Caos diário, alertas constantes e sobrecarga de comunicação. Se isso parece ser a realidade da sua equipe hoje, acredite, você não é o único (especialmente se você trabalha remotamente!).
83% dos profissionais do conhecimento dependem principalmente de e-mail e chat para a comunicação em equipe. No entanto, quase 60% do seu dia de trabalho é perdido alternando entre essas ferramentas e procurando informações.
O desafio: controlar a sobrecarga de comunicação
Há alguns meses, um cliente remoto procurou minha equipe na IPM Software com o que eles descreveram como “fogos de artifício de comunicação”.
Sou Uriel Asamoa, gerente de projetos da IPM Software, onde nos especializamos em implementações do ClickUp para equipes distribuídas. Quando esse cliente nos procurou pela primeira vez, sua comunicação diária era assim:
- Tópicos do Slack explodindo com relatórios de bugs
- Mensagens no WhatsApp solicitando SOPs a qualquer hora (inclusive às 23h da noite)
- Cadeias intermináveis de e-mails tão longas que “poderiam ser livros com capítulos”.
Decisões importantes, atualizações e solicitações ficavam perdidas entre as diversas ferramentas. Os gerentes não conseguiam ter uma visão geral da situação. Os membros da equipe sentiam que estavam se afogando em notificações. Como gerente de projetos, eu percebia como era difícil para os próprios gerentes de projetos entender o que realmente estava acontecendo.
A solução: centralizar e automatizar a comunicação interna
Em vez de adicionar mais uma ferramenta à pilha, recomendei o contrário: transferir toda essa comunicação para o local onde o trabalho já era realizado — o ClickUp.
Em um webinar da Comunidade ClickUp, mostrei como usei o ClickUp Chat e o Super Agents para reconstruir o sistema de comunicação dessa equipe do zero.
O resultado? Menos reuniões, menos perguntas do tipo “Onde está aquele link?” e zero solicitações de suporte perdidas.
Deixe-me compartilhar como fizemos isso!
O fluxo de trabalho: três superagentes de IA do ClickUp executando 90% da comunicação interna
Hoje, essa equipe começa e termina o dia no ClickUp Chat.
Eu os ajudei a criar três Super Agentes simples, mas poderosos, no ClickUp, que agora lidam com a maior parte da comunicação interna:
- Um agente de lembretes diários de operações que substitui atualizações dispersas em reuniões rápidas
- Um agente de respostas internas que extrai SOPs e políticas diretamente do wiki do ClickUp
- Um agente de tickets de suporte que transforma mensagens de chat em tarefas de suporte totalmente formadas
Cada agente é baseado em uma ideia simples: se o trabalho já está no ClickUp — projetos, documentos, SOPs, tarefas — a comunicação sobre esse trabalho também deve ficar lá.
Isso reflete minha opinião sobre a dispersão do trabalho: o custo de alternar entre ferramentas não é apenas tempo perdido e sobrecarga de notificações, mas também perda de contexto e decisões mais lentas.
📮 ClickUp Insight: Imagine perder até 3 horas por semana apenas esperando por decisões. Essa é a realidade de 38% dos funcionários. 👀Com o ClickUp, você pode criar fluxos de trabalho que mantêm as coisas em movimento: aprovações automáticas, encaminhamento de tarefas com base em funções e acompanhamento do progresso em tempo real. Chega de perder tempo imaginando o que vem a seguir, apenas progresso constante, em cada etapa do caminho.
Agente 1: Um ritual diário de alinhamento que acontece no ClickUp Chat
Os resultados da pesquisa de eficácia das reuniões do ClickUp indicam que os profissionais do conhecimento podem estar gastando quase 308 horas por semana em reuniões em uma organização de 100 pessoas!
A primeira coisa que abordei foi o alinhamento diário. E eu queria fazer isso sem adicionar mais reuniões, reduzindo ao mesmo tempo a proliferação de ferramentas da equipe.
Porque quando suas atualizações ficam metade no Slack, metade no WhatsApp e, ocasionalmente, em um e-mail, a clareza fica totalmente perdida. O que é pior? Você acaba ignorando as atualizações porque tudo parece desorganizado.
Então, trabalhei com eles para substituir essa confusão por um único ritual dentro do ClickUp Chat: um Agente de Lembrete de Operações Diárias.
Todas as manhãs, esse agente de IA publica automaticamente uma mensagem curta e amigável em um canal dedicado do ClickUp Chat, pedindo a todos que compartilhem:
- No que eles trabalharam ontem
- O que eles planejam fazer hoje
- Quaisquer obstáculos que estejam no caminho
Como tudo fica em um único tópico do ClickUp Chat, os gerentes têm visibilidade instantânea do progresso e dos obstáculos sem precisar procurar em várias ferramentas.
💡 Dica profissional: A maneira mais rápida de reduzir a sobrecarga de comunicação é parar de repetir o contexto. Como todos os canais do ClickUp Chat estão diretamente vinculados aos seus projetos, listas e tarefas, você não precisa do Slack para “conversar sobre o trabalho” — porque você já está conversando dentro do trabalho. Todas as atualizações permanecem conectadas ao que elas afetam.
Você também pode transformar qualquer mensagem em uma tarefa do ClickUp (com a lista e o proprietário corretos) diretamente do chat, para que a equipe não precise acessar o Slack, abrir o Jira ou copiar e colar o contexto em outra ferramenta de projeto.
Resumos em segundos, sem reuniões
É aqui que o ClickUp Brain, o assistente de IA contextual do ClickUp, realmente muda o jogo.
Depois que as respostas chegam, o ClickUp Brain pode resumir toda a conversa em um resumo diário claro que os gerentes leem em apenas alguns minutos. Em vez de uma reunião de vinte minutos, eles analisam um resumo estruturado de:
- O que foi feito
- O que está planejado
- Onde as coisas estão paradas
⚡️ Impacto real: depois que implementamos esse fluxo de trabalho, a reunião de alinhamento da liderança passou de aproximadamente vinte minutos para cerca de três, simplesmente porque tudo o que eles precisavam já estava no ClickUp.
Chega de perseguir pessoas, chega de perseguir atualizações e chega de reuniões de vinte minutos.
Chega de perseguir pessoas, chega de perseguir atualizações e chega de reuniões de vinte minutos.
Para uma equipe remota que já lutava contra a fadiga de notificações, isso por si só tornou o trabalho diário mais leve.
Agente 2: um agente de respostas internas que lê diretamente do seu wiki do ClickUp
O segundo agente aborda um problema comum que vejo em quase todas as implementações: perguntas repetitivas do tipo “Onde está...?”.
Como muitas equipes em crescimento, essa empresa estava presa respondendo às mesmas perguntas internas repetidamente:
- “Onde está o guia de integração?”
- “Qual é a política de licenças?”
- “Como envio minha planilha de horas trabalhadas?”
As respostas tecnicamente existiam, em documentos internos e SOPs, mas ninguém queria procurá-las enquanto lidava com o trabalho do dia a dia.
Então, configurei um Agente de Respostas Internas no ClickUp Chat que lê diretamente do wiki do ClickUp da empresa.
Agora, em vez de enviar uma mensagem para um gerente, qualquer pessoa pode abrir o ClickUp Chat e fazer uma pergunta como: “Qual é a nossa política de licenças?” Nos bastidores, o agente pesquisa os SOPs e políticas relevantes no ClickUp Docs e responde com um resumo claro e conciso da política, juntamente com os detalhes principais.
⚡️ Impacto real: conversando com a equipe, eles estimam que esse agente sozinho reduziu as perguntas internas repetidas em mais da metade. Isso significa menos interrupções para os gerentes e muito menos “perguntas rápidas” atrapalhando o trabalho profundo.
🔑 Se você já tem um wiki ou hub SOP do ClickUp, esse padrão é fácil de replicar:
- Centralize políticas, instruções e informações de RH no ClickUp Docs.
- Use o ClickUp Brain e os Super Agents para exibir essas informações diretamente no Chat.
- Incentive sua equipe a “perguntar primeiro ao agente” antes de encaminhar a questão a uma pessoa.
É um exemplo clássico do uso da IA contextual para tornar o conhecimento existente realmente utilizável.
📮 Insight do ClickUp: Recentemente, descobrimos que cerca de 33% dos profissionais do conhecimento enviam mensagens para 1 a 3 pessoas diariamente para obter o contexto de que precisam. Mas e se você tivesse todas as informações documentadas e prontamente disponíveis? Com o ClickUp Brain ao seu lado, a troca de contexto se torna coisa do passado. Basta fazer a pergunta diretamente do seu espaço de trabalho, e o ClickUp Brain irá buscar as informações do seu espaço de trabalho e/ou aplicativos de terceiros conectados!
Agente 3: Transformando mensagens do tipo “o site está fora do ar” em tickets de suporte reais
O terceiro agente fecha o ciclo entre comunicação e ação.
Antes de fazermos as mudanças, as solicitações de suporte chegavam de todos os lados:
- Um bug urgente seria enviado para um canal do Slack
- Uma mensagem do WhatsApp seria enviada para a pessoa errada
- Um e-mail era encaminhado três vezes antes de chegar ao destinatário certo.
Sem surpresa, cerca de uma em cada dez solicitações simplesmente desapareceu no caos.
Para resolver isso, ajudei a equipe a criar um Agente de Ticket de Suporte dentro do ClickUp Chat.
🔑 Veja como funciona:
- Um membro da equipe envia uma mensagem para o ClickUp Chat, por exemplo: “O site interno está fora do ar, alguém pode dar uma olhada nisso?” e anexa uma captura de tela.
- O agente de IA “lê” a mensagem como um humano, entende que ela está descrevendo um problema — não apenas uma pergunta — e automaticamente cria um ticket de suporte no ClickUp.
- O agente escreve uma descrição clara, inclui um link para a mensagem original do chat e publica uma rápida confirmação na conversa para que o relator saiba que ela foi capturada.
Do ponto de vista da equipe, eles estão apenas descrevendo o problema no chat. A IA do ClickUp faz o trabalho pesado de traduzir essa mensagem em trabalho estruturado.
⚡️ Impacto real: após implementar esse agente, a empresa passou de perder cerca de uma em cada dez solicitações de suporte para nenhuma. Agora, tudo fica onde o trabalho é feito: dentro do ClickUp.
Se você já rastreia bugs ou solicitações no ClickUp Tasks, esse padrão transforma o Chat na porta de entrada para um trabalho estruturado, em vez de mais um canal de comunicação sem saída.
Por que essa abordagem funciona: a comunicação ocorre exatamente onde o trabalho é realizado
A magia não está apenas na IA, mas na escolha do ClickUp como o único local para o trabalho e a comunicação.
Ao transferir as conversas para o ClickUp Chat e potencializá-las com agentes, ajudamos essa equipe a:
- Elimine os avisos do Slack solicitando documentos
- Pare com as conversas no WhatsApp tarde da noite sobre questões urgentes
- Substitua atualizações diárias dispersas por um único tópico de chat pesquisável.
- Capture cada solicitação de suporte como uma tarefa real
Com o tempo, comecei a usar um lema simples para descrever o que construímos:
Quando a comunicação está onde o trabalho está, as equipes se movem mais rapidamente, sem nem mesmo tentar.
Quando a comunicação está onde o trabalho está, as equipes se movem mais rapidamente, sem nem mesmo tentar.
Esse é exatamente o tipo de transformação que adoro proporcionar quando as equipes tratam o ClickUp não como “mais um aplicativo”, mas como um centro de comando unificado para o seu trabalho. Recursos como o ClickUp Chat, Docs e agentes com suporte de IA conectam a comunicação interna diretamente às tarefas, automações e relatórios.
Se você está curioso para saber como outras equipes estão usando a IA e os agentes do ClickUp para combater a dispersão do trabalho, explore histórias como a convergência da IA resolve a dispersão do trabalho ou como os líderes estão abordando a gestão de mudanças da IA com o ClickUp.
Diga adeus à sobrecarga de comunicação: experimente isso em seu próprio espaço de trabalho
Minha maior lição? Você não precisa de mais ferramentas para corrigir falhas de comunicação. Tudo o que você precisa é de um local melhor para isso.
Usando os padrões desta implementação, você pode começar aos poucos e expandir:
- Comece com um ritual de alinhamento no ClickUp Chat Crie um canal diário de standup ou operações Adicione um agente de IA simples que publique um lembrete diário e resuma as respostas
- Crie um canal diário para reuniões ou operações
- Adicione um agente de IA simples que publica um lembrete diário e resume as respostas.
- Transforme seus documentos existentes em um mecanismo de respostas interno Centralize SOPs, políticas e instruções no ClickUp Docs Conecte um agente que extraia respostas para o Chat, em vez de forçar as pessoas a pesquisar manualmente
- Centralize SOPs, políticas e instruções no ClickUp Docs
- Conecte um agente que extrai respostas para o Chat, em vez de forçar as pessoas a pesquisarem manualmente.
- Encaminhe problemas diretamente para tarefas do ClickUp a partir do chat Decida quais tipos de mensagens devem se tornar tickets (bugs, incidentes, solicitações urgentes) Deixe um agente de IA criar tarefas, anexar contexto e confirmar o recebimento automaticamente
- Decida quais tipos de mensagens devem se tornar tickets (bugs, incidentes, solicitações urgentes)
- Deixe um agente de IA criar tarefas, anexar contexto e confirmar o recebimento automaticamente.
- Crie um canal diário para reuniões ou operações
- Adicione um agente de IA simples que publica um lembrete diário e resume as respostas.
- Centralize SOPs, políticas e instruções no ClickUp Docs
- Conecte um agente que extrai respostas para o Chat, em vez de forçar as pessoas a pesquisarem manualmente.
- Decida quais tipos de mensagens devem se tornar tickets (bugs, incidentes, solicitações urgentes)
- Deixe um agente de IA criar tarefas, anexar contexto e confirmar o recebimento automaticamente.
À medida que você refinar esses fluxos de trabalho, começará a ver a mesma mudança que nosso cliente viu: menos ferramentas, menos caos e mais tempo dedicado a realmente fazer as coisas.
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Uriel Asamoa é gerente de projetos na IPM Software, um parceiro de implementação do ClickUp que ajuda equipes a alcançar clareza, alinhamento e automação. Ele é especialista em criar soluções ClickUp que eliminam o caos na comunicação, otimizam as operações diárias e aumentam a produtividade, sem adicionar mais ferramentas.