc phối hợp từ đầu đến cuối, BPM có phạm vi rộng hơn.

Jira có phải là một công cụ BPM không?

Jira là một công cụ theo dõi vấn đề với các quy trình làm việc có thể tùy chỉnh, chứ không phải là một công cụ BPM chuyên dụng. Các nhóm vẫn thực hiện các quy trình kinh doanh trên nền tảng này, vì các quy trình làm việc của Jira hỗ trợ trạng thái tùy chỉnh, chuyển đổi và quy tắc tự động hóa. Tuy nhiên, Jira thiếu khả năng mô hình hóa theo tiêu chuẩn BPMN 2.0, mô phỏng quy trình và kiểm tra sự tuân thủ. Jira hoạt động hiệu quả cho các quy trình liên quan đến kỹ thuật nhưng lại không phù hợp lắm với các chuỗi phê duyệt trong lĩnh vực tài chính hoặc nhân sự.

Sự khác biệt giữa BPM và RPA là gì?

BPM quản lý quy trình kinh doanh từ đầu đến cuối, trong khi tự động hóa quy trình bằng robot (RPA) tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại riêng lẻ trong quy trình đó. Hai công nghệ này thường được sử dụng cùng nhau. Ví dụ: phần mềm BPM có thể điều hành quy trình hóa đơn từ khi nhận đến khi phê duyệt và thanh toán. Một bot RPA có thể xử lý một bước bằng cách sao chép dữ liệu hóa đơn vào một ứng dụng cũ hơn không có API. Microsoft Power Automate kết hợp tự động hóa quy trình làm việc với RPA trên máy tính để bàn vì lý do này.