Kurucu veya lider iseniz, çoğu gün binlerce küçük kararın birbiriyle çakıştığını hissedersiniz. Sabah uyandığınızda bir planınız vardır, ancak bir saat içinde yorum konularıyla karşılaşırsınız, onay talepleri birikir ve sabah 8'de acil olan işler 11'de unutulur. Öğle vakti geldiğinde, aslında ilk olarak ne üzerinde çalışmanız gerektiğini söylemek zorlaşır.
Bu boşluk, kendi ş akışlarımda gördüğüm şeyi tam olarak yansıtıyor. Kullandığım araçların (görev listeleri, panolar, gösterge panelleri) bana ne olduğunu gösterdiğini, ancak bugün neyin önemli olduğunu göstermediğini fark ettim. İşte o zaman bana bu konuda yardımcı olacak yeni bir tür takım arkadaşına yöneldim.
ClickUp içindeki bir AI takım arkadaşı: AI ile görev önceliklendirme için oluşturulmuş Daily Focus Super Agent.
Yalıtılmış AI asistanlarının aksine, Süper Ajanlar ClickUp Çalışma Alanınızda yer alır ve işinizle ilgili gerçek bağlamı (görevler, belgeler, sohbetler, son tarihler ve etkinlikler) bir arada bulurlar ve öncelikleri insanlara anlaşılır bir şekilde ortaya çıkarmaya yardımcı olurlar.
Hakkımda: ClickUp Onaylı Danışman ve Verimlilik Uzmanı
Ben Yvonne "Yvi" Heimann, ClickUp Onaylı Danışman ve İş Verimliliği Koçu, ve bu zorluğu çok iyi biliyorum. Yakın zamanda düzenlenen bir ClickUp Topluluğu web seminerinde, işimde ClickUp Süper Ajanlarını nasıl kullandığımı paylaştım.
Bu yazıda, Daily Focus Super Agent'ı şu amaçlarla nasıl kullandığımı anlatacağım:
- "Mesajla halledilebilecek" toplantıları atlayın
- Önemli olanı, önemli olduğu anda ortaya çıkarın.
- Dağınık faaliyetleri basit, eyleme geçirilebilir bir odak listeye dönüştürün.
Bu, yöneticilerin yerini almak veya işinizi yapay zekaya devretmekle ilgili değildir. Süper Ajanlar, şirketinizi sizin yerinize yönetmek için değil, kararları daha hızlı almanıza ve bir sonraki adımda neye odaklanmanız gerektiğini bilmenize yardımcı olmak için vardır.
📚 Ayrıca okuyun: İşlerinizi Nasıl Önceliklendirirsiniz?
AI ile görev önceliklendirme modern takımlar için neden önemlidir?
Son birkaç yılda, takımların uğraştığı iş hacmi patlama yaşadı. Bilgi çalışanlarının %40'ı günde 26'dan fazla araç arasında geçiş yapıyor ve tipik bir çalışma haftasının neredeyse %60'ı "işle ilgili işler" için harcanıyor. Gerçek yürütme yerine koordinasyon, bağlam değiştirme ve durum güncellemeleri düşünün.
Verimlilik her zaman daha fazla görev yapmakla ilgili değildir. Her gün şu soruyu güvenilir bir şekilde yanıtlamakla ilgilidir: "Önce ne üzerinde çalışmalıyım?" Geleneksel yapılacaklar listeleri ve gösterge panelleri yakında yapılması gereken her şeyi gösterebilir, ancak bağlamı anlamazlar.
İyi tasarlanmış Alanlar, Listeler ve ş Akışları olsa bile, ClickUp'ta olanlarla gerçekte tamamlananlar arasında hala bir uçurum var. İşler, sistem bozuk olduğu için değil, şu nedenlerle duruyor:
- Hiç kimse en önemli sonraki adımları tutarlı bir şekilde ortaya koymuyor.
- Kararlar ve onaylar konu dizilerinde kalıyor
- Sahipler, bir şeyin bloklandığını veya bugün teslim edilmesi gerektiğini her zaman fark etmezler.
İşte bu yüzden AI görev önceliklendirme giderek daha popüler hale geliyor.
Bu, önemli olanı seçmenin bilişsel yükünü azaltır. Birden fazla kaynaktan bağlamı sentezler ve tutarlı karar kuralları uygular.
Daily Focus Super Agent'ın sağladığı avantaj budur. Bu nedenle, benim hedefim, profesyonel bir operasyon asistanı gibi davranan ve önemli hiçbir şeyin gözden kaçmamasını sağlayan bu Super Agent'ı oluşturmaktı.
📚 Ayrıca okuyun: AI ile Görev Öncelik Etiketleri Oluşturma
ClickUp Süper Ajanları AI ile Görev Önceliklendirmesini Nasıl Mümkün Kılar?
ClickUp Süper Ajanlarını ilk duyduğumda meraklandım ama temkinliydim. Gerçek işinizle bağlantılı kalıp kalamayacağını görene kadar, pek çok AI aracı sadece moda bir kelime gibi geliyor.
ClickUp Süper Ajanları, sadece metin üretmekle kalmayıp bağlamı da anladıkları için farklıdır. Çalışma alanınızda yer alırlar, izinlerinizi anlarlar ve görevleri, sohbetleri, belgeleri, programları ve etkinlikleri gerçek işin bağlantılı unsurları olarak görürler.
Bu video, bunların nasıl iş yaptığını açıklıyor:
Görev önceliklendirme için bu, Super Agent'ınızın gerçek faaliyetlerinizi, son teslim tarihlerinizi ve sahiplik durumunuzu inceleyerek tüm bunları kullanarak gereksiz ayrıntıları ortadan kaldırmanıza yardımcı olduğu anlamına gelir.
Oluşturduğum özel Super Agent, tek bir basit işe odaklanıyor: Çalışma Alanımı taramak ve bugün önemli olan şeylerin açık ve öncelikli bir listesini sunmak.
Beni (en iyi şekilde) yönlendiren Süper Ajan ile toplantı yapın
Super Agent'ım, ClickUp'ın sol tarafındaki AI sekmesi altında yer alıyor. Orada, Günlük Odaklanma ve Görev Dağıtma Asistanı adını verdiğim bir araç geliştirdim.
Bunu asla uyumayan bir operasyon şefi olarak düşünüyorum. Görevi basit ama çok etkilidir:
- Çalışma Alanımdaki etkinliklere göz atın
- Bugün gerçekten önemli olanı belirleyin
- Bana doğrudan kısa ve net bir odak liste sunun.
Ajanın tetikleyicisi nedir?
Hafta içi her sabah, tam olarak saat 8:00'de, ajan otomatik olarak çalışır. Benim bir düğmeye tıklamayı veya bir raporu kontrol etmeyi hatırlamamı beklemez; uyanır, neler olup bittiğini tarar ve yeni bir odak mesajı hazırlar. Görev listem ve kişisel önceliklerimin yanı sıra, son teslim tarihlerini, durum değişikliklerini, bahsetmeleri ve sahipliği de dikkate alır, böylece öncelik listesi son derece bağlamsal olur.
Ajan, en önemli önceliklerimi nasıl belirliyor?
Her sabah ClickUp'ı açtığımda, Super Agent'ımdan bugün odaklanmam gereken üç konuyu içeren bir direkt mesaj alıyorum.
Her öncelik şunları içerir:
- Nedir: ClickUp'ta doğrudan bağlantılı görev adı
- Neden bugün: Bunun neden şu anda önemli olduğuna dair tek cümlelik bir açıklama
- Nasıl ele alınmalı: Açık bir etiket — Yapılacak İşler, Karar Verme veya Delege Etme
Mesajın üstüne, ajan bu üç odak görevini Görev Önceliklerime ekler, böylece hemen halledemesem bile gün boyunca görünürlükleri devam eder. Bu özelliği yararlı kılan şey, sadece görevleri çekmekle kalmayıp, bunların aciliyetinin ardındaki mantığı açıklamasıdır.
Ayrıca, ana listeyi gürültüyle boğmadan dikkat edilmesi gereken birkaç öğeyi de vurgular.
Başka bir gösterge paneli veya sonsuz bir liste sunmak yerine, Super Agent'ım bu faaliyeti net bir rehberliğe dönüştürüyor. Böylece, bu üç şey tamamlandıysa, gelen kutular, görünümler ve panolarla uğraşmak zorunda kalmadan "daha ileriye" gidebileceğimi biliyorum.
Ayrıca, ajan odak listesini ClickUp'taki gerçek görevlerle ilişkilendirdiği için, anında harekete geçebiliyorum. Araçlar arasında geçiş yapmam veya bağlam parçalarını bir araya getirmeye çalışmam gerekmiyor.
📚 Ayrıca okuyun: Süper Ajan Nasıl Seçilir?
Aşırı Yük Olmadan Önceliklendirme: Çıktıyı Sınırlamak Bu Aracı Gerçekten Kullanılabilir Kılan Neden
Bir AI ajanına her şeyi izlemesi ve her şeyi özetlemesi için talimat vermek cazip gelebilir. Ancak bu, ajanı ve sizi daha az etkili hale getirmenin en hızlı yoludur.
Bu yüzden Daily Focys Super Agent'ımı kasıtlı olarak sınırlandırıyorum:
- Sadece üç öncelik
- Birkaç "dikkat edilmesi gereken nokta"
- Küçük bir açık eylem etiketleri seti
Kolayca başlayın. Gerçekten üç odak noktasıyla başlayın ve başka nelere dikkat etmeniz gerektiğini öğrenin. Ardından bunun üzerine inşa edin.
Bu tasarımın iki önemli nedeni vardır:
- Çok fazla çıktı, insanı bunaltır. Ajan size bir yığın görev verirse, diğer tüm gürültülü bildirimler gibi bunu da görmezden gelirsiniz.
- Komut kalitesi her şeydir. Super Agent'a karar vermesini söylediğiniz şekilde — neye değer verdiğiniz, bilgileri nasıl almak istediğiniz — onun gerçekten yararlı olup olmadığını belirleyen faktördür.
Kapsamı sınırlayarak ve karar kurallarını netleştirerek, ajan sadece bir uyarıdan ziyade güvenilir bir ses haline gelir.
ClickUp Süper Ajanı ile AI Görev Önceliklendirme, Güne Başlama Şeklinizi Nasıl Değiştiriyor?
Bu kurulumdan önce, takımım daha geleneksel bir günlük çalışma yöntemi izliyordu: gelen kutularını kontrol etmek, panoları incelemek, görünümler arasında geçiş yapmak ve en önemli olanları bir araya getirmeye çalışmak.
Artık günler farklı başlıyor:
- Süper Ajan, Çalışma Alanını zaten taramıştır.
- En önemli üç öncelik, bağlam ve eylem etiketleriyle birlikte DM'ime geliyor.
- Yüksek öncelikli görevler öne çıkarılır ve kaybolmamaları için işaretlenir.
Bu Süper Ajan çalışmaya başladığından beri uzun zamandır bu kadar yüksek verimlilikte olmamıştım.
Bu Süper Ajan çalışmaya başladığından beri uzun zamandır bu kadar yüksek verimlilikte olmamıştım.
Günü her yerde çılgınca başlatmak ve işleri çözmeye çalışmak yerine, şunu biliyorum:
- Hangi kararları vermem gerekiyor?
- Kişisel olarak yapılacak görevler
- Hangi öğeler daha ileriye devredilmelidir?
Bu, görevlerinizi, belgelerinizi, projelerinizi ve yapay zekayı bir araya getiren ClickUp gibi birleşik Çalışma Alanı ’nda yapay zeka ile görev önceliklendirmesinin vaat ettiği şeydir. Her sabah daha az gürültü, daha fazla odaklanma ve karar vermeye hazır bir liste ile karşılaşırsınız.
📚 Ayrıca okuyun: Daha İyi Otomasyon için AI Ajanı Nasıl Oluşturulur?
Kendi Günlük Odak Süper Aracınızı Nasıl Oluşturabilirsiniz (Sürüm 1)
Super Agent yapılandırmamın ardındaki ilkeler, herhangi bir takımın uyarlayabileceği kadar basittir.
Kendi birinci sürümünüzü nasıl oluşturacağınız aşağıda açıklanmıştır:
1. Ajanın tek ve net bir görevi olsun
Tek görevi günlük odaklanma olan bir Süper Ajan ile başlayın, her şeyi aynı anda yapmaya çalışmayın.
📌 Net iş örnekleri:
- "Hafta içi her sabah, Çalışma Alanımdaki en önemli üç önceliğimi bana söyle."
- "Durmuş ve benim kararımı bekleyen yüzeysel işler"
- "Onayları ve konu dizilerini, engelleyici olduğum yerleri vurgulayın."
Ajanınızın iş tanımı belirsizse, çıktısı da belirsiz olacaktır.
2. Çıktıyı, gerçekten harekete geçeceğiniz şeylerle sınırlayın
Ajanınızın geri dönüşünü sınırlayın:
- Bugün odaklanılması gereken en önemli üç görev
- Dikkat edilmesi gereken ek öğelerin kısa bir listesi
- Her bir öncelikli öğenin bugün neden önemli olduğuna dair tek cümlelik açıklamalar
Bu, odak listesini gerçekten okuyup kullanabileceğiniz kadar kısa tutar.
3. Ajanınıza karar verme sürecinizi öğretin
Buradaki sihir sadece Super Agent'ın neye baktığı değil, nasıl karar vermesi gerektiği konusunda aldığı talimatlarda yatıyor.
Komutunuzda ve yapılandırmanızda şunlara dikkat edin:
- Hangi sinyallerin en önemli olduğunu açıklayın (örneğin, son teslim tarihleri, bahsetmeler, durum değişiklikleri).
- Takımınız için "acil" kelimesinin gerçek anlamını netleştirin.
- Günlük DM'lerde görmek istediğiniz üslup ve biçimleri belirtin.
Ajan, gerçek karar verme sürecinizi ne kadar yakından yansıtıyorsa, sizi "anlayan" bir insan operasyon asistanı gibi hissettirir.
4. Bir ajanla başlayın, ardından tekrarlayın
Ve son olarak, en önemli tavsiyem: Aynı anda beş Süper Ajan oluşturmaya çalışmayın.
- Tek bir günlük odak ajanı ile başlayın
- Bir süre çalıştırın.
- Neyin iş yaptığını (ve neyin iş yapmadığını) öğrenirken komut istemini ve filtreleri ayarlayın.
Birinci sürüm güvenilir bir şekilde yardımcı olduğunda, delegasyon ş Akışları, takım düzeyinde odaklanma veya raporlama için ek Süper Ajanlara genişleyebilirsiniz.
💡 Profesyonel İpucu: Günlük Odak Süper Aracısı oluşturmak için tek bir satır kod yazmanıza gerek yoktur. ClickUp'ın doğal dil Süper Aracı oluşturucusu, aracının gerçekleştirmesini istediğiniz şeyi açıklarken sizi adım adım yönlendirir. Ayrıca, takip soruları sorar ve AI Hub'da davranışını iyileştirir.
AI kenar çubuğundan yeni bir ajan oluşturmaya başladığınızda, oluşturucu sizi ajanın bilgi kaynaklarını seçme, tetikleyicileri (günlük program gibi) ayarlama ve işinizle ilgili nasıl akıl yürüteceğini şekillendirme aşamalarında yönlendirir.
Bir Süper Ajan oluşturulduktan sonra, DM göndererek veya zamanlamaya göre çalıştırarak doğrudan profilinden test edebilir ve iyileştirebilirsiniz. Süper Ajanlar, Çalışma Alanınızda görevler, belgeler, sohbetler ve zamanlamalar gibi tüm bağlamı kapsadığından, bu şekilde yapılandırmak gerçek ve ilgili önceliklendirme bilgisi sağlar.
📚 Ayrıca okuyun: ClickUp'ta AI destekli ş akışları oluşturma konusunda daha fazla ilham almak için şuraya göz atın:
Gününüzün ilk "toplantısı" olarak kendi Süper Ajanınızı oluşturun
Sonuç olarak? Süper Ajanlar, her adımı tek tek takip etmenize gerek kalmadan işlerin ilerlemesine yardımcı olmalıdır.
Sonuç olarak? Süper Ajanlar, her adımı tek tek takip etmenize gerek kalmadan işlerin ilerlemesine yardımcı olmalıdır.
ClickUp'ta halihazırda gerçekleşen her şeyi (görevler, yorumlar, süreçler ve öncelikler) basit, günlük odak mesajlarına dönüştürerek, Super Agent'ım:
- Önemli işlerin aksamasını önler
- Durum toplantılarına olan ihtiyacı azaltır
- Her sabah bana sakin ve kendinden emin bir başlangıç noktası sağlıyor.
Kendi çalışma alanınızda bunu denemeye hazırsanız:
- İlk Süper Ajanınız için net bir görev tanımlayın (günlük odak noktası başlamak için harika bir yerdir).
- Çıktıyı kısa, kullanışlı bir listeyle sınırlandırın (üç öncelik, birkaç bilgi notu).
- Karar verme şeklinizi öğretin, ardından en yararlı olduğunu düşündüğünüz şeye göre yineleyin.
Küçük adımlarla başlayın, kararlı olun ve ClickUp Süper Ajanlarının, yoğun gününüze daha fazla araç veya gösterge paneli eklemeden projelerinizi ilerleten tutarlı bir operatör olmasına izin verin.
ClickUp Süper Ajanlarını buradan ücretsiz deneyin!
Yvonne Heimann, FemAuthority LLC'nin kurucusu, Ask Yvi'nin CEO'su ve Boss Your Business Academy'nin oluşturucusudur. Burada, kuruculara basit sistemler ve AI destekli ş akışları aracılığıyla sürdürülebilir işler kurmalarına yardımcı olmaktadır. ClickUp uzmanı ve otomasyon stratejisti olarak, manuel işleri azaltma, uygulamayı iyileştirme ve insan odaklı tasarımla büyümeyi teşvik etme konusunda uzmanlaşmıştır.