"Nasıl bu kadar çabuk geç oldu?"
Dr. Seuss'un ünlü sözü o zamanlar çok anlamlıydı ve bugün daha da anlamlı hale geldi.
Sosyal medya sizin görüşlerinizi istiyor.
İnternette başka bir makale daha sizi bekliyor.
Telefonunuzdan gelen her ses ve zil sesi dikkatinizi gerektirir.
Çok geçmeden, kesintisiz iki saatlik iş saatleriniz 2 dakikaya inecek.
"Yine mi?" diyorsunuz kendinize. Ama yine oldu. Tüm yollar ertelemeye ve dikkatinizin dağılmasına yol açtı.
Bizim için umut var mı?
Hayatımda, çok odaklanmış ya da harika, verimli faaliyetlerle meşgul olduğum için zamanın uçup gittiği dönemler oldu. Diğer günler ise tamamen kaçıp gitti.
Zaman yönetimi, yapmamız gereken görevleri ve faaliyetleri tamamlamak için zamanımızı akıllıca kullanmaktır.
Ve zaman, biz ne yaparsak yapalım ilerlemeye devam eder. Onu daha verimli kullanmak ise bize kalmış.
Zaman yönetimi teknikleri ve zaman yönetimi ipuçları hakkındaki bloglarımızı inceleyin.
Zamanımızı geri kazanmak için uygulayabileceğimiz temel zaman yönetimi stratejileri nelerdir?
1. Günlük hedefler belirleyin
Bugün ne yapacağınızı bilmiyorsanız, zamanınızı iyi yönetemediğiniz için kendinize nasıl kızabilirsiniz? Sorunun bir kısmı yanlış beklentilerdir. Kendinize herhangi bir hedef veya yapılacaklar listesi belirlemezseniz, "hiçbir şey yapmadığınız" için kendinize kızmayın
Yapılması gerekenlerin ne olduğu konusunda belirsiz bir fikre sahip olmak, bir yapılacaklar listesi hazırlamak ve kontrol etmek yerine, verimsizliğin ve kötü zaman yönetiminin kara deliğidir.
ClickUp'ta, günlük standup toplantılarımızın bir parçası olarak her gün üzerinde çalıştığımız hedefleri ve görevleri listeliyoruz. Ayrıca önceki gün üzerinde çalıştığımız işleri de listeliyoruz. Her seferinde tam olarak eşleşmiyorlar (ve dürüst olmak gerekirse, düşündüğümüzden daha fazlasını yapıyoruz).
2. En önemli görevleri önce yapın
Zamanınızı kontrol altına almanın bir yolu, en zor görevleri önce yapmaya çalışmaktır. Diğerleri ise, ilk olarak yapmak istemediğiniz şeyi yapmayı önerir. Bunun değerini anlayabiliyorum, ancak en önemli işe önce başlamak, sizi o andan itibaren özgür kılar.
Dürüst olmak gerekirse, kurbağayı yemekten en önemli şeyi ilk yapmaya kadar gidip geliyorum. Bu, programıma ve günümün nasıl olduğuna bağlı, ancak akılda tutmak için iyi bir değer.
3. Bir görevi tamamlamanızın ne kadar sürdüğünü izleyin
İyi zaman yönetimi, belirli bir görevin ne kadar süreceğini bilmektir. Zamanınızı en verimli şekilde kullanmak için, dikkatinizi dağıtan unsurları sınırlamalı ve bir şeyi yapmanın ne kadar sürdüğünü izlemelisiniz. Bunu nasıl dengeleyebilirsiniz?
Bunu başarmak için iki strateji:
- Pomodoro: Adını domates zamanlayıcısından alan bu teknikte, 25 dakikalık küçük parçalar halinde çalışır, kısa bir mola verir ve ardından 25 dakikalık bir parça daha yaparsınız. Bunlardan birkaçını yaptıktan sonra daha uzun bir mola verirsiniz. Pomodoro tekniğini kullanmak, odaklanmak için harika bir yoldur.
- Zaman Takibi : Pomodoro tekniğini kullanıyorsanız, belirli bir görevin ne kadar sürdüğünü not etmek için zamanı kaydedebilirsiniz. Böylece, bir dahaki sefere benzer bir görev yapmanız gerektiğinde, ne kadar süreceğini daha iyi tahmin edebilirsiniz.
Bu zaman kaydı şablonlarına göz atın!
4. Gününüzü toplantılar için değil, görevleriniz için planlayın
Özellikle şirketiniz olabildiğince verimli ve etkili çalışmıyorsa, gününüz toplantılarla dolup taşabilir. Toplantılara "evet" demek kolaydır. Zor olan, işlerinizi bu toplantılara sığdırmaktır. Zamanınızı bloklamak ve hatta ara sıra birkaç toplantıyı reddetmek gerekebilir.
ClickUp Zaman Görünümü bunun için harikadır, çünkü görevlerinizi saat bazında planlayabilir ve bunların takviminizde görünmesini zorunlu kılmayabilirsiniz.
5. İşlerinizi ve yapılacaklar listenizi öncelik sırasına koyun
Yapılacaklar listesi oluştururken veya proje yönetim sisteminizde bir sonraki adımın ne olacağını kontrol ederken öncelik belirlemek önemlidir. Bu, sadece ilk olarak yapılacak en önemli işi belirlemekle kalmaz, aynı zamanda diğer görevlerinize de öncelik verir.
İşlerinizi nasıl önceliklendireceğinize karar verirken kullanabileceğiniz bütün bir sistem vardır, ancak anahtar nokta, neyin önemli neyin acil olduğunu düşünmektir. Bunlar her zaman aynı şey değildir. Bu ayrımı yapmak size çok zaman kazandıracaktır.
6. En iyi işinizi en iyi zamanda yapmayı planlayın.
Bu nokta genellikle gözden kaçırılıyor. Her birimizin günün işleyişinde farklı ritimleri vardır. Bazılarımız sabah insanlarıdır, bazılarımız gece kuşlarıdır ve öğleden sonraları herkes için kötüdür (şaka). İşte size yardımcı olacak bazı ipuçları: Bir programa bağlı kalın.
Ritminizi biliyorsanız, en zor işlerinizi en verimli olduğunuz zamanlara planlayın. Belki de kurbağayı yemenin zamanı gelmiştir.
7. Yarım iş değil, derinlemesine iş.
Derinlemesine çalışma, programınızda odaklanarak çalışmak için zaman ayırmaktır. Bu zaman mutlaka en acil işleriniz için değil, stratejik planlama için ayrılmalıdır.
Örnekler arasında yeni bir iş planı veya pazarlama programı geliştirmek ya da önümüzdeki çeyrek için en önemli özelliklerinizi planlamak sayılabilir.
Verimlilik araştırmacısı James Clear, metin mesajları, e-posta ve sosyal medya kontrolüyle boğulmuş her türlü işi "yarı iş" olarak adlandırıyor . Rutin işlerinizden yarı işleri ortadan kaldırmak, yapmanız gereken görevlere odaklanmanızı sağladığından uzun vadede zaman kazanmanıza yardımcı olur.
8. Çalışma alanınızı ihtiyacınız olan şeylere göre düzenleyin
Düzenli bir masa ve çalışma alanı, ihtiyacınız olan araçları parmaklarınızın ucuna getirir. Ekstra malzeme aramak, USB sürücüsü aramak veya yapışkan notları bulmak, dikkatinizi dağıtan unsurlardır.
Ayrıca, dijital çalışma alanınızı düzenlemek de önemlidir. Fonksiyonel zaman yönetimi araçlarını kullanmak, hatırlatıcıları ve bildirimleri otomatikleştirebileceğiniz ve görevlerinizi önceliklendirebileceğiniz için harika bir zaman yönetimi tekniğidir.
9. Hedeflerinize göre performansınızı gözden geçirin
Günün sonu geldi, zamanınızı nasıl değerlendirdiniz? Yapılacaklar listesi oluşturduysanız, elinizdeki görevlere odaklandıysanız ve zaman takibi yaptıysanız, zamanınızı ne kadar iyi yönettiğinizi biliyor olmalısınız.
Ve tahmin edin ne oldu? Her şeyi mükemmel yapmasanız da sorun değil. Zamanla daha verimli çalışmayı öğrenmek için daha iyi alışkanlıklar geliştireceksiniz.
10. Harika bir takım oluşturun
İş arkadaşları bir nimet olabilir, ama aynı zamanda bir lanet de olabilir.
Sizi sorumlu tutan ve harika işler yapmanızı isteyen bir takımda çalışıyorsanız, o seviyeye yükseleceksiniz.
Harika meslektaşlar sizi daha yüksek bir seviyeye taşıyabilir ve bu da zaman yönetimi stratejilerinizi daha iyi hale getirebilir.
Sonuç
Etkili zaman yönetimi stratejileri tesadüfen ortaya çıkmaz.
Bunlar iş ve özveri gerektirir. Aslında bu bir beceridir.
Zaman yönetimi stratejileri bir ağaç gibidir. Bir tohumla başlar, kök salar ve sonra tam bir alışkanlık ve yaşam tarzına dönüşür.
Hedefiniz de bu. Bunu akılda tutarak, verimliliğinizi artırabilir ve zamanınızı geçmişte olduğundan daha verimli kullanabilirsiniz.
Bu alışkanlıkları edindiğinizde, daha iyi uzun vadeli hedefler belirleyeceksiniz. Bu alışkanlıklara harcadığınız zaman karşılığını verecektir.
Neler başarabileceğiniz hakkında daha fazla bilgi sahibi olacak ve gerçekçi olmayan hedefler yüzünden hayal kırıklığına uğramayacaksınız. Zaman yönetimi stratejileri sadece bugünkü zamanınızı değil, gelecekteki zamanınızı da optimize eder.