การใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการเพื่อสร้างวาระการประชุมอาจดูน่ากลัว แต่เราพร้อมช่วยคุณ! อาจดูเหมือนไม่จำเป็นในตอนแรก แต่มีทางเลือกอื่นไหม? ใช้ปากกาและกระดาษจดแผนของคุณ? นี่ไม่ใช่ปี 1990 แล้ว!
มีเหตุผลที่ทีมชั้นนำมากมายหันมาใช้ ClickUp สำหรับการประชุมและกำหนดการของพวกเขา ClickUp มีคุณสมบัติมากมายที่จะช่วยจัดการทุกอย่างตั้งแต่ตารางเวลาที่ง่ายที่สุดไปจนถึงกำหนดการที่ซับซ้อนสำหรับการประชุมทีม มาเริ่มกันเลย!
12 คุณสมบัติที่ดีที่สุดของ ClickUp สำหรับการวางแผนการประชุม
นี่คือคุณสมบัติที่ดีที่สุดในการวางแผนการประชุมหรือสร้างวาระการประชุมสำหรับการประชุมนั้นโดยใช้ ClickUp:
1.สมุดบันทึก
ขั้นตอนแรกของการทำสิ่งใดก็ตามคือการสร้างแผน หรืออย่างน้อยก็ควรจะเป็นเช่นนั้น หลายคนหลีกเลี่ยงการสร้างแผนเพราะดูเหมือนเป็นกระบวนการที่ใหญ่และไม่จำเป็น แต่เราทำให้มันง่ายขึ้นใน ClickUp! โน้ตแพดช่วยให้คุณจดบันทึกความคิดได้อย่างรวดเร็วเมื่อคุณนึกถึงมัน แล้วถ้าคุณอยู่ในทีม ClickUp ของที่ทำงานและคุณไม่ต้องการให้เพื่อนร่วมงานเห็นแผนการทานอาหารเย็นของคุณคืนนี้ล่ะ? นั่นคือสิ่งที่ยอดเยี่ยมเกี่ยวกับโน้ตแพด – มันเป็นส่วนตัวอย่างสมบูรณ์สำหรับคุณ นอกจากนี้ คุณยังสามารถเพิ่มมันเป็นส่วนขยายของ Chromeและใช้มันได้ทุกครั้งที่คุณท่องเว็บ มันเชื่อมต่อกับบัญชี ClickUp หลักของคุณ! นี่คือที่ที่ยอดเยี่ยมในการเริ่มต้นสร้างกำหนดการของคุณ และให้คุณมีวิธีในการบันทึกความคิดของคุณเมื่อคุณคิดถึงมัน
2. รายการและกำหนดส่งงาน
คุณสามารถกำหนดวันครบกำหนดสำหรับรายการทั้งหมดหรือสำหรับงานแต่ละงานได้เอง ฟีเจอร์นี้จำเป็นหากคุณมีงานบางอย่างที่จำเป็นต้องทำก่อนเริ่มการประชุม เพื่อให้ทุกคนรับผิดชอบและเข้าใจตรงกันเกี่ยวกับเวลาที่ต้องทำงานให้เสร็จ อย่าลืมใช้กำหนดวันครบกำหนด! หนึ่งในไอเดียคือเพิ่มวาระการประชุมลงในรายละเอียดงาน ดูตัวอย่างด้านล่าง!
3. รายละเอียดงาน
เมื่อคุณทราบแล้วว่าการประชุมของคุณจะมีขึ้นเมื่อใด และได้สร้างแนวคิดพื้นฐานไว้บ้างแล้ว ก็ถึงเวลาที่จะจัดทำวาระการประชุมและให้ทีมของคุณแสดงความคิดเห็น ที่ ClickUp เราใส่วาระการประชุมไว้ในคำอธิบายงาน และคุณยังสามารถแก้ไขได้ตามต้องการด้วยการแก้ไขแบบข้อความสมบูรณ์ จากนั้นทุกคนสามารถใช้ความคิดเห็นเพื่อแสดงความคิดเห็นและเพิ่มลงในวาระการประชุมได้
4. ความคิดเห็นที่ได้รับมอบหมาย
หลังจากทุกคนเพิ่มความคิดเห็นของตนแล้ว คุณสามารถใช้ความคิดเห็นเหล่านั้นเพื่อสร้างรายการดำเนินการหรืองานสำหรับแต่ละบุคคลโดยกำหนดความคิดเห็นที่เกี่ยวข้องได้ ฟีเจอร์ที่เหลือเหล่านี้เหมาะอย่างยิ่งสำหรับการสร้างความรับผิดชอบและตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกสิ่งที่จำเป็นสำหรับการประชุมได้รับการดำเนินการตรงเวลา!
5. ส่วนขยาย Chrome
สมมติว่าคุณกำลังท่องเว็บและตระหนักว่าคุณต้องสร้างงานจากเว็บไซต์ที่คุณกำลังดูอยู่เพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะพูดถึงมันในการประชุมที่กำลังจะมาถึง... ClickUp มีทางออกสำหรับคุณ! ส่วนขยาย Chrome ของเราช่วยให้คุณสร้างงานได้อย่างรวดเร็วจากเว็บไซต์ที่คุณกำลังดูอยู่ คุณสามารถตั้งค่ารายการเริ่มต้นได้เพื่อให้คุณสามารถเพิ่มงานลงในรายการประชุมของคุณได้อย่างง่ายดาย
6.แม่แบบงาน
แม่แบบงานใหม่ของเราช่วยให้คุณบันทึกงานที่ใช้ซ้ำได้อย่างง่ายดาย เหมาะอย่างยิ่งสำหรับการประชุม ที่ ClickUp เราเริ่มต้นการประชุมทุกครั้งด้วยการทบทวนการประชุมประจำสัปดาห์ ดังนั้นแม่แบบงานจึงเหมาะอย่างยิ่งเพื่อให้แน่ใจว่าเราปฏิบัติตามกระบวนการทั่วไปเดียวกันทุกครั้ง นอกจากนี้ยังช่วยให้เกิดความสม่ำเสมอโดยไม่คำนึงถึงว่าใครเป็นคนทำงานหรือผู้จัดการ อย่าลืมใช้ประโยชน์จากฟีเจอร์อันทรงพลังนี้เมื่อคุณวางแผนการประชุมครั้งต่อไป
7. งานที่ทำซ้ำ
เกือบทุกสำนักงานมีงานบางอย่างที่ต้องทำเป็นประจำตามกำหนดการ งานที่ทำซ้ำเป็นประจำเป็นสิ่งที่ยอดเยี่ยมสำหรับงานประเภทนี้ และเป็นวิธีที่ดีในการรับประกันว่างานเดิมจะได้รับการดำเนินการตามกำหนดเวลาที่ตั้งไว้ หรือเปิดขึ้นมาใหม่เมื่อเสร็จสิ้นแล้ว งานที่ทำซ้ำของเราแข็งแกร่งมากและสามารถผสมผสานได้แทบไม่จำกัด นี่คือคุณสมบัติที่ทำให้ClickUp แตกต่างจากคู่แข่งอย่างแท้จริง และจะช่วยให้คุณกำหนดเวลาทำงานที่ทำทุกสัปดาห์ได้อย่างง่ายดาย
8. การพึ่งพา
หลายคนในพวกเรามีงานที่ไม่สามารถทำได้จนกว่าการประชุมจะเสร็จสิ้นหรือกำหนดการจะถูกจัดทำขึ้น... นี่คือจุดที่การพึ่งพาอาศัยกันเข้ามาช่วย! การพึ่งพาอาศัยกันช่วยให้คุณสามารถมีงานที่รอหรือขัดขวางงานอื่น ๆ ได้ ดังนั้นจึงไม่มีความสับสนเกี่ยวกับเวลาที่คุณสามารถเริ่มงานได้
9. แท็ก
แท็กเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการติดตามงานทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับประชุมของคุณ แม้ว่าจะอยู่ในรายการต่างๆ ก็ตาม คุณสามารถแท็กงานสแตนด์อัพทั้งหมดของคุณด้วย "standup" และเข้าถึงงานเหล่านั้นข้ามรายการต่างๆได้โดยการกรอง
10. ปฏิทิน
คุณสามารถดูงานทั้งหมดของคุณพร้อมวันที่ครบกำหนดได้อย่างง่ายดายบนปฏิทินของคุณ นอกจากนี้เรายังมีการซิงค์สองทางกับ Google Calendar ดังนั้นคุณจะสามารถดูงานใน ClickUp ของคุณบน Google Calendar ได้เช่นกัน ไม่ว่าจะออนไลน์หรือในแอปมือถือ
11. รายการตรวจสอบ
คุณสามารถใช้รายการตรวจสอบ (checklists)ได้ทั้งภายในงาน (tasks) หรือในสมุดบันทึก (notepad) ขึ้นอยู่กับความต้องการของคุณ ที่ ClickUp บ่อยครั้งหากมีเพียงคนเดียวที่เป็นผู้นำการประชุมสำหรับทีม เขาหรือเธอจะใช้รายการตรวจสอบภายในสมุดบันทึกของตนเอง เนื่องจากเป็นวิธีที่ง่ายในการจดบันทึกการประชุมอย่างมีประสิทธิภาพ รายการตรวจสอบเหล่านี้เป็นแบบ "อัจฉริยะ" (smart) ดังนั้นคุณสามารถทำเครื่องหมายถูกเพื่อตรวจสอบรายการได้ และยังสามารถจัดลำดับรายการตรวจสอบย่อยหากมีสองงานที่เกี่ยวข้องกัน
หากการประชุมเป็นการร่วมมือกัน มักจะเป็นความคิดที่ดีที่จะใช้รายการตรวจสอบภายในงานเพื่อให้เพื่อนร่วมงานแต่ละคนสามารถตรวจสอบรายการในรายการตรวจสอบของตนได้
12. ใช้ Slack
ทีมของคุณใช้ Slack ในการสื่อสารและลดอีเมลที่ไม่จำเป็นหรือไม่?หรือบางทีทีมระยะไกลของคุณเชื่อมต่อกันข้ามหลายเขตเวลาและSlack เป็นเครื่องมือสำคัญในการอัปเดตบันทึกและความคืบหน้า? ถ้าเป็นเช่นนั้น ClickUp ก็สามารถช่วยคุณได้เช่นกัน หากมีไอเดียหรืองานที่ยอดเยี่ยมเกิดขึ้นในการสนทนาบน Slack คุณสามารถเปลี่ยนข้อความนั้นใน Slack ให้เป็นงานหรือความคิดเห็นได้โดยอัตโนมัติ ดูเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการทำงานของ Slack กับ ClickUp
สรุป
รายการนี้กำลังยาวขึ้นเรื่อย ๆ และมีเหตุผลสำหรับเรื่องนี้! เรามีฟีเจอร์มากมายที่ออกแบบมาเพื่อสร้างวาระการประชุมและวางแผนการประชุมโดยเฉพาะ ฟีเจอร์ทั้งหมดนี้สามารถปรับแต่งได้อย่างยืดหยุ่นสูงสุด ไม่ว่าคุณจะต้องการอะไร เราก็พร้อมตอบโจทย์คุณ!