Designprojektledning: En omfattande guide för designteam

{ "@context": "http://schema. org", "@type": "FAQPage", "mainEntity": [ { "@type": "Question", "name": "Vad är designprojektledning?", "acceptedAnswer": { "@type": "Answer", "text": "Designprojektledning är processen att leda designprojekt, skapa och delegera uppgifter, övervaka resurser och följa ett projekt till dess slutförande. " } } ] }

Om du vill beskriva en designprojektledares vardag på mindre än 30 sekunder, titta bara på det avsnittet av Friends där Ross flyttar sin nya soffa uppför trappan. Du vet det där: ”Pivot! Pivot! Pivooooooooot!”

Det låter kanske lite dramatiskt. Men effektiv designprojektledning kräver verkligen en hög grad av flexibilitet – utöver en detaljerad förfrågningsprocess, tydliga tidsplaner och öppet samarbete från start till mål. Det beror på att en väl genomtänkt projektplan ofta är avgörande för om ett designprojekt lyckas eller misslyckas. 😯

Men att skapa en egen plan är inte helt enkelt – designprojektledning är ett av de svåraste områdena att bemästra, eftersom det kräver ett nästan konstant flöde av tvärfunktionellt samarbete mellan kunder, andra avdelningar, teammedlemmar eller alla ovanstående.

Dessutom kommer dina designförfrågningar sällan att ligga inom samma projektram. En dag kanske du skapar en logotyp och nästa dag omdesignar du en hel webbplats! Det berör nästan alla aspekter av ett företag, och vi är här för att hjälpa dig att förstå det hela. 🤓

Oavsett om du vill effektivisera din nuvarande projektledningsprocess eller börja från scratch – den här guiden är till för dig. Vi har delat upp de viktigaste delarna av designprojektledning och sammanfattat de 10 bästa tipsen för att hjälpa designteamledare att lyckas.

Vad är designprojektledning?

Designprojektledning är processen att hantera designprojekt, skapa och delegera uppgifter, övervaka resurser och följa ett projekt till dess slutförande.

Oavsett om det är en annan medlem i din organisation eller en kund, börjar designprojektledning med en förfrågan – ungefär som ett mini-kreativt uppdrag från andra avdelningar eller företag.

Därefter införlivas ofta förfrågan i en designbrief som vägledning för projektets nästa steg, och det är här kreativ projektledning kommer in i bilden.

Syftet är inte bara att stärka arbetsflödena inom grafisk design eller hålla teamet på rätt spår – det huvudsakliga målet med korrekt designprojektledning är att överbrygga kommunikationsklyftan mellan designteamet och beställaren, oavsett om det är en kund eller en intern intressent.

Dessutom kräver många designförfrågningar mer än ett leveransobjekt per projekt, vilket leder till flera omgångar av feedback och kontinuerligt teamarbete för att leverera tillgångarna enligt beställarens förväntningar. Ett bra exempel på detta är en reklam- eller marknadsföringskampanj som består av flera designtillgångar från kreativa team som var och en ansvarar för ett annat leveransobjekt.

Detta kräver att designprojektledaren har översikt över flera tidsplaner, arbetsflöden och godkännanden för att säkerställa att projektet som helhet slutförs utan oförutsedda förseningar.

Det låter lite som för många kockar i köket, eller hur? Det är därför rätt process för designprojektledning är ett så viktigt verktyg!

Varför är designprojektledning viktigt?

Designprojektledning kan vara minst sagt knepigt. Det kan snabbt bli komplicerat eftersom varje förfrågan är så unik. Många projektledningsprocesser följer vanligtvis en liknande struktur dag efter dag – med undantag för några mindre justeringar.

Men i den kreativa världen kommer du sannolikt att behöva jonglera med en handfull mindre designprojekt per förfrågan eller regelbundet anpassa din strategi för att tillgodose kunder inom olika branscher.

I det här fallet är det nästan bättre att tänka på din designprojektledningsplan som krockbarriärerna på en bowlingbana – den håller hela teamet på rätt kurs samtidigt som den lämnar massor av utrymme för utforskning längs vägen. 🎳

Att ha en designprocess på plats ger ditt designteam en känsla av riktning, även när förfrågan är lite vag. Men det är inte bara till för teamets fördel!

En korrekt projektledningsprocess ger din kund trygghet genom att lägga grunden för en öppen och ärlig arbetsrelation. Det får dem att tänka kritiskt på vad de begär, hur de kan ge konstruktiv feedback och kommunicera de koncept de redan har tänkt sig för projektet.

Detta hjälper designledare att få allt de behöver från kunden i ett tidigt skede, så att det inte uppstår några överraskningar eller besvikelser längs vägen.

Projektledning är limmet i designprojektprocessen

Din projektledare balanserar alltid på en knivsegg för att hålla både designteamet och kunden nöjda. Det handlar om att se till att båda sidor är överens och känner att de kan tala öppet. Ni arbetar ju alla mot samma mål!

Tänk på att det bara är halva jobbet att skissa på din ideala process. Utan rätt programvara för designprojektledning kommer du inte att kunna dra samma nytta av fördelarna eller följa upp projektet lika effektivt. Projektledningsverktyg är utformade för att effektivisera dina processer och ta dem vidare med funktioner som:

Och mycket mer!

Varje programvara för designprojektledning har sin egen nisch – oavsett om den är specialiserad på specifika projektledningsmetoder, fungerar som ett webbdesignverktyg, stöder olika idéskapande tekniker, erbjuder ett brett utbud av arbetsflödesmallar och så vidare – så du kommer definitivt att hitta en som passar ditt team bäst om du inte redan har en i din teknikstack.

När du läser igenom denna guide, notera mentalt de viktigaste funktionerna som nämns här och som skulle vara till stor hjälp för ditt teams specifika behov och användningsfall.

Metoder för designprojektledning

Inga två projekt är likadana, så det finns ingen universallösning för designprojektledning. Att förstå de fyra huvudsakliga projektledningsmetoderna hjälper dig att lägga en bättre grund för ditt team eller dina kunder när du börjar från scratch.

Vattenfallsmetoden

Vattenfallsmetoden följer en linjär process med tydliga faser. Den fungerar bäst för projekt med definierade krav och förväntningar från början, där du arbetar inom en fastställd tidsram.

Agil metodik

Den agila metodiken fokuserar på iterativa cykler – att dela upp projektkomponenter i mindre uppgifter som kan slutföras inom hanterbara tidsramar, vanligtvis 4–6 veckor. Denna metod främjar samarbete mellan alla intressenter och är bäst när projektets omfattning kan komma att förändras över tid.

Kanban-metoden

Kanban-metoden bygger på att visualisera ditt arbetsflöde – att begränsa antalet uppgifter du arbetar med i varje fas för att säkerställa att du inte tar på dig mer än du kan hantera. Denna metod fungerar bra för team som är beroende av att uppgifter eller designfiler passerar genom flera händer innan de blir färdiga.

Scrum-metodiken

Scrum-metoden är en kombination av vattenfalls- och agila tillvägagångssätt, perfekt för team med komplexa projekt som kräver kortare avstämningar för att identifiera prioriteringar mellan deadlines. Den ger också mer struktur än traditionella agila metoder samtidigt som teamet förblir tillräckligt flexibelt för att hantera förändringar.

Arbetsflödesfaser inom designprojektledning

Varje designprojekt är unikt, men det bästa sättet att hantera dem är att dela upp dem i projektledningens viktigaste faser – från brainstorming till projektgenomförande. Vi visar dig hur. 🤓

Fas 1: Brainstorming

Ditt designprojekt börjar vanligtvis med en förfrågan – inte att förväxla med en färdplan! Din förfrågan täcker bara grunderna i ett projekt, så det är mindre en ledstjärna och mer en språngbräda för din projektledningsprocess. Det är det som lägger grunden för designbriefen och där teamets kreativitet kommer ifrån.

Kreativa briefs går in på detaljerna i förfrågan och beskriver de initiala projektkraven, målen och potentiella hinder. De bör fokusera på vem, vad, var, varför och hur i ditt projekt, med fokus på förfrågan och dess övergripande mål.

När designbriefen är klar kan teamet börja brainstorma koncept, rita mock-ups och samarbeta kring olika sätt att uppfylla kraven. Detta görs bäst i en brainstormingsession med teamet, där beprövade tekniker används för att inspirera till kreativitet inom ramen för den struktur som anges i briefen.

Ditt kreativa projektledningsverktyg kommer redan att komma till nytta här – särskilt visuella verktyg som digital whiteboard-programvara för att skapa wireframes, skissa nya koncept och samarbeta med teamet på ett moodboard.

PROFFSTIPSSamla dina idéer och agera snabbare när du brainstormar på en digital whiteboard i ClickUp! Whiteboards i ClickUp är lika samarbetsinriktade som kreativa, med live-markörer för att skissa, redigera och presentera koncept för teamet utan överlappningar. De är den perfekta resursen för att fånga dina idéer på ett ögonblick. Dessutom får du tillgång till hundratals whiteboard-specifika mallar för allt från visionstavlor till handlingsplaner för att samordna teamet kring omedelbara mål, förväntningar och mycket mer.

När du har samlat dina bästa idéer kan det vara dags att dela dem med kunden. Om du använder ett verktyg för samarbetswhiteboard kan du helt enkelt presentera din canvas under det inledande mötet för att förmedla dina designidéer på ett korrekt och effektivt sätt.

Det första mötet är avgörande. Det är då projektledarna kan fastställa förväntningarna på den löpande kommunikationen när det gäller ton, frekvens och kanaler mellan teamet och kunden.

Det är också din kunds första möjlighet att ge feedback och teamets första möjlighet att tillämpa den – två faktorer som kommer att spela en avgörande roll för er framtida arbetsrelation. Kunden kanske redan har en vision för slutprodukten.

Nu är det upp till designledarna att använda de verktyg de har till sitt förfogande (dvs. förfrågan, brief och initiala idéer) för att precisera konceptet och förverkliga det.

Dessutom är det viktigt att den arbetsinsats som krävs för att fullfölja uppdraget överensstämmer med kundens budget och förväntningar. Detta kan kräva vissa omarbetningar för att båda parter ska bli nöjda.

Genom att tidigt sätta upp tydliga professionella gränser säkerställer du att medlemmarna och kunderna är överens om vad som kan åstadkommas med de resurser som finns tillgängliga. Och när ditt team och dina intressenter är överens är det dags att göra en projektplan!

Fas 2: Projektplanering och förberedelser

En noggrann planeringsfas lägger grunden för teamets framgång i projektet. Här kan du utvärdera ditt designkoncept för att upptäcka eventuella flaskhalsar eller hinder och förbereda dig ordentligt innan du går vidare.

Denna information är viktig för att skapa en färdplan för ditt designprojekt och en slutgiltig uppgiftslista! Och vi pratar om alla uppgifter som ingår i projektet, inte bara de som rör designen. En detaljerad huvudlista över dina viktigaste uppgifter kommer att avslöja ytterligare information, såsom uppgiftsberoenden, och ge dig information om dina framtida deadlines.

Därefter kan du börja planera rutinmöten, utvärdera dina resurser och fastställa en grov tidsplan för projektet. Vid det här laget har din färdplan redan börjat ta form och snart är du redo att förverkliga ditt projekt!

Med din övergripande projektplan kan du fokusera på detaljerna för att identifiera milstolpar och viktiga deadlines för projektet och börja tilldela uppgifter för att bygga upp dina arbetsflöden! När uppgifterna har tilldelats, milstolparna satts och deadlines skapats är du redo att gå vidare till nästa fas.

PROFFSTIPSOm du använder whiteboards i ClickUp kan du enkelt konvertera former från din tavla till genomförbara uppgifter och börja arbeta med ditt arbetsflöde på några sekunder. Funktioner som flera ansvariga, observatörer, tilldelade kommentarer och anpassade uppgiftsstatusar ger bättre översikt över uppgiftsförloppet från början och håller medlemmarna informerade under projektets gång.

Fas 3: Sätt din plan i verket

Nu är det dags för den spännande delen – du är redo att sätta igång! Vid det här laget är du säkert ivrig att komma igång. Och med rätt planering blir det betydligt enklare.

Din färdplan är i grunden en ritning för projektet, men när teamet arbetar med den hjälper projektvyer som Gantt-diagram, Kanban-tavlor och kalendrar cheferna att övervaka tidslinjer i realtid och från alla nivåer. De kan också hjälpa dig att förutse viktiga händelser i projektet, som milstolpar och kommande möten med intressenter!

Se till att du håller regelbunden kontakt med dina kunder och håller tillräckligt många möten med teamet och externa intressenter för att alla ska hålla sig informerade om viktiga förändringar. Regelbundna avstämningar med teamet bör inte ta bort viktig designtid, men en veckovis 10-minuters avstämning ger dig sinnesro när du rapporterar tillbaka till intressenterna.

Fas 4: Hålla sig på rätt spår

När projektet fortskrider kommer du att få minst en större omgång feedback från din kund. Idealiskt sett har dina kontroller under projektets gång säkerställt att det inte finns några stora överraskningar och att ändringarna är små! Men det är fortfarande viktigt att du avsätter tillräckligt med tid för ordentliga revideringar som en försiktighetsåtgärd.

Även om feedback och flera iterationer kan kännas som en gråzon i ditt schema finns det massor av sätt att hålla dig på rätt spår och ligga steget före när slutdeadlinen närmar sig, till exempel:

PROFFSTIPSClickUp Dashboards ger chefer en anpassningsbar översikt över projektets status för att säkerställa maximal prestanda. Du kan spåra dina framsteg mot slutförandet genom antalet uppnådda milstolpar, beräkna tiden som spenderats på uppgifter, granska teamets arbetsbelastning och mycket mer! Så du kommer aldrig att bli överraskad av ditt projektschema.

Fas 5: Projektavslutning och reflektion

Projektet kanske närmar sig sitt slut, men det är långt ifrån över! Särskilt när det gäller kundrelationer.

I det här skedet överlämnar du de godkända leveranserna till din kund eller dina intressenter för sista gången och ser till att du har uppfyllt deras förväntningar från början till slut. Som projektledare är det också dags att dubbelkolla att alla uppgifter är markerade som slutförda och att de interna kopiorna eller dina tillgångar är korrekt namngivna och kategoriserade.

Den sista fasen av din projektledningsprocess kan användas för att återkoppla med din kund och reflektera över den totala upplevelsen. Använd detta som en möjlighet att lära dig av misslyckanden.

Var det någon del av din designprocess som inte gick som planerat?

Ta dig tid att fundera över vad som fungerade bra och, enkelt uttryckt, vad som inte fungerade. Gör processen ännu enklare för ditt projektteam med ClickUps mall för projektretrospektiv. Det hjälper dig att undvika att upprepa samma misstag och i slutändan bli en bättre projektledare.

Dessutom kommer din kund att uppskatta det – och troligen återvända till ditt team för andra designprojekt i framtiden!

10 tips för designprojektledare

Vi har alltså beskrivit de element som driver varje fas av projektledning – men de bäst bevarade hemligheterna inom designprojektledning ligger i detaljerna!

Innan ditt nästa kickoff-möte, ta en titt på dessa beprövade knep för att göra dina insatser ännu mer effektiva för teamet.

1. Fortsätt att uppdatera dina formulär för designförfrågningar

När du tar dig an fler designprojekt, fundera på hur du kan få fram rätt information från dina kunder redan från början. Täck grunderna, men var också specifik, ställ frågor och använd tidigare kundfeedback utöver din egen erfarenhet för att perfekta din intagsprocess.

Formulärvyn i ClickUp gör detta enkelt, smidigt och presentationsklart med en enkel URL som du kan dela med kunderna. När de är klara omvandlas ditt formulär automatiskt till en åtgärdsbar uppgift i ClickUp, så att teamet inte behöver lägga tid på att granska, brainstorma och skapa din projektstrategi.

2. Få hela teamet med på tåget

Innan du överväger att ta in kunden, se till att hela teamet är överens om de slutgiltiga resultaten. Låt teamet granska det slutgiltiga projektet internt för att ta upp eventuella sista minuten-frågor och reda ut de små detaljer som gör hela skillnaden för din kund.

3. Definiera tydliga projektmål

Oavsett typ av projektmål eller förväntningar måste du undvika missförstånd och obekväma kundsamtal redan vid det allra första mötet. Det bästa sättet att göra detta är att komma väl förberedd med mötesanteckningar eller detaljerade projektmål för att hålla samtalet på rätt spår.

4. Lita på dina samarbetsverktyg

Silos är döden för alla bra designprojekt. Uppmuntra ditt team att samarbeta och kommunicera ofta. Men vi förstår – problemet beror oftast på att saker går förlorade i e-postmeddelanden.

Det behöver inte vara så. Verktyg som Chat view i ClickUp centraliserar alla dina projektsamtal och inkluderar alla medlemmar i teamet utan att externa intressenter övervakar varje steg du tar.

5. Undvik överkommunikation

Det är en fin gräns, och du vill hålla dig till den! Överdrivet kommunikativa chefer ger snabbt intryck av att vara detaljstyrande, även om de har goda avsikter. Anpassade uppgiftsstatusar ger chefer insyn i enskilda uppgifts framsteg och eliminerar behovet av dagliga avstämningar.

6. Anpassade fält är din vän

Få mer information med ett enda ögonkast så att du slipper leta igenom en massa uppgifter för att hitta den uppdatering du söker. Och om du använder anpassade fält i ClickUp kan du till och med spåra fakturerbar tid, anteckningar, iterationer och uppdateringar utan att behöva lämna din lista.

Du kan till och med filtrera och gruppera uppgifter baserat på dina anpassade fält för att gå igenom uppgifterna på några sekunder och arbeta mer effektivt över hela linjen.

7. Var flexibel

Försök att ge dig själv mer tid än du tror att du behöver. Denna buffertid kommer att lugna teamet och se till att projekten håller tidsplanen, även när oväntade utmaningar uppstår.

8. Respektera ditt teams gränser

Boka inte möten under teamets fokuseringstid och ge inte efter för alla dina kunders sista minuten-förfrågningar om ytterligare möten. Detta hjälper också ditt team att hitta en sund balans mellan arbete och privatliv och leder till en mer positiv inställning till projektet.

9. Prioritera kreativitet och struktur

Designprojektledning är en ständig balansgång! Genom att ge dina designers tydliga ramar att arbeta inom säkerställer du att de kan kanalisera sin kreativitet på det mest produktiva sättet.

10. Be om feedback från teamet

Precis som vid en teamretrospektiv, fråga dina designers vad som fungerade bra och vad som orsakade problem så att du kan förbättra deras arbetsupplevelse. Lär känna deras kompetens, arbetsstil, föredragna kommunikationskanaler och styrkor.

Var inte rädd för att göra en ny undersökning – det kanske låter lite töntigt, men ditt team kommer verkligen att uppskatta det. Arbetsbelastningsvyn i ClickUp ger dig en bild av vem som är överbelastad, vem som har extra kapacitet och var ditt team befinner sig i sin totala arbetsbelastning!

Programvara för designprojektledning

Det bästa sättet att hjälpa designledare att lyckas i varje projekt? Börja med rätt kreativa projektledningsverktyg!

ClickUp är det enda projektledningsverktyget som är tillräckligt kraftfullt för att samla allt ditt arbete på en enda samarbetsplattform. Med tusentals anpassningsbara mallar, hundratals projektledningsfunktioner och över 1 000 integrationer är det perfekt för alla designteam i alla skeden av projektledningsprocessen.

Få ut det mesta av de professionella tipsen i den här artikeln och effektivisera din projektledningsprocess genom att registrera dig för ClickUps Free Forever Plan – eller uppgradera din funktionslista för bara 7 dollar!