E-postanızı yazmayı bitirdiniz ve aniden CC ve BCC alanlarıyla karşılaştınız.
Ardından, kafanızda bir soru belirir: "Bu e-postada CC'ye kimi eklemeliyim?"🤔
Hepimiz bu durumu yaşamışızdır.
CC veya BCC'yi ne zaman kullanacağınızı bilmek, e-postalarınızın nasıl alındığı üzerinde büyük bir etkiye sahip olabilir.
Tek bir yanlış hareket, hassas bilgileri yanlış kişilere paylaşmanıza veya daha kötüsü, dahil edilmesi gereken birini (örneğin patronunuzu) dışlamanıza neden olabilir.
Bu blogda, CC ve BCC arasındaki karışıklığı giderip, bu terimleri ne zaman kullanmanız gerektiğini açıklayacağız.
Bonus olarak, e-posta becerilerinizi geliştirmenize yardımcı olacak bazı kullanışlı araçlar ve kaynaklar da bulabilirsiniz.
E-posta Alanlarını Anlama: "Kime" Alanı
E-postadaki "Kime" alanı, birincil alıcıları yazdığınız yerdir.
Bunlar, doğrudan iletişim kurmak istediğiniz kişilerdir. Mesajınızın ana alıcılarıdır ve genellikle e-postaya yanıt vermesi ve işlem yapması beklenen kişilerdir. Bir e-posta gönderdiğinizde, bu e-posta adresleri mesajı alan herkes tarafından görülebilir.
"Kime" alanı, e-postalarınızı nazik ve profesyonel tutmanın harika bir yoludur. Gelen kutularının spam ile dolmasını önlemek için, "Kime" adres listenizi yalnızca doğrudan ilgili kişilerle sınırlayın
Peki, başkalarını ana odak noktası yapmadan dahil etmek isterseniz ne yapmalısınız?
İşte burada CC (karbon kopya) ve BCC (gizli karbon kopya) alanları devreye girer. Bu alanlar, e-postayı ek alıcılara gizlice göndermenizi sağlar. Belirli bir alanı kullanarak yanıtları ve devam eden konuları daha iyi yönetebilirsiniz.
E-postada CC nedir?
CC, karbon kopya anlamına gelir. Bir e-postanın kopyasını diğer alıcılara göndermek için kullanılır. Bunlar birincil alıcılarınız değil, e-postayı ve e-posta yanıtlarını görmesi gereken çevrenizdeki kişilerdir.
Örneğin, doğrudan yönettiğiniz bir müşteriye yanıt veriyorsanız, hizmetlerin maliyeti veya herhangi bir sorunla ilgili önemli konuşmalar için yöneticinizi CC'ye eklemek isteyebilirsiniz.
"CC" kullandığınızda, bu alandaki tüm e-posta adresleri e-postayı alan herkes tarafından görülebilir. Bu şeffaflık, net bir iletişim sağlamak için kullanışlıdır.
CC ne zaman kullanılır?
CC e-posta alanını, diğer "ilgili tarafları" bilgilendirmek istediğinizde kullanırsınız.
CC, bir takıma mesaj gönderirken de çok yararlıdır. Bu, birden fazla kişiyi ana odak noktası haline getirmeden eklemenizi sağlar
CC'yi ne zaman kullanmanız gerektiğini bilmek, e-posta konularının düzenli ve takip edilebilir olmasını sağlar.
💡Pro İpucu: Takım iletişiminin daha iyi olması için paylaşılan gelen kutularını kullanın. Bu, takım üyeleri devam eden konuşmalara ve projelere kolayca erişip katkıda bulunabildiğinden, daha iyi işbirliği ve bilgi paylaşımı sağlar.
E-postada BCC nedir?
BCC, gizli karbon kopya anlamına gelir. BCC e-posta alanını, alıcıların birbirlerinin adreslerini görmeden birden fazla alıcıyla iletişim kurmak için kullanırsınız.
Bu alan, e-posta adreslerinin gizli ve güvenli kalmasına yardımcı olur. "Gizli" seçeneğini kullanarak e-posta gönderdiğinizde, alıcılar diğer alıcıların adreslerini göremez.
BCC ne zaman kullanılır?
BCC'yi iki amaçla kullanabilirsiniz: e-posta adreslerini gizli tutmak (örneğin, toplu e-posta gönderirken) veya diğer alıcıların haberi olmadan e-postalarda kişileri işaretlemek.
BCC, profesyonel iletişimde de kullanışlıdır. Birden fazla iş başvurusuna e-posta göndererek onları ilk görüşme turuna davet ettiğinizi varsayalım. "BCC" seçeneğini kullanabilirsiniz. Bu, işleri düzenli tutar ve e-postanın hem profesyonel hem de kişisel olmasını sağlar.
Ayrıca okuyun: Gmail'de e-posta şablonları nasıl oluşturulur?
CC ve BCC: Hangisini Kullanmanız Gerektiğini Nasıl Anlarsınız?
CC ve BCC'nin farklı amaçları vardır.
Hangi alanı kullanacağınıza karar verirken aklınızda bulundurmanız gerekenler şunlardır.
1. Alıcının tercihinin önemi
Alıcıların e-postaları nasıl almayı tercih ettiklerini her zaman düşünmek akıllıca olacaktır. Bazıları şeffaflık isterken, diğerleri gizliliğe değer verir
Görünür şekilde dahil edilmesi gereken kişiler için CC'yi kullanın. Bunlar konuşma için önemlidir. Son olarak, gereksiz e-postaları önlemek için CC'ye eklenen kişilerin konuşma ile alakalı olup olmadığını kontrol etmelisiniz.
Ancak, genel bir kural olarak, tercihlerinden emin değilseniz, yanlış anlaşılmaları önlemek için BCC'yi tercih edin.
💡Profesyonel İpucu: BCC'yi kullanmak, genellikle e-posta spam'larına ve karışıklığa yol açan beklenmedik "Tümüne Yanıtla" yanıtlarının riskini de azaltmaya yardımcı olur.
2. Gizliliğe saygı
Gizlilik, özellikle birbirini tanımayan birden fazla alıcıya e-posta gönderirken çok önemlidir. CC, tüm adresleri gösterir ve kimin dahil olduğunu açıkça belirtir. BCC, adresleri gizli tutarak gizliliği sağlar.
Hassas bilgilerle çalışırken, BCC'yi tercih etmelisiniz. BCC, tüm alıcıların kimliklerini ve iletişim bilgilerini korur.
3. Alıcı sayısı
CC, açık iletişimi teşvik ettiği için küçük, bilinen gruplara gönderilen e-postalar için işe yarar. Öte yandan, BCC için tam tersi geçerlidir; BCC, bir listeye e-posta gönderirken çok kullanışlıdır.
E-posta bülteni gönderiyorsanız veya toplu e-posta pazarlama kampanyası yürütüyorsanız, Gizli alanını kullanmanızı öneririz. Buradaki amaç, uzun bir e-posta adresi listesinin diğer alıcılara görünmesini önlemektir.
💈Bonus: Dağınık gelen kutunuzu verimli bir çalışma alanına dönüştürmek için 2024'ün en iyi e-posta yönetim yazılımlarına göz atın.
ClickUp ile E-posta Yönetimini Kolaylaştırın
Hepimiz farklı e-posta sağlayıcıları kullandık ve bunların çoğu işlevsellik açısından birbirine oldukça benzer. Bu araçların çoğundaki sorun, optimum iletişim ve işbirliği için tasarlanmamış olmalarıdır.
Örneğin, takımlar genellikle e-postaları okumak ve göndermek için bir e-posta uygulaması kullanır, ardından anlık iletişim için tamamen farklı bir araca geçerler. Bu genellikle gereksiz olabilir ve birden fazla çalışma alanında parçalı konuşmalara yol açabilir.
E-postalarınızı gönderebilir, projenizi yönetebilir, görevlerinizi kontrol edebilir ve takımınızla işbirliği yapabilirsiniz - hepsi tek bir yerden. ClickUp ile bunu yapabilirsiniz.
ClickUp'ta e-posta yönetimi özellikleri
Proje yönetimi özelliklerine ek olarak, ClickUp platform içinde doğrudan e-posta göndermenize, almanıza ve yönetmenize olanak tanır, bu da onu e-posta yönetimi için güçlü bir araç haline getirir.
CC ve BCC seçeneklerini, daha önce bahsedilen diğer birçok özelliğin yanı sıra görünürlük ve gizliliği kontrol etmek için de kullanabilirsiniz.
- E-posta gönderme ve alma: ClickApps'tan ClickUp'ta e-posta özelliğini etkinleştirerek sekme değiştirmeden e-posta gönderebilirsiniz. Bu özellik, mesajlarınızı ve yanıtlarınızı doğrudan ClickUp'tan göndermenizi sağlar. Ayrıca e-postaları alabilir ve bunları ilgili görevlere bağlayabilirsiniz, böylece iletişiminiz düzenli ve eyleme geçirilebilir olur
- E-posta proje yönetimi: ClickUp, otomatik gelen kutusu yönetimi ile e-posta proje yönetimi çözümü sunar. Kopyala-yapıştır yapmanıza gerek kalmadan e-posta görevlerinizi takip edebilirsiniz. Görevlerinizde tüm ilgili bilgilerin yakalanmasını sağlar
- Süreçleri otomatikleştirin: ClickUp Otomasyonunu kullanarak hatırlatıcılar, bildirimler veya takipler gibi tekrarlayan e-posta görevlerini otomatikleştirin ve daha stratejik işler için zaman kazanın. Bu otomasyon, iş akışlarını kolaylaştırmaya ve manuel çabayı azaltmaya yardımcı olabilir
- E-postaları görevlere ekleyin: Tüm e-posta konuşmalarını bir göreve taşıyın. Optimum e-posta görev yönetimi sayesinde, takımınızla ayrıntıları kolayca tartışabilir ve tüm ilgili bilgileri tek bir yerde tutabilirsiniz
- Yönetimi merkezileştirin: E-postalarınızı ClickUp içinde yöneterek, konuşmalarınızı ilgili işlerin yanında tutabilirsiniz. Entegrasyon, zaman tasarrufu sağlar ve takımınızın koordineli çalışmasına yardımcı olur
Ayrıca, ClickUp'ın E-posta Otomasyon Şablonu gibi kaynakları kullanarak özel alanlara, form gönderimlerine veya görev etkinliklerine göre e-postaları ve görevleri otomatikleştirin.
Bu şablonla şunları yapabilirsiniz:
- E-posta otomasyon süreçlerini tanımlayın: Otomasyona ihtiyaç duyan e-postaları belirleyin ve her biri için gerekli olan belirli eylemleri özetleyin
- Otomasyon tetikleyicileri oluşturun: Belirli etkinliklere veya kriterlere göre otomatik e-postaların gönderilmesini başlatacak kurallar veya koşullar belirleyin
- E-posta otomasyonunu optimize edin: Otomasyon süreçlerinizi düzenli olarak gözden geçirip ayarlayarak verimli, etkili ve hedeflerinizle uyumlu olmalarını sağlayın
💈Bonus: E-posta yönetiminizi güçlendirmek için bazı yararlı Gmail ipuçlarına göz atın.
E-posta Yönetimi için ClickUp kullanmanın avantajları
- Daha iyi verimlilik: ClickUp E-posta Entegrasyonu ile Gmail'i ClickUp ile entegre ederek e-postalarınızı ve görevlerinizi tek bir yerden verimli bir şekilde yönetebilirsiniz. Uygulamalar arasında geçiş yapmak için harcanan zamanı azaltır ve işlerin yapılmasına odaklanır
- Parmaklarınızın ucunda kolay organizasyon: E-postaları görevlere bağlayın, takımınızı bilgilendirin ve alınan e-postalara göre görevler atayın. Her şeyi düzenli tutar ve her şeyin sorunsuz çalışmasını sağlar
- Gelişmiş işbirliği: E-postalarda takımınızı etiketleyin, yorumlar atayın ve ClickUp'tan ayrılmadan yanıtları yönetin. Bu özellik, takım çalışmasını geliştirir ve herkesin aynı sayfada kalmasını sağlar
- Şablonlarla sorunsuz iletişim: İletişimi kolaylaştırmak için ilgili şablonları ve imzaları kullanın. Bu özellik, özellikle müşteri desteği ve başvuru izleme için kullanışlıdır
- Güvenli ve uyumlu: ClickUp, e-posta iletişiminizin güvenli ve endüstri standartlarına uygun olmasını sağlamak için sağlam güvenlik özellikleri sunar
- E-posta planlama: Gelecekteki tüm iletişimlerinizi planlayın ve her kişisel e-postanın
ClickUp'ta CC ve BCC ne zaman kullanılır?
- Şeffaflık için CC: Diğer ilgili tarafları bilgilendirmek için CC alanını kullanın. Bu tür e-posta yönetim stratejileri, birden fazla alıcıyla iletişim için idealdir
- Gizlilik için BCC: BCC alanı, alıcıların gizliliğini korur. Birbirini tanımayan kişilere e-posta gönderirken veya toplu e-posta kampanyası yürütürken (e-posta listenizdeki iletişim bilgilerini korumak istediğinizde) kullanın
Daha fazla bilgi: E-posta ve proje yönetimi ihtiyaçlarınız için Google Çalışma Alanı'na alternatifleri keşfedin.
ClickUp ile daha iyi düşünün, daha akıllı e-postalar yazın
Beş profesyonelden üçü iletişim için e-postayı tercih ediyor.
Ancak sorun şu ki, çoğu kişi alıcıların rollerinden emin olmadıkları için CC ve BCC alanlarını karıştırıyor. Keşke projelerimizi takip edebilsek, görevleri yönetebilsek ve insanlara tek bir platformdan e-posta gönderebilsek.
İyi haber şu ki, ClickUp tam da bunu ve daha fazlasını yapıyor!
Örneğin, gelen kutunuzun dolup taşmasından hoşlanmıyorsanız, ClickUp'ı kullanarak işlerinizi düzenli tutabilirsiniz. Bu araç, önemli e-postalara öncelik vermenize ve yanıt süresini kısaltmanıza yardımcı olarak gelen kutunuzu boş tutmanızı sağlar.
ClickUp, Gmail entegrasyonlarını da destekler, böylece bekleyen görevler ve takipler hakkında her zaman bildirimler alırsınız. Ek olarak, ClickUp, e-postaları taslak haline getirmeye, bu e-postaları eyleme geçirilebilir görevlere dönüştürmeye ve bir anahtar kelime aradığınızda size bilgi sağlamaya yardımcı olan kendi AI'sına sahiptir.
Bugün ClickUp'a kaydolun, yeni öğrendiğiniz CC/BCC bilgilerinizi test edin ve harika e-postalar gönderin.