Bir proje yöneticisi olarak, planladığınız şekilde ilerlediğinizi nasıl anlarsınız? Birincisi, ilerlemeyi planla karşılaştırarak, ikincisi ise planı karşılaştırma ölçütleriyle karşılaştırarak. S-eğrisi, her ikisini de başarmanın basit, etkili ve görsel bir yoludur.
Detaylara geçelim!
Proje yönetiminde S-Eğrisi nedir?
S-eğrisi, adından da anlaşılacağı gibi, X ve Y eksenleri üzerinde kümülatif veri noktalarını gösteren S şeklinde bir matematiksel grafiktir.
Örneğin, projenin toplam süresini (günlük/haftalık/aylık) X eksenine ve gerçekleştirdiğiniz görevlerin toplamını Y eksenine çizdiğinizde, kabaca S harfi şeklinde bir grafik elde edersiniz.
S-eğrisi iki dönüm noktasına sahiptir. Bir projenin büyümesi, takımların sektöre alışması veya gereksinimleri anlaması nedeniyle genellikle ilk aşamalarda yavaştır.
Bu başlangıçtaki sorunlar ilk dönüm noktasında çözülür ve proje hızlanarak yukarı doğru bir eğri oluşturur. İkinci dönüm noktasında proje olgunlaşır ve ilerleme düzleşir.
S-eğrisi tasarlanmış veya zorlanmış bir şey değildir; sadece bir projenin doğal ilerleyişidir. Etkileyebileceğiniz tek şey, eğrinin nerede kıvrıldığıdır.
Karar Verme Sürecinde S-Eğrilerinin Önemi
S-eğrisi, proje yöneticilerinin kullanabileceği en basit araçlardan biridir ve çok büyük faydalar sağlar. S-eğrisi, projeye bütünsel bir görünüm sunarak karar alma sürecinin önemli bir parçası haline gelir. İşte nasıl.
S-eğrileriyle ilerlemeyi izleyin
Projenin başında, tüm yöneticiler projenin ne kadar süreceği, kaç kişiye ihtiyaç duyulacağı, başka hangi kaynaklara ihtiyaç duyulacağı, maliyetinin ne olacağı vb. konularda tahminlerde bulunur.
S eğrisinin en yaygın kullanımı, bu tahminleri devam eden ilerlemeyle haritalandırarak harika bir proje durum raporu oluşturmaktır. Proje yöneticileri, mevcut performans grafiğini tahmin eğrisinin üzerine yerleştirerek değişiklikleri görselleştirebilir.
Yukarıdaki Ulusal Gaz Boru Hattı S-Eğrisi örneğini ele alırsak, turuncu çizgi projeksiyonu, mavi çizgi ise ilerlemeyi temsil eder. 1870'den 1985'e kadar performansın projeksiyonları aştığını görebilirsiniz.
Bir proje yöneticisi için, ilgili maliyetleri ve sonuçları hesaba katarak, bu iyi bir işaret olabilir.
Proje ihtiyaçlarını tahmin edin
S-eğrisi, projenin maksimum kaynak veya yatırıma ne zaman ihtiyaç duyacağını tahmin etmek için de harika bir yoldur. Örneğin, bir yazılım ürünü geliştirme projesinde, minimum uygulanabilir ürün (MVP) aşaması, müşterinin MVP'yi kabul edip ürünü sipariş ettiği aşama kadar çok kaynağa ihtiyaç duymaz.
Dönüm noktasını (MVP'nin kabulü) haritalayarak, proje yöneticileri ek takım üyelerinin ne zaman gerekli olacağını tahmin edebilir. Ayrıca, proje yaşam döngüsü boyunca sistemde ihtiyaç duyulacak esnekliği de tahmin edebilirler, bu da yedekleme planları oluşturmaya yardımcı olur.
Senaryo planlama
S-eğrisinin girdilerini değiştirerek olası senaryolar için plan yapabilirsiniz. Örneğin, proje süresini uzattığınızda maliyetlerin azalıp azalmadığını görebilirsiniz. Ya da proje takımının boyutunu artırarak ilk dönüm noktasını sola kaydırabilirsiniz.
Bu sayede, çeşitli olasılıkları planlayıp görselleştirebilir ve sonuçları makul bir şekilde tahmin edebilirsiniz.
Nakit akışını yönetin
Her yönetici, kendisine tahsis edilen bütçe dahilinde projeyi tamamlamaya çalışır. Ancak, kuruluşların yaklaşık %60'ı bütçelerini aşmaktadır. Bu, fark edilmeden, kademeli olarak ve küçük artışlarla gerçekleşir.
S-eğrisi bunu önleyebilir. Proje yöneticileri, planlanan giderleri fonların serbest bırakılma zaman çizelgesiyle (proje bütçe şablonunuzda yer alacaktır) bir S-eğrisine yerleştirerek nakit akışı tahminleri yapabilir.
Bütçeyi aşarlarsa, bütçeyi yeniden müzakere edebilir veya kapsamı daraltabilirler. Bütçenin altında kalırlarsa, kaynak ekleyebilir veya tasarrufları gösterebilirler.
S-Eğrisi Türleri
S-eğrisi, harfin şekline benzeyen birkaç grafiği kapsayan genel bir terim olmakla birlikte, bunların hepsi aynı değildir. Çeşitli veri görselleştirme araçları tarafından sunulan birkaç tür S-eğrisi, farklı amaçlara hizmet eder. İşte en yaygın olanlardan birkaçı.
Temel S eğrisi
Bu, proje yöneticisi tarafından en başında yapılan plan/tahmin. Genellikle, bu proje programı, teslim edilecek işin çabasını, maliyetini ve sırasını ana hatlarıyla belirtir.
Adından da anlaşılacağı gibi, bu eğri önümüzdeki tüm işler için bir temel oluşturur. Genellikle değiştirilmez, ancak bazen kapsam veya programda kaçınılmaz değişiklikler yöneticilerin temel S eğrisini de değiştirmesine neden olabilir.
Hedef S-eğrisi
Bu, projenin ilerleyişini gerçek zamanlı olarak izlemek için kullanılır. Çoğu zaman gerçek verilere dayalı olarak çeşitli proje öğelerini haritalandırır. Hedef S-eğrisi, temel S-eğrisi ile kesişiyorsa, projeniz iyi durumda demektir, yani planlandığı gibi ilerliyor.
Herhangi bir değişiklik, daha fazla kaynak tahsis edilmesi veya yatırımların artırılması gibi müdahaleleri gerektirebilir.
Muz eğrisi
Muz eğrisi, aynı grafikte iki S eğrisinin çizilmesidir. Örneğin, bir projeyi planlarken, erken başlangıç/bitiş tarihlerini ve geç başlangıç/bitiş tarihlerini göz önünde bulundurabilir ve bunların tümünü bir grafikte haritalandırabilirsiniz.
Kesişen S eğrileri bir muz şekli alacak ve size kritik yolu ve ne kadar esnek/ücretsiz esnekliğe sahip olduğunuzu gösterecektir.
S-eğrisi kullanım örnekleri
Herhangi iki ilgili parametre için S-eğrisi oluşturabilirsiniz, ancak proje yöneticilerinin en yararlı buldukları parametreler şunlardır.
- Maliyet ve zaman S-eğrisi: Yatay eksende zamanı, dikey eksende projenin yürütülmesinin maliyetini haritalar. Bu S-eğrisi, bir projenin yaşam döngüsü boyunca maliyetleri izlemeye yardımcı olur
- Satış/gelir ve zaman S-eğrisi: Zaman içindeki satışlar için öngörülen verileri haritalandırır. Bu S-eğrisi, başabaş noktasını ve potansiyel ROI'yi belirlemeye yardımcı olur
- Çalışma saatleri ve zaman S-eğrisi: Projenin farklı aşamalarında tamamlanması için gereken zamanı haritalandırır. Bu S-eğrisi, tahmin ve kaynak tahsisinde yardımcı olur
S eğrileri esnek ve çeşitli senaryolarda kullanışlı olmakla birlikte, kendi sınırlamaları da vardır.
S-Eğrilerinin Sınırları
S eğrisinin şekli, bir durumun doğal olarak nasıl geliştiğine dair bir gerçeklik ifadesi olması dışında, çok da anlamlı değildir. Toplamda, çoğu veri noktası grafiğe aktarıldığında S şekli alır.
Uzantısı olarak, S-eğrisi ek fon veya kaynaklarla yapılabileceklerin ötesinde hangi eylemlerin alınması gerektiğini önermez. Bu, yaratıcı problem çözmeyi sınırlar.
S-eğrisi, pandemi veya rakip firmanın benzer bir ürün piyasaya sürmesi gibi öngörülemeyen durumları veya dış faktörleri hesaba katmaz. Her şeyin sabit kaldığı durumlarda gerçekleşen etkinliklerin grafiğidir.
Ayrıca, pazarın dinamik gelişimini de yansıtmaz. S-eğrisi, sürekli gelişen pazarda rekabet etmek için kararlar almakla sınırlı olabilir.
Bu sınırlamalar, belirli bir amaç için tasarlanmış herhangi bir araç veya çerçeveye benzerdir. S-eğrileri, kullanım amacına bağlı olarak son derece kullanışlı olabilir. İşte nasıl.
S-Eğrisi Nasıl Oluşturulur?
S-eğrisi oluşturmak için tek ihtiyacınız olan veridir. Verileri elde ettikten sonra, herhangi bir elektronik tablo veya zihin haritalama yazılımında S-eğrisi oluşturabilirsiniz.
1. Verilerinizi toplayın
Temel proje yönetimi S-eğrileri için, harcanan zaman, ilgili maliyetler, gerekli kaynaklar, gelir fırsatları vb. hakkında verilere ihtiyacınız vardır. Bunların tümünü standart bir ölçekte toplayın.
Zaman ve x S eğrisini seçerseniz, dönüm noktalarını da eklemek isteyebilirsiniz. Örneğin, bir yazılım ürünü geliştirme projesi ise, dönüm noktaları prototip, kullanıcı testi, MVP lansmanı, beta lansmanı vb. olabilir. Bunları haritalandırmak, doğal dönüm noktalarını projenizin dönüm noktalarıyla ilişkilendirmeye yardımcı olur. ClickUp gibi görsel bir proje yönetimi yazılımı kullanıyorsanız, bu verileri zamanla toplamış olabilirsiniz.
2. İhtiyacınız olan verileri seçin
ClickUp'ta projelerinizi yönetirken, çok çeşitli bilgilere sahip olmanız muhtemeldir:
- Görevler
- Dönüm Noktaları
- Zaman çizelgeleri
- Öncelikler
- Son teslim tarihleri ve gerçek teslim tarihleri
- Zaman tahminleri ve izlenen gerçek zaman
- Her takım üyesinin iş yükü
Yapmak istediğiniz analize göre ihtiyacınız olan verileri seçin. Bu, gerçek zamanlı kümülatif veriler olabilir. ClickUp Beyaz Tahta, iş akışlarını görselleştirmek, tüm bu öğeleri birleştirmek ve tek bir yerde görmek için harika bir yoldur.
3. S eğrisini çizin
S-eğrisi çizmek istediğiniz iki veri noktasını seçtikten sonra, bunları çizmeye hazırsınız! Örneğin, bir yakma grafiği oluşturmak istiyorsanız, ClickUp'ın Gösterge Paneli bunları otomatik olarak oluşturmanıza olanak tanır.
Kümülatif akış diyagramı, projenizin gerçek ilerlemesini S-eğrisinde beklenen ilerlemeye kıyasla izlemenize de yardımcı olabilir. Projeniz ilerledikçe, ihtiyacınız olan tüm veri noktaları için bileşenler oluşturabilirsiniz. İlerlemeyi ölçmek için ayrıntılı raporlama amacıyla veri kaynağını özelleştirebilirsiniz.
4. S-eğrinizle harekete geçin
Grafiğiniz hazır olduğunda, bilgileri anlamak için ClickUp'ın Beyaz Tahta'sını çalışma alanı olarak kullanın. S-eğrinizin içine şekiller, grafikler, diyagramlar ve diğer görsel öğeler ekleyerek eksiksiz bir bağlam sunun.
Öğeler, görevler ve projeler arasındaki bağlantıları anlamak için ClickUp Zihin Haritaları'nı açın. Ayrıca, herhangi bir parametreye ilişkin kararlarınızın diğerlerini nasıl etkileyebileceğini görselleştirmek için veri akış şablonlarımızı da kullanabilirsiniz.
Elinizdeki veriye dayalı grafikler ve çizelgelerle iş akışlarını optimize edin ve daha iyi kararlar alın.
ClickUp ile S-Eğrisini Tırmanın
Bir proje yöneticisinin başarısı, "zamanında ve bütçeye uygun" teslimatla tanımlanır. Proje yöneticilerinin bunu başarırken karşılaştıkları en büyük zorluk, görünürlük eksikliğidir. Çoğu zaman, istemeden de olsa, ağaçlara o kadar odaklanırlar ki ormanı göremezler.
ClickUp'ın proje yönetimi aracı bunu önlemek için tasarlanmıştır. ClickUp ile görev, alt görev, kontrol listeleri vb. gibi bir projenin her yönüyle ilgili ayrıntılı bilgilere ulaşabilirsiniz.
Ayrıca, her gün gösterge panelinde gerçek zamanlı olarak güncellenen daha geniş bir görünümü kolayca uzaklaştırarak görebilirsiniz.
S-eğrisi, ClickUp'ta erişebileceğiniz düzinelerce grafik ve tablodan sadece biridir. Kanban panoları, zaman çizelgeleri, tablo görünümleri, hedefler, zaman takibi ve düzinelerce harici entegrasyon, planladığınız şekilde ilerlemek için ihtiyacınız olan her şeyi size sunar.