"Belirli bir yöntem yok; neyin işe yaradığını biliyorum. " ✨
En iyi performans gösteren satış elemanlarına, anlaşmaları nasıl tutarlı bir şekilde kapattıklarını sorduğunuzda alacağınız cevap budur.
Kendi işinize uygulayabileceğiniz cevaplar arıyorsanız bu durum sinir bozucu olabilir, ancak birçok uzman için uzmanlık, el kitaplarından veya eğitim oturumlarından değil, yıllarca süren deneme yanılma ve ince gözlemlerden gelir.
Bu sessiz bilgidir.
Felsefeci Michael Polanyi, kişisel deneyimlerimizle edindiğimiz ancak kelimelerle ifade edemediğimiz beceri ve sezgiler için "sessiz bilgi" terimini ilk kez kullanmıştır.
Bu blogda, kavramın kökenlerini, evrimini ve organizasyonel başarı için neden yakalanmasının gerekli olduğunu keşfedeceğiz. 🎯
⏰ 60 saniyelik özet
- Zımni bilgi, kişisel deneyim yoluyla kazanılan, neredeyse doğuştan gelen bir bilgi hissidir. Genellikle ifade edilmesi veya belgelenmesi zordur
- Yapılandırılmış ve kılavuzlar veya veritabanları aracılığıyla kolayca paylaşılabilen açık bilgiden farklıdır
- Zımni bilgiyi paylaşma yöntemleri arasında mentorluk, hikaye anlatımı ve öğrenmeyi iş akışlarına entegre etme yer alır
- Zımni bilgiyi yakalamak zor olsa da, kritik organizasyonel içgörüleri korurken inovasyonu, işbirliğini ve büyümeyi teşvik etmeye yardımcı olabilir
- ClickUp gibi araçlar, dokümantasyonu kolaylaştırmaya ve bilgi paylaşımını teşvik etmeye yardımcı olur
Zımni Bilgiyi Anlamak
Zımni bilgi, ifade edilmesi veya belgelenmesi zor olan kişisel içgörüler ve deneyimlerin bir koleksiyonudur. Kişisel deneyim ve bağlam yoluyla kazanılan beceriler, sezgiler, yargılar ve fikirleri içerir.
Bireyler sürekli olarak kişisel bilgi edinir ve bu bilgi, davranışlarını ve algılarını değiştirerek yakalanamayan bir uzmanlık formu haline gelir. Bu "kabile bilgisi" organizasyonlar içinde gayri resmi olarak yayılır. Genellikle şu şekilde edinilir:
- Gerçek hayattaki durumlarda pratik deneyim kazanın
- Deneyimli kişileri gözlemleme ve takip etme
- Uygulama ve geri bildirim yoluyla öğrenmek için bir mentorla yakın iş birliği içinde çalışın
- Kişisel deneyimleri ve dersleri dinlemek
Zımni bilgi birçok şekilde ortaya çıkar. Müzakereler sırasında (satış alanında çalışıyorsanız) sözsüz ipuçlarından veya içgüdü ve duygulara dayalı sanat eserleri yaratırken zımni bilgiyi edinebilirsiniz.
📌 Örnek: Yeni çalışanları işe alırken, bilgi yöneticileri genellikle şirket politikalarını anlamak gibi içgörüler ve pratik tavsiyeler paylaşır. Bu içgörüler belgelenmez, ancak öğrenme eğrelerini hızlandırmak için çok değerlidir.
🧠 İlginç Bilgi: Sümerler gibi eski uygarlıklar, bilgiyi yönetmek, ticaret, yasalar ve hikayelerin kayıtlarını tutmak için kil tabletler kullanırdı. Bunlar, kolektif bilgiyi depolamak ve paylaşmak için yapılan ilk girişimlerden bazılarıydı.
Zımni bilgi, örtük bilgi ve açık bilgi
Kurumsal içgörüleri etkili bir şekilde kullanmak için, örtük, zımni ve açık bilginin farkını ölçmeniz gerekir.
Yardımcı olacak bir karşılaştırma tablosu. 💪
| Kriterler | Zımni bilgi | Örtük bilgi | Açık bilgi |
| Tanım | Kişisel deneyimlerden ve ifade edilmesi zor olanlardan edinilen bilgi | Kolayca ifade edilemeyen, ancak deneyim yoluyla öğrenilen bilgi | Kolayca belgelenebilen ve paylaşılabilen somut, kodlanmış bilgiler |
| Doğa | Öznel, bilişsel ve deneysel öğrenme | Gayri resmi, sezgisel bilgi ve bağlama bağlı | Nesnel, rasyonel ve teknik bilgi |
| Yapı | Yapılandırılmamış ve bağlama duyarlı | Açık bilgiden daha az yapılandırılmış, ancak örtük bilgiden daha fazlası | Yapılandırılmış ve organize, genellikle kılavuzlarda/veritabanlarında belgelenmiştir |
| Aktarılabilirlik | Aktarılması zor ve kişisel etkileşim ve deneyime dayalıdır | Aktarılması zor ve genellikle tartışmalar veya uygulamalar yoluyla paylaşılır | Yazılı olarak, diyagramlar veya veritabanları aracılığıyla kolayca aktarılabilir |
| Örnekler | Araba sürmek, yemek pişirmek, bisiklete binmek gibi beceriye dayalı görevler. | Satış sezgisi, beden dili yorumlama, işte en iyi uygulamalar vb. | Kullanıcı kılavuzları, şirket politikaları, araştırma raporları vb. gibi belgelenmiş bilgiler. |
| Dokümantasyon | Belgelenmesi zor | Resmi olarak belgelenmemiş | Çeşitli biçimlerde kolayca belgelenir ve saklanır |
🧠 İlginç Bilgi: Michael Polanyi'nin Personal Knowledge (1958) adlı eseri, sessiz bilgi kavramını popüler hale getirdi. Polanyi, "Bildiğimizden daha fazlasını biliyoruz" sözüyle, bilgimizin ne kadarının sezgisel veya ifade edilmesi zor olduğunu vurguladı.
Zımni bilgiyi yakalamanın faydaları
Şunu düşünün: 2023 yılında yapılan bir araştırma, küçük ve orta ölçekli işletmelerin örtük bilgiyi daha etkili bir şekilde yöneterek maliyetli kesintileri önleyebileceğini ortaya koydu. Sonuç? Bilgi kaybının azalması ve performansın artması — bilgi yönetiminde atılan en küçük adımların bile büyük sonuçlar doğurabileceğinin kanıtı
Bu, zımni bilgiyi yakalamanın zorlu olmasına rağmen verimliliği artırmak, inovasyonu teşvik etmek ve rekabet avantajı elde etmek için neden gerekli olduğunu vurgulamaktadır.
İşte size nasıl yardımcı olacağı. 💁
Verimlilik ve inovasyonda artış
Zımni bilgiyi yakalamak, çalışanların zorlukları hızlı ve verimli bir şekilde ele almalarını sağlar. Sezgisel anlayışlarından ve gerçek dünya deneyimlerinden yararlanarak sorunları daha hızlı çözebilir, maliyetleri azaltabilir ve operasyonel iş akışlarını iyileştirebilirler.
Derin, deneyime dayalı içgörüler paylaşmak, yaratıcılığı besler, rekabetçi pazarlarda ürün ve hizmetleri farklı kılan yeni fikirler ve yaklaşımlar ortaya çıkarır.
Ayrıca, takım üyeleri arasında işbirliğine dayalı bir kültürün gelişmesini sağlar.
🧠 İlginç Bilgi: Yine Michael Polanyi tarafından savunulan post-kritik felsefe, tüm bilginin kişisel bir boyutu olduğunu vurgular. Bilginin tamamen nesnel olabileceği fikrine meydan okur ve dünyayı anlamamızda rol oynayan güven ve sezgiyi yüceltir.
Bilgi sermayesini ve bilgi tutma oranını artırın
Kurumsal hafızayı korumak, özellikle çalışanların işten ayrılması veya emekli olması durumunda uzun vadeli başarı için hayati önem taşır. Bu sayede, değerli uzmanlık ve içgörüler kuruluş içinde kalır ve operasyonel süreklilik korunur.
Belgelenmiş örtük bilgiyi takımların erişimine açmak, onların yeni beceriler geliştirmesine ve pazar zorluklarıyla daha iyi başa çıkmasına yardımcı olur. Bu bilgi paylaşımı kültürü, şirketin profesyonel gelişime olan bağlılığını göstererek en yetenekli çalışanları da çeker.
Örnek: Çalışan memnuniyetini artırma konusunda zengin bir deneyime sahip, emekliye ayrılan bir İK müdürü düşünün. Mentorluk programı sayesinde şirket, bu paha biçilmez dersleri saklayarak olumlu bir iş kültürünü sürdürmeye devam edebilir.
Ayrıca, yeni çalışanlar deneyimli meslektaşlarının bu içgörülerine ve en iyi uygulamalarına erişerek organizasyona daha iyi katkıda bulunabilirler.
📖 Ayrıca okuyun: Etkili bir ürün bilgisi eğitim planı nasıl oluşturulur?
Şirketinizi pazarda farklılaştırın
Karar verme ve müşteri hizmetlerinde üstün başarı gösteren deneyimli çalışanlardan içgörüler elde edebildiğinizi varsayalım. Bu, şirketinizin rekabet avantajı elde etmesine yardımcı olur. Bu bilgiyi süreçlerinize entegre ederek, kuruluşunuzu inovasyon ve müşteri memnuniyetinde lider konumuna getirebilirsiniz.
Zımni bilgi, sürekli öğrenme kültürünün oluşmasına da katkıda bulunur. Çalışanlar, deneyimlerinin değer gördüğünü fark ettiklerinde, mesleki gelişimlerine daha fazla önem verirler.
🧠 İlginç Bilgi: Zımni bilginin "kabile bilgisi" dışında birçok adı vardır. Bunlar arasında "deneysel bilgi" ve "know-how bilgisi" bulunur; bunlar, bazen bir şeyi nasıl bildiğinizi açıklayamadığınız fikrine atıfta bulunur.
Kolaylaştırın ve standartlaştırın: ClickUp Süreç ve Prosedürler Şablonunu kullanarak iş akışlarını, en iyi uygulamaları ve öğrenilen dersleri düzenli ve paylaşılabilir bir biçimde belgelendirin, böylece takımınızın değerli örtük bilgiye kolayca erişip bu bilgiyi geliştirebilmesini sağlayın.
Zımni bilgiyi açık bilgiye dönüştürme
Zımni bilgiyi açık bilgiye dönüştürmek, kişisel deneyimleri ve sezgisel uzmanlığı somut, paylaşılabilir içgörülere dönüştürmeyi içerir. Bu bilgileri kuruluşunuz genelinde erişilebilir hale getirmek, takımlarınız arasında işbirliğini, inovasyonu ve sürekli öğrenmeyi teşvik eder.
İçgüdüsel bir şekilde içgörülerin belgelenmesini ve paylaşılmasını teşvik eden bir kültür oluşturmak çok önemlidir. Bu, bilgi paylaşımının günlük operasyonlara entegre olduğu bir ortam yaratmak anlamına gelir.
Zımni bilgiyi yakalamak ve paylaşmak için bazı bilgi yönetimi stratejilerine göz atalım. 📃
Adım #1: Mevcut bilgideki eksiklikleri denetleyin ve belirleyin
Mevcut bilgi tabanınızı kapsamlı bir şekilde gözden geçirin. Her bir içeriği aşağıdakiler açısından inceleyin:
- Kapsamlılık: Konuları tam olarak açıklıyor mu? Eksiklikler ve gözden kaçan ayrıntılar var mı?
- Anlaşılabilirlik: İçerik kolay anlaşılır ve uygulanabilir mi? *Bilgileri daha etkili bir şekilde nasıl iletebileceğinizi düşünün
- Uygulanabilirlik: İçerik, kullanıcıların beklenen sonuçlara ulaşmak için eyleme geçirilebilir adımlar atmasını sağlıyor mu? Çalışanlarınızın bu bilgileri nasıl uyguladığını analiz edin
Örnek: Tatil sezonunda bir perakende mağazasını düşünün. Deneyimli çalışanlardan biri, yoğun saatlerde daha hızlı erişim için depodaki öğeleri nasıl yeniden düzenleyeceğini tam olarak biliyor, ancak bu süreci diğerleriyle hiç paylaşmadı. Çalışanın yöntemini belgelendirerek mağaza, stok yenileme süresini %10 oranında azaltarak rafların dolu kalmasını ve müşterilerin memnun ayrılmasını sağladı.
Ayrıca, iyileştirme alanlarını belirlemek için takımın geri bildirimlerini veya performans ölçütlerini değerlendirin. Hedef, belgelemeden yararlanabilecek bilgi veya beceri eksikliklerini tespit etmektir. Bilgi tabanı yazılımını diğer zayıflıkları tespit etmek için de kullanabilirsiniz.
🔍 Biliyor muydunuz? Orta Çağ'da manastırlar bilgi yönetimi merkezleri olarak işlev görüyordu. Rahipler metinleri özenle kopyalayıp saklayarak, kritik bilgilerin yüzyıllar boyunca hayatta kalmasını sağlıyorlardı.
Adım #2: Günlük iş akışlarına kasıtlı öğrenmeyi dahil edin
Örtük bilgi, soyut yapısı nedeniyle genellikle gözden kaçar. Örtük bilgiyi yakalamak kasıtlı bir süreçtir ve öğrenme fırsatları günlük iş akışlarına dahil edilmelidir. İşte bazı yöntemler:
- Mentorluk ve gölge eğitim: Deneyimli çalışanları yeni takım üyeleriyle eşleştirerek uygulamalı öğrenme sağlayın. Yeni çalışanlar süreçleri gözlemler, rehberlik altında görevleri yerine getirir ve zorluklar üzerinde birlikte düşünerek yapılandırılmış bir geri bildirim döngüsü oluşturur
- Bilgi kafeleri: Belirli konularda grup tartışmaları düzenleyin. Farklı bakış açılarını paylaşmak için takım üyelerini gruplar arasında değiştirin. Son tartışmayı yeni içgörüler ve atılımlar elde etmek için kullanın
- Uygulama toplulukları: Çalışanların düzenli olarak bir araya gelerek zorlukları tartışıp çözümler üretebilecekleri gruplar oluşturun. Bu gayri resmi yaklaşım, sürekli diyalog ve işbirliği kültürünü teşvik eder
Örnek: Kıdemli bir geliştiricinin yeni işe alınan bir çalışanla eşleştirildiği bir teknoloji girişimi düşünün. Kıdemli çalışan, karmaşık sorunların giderilmesinde yeni çalışana rehberlik eder ve tek bir proje döngüsünde yılların uzmanlığını aktarır.
Adım #3: Öğrenilen dersleri belgelendirin
Projelerden ve süreçlerden öğrenilen dersleri düzenli olarak değerlendirin. Başarıya katkıda bulunan veya iyileştirilmesi gereken alanları ortaya çıkaran soyut becerileri, içgörüleri ve anlık kararları yakalamaya odaklanın.
Wiki şablonlarını kullanmak, gelecekteki stratejileri şekillendirmek için genellikle en değerli örtük bilgileri içeren bu ayrıntıları yakalamak için harikalar yaratabilir.
Örnek: Büyük bir başarıya imza atan bir pazarlama ajansını düşünün. ClickUp Belgeleri'ni kullanarak, takım beyin fırtınası tekniklerini ve bölünmüş test stratejilerini belgeliyor ve bunların gelecekteki kampanyalarda tekrarlanabilmesini sağlıyor.
🧠 İlginç Bilgi: 1995 yılında Ward Cunningham tarafından geliştirilen wiki biçimi, bilgi yönetiminin temel taşlarından biri haline geldi. En ünlü örneği olan Wikipedia, işbirliği ile oluşturulan en büyük bilgi deposu haline geldi.
⚙️ Bonus: Fikirleri paylaşmak ve her şeyi tek bir yerde düzenlemek için wiki oluşturmayı öğrenin.
Adım #4: Takımları organizasyonel vizyonla uyumlu hale getirin
Sürekli öğrenme kültürünü sürdürmek için, çalışanların kuruluşunuzun genel hedeflerini anlamalarını ve bu hedeflerle uyum içinde çalışmalarını sağlayın.
Takımlar, bilgilerinin büyük resme nasıl katkıda bulunduğunu fark ettiklerinde, değerli örtük bilgileri daha etkili bir şekilde belirleme, paylaşma ve belgeleme olasılıkları artar.
Adım #5: Hikaye anlatımı
Hikaye anlatımı, en etkili bilgi aktarım stratejilerinden biridir. Öğrenilen dersleri ve pratik deneyimleri ayrıntılı olarak anlatarak birçok amaca hizmet eder, örneğin:
- Hikayeler, duygusal olarak yankı uyandıran ve ilişkilendirilebilir anlatımlarıyla doğal olarak akılda kalıcı olduğundan, bilgiyi daha iyi hatırlama
- Başkalarına, özellikle doğrudan açıklamaların yetersiz kaldığı karmaşık durumlarda, belirli deneyimlerin nüanslarını kavramalarına yardımcı olan bağlamsal içgörüler sunmak
- Çalışanların rahatça katkı sağlayabilecekleri bir ortam yaratarak katılım ve bağlılığı artırın
🔍 Biliyor muydunuz? 2012 yılında piyasaya sürülen Google'ın Bilgi Grafiği, arama sonuçlarını geliştirmek için milyarlarca bilgi ve ilişkiyi birbirine bağlayan modern bir bilgi yönetimi aracıdır. Teknoloji odaklı bilgi paylaşımının en önemli örneklerinden biridir.
Zımni Bilgi ve Bilgi Yönetimi
Zımni bilgi yönetimi, kuruluşların bilgiyi etkili bir şekilde yakalamasına, paylaşmasına ve kullanmasına olanak tanır. Bu, kritik bilgilerin tüm takımlar tarafından erişilebilir ve eyleme geçirilebilir olmasını sağlar.
Etkili bilgi yönetimi için kullanabileceğiniz bazı araçlar. 👇
- Bilgi yönetim sistemleri (KMS)
- Video eğitimleri
- İşbirliği platformları
- Görselleştirme araçları
- Dahili bilgi tabanları
İş için her şeyi içeren uygulama ClickUp, dokümantasyon sürecinin zorluklarını ortadan kaldırır! 🤩
İş akışlarını kolaylaştıran, verileri ve içgörüleri düzenleyen ve yakalayan çok yönlü bir işbirliği aracıdır. ClickUp Bilgi Yönetimi ile uygulama, mükemmel bir bilgi yönetim sistemi haline gelir.
Bazı özelliklerine birlikte göz atalım. 👀
ClickUp Belgeleri
ClickUp Docs, belgeleri oluşturmak, düzenlemek ve yönetmek için tasarlanmış, aynı zamanda sorunsuz bir işbirliği ortamı sağlayan mükemmel bir bulut tabanlı bilgi yönetimi yazılımıdır.
Proje taslakları ve wiki'ler hazırlamaktan şirket içi bilgi tabanları geliştirmeye kadar, Docs, dokümantasyon iş akışlarını birleştirmek isteyen takımlar için idealdir.
Konu uzmanları, iş akışlarını veya karar alma süreçlerini ayrıntılı olarak açıklamak için en iyi uygulama depoları oluşturabilir. Örneğin, bir grafik tasarımcı, markalaşmayı nasıl kavramsallaştırdığını, varlık oluşturma için bağlantılı görevler ve kolay erişim için gömülü referans görsellerle birlikte özetleyebilir.
En iyi uygulameler deposu
Mentorluk oturumları sırasında paylaşılan gerçek hayattan örnekleri belgeleyebilirsiniz.
Örneğin, bir satış mentoru, karmaşık müşteri müzakerelerinde yol almaya ilişkin adım adım bir kılavuz yazabilir. Ayrıca, rol yapma oturumlarının gömülü videolarıyla bu kılavuzu zenginleştirebilir!
Gerçek zamanlı işbirliği
Ayrıca, beyin fırtınası yapmak veya canlı problem çözme oturumları düzenlemek için de harika bir yoldur.
Takım üyeleri, tartışmanın inceliklerini yakalayarak gerçek zamanlı olarak bir belgeyi birlikte oluşturabilirler. Bu, örtük bilginin korunmasını ve takımın iş akışı içinde bağlamsallaştırılmasını sağlar.
Hiyerarşik yapılandırma ve aranabilirlik
Belgeler'de iç içe sayfalar kullanarak örtük bilgileri departman, proje veya konuya göre kategorilere ayırabilirsiniz. Örneğin, bir müşteri desteği ekibi, yaygın sorunları ele almak için ipuçlarını "Fatura Sorguları" veya "Teknik Sorun Giderme" gibi daha geniş kategoriler altında düzenler
Belgeler ayrıca, takım üyelerinin bir BT teknisyeni tarafından paylaşılan sorun giderme adımları gibi belirli örtük bilgileri hızlı bir şekilde bulabilmelerini sağlayan güçlü bir arama işlevselliği sunar.
ClickUp Brain
ClickUp Brain, görevleri, belgeleri, kişileri ve kurumsal bilgileri birbirine bağlayan, ClickUp içindeki yapay zeka destekli bir yardımcıdır. Beyin fırtınası oturumları sırasında, takım üyeleri Brain'i kullanarak tartışmaların gerçek zamanlı özetlerini hazırlayabilir, uzmanların paylaştığı anahtar noktalar ve stratejileri vurgulayabilir.
Ayrıca, ilgili görevleri, projeleri ve belgeleri bir belgeye bağlayarak, takımlara özgü bilgiler için merkezi bir kaynak oluşturur.
Brain, günlük iş akışlarında örtük bilgiyi geri kazanmanın da harika bir yoludur. Bağlamsal cevaplar almak için, platformda soru sormanız yeterlidir!
AI Yazma Asistanı fonksiyonu, uzmanlığı belgelemek için kapsamlı şablonlar oluşturur, gramer ve üslup önerileri sunar ve tablolar veya kontrol listeleri gibi görsel yardımcılar oluşturur.
📖 Ayrıca okuyun: Bilgi Bankası Yöneticisi Nasıl Olunur?
ClickUp Bilgi Bankası Şablonu
ClickUp Bilgi Bankası Şablonu, iç ve dış kaynakları yönetmek için dijital bir bilgi kütüphanesi oluşturmak üzere iyi yapılandırılmış bir çerçeve sağlar.
Bu ücretsiz bilgi bankası şablonu, bilgi makaleleri, SSS ve diğer kaynaklar için bölümlere ayrılmıştır ve takımların önemli bilgileri düzenlemesine ve erişmesine olanak tanır. Yardım merkezleri oluşturmak için faydalıdır ve müşteri desteğini ve iç bilgi paylaşımını iyileştirmek için mükemmel bir araçtır.
Ac'bilgi' ClickUp ile Tacit Bilgi
Örtük bilgi, gündelik konuşmalar, toplantılar ve dinlenme odası sohbetleri gibi gözümüzün önünde saklıdır. Kaydedilmeyen anlarda ve gayri resmi iletişimde gelişir. Ancak, resmi eğitimle öğretilemeyen paha biçilmez bir kaynaktır.
ClickUp gibi platformlar, bu gizli uzmanlığı kolayca yakalamanızı, düzenlemenizi ve paylaşmanızı sağlar.
ClickUp Belgeleri gibi özelliklerle, anahtar süreçleri merkezileştirebilir, içgörüleri belgeleyebilir ve aranabilir bir bilgi tabanı oluşturabilirsiniz. ClickUp Brain, içerik oluşturmanıza, fikirlerinizi geliştirmenize ve belgelerinizin açık ve etkili olmasını sağlamanıza yardımcı olabilir.
Takımınızın örtük bilgisinin gücünden yararlanmaya hazır mısınız?