ไม่ว่าคุณจะดูแลการสนับสนุนด้านไอที คำขอจากฝ่ายทรัพยากรบุคคล ปัญหาภายในองค์กร หรือข้อร้องเรียนจากลูกค้า คุณจำเป็นต้องมีระบบตั๋วงานเพื่อติดตาม จัดลำดับความสำคัญ และแก้ไขงานต่างๆ
มันแปลงคำขอที่เข้ามาเป็นรายการที่สามารถติดตามได้ มอบหมายได้ และมีเจ้าของที่ชัดเจน กำหนดเวลา และประวัติการสื่อสาร
ระบบตั๋วแบบดั้งเดิมบังคับให้คุณต้องทำงานตามขั้นตอนที่เคร่งครัด อย่างไรก็ตาม ClickUp มอบความยืดหยุ่นให้กับทีมสนับสนุนและทีมปฏิบัติการของคุณในการสร้างระบบตั๋วบนเดสก์ท็อปตามความต้องการของพวกเขาเอง
ในฐานะผู้จัดการฝ่ายสนับสนุนหรือฝ่ายปฏิบัติการ คุณจะได้รับข้อมูลที่ชัดเจนเกี่ยวกับ:
- ใครรับผิดชอบอะไร
- อะไรที่ถูกเลื่อนหรือยกระดับ
- ที่ปัญหาที่เกิดขึ้นซ้ำๆ กำลังสะสม
ในส่วนต่อไปนี้ เราจะพาคุณไปดูวิธีการตั้งค่า ClickUp สำหรับการจัดการตั๋วอย่างละเอียด ครอบคลุมตั้งแต่แบบฟอร์มการรับข้อมูล การทำงานอัตโนมัติ ไปจนถึงแดชบอร์ด SLA
ทำไมต้องใช้ ClickUp เป็นระบบจัดการงาน?
ทุกทีมต้องรับมือกับคำขอที่เข้ามา ซึ่งครอบคลุมตั้งแต่ลูกค้าไปจนถึงผู้ที่อยู่ภายในองค์กร
ฝ่ายไอทีรับผิดชอบการเข้าถึงระบบและสอบถามเกี่ยวกับฮาร์ดแวร์ ฝ่ายทรัพยากรบุคคลดูแลคำถามเกี่ยวกับนโยบาย การปฐมนิเทศ และสวัสดิการ ทีมงานสนับสนุนลูกค้าตอบข้อสงสัยและแก้ไขปัญหาของลูกค้า ส่วนฝ่ายธุรการและปฏิบัติการดูแลเรื่องสถานที่และคำขอทรัพยากรต่างๆ
หากไม่มีระบบตั๋วคำขอช่วยเหลือ คำขอเหล่านี้จะมาถึงผ่านช่องทางที่กระจัดกระจาย: อีเมล, สเปรดชีต, ข้อความส่วนตัวใน Slack, หรือการสนทนาแบบเดินเข้ามา ไม่มีวิธีการที่สม่ำเสมอในการมอบหมาย, จัดลำดับความสำคัญ, หรือติดตามผล
ในฐานะที่เป็นพื้นที่ทำงาน AI แบบรวมเป็นหนึ่งแห่งแรกของโลกClickUpนำเวิร์กโฟลว์ทั้งหมดของคุณมารวมไว้ด้วยกัน คิดเสียว่านี่คือระบบจัดการงานบนโต๊ะทำงานที่เหมาะกับวิธีการทำงานของทีมคุณ ช่วยแก้ปัญหาการทำงานที่กระจัดกระจายและเวิร์กโฟลว์ที่ไม่เชื่อมโยงกัน
การขยายงานที่ไร้ทิศทางเกิดขึ้นเมื่อทีมต้องจัดการกับแอปพลิเคชันที่เชื่อมต่อกันน้อยเกินไป—สลับแท็บอยู่ตลอดเวลา อัปเดตหลายระบบ และสูญเสียสมาธิไปตลอดทาง ความย้อนแย้งคือ บริษัทส่วนใหญ่พยายามแก้ปัญหานี้ด้วยการเพิ่มซอฟต์แวร์มากขึ้น ซึ่งยิ่งทำให้สถานการณ์แย่ลงกว่าเดิม
ClickUp ใช้แนวทางที่แตกต่าง: ทุกสิ่ง—งาน, การสนทนา, เอกสาร, และแม้กระทั่ง AI—ถูกรวมไว้ในที่เดียว สร้างขึ้นบนพื้นฐานเดียวกัน การรวมตัวนี้หมายถึงเวลาที่สูญเสียไปกับการสลับบริบทน้อยลง และความชัดเจนมากขึ้นสำหรับทีมของคุณ ทำให้คุณสามารถกำจัดความวุ่นวายของการทำงานที่กระจายตัว และเคลื่อนไหวได้เร็วขึ้นร่วมกัน
นี่คือเหตุผลที่ ClickUpโดดเด่นในฐานะระบบซอฟต์แวร์จัดการตั๋วที่ดีที่สุด คุณสามารถ:
- สร้างขั้นตอนการทำงานเฉพาะแผนกด้วยสถานะงานที่กำหนดเอง และฟิลด์ที่กำหนดเอง
- รวบรวมคำขอผ่านClickUp Forms
- ใช้ClickUp Automationsเพื่อทำให้การมอบหมายงาน งาน และขั้นตอนการยกระดับเป็นอัตโนมัติ
- ทำงานร่วมกันโดยตรงภายในตั๋วโดยใช้ความคิดเห็นที่มอบหมายและการกล่าวถึง
- ติดตามประสิทธิภาพของทีมและปริมาณคำขอผ่านแดชบอร์ด ClickUp
- ปรับแต่งแบบฟอร์มการรับข้อมูล สถานะงาน ประเภทงาน ผู้รับผิดชอบ SLA และแม้แต่การดูคำขอความช่วยเหลือผ่านมุมมองที่กำหนดเอง(รายการ กระดาน ปฏิทิน หรือตาราง)
ลืมการสลับไปมาระหว่างซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ เครื่องมือสื่อสาร สเปรดชีต การติดตามด้วยวาจา และอื่นๆ อีกมากมาย ทุกอย่างตั้งแต่การรับเรื่องไปจนถึงการแก้ไขปัญหาอยู่ในพื้นที่ทำงานเดียวที่สามารถค้นหาได้
📖 อ่านเพิ่มเติม:คำถามที่ควรถามพนักงานเพื่อเสริมสร้างการมีส่วนร่วมที่ดีขึ้น
การตั้งค่า ClickUp สำหรับระบบแจ้งปัญหา
นี่คือวิธีที่คุณสามารถตั้งค่า ClickUp เป็นระบบจัดการตั๋วบนโต๊ะของคุณเพื่อให้สอดคล้องกับกระบวนการทำงานของคุณ
1. สร้างพื้นที่/โฟลเดอร์/รายการสำหรับระบบตั๋ว
เพื่อเปลี่ยน ClickUp ให้เป็นระบบช่วยเหลือที่มีประสิทธิภาพและสามารถใช้งานได้จริง คุณจำเป็นต้องสร้างโครงสร้างพื้นที่ทำงานที่สะท้อนถึงวิธีการที่ทีมของคุณจัดการกับคำขอ

สร้างพื้นที่เฉพาะ เช่น 'ฝ่ายสนับสนุนไอที', 'แผนกช่วยเหลือฝ่ายทรัพยากรบุคคล' หรือ 'คำขอจากลูกค้า' เพื่อรวบรวมบัตรงานสนับสนุนทั้งหมดไว้ในที่เดียวกัน
ภายในพื้นที่นั้น ให้สร้างโฟลเดอร์เพื่อแยกหมวดหมู่ของตั๋วหรือความรับผิดชอบของทีม
🎯 ตัวอย่าง: ทีมไอทีอาจใช้โฟลเดอร์เช่น 'ปัญหาฮาร์ดแวร์', 'การเข้าถึงซอฟต์แวร์', และ 'คำขอเครือข่าย' ในขณะที่ทีมทรัพยากรบุคคลอาจมี 'คำขอลางาน', 'การปฐมนิเทศ', และ 'สอบถามนโยบาย' ใช้ลำดับชั้นนี้เพื่อให้ศูนย์ช่วยเหลือของคุณเป็นระเบียบและง่ายต่อการนำทาง
ภายในแต่ละโฟลเดอร์ ให้สร้างรายการที่แสดงถึงขั้นตอนการทำงาน ประเภทคำขอ หรือระดับความสำคัญ ตัวอย่างเช่น โฟลเดอร์ 'ปัญหาฮาร์ดแวร์' อาจมีรายการเช่น 'อุปกรณ์อินพุต', 'กำลังดำเนินการ', และ 'อุปกรณ์เอาต์พุต'
คุณต้องมีโครงสร้างนี้ไว้เพื่อให้ทุกตั๋วมีโฟลเดอร์ที่มันอยู่ คุณสามารถติดตามและรายงานเกี่ยวกับคำขอทั้งหมดที่เข้ามาได้
🛠️ ชุดเครื่องมือ: การดำเนินงานศูนย์ช่วยเหลือที่มีประสิทธิภาพจำเป็นต้องมีเทคโนโลยีที่เชื่อถือได้และระบบติดตามตั๋วงานClickUp's Help Desk Ticket Templateมีทุกสิ่งที่คุณต้องการเพื่อให้แน่ใจว่าข้อเสนอแนะของลูกค้าจะถูกบันทึกอย่างรวดเร็ว จัดลำดับความสำคัญ และได้รับการแก้ไขอย่างทันท่วงที
สิ่งที่อยู่ข้างใน:
- ฟิลด์ที่กำหนดเอง: เพื่อรวบรวมข้อมูลลูกค้าและจัดเก็บไว้ในแต่ละตั๋วของระบบช่วยเหลือ
- ระบบอัตโนมัติ: ตั้งค่าการกระตุ้นและการดำเนินการสำหรับคำขอของลูกค้า เพื่อให้คุณไม่พลาดทุกการติดต่อ
- แดชบอร์ด: เพื่อติดตามและตรวจสอบความคืบหน้าของแต่ละตั๋วและคำขอการสนับสนุน
ใช้เทมเพลตศูนย์ช่วยเหลือนี้เพื่อเพิ่มอัตราการตอบกลับ ลดอัตราการยกเลิกบริการ ติดตามงานได้อย่างแม่นยำ และปรับปรุงการสื่อสารระหว่างแผนกต่างๆ
2. การรวบรวมคำขอด้วย ClickUp Forms
ขั้นตอนต่อไปคือการจัดตั้งวิธีการที่สม่ำเสมอและใช้งานง่ายในการรวบรวมคำขอภายในระบบตั๋วช่วยเหลือ
ด้วยClickUp Forms คุณสามารถทำให้การส่งข้อมูลลูกค้าเป็นมาตรฐานได้ ซึ่งช่วยให้แต่ละตั๋วมาถึงพร้อมข้อมูลที่ถูกต้อง

ภายในรายการใด ๆ ที่คุณกำหนดไว้สำหรับการรับตั๋ว คุณสามารถเพิ่มมุมมองแบบฟอร์มได้ จากที่นั่น คุณสามารถสร้างแบบฟอร์มที่ปรับให้เหมาะกับความต้องการเฉพาะของทีมคุณ คุณสามารถรวมฟิลด์เช่น 'ประเภทคำขอ', 'ระดับความเร่งด่วน', 'แผนก', และกล่องคำอธิบายละเอียดเพื่อรวบรวมข้อมูลเฉพาะจากลูกค้าของคุณ
💡 เคล็ดลับมืออาชีพ: ปรับแต่งแบบฟอร์ม ClickUpของคุณด้วยตรรกะเงื่อนไข เพื่อให้ฟิลด์บางอย่างปรากฏเฉพาะเมื่อเกี่ยวข้องเท่านั้น ตัวอย่างเช่น หากผู้ใช้เลือก 'ปัญหาทางเทคนิค' เป็นประเภทคำขอ ฟิลด์เพิ่มเติมเช่น 'ประเภทอุปกรณ์' หรือ 'ข้อความแสดงข้อผิดพลาด' จะปรากฏโดยอัตโนมัติ วิธีนี้จะช่วยให้แบบฟอร์มเรียบง่ายและตรงประเด็นสำหรับผู้ใช้ ในขณะเดียวกันก็ช่วยให้ทีมสนับสนุนของคุณรวบรวมรายละเอียดที่จำเป็นทั้งหมดเพื่อแก้ไขปัญหาได้อย่างมีประสิทธิภาพ

คุณสามารถแชร์แบบฟอร์ม ClickUp ได้โดยใช้ลิงก์สาธารณะหรือฝังไว้ในทรัพยากรภายใน

📮 ClickUp Insight: ทีมที่มีผลงานต่ำมีแนวโน้มที่จะใช้เครื่องมือมากกว่า 15 ชิ้นถึง 4 เท่า ในขณะที่ทีมที่มีผลงานสูงยังคงรักษาประสิทธิภาพโดยจำกัดเครื่องมือไว้ไม่เกิน 9 แพลตฟอร์ม
แต่การใช้แพลตฟอร์มเดียวล่ะ?
ในฐานะแอปครบวงจรสำหรับการทำงานClickUpนำงาน โครงการ เอกสาร วิกิ การแชท และการโทรของคุณมารวมไว้ในแพลตฟอร์มเดียว พร้อมด้วยเวิร์กโฟลว์ที่ขับเคลื่อนด้วย AI
พร้อมทำงานอย่างชาญฉลาดขึ้นหรือไม่? ClickUp ทำงานได้กับทุกทีม ทำให้งานของคุณมองเห็นได้ และให้คุณมุ่งเน้นกับสิ่งที่สำคัญ ขณะที่ AI จัดการส่วนที่เหลือให้คุณ
3. การจัดเส้นทางและมอบหมายบัตรเข้าชมโดยใช้ AI (พร้อมระบบอัตโนมัติ)

เมื่อทีมสนับสนุนหรือทีมปฏิบัติการต้องจัดการกับตั๋วหลายสิบ (หรือหลายร้อย) ใบต่อวัน แม้แต่การกระทำเล็กๆ น้อยๆ เช่น การมอบหมายงาน การอัปเดตสถานะ หรือการแจ้งเตือนเพื่อนร่วมทีม ก็สามารถกลายเป็นงานที่กินเวลาได้
เริ่มต้นด้วย คุณมีผู้ช่วย AI ในตัวใน ClickUpที่ชื่อว่า ClickUp Brain เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพให้กับกระบวนการทำงานของระบบตั๋วของคุณ ไม่เพียงแต่แสดงรายละเอียดของตั๋วหรือสรุปการสนทนาเท่านั้น ClickUp Brain ยังทำหน้าที่เป็นผู้แก้ปัญหาที่ขับเคลื่อนด้วย AI ของทีมคุณอีกด้วย
มันสามารถช่วยแก้ไขโค้ดพื้นฐานที่แชร์ในตั๋วงาน ตรวจสอบข้อกำหนดหรือคำขอของลูกค้าเพื่อความชัดเจน และแม้กระทั่งช่วยทีมของคุณในการร่างอีเมลตอบกลับอย่างมืออาชีพ—ภายในเวิร์กโฟลว์ของคุณเอง ต้องการระบุแนวโน้มในคำขอสนับสนุน ตอบคำถามเกี่ยวกับตั๋วงาน หรือดึงบริบทสำคัญจากงานและเอกสารต่างๆ อย่างรวดเร็วใช่ไหม? ClickUp Brain ทำได้ทั้งหมด เพื่อให้ทีมของคุณสามารถแก้ไขปัญหาได้เร็วขึ้น สื่อสารอย่างชัดเจนยิ่งขึ้น และมุ่งเน้นกับสิ่งที่สำคัญที่สุด
ถัดไป,ClickUp Automations และตัวแทน AIจะช่วยขจัดความยุ่งยากในการดำเนินงาน ความสามารถในการทำงานอัตโนมัติเหล่านี้ทำงานโดยการเชื่อมต่อสามองค์ประกอบหลัก: ตัวกระตุ้น, เงื่อนไข, และการดำเนินการ

⏯️ เริ่มต้นได้ในไม่กี่นาที:
- ไปที่พื้นที่ โฟลเดอร์ หรือรายการที่คุณต้องการให้การทำงานอัตโนมัติเกิดขึ้น
- ที่มุมขวาบน ให้คลิก อัตโนมัติ เลือก จัดการการทำงานอัตโนมัติ
- คลิก เพิ่มการทำงานอัตโนมัติ
- เลือก ทริกเกอร์ (เช่น ตั๋วถูกส่ง, ฟิลด์ที่กำหนดเองถูกอัปเดต, หรือสถานะถูกเปลี่ยน)
- เพิ่ม เงื่อนไข (มีให้บริการในแผนธุรกิจขึ้นไป)
- เลือก การดำเนินการ (เช่น ส่งการแจ้งเตือน ตั้งค่าความสำคัญ เปลี่ยนสถานะ)
- กรองตามงาน/งานย่อยและแหล่งที่มาของการสร้าง (แบบฟอร์ม, API, ผู้ใช้, ฯลฯ)
- บันทึกและจัดการการทำงานอัตโนมัติของคุณจากโมดัลเดียวกัน
หรือคุณสามารถให้ตัวแทนดำเนินการเวิร์กโฟลว์แทนคุณได้ ดูที่นี่:
คุณสามารถเริ่มสร้างเวิร์กโฟลว์ที่จัดการส่วนที่พบบ่อยและซ้ำซากที่สุดของกระบวนการจัดการตั๋วแทนคุณได้แล้ว
ตัวอย่างเช่น คุณสามารถเลือกจากตัวเลือกการอัตโนมัติต่อไปนี้:
- อัตโนมัติการจัดสรรตั๋ว ตามฟิลด์เช่นหมวดหมู่, ประเภทปัญหา, หรือการตอบกลับแบบฟอร์ม หากตั๋วถูกทำเครื่องหมายว่า 'การสนับสนุนทางเทคนิค' คุณสามารถตั้งค่าให้ตั๋วไปยังวิศวกรสนับสนุนหรือผู้นำทีมของคุณได้โดยตรง
- กำหนดลำดับความสำคัญ ทันทีที่มีตั๋วเข้ามา ใช้ฟิลด์ที่กำหนดเอง เช่น 'ความเร่งด่วน' หรือคำสำคัญในคำตอบของแบบฟอร์มเพื่อทำเครื่องหมายตั๋วเป็นลำดับความสำคัญสูง กลาง หรือต่ำโดยอัตโนมัติ วิธีนี้ช่วยให้ทีมสนับสนุนลูกค้าของคุณมุ่งเน้นไปที่สิ่งที่สำคัญที่สุดได้ทันที
- การแจ้งเตือนเมื่อเกิดเหตุการณ์ เพื่อให้ทุกคนได้รับข้อมูลอย่างทันท่วงที หากมีการส่งตั๋วที่มีความสำคัญสูง คุณสามารถแจ้งเตือนบุคคลหรือทีมที่เหมาะสมได้ทันทีผ่านทางอีเมล ความคิดเห็นในแอป หรือข้อความใน Slack
ลองจินตนาการว่าคุณไม่ต้องเสียเวลาค้นหาข้อมูลตั๋วที่มากมายหรือไล่ตามการอัปเดตล่าสุดอีกต่อไป—AI Fields ใน ClickUp จะทำงานหนักแทนคุณ ด้วยเพียงการมองแวบเดียว คุณจะได้รับสรุปโดยทันที การอัปเดตความคืบหน้าแบบเรียลไทม์ และแม้กระทั่งรายการสิ่งที่ต้องทำที่ดึงมาจากแต่ละตั๋วโดยตรง ต้องการแปลตั๋วหรือจัดเรียงปัญหาตามประเภทหรือความเร่งด่วนอย่างรวดเร็วหรือไม่? AI Fields จัดการได้เช่นกัน ทำให้ง่ายต่อการจัดลำดับความสำคัญและส่งต่อตั๋วไปยังคนที่เหมาะสม
4. การจัดการและแก้ไขตั๋ว
ในขณะที่ระบบอัตโนมัติจัดการการมอบหมายงานตามกฎของคุณโดยอัตโนมัติ คุณสามารถมอบหมายงานด้วยตนเองผ่านClickUp Tasksให้กับสมาชิกในทีมได้ตลอดเวลาเพื่อควบคุมได้มากขึ้น ฟิลด์ ผู้รับมอบหมาย ภายในแต่ละงานช่วยให้คุณมอบหมายงานให้กับบุคคลหนึ่งคนหรือหลายคนได้ เหมาะสำหรับการทำงานร่วมกันหรือการส่งต่อความรับผิดชอบ
คุณยังสามารถกำหนด วันที่ครบกำหนด ที่ชัดเจนให้กับงานแต่ละชิ้นเพื่อให้เห็นกำหนดส่งได้อย่างชัดเจน หรือมอบหมายงานเพื่อให้แน่ใจว่าทีมของคุณไม่พลาดการติดตามงานสำคัญ สำหรับงานที่มีความซับซ้อนมากขึ้น ClickUp Tasks ช่วยให้คุณสร้าง งานย่อย หรือ รายการตรวจสอบ ได้อีกด้วย

🎯 ตัวอย่าง: หากตั๋วเกี่ยวข้องกับการแก้ไขปัญหาบักซอฟต์แวร์ที่ต้องการข้อมูลจากทั้งนักพัฒนาและนักทดสอบคุณภาพ คุณสามารถมอบหมายงานนี้ให้กับทั้งสองสมาชิกทีมได้ ตั้งวันครบกำหนดเป็น '30 มิถุนายน' สำหรับรายงานบัก เพิ่มรายการตรวจสอบที่มีขั้นตอนเช่น 'ระบุบัก', 'พัฒนาการแก้ไข', และ 'ทดสอบการแก้ไข' เพื่อให้แน่ใจว่าคุณได้ครอบคลุมงานที่สำคัญทั้งหมด
จากนั้น ด้วยสถานะงานที่กำหนดเองของ ClickUp คุณสามารถกำหนดแต่ละขั้นตอนของการเดินทางของตั๋วได้ ทำให้ชัดเจนเสมอว่ากำลังเกิดอะไรขึ้นและใครเป็นผู้รับผิดชอบ
สถานะทั่วไปอาจปรากฏดังนี้:
- ใหม่: มีการส่งตั๋วผ่านแบบฟอร์มเรียบร้อยแล้ว
- กำลังดำเนินการ: ตั๋วนี้กำลังได้รับการดำเนินการโดยสมาชิกในทีม
- กำลังรอ ลูกค้า: คุณกำลังรอคำตอบหรือข้อมูลเพิ่มเติมจากลูกค้า
- ปิด: ปัญหาได้รับการแก้ไขแล้ว และตั๋วได้รับการดำเนินการเสร็จสิ้น
คุณสามารถสร้างและปรับแต่งสถานะได้ที่ระดับ Space, Folder, หรือ List ทำให้ทีมต่าง ๆ (เช่น IT, ฝ่ายสนับสนุนลูกค้า, ฝ่ายการเงิน) สามารถดำเนินกระบวนการทำงานของตนเองได้ภายในพื้นที่ทำงานเดียวกัน
เมื่อคุณต้องการปรับลำดับ เพียงแค่ลากและวางโดยใช้ที่จับทางด้านซ้ายเพื่อเลื่อนสถานะขึ้นหรือลง และปรับการไหลของตั๋วของคุณให้เหมาะสมตามต้องการ
💡 เคล็ดลับมืออาชีพ:ใช้มุมมองบอร์ดของ ClickUpเพื่อให้เห็นสถานะของตั๋วงานของคุณอย่างชัดเจนในรูปแบบลากและวาง ซึ่งช่วยให้คุณเห็นตั๋วงานที่ยังใหม่ กำลังดำเนินการ รอการตอบกลับจากลูกค้า หรือปิดแล้วได้อย่างรวดเร็ว และยังสามารถย้ายตั๋วงานไปยังขั้นตอนต่าง ๆ ได้ง่าย ๆ ด้วยการลากการ์ดระหว่างคอลัมน์ นี่เป็นวิธีที่ง่ายในการทำให้ทีมสนับสนุนของคุณทำงานสอดคล้องกันและสามารถมองเห็นปัญหาคอขวดได้ก่อนที่มันจะกลายเป็นปัญหาใหญ่
ด้วยเครื่องมือและความสามารถในการทำงานร่วมกันของ ClickUp ทีมงานของคุณสามารถสื่อสารโดยตรงภายในแต่ละงานและรักษาการสนทนาให้เป็นระเบียบและติดตามได้ง่าย
- ความคิดเห็น: ใช้ฟีเจอร์ "เพิ่มความคิดเห็น"ในClickUp Assignภายในตั๋วเพื่อบันทึกขั้นตอนการแก้ไขปัญหา ยืนยันการแก้ไข หรือประสานงานขั้นตอนถัดไป วิธีนี้จะช่วยให้ทุกการสนทนาเชื่อมโยงกับปัญหาเฉพาะ ลดความสับสน และสร้างประวัติที่ครบถ้วนซึ่งสามารถอ้างอิงได้ง่าย
- ไฟล์แนบ: อัปโหลดภาพหน้าจอ, บันทึกข้อผิดพลาด, การบันทึกเสียง และไฟล์สนับสนุนอื่น ๆ ได้โดยตรงในตั๋วเพื่อให้ทีมของคุณมีทุกสิ่งที่จำเป็นในการแก้ไขปัญหา
- @การกล่าวถึง: แท็กเพื่อนร่วมทีมเมื่อต้องการความคิดเห็นของพวกเขาในตั๋ว ไม่ว่าจะเป็นการยกระดับปัญหาทางเทคนิคหรือการประสานงานกับฝ่ายการเรียกเก็บเงิน พวกเขาจะได้รับการแจ้งเตือนทันทีและสามารถเข้าร่วมได้ทันทีที่บริบทอยู่
⏩ เคล็ดลับด่วน: สำหรับการอัปเดตแบบเรียลไทม์และการสนทนาที่อยู่นอกเหนือจากงานแต่ละรายการ ให้ใช้ClickUp Chat เหมาะอย่างยิ่งสำหรับการตรวจสอบคำขอที่เข้ามา การหารือเกี่ยวกับปัญหาที่ซับซ้อน และการจัดลำดับความสำคัญโดยไม่ต้องสลับไปยัง Slack หรืออีเมล
ยิ่งไปกว่านั้น คุณต้องการให้ระบบออกบัตรงานบนเดสก์ท็อปมีทรัพยากรที่เหมาะสมเพื่อให้ทุกคนสามารถแก้ไขปัญหาการสนับสนุนได้ ตัวอย่างเช่น คุณอาจพิจารณาเชื่อมโยงเอกสาร ClickUp Docที่ถูกต้องไปยังงานใหม่โดยตรงโดยใช้คุณสมบัติความสัมพันธ์
เปิดตั๋ว ไปที่ส่วนความสัมพันธ์ทางด้านขวา คลิกที่ + และเลือก Doc จากนั้นคุณสามารถเชื่อมโยงเอกสาร ClickUp ที่มีอยู่แล้ว เช่น คู่มือการแก้ไขปัญหา คำถามที่พบบ่อย หรือเอกสารกระบวนการภายใน
นี่คือวิธีที่ง่ายในการข้ามการเลื่อนหน้าจอ และช่วยให้ทีมของคุณเข้าถึงข้อมูลที่ต้องการได้โดยตรง

💡 เคล็ดลับมืออาชีพ: หลังจากแก้ไขตั๋วเรียบร้อยแล้ว กรุณาสละเวลาสักครู่เพื่ออัปเดตหรือเชื่อมโยงเอกสารที่เกี่ยวข้องกับรายละเอียดใหม่ที่คุณค้นพบ วิธีนี้จะช่วยให้ครั้งต่อไปที่มีปัญหาคล้ายกันเข้ามา ทีมงานของคุณไม่ต้องเริ่มต้นใหม่ตั้งแต่ต้น เมื่อเวลาผ่านไประบบการจัดการความรู้ของคุณจะพัฒนาเป็นระบบที่มีประโยชน์มากขึ้นโดยไม่ต้องใช้ความพยายามเพิ่มเติม
5. การรายงานและการวิเคราะห์
สุดท้ายนี้ คุณจำเป็นต้องมีข้อมูลที่ชัดเจนและสามารถนำไปปฏิบัติได้เพื่อทำความเข้าใจและติดตามประสิทธิภาพของทีมสนับสนุนของคุณ ด้วย ClickUp Dashboards คุณสามารถทำทั้งหมดนี้ได้แบบเรียลไทม์ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถตั้งค่าการ์ดรายการงานที่กรองเพื่อเน้นตั๋วสนับสนุนที่ติดอยู่ในสถานะ 'กำลังดำเนินการ' นานกว่า 48 ชั่วโมง

ทำเสร็จแล้วสำหรับคุณ: บัตรที่ต้องมีสำหรับแดชบอร์ดการจองตั๋วของคุณ
- แผนภูมิเส้น: ติดตามเวลาการแก้ไขปัญหาเฉลี่ยสำหรับตั๋วที่มีความสำคัญสูงที่เข้ามาทางแชท โดยใช้ตัวกรองเช่น ความสำคัญ = สูง และ ช่องทาง = แชท
- แผนภูมิแท่ง: เปรียบเทียบปริมาณตั๋วในแต่ละประเภทปัญหาหลักได้อย่างชัดเจน เช่น 'การเรียกเก็บเงิน', 'ข้อบกพร่อง', และ 'ปัญหาการเข้าถึง'
- แผนภูมิวงกลม: แยกประเภทตั๋วของคุณตามระดับความสำคัญ ช่องทางการสนับสนุน หรือสถานะการยกระดับ เพื่อภาพรวมที่รวดเร็ว
- บัตรตัวเลข: เน้นเมตริกที่สำคัญ เช่น บัตรจำนวนงานที่ปิดแล้ว เพื่อแสดงจำนวนตั๋วที่แก้ไขในสัปดาห์นี้
- บัตรติดตามเวลา: ติดตามเวลาที่ตัวแทนใช้ในการจัดการกับตั๋ว โดยสามารถจัดเรียงตามบุคคลหรือหมวดหมู่ของตั๋ว

สิ่งเหล่านี้จะไม่สามารถทำงานได้หากไม่มี Custom Fields ที่เหมาะสม การเพิ่มรายละเอียดในตั๋วสนับสนุนด้วย Custom Fields เช่น สาเหตุหลัก (แบบดรอปดาวน์), ระดับการยกระดับ (ป้ายกำกับ), และ SLA การตอบสนองครั้งแรก (วันที่) จะช่วยสร้างโครงสร้างที่ขับเคลื่อนข้อมูลเชิงลึกเหล่านี้
เมื่อคุณตั้งค่าแดชบอร์ดของคุณเสร็จแล้ว คุณจะได้ตอบคำถามสำคัญ เช่น:
- ตัวแทนคนใดกำลังจัดการกับปัญหา 'การเข้าถึง' ที่มีการยกระดับมากที่สุด?
- มีใบแจ้งเตือน 'การชำระเงินล้มเหลว' กี่ใบที่พลาด SLA เมื่อสัปดาห์ที่แล้ว?
🛠️ ตัวอย่างจริงของ ClickUp ในฐานะระบบจัดการงานบนโต๊ะ
Made In Cookwareเป็นแบรนด์ DTC ที่เติบโตอย่างรวดเร็ว นำเสนอเครื่องครัวระดับมืออาชีพให้กับเชฟที่บ้าน เมื่อความต้องการเพิ่มขึ้น ปริมาณตั๋วสนับสนุนก็เพิ่มขึ้นตามไปด้วย และเครื่องมือที่มีอยู่ไม่สามารถรองรับได้
ความท้าทายรวมถึงการเพิ่มเครื่องมือมากเกินไป, กระบวนการทำงานที่กระจัดกระจาย, และทีมข้ามแผนกที่พยายามรักษาความสอดคล้องกัน
เราใช้ Airtable, Monday, Trello, Notion... มันยุ่งเหยิงไปหมด ไม่มีอะไรทำงานเลย
เราใช้ Airtable, Monday, Trello, Notion... มันยุ่งเหยิงไปหมด ไม่มีอะไรทำงานเลย
ตระหนักถึงความจำเป็นในการมีแพลตฟอร์มศูนย์กลางเพื่อปรับปรุงการดำเนินงานให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น คริสจึงเลือกใช้ ClickUp เพื่อเปลี่ยนแปลงวิธีการทำงานของ Made In Cookware ให้สอดคล้องกันในทุกทีม
คุณสมบัติของ ClickUp ที่ช่วยได้:
- แบบฟอร์ม + ระบบอัตโนมัติ: สร้างระบบตั๋วที่มีโครงสร้างเพื่อจัดการคำขอด้านไอทีอย่างมีประสิทธิภาพ
- การร่วมมือข้ามทีม: ทีมการตลาด, ทีมผลิตภัณฑ์, และทีมอื่น ๆ สามารถแท็กและร่วมมือกันโดยตรงใน ClickUp
- กระบวนการทำงานที่กำหนดเอง: ความยืดหยุ่นของ ClickUp ช่วยให้คริสสามารถออกแบบกระบวนการทำงานที่ปรับให้เหมาะสมกับวิธีการทำงานของแต่ละทีม
- ClickUp Brain + การจัดการความรู้: เสริมพลังให้ทีมด้วยเอกสารช่วยเหลือตนเองและเอกสารกระบวนการ ลดภาระงานของฝ่ายไอที
หลังจากที่เราเสร็จสิ้นการประเมิน ClickUp แล้ว เราไม่อยากจะทำอะไรเพิ่มเติมอีกเลย เราตระหนักว่านี่มันยอดเยี่ยมมาก และเราไม่จำเป็นต้องไปดูอะไรอื่นอีกแล้ว
หลังจากที่เราเสร็จสิ้นการประเมิน ClickUp แล้ว เราไม่อยากจะทำอะไรเพิ่มเติมอีกเลย เราตระหนักว่านี่มันยอดเยี่ยมมาก และเราไม่จำเป็นต้องไปดูอะไรอื่นอีกแล้ว
ผลกระทบ:
- ลดเวลาการแก้ไขปัญหาตั๋วบริการโดยรวมลง 20%
- ประหยัดเวลา 3–5 นาทีต่อตั๋วด้วยกระบวนการรับข้อมูลที่ราบรื่น
- การยอมรับจากทีมถึง 80% ภายในเวลาไม่ถึง 4 เดือน ด้วยการออกแบบที่ยืดหยุ่นและคำนึงถึงผู้ใช้เป็นสำคัญ
แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการออกตั๋วใน ClickUp
นี่คือแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการใช้ ClickUp เป็นระบบจัดการงานของคุณ:
- จัดระเบียบด้วยมุมมองที่กำหนดเอง: สร้างมุมมอง ClickUpที่บันทึกไว้ซึ่งปรับให้เหมาะกับทีมหรือลำดับความสำคัญที่แตกต่างกัน เช่น มุมมองรายการที่กรองเฉพาะตั๋วเร่งด่วน หรือมุมมองปฏิทินที่เน้นกำหนดเส้นตาย SLA ที่กำลังจะมาถึง
- ปรับสมดุลปริมาณงานก่อนมอบหมาย: ใช้มุมมองปริมาณงานเพื่อวิเคราะห์ปริมาณงานปัจจุบันของทีมคุณก่อนมอบหมายงานใหม่ในระบบตั๋ว. มันให้คุณข้อมูลเชิงลึกแบบเรียลไทม์ว่าใครกำลังทำงานเต็มที่และใครสามารถรับงานเพิ่มเติมได้, ช่วยให้คุณจัดสรรตั๋วได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นและหลีกเลี่ยงการล้า

- ใช้ประโยชน์จากเทมเพลตฟรี: ใช้เทมเพลตติดตามปัญหาฟรีของ ClickUp เพื่อเพิ่มความชัดเจนให้กับกระบวนการทำงานของคุณ
- เพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการ: เมื่อถึงเวลาที่ต้องปรับปรุงขั้นตอนการทำงานของระบบตั๋วของคุณ ทำไมต้องยึดติดกับสเปรดชีตที่น่าเบื่อหรืออีเมลที่ไร้ที่สิ้นสุด? ด้วยClickUp Mind MapsและClickUp Whiteboards คุณสามารถรวมทีมของคุณเพื่อระดมความคิดและจินตนาการใหม่ถึงวิธีการที่ตั๋วไหลผ่านระบบของคุณได้อย่างชัดเจน

📚 อ่านเพิ่มเติม: วิธีเพิ่มประสบการณ์ของบุคลากรเพื่อพัฒนาวัฒนธรรมองค์กรของคุณ
ตัวอย่างและกรณีการใช้งานระบบตั๋ว ClickUp
ความยืดหยุ่นของ ClickUp ช่วยให้ทีมสามารถสร้างระบบตั๋วที่ทั้งง่ายและซับซ้อนได้โดยไม่ต้องใช้เครื่องมือจากบุคคลที่สาม นี่คือวิธีที่ทีมสามารถใช้ ClickUp เพื่อแก้ไขปัญหาในโลกจริงและปรับปรุงการให้บริการให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น:
1. ศูนย์ช่วยเหลือด้านไอที
ปัญหา: สมมติว่าแล็ปท็อปของหัวหน้าการจัดการโครงการของคุณหยุดทำงาน 2 วันก่อนการตรวจสอบที่สำคัญ
แทนที่จะส่งอีเมลเป็นหัวข้อไปยังทีมไอทีหรือติดต่อพวกเขาผ่าน Slack คุณสามารถใช้ ClickUp สำหรับทีมไอทีเพื่อรวบรวม จัดลำดับความสำคัญ และแก้ไขคำขอสนับสนุนได้ทั้งหมดในที่เดียว
นี่คือวิธีที่ ClickUp ช่วยคุณได้:
- พนักงานสามารถส่งปัญหาผ่านแบบฟอร์ม ClickUp ซึ่งมีช่องเฉพาะสำหรับประเภทอุปกรณ์ คำอธิบายปัญหา ระดับความเร่งด่วน และสถานที่
- งานจะถูกจัดหมวดหมู่โดยอัตโนมัติเป็นความสำคัญสูงและมอบหมายให้กับช่างเทคนิคที่อยู่ในเวร
- ClickUp จะส่งการแจ้งเตือนไปยังช่างเทคนิคและให้ผู้ร้องขอทราบเวลาตอบกลับโดยประมาณ
- หากเป็นปัญหาที่เกิดขึ้นซ้ำ เช่น แบตเตอรี่เสียในแล็ปท็อปรุ่นใดรุ่นหนึ่ง งานนี้จะถูกติดแท็กเพื่อติดตามแนวโน้มและดำเนินการป้องกันในอนาคต
2. คำร้องขอของฝ่ายทรัพยากรบุคคล
ปัญหา: ตั้งแต่การปฐมนิเทศพนักงานใหม่ไปจนถึงการตอบคำถามนโยบายอย่างรวดเร็ว ทีม HR ต้องจัดการกับหลายสิ่งหลายอย่างในเวลาเดียวกัน
ClickUp เป็นระบบตั๋วงานด้านทรัพยากรบุคคลที่ช่วยให้งานบริหารจัดการพนักงานของคุณง่ายขึ้น
นี่คือวิธี:
- ใช้แบบฟอร์มเพื่อรวบรวมคำขอในรูปแบบที่เป็นระบบ
- สร้างกระบวนการทำงานเฉพาะด้านทรัพยากรบุคคลสำหรับการเริ่มต้นงาน การออกจากงาน หรือการปรับเปลี่ยนนโยบาย โดยใช้เทมเพลตที่มอบหมายงานโดยอัตโนมัติ
- เชื่อมโยงคำถามที่พบบ่อย (เช่น 'ฉันจะอัปเดตที่อยู่ของฉันได้อย่างไร?' ) ไปยังเอกสารภายใน ClickUp เพื่อให้พนักงานสามารถค้นหาข้อมูลได้ด้วยตนเองก่อนที่จะส่งคำขอ
- สร้างแดชบอร์ดที่ใช้ร่วมกันซึ่งฝ่ายทรัพยากรบุคคลสามารถติดตามคำขอทั้งหมดที่เปิดอยู่ตามหมวดหมู่ ความเร่งด่วน หรือสถานที่
- ตั้งค่างานที่ทำซ้ำและงานที่ขึ้นอยู่กันเพื่อให้กระบวนการต่างๆ เช่น การลงทะเบียนสวัสดิการหรือรายการตรวจสอบเมื่อออกจากงานเป็นไปตามกำหนดเวลา โดยไม่ต้องติดตามผลด้วยตนเอง
3. การจัดการสิ่งอำนวยความสะดวก
ปัญหา: คำขอเกี่ยวกับสิ่งอำนวยความสะดวกมักจะเกิดขึ้นในเวลาที่ไม่เหมาะสมที่สุด บางอย่างเสียหาย บางอย่างรั่ว หรือบางอย่างก็ใช้งานไม่ได้ตามที่ควรจะเป็น
ClickUp มอบเครื่องมือให้กับทีมดูแลสถานที่ในการจัดการทุกอย่างตั้งแต่การแจ้งซ่อมบำรุงไปจนถึงงานประจำของอาคารในที่เดียวที่เป็นระเบียบ
นี่คือวิธี:
- ใช้ไวท์บอร์ดเพื่อวางแผนผังพื้นที่หรือการปรับเปลี่ยนสำนักงานในอนาคต และเปลี่ยนภาพเหล่านั้นให้กลายเป็นงานที่สามารถดำเนินการได้จริง
- สร้างระบบรับข้อมูลแบบฟอร์มที่ส่งข้อมูลไปยังรายการแยกต่างหากสำหรับการบำรุงรักษา, การจัดหา, ผู้จัดจำหน่าย, หรือการวางแผนพื้นที่
- ตั้งค่าสถานะที่กำหนดเอง เช่น 'รายงานแล้ว', 'กำหนดเวลาแล้ว', 'ดำเนินการอยู่', และ 'ยืนยันโดยผู้ขาย' เพื่อการติดตามที่ชัดเจนในทุกขั้นตอน
- ใช้ประโยชน์จากมุมมองปฏิทินและแกนต์เพื่อจัดการการนัดหมายของผู้ขายที่ทับซ้อนกัน, ตารางการทำความสะอาดอย่างล้ำลึก, หรือการย้ายเข้า
- สร้างศูนย์เอกสารเพื่อเก็บรวบรวมข้อมูลติดต่อของผู้ขาย สัญญาบริการ และขั้นตอนการรับมือเหตุฉุกเฉินไว้ในที่เดียว
4. การสนับสนุนลูกค้า
ปัญหา: การสนับสนุนลูกค้าในปัจจุบันไม่ได้เป็นเพียงแค่การติดตามข้อบกพร่อง การตอบคำถาม "ทำอย่างไร" การแก้ไขปัญหาที่พบเจอเท่านั้น แต่ยังรวมถึงการทำให้ลูกค้าทุกคนรู้สึกว่าได้รับการรับฟังและมีคุณค่าอีกด้วย
ClickUp เหมาะกับทีมเหล่านี้ที่ต้องรับบทบาทหลากหลายและต้องการระบบที่ยืดหยุ่นพอที่จะรองรับวิธีการทำงานจริงของพวกเขา
นี่คือวิธีที่ทีมสนับสนุนใช้ ClickUp เป็นระบบตั๋วช่วยเหลือของพวกเขา:
- ใช้ความคิดเห็นที่ได้รับมอบหมายเพื่อมอบหมายขั้นตอนถัดไปเฉพาะเจาะจงภายในงานสนับสนุนโดยไม่ต้องสร้างงานย่อยเพิ่มเติมสำหรับการจัดการโครงการ
- ตั้งค่าแดชบอร์ดที่มีการกรองข้อมูลเพื่อแสดงเฉพาะปัญหาที่เปิดอยู่ตามระดับลูกค้า พื้นที่ผลิตภัณฑ์ หรือผู้ที่กำลังรอการตอบกลับ
- ผสานรวมกับเครื่องมือเช่น Intercom หรือ HubSpot ผ่านการผสานรวมแบบเนทีฟและของบุคคลที่สาม เพื่อให้คำขอสามารถกลายเป็นงานได้โดยอัตโนมัติ
- ติดตามคุณภาพการตอบสนองภายในด้วยรายการตรวจสอบสำหรับ QA หรือขอให้ ClickUp Brain ตรวจสอบโทนการสื่อสาร โดยเฉพาะในกรณีที่มีการยกระดับที่มีความอ่อนไหว
- บันทึกข้อบกพร่องที่ลูกค้าแจ้งผ่านClickUp Time Trackerเพื่อดูว่าใช้เวลานานแค่ไหนในการแก้ไขจริง จากนั้นใช้ข้อมูลนั้นเพื่อปรับปรุง
5. ทีมกฎหมายและการปฏิบัติตามกฎระเบียบ
ปัญหา: ทีมกฎหมายต้องจัดการกับคำขอที่หลากหลาย เช่น ข้อตกลงไม่เปิดเผยข้อมูล (NDA) การแก้ไขสัญญา การอนุมัตินโยบาย หรือการตรวจสอบความเป็นส่วนตัว ตั๋วงานเหล่านี้มักเกี่ยวข้องกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลายฝ่าย กำหนดเวลาที่ละเอียดอ่อน และเอกสารที่ต้องผ่านกระบวนการที่ถูกต้องและเหมาะสม
วิธีที่ทีมกฎหมายทำงานอย่างชาญฉลาดภายใน ClickUp:
- สร้างพื้นที่ส่วนตัวเพื่อแยกงานทางกฎหมายที่ละเอียดอ่อนออกจากกัน แต่ยังคงสามารถเข้าถึงได้สำหรับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลักเพื่อการร่วมมือ
- ใช้สิทธิ์การเข้าถึงที่กำหนดเองในระดับงานเพื่ออนุญาตให้แสดงความคิดเห็นหรืออัปโหลดเอกสารโดยไม่ต้องเปิดเผยประวัติคำขอทั้งหมด
- จัดระเบียบเอกสารเป็นหน้าซ้อนกันภายใน ClickUp Docs โดยจัดหมวดหมู่ตามประเภทข้อตกลง เขตอำนาจศาล หรือแผนก
- กำหนดลำดับความสำคัญของงานและข้อพึ่งพาเพื่อให้แน่ใจว่างานที่มีความเสี่ยงสูงไม่สามารถดำเนินการต่อไปได้จนกว่าฝ่ายกฎหมายจะอนุมัติ
ระบบตั๋วช่วยเหลือของ ClickUp ทำให้ชีวิตคุณง่ายขึ้น
ณ ตอนนี้ เราหวังว่าคุณจะเชื่อมั่นแล้วที่จะละทิ้งเครื่องมือหลายอย่างเพื่อความพึงพอใจของลูกค้าและการแก้ไขปัญหา
ClickUp สามารถทำหน้าที่เป็นระบบตั๋วช่วยเหลือและซอฟต์แวร์การจัดการโครงการได้ในเวลาเดียวกัน เป็นโซลูชันที่สมบูรณ์แบบสำหรับทีม IT, ทีมสนับสนุน, ทีมทรัพยากรบุคคล, ทีมปฏิบัติการ, และทีมอื่น ๆ ของคุณ
ตั้งแต่การรับข้อมูลที่เป็นระบบด้วยแบบฟอร์ม ไปจนถึงการทำงานอัตโนมัติอย่างชาญฉลาด กระบวนการทำงานที่ปรับแต่งได้ และการรายงานแบบเรียลไทม์ ClickUp มอบทุกสิ่งที่คุณต้องการเพื่อจัดการกับตั๋วและคำขออย่างมีประสิทธิภาพ
ลงทะเบียนบน ClickUp ฟรีและเริ่มใช้เป็นระบบตั๋วช่วยเหลือของคุณ

