İş Verimliliği için Süreç Haritalama Tekniklerini Kullanma

Haritalar icat edilmeden önce insanlar nasıl yol buluyordu hiç merak ettiniz mi? Güneş ve yıldızların pozisyonlarının yardımıyla.

Projenin ortasında, başınız dönüyorsa, bir haritaya ihtiyacınız var: bir süreç haritası. Birkaç süreç haritalama tekniğini ve bunları iş verimliliğini artırmak için nasıl kullanabileceğinizi görelim.

Süreç Haritalama Teknikleri Nedir?

Süreç haritalama teknikleri, bir iş sürecindeki adımları görsel olarak belgelemek, analiz etmek ve iyileştirmek için kullanılan sistematik yaklaşımlardır. İş akışı diyagramları, veri akış diyagramları, iş süreci modelleme notasyonları, SIPOC diyagramları vb. gibi çeşitli süreç haritalama teknikleri vardır. Ayrıntılara geçmeden önce, temel bilgileri anlayalım.

İş süreci haritalama nedir?

İş süreci haritalama, herhangi bir iş sürecinde yer alan adımların sırasının görsel olarak temsil edilmesidir. Bir sürecin başlangıcından sonuna kadar konsolide bir resmini sunar.

En basit süreç haritalama tekniği, bir sürecin eylem veya adım dizisini grafiksel olarak temsil eden akış şemasıdır. Müşteri şikayeti çözümü için süreç akış şeması şöyle görünebilir.

Müşteri şikayetini alın > şikayeti değerlendirin > öncelik belirleyin > müşteri hizmetleri yöneticisine atayın > şikayeti çözün > bileti kapatın > geri bildirim toplayın.

Bir süreç haritası neleri içerir?

Tipik süreç haritaları aşağıdakileri içerir.

Projenizin karmaşıklığına bağlı olarak, birkaç bileşen daha olabilir, ancak bu dört bileşen temel bileşenleri temsil eder.

Süreç haritalama, iş süreci modellemeden nasıl farklıdır?

İki terim benzer görünse ve bazı ortak noktaları olsa da, iş süreci haritalama ile iş süreci modelleme birbirinden farklıdır.

İş süreci modelleme, karmaşık süreçleri özetlemek için kullanılan nicel ve veri odaklı bir yaklaşımdır. Süreç haritalama ise, paydaşların süreçlerini nasıl algıladıklarına dair nitel bir görünümdür.

Ayrıca, modelleme genellikle ayrıntılı ve kapsamlıdır ve süreci çoklu perspektiflerden incelerken, haritalama genellikle daha basittir ve faaliyetlerin sırasına odaklanır.

İş süreci haritalama, mevcut süreçleri ve her bir paydaşın bu süreçlerin nasıl olması gerektiğini düşündüğünü anlamak için temel oluşturur. Bu, birçok avantaj sağlar.

İş Süreçleri Haritalama Tekniklerinin Önemi ve Faydaları

İş süreci haritalama, her biri belirli amaçlara uygun çeşitli teknikler kullanılarak yapılabilir. Hangi yolu seçerseniz seçin, birçok fayda elde edersiniz.

Daha iyi görünürlük: İş süreci haritalama, süreçlerin bir kuruluş içinde nasıl işlediğini açıkça görselleştirir. Bu sayede herkes ne olması gerektiğini bilir.

Örneğin, kıdemli geliştiricinin kodlama tamamlandıktan hemen sonra kod incelemesi yapması bekleniyorsa, süreç haritası bunu her iki taraf için de netleştirecektir.

Verimsizlikleri belirleme: İş süreci yönetiminde haritalar, süreçlerdeki verimsizlikleri, gereksiz işlemleri ve darboğazları belirler.

Örneğin, bir satın alma süreci haritası rutin satın alımlar için birden fazla onay gösteriyorsa, şirket yönetici incelemesi için daha yüksek eşikler ayarlayarak bu süreci kolaylaştırabilir ve böylece satın alımları hızlandırabilir.

İletişimi kolaylaştırma: İyi süreç haritalama araçları, bilgi akışındaki eksikliklerden kaynaklanan iletişim boşluklarını veya fazlalıkları ortaya çıkarır. Bu verileri kullanarak daha iyi iletişim protokolleri ayarlayabilirsiniz.

Çalışan memnuniyeti: Takım üyeleri işlerinin öncesindeki ve sonrasındaki adımları bildiklerinde, çıktılarında daha dikkatli olurlar. Örneğin, iş analisti özelliğin test edileceğini bildiğinde, daha net kullanıcı hikayeleri ve kabul kriterleri yazar.

Otomasyon: Bu, en önemli avantajdır. İşlem haritalama, aşağıdakiler yoluyla iş işlemlerinin otomasyonunu sağlar:

Tüm bu bilgilerle, işletmeler süreçleri akıllıca otomatikleştirebilir ve takım üyelerinin daha stratejik faaliyetlere odaklanmaları için zaman kazanabilir.

İş süreci haritalama teorisini öğrendikten sonra, şimdi uygulamaya geçelim. İşte bugün ihtiyaçlarınıza uygulayabileceğiniz en iyi iş süreci haritalama teknikleri.

İş Süreçleri Haritalama Teknikleri

Sürecinizin niteliğine, karmaşıklığına, ilgili paydaşlara, iş üzerindeki etkisine vb. bağlı olarak, çeşitli gelişmiş süreç haritalama tekniklerinden birini seçebilirsiniz. Burada, en önemlilerinden birkaçını ele alacağız.

1. Ş Akışı teknikleri

Ş Akışı, bir görevi tamamlamak veya bir hedefe ulaşmak için insanlar veya makineler tarafından izlenen bir dizi adımdır. Bu, ATM'den para çekmek gibi basit veya akıllı telefon montajı gibi karmaşık olabilir.

İş akışı tabanlı iş süreci haritalama teknikleri, ne kadar karmaşık olursa olsun tüm süreç için kullanılabilir. Kuruluşlar ayrıca bu tekniği iş akışlarının iş akışını haritalamak için de kullanır.

Örneğin, geliştirme takımında bir programlama ş Akışı olabilir. Mühendislik takımında, programlama ş Akışına bağlı bir dağıtım ş Akışı olabilir. DevOps takımında, her ikisini de içeren bir uygulama bakım ş Akışı olabilir.

İş akışı tekniklerini kullanarak iş süreçlerinizi haritalandırmanın yollarını öğrenin.

Ş Akışı türünü belirleyin

Ş Akışları dört türdendir. İş süreçlerinizi haritalandırmaya, işinizin ne tür bir süreç olduğunu belirleyerek başlayın.

Sıralı: Sıralı iş akışlarında, görevler belirli bir sırayla, birbiri ardına gerçekleştirilir. ATM'den para çekmeyi örnek olarak alalım; kartınızı takmaktan kartınızı geri almaya kadar adımları sırayla gerçekleştirirsiniz.

Durum makinesi: Durum makinesi iş akışları, sürecin ileri geri gittiği durumlardır. Örneğin, bir mobil uygulama için UX geliştirirken, nihai tasarımı yapmadan önce birden fazla kullanıcı testi ve araştırması yapabilirsiniz.

Kural tabanlı: Bunlar, if-this-then-that (eğer-bu-o-zaman) iş akışlarıdır, ancak o kadar basit değildir. Bazı kararlar birden fazla seçeneğe sahip olabilir ve her biri birden fazla süreç akışına dallanabilir.

Paralel: Bir iş akışı paralel olduğunda, süreçler/görevler aynı anda gerçekleşir. Yalın üretimde birkaç paralel iş akışı vardır.

Çeşitli bileşenleri tanıyın

Her iş akışı aşağıdakiler gibi çeşitli bileşenleri içerir:

Tüm bu ayrıntıları iş akışı belgelerine dahil edin .

Ş Akışı diyagramı oluşturun

Süreçlerinizin çeşitli bileşenleriyle, görevleri, bunları kimin, hangi sırayla ve hangi standartlara göre yapacağını özetleyen bir ş Akışı diyagramı oluşturun. İşte ilham alabileceğiniz bazı ş Akışı diyagramı örnekleri.

2. Veri akış diyagramları

İş akışları eylemler/faaliyetlerle ilgiliyse, veri akışı bilgilerle ilgilidir. Veri akış diyagramları, verilerin bir süreç boyunca girişten çıkışa nasıl hareket ettiğini gösterir ve kaynakları, hedefleri, depolama noktalarını ve yolları vurgular.

Bilgi sistemlerini haritalamaya yardımcı olurlar, bu da onları yazılım ve veri yoğun süreçlerde özellikle yararlı kılar.

Veri akış diyagramı çizmek için aşağıdaki bileşenleri kullanın.

Veri akış diyagramlarını kullanırken, kontrol akışı olmadığını not etmek önemlidir. Bu, diyagramda koşullu akışlar, karar kuralları veya döngüler olmadığı anlamına gelir. Bunlar, veri akış diyagramına bağlı akış grafikleri olarak gösterilebilir.

3. İş süreci modeli ve notasyonu (BPMN)

İş süreci modeli ve notasyonu, bir organizasyondaki süreçlerin grafiksel temsilini oluşturmak için bir dizi kılavuzdur. Tüm iş paydaşları tarafından kolayca anlaşılabilir kapsamlı bir sembol ve notasyon seti sağlar.

BPNM, teknik takımlar, iş analistleri, liderler ve müşteriler tarafından anlaşılması gereken süreçler için en uygun yöntemdir. Önerilen gösterimler ve bunları nasıl kullanabileceğiniz aşağıda açıklanmıştır.

Akış nesnelerinizi belirleyin: Bunlar, süreçte yapılan görevleri, etkinlikleri veya işleri temsil eder. Örneğin, bir görev düğümü, sipariş-nakit sürecinde bir müşterinin kredisini kontrol etmeyi temsil edebilir.

Bağlantı nesnelerini çizin: Bunlar bilgi veya eylem akışını temsil eder; bir etkinlikten diğerine doğru kesintisiz ok uçlu kesintisiz bir çizgi. Noktalı çizgiler mesaj akışını veya ilişkiyi temsil eder.

Yüzme şeritlerine ayırın: Bunlar, süreçteki çeşitli görevleri yerine getiren kategorileri veya paydaşları ifade eder. Örneğin, bir fatura işleme sisteminde görevler satıcılar, müşteriler, finans takımları, satış takımları vb. için şeritlere ayrılabilir.

Artefaktları kullanın: Verilerin faaliyetler tarafından nasıl gerekli olduğu veya üretildiğini gösterin. Örneğin, bir veri nesnesi, oluşturulan ve ardından çeşitli süreç adımları boyunca güncellenen bir sipariş olabilir.

Bonus: AI süreç haritalama hakkında bilgi edinin!

4. Birleşik model dili (UML) diyagramları

Birleşik Modelleme Dili (UML), bir sistemin tasarımını görselleştirmek için kullanılan bir modelleme dilidir. UML, çeşitli bileşenlerin yapılarını ve davranışlarını betimlemek için yazılım mühendisliğinde yaygın olarak kullanılır.

Adından da anlaşılacağı gibi, bu bir programlama dili değil, sistemleri görselleştirmek için bir dizi kılavuz ve kelime dağarcığıdır. Her UML diyagramı, sistemin farklı bir yönüne odaklanır ve paydaşların karmaşık yazılım tasarımlarını daha kolay anlamasını sağlar.

İş süreçlerini haritalandırırken, size uygun UML türünü kullanın. UML'lerde iki kategori vardır.

Yapısal diyagramlar

Yapısal diyagramlar, bileşenler, sınıflar, nesneler ve bunların düzenlemeleri dahil olmak üzere kaynak kod yapısı gibi bir sistemin statik yönleri için en uygun yöntemdir.

Örneğin, bir sosyal medya platformu için sınıf diyagramı, kullanıcı profillerinin, gönderilerin, yorumların ve mesajların nasıl yapılandırıldığını ve birbiriyle nasıl bağlantılı olduğunu ayrıntılı olarak gösterebilir.

Davranış diyagramları

Davranış diyagramları, bir sistemin dinamik yönleri için en uygun olan diyagramlardır ve sistemdeki öğelerin zaman içinde nasıl etkileşime girdiğini ve değiştiğini gösterir. Bu diyagramlar, bir faaliyetten diğerine kontrol akışını, nesneler arasındaki etkileşimleri ve sistemin etkinliklere verdiği yanıtları özetler.

Örneğin, bir hata izleme sistemi için bir sekans diyagramı, kullanıcı, sistem arayüzü ve veritabanı arasındaki etkileşimleri de dahil olmak üzere bir hatanın raporlanma sürecini gösterebilir ve sistemin kullanıcı eylemlerine ve sistem etkinliklerine nasıl tepki verdiğini vurgulayabilir.

5. SIPOC diyagramları

SIPOC, Tedarikçiler, Girdiler, Süreçler, Çıktılar ve Müşteriler anlamına gelir. Üretim, perakende, tedarik zinciri ve ilgili sektörlerde üst düzey bir süreç genel görünümü haritalamak için kullanılan bir araçtır.

SIPOC diyagramları, iş ortamının kuşbakışı görünümünü oluşturmak için en iyisidir. Aşağıdakiler dahil olmak üzere uçtan uca her şeyi kapsar:

Bu tekniklerden herhangi birini kullanarak, iş süreçlerinin kolaylaştırılması, optimizasyon ve otomasyonun avantajlarından yararlanabilirsiniz. Hangi tekniği kullanırsanız kullanın, verimli bir iş süreci haritası oluşturmak için izlemeniz gereken adımlar aşağıda açıklanmıştır.

Verimli Bir İş Süreci Haritası Nasıl Oluşturulur?

Bir süreç haritası oluşturmak için araştırma, netlik ve ClickUp gibi amaca yönelik tasarlanmış bir araca ihtiyacınız vardır. Süreçlerinizi haritalamak için bunları kullanmaya ilişkin adım adım kılavuz.

Kapsam ve hedefleri tanımlayın

Her süreç birkaç adımdan oluşur. Süreci etkili bir şekilde haritalamak için, kapsamını, gerekli ayrıntı düzeyini ve bununla neyi başarmak istediğinizi tanımlamanız gerekir. Örneğin, tedarik sürecini haritalıyorsanız, kapsam uçtan uca olabilir veya tedarikçi seçimi gibi sadece bir kısmı olabilir.

İyi bir değer akışı haritalama yazılımı, ihtiyacınız olan ayrıntı düzeyini belirlemenize yardımcı olabilir. İşe başlamadan önce, çabalarınızın kapsamı ve sınırları dahil olmak üzere süreç belgeleri için ClickUp Belgeleri'ni kullanın.

Verileri toplayın

Adımlar, görevler, girdiler, çıktılar, karar noktaları ve ilgili roller dahil olmak üzere süreçle ilgili tüm gerekli bilgileri toplayın.

Takım üyeleri ve paydaşlarla görüşmek, bu bilgileri toplamak için harika bir yoldur. Ayrıca, ClickUp Formlarını kullanarak paydaşları anketlere tabi tutabilir ve net veriler toplayabilirsiniz.

Başlangıç ve bitiş noktalarını belirleyin

Sürecin nerede başladığını ve bittiğini açıkça tanımlayın. Bu, ayrıntılı süreç haritanızın sınırlarını belirler ve tüm ilgili faaliyetleri dahil etmemizi sağlar.

Satın alma örneğinde, süreç bir ihtiyacın belirlenmesi ile başlayabilir ve malların teslim alınması ve tedarikçiye ödeme yapılması ile sona erebilir.

Boşlukları doldurun

Başlangıç ve bitiş noktalarını herhangi bir süreç haritalama aracına yerleştirin. Ardından, belgelediğiniz her adımı ve karar noktasını sırayla ekleyin. Tutarlılık ve netlik için standart süreç haritalama sembollerinin kullanıldığından emin olun.

ClickUp Beyaz Tahta, süreçlerinizi istediğiniz gibi haritalamak için temiz bir tuval sunar. Verimsizlikler görürseniz ve fikir üretmek isterseniz, ClickUp Zihin Haritaları'nı kullanarak senaryolar oluşturun.

Süreç haritalama konusunda yeniyseniz, ClickUp'ın şablonlarından bazılarını deneyin:

Sorumlulukları atayın

Farklı roller veya departmanlar arasındaki sorumlulukları belirlemek için süreç haritanıza yüzme şeritleri ekleyin. Örneğin, satın alma takımı, finans departmanı ve tedarikçiler için ayrı yüzme şeritleri, onay, ödeme ve teslimattan hangi birimin sorumlu olduğunu bir bakışta gösterebilir.

Süreci doğrulayın

Süreç haritasının ilk taslağı tamamlandığında, sürece dahil olan paydaşlarla birlikte gözden geçirin ve onaylayın. Bu adım, haritanın gerçek dünyadaki süreci doğru bir şekilde yansıtmasını ve gerekli tüm ayrıntıları içermesini sağlar.

Bu aynı zamanda gözden kaçırdığımız tutarsızlıkları veya verimsizlikleri tespit etmek için de bir fırsattır.

Analiz edin ve optimize edin

Doğrulanmış bir süreç haritası ile süreçteki verimsizlikleri, darboğazları veya gereksiz işlemleri analiz edin. Adımları yeniden düzenlemek, darboğazları ortadan kaldırmak, sorumlulukları yeniden atamak veya yeni araçlar kullanmak gibi iyileştirme fikirleri için geri bildirim alın ve kısa liste oluşturun.

Bu süreç iyileştirmelerini uygulayın ve ilerlemeyi sürekli olarak izleyin.

ClickUp'ta Süreç Haritalama ile İşinizi Doğru Yöne Yönlendirin

İyi bir süreç haritası, tam olarak adının ifade ettiği şeyi yapar: onu kullanan herkese yön gösterir. Bu nedenle, dünya çapında işletmelerin en çok kullandığı tekniklerden biridir.

Etkili olduğu kadar, doğru araçlar olmadan süreç haritalama zor olabilir. ClickUp'ın proje yönetimi yazılımı, bu tür ihtiyaçlar göz önünde bulundurularak tasarlanmıştır.

Beyaz tahtalar, zihin haritaları, görev listeleri, kontrol listeleri ve şablonlarla ClickUp, tercih ettiğiniz teknikle kapsamlı süreç haritaları oluşturmak için ihtiyacınız olan her şeyi size sunar.

İş süreçlerinizi küçük ölçekte haritalamaya başlayın. ClickUp'ı bugün ücretsiz deneyin.

İş Süreçleri Haritaları Hakkında Sık Sorulan Sorular

1. Etkili süreç haritalama için dört adım nedir?

Etkili haritalama için dört adım şunlardır:

2. Süreç haritalamanın beş seviyesi nedir?

Ayrıntı düzeyine göre, en genel bakıştan en ayrıntılı belgelemeye kadar düzenlenmiş beş süreç haritalama düzeyi şunlardır:

3. Süreç haritalama örneği nedir?

Müşteri hizmetleri sorgusu için basit bir süreç haritalama örneğini inceleyin.

Başlangıç: Müşteri bir sorgu gönderir. Bu, e-posta, telefon veya web formu gibi herhangi bir kanal aracılığıyla olabilir.

Sorgu kaydı: Sorgu, benzersiz bir tanımlayıcı ve öncelik ile bir izleme sistemine bilet olarak kaydedilir. Bu genellikle otomatikleştirilmiştir.

Sorumluluk atama: Bir temsilci, uygunluk, bilet ciddiyeti/önceliği vb. kriterlere göre soruna atanır.

Çözüm: Atanan temsilci, soruyu inceler, gerekli eylemleri gerçekleştirir ve ardından müşteriye yanıt verir. Bu adım, sorunun karmaşıklığına bağlı olarak birden fazla alt adım içerebilir.

Kapatma: Müşteri onayladıktan sonra temsilci bileti kapalı olarak işaretler. Geri bildirim: Geri bildirim almak için müşteriye otomatik olarak bir anket gönderilir.