Owen Jones är Senior Content Marketer på ZoomShift, en app för att skapa scheman online. Han är en erfaren SaaS-marknadsförare som specialiserar sig på innehållsmarknadsföring, CRO och FB-annonsering. Han gillar att dela med sig av sina kunskaper till andra för att hjälpa dem att förbättra sina resultat.
En av de bästa sakerna med att ha ett distribuerat designteam är friheten att anställa de bästa personerna som finns tillgängliga, oavsett var de bor. Med rätt färdigheter och verktyg för att hantera distribuerade team kan du leda ditt drömdesignteam till framgång.
Av alla utmaningar som finns när man leder ett distansarbete är det svåraste att se till att medarbetarna förblir produktiva, kreativa och samarbetsvilliga när det inte finns någon annan i närheten. Som chef måste du se till att dina medarbetare alltid presterar på topp.
5 strategier som kan hjälpa ett distribuerat team att hålla sig på rätt spår
1. Fastställ mätbara affärsmål och personliga mål
Det är ingen hemlighet att kommunikation oftast är enklare på kontoret. Därför är det viktigt att skriva och tala på ett tydligt och lättförståeligt sätt samtidigt som man kommer överens om realistiska uppgifter och deadlines.
Att fastställa nyckeltal (KPI) är ett utmärkt sätt att ange dina förväntningar som arbetsgivare. Det täcker allt du förväntar dig av dem. Nedan finns ett exempel på en tabell med nyckeltal för olika avdelningar i ett företag.
I ditt fall kommer KPI:er dock att omfatta saker som:
- Tid att lägga på designprojektet
- Hur mycket arbete förväntar du dig att en person ska utföra på en dag?
- Kundnöjdhetsbetyg
När dina teammedlemmar vet vad du förväntar dig av dem kan de utforma strategier för att nå dessa mål från början. Att etablera en solid designprocess för hela teamet för att uppnå teamets mål är också ett måste för effektiviteten.
2. Planera in individuella möten en gång i veckan
Regelbundna möten är ett måste. Du måste veta att uppgifterna blir utförda och att målen uppnås. Enskilda möten hjälper dig att följa upp resultaten. Du får bättre lära känna dina teammedlemmar och uppmärksamma eventuella problem de har.
Strukturera alltid dina möten.
Skapa en dagordning inför varje möte. Dagordningen hjälper till att hålla mötet på rätt spår. Här är några skäl till varför det behövs:
- Informera designteamets medlemmar i förväg om syftet
- Ställ tydliga förväntningar på vad som behöver göras före och under ett möte.
- Håller deltagarna fokuserade på ämnet
- Sätter takten för mötet
- Ange start- och sluttid så att alla kan planera efter det.
En annan bra idé är dagliga stand-ups. Det är korta möten med teammedlemmar på distans för att hålla sig uppdaterad om det senaste. Oroa dig inte, du behöver inte stå upp under dessa möten.
Du kan diskutera aktuella uppgifter, problem, saker som behöver förbättras, designtrender och bästa åtgärder. Du vill att ditt designteam ska ha en överblick över allt som pågår, fördela arbetet effektivt, reda ut missförstånd och hålla sig uppdaterade om de senaste designnyheterna.
Du kan till exempel gå igenom vad dina designteammedlemmar ska göra på måndagar och fredagar under veckan. Att använda schemaläggningsprogramvara är ett utmärkt sätt att hålla koll på alla fullspäckade scheman. Här är ett exempel på ett schema från Zoomshift som visas i en mobilapp.
Du bör också planera månatliga gruppchattar med hela teamet. Dessa chattar är ett tillfälle för människor att träffas och knyta kontakter.
En annan sak som är värd att nämna är hur viktigt det är att en anställd ofta får erkännande för sitt utmärkta arbete. Detta gäller särskilt när du har ett enskilt möte, där din anställd har din fulla uppmärksamhet.
Om du inte redan vet detta, kom ihåg att anställda, inklusive de som arbetar inom den kreativa branschen, ständigt söker bekräftelse för sitt arbete och är mer benägna att visa lojalitet när de får beröm. De stannar inte kvar om det inte finns en kultur av feedback i företaget. Deras åsikter ska kännas viktiga, och en öppen kommunikation bör räcka för att uppnå detta.
Slutligen, få inte panik om du ibland ser barn eller husdjur delta i mötet. Sådana situationer uppstår ibland under ett möte och är en del av kulturen att arbeta hemifrån.
3. Använd projektledningsprogram och kommunikationsverktyg
Jag kan inte nog betona vikten av att skapa tydliga kommunikationskanaler för ett distansarbete team. Varje företag bör ha en föredragen kommunikationskanal. Den måste vara tydlig och lättillgänglig. Skype är ett bra exempel på en enkel och kostnadsfri kommunikationsprogramvara.
För att säkerställa att du uppnår din affärsplan och dina teammål behöver du en projektledningslösning. Du kan använda projektledningsprogramvara för att dela information och tilldela uppgifter. Med sådan programvara kan du skapa en designkanal där dina designers enkelt kan kommunicera.
En väl genomtänkt process och projektledningsprogramvara hjälper till att säkerställa att alla designers har en helhetsbild av vad som händer med projektet. När all information finns på ett ställe som alla kan se blir det enklare att följa upp förändringar och beslut. Enligt många designers är ClickUp en projektledningsprogramvara som hjälper dem att organisera uppgifter på ett sätt som passar deras arbetsflöde.
En av de viktigaste faktorerna för att leda ett team är en effektiv process för designfeedback. Du kan använda din valda projektledningsplattform för detta ändamål. Här är några sätt som du kan använda för att ge feedback till ditt distansarbete:
- Inspelningar: Om du ger specifika instruktioner till dina designers kan du använda videoinspelningar för att förmedla vad du menar. Du kan lägga till kommentarer eller anteckningar till specifika delar av projektet som du vill betona.
- Skärmdumpar: Ibland är det enklare och snabbare att visa vad du menar med en skärmdump. Bilder hjälper till att förtydliga vad du pratar om. Googles Chrome-tillägg FireShot är också ett utmärkt verktyg som låter dig ta, redigera och spara skärmdumpar av hela webbsidor som PDF-/JPEG-/GIF-/PNG-filer.
- Skisser: När det inte räcker med att bara beskriva något, var inte rädd för att rita upp det. Du kan använda penna och papper eller en onlineapp för att visualisera dina idéer och vidarebefordra dem till ditt team.
- Kommentarer: Ibland är enklare bättre. En bra projektledningsplattform gör det möjligt för dig att lämna kommentarer, klisterlappar eller feedback med punktlistor.
Försök att begränsa designfeedbacken till ett par olika platser. Du vill göra det enkelt för designern att hitta och möjliggöra snabb implementering.
4. Utveckla en kultur där man får saker gjorda
”Getting Things Done” (GTD) är ett system för personlig produktivitet som utvecklats av David Allen och publicerats i en bok med samma namn. Det beskrivs som ett system för tidshantering som gör det möjligt att fokusera på att utföra varje uppgift som finns listad i en extern förteckning.
Författaren menar att man bara kan utföra en uppgift ordentligt åt gången.
Baserat på GTD-systemet har ClickUp släppt en mall för Getting Things Done som hjälper till att organisera uppgifter och projekt. Mallen registrerar och delar upp dem i genomförbara arbetsuppgifter. Den har olika inbyggda vyer, anpassade fält och dokument som hjälper användarna att prioritera, spåra och utföra uppgifter på ett och samma ställe.
Mall för att få saker gjorda i ClickUp
Bonusar och belöningar är en ganska vanlig del av professionell anställning. Enligt Reward Gateway instämmer 90 % av HR-anställda i att ett effektivt erkännande- och belöningsprogram bidrar till att driva affärsresultaten. Om en anställd konsekvent uppnår sina KPI:er och visar sig vara pålitlig bör du belöna dem.
5. Var anpassningsbar och lita på dina kollegor
Att alla sitter på samma kontor garanterar inte produktivitet. Det är dock lättare att hålla koll på vad alla gör. Du måste ha ett team av medarbetare som du kan lita på. Det är inte möjligt att titta över axeln på människor när de arbetar på distans.
Det finns många fördelar med att arbeta hemifrån. Flexibilitet, sparade tid och pengar på pendling, ingen klädkod, för att nämna några.
Det är dock inte alla som kan leverera på den förväntade nivån.
Att arbeta hemifrån kan innebära många distraktioner, och vissa medarbetare kan ha svårt att skilja mellan arbete och privatliv. Dina medarbetare måste utföra det arbete de har tilldelats och leverera resultat.
Om du bestämmer dig för att ge dina designers stor kreativ frihet kan du förvänta dig fantastiska resultat. Gör det tydligt att dina designers är ansvariga för sitt arbete och sina beslut. Om de inte levererar måste du fatta det svåra beslutet om de passar in i ditt företag.
Det är inte ovanligt att ha anställda spridda över olika tidszoner nuförtiden. Det kan vara svårt att kontakta någon när klockan är 2 på natten i deras tidszon. Du måste respektera dina teammedlemmars tidszoner. Med andra ord, försök att anpassa tiden så att den passar andra bäst.
Ange alltid tidszoner tillsammans med tiden för det schemalagda mötet. Kom ihåg att kontrollera eventuella nationella eller religiösa helgdagar i dina anställdas länder.
Slutsats
Att arbeta på distans passar inte alla, och det är inget fel med det. Din uppgift som chef för ett distribuerat designteam är att hitta de som trivs med distansarbete och förstår dess särdrag. Branschen för mjukvarudesign och -utveckling utvecklas ständigt, och vi måste vara snabba för att hänga med i nya krav.
Glöm inte att ingenting kan ersätta personlig interaktion. Du bör försöka att träffas ibland med hjälp av de verktyg du har till ditt förfogande, även när du arbetar på distans.