Có nhiều phương pháp được nghiên cứu kỹ lưỡng để quản lý dự án thành công, và một trong những phương pháp quản lý dự án phổ biến nhất là các dự án trong môi trường được kiểm soát, hay PRINCE2. Phương pháp dựa trên quy trình này tập trung vào việc chia dự án của bạn thành các giai đoạn được xác định rõ ràng, có thể kiểm soát, tất cả đều nhấn mạnh vào tổ chức.
Đó là lý do tại sao các công cụ quản lý dự án giúp bạn duy trì sự tổ chức và quản lý từng giai đoạn là rất quan trọng để triển khai thành công phương pháp PRINCE2.
May mắn thay, có các nền tảng phần mềm PRINCE2 dành cho mục đích đó. Tuy nhiên, không phải mọi công cụ và nền tảng PRINCE2 đều giống nhau, và bạn cần biết những tính năng phần mềm nào cần tìm để chọn phần mềm PRINCE2 tốt nhất cho nhu cầu quản lý dự án của mình.
Công cụ PRINCE2 là gì?
Các công cụ PRINCE2 là các chương trình phần mềm quản lý dự án chuyên dụng, cho phép các nhà quản lý dự án và nhóm của họ triển khai chiến lược quản lý dự án PRINCE2 một cách hiệu quả.
Phương pháp này có bảy nguyên tắc khóa:
- Duy trì tính hợp lý trong kinh doanh với các lợi ích, chi phí và rủi ro được xác định rõ ràng
- Áp dụng kinh nghiệm học được từ các dự án trước để cải thiện hiệu suất trong tương lai
- Tạo vai trò và trách nhiệm rõ ràng trong nhóm dự án
- Lập kế hoạch, giám sát và kiểm soát dự án theo từng giai đoạn
- Chuyển vấn đề lên cấp quản lý cao hơn, nhưng chỉ khi nhóm không đáp ứng các tiêu chí định sẵn
- Tập trung vào việc quản lý việc giao sản phẩm với các yêu cầu cụ thể và phạm vi dự án rõ ràng
- Điều chỉnh các phương pháp PRINCE2 để phù hợp với dự án cụ thể và quy trình làm việc của dự án đó
Phần mềm dự án PRINCE2 hỗ trợ bảy giai đoạn này bằng cách cung cấp một khung quản lý dự án có cấu trúc để quản lý nhóm và tất cả các thành viên dự án hợp tác. Khung này đảm bảo một môi trường được kiểm soát tuân thủ các tiêu chuẩn quản lý dự án PRINCE2.
Những yếu tố cần lưu ý khi chọn công cụ PRINCE2?
Phương pháp quản lý dự án PRINCE2 rất cụ thể, vì vậy hãy tìm một công cụ tích hợp tốt với bảy giai đoạn của phương pháp này hoặc ít nhất là cho phép bạn tự thực hiện việc này.
Một số hàm của công cụ quản lý dự án tuân thủ các nguyên tắc PRINCE2 bao gồm:
- Phù hợp với phương pháp PRINCE2: Công cụ phải tích hợp bảy nguyên tắc của PRINCE2, đảm bảo môi trường dự án phù hợp với phương pháp này
- Giao diện thân thiện với người dùng: Các nhà quản lý dự án và thành viên nhóm có các kỹ năng kỹ thuật khác nhau sẽ sử dụng công cụ này. Công cụ này phải đủ dễ sử dụng để tất cả họ có thể điều hướng và sử dụng, đồng thời làm rõ vai trò của từng người dùng trong từng phần của dự án
- Khả năng tùy chỉnh: Môi trường dự án sẽ khác nhau cho mỗi dự án. Một công cụ dễ dàng thích ứng với quy trình làm việc của nhóm sẽ rất hữu ích, đặc biệt là khi có vấn đề phát sinh và quản lý việc giao sản phẩm
- Hợp tác: Các thành viên dự án nên làm việc cùng nhau một cách liền mạch. Bảng dự án nên cho phép các thành viên nhóm xem công việc của mình và giao tiếp hiệu quả, đồng thời chuyển giao kinh nghiệm từ các dự án trước đó
- Báo cáo và phân tích: PRINCE2 nhấn mạnh việc lập kế hoạch và giám sát ở mọi giai đoạn, vì vậy bạn cần có cái nhìn tổng quan về tiến độ. Công cụ này phải tạo ra các báo cáo để hỗ trợ việc này
- Tích hợp: Hoàn thành dự án phức tạp không chỉ dựa vào phần mềm quản lý dự án. Mọi công cụ trong hệ thống phải tích hợp với phần mềm PRINCE2 để đồng bộ hóa dữ liệu
10 nền tảng phần mềm PRINCE2 được đánh giá cao nhất cho quản lý dự án
Nếu bạn là chuyên gia quản lý dự án và đang tìm kiếm các công cụ tương thích với PRINCE2, mười sản phẩm trong danh sách này sẽ giúp bạn thu hẹp phạm vi tìm kiếm.
1. ClickUp
ClickUp là giải pháp quản lý dự án tất cả trong một với các tính năng mạnh mẽ phù hợp với toàn bộ khung PRINCE2. Người quản lý dự án có thể tạo kế hoạch dự án chi tiết, đặt cột mốc và quản lý các phụ thuộc bằng cách sử dụng phương pháp có cấu trúc mà PRINCE2 yêu cầu.
Các tính năng hợp tác và quản lý công việc cho phép các thành viên trong nhóm xác định vai trò của mình trong khi tham gia vào các mục tiêu và tiến độ chung của dự án. Bảng điều khiển thời gian thực cho phép bạn theo dõi tiến độ của từng cá nhân với các chế độ xem có thể tùy chỉnh để bạn có thể tập trung vào từng giai đoạn của dự án.
Chức năng theo dõi thời gian giúp các dự án đúng tiến độ và hoàn toàn phù hợp với trọng tâm của PRINCE2 là quản lý ranh giới giai đoạn. Lập lịch cũng cho phép phân bổ nhân viên hiệu quả, từ đó cải thiện quản lý giao sản phẩm.
Các tính năng tốt nhất của ClickUp
- Các phụ thuộc và cột mốc để quản lý các giai đoạn dự án
- Báo cáo và phân tích để duy trì tính hợp lý trong kinh doanh
- Công cụ tài liệu mạnh mẽ để tạo tài liệu khởi động dự án
- Trạng thái và quy trình công việc tùy chỉnh để kiểm soát các giai đoạn một cách hiệu quả
- Biểu đồ Gantt và chế độ xem dòng thời gian để lập kế hoạch dự án
Giới hạn của ClickUp
- Giao diện có thể ban đầu gây nhầm lẫn
- Ứng dụng di động có tính năng hạn chế hơn so với phiên bản máy tính
Giá ClickUp
- Miễn phí vĩnh viễn
- Không giới hạn: 7 USD/tháng cho mỗi người dùng
- Kinh doanh: 12 USD/tháng cho mỗi người dùng
- Enterprise: Liên hệ để biết giá
- ClickUp AI: Có sẵn để mua trong tất cả các gói trả phí với giá 5 USD cho mỗi thành viên Không gian Làm việc và khách nội bộ mỗi tháng
Xếp hạng và đánh giá ClickUp
- G2: 4.7/5 (2.000+ đánh giá)
- Capterra: 4.7/5 (2.000+ đánh giá)
2. OpenProject
Nền tảng mã nguồn mở và có thể tùy chỉnh cao này dành cho các nhóm muốn kết hợp nhiều phương pháp quản lý dự án khác nhau. OpenProject hoạt động với các dự án kiểu cổ điển, linh hoạt hoặc kết hợp, bao gồm PRINCE2. Nó rất chú trọng đến bảo mật dữ liệu và, là một dự án mã nguồn mở, tính minh bạch của phần mềm. Công cụ này lưu trữ dữ liệu dự án trong một môi trường được kiểm soát, cho phép bạn quyết định chia sẻ thông tin với ai.
Các nhóm quản lý dự án có thể sử dụng các công cụ Agile, Scrum và Kanban để phù hợp với quy trình làm việc ưa thích của họ, và Team Planner là một cách hữu ích để phân công công việc và tổ chức mọi người.
Các tính năng tốt nhất của OpenProject
- Nền tảng mã nguồn mở, có thể tùy chỉnh và mở rộng
- Các mẫu PRINCE2 và gói công việc để tuân thủ tốt hơn khung công việc
- Lộ trình và dòng thời gian để lập kế hoạch và hình dung các giai đoạn dự án
- Tích hợp theo dõi và quản lý công việc
- Cộng tác thời gian thực cho văn bản và cuộc họp
Giới hạn của OpenProject
- Thiết lập ban đầu khó khăn
- Giao diện người dùng lỗi thời
- Thiếu các tính năng nâng cao có trong các công cụ quản lý dự án khác
Giá cả của OpenProject
- Miễn phí
- Cơ bản: 7,25 USD/tháng cho mỗi người dùng
- Chuyên nghiệp: 13,50 USD/tháng cho mỗi người dùng
- Premium: 19,50 USD/tháng cho mỗi người dùng
- Doanh nghiệp: Liên hệ bộ phận bán hàng để biết thông tin về giá cả
Đánh giá và nhận xét về OpenProject
- G2: 3.7/5 (22 đánh giá)
- Capterra: 4.5/5 (100+ đánh giá)
3. Wrike
Công cụ quản lý dự án đa năng này sẽ giúp bạn hợp lý hóa các quy trình công việc giữa các bộ phận. Mục tiêu của Wrike là tập trung công việc để bạn có thể giám sát các công việc và đảm bảo các kết quả dự án được thực hiện đúng tiến độ khi bạn chuyển sang các giai đoạn khác nhau của phương pháp PRINCE2.
Wrike đi kèm với một số tính năng tự động hóa, giúp giảm bớt các công việc tốn thời gian và giúp các thành viên trong nhóm tập trung vào giai đoạn cốt lõi của dự án. Các hàm hợp tác giúp toàn bộ nhóm tập trung vào công việc và phối hợp nhịp nhàng khi dự án tiến độ. Bảng điều khiển và quy trình công việc có thể tùy chỉnh giúp bạn dễ dàng điều chỉnh Wrike cho phù hợp với từng dự án cụ thể.
Các tính năng tốt nhất của Wrike
- Bảng điều khiển và quy trình công việc có thể tùy chỉnh
- Tích hợp với một mảng rộng các công cụ của bên thứ ba
- Biểu đồ Gantt để lập kế hoạch dự án trực quan
- Cộng tác và chỉnh sửa tài liệu theo thời gian thực
- Báo cáo chi tiết và phân tích
Giới hạn của Wrike
- Giao diện lộn xộn với nhiều tính năng
- Tùy chỉnh có thể yêu cầu các kế hoạch cấp cao hơn
- Lỗi nhỏ thỉnh thoảng xảy ra
Giá Wrike
- Miễn phí
- Nhóm: 9,80 USD/tháng
- Kinh doanh: 24,80 USD/tháng
- Enterprise: Liên hệ bộ phận bán hàng để biết giá
Đánh giá và nhận xét về Wrike
- G2: 4.2/5 (3.400+ đánh giá)
- Capterra: 4.3/5 (2.400+ đánh giá)
4. MindManager
MindManager không chỉ là một công cụ quản lý dự án; nó là một nền tảng trực quan giúp biến ý tưởng thành các cấu trúc có tổ chức, chẳng hạn như bản đồ tư duy, sơ đồ và dòng thời gian. Bên cạnh các hàm PRINCE2, nó còn có các tính năng brainstorming mạnh mẽ.
MindManager tích hợp các tính năng có thể điều chỉnh để phù hợp với nhu cầu lập kế hoạch dự án của mọi người, từ cá nhân đến doanh nghiệp lớn. MindManager tích hợp với nhiều ứng dụng kinh doanh phổ biến khác để nâng cao hơn nữa chức năng này.
Các tính năng tốt nhất của MindManager
- Công cụ lập bản đồ tư duy nâng cao để động não và lập kế hoạch
- Tích hợp với các ứng dụng phổ biến, như MS Office và SharePoint
- Dòng thời gian dự án và biểu đồ Gantt
- Quản lý công việc và tài nguyên
- Các điểm đánh dấu trực quan để theo dõi tiến độ dự án
Giới hạn của MindManager
- Không có nhiều tính năng như các công cụ quản lý dự án chuyên dụng khác
- Giao diện người dùng có thể trực quan hơn
- Tính năng cộng tác giới hạn
Giá cả của MindManager
- Chuyên nghiệp: $169/năm
- Enterprise: Liên hệ bộ phận bán hàng để biết giá
Đánh giá và nhận xét về MindManager
- G2: 4.5/5 (150+ đánh giá)
- Capterra: 4.6/5 (69 đánh giá)
5. Praxie
Praxie là một nền tảng chuyển đổi kỹ thuật số dựa trên AI có thể số hóa hoàn toàn một doanh nghiệp với chi phí thấp hơn so với các phần mềm doanh nghiệp khác. Bạn có thể tự động hóa các hàm thường dùng, giúp nhóm dự án tập trung vào các công việc quan trọng. Sản phẩm này rất chú trọng đến tính tùy chỉnh, vì vậy bạn có thể dễ dàng cài đặt môi trường dự án để tập trung vào các phương pháp quản lý dự án PRINCE2 cụ thể.
Các tính năng báo cáo thời gian thực cung cấp dữ liệu để hỗ trợ tính hợp lý kinh doanh liên tục của dự án. Các công cụ cộng tác khuyến khích giao tiếp giữa các thành viên dự án.
Các tính năng tốt nhất của Praxie
- Dễ sử dụng với hướng dẫn chi tiết trong suốt quá trình
- Đủ linh hoạt để phù hợp với bất kỳ quy trình làm việc nào
- Báo cáo và bảng điều khiển giúp thông tin phức tạp trở nên dễ hiểu
- Bộ sưu tập nội dung sẵn có tuyệt vời
Giới hạn của Praxie
- Hàm xuất có thể gây ra vấn đề
- Một số tùy chọn tùy chỉnh khó sử dụng
- Thiếu một số tính năng của các sản phẩm khác
Giá cả của Praxie
- Miễn phí vĩnh viễn
- Mẫu chuyên nghiệp: 9,95 USD/tháng cho mỗi người dùng
- Ứng dụng cao cấp: 24,95 USD/tháng cho mỗi người dùng
- Enterprise: Liên hệ bộ phận bán hàng để biết giá
Đánh giá và nhận xét từ Praxie
- Capterra: 4.1/5 (12 đánh giá)
6. Celoxis
Celoxis là một công cụ quản lý dự án toàn diện khác. Bạn có thể tạo một kế hoạch dự án động, tự động cập nhật theo điều kiện thay đổi, giữ cho mục tiêu tổng thể của dự án đi đúng hướng. Chức năng báo cáo nâng cao cho phép bạn tạo báo cáo trạng thái dự án để đảm bảo trường hợp kinh doanh phù hợp với dự án.
Celoxis có các tính năng quản lý tài nguyên để giúp kiểm soát chi phí, ngăn ngừa thâm hụt ngân sách và đóng dự án sớm.
Các tính năng tốt nhất của Celoxis
- Các hàm quản lý dự án toàn diện
- Bảng điều khiển và báo cáo có thể tùy chỉnh
- Quản lý rủi ro và theo dõi vấn đề
- Quản lý tài chính, bao gồm theo dõi chi phí và lập ngân sách
- Một mảng rộng các tích hợp
Giới hạn của Celoxis
- Giao diện người dùng lỗi thời so với các đối thủ cạnh tranh
- Đường cong học tập dốc
- Tùy chỉnh phức tạp
Giá cả của Celoxis
- Đám mây: 22,50 USD/tháng
- On-Premise: Liên hệ bộ phận bán hàng để biết giá cả
Đánh giá và nhận xét của Celoxis
- G2: 4.3/5 (78 đánh giá)
- Capterra: 4.4/5 (250+ đánh giá)
7. FunctionFox
Các chuyên gia sáng tạo là mục tiêu chính của FunctionFox. Nó bao gồm các tính năng như theo dõi bảng chấm công và giám sát ngân sách, phù hợp với các nguyên tắc kinh doanh của phương pháp PRINCE2.
FunctionFox chia dự án thành các danh sách công việc cần làm và biểu đồ Gantt để nhóm dự án có thể dễ dàng theo dõi tiến độ dự án, điều chỉnh các ưu tiên của mọi người. Với trọng tâm là quản lý việc giao sản phẩm, FunctionFox có thể giúp nhóm hoàn thành dự án đúng thời hạn và đáp ứng các yêu cầu về chất lượng.
Các tính năng tốt nhất của FunctionFox
- Theo dõi thời gian và chi phí
- Lập lịch dự án và phân bổ nguồn lực
- Mẫu dự án có thể tùy chỉnh
- Biểu đồ Gantt cho dòng thời gian dự án trực quan
- Báo cáo chi tiết và phân tích
Giới hạn của FunctionFox
- Giao diện người dùng lỗi thời, có thể trực quan hơn
- Tích hợp bên thứ ba bị giới hạn
- Tùy chỉnh giới hạn
Giá cả của FunctionFox
- Cổ điển: 5 USD/tháng cho mỗi người dùng
- Premier: 10 USD/tháng cho mỗi người dùng
- Nội bộ: 20 USD/tháng cho mỗi người dùng
Đánh giá và nhận xét của FunctionFox
- G2: 4.3/5 (48 đánh giá)
- Capterra: 4.5/5 (150+ đánh giá)
8. Ravetree
Ravetree là một chương trình quản lý dự án tất cả trong một, cung cấp nhiều công cụ để triển khai hiệu quả phương pháp PRINCE2 trong quá trình phát triển dự án. Ví dụ, hàm quản lý tài nguyên cung cấp cho bạn tổng quan về sức chứa ở cấp độ cá nhân, nhóm và tổ chức, giúp bạn nhanh chóng và dễ dàng phân công công việc cho nhân viên có sẵn.
Các mẫu dự án giúp việc lập kế hoạch trở nên dễ dàng, cho phép bạn nhanh chóng tạo bản tóm tắt bao gồm mọi thứ từ bước đầu tiên đến quá trình cuối cùng. Theo dõi thời gian và chi phí giúp đảm bảo dự án vẫn khả thi.
Các tính năng tốt nhất của Ravetree
- Quản lý công việc linh hoạt với hỗ trợ cho Scrum và Kanban
- Quản lý tài nguyên và theo dõi thời gian
- Lưu trữ tệp và quản lý tài sản kỹ thuật số
- Cổng thông tin khách hàng để giao tiếp tốt hơn
- Theo dõi tài chính, bao gồm quản lý chi phí
Giới hạn của Ravetree
- Thiết lập ban đầu phức tạp
- Ứng dụng di động có thể mạnh mẽ hơn
- Lỗi và sự cố nhỏ thỉnh thoảng xảy ra
Giá cả của Ravetree
- 39 USD/tháng cho mỗi người dùng
Đánh giá và nhận xét từ Ravetree
- G2: 4.1/5 (23 đánh giá)
- Capterra: 4.3/5 (21 đánh giá)
9. Zenkit
Zenkit là một công cụ quản lý dự án linh hoạt cho phép bạn tạo dự án một cách đơn giản nhưng hiệu quả. Nổi tiếng với khả năng thích ứng, Zenkit cho phép bạn chuyển đổi giữa các chế độ xem khác nhau, trình bày dữ liệu một cách thuận tiện nhất và dễ dàng thích ứng với bảy nguyên tắc PRINCE2.
Bạn có thể kiểm soát các giai đoạn và đảm bảo mọi người tập trung vào công việc với tính năng cộng tác mạnh mẽ của Zenkit. Các thành viên trong nhóm có thể xem kế hoạch dự án tổng thể và vai trò của mình trong đó.
Các tính năng tốt nhất của Zenkit
- Các chế độ xem linh hoạt bao gồm Kanban, danh sách, bảng, lịch và bản đồ tư duy
- Trường và biểu mẫu tùy chỉnh để thu thập dữ liệu
- Tích hợp với các công cụ phổ biến, chẳng hạn như Slack và Lịch Google
- Có thể mở rộng để phù hợp với các nhóm ngày càng lớn
- Giao diện người dùng đơn giản và trực quan
Giới hạn của Zenkit
- Chức năng biểu đồ Gantt giới hạn
- Ứng dụng di động cần được cải thiện
- Các tính năng báo cáo có thể mạnh mẽ hơn
Giá cả của Zenkit
- Miễn phí
- Thêm: $9/tháng
- Kinh doanh: 25 USD/tháng
- Enterprise: Liên hệ bộ phận bán hàng để biết giá
Đánh giá và nhận xét về Zenkit
- G2: 4.7/5 (81 đánh giá)
- Capterra: 4.6/5 (200+ đánh giá)
10. Asana
Asana là một trong những công cụ quản lý dự án lớn nhất và phổ biến nhất trên thị trường. Người dùng yêu thích nó vì bộ tính năng mạnh mẽ và giao diện thân thiện với người dùng.
Asana cung cấp cho bạn tất cả các công cụ cần thiết để xác định nhiệm vụ của dự án và triển khai bảy giai đoạn của PRINCE2. Một tính năng quan trọng là chế độ xem dòng thời gian, cung cấp cái nhìn tổng quan về kế hoạch dự án và tiến độ của dự án. Các tính năng báo cáo phong phú giúp bạn dễ dàng trình bày trường hợp kinh doanh của dự án.
Các tính năng tốt nhất của Asana
- Quản lý công việc và dự án với quy trình làm việc tùy chỉnh
- Chế độ xem dòng thời gian để lập kế hoạch và biểu đồ Gantt
- Danh mục đầu tư để giám sát nhiều dự án
- Tự động hóa để giảm công việc thủ công
- Tích hợp với nhiều công cụ phổ biến, chẳng hạn như Slack và Google Drive
Giới hạn của Asana
- Đắt tiền đối với các nhóm lớn hoặc các tính năng nâng cao
- Giao diện quá phức tạp đối với người dùng mới
- Các tính năng báo cáo có thể mạnh mẽ hơn
Giá Asana
- Miễn phí
- Premium: 10,99 USD/tháng cho mỗi người dùng
- Kinh doanh: 24,99 USD/tháng cho mỗi người dùng
- Enterprise: Liên hệ bộ phận bán hàng để biết giá
Đánh giá và nhận xét về Asana
- G2: 4.3/5 (9.000+ đánh giá)
- Capterra: 4.5/5 (12.000+ đánh giá)
Bắt đầu với phương pháp PRINCE2
Bây giờ chúng ta đã xem xét các sản phẩm phần mềm PRINCE2 tốt nhất hiện có, tất cả những gì còn lại là bạn áp dụng phương pháp này vào công việc. Với một công cụ quản lý dự án toàn diện như ClickUp, bạn sẽ có một địa điểm tập trung để xác định nhiệm vụ của dự án, trình bày và cập nhật trường hợp kinh doanh, đồng thời triển khai tất cả bảy giai đoạn của phương pháp PRINCE2.
Không tin chúng tôi? Hãy thử tự mình trải nghiệm. Tạo tài khoản ClickUp miễn phí và dùng thử một trong những công cụ quản lý dự án tốt nhất trên thị trường hiện nay.