ABD'deki bilgi çalışanları, bilgi beklemek veya mevcut kurumsal bilgileri yeniden oluşturmak için haftada 5,3 saat harcıyor. Bu, her çalışanın verimliliğinin boşa harcanması anlamına gelmekle kalmaz, aynı zamanda projelerde gecikmelere, standartların altında teslimata ve en önemlisi çalışanlar arasında bağlılığın azalmasına da yol açar.
Uzaktan çalışma ortamlarında, bilgiye/kurumsal bilgiye erişimin olmaması oldukça zararlı olabilir ve genellikle sessiz istifaya yol açar.
Çalışanlara görevlerini nasıl yerine getireceklerini ve doğru işyeri kararlarını nasıl alacaklarını gösteren basit, tekrarlanabilir ve tutarlı bir sistemle bunu önleyebilirsiniz. Diğer bir deyişle, iş akışlarıyla.
İş akışı, genellikle bir proje veya görevin başlangıcından sonuna kadar geçirdiği adımların dizisidir. Bu, buluta özel mikro hizmetler dağıtmak kadar karmaşık veya bir iş giderini onaylamak kadar basit olabilir.
Ayrıca, ileri geri gidebilen durum makinesi iş akışları veya kurallara dayalı iş akışları gibi sıralı olmayan iş akışları da vardır.
Hangi türde olursa olsun, iyi bir iş akışı, görevleri tamamlamak için bir yol haritası görevi görür, doğru yönleri gösterir ve uygun koruyucu önlemleri alır.
Ancak, bir iş akışı, sahip olduğu belgeleme kadar iyidir. Açık, öz ve eksiksiz belgeleme olmadan, iş akışlarınız muhtemelen unutulacak, hatta göz ardı edilecek ve başlangıç noktasına geri döneceksiniz.
Bu makalede, etkili iş akışı belgelerine neden ihtiyaç duyduğunuzu, bunları nasıl oluşturacağınızı ve işi kolaylaştırmak için hangi araçları kullanabileceğinizi adım adım anlatacağız.
İş Akışı Belgeleri nedir?
İş akışı belgeleri, kurumsal bilgileri yazıya dökme ve bu bilgilere ihtiyaç duyan herkesin kolayca erişebilmesini sağlama sürecidir. Genellikle, işinizin her yönünü nasıl yürüttüğünüzü özetleyen, güvenli bir arayüz üzerinden erişilebilen bir dizi belgedir.
İyi bir iş akışı belgesinin anahtar özellikleri şunlardır:
Ayrıntılı: İyi bir iş akışı belgesi, varsayımlara yer vermeden sürecin her adımını özetler. Gider onayı için bir iş akışı belgesi oluşturuyorsanız, geri ödeme talebinin biçimini, talebin gönderileceği platformu, onaylayıcıların adlarını/unvanlarını, yanıt için SLA'yı, eskalasyon matrisini, irtibat noktasını vb.
Erişilebilir: Bulunamayan iş akışı belgeleri işe yaramaz. Bu nedenle, iyi bir iş akışı belgesi, paylaşılan bir sürücü, yerel intranet veya güvenli bir bağlantı gibi merkezi bir platformda, ideal olarak arama yoluyla kolayca erişilebilir olmalıdır.
Açık ve öz: Kimse en basit görevleri yerine getirmek için sayfa sayfa dokümantasyon okumaktan hoşlanmaz. Bu nedenle, dokümantasyonu kısa ve açık talimatlarla hazırlayın. Akış grafikleri, eyleme geçirilebilir bölümler/kontrol listeleri, emoji ile yapılması veya yapılmaması gerekenleri vurgulama gibi görsel araçlar kullanın.
Güncelleme: Hızla büyüyen kuruluşlarda işler çabuk değişir. İş akışlarınızı düzenli olarak gözden geçirdiğinizden emin olun. Her üç ayda bir veya kuruluşunuza uygun bir sıklıkta bir ritim belirleyin. Gelişen bir projeyse, belgeleri gerçek zamanlı olarak güncelleyin.
Takımlarınızın her gün zahmetsizce yaptığı işler için çok fazla evrak işi gibi geliyorsa, iş akışı belgelendirmesinin uzun vadede kişi başına yaklaşık altı saat ve milyonlarca dolar tasarruf sağlayabileceğini size gösterelim.
Etkili İş Akışı Belgelendirmesinin Avantajları
Çoğu zaman, iş akışlarından bahsettiğimizde, süreç verimliliği, üretkenliğin artırılması, zaman tasarrufu vb. hedefleri gözetiriz.
Ancak, etkili iş akışı belgeleri çalışanlara da fayda sağlar. Her çalışanın işinde yolunu bulmasına yardımcı olan bir kılavuz görevi görür. İşte nasıl.
Organizasyonel bilginin paylaşımı: Açıkça belgelenmiş bir iş akışı, takımınızdaki herkesin işini iyi yapmak için bilmesi gerekenleri bilmesini sağlar.
Yeni çalışanlar, örtük bilgiye ve en iyi uygulamalara erişebilecek ve aynı hataları tekrarlamayacaklar. Bu, ister organizasyona ister yeni projelere olsun, çalışanların işe alım sürecini hızlandıracaktır.
Daha iyi işbirliği: İş akışları, sürecin her adımını özetleyerek her takım üyesine görevlerini tamamlamadan önce ve sonra neler olacağı hakkında bilgi verir.
Bu, gerekli tüm bilgileri toplamalarına, işlerini verimli bir şekilde tamamlamalarına ve bir sonraki kişiye aktarmalarına yardımcı olur.
Teslimat hızı: Herkes ne yapması gerektiğini ve nasıl yapacağını bildiğinde, dikkatleri dağılmadan görevlerini tamamlayabilir.
İyi bir iş akışı belgeleri, karşılaşılabilecek sorunları ve bunların olası çözümlerini de belirtir, böylece süreçteki aksaklıkları giderir.
Takım uyumu: Tüm takım standart bir iş akışını takip ettiğinde, daha az hata yapar ve her seferinde tutarlı sonuçlar elde eder.
Bu da müşteri deneyimini tutarlı hale getirerek marka algısını güçlendirir ve daha fazla satış, daha yüksek kar ve daha hızlı büyüme sağlar.
Hesap Verebilirlik: İyi bir iş akışı sadece süreçteki adımlardan ibaret değildir, aynı zamanda sürece dahil olan paydaşlarla da ilgilidir.
Her takım üyesinin sorumluluklarını özetleyerek, organizasyonel standartlarınızı karşılayan işleri teslim etmekten sorumlu olmalarını sağlar.
Güvenlik: Dünya Ekonomik Forumu'na göre, siber güvenlik sorunlarının %95'i insan hatasından kaynaklanmaktadır. Bu, kimlik avı dolandırıcılığına kanmak veya yanlışlıkla gizli bilgileri koda girmek olabilir.
İyi belgelenmiş bir iş akışı, yapılmaması gerekenleri özetler ve çalışanlara uymaları gereken güvenlik önlemlerini hatırlatır.
Sürekli iyileştirme: İş akışlarını belgelemek, her bir görevin nasıl gerçekleştirildiğine dair kapsamlı bir görünürlük sağlar.
Bu, kuruluşların süreçlerini gözden geçirip sürekli olarak iyileştirmelerine yardımcı olur. Böylece kuruluşlar, uygulamalarının farkında olur ve bunları düzenli olarak iyileştirebilir.
Temel olarak, iş akışları işin "nasıl" yapıldığıdır. Bunlar, projelerinizi teslim etmenin benzersiz yolları olan tariflerinizdir.
Bunlar sizin fikri mülkiyetinizdir. İş akışlarınızı doğru bir şekilde belgelemek, tüm kuruluşunuzun fikri mülkiyetinizden yararlanmasına yardımcı olur. Bunu nasıl başarabileceğinizi aşağıda bulabilirsiniz.
Belge İş Akışı ve İş Akışı Dokümantasyonu – İkisi aynı mı?
Belge İş Akışı ve İş Akışı Belgeleri, benzer gibi görünse de süreç yönetiminin farklı yönlerini ifade eder. İşte her terimin açıklaması:
1. Belge İş Akışı
- Tanım: Bir belgenin oluşturulmasından tamamlanmasına veya arşivlenmesine kadar yaşam döngüsü boyunca geçirdiği süreçlerin veya adımların sırasını ifade eder.
- Amaç: Verimlilik ve uyumluluğu sağlamak için kuruluş içindeki belgelerin hareketini, onaylanmasını ve yönetimini kolaylaştırır.
- Örnekler:Bir taslak, son halini almadan önce birden fazla paydaş tarafından incelenip düzenlendiği bir belge onay süreci. Bir belgenin onay için hesap departmanından yönetime aktarıldığı fatura onaylarının otomasyonu.
- Taslakların, son halini almadan önce birden fazla paydaş tarafından incelenip düzenlendiği bir belge onay süreci. Belgenin, onay için hesap departmanından yönetime aktarıldığı fatura onaylarının otomasyonu.
- Taslakların, son halini almadan önce birden fazla paydaş tarafından incelenip düzenlendiği bir belge onay süreci. Belgenin, onay için hesap departmanından yönetime aktarıldığı fatura onaylarının otomasyonu.
- Belgeleri doğru kişilere veya departmanlara yönlendirme.
- Onay hiyerarşilerinin ayarlanması.
- Belge durumunu izleme (ör. beklemede, onaylandı, reddedildi).
- Yönetmeliklere ve denetim izlerine uyumu sağlamak.
- Yasal sözleşme incelemesi.
- İçerik yayınlama süreçleri.
- İK belge yönetimi (ör. çalışan kayıtları, işe alım formları).
2. İş Akışı Belgeleri
- Tanım: Bir süreci veya iş akışını belgelendirme, belirli bir görev, proje veya görev grubunun nasıl tamamlandığını açıklama eylemi.
- Amaç: Süreçleri resmileştirip standartlaştırarak tutarlılık, netlik ve çalışanların eğitimi için yardımcı olur.
- Örnekler:Yeni bir çalışanı işe alma konusunda adım adım kılavuz oluşturma. Destek ekibinde müşteri şikayetlerini yönetme prosedürlerini yazma.
- Yeni bir çalışanı işe alma konusunda adım adım kılavuz oluşturma. Destek ekibinde müşteri şikayetlerini yönetme prosedürlerini yazma.
- Yeni bir çalışanı işe alma konusunda adım adım kılavuz oluşturma. Destek ekibinde müşteri şikayetlerini yönetme prosedürlerini yazma.
Anahtar Unsurlar
- Adım adım açık talimatlar.
- Her adımda rol ve sorumlulukların belirlenmesi.
- Kullanılan araçları, sistemleri veya belgeleri tanımlama.
- Karar noktaları ve acil durumların ana hatlarını belirleme.
- Kullanım Örnekleri:
Kullanım Örnekleri:
- Çalışan eğitim kılavuzları.
- Standart çalışma prosedürleri (SOP'ler).
- Yazılım geliştirme süreci belgeleri.
Anahtar Farklılıklar:
| Aspect | Belge Ş Akışı | İş Akışı Belgeleri |
|---|---|---|
| Odak | Süreçler boyunca belgelerin akışı ve otomasyonu. | İş akışlarının nasıl gerçekleştirildiğini yakalama ve resmileştirme. |
| Amaç | Belgeleri verimli bir şekilde yönetin ve taşıyın. | Görevlerin tutarlı bir şekilde anlaşılmasını ve yerine getirilmesini sağlayın. |
| Örnek | Belge onay süreci. | Belgelerin nasıl onaylanacağına dair yazılı bir SOP. |
| Otomasyon | Genellikle belge işlemeyi otomatikleştiren araçlar içerir. | Genellikle yazılı veya dijital kılavuzların oluşturulmasını içerir. |
| Kullanım | Öncelikle kuruluşlarda belgeleri işlemek için kullanılır. | Kılavuzlar, rehberler ve eğitim materyalleri oluşturmak için kullanılır. |
Temel olarak, Belge İş Akışı belgelerin hareketini ve yönetimini içerirken, İş Akışı Belgeleri bir iş akışının nasıl çalıştığını ayrıntılı olarak açıklar ve belge iş akışlarını da bir alt küme olarak içerebilir.
İş Akışı Dokümantasyon Süreci Nasıl Oluşturulur
Henüz iş akışlarımız yok, neyi belgelendireceğim? diye düşünüyor olabilirsiniz
Herkesin bilinçli veya bilinçsiz olarak izlediği bir tür iş akışı vardır. İş akışlarını belgelemek ise tamamen başka bir konudur. Bunu nasıl iyi bir şekilde yapabileceğimize bakalım.
1. Zaten belgelenmiş iş akışlarını toplayın
İyi bir iş akışı belgeleme süreci, kuruluş genelinde en iyi şekilde dağılmış fikirleri, herkese güç veren sağlam bir sistemde toplar.
Mevcut belgeleri veya süreç haritalarını arayın. Bunların iş akışı yönetim yazılımında veya belge olarak yazılması gerekmediğini unutmayın.
Bunlar, takım üyelerine gönderilen e-postalarda, beyaz tahtalara çizilen akış şemalarında veya işe alım/eğitim için oluşturulan sunumlarda da yer alabilir.
Mevcut iş akışı belgelerinin formları hakkında açık fikirli olun. Tüm bu bilgileri birleştirin. Adım adım düzenleyin.
2. Takımlarla konuşun
Her kuruluşta, takım üyeleri arasında örtük bir bilgi birikimi vardır; bu bilgiye sahip olduklarının farkında değildirler. Onlarla iş süreçleri hakkında konuşmak, süreç belgelerinde açıkça görülmeyen hususları ortaya çıkarır.
3. Bireysel takım üyeleriyle görüşme yapın
Dinamikleri anlamak için grup toplantıları yapmak yardımcı olsa da, bireysel görüşmeler daha derinlemesine bilgi sağlar. İşte bu konuşmalara rehberlik edecek birkaç soru.
- Tüm iş akışınızın bir parçası olarak izlediğiniz adımlar nelerdir?
- Bu adımlar hangi sırayla akışa girecek?
- Her adımın paydaşları kimlerdir?
- Her adımda hangi zorluklarla karşılaştınız ve bunları nasıl aştınız?
- İş akışınızda eksiklikler nerede? Bunları şu anda nasıl dolduruyorsunuz?
- Teslimatlarınız nelerdir?
- Sonuçlarınız ve başarı ölçütleriniz nelerdir?
4. İş akışını belgelendirin
Şimdiye kadar topladığınız tüm bilgileri kapsamlı bir şekilde kaydedin. Baştan sona, adım adım bir süreç akışı olarak yapılandırın.
Her aşamada mümkün olduğunca fazla ayrıntı ekleyin. İş akışlarını belgelendirirken göz önünde bulundurmanız gereken bazı faktörler şunlardır:
- Hedef izleme: Bu sürecin amacı ve bunun nasıl ölçüleceği
- Paydaşlar: Her adımdan kim sorumludur, eskalasyon matrisi nedir ve endişe/sorular durumunda kiminle iletişime geçilmelidir?
- Bağımlılıklar: Her adımın sonucunun herhangi bir kişinin eylemlerine veya onaylarına bağlı olup olmadığı
- Erişim: İş akışını tamamlamak için araçlar, ortamlar, varlıklar ve kaynaklar için hangi izinlerin verilmesi gerekir?
- Çıktılar: Her adımın sonunda beklenen çıktı, her bir adım için ölçümler dahil
- Dönüm noktası: İş akışında tamamlanması gereken belirli aşamalar
- Zaman çerçevesi: SLA'lar ve iş akışındaki her adım için makul zaman çizelgeleri
- İncelemeler: İlerlemeyi izlemek için incelemeler/toplantılar için Cadence
- Sözlük: Proje kapsamına özgü terimlerin anlamları ve kullanım kuralları
5. İş akışı belgesini tasarlayın
3. adım, iş akışının ayrıntılı bilgilerini açıklasa da, sadece metinlerden oluşuyorsa pek kullanışlı olmayabilir.
Bu nedenle, iş akışı belgelerini daha sonra kullanımı ve başvurusu kolay olacak şekilde tasarlamak çok önemlidir. İş akışınızı tasarlayabileceğiniz bazı basit yollar şunlardır:
- Süreci görselleştirmek için akış grafikleri
- Görevleri ve alt görevleri belirlemek için kontrol listeleri
- Zaman çizelgelerini ve çakışan görevleri görüntülemek için Gantt grafikleri
- Önemli adımları vurgulamak için başlıklar ve alt başlıklar
- Kritik faktörleri vurgulamak için uyarı kutuları
6. Bir iş akışı belgeleme yazılımı kullanın
Güçlü bir iş akışı belgeleme yazılımı, öncelikle üç konuda size yardımcı olacaktır:
- Kolaylaştırma: İş akışına bir yapı kazandırarak okunmasını ve takip edilmesini kolaylaştırın
- Bağlantılar: Çeşitli ilgili iş akışlarını birbirine bağlayarak büyük resmi daha iyi haritalayın
- Etkileşim: Görev oluşturma veya bildirim gönderme gibi eyleme geçirilebilir adımları daha kolay oluşturun
Bunu, elektronik tablolar, sunumlar veya süreç haritalama yazılımı gibi yaygın olarak kullanılan araçlarla yapabilirsiniz. Ancak, amaca yönelik olarak tasarlanmış iş akışı belgeleme yazılımı çok daha etkili olacaktır.
ClickUp Zihin Haritaları, iş akışlarını tasarlamak için basit ve görsel bir yol sunar. Mevcut şablonları kullanarak anında bir iş akışı diyagramı tasarlayabilir veya adımlar arasındaki bağlantıları kolayca sürükleyip bırakarak bağımlılıkları önerebilirsiniz. Düğümleri kullanarak herhangi bir adım için kaynaklar sunan referans noktaları oluşturabilirsiniz.
ClickUp Docs, iş akışı belgelerini kaydetmek, paylaşmak ve üzerinde işbirliği yapmak için kapsamlı bir çözüm sunar. İç içe sayfalar, yer imleri ve bağlantılı belgelerle ClickUp Docs'u kullanarak karmaşık süreçler için belgeler oluşturabilirsiniz.
Belgeleri güvenli bir şekilde paylaşabilir, gerçek zamanlı olarak işbirliği yapabilir, dinamik olarak düzenleyebilir ve bunları iş akışlarına bağlayarak proje durumlarını değiştirebilirsiniz. ClickUp Docs'un iş akışı belgelerini daha kullanışlı hale getirmek için çeşitli biçimlendirme seçeneklerine sahip olması da yardımcı olur.
ClickUp Görevleri, Zihin Haritalarınızdan veya Belgelerinizden iş akışlarını proje yönetimi yazılımınızda eyleme geçirilebilir öğelere dönüştürmenizi sağlar.
Görevler için zaten ClickUp kullanıyorsanız, bunları Zihin Haritaları'na bağlayarak haritalandırabilirsiniz. ClickUp'ı yeni kullanmaya başladıysanız, düğüm tabanlı Zihin Haritaları aracından da görevler oluşturabilirsiniz.
7. Düzenli olarak gözden geçirin ve güncelleyin
İş akışı belgeleriniz, süreç geliştikçe düzenli olarak güncellenen ve iyileştirilen, canlı bir belge olmalıdır. Her gözden geçirme sırasında, takımı da sürece dahil ederek iş akışları hakkında daha derin içgörüler elde edin ve buna göre ayarlamalar yapın.
8. ClickUp Brain'i kullanın
ClickUp AI, ClickUp platformuna entegre edilmiş, görevleri otomatikleştirerek, içerik oluşturmaya yardımcı olarak ve kullanıcılara içgörüler sağlayarak verimliliği artıran yapay zeka destekli bir özelliktir. Yapay zekayı kullanarak iş akışlarını kolaylaştırmak, iletişimi iyileştirmek ve veriye dayalı kararlar almak suretiyle takımların daha verimli çalışmasına yardımcı olmak için tasarlanmıştır. ClickUp AI'nın bazı anahtar işlevleri şunlardır:
ClickUp Brain'in anahtar özellikleri:
Görev Otomasyonu
ClickUp AI, görev atama, son teslim tarihleri belirleme veya önceden tanımlanmış tetikleyicilere göre durumları güncelleme gibi tekrarlayan görevleri otomatikleştirebilir. Bu, manuel işleri azaltmaya yardımcı olur ve takımların daha kritik görevlere odaklanmasını sağlar.
İçerik Oluşturma
ClickUp AI, özetler oluşturarak, e-postalar taslaklayarak, raporlar yazarak veya mevcut metinlere iyileştirmeler önererek içerik yazma ve düzenleme konusunda yardımcı olabilir. Pazarlama takımları, içerik oluşturucular ve yazılı iletişim konusunda yardıma ihtiyaç duyan herkes için kullanışlıdır.
Akıllı Öneriler
AI, görevlerin veya konuşmaların bağlamına göre akıllı öneriler sunabilir. Örneğin, sonraki adımları önerebilir, görev önceliklendirme tavsiyeleri verebilir veya kullanılacak ilgili belgeleri ve kaynakları önerebilir.
Geliştirilmiş Arama
AI destekli arama özellikleri sayesinde kullanıcılar, belirli bir görev, belge veya konuşma gibi ihtiyaç duydukları bilgileri hızlı bir şekilde bulabilirler. AI, bağlamı anlar ve ilgili sonuçları daha verimli bir şekilde bulabilir.
Doğal Dil İşleme (NLP)
ClickUp AI, doğal dil sorgularını anlamak için NLP kullanır. Bu, kullanıcıların günlük dilde sorular sorarak veya talimatlar vererek platformla etkileşime girebileceği ve aracın kullanımının daha sezgisel hale geldiği anlamına gelir.
İşbirliği ve İletişim
ClickUp Brain, toplantı notlarının taslağını hazırlamaya, tartışmaları özetlemeye ve hatta ClickUp'ın sohbet veya görev yorumlarındaki konuşmalara dayalı eylemler önermeye de yardımcı olabilir. İletişim sürecinin bazı kısımlarını otomatikleştirerek işbirliğini geliştirir.
ClickUp Brain için Kullanım Örnekleri:
- Proje Yönetimi: Durum güncellemelerini, görev atamalarını ve son tarih yönetimini otomatikleştirin.
- İçerik Oluşturma: Blog gönderileri, raporlar veya dokümantasyon taslakları oluşturun.
- Veriye Dayalı Kararlar: Proje verilerinden içgörüler elde ederek karar verme sürecini ve proje sonuçlarını iyileştirin.
- Takım İşbirliği: Toplantıları özetleyin ve iş akışlarını kolaylaştırmak için bir sonraki adım önerileri sunun.
İş Akışı Belgeleri Örnekleri ve Şablonları
Çalışanların işe alım iş akışı
Tüm insan kaynakları iş akışları arasında, çalışanların işe alımı en karmaşık ve kapsamlı olanıdır. Çalışanların işe alımı için bir iş akışı yazmak istiyorsanız, aşağıdaki adımlar size yardımcı olabilir.
Bu örneği, ihtiyaçlarınıza göre özelleştirebilmeniz/genişletebilmeniz için basit bir şekilde hazırladık.
Katılana kadar ilgilerini canlı tutun: Genellikle, bir kişinin teklifi kabul etmesi ile organizasyona katılması arasında birkaç hafta geçer.
- Bu süre boyunca haftada bir kez e-posta yoluyla iletişimde kalın
Sorumluluk: İK yöneticisi | Zaman çizelgesi: Teklifin kabulünden işe başlama tarihine kadar | Bağımlılıklar: Yok
İlk gün: Aşağıdaki yönetim görevlerini tamamlayın.
- İş sözleşmesini görüşün ve imzalatın
- Hoş geldiniz paketi verin
- İş istasyonu, e-posta, Slack, HRMS, iş kartları, otopark gibi varlıkları sağlayın.
- Maaş hesap bilgilerini toplayın
- Bir arkadaş/mentor ile bağlantı kurun
- Oryantasyon programını paylaşın
- Onları öğle yemeğine veya sanal bir kahveye davet edin
Sorumluluk: İK yöneticisi | Zaman çizelgesi: Bir gün | Bağımlılıklar: Hukuk, İK, bordro, BT, iş arkadaşı
Oryantasyon: Aşağıdakilerle, rolünde başarıya ulaşmaları için onları hazırlayın.
- Rollerine uygun tüm oryantasyon/eğitim oturumlarına kaydolmalarını sağlayın
- Yüz yüze oturum için seyahat etmeleri gerekiyorsa, gerekli düzenlemeleri yapın
- Herhangi bir sorunuz için onları oryantasyon takımıyla bağlantıya geçirin.
- Onları oryantasyon için ekibe katılacak diğer yeni çalışanlara tanıtın
Sorumluluk: İK yöneticisi | Zaman çizelgesi: Üç gün | Bağımlılıklar: İK, eğitmenler
İlgili toplantıları planlayın
- Aşağıdakileri tartışmak için yönetici toplantısı Raporlama Roller ve sorumluluklar 30/60/90 günlük hedefler Kariyer konuşması Başarı ölçütleri Geri bildirim mekanizması Acil görevler
- Roller ve sorumluluklar
- 30/60/90 günlük hedefler
- Kariyer konuşması
- Başarı ölçütleri
- Geri bildirim mekanizması
- Anında görevler
- Yeni çalışanın birlikte çalışacağı takımlarla, her konuşma için belirli hedefler içeren toplantılar planlayın
- Roller ve sorumluluklar
- 30/60/90 günlük hedefler
- Kariyer konuşması
- Başarı ölçütleri
- Geri bildirim mekanizması
- Anında görevler
Sorumluluk: Raporlama yöneticisi | Zaman çizelgesi: İki hafta | Bağımlılıklar: İlgili paydaşların mevcudiyeti
ClickUp proje dokümantasyon iş akışı şablonu
Her projenin, dönüm noktaları, görevler, bağımlılıklar ve sorumluluklar ile birlikte proje hakkındaki tüm kurumsal bilgileri özetleyen bir wiki belgesine ihtiyacı vardır. ClickUp'ın bu proje belgeleri iş akışı şablonu, başarıya ulaşmanız için gereken her şeyi içerir. Şunları kullanır:
- Projeye genel bakış için belgeler
- Hedefler ve dönüm noktaları için hedefler
- Her adım için görevler
- Her görev için son tarihler
- İlerlemeyi görselleştirmek için Gantt Grafiği görünümü
ClickUp süreç ve prosedürler şablonu
Çalışanların işe alımı, gider onayı, içerik yayınlama, satış görüşmeleri veya yazılım dağıtımı gibi iş süreçlerinin dokümantasyonu, takımların işlerini güvenle yapmalarına yardımcı olabilir.
İşte özelleştirebileceğiniz bir ClickUp süreç şablonu. Bu şablon, ihtiyacınız olan tüm süreçlere uyacak şekilde özel durumlar, özel alanlar, pano/tablo görünümü ve proje yönetimi özelliklerini kullanır.
ClickUp süreç akışı beyaz tahta şablonu
Süreç akışı beyaz tahta şablonu, karmaşık iş akışlarını takımlarınıza sunmak için basit ve görsel bir yol sunar. İş akışı tasarımınıza başlayabileceğiniz bir akış grafiği sunarak boş ekranın yarattığı baskıyı ortadan kaldırır.
İş akışınızdaki çeşitli adımları kolayca görevlere dönüştürebilir, son tarihler ekleyebilir ve bunlar için takım üyelerine atayabilirsiniz.
ClickUp ile İş Akışı Belgelerinizi İyileştirin
İyi bir iş akışı belgeleri, organizasyonel verimliliğin temelidir. ClickUp'ta proje yönetimi ve belgeleme birbiriyle yakından ilişkilidir.
Daha iyi iş akışı belgeleri yazın
Bilgileri ayrıntılı olarak açıklayın ve biçimlendirme seçenekleriyle görsel ipuçları ekleyin, böylece belgeleriniz göz ardı edilmez ve okunur.
ClickUp Belgeleri ile iş akışlarını belgelemeye başlayın. Önemli noktaları vurgulamak için bunları biçimlendirin ve önemli noktaları vurgulamak için düğmeler, afişler ve hatta kod blokları ekleyin.
İş akışlarını eyleme geçirilebilir hale getirin
ClickUp Zihin Haritaları ile iş akışlarınızı görselleştirin. İş akışlarından doğrudan görevler oluşturun ve bunları projelere dönüştürün. İç içe geçmiş alt görevler ve kontrol listeleri kullanarak istediğiniz ayrıntı düzeyine ulaşın.
Her görevden sorumlu çalışanları etiketleyerek onlara net bir görünüm sağlayın. İhtiyacınız olduğunda iş akışını kolayca tekrarlayın.
İş akışlarını inceleyin ve çözün
15'ten fazla güçlü görünümden herhangi birini kullanarak her bir iş akışınızın durumunu anlayın.
- İş akışlarınızın durumunu görmek için Pano görünümü
- Yüksek düzeyde bir bakış açısı elde etmek için Box görünümü
- Gecikmiş, mevcut ve gelecekteki görevler için takvim görünümü
- Güncellemeleri/konuşmaları izlemek için etkinlik görünümü
- Takım üyelerinin performansını görmek için iş yükü görünümü
En rahat olduğunuz görünümü kullanarak engelleri belirleyin ve gerektiğinde müdahale edin.
Takımla işbirliği yapın
İş akışı bir takımı içeriyorsa, belgeler de öyle olmalıdır. İş akışı belgelerini takımınızla paylaşın, geri bildirim isteyin ve düzenlemelerine/yorum yapmalarına izin verin.
ClickUp Brain sizin için işi yapsın
ClickUp AI'yı kullanarak uzun belgelenmiş iş akışlarını özetleyin, eylem öğeleri oluşturun, metni düzenleyin/biçimlendirin, görevleri/alt görevleri otomatikleştirin ve çok daha fazlasını yapın.
İş akışı belgeleri, iyi bir sürecin temelidir. Uzun mesafe pilotlarından yoğun bakım hemşirelerine kadar herkes işlerini doğru yapmak için iş akışı belgelerini kullanır.
Örneğin, Johns Hopkins Hastanesi'nde yoğun bakım uzmanı olan Peter Pronovost, sağlam bir kontrol listesi ve bazı idari desteklerle 43 enfeksiyonu önlemeye yardımcı oldu ve sekiz hayat kurtardı, iki milyon dolar tasarruf sağladı.
Olgun kurumsal şirketler, açık ve erişilebilir iş akışı belgeleriyle milyonlarca dolar tasarruf eder ve verimliliğini kat kat artırır.
ClickUp ile siz de bunu yapabilirsiniz. Belgelere, Görevlere, Zihin Haritalarına, Beyaz Tahtaya, düzinelerce iş akışı belgeleme şablonuna, AI'ya ve çok daha fazlasına ClickUp'ta sonsuza kadar ücretsiz olarak erişin! 🦄ˀ