Google Drive hesabınızdaki dağınıklık sizi hiç bunaltı?
Sayısız kullanıcı, Reddit, Quora ve Google Drive Yardım forumu gibi çevrimiçi forumlarda bu tür sıkıntıları dile getirmiş, hatta bazıları hesaplarını silip sıfırdan başlamak bile düşünmüştür.
Gözle kolayca görülebilen fiziksel dağınıklığın aksine, dijital dağınıklık genellikle görünmez kalır ve bilgisayarınızın veya bulut depolama alanınızın derinliklerinde gizlenir.
Klasörlerin, dosyaların ve yinelenen dosyaların sayısının çokluğu nedeniyle bunaldığınız ve ihtiyacınız olanı bulmanın neredeyse imkansız hale geldiği gün gelene kadar bunu görmezden gelmek kolaydır.
Bir takımla çalışıyorsanız veya Google Drive'ınızı ailenizle paylaşıyorsanız, özellikle bir sisteminiz yoksa çalışma alanınızın dağınık olması çok muhtemeldir. Öyleyse, kullanıcı sayısına bakılmaksızın Google Drive'ınızı iyi organize etmenizi sağlayacak bir sistemi nasıl uygulayacağınızı konuşalım.
Google Drive'ınızı Düzenleme
Google Drive'ın ne kadar çabuk dağınık hale gelebileceğini gördük. Google Drive'ınızı temizlemek ve daha da önemlisi, bu düzeni korumak için bazı stratejiler.
1. Farklı dosyalar için klasörler (ve alt klasörler) oluşturun
Klasörler ve alt klasörler, iyi organize edilmiş bir Google Drive'ın temelidir. Dosya ve klasörlerinizi düzenlemek için mantıklı ve hiyerarşik yapılar oluşturarak, dosyaları sıralamak için net ve yapılandırılmış bir yol sağlarlar.
Google Drive klasörleriniz için genel düzeninizi veya proje ihtiyaçlarınızı yansıtan bir üst düzey yapı oluşturarak başlayabilirsiniz. Bu yapı, iş, kişisel, ek iş gibi kategorilere göre oluşturulabilir. Ardından, dosyaları daha iyi düzenlemek için büyük klasörleri alt klasörlere ayırın.
📌Örnek
İş klasörünüzde "Projeler", "Belgeler", "Raporlar" ve "Sunumlar" gibi alt klasörler olabilir. Benzer şekilde, kişisel klasörünüzde "Fotoğraflar", "Belgeler", "Müzik" ve "Videolar" gibi alt klasörler olabilir
Bir Google belgesini nereye yerleştireceğinizden emin değilseniz, geçici bir depolama yeri olarak "Sıralanmamış" veya "Çeşitli" klasörü oluşturun. Uygun konumu belirledikten sonra dosyayı bu konuma taşıyabilirsiniz.
Ayrıca okuyun: En İyi 10 Dosya Düzenleme Yazılımı
2. Tutarlı adlandırma kuralları uygulayın
Standart bir adlandırma yapısı, dosyalarınızı daha etkili bir şekilde düzenlemenize yardımcı olmakla kalmaz, bir takımla çalışıyorsanız karışıklığı da önler. Harvard ve Purdue gibi çoğu üniversitenin katı dosya adlandırma kuralları olması şaşırtıcı değildir.
Bu kurallar, izin verilen karakter sayısından dahil edilmesi gereken bilgilere kadar her şeyi belirler ve öğrenciler ile öğretim görevlilerinin, dosyalar orijinal klasörlerinden taşınmış olsa bile kolayca erişebilmesini sağlar.
Bu kadar katı kurallara ihtiyacınız olmayabilir, ancak dosyalara ad verirken aklınızda bulundurmanız gereken bazı ipuçları şunlardır:
- Bir dosyaya baktığınızda aklınıza gelenleri (anahtar kelimeleri) kendinize sorun ve bunları dosya adına ekleyin
- Bir şeye ad verirken genelden özele doğru ilerleyin. Örneğin, Pazarlama Planı_Bütçe_Çeyrek_Yıl_Sürüm (çeyrek, yıl ve sürümü belirtin)
- Dosyaları sık sık güncelliyorsanız, değişiklikleri izlemek için ada bir sürüm sayısı veya tarih ekleyin
3. Dosya ve klasör açıklamalarıyla aramayı kolaylaştırın
Dosya ve klasör adlarının ötesinde, Google Drive'ın arama fonksiyonu açıklamaları kullanarak doğru sonuçlar sunar. İlgili anahtar kelimeleri ekleyerek, belirli terimleri aradığınızda dosyalarınızın arama sonuçlarında görünme olasılığını artırırsınız.
Dosya adına her ayrıntıyı ekleyemezsiniz, bu nedenle açıklamalar ek bağlam bilgisi sağlamak için kullanılır. Bu, erişilebilirlik standartlarına uyduğunuzdan da emin olmanızı sağlar. Açıklamalar, ekran okuyucu kullanıcılarına dosyalarınızın ve klasörlerinizin içeriği hakkında daha fazla bilgi vermek için harika bir yoldur ve Google Drive'ınızı herkes için daha kapsayıcı hale getirir.
Açıklamaları eklemek için şunları yapabilirsiniz:
- Dosya veya klasöre sağ tıklayın
- Dosya bilgileri > Ayrıntılar bölümüne gidin
- Ayrıntılı bir açıklama ekleyin (en fazla 25.000 karakter)
💡Profesyonel İpucu: Amaç, ilgili taraflar ve ilgili anahtar kelimeler gibi temel bilgileri içeren açıklamalar yazmak için bir şablon oluşturun. Böylece, tüm ilgili bilgileri ekleyebilir ve arama sonuçlarında doğru dosyaların görünmesini sağlayabilirsiniz.
4. Hızlı erişim için önemli dosyalarınızı yıldızla işaretleyin
Yıldız özelliği, önemli belgelere öncelik vermek ve bunlara hızlıca erişmek için harika bir yoldur. Bir dosyayı yıldızlayarak, klasör yapınızın derinliklerinde saklı olsa bile Yıldızlı bölümünde kolayca bulabilirsiniz.
Bir klasöre veya dosyaya sağ tıklayın, Düzenle'ye gidin ve Yıldızlımlara ekle'yi seçin. Klavye kısayollarını tercih ediyorsanız, bir dosya/klasöre sağ tıklayın ve şunu yazın:
- Mac için Option + Komut + S veya
- Windows için Ctrl + Alt + S
Unutmayın, çok fazla dosyaya yıldız işareti koymaktan kaçının! Bu, gerçekten önemli olan dosyaları bulmanızı zorlaştırabilir.
💡Profesyonel ipucu: Takım çalışma alanlarında, daha iyi sınıflandırma için yıldızlı dosyalarla birlikte etiketleri kullanın. Etiketleri etkinleştirmek için kuruluşunuzun yöneticisine başvurun. Yöneticiniz en fazla 150 etiket oluşturabilir ve her dosyaya en fazla 5 etiket uygulayabilirsiniz. Bu, daha kesin kategorizasyon sağlar.
Ayrıca, Google'ın AI sınıflandırma özelliği otomatik olarak etiketler önererek süreci daha da basitleştirir.
5. Kolay kategorizasyon için klasörlerinizi renk kodlarıyla işaretleyin
Öncelikli dosyaları yıldızlamak yararlı olsa da, klasörlerinizi renk kodlarıyla işaretlemek "görsel düzenleme" için daha kapsamlı bir yaklaşım sunar. Çeşitli klasörler için farklı renkler kullanarak, bunları kolayca ayırt edebilir, dosyaları bulmak için zaman kazanabilir ve görsel olarak çekici bir Google Drive'ın keyfini çıkarabilirsiniz.
Bir klasörü renk kodlamak için, klasöre sağ tıklayın, Düzenle seçeneğine gidin ve Klasör Rengi bölümünden bir renk seçin.
Klasörlerinizi renk kodlarıyla düzenlerken kullanabileceğiniz bazı ipuçları:
- Belirli kategorilere renkler atayın: Renk kodlamak istediğiniz kategorileri belirleyin ve her birine benzersiz bir renk atayın. Örneğin, işle ilgili klasörler için mavi, kişisel klasörler için yeşil kullanabilirsiniz
- Renkleri tutarlı bir şekilde uygulayın: Her kategorideki dosya ve klasörlere aynı renkleri tutarlı bir şekilde uyguladığınızdan emin olun. Bu, net ve düzenli bir yapı oluşturmanıza yardımcı olacaktır
6. Drive'ınızı gözden geçirin ve düzenleyin
Google Drive'ı düzenlemek için son ipucu, dosyalarınızı düzenli olarak gözden geçirmek ve artık ihtiyacınız olmayanları silmektir. Bu, dosyaları kolayca bulmanıza ve alanınızın dolmamasını sağlamanıza yardımcı olacaktır.
Bunu yapmanın bir yolu, Google Drive'ınızı düzenlemek için belirli zaman aralıkları ayarlamaktır. Bu, kullanımınıza ve yeni dosyaların birikme hızına bağlı olarak haftalık, aylık veya üç aylık olabilir.
Başlamanıza yardımcı olacak birkaç ipucu:
- Gereksiz dosyaları işaretleyin: Artık ihtiyacınız olmayan bir dosya belirlediğinizde, adına
, veya gibi bir etiket ekleyin. Düzenleme oturumlarınız sırasında bu ad etiketlerini arayın ve işaretli dosyaları verimli bir şekilde silin - Dosya geçmişini inceleyin: Dosyaların son değiştirilme tarihini kontrol ederek son etkinliklerini değerlendirin. Bir dosyaya uzun süredir erişilmemiş veya güncellenmemişse, silinmesi muhtemel bir dosyadır
Ve bu ilk kez düzenleme yapıyorsanız, küçük adımlarla başlamanızı öneririz. Google Drive'ınızda yönetilebilir bir bölümle başlayın, örneğin belirli bir klasör veya belirli bir dosya türü. Bu, kendinizi bunalmış hissetmenizi önleyecek ve görevi daha az zor hale getirecektir.
💡Profesyonel İpucu: Bir dosyayı silmekten emin değilseniz, bir "Arşiv" klasörü oluşturmayı düşünün. Bu, fiziksel öğeleri belirli bir dönem boyunca depolamaya benzer minimalist bir yaklaşımdır. Dosyayı Arşiv klasörüne taşıyın ve birkaç ay sonra gözden geçirin.
Bu süre zarfında ihtiyacınız olmadıysa, muhtemelen gereksizdir ve silinebilir. Bu yöntem, önemli dosyaları yanlışlıkla silme riskini en aza indirirken Google Drive dosyalarınızı düzenlemenize ve organize etmenize yardımcı olur.
Ayrıca okuyun: Düzenli olmak için 15 Google Drive ipucu
Google Drive Kullanımının Sınırlamaları
Google Drive, bireyler, şirketler ve akademik kurumlar için vazgeçilmez bir araç haline gelmiştir. Ancak, popülaritesine rağmen, bazı eksiklikleri de vardır.
- Geleneksel dosya depolama yapısı: Google Drive'ın tanıdık dosya ve klasör yapısına dayanması, genellikle daha esnek ve dinamik bir düzenleme gerektiren modern iş alışkanlıkları için ideal olmayabilir
- Gizli depolama sınırlamaları: Sınırsız depolama diye bir şey yoktur. Google Drive'da dosya boyutu ve yükleme sınırları vardır ve büyük dosyalar veya aşırı yüklemeler kısıtlamaları tetikleyebilir
- Sınırlı özelleştirme: Google Drive'ın arayüzü ve özellikleri tamamen özelleştirilemeyebilir, bu da bireysel tercihlere veya belirli iş gereksinimlerine uyum sağlama yeteneğini sınırlayabilir
- Etiketleme sınırlamaları: Değerli bir düzenleme aracı olabilen Etiketler özelliği, çalışma alanlarıyla sınırlıdır ve yönetici onayı gerektirir, bu da tek tek kullanıcıların erişimini sınırlar
- İşbirliği zorlukları: Google Drive, "her şeyi kapsayan" bir işbirliği aracı içermez. Tartışmalar her dosyada ayrı ayrı yer alır ve bu da yanlış anlaşılma olasılığını artırır
Son olarak, Google güçlü gizlilik politikalarına sahip olmakla birlikte, alakalı reklamlar sunmak ve özellikler önermek için içeriğinizi (e-postalar dahil) analiz eder. Dolayısıyla, düşündüğünüzde verileriniz gerçekten o kadar da gizli değildir.
Ayrıca okuyun: Çevrimiçi Belgeler için En İyi 10 Dosya Paylaşım Yazılımı
ClickUp ile Dosyalarınızı Oluşturun ve Yönetin
Sadece dosya depolamakla kalmayıp, işinizin akışına uygun bir sistem ve süreçler oluşturmanıza da olanak tanıyan bir platform arıyorsanız, ClickUp mükemmel bir seçenektir.
İşin geleceği için tasarlanan ClickUp, dosya oluşturup yönetmenize, projeleri izlemenize ve doğrudan sohbet, belge içi yorumlar ve hatta video klipler gibi özellikleri kullanarak tek bir arayüzden iş arkadaşlarınızla (veya ailenizle) işbirliği yapmanıza olanak tanıyan hepsi bir arada bir verimlilik platformudur.
ClickUp, kaosu ortadan kaldırmama ve ajansımın operasyonlarını düzenlememe yardımcı oldu, böylece ajansımın büyüme stratejisine odaklanabildim.
ClickUp, kaosu ortadan kaldırmama ve ajansımın operasyonlarını düzenlememe yardımcı oldu, böylece ajansımın büyüme stratejisine odaklanabildim.
ClickUp'ın işlerinizi düzenlemenize nasıl yardımcı olduğunu inceleyelim.
Bilgileri iç içe geçmiş belgeler ve wiki'lerde düzenleyin
Dosyalarınızı saklamak için sanal bir alan olan Google Drive'dan farklı olarak, ClickUp Dokümanlar platformla sıkı bir şekilde entegre edilmiş bir bilgi yönetimi aracıdır.
Bu, tek tek belgeler oluşturabileceğiniz gibi, iç içe geçmiş sayfalar ve kapsamlı wiki'ler oluşturarak bilgilerinizi bölümler ve başlıklar halinde daha mantıklı bir şekilde düzenleyebileceğiniz anlamına gelir. Bu da Google Dokümanlar ve Google Drive'a daha iyi bir alternatif olmasını sağlar.
ClickUp Belgeler ile şunları yapabilirsiniz:
- Listelerden tablolara ve kod bloklarına kadar çeşitli "içerik blokları" oluşturun
- Yorumlar, gerçek zamanlı düzenleme ve doğrudan sohbetler ile başkalarıyla işbirliği yapın
- Belgeleri kategorilere ayırmak için etiketler ekleyin
- Belgeleri başlık, görüntülenme veya güncelleme tarihi, katkıda bulunan kişi ve çalışma alanı konumuna göre filtreleyin
- Artık kullanmadığınız ancak silmek istemediğiniz belgeleri arşivleyin
Beyaz tahtaları kullanarak görselleştirin
Ücretsiz dijital beyaz tahta aracı ClickUp Beyaz Tahta, fikirlerinizi görselleştirmenize, stratejiler tasarlayıp iş akışlarını işbirliği içinde haritalamanıza yardımcı olabilir.
Ayrıca, belgelerinizi ve görevlerinizi beyaz tahtaya ekleyebilir veya doğrudan beyaz tahtadan bir görev oluşturabilirsiniz. Böylece, akışınızı kesintiye uğratmayan bütünsel ve sorunsuz bir kullanıcı deneyimi elde edersiniz.
Belgelerinizi süreçlerinize bağlayın
ClickUp ile sadece belgeler oluşturmakla kalmaz, bunları operasyonel iş akışlarınızla da eşleştirebilirsiniz. Örneğin, bir projeyi izlediğinizi varsayalım; her görev ve alt görev için önemli belgelere bağlantılar ekleyebilirsiniz.
Benzer şekilde, ClickUp Projenizi belgenize gömebilir, böylece her şeyi aynı yerden görüntüleyebilirsiniz.
Bir başka kullanışlı özellik ise ClickUp Otomasyonlarıdır. Burada, bilgilerin senkronizasyonu, e-posta gönderme ve hatta görev atama gibi rutin görevleri otomatikleştirmek için if/then iş akışı otomasyonlarını kullanabilirsiniz.
Bağlı Arama ile her şeyi her yerde bulun
ClickUp'ın tek bir yerden belge, proje ve beyaz tahta oluşturmanıza ve yönetmenize nasıl yardımcı olabileceğini gördük. Bu sıkı entegre arayüzün bir başka avantajı daha var: ClickUp Bağlantılı Arama.
Bu yapay zeka destekli arama özelliği, ClickUp'ta bulunan her şeyi sizin için bulabilir. Belge, görev, doğrudan sohbet veya yorum konusu olması fark etmez.
En iyi yanı, diğer uygulamalarınızla bağlantı kurarak ClickUp Bağlantılı Arama'nın yeteneklerini genişletebilmenizdir. Bu, tüm bilgileri tek bir alanda toplar ve GitHub dosyası, Zoom kaydı veya hatta Google Drive dosyası gibi veri silolarını önlemenize yardımcı olur.
Tüm teknoloji yığınınızla entegre edin
Son olarak, ClickUp, CRM'lerden tasarım araçlarına, otomasyon araçlarına ve hatta dosya depolama platformlarına kadar 1000'den fazla platformla entegre olur, böylece iş akışlarınızı kolaylaştıran ve manuel veri senkronizasyonunu ortadan kaldıran entegre bir sistem kurabilirsiniz.
Ve iyi haber: Google Drive'dan ayrılmaya hazır değilseniz, ancak ClickUp'ta bir iş sistemi kurmak istiyorsanız, ClickUp-Google Drive Entegrasyonu'nu kullanarak her iki dünyanın da en iyisini elde edebilirsiniz.
Bu Google Drive entegrasyonu ile şunları yapabilirsiniz:
- Google Drive dosyalarını ClickUp Görevlerine ekleyin
- ClickUp'tan Google Drive'ınızı tarayın
- ClickUp'tan Google Dokümanlar, Slaytlar ve daha fazlasını oluşturun
Bu sayede farklı uygulamalar arasında geçiş yapmanız gerekmez, iş akışlarınızı kolaylaştırır ve zamandan tasarruf edersiniz.
ClickUp ve Google Drive ile daha iyi çalışın
ClickUp ve Google Drive birbirini tamamlayarak verimliliğinizi artırır ve iş akışlarınızı kolaylaştırır. Böylece dosyalarınızı depolamakla kalmaz, aynı zamanda daha etkili bir şekilde çalışabilirsiniz.
Merkezi proje yönetimi, sorunsuz işbirliği ve yapay zeka destekli iş akışı otomasyonları, sunduğu avantajlardan sadece birkaçı.
Ayrıca, siz (ve takımınız) birden fazla araç arasında geçiş yapmanıza gerek kalmaz. Her şey ClickUp içinde gerçekleşebilir.
ClickUp'ın işinizi daha iyi yapmanıza nasıl yardımcı olduğu hakkında daha fazla bilgi edinmek ister misiniz? ClickUp'a ücretsiz kaydolun ve kendiniz görün.