วิธีการจัดการประชุมเฉพาะกิจอย่างมีประสิทธิภาพ

ไม่ใช่ทุกการประชุมที่เกิดขึ้นเองจะแย่ บางครั้งคุณ ต้องการ ให้คนที่เหมาะสมอยู่ในห้อง (เสมือน) อย่างรวดเร็วที่สุด

แต่ปัญหาคือ: การประชุมแบบเฉพาะกิจส่วนใหญ่ไม่ได้ถูกวางแผนไว้ล่วงหน้า พวกมันถูกจัดขึ้นอย่างเร่งรีบ ไม่ชัดเจน และทำให้เสียสมาธิ—ทำให้ทุกคนสงสัยว่าทำไมเรื่องนี้ถึงไม่ส่งอีเมลไปแทน

มาเปลี่ยนสิ่งนั้นกันเถอะ ด้วยรูปแบบ เครื่องมือ และการเตรียมตัวที่เหมาะสม การพบปะแบบกะทันหันก็สามารถขับเคลื่อนสิ่งต่าง ๆ ให้ก้าวหน้าได้จริง

📌 ความจริงก็คือ การประชุมแบบกะทันหันมีที่ของมัน—แต่เฉพาะเมื่อมันถูกตั้งใจไว้เท่านั้น

ในคู่มือนี้ คุณจะได้เรียนรู้วิธี:

มาเจาะลึกกันว่า การประชุมเฉพาะกิจ หมายถึงอะไรกันแน่—และมันแตกต่างจาก การประชุมประจำ อย่างไร

การประชุมเฉพาะกิจหมายถึงอะไร?

คำว่า "ad hoc" มาจากภาษาละติน หมายถึง เพื่อวัตถุประสงค์เฉพาะนี้เท่านั้น ในบริบทการทำงาน การประชุมแบบ ad hoc คือการประชุมที่ไม่ได้วางแผนไว้ล่วงหน้า จัดขึ้นเพื่อจัดการกับการตัดสินใจเร่งด่วน แก้ไขปัญหาสำคัญ หรือตอบสนองต่อปัจจัยภายนอกที่ต้องการการดำเนินการทันที

การประชุมเหล่านี้ไม่ใช่ส่วนหนึ่งของการประชุมประจำหรือการวางแผนระยะยาวของคุณ แต่เป็นการประชุมสั้น ๆ ที่มุ่งเน้นไปที่การปรับความเข้าใจให้ตรงกัน ซึ่งมักจะจัดขึ้นเมื่อทีมต้องการดำเนินการอย่างรวดเร็วและแก้ไขปัญหาเฉพาะเรื่องร่วมกัน

📌 ตัวอย่าง: สมมติว่ามีบั๊กใหญ่ที่ทำให้ขั้นตอนการชำระเงินของคุณขัดข้องก่อนการเปิดตัวเพียงไม่นาน หัวหน้าทีมพัฒนา, QA และผู้จัดการผลิตภัณฑ์รีบเข้าร่วมการประชุมผ่าน Google Meet อย่างรวดเร็วเพื่อแก้ไขปัญหา นั่นคือการประชุมฉุกเฉิน—ไม่มีวาระการประชุมอย่างเป็นทางการ เพียงแค่การเข้าถึงคนที่เหมาะสมในเวลาจริงเพื่อตัดสินใจในเรื่องที่มีความสำคัญสูง

มันต่างจากการประชุมปกติอย่างไร?

นี่คือวิธีที่การประชุมเฉพาะกิจเปรียบเทียบกับการประชุมประจำทั่วไป:

เมื่อใดควรใช้การประชุมเฉพาะกิจ (และเมื่อใดควรพิจารณาใหม่)

ผู้จัดการโครงการที่ชาญฉลาดรู้ว่าการประชุมแบบกะทันหันควรเป็นทางเลือกสุดท้ายเท่านั้น—เพราะมันทำลายประสิทธิภาพการทำงาน 🧠

เราทำงานได้ดีที่สุดเมื่อเราอยู่ในภาวะมีสมาธิอย่างลึกซึ้ง แต่แม้กระทั่งการประชุมที่ไม่คาดคิดเพียงสั้น ๆ ก็สามารถทำให้เราหลุดออกจากภาวะนั้นได้—และงานวิจัยแสดงให้เห็นว่าต้องใช้เวลาถึง23 นาที กว่าเราจะกลับมาอยู่ในภาวะนั้นได้อีกครั้งหลังจากถูกทำให้เสียสมาธิ!

ดังนั้นคำถามที่แท้จริงคือ: การประชุมนี้เร่งด่วนจริงหรือเป็นเพียงปฏิกิริยาตอบสนอง?

อาจดูเหมือนว่าการคุยกันอย่างรวดเร็วจะแก้ปัญหาได้รวดเร็ว แต่บางครั้งนั่นอาจเป็นเพียงการตอบสนองแบบไม่คิดให้รอบคอบ ก่อนที่คุณจะเรียกทุกคนเข้ามา ให้ถามตัวเองว่า: นี่คือวิธีที่ดีที่สุดในการแก้ปัญหาหรือไม่ หรือมีทางเลือกที่ฉลาดกว่านี้หรือไม่?

นี่คือห้าสถานการณ์ที่พบได้บ่อยที่สุดเมื่อการประชุมฉุกเฉินอาจเหมาะสม:

7 ขั้นตอนสำคัญในการจัดการประชุมเฉพาะกิจอย่างมีประสิทธิผล

หากคุณไม่ต้องการให้การประชุมของคุณเป็นเพียงการเติมเต็มปฏิทิน คุณจำเป็นต้องทำให้การประชุมของคุณ มีจุดมุ่งหมายชัดเจน มีประสิทธิภาพ และเป็นประโยชน์ต่อผู้เข้าร่วมทุกคน

ก่อนที่จะเริ่มขั้นตอนต่าง ๆ โปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้เตรียมเครื่องมือที่เหมาะสมไว้แล้วฟีเจอร์การประชุมออนไลน์ของ ClickUpช่วยให้คุณกำหนดเวลา ร่วมมือ และติดตามผลได้อย่างราบรื่น—ทำให้แม้แต่การประสานงานแบบฉับพลันก็ดูเป็นระบบ

มาสำรวจเจ็ดขั้นตอนหลักเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการจัดการการประชุมฉุกเฉินของคุณ

ขั้นตอนที่ 1: กำหนดวัตถุประสงค์และเตรียมวาระการประชุม

หากไม่มีเป้าหมายร่วมกัน แม้แต่การประชุมสั้น ๆ 10 นาทีก็สามารถกลายเป็นวงสนทนาที่ไร้ทิศทางได้ เริ่มต้นด้วยเป้าหมายที่ชัดเจน คุณต้องการบรรลุอะไรภายในสิ้นสุดการประชุมครั้งนี้? ไม่ว่าเป้าหมายจะเป็นเพียงการสร้างความเข้าใจร่วมกันอย่างรวดเร็วหรือการประชุมเพื่อรวบรวมข้อมูล การระบุผลลัพธ์ที่ต้องการจะช่วยให้คุณนำพาการสนทนาไปในทิศทางที่ถูกต้อง

การประชุมที่มีวาระการประชุมช่วยให้สามารถจัดลำดับความสำคัญของหัวข้อเฉพาะและกำหนดผลลัพธ์ที่ชัดเจนซึ่งต้องได้รับการแก้ไข คุณไม่จำเป็นต้องมีวาระการประชุมที่ครอบคลุมสำหรับการประชุมสั้นๆ 15 นาที แต่การระบุเป้าหมายสำคัญ 3 ข้อจะช่วยให้ทุกคนมีจุดยึด หากคุณมีเวลาจำกัด ให้ใช้แม่แบบวาระการประชุมเพื่อช่วยให้การประชุมเป็นระเบียบ

การทราบวาระการประชุมช่วยให้ผู้เข้าร่วมสามารถรวบรวมความคิด ข้อมูลที่เกี่ยวข้อง หรือเอกสารที่จำเป็นได้ ซึ่งนำไปสู่การประชุมที่มุ่งเน้นเป้าหมาย เมื่อสิ้นสุดการประชุม คุณสามารถประเมินได้ว่าวัตถุประสงค์ได้รับการบรรลุแล้วหรือจำเป็นต้องดำเนินการเพิ่มเติม

กำลังมองหาวิธีง่าย ๆ ในการจัดระเบียบและแชร์วาระการประชุมแบบฉับพลันอยู่หรือไม่?ClickUp—แอปสำหรับทุกงานในที่เดียว— ช่วยให้คุณสร้างและแชร์วาระการประชุมได้ภายในไม่กี่นาที เพื่อให้ทีมของคุณทำงานร่วมกันได้อย่างราบรื่นแม้ในเวลาเร่งด่วน

ClickUp ช่วยให้คุณสร้างเอกสารภายในClickUp Docsและแชร์ทั้งภายในและภายนอกองค์กร ผู้เข้าร่วมสามารถใช้ฟีเจอร์แบบโต้ตอบของ ClickUp เช่น ความคิดเห็นหรือรายการตรวจสอบ เพื่อเพิ่มข้อมูลหรือคำถามก่อนการประชุม

แพลตฟอร์มนี้มีแบบแผนการประชุมและกำหนดการประชุมให้เลือกใช้ฟรี ซึ่งช่วยให้คุณสร้างกำหนดการประชุมที่ดูเป็นมืออาชีพได้ภายในไม่กี่นาที ตัวอย่างเช่น คุณสามารถลองใช้แบบแผนการประชุม ClickUp All Handsสำหรับการประชุมที่กำหนดไว้ทั่วทั้งบริษัทหรือแบบแผนการประชุม ClickUp Scrumสำหรับการประชุมแบบฉับพลันกับกลุ่มเล็ก ๆ

ขั้นตอนที่ 2: ระบุและแจ้งให้ผู้เข้าร่วมที่เหมาะสมทราบ

การผสมผสานคนที่เหมาะสมคือปัจจัยสำคัญที่สร้างหรือทำลายการประชุมฉุกเฉิน หากคุณนำคนที่ผิดเข้ามา พวกเขาจะรู้สึกว่าเป็นการเสียเวลา หากขาดบุคคลสำคัญ คุณเสี่ยงที่จะได้การตัดสินใจที่ไม่สมบูรณ์หรือต้องมีการประชุมติดตามผล

โปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้รวม:

รักษาขนาดกลุ่มให้อยู่ในระดับที่จัดการได้เพื่อประสิทธิภาพสูงสุด โดยเฉพาะในการประชุมออนไลน์ ด้วย ClickUp คุณสามารถใช้ฟีเจอร์การทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์และระบุผู้เข้าร่วมที่เหมาะสมได้:

มุมมองทีมและความสามารถใช้มุมมองทีมเพื่อดูว่าใครได้รับมอบหมายงานใดบ้างและตรวจสอบปริมาณงานปัจจุบันของพวกเขา สิ่งนี้ทำให้ง่ายต่อการเชิญเฉพาะคนที่เหมาะสม ทั้งผู้ที่ว่างและจำเป็นต่อการสนทนา

ไดเรกทอรีค้นหาและบุคคลที่เชื่อมต่อค้นหาสมาชิกทีมได้อย่างรวดเร็วตามชื่อ บทบาท หรือปริมาณงานโดยใช้การค้นหาที่เชื่อมต่อหรือไดเรกทอรีบุคคลซึ่งช่วยให้คุณมีส่วนร่วมกับผู้ร่วมงานที่เหมาะสมตามบริบทและความสามารถ

การแจ้งเตือนและการกล่าวถึงแบบกำหนดเอง ปรับแต่งการแจ้งเตือนของคุณเพื่อหลีกเลี่ยงการรับข้อมูลมากเกินไป ใช้@mentionsในงาน ความคิดเห็น เอกสาร และแชท เพื่อแจ้งเตือนบุคคลหรือกลุ่มโดยตรง ด้วยวิธีนี้ ผู้เข้าร่วมประชุมของคุณจะมีความเข้าใจตรงกันก่อนที่การประชุมจะเริ่มต้นขึ้น

การจัดการกล่องขาเข้าและการแจ้งเตือนกล่องขาเข้าของ ClickUp ช่วยให้คุณติดตามการอัปเดตต่างๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพด้วยการรวมการแจ้งเตือนที่เกี่ยวข้องไว้ด้วยกันและให้คุณกรองตามการกล่าวถึงหรือการมอบหมายงานได้ นอกจากนี้ คุณยังสามารถเลื่อนการแจ้งเตือนหรือทำเครื่องหมายว่ายังไม่ได้อ่านเพื่อควบคุมการติดตามงานของคุณได้อีกด้วย

ขั้นตอนที่ 3: ส่งเสริมการมีส่วนร่วม

การมีส่วนร่วมอย่างกระตือรือร้นคือสิ่งที่ทำให้การประชุมประสบความสำเร็จแตกต่างจากการประชุมที่อาจส่งอีเมลแทนได้ คุณค่าหลักของการประชุมแบบฉับพลันอยู่ที่การแลกเปลี่ยนความคิดเห็นแบบโต้ตอบและการแก้ปัญหาอย่างร่วมมือกัน

คุณจำเป็นต้องส่งเสริมการทำงานร่วมกันอย่างตั้งใจ โดยเฉพาะจากเสียงที่เงียบกว่าหรือสมาชิกทีมที่เข้าร่วมจากสถานที่ต่างๆ

วิธีบางประการในการทำเช่นนี้:

นอกจากนี้ ทีมที่ทำงานจากระยะไกลซึ่งมีเวลาทำงานทับซ้อนกันอาจพบว่าการประชุมแบบซิงโครนัสเป็นเรื่องยาก ในกรณีเช่นนี้ซอฟต์แวร์ สำหรับการทำงานร่วมกัน ของทีมหรือการประชุมแบบสแตนด์อัพประจำวันที่มีการสนับสนุนจาก การประชุมแบบอะซิงโครนัส สามารถนำมาใช้เพื่อส่งเสริมการมีส่วนร่วมของผู้เข้าร่วมทุกคนได้อย่างมีประสิทธิภาพ ในท้ายที่สุด เป้าหมายคือการสร้างสภาพแวดล้อมการประชุมที่ทุกคนสามารถมีส่วนร่วมได้อย่างมีประสิทธิผลโดยไม่คำนึงถึงรูปแบบการสื่อสารหรือสถานที่ที่ตนชื่นชอบ

โบนัส: สำรวจเทมเพลตการประชุมสแตนด์อัพประจำวันของ ClickUpเพื่อดูว่าเสียงของผู้เข้าร่วมแต่ละคนได้รับการมองเห็นอย่างเพียงพอ

มันถูกออกแบบมาเพื่อทำให้การเช็คอินประจำวันของทีมเป็นไปอย่างราบรื่น โดยให้ศูนย์กลางสำหรับการวางแผน, การบันทึก, และการติดตามความคืบหน้า. มันมีคุณสมบัติที่สามารถปรับแต่งได้ เช่น สถานะ, ฟิลด์, และมุมมอง ซึ่งช่วยให้ทีมสามารถจัดการกับงานและติดตามการอัปเดตได้แบบเรียลไทม์อย่างมีประสิทธิภาพ.

โดยการแทนที่วิธีการติดตามแบบแมนนวล, แบบฟอร์มนี้ช่วยเพิ่มความโปร่งใส, ความรับผิดชอบ, และการร่วมมือภายในทีม

รับเทมเพลตฟรี

ขั้นตอนที่ 4: จัดการเวลาในระหว่างการประชุม

การประชุมเฉพาะกิจไม่ควรยืดเยื้อเกินเวลาเป็นสิ่งสำคัญในการรักษาประสิทธิภาพและทำให้ผู้เข้าร่วมประชุมมีส่วนร่วมอย่างต่อเนื่อง โปรดใส่ใจกับ 7 ข้อแนะนำต่อไปนี้เพื่อช่วยให้การประชุมดำเนินไปอย่างราบรื่น:

ด้วยการติดตามเวลาแบบเนทีฟใน ClickUp คุณสามารถจับเวลาการประชุมบนแพลตฟอร์มต่างๆ ได้—ไม่ว่าจะเป็นเดสก์ท็อป มือถือหรือเว็บเบราว์เซอร์ด้วยส่วนขยาย Chrome ฟรี ส่วนที่ดีที่สุดคือ ClickUp สามารถผสานการทำงานกับแอปประชุมชั้นนำได้ ดังนั้นคุณสามารถจับเวลาการประชุมของคุณได้อย่างสะดวกสบายแม้ในระหว่างการประชุมสั้นๆ ใน Slackหรือการประชุมผ่าน Zoom

นอกจากนี้ คุณยังสามารถใช้ClickUp Calendarเพื่อค้นหาเวลาที่เหมาะสมที่สุดสำหรับการประชุมที่ไม่ได้วางแผนไว้ โดยไม่ทำให้ทีมของคุณมีภาระมากเกินไป มันช่วยให้คุณดูตารางเวลาของทีม บล็อกเวลาที่ต้องการสมาธิ และตั้งการแจ้งเตือนตามเหตุการณ์เพื่อให้การประชุมดำเนินไปตามแผนได้อย่างราบรื่น โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อต้องจัดการกับปัญหาเร่งด่วนและกำหนดเวลาที่ต่างกันในหลายสถานที่

ขั้นตอนที่ 5: บันทึกการตัดสินใจและรายการที่ต้องดำเนินการ

บันทึกที่จัดทำขึ้นระหว่างการประชุมเฉพาะกิจที่มีประสิทธิภาพควรมีความกระชับและมุ่งเน้นเฉพาะประเด็นสำคัญเท่านั้น บันทึกการตัดสินใจหลักทั้งหมดไว้ในรายงานการประชุมของคุณ สิ่งนี้จะช่วยสนับสนุนการดำเนินการหลังการประชุมและเป็นข้อมูลสรุปสำหรับผู้ที่ไม่สามารถเข้าร่วมได้

นอกจากนี้ ให้เขียนงานเฉพาะที่ต้องมอบหมาย รวมถึงผู้รับผิดชอบแต่ละงานและกำหนดเวลาส่งงาน

ClickUp นำเสนอชุดฟีเจอร์ที่ครอบคลุมซึ่งเปลี่ยนการจดบันทึกให้เป็นเรื่องง่ายเหมือนเดินเล่นในสวนแม่แบบบันทึกการประชุมฟรีของเรารับประกันความสม่ำเสมอในทุกการประชุม ช่วยให้รักษารูปแบบมาตรฐานสำหรับการบันทึกข้อมูลสำคัญ

ด้วยClickUp's AI Notetakerคุณไม่ต้องกังวลกับการบันทึกทุกอย่างด้วยตนเองอีกต่อไปมันจะเข้าร่วมการประชุมของคุณโดยอัตโนมัติ บันทึกการสนทนา สร้าง รายงานการประชุม ที่กระชับ และเน้น ช่วงเวลาสำคัญ เช่น การตัดสินใจ รายการที่ต้องดำเนินการ และการมอบหมายงาน คุณสามารถเปลี่ยนสิ่งเหล่านั้นเป็นงานได้ทันที พร้อมกำหนดเส้นตาย ผู้รับผิดชอบ และสถานะ

มันมีประโยชน์อย่างยิ่งในระหว่างการประชุมแบบกะทันหัน เมื่อคุณไม่ได้เตรียมตัวสำหรับการบันทึกข้อมูลอย่างละเอียด แต่ยังคงต้องการบันทึกข้อมูลที่ถูกต้องเกี่ยวกับสิ่งที่ถูกกล่าวถึงและสิ่งที่เกิดขึ้นต่อไป

➡️เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้ AI สำหรับบันทึกการประชุมและวิธีที่ช่วยให้กระบวนการติดตามผลของคุณเป็นไปอย่างราบรื่น

ขั้นตอนที่ 6: มอบหมายและติดตามงานติดตามผล

ดังที่เราเพิ่งเห็น การบันทึกการประชุมมีความเชื่อมโยงอย่างใกล้ชิดกับงานที่ต้องติดตาม หากคุณมีงานที่ต้องมอบหมายในตอนท้ายของการประชุม นั่นหมายความว่าการประชุมไม่ใช่เพียงแค่เวทีสำหรับการสนทนาแบบเฉื่อยชา แต่เป็นตัวกระตุ้นให้เกิดการกระทำและความก้าวหน้า

ใช้ClickUp Tasksเพื่อมอบหมายงานใหม่ให้กับหนึ่งคนหรือมากกว่านั้น สมาชิกในทีมสามารถ เพิ่มความคิดเห็น ได้โดยตรงบนงานนั้น ๆ เพื่อส่งเสริมการทำงานร่วมกันอย่างโปร่งใส

งานย่อยและรายการตรวจสอบที่สามารถปรับแต่งได้ บนแพลตฟอร์มช่วยให้การดำเนินการติดตามผลที่ซับซ้อนถูกแบ่งออกเป็นขั้นตอนที่จัดการได้ง่าย ใช้ประโยชน์จากฟิลด์ที่กำหนดเองเพื่อรวมข้อมูลเฉพาะของงาน (เช่น ลิงก์เว็บหรือไฟล์ออกแบบ) การติดตามงานทำได้ง่ายผ่าน:

บางครั้ง งานที่สร้างขึ้นหลังการประชุมอาจขึ้นอยู่กับการทำงานให้เสร็จของงานที่มีอยู่แล้ว หรืออาจมีการมอบหมายงานติดตามผลใหม่ที่ต้องพึ่งพาอาศัยงานที่มีอยู่แล้วClickUp Dependenciesช่วยให้คุณสามารถกำหนดการพึ่งพาอาศัยระหว่างงานที่เชื่อมโยงกันได้ ซึ่งช่วยให้คุณผสานงานติดตามผลเข้ากับกระบวนการทำงานที่มีอยู่แล้วได้อย่างราบรื่น

ขั้นตอนที่ 7: ทบทวนและสะท้อนคิด

การประชุมสิ้นสุดลงแล้ว แต่ประสบความสำเร็จหรือไม่? การทบทวนสิ่งที่ได้ผลและสิ่งที่ไม่ได้ผลนั้นมีคุณค่าสำหรับการปรับปรุงการประชุมในนาทีสุดท้ายในอนาคต

การรวบรวมความคิดเห็นจากผู้เข้าร่วม สามารถช่วยให้คุณเข้าใจมุมมองของพวกเขาและสิ่งที่คุณควรปรับปรุงในครั้งต่อไป นี่คือตัวอย่างคำถามที่คุณสามารถถามได้:

กำลังมองหาเครื่องมือที่เหมาะสมสำหรับการรวบรวมความคิดเห็นอยู่ใช่ไหม? คุณสามารถ ปรับแต่ง ClickUp Formsให้รวมคำถามเฉพาะที่เกี่ยวข้องกับประชุมเฉพาะกิจของคุณได้ จากนั้นแชร์กับผู้เข้าร่วมผ่านลิงก์ได้อย่างง่ายดาย

การตอบกลับแบบฟอร์มความคิดเห็นสามารถถูกแปลงเป็นงานโดยอัตโนมัติใน ClickUp. สิ่งนี้มีประโยชน์อย่างยิ่งหากความคิดเห็นเสนอแนะรายการที่ต้องดำเนินการหรือพื้นที่ที่ต้องปรับปรุง.

3 ความท้าทายทั่วไปในการประชุมเฉพาะกิจ [พร้อมวิธีแก้ไข]

ความรวดเร็วที่ธุรกิจของคุณปรับตัวและตอบสนองต่อสถานการณ์ที่เกิดขึ้นใหม่อาจเป็นตัวกำหนดอนาคตของธุรกิจได้ การประชุมแบบเฉพาะกิจมอบความคล่องตัวที่จำเป็นสำหรับการตอบสนองทันทีในการจัดการกับสถานการณ์เหล่านี้ อย่างไรก็ตาม ความคล่องตัวนี้เองก็นำมาซึ่งความท้าทายเฉพาะตัว มาดูกันว่าความท้าทายเหล่านี้คืออะไร—ไม่ใช่เพียงเพื่อทำความเข้าใจผลกระทบเท่านั้น แต่ยังเพื่อรับมือกับมันอย่างมีประสิทธิภาพอีกด้วย

1. การหยุดชะงักของกระบวนการทำงาน

เราได้กล่าวไปแล้วว่าการถูกรบกวนส่งผลเสียต่อประสิทธิภาพการทำงานและลดความสามารถในการทำงานที่ต้องใช้สมาธิอย่างลึกซึ้ง อย่างไรก็ตาม การถูกรบกวนยังส่งผลกระทบต่อขวัญกำลังใจของพนักงานอีกด้วย

เมื่อการประชุมขัดจังหวะสมาธิอยู่บ่อยครั้ง จะก่อให้เกิดความวิตกกังวลเกี่ยวกับการตามงานสำคัญไม่ทัน โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากการประชุมนั้นไม่ได้ผลลัพธ์ที่ชัดเจน และหากสิ่งนี้กลายเป็นรูปแบบประจำ ความไว้วางใจและการมีส่วนร่วมของทีมอาจลดลงได้

โซลูชัน

บล็อก เวลาโฟกัสที่ ป้องกันไว้ในClickUp Calendar โดยใช้สถานะ "ไม่ว่าง" หรือการตั้งค่าความพร้อมใช้งานที่แชร์กัน วิธีนี้จะช่วยให้มั่นใจว่าจะไม่มีการนัดหมาย การรบกวนที่ไม่จำเป็น ในช่วงชั่วโมงที่มีประสิทธิภาพสูงสุดของทีมของคุณ คุณยังสามารถกำหนดเวลาเงียบสำหรับการทำงานแบบอะซิงโครนัสเท่านั้นใน สถานที่ต่างๆ ได้อีกด้วย

2. ขาดโครงสร้าง

ไม่มีอะไรแย่ไปกว่าการประชุมฉุกเฉินที่ไม่มีทิศทาง—แค่การพูดคุยแบบไม่มีจุดหมายและข้อสรุปที่คลุมเครือว่า "เราจะกลับมาคุยกันใหม่" หากไม่มีเป้าหมายที่ชัดเจน แม้แต่การประชุมสั้น ๆ 15 นาทีก็อาจรู้สึกเหมือนเสียเวลาเปล่า

นี่เป็นเรื่องปกติเมื่อการประชุมแบบรวมพลถูกกระตุ้นโดยปัจจัยภายนอก เช่น การยกระดับปัญหาจากลูกค้าหรืออุปสรรคภายในองค์กร แต่ไม่มีใครใช้เวลาสักครู่เพื่อกำหนดวัตถุประสงค์ของการประชุม

โซลูชัน

แม้จะรีบเร่ง ก็ควรใช้เวลาสักครู่เพื่อร่างโครงสร้างพื้นฐานสำหรับการประชุม อาจเป็นเรื่องง่าย ๆ เช่น การกำหนดเป้าหมายหลักของการประชุมและประเด็นสำคัญสำหรับการหารือ

กำหนดเวลาการประชุมอย่างเคร่งครัดและปฏิบัติตามอย่างเคร่งครัด พิจารณาขอให้ผู้เข้าร่วมประชุมยืนขึ้นระหว่างการประชุม— อาจรู้สึกแปลกๆ ในการประชุมออนไลน์ แต่สามารถกระตุ้นให้ทุกคนเคารพเวลาที่กำหนดได้ 😏

3. การใช้มากเกินไปและการพึ่งพา

การประชุมเฉพาะกิจให้ข้อเสนอแนะทันทีและมีเสน่ห์ในการแก้ปัญหาเร่งด่วนได้ทันที ซึ่งอาจดึงดูดใจ ผู้จัดการใหม่หรือผู้ที่มีประสบการณ์น้อยอาจรู้สึกว่าจำเป็นต้องมีการประชุมบ่อยครั้งเพื่อแสดงให้เห็นถึงความเป็นผู้นำและการมีส่วนร่วมเชิงรุกของพวกเขา

พวกเขาอาจเชื่อว่านั่นเป็นวิธีหนึ่งในการรักษาการติดต่อและรับข้อมูลข่าวสาร โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากพวกเขายังคงสร้างความสัมพันธ์กับทีมในสภาพแวดล้อมการทำงานทางไกลหรือแบบผสมผสาน

โซลูชัน

การประชุมแบบเฉพาะกิจไม่ใช่การประชุมสร้างทีม. กำหนดแนวทางที่ชัดเจนว่าเมื่อใดควรเรียกประชุมแบบฉุกเฉินเมื่อใดควรใช้การสื่อสารแบบไม่พร้อมกัน. ทีมของคุณสามารถใช้ เครื่องมือจัดการโครงการ เช่น ClickUp เพื่อติดตามความคืบหน้าและปัญหาเล็ก ๆ น้อย ๆ. ตัวอย่างเช่น หากคำถามสามารถแก้ไขได้ผ่านการแสดงความคิดเห็นอย่างรวดเร็วหรือการอัปเดตโครงการในเอกสารที่แชร์ไว้ จะช่วยลดความจำเป็นในการประชุม.

นำการประชุมเฉพาะกิจของคุณไปในทิศทางที่ถูกต้องด้วย ClickUp

การประชุมเฉพาะกิจเป็นดาบสองคม—มอบความคล่องตัวและความมุ่งเน้น แต่ก็สามารถทำลายประสิทธิภาพการทำงานของทีมคุณได้หากคุณไม่ระมัดระวัง ทำไมไม่เปลี่ยนความท้าทายนี้ให้เป็นโอกาสด้วย ClickUp?

ClickUp ช่วยให้คุณเปลี่ยนจาก "ขอคุยกันทางโทรศัพท์" ไปสู่ผลลัพธ์ที่บันทึกไว้อย่างชัดเจน, รายการที่ต้องดำเนินการ, และการติดตามผล—ทั้งหมดในที่เดียว ไม่มีบันทึกที่ตกหล่น ไม่มีข้อมูลอัปเดตที่กระจัดกระจาย แค่บริบทที่ชัดเจน, การทำงานร่วมกัน, และความก้าวหน้า

ClickUp มอบทุกสิ่งที่คุณต้องการเพื่อจัดการประชุมอย่างชาญฉลาด ตั้งแต่การกำหนดเวลาไปจนถึงสรุปผล ซึ่งหมายถึงการลดความล่าช้า เพิ่มความสอดคล้อง และประหยัดเวลาได้อย่างจริงจัง

👉สมัครใช้ ClickUp วันนี้—ฟรีตลอดไป!

คำถามที่พบบ่อย

การประชุมเฉพาะกิจหมายถึงอะไร?

การประชุมเฉพาะกิจคือการประชุมที่ไม่ได้วางแผนไว้ล่วงหน้าเพื่อจัดการกับหัวข้อเฉพาะที่ต้องการการดำเนินการทันที คำว่า "ad hoc" มาจากภาษาละตินซึ่งหมายถึง "เพื่อวัตถุประสงค์นี้" ประเด็นเร่งด่วน การอัปเดตที่ไม่คาดคิด หรือโอกาสที่เปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วมักเป็นสาเหตุของการประชุมเหล่านี้

📌 ตัวอย่างของการประชุมเฉพาะกิจคืออะไร?

ผู้จัดการผลิตภัณฑ์เรียกประชุมซิงค์กับทีมพัฒนาและทีม QA อย่างกะทันหันเพื่อแก้ไขปัญหาสำคัญที่พบก่อนการเปิดตัว ไม่มีคำเชิญล่วงหน้า—เพียงแค่การสนทนาอย่างรวดเร็วและตรงประเด็นเพื่อปรับความเข้าใจและตัดสินใจเกี่ยวกับขั้นตอนต่อไป นั่นคือการประชุมแบบฉับพลัน หรือในกรณีนี้คือการประชุมเฉพาะกิจ

คำว่า "ad hoc" หมายถึงอะไรในงาน?

ในที่ทำงาน คำว่า "ad hoc" หมายถึงสิ่งใดก็ตามที่ถูกสร้างขึ้นเพื่อเหตุการณ์ครั้งเดียวหรือความต้องการชั่วคราว งาน คณะกรรมการ หรือการประชุมแบบ ad hoc มีขึ้นเพื่อแก้ไขปัญหาเฉพาะ ไม่ใช่เป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการประจำ

ทำไมถึงเรียกว่า ad hoc?

Ad hoc เป็นภาษาละติน แปลว่า "สำหรับสิ่งนี้" ใช้ในธุรกิจเพื่ออธิบายถึงวิธีแก้ปัญหา การประชุม หรือการตัดสินใจที่เกิดขึ้นในทันทีเพื่อจัดการกับสถานการณ์ที่ไม่คาดคิดหรือปัญหาที่มีความเร่งด่วน

เมื่อใดที่ฉันไม่ควรจัดประชุมเฉพาะกิจ?

หลีกเลี่ยงการจัดตารางหาก:

ใช้รายการตรวจสอบอย่างรวดเร็วหรือEisenhower Matrix เพื่อ ตรวจสอบความจำเป็น

ฉันจะบันทึกการประชุมเฉพาะกิจได้อย่างไร?

ใช้โครงสร้างที่เรียบง่ายและมุ่งเน้น ซึ่งประกอบด้วย:

ลองใช้ ClickUp AI Notetaker เพื่อบันทึกการประชุมของคุณ สร้าง รายงานการประชุม และสร้างรายการดำเนินการโดยอัตโนมัติจากบันทึกการประชุม