Imagine liderar um projeto de alto risco quando, de repente, uma parte interessada pergunta: "Qual é o maior risco aqui? "
Você fica parado - porque obviamente há mais de um. Excesso de orçamento, atrasos, problemas na cadeia de suprimentos... isso supera o tamanho da sua fila na Netflix.
No entanto, um diagrama de tornado torna o desempenho da avaliação de riscos muito mais fácil. Em vez de debater os riscos e impactos potenciais em reuniões intermináveis, essa ferramenta visual evitará que riscos imprevistos causem estragos nos negócios.
Vamos explicar como funciona a análise do gráfico de tornado e como usá-la para gerenciar os riscos do projeto como um profissional.
resumo de 60 segundos
- Um diagrama de tornado é um gráfico de barras visual que o ajuda a entender e priorizar os riscos que podem afetar seu projeto
- Para criar um diagrama de tornado, faça um brainstorming de todos os fatores que podem afetar seu projeto
- Reúna dados sobre a faixa de valores possíveis para cada variável
- Liste as variáveis por impacto e crie o diagrama com ferramentas como Excel, software de diagramas ou software avançado de gerenciamento de riscos
- Analise o diagrama, concentre-se no risco com a barra mais longa ou com a maior probabilidade e planeje com antecedência
- Use os quadros brancos ClickUp para mapear visualmente os riscos e criar diagramas de tornado para uma melhor tomada de decisão
- Aproveite os modelos de gerenciamento de riscos do ClickUp para agilizar a análise de riscos e manter os projetos em dia
Entendendo os diagramas de tornados
Um diagrama de tornado é um gráfico de barras usado na identificação quantitativa de riscos para visualizar o impacto de diferentes variáveis em um determinado resultado. O nome se deve ao fato de as barras estarem dispostas em um formato semelhante a um tornado - mais largas na parte superior e mais estreitas na parte inferior.
Esses diagramas são amplamente usados em gerenciamento de projetos, construção, engenharia e negócios.
Eles são essencialmente como a previsão do tempo - ajudam você a se preparar para o pior, analisando visualmente os fatores de risco. Ao mesmo tempo, eles também o ajudam a tomar decisões mais bem informadas.
Fato divertido: Os diagramas de tornado são surpreendentemente versáteis! Embora sejam usados com frequência por gerentes de projetos, eles também podem ser aplicados em áreas como finanças, ciências ambientais e até mesmo na tomada de decisões pessoais, como a avaliação dos prós e contras de diferentes planos de carreira.
O que é um diagrama de tornado na análise de risco?
Na análise de riscos, um diagrama de tornado funciona como o radar do seu projeto. Ele destaca os fatores que podem aumentar o custo do risco do projeto ao afetar os cronogramas ou as despesas.
O diagrama ajuda a identificar as incertezas que podem fazer com que um projeto seja bem-sucedido ou não. É usado principalmente para análise de sensibilidade e mede como as mudanças em diferentes entradas afetam o resultado.
Quanto mais longa a barra, mais sensível é o resultado do projeto a essa variável. Por exemplo, se uma pequena mudança na escassez de mão de obra afetar significativamente os cronogramas do projeto, esse fator terá uma barra longa, sinalizando que precisa de atenção.
Por outro lado, os fatores com barras mais curtas têm um impacto menor e podem não exigir foco imediato.
Os diagramas de tornado são especialmente benéficos para analistas de risco e gerentes de projeto, pois evitam o incômodo de analisar uma planilha cheia de números. Você pode realizar uma análise de tornado e comparar vários fatores de risco lado a lado.
📌 Exemplo: Digamos que você esteja gerenciando um projeto de construção. Nesse caso, vários fatores, como alterações nos preços dos materiais, escassez de mão de obra, atrasos nas licenças, mau tempo e falhas nos equipamentos, podem afetar os custos. Esses poderiam ser seus dados:
| Fator de risco | Impacto negativo ($) | Impacto positivo ($) |
| Flutuação do custo do material | -$8,000 | $12,000 |
| Atrasos de licenças | -$7,000 | $10,000 |
| Escassez de mão de obra | -$7,000 | $8,000 |
| Mau tempo | -$6,000 | $8,000 |
| Falhas de equipamentos | -$4,000 | $3,000 |
Veja como um diagrama de tornado representará esses riscos:
Este diagrama de tornado mostra quais riscos têm o maior impacto (negativo e positivo). A barra mais longa é a flutuação do custo do material, o que implica que ela pode causar grandes dores de cabeça financeiras. Sabendo disso, você pode tomar medidas preventivas, como garantir a manutenção regular ou ter equipamentos de reserva prontos.
você sabia? Apenas 46% das empresas realmente mitigam os riscos depois de avaliá-los - quando deveriam estar agindo.
Componentes de um diagrama de tornado
Vamos dividir os gráficos de tornado em seus componentes principais.
- Título: Explica do que se trata o diagrama (no exemplo do diagrama de tornado acima, o título é "Análise de risco para um projeto de construção")
- Barras: Cada barra representa um fator-chave que afeta o resultado (flutuação do custo do material, falta de mão de obra, etc.)
- Eixo horizontal (eixo X): Mostra o quanto cada fator pode alterar o resultado
- Eixo vertical (eixo Y): Lista os fatores com o maior para o menor impacto
- Valor de linha de base: O meio de cada barra mostra o resultado esperado se nada mudar
Como posso ler diagramas de tornado?
Ler um gráfico de tornado é como examinar um boletim meteorológico - procurando as maiores tempestades que estão por vir. Veja como fazer uma leitura eficaz.
concentre-se no comprimento das barras
As barras mais longas na parte superior do gráfico indicam o impacto potencial mais significativo. Conforme mencionado, esses são os "fatores críticos" que exigem mais atenção e estratégias de mitigação. Priorizar os riscos mais importantes ajuda você a se concentrar no que é urgente e evita sobrecarregar a sua equipe.
analise a amplitude do impacto
Agora que você sabe o que priorizar primeiro, veja o tamanho do impacto que está sendo gerado. Cada barra mostra as possíveis variações negativas e positivas de um determinado fator. Se uma incerteza pode aumentar ou diminuir os custos em US$ 10.000, você sabe que ela tem um impacto enorme e pode trabalhar no gerenciamento de riscos de acordo.
vá além dos recursos visuais
Embora o diagrama mostre o impacto potencial, você deve considerar a probabilidade de ele acontecer. Pense também no quanto você pode controlá-lo e como ele realmente afetará suas metas gerais.
use o diagrama para tomar decisões inteligentes
Depois de saber quais riscos são mais importantes, aloque recursos para controlar os riscos de maior impacto, planeje os piores cenários preparando soluções e aproveite os possíveis impactos positivos quando possível.
dica profissional: Uma barra mais longa pode nem sempre significar uma alta probabilidade de ocorrência. Portanto, discuta o diagrama de tornado com sua equipe e escolha os riscos que têm maior probabilidade de ocorrer, mesmo que representem uma barra menor no diagrama.
Como criar um diagrama de tornado: Guia passo a passo
Os diagramas de tornado não são tão simples de criar como são de ler. Aqui está um guia passo a passo para ajudá-lo!
Etapa 1: Identificar as principais variáveis
Primeiro, considere o que mais poderia afetar seu projeto.
Podem ser custos, cronogramas, recursos ou riscos, como atrasos e alterações de preços. Faça um brainstorming com a sua equipe para garantir que você cubra tudo o que é importante.
Etapa 2: coletar dados para as variáveis
Como você calcula o impacto dos riscos? Boa pergunta. Observe os dados de projetos anteriores, relatórios do setor, números do mundo real e consulte especialistas. Tente estimar os cenários de melhor, pior e mais provável probabilidade para cada risco.
Etapa 3: Criar o layout do diagrama
Agora você está pronto para criar seu diagrama de tornado!
Liste as variáveis de entrada no eixo x, do maior para o menor impacto. Mostre seus possíveis intervalos de valores. Em seguida, calcule seu efeito sobre o resultado e exiba-o como barras no eixo y. Mas o que isso significa?
Usando o mesmo exemplo de projeto de construção, vamos entender criando um diagrama de tornado com o Microsoft Excel.
1. Abra uma nova planilha do Excel e insira seus dados
Classifique os dados em ordem decrescente de impacto potencial. Isso o ajudará a criar um diagrama de tornado visualmente mais intuitivo, no qual os fatores mais impactantes são exibidos com destaque.
2. Selecione toda a seção de dados. Vá para Insert (Inserir) e clique em Table (Tabela)
3. Clique em OK. Veja o que você verá
Agora, seus dados estão prontos para serem transformados em um diagrama de tornado.
4. Selecione a tabela inteira e clique em Insert (Inserir). Na seção de gráficos, selecione Stacked Bar (Barra empilhada)
Isso lhe dará um gráfico de tornado básico que pode ser personalizado de acordo com suas preferências.
5. Adicione um título de gráfico adequado para seu diagrama de tornado
6. Se o seu diagrama sair invertido, como neste exemplo, basta ir para a seção Eixo vertical e marcar a caixa Categorias na ordem inversa
7. Atribua os rótulos alto ou baixo de acordo com suas preferências
Experimente diferentes opções de personalização e veja o que funciona melhor em seu diagrama. Quando estiver satisfeito, você poderá copiar e colar esse diagrama em documentos e trabalhar efetivamente no gerenciamento de riscos.
ClickUp Insight: 92% dos funcionários usam métodos inconsistentes para rastrear itens de ação, o que resulta em decisões perdidas e atrasos na execução. Seja enviando notas de acompanhamento ou usando planilhas, o processo geralmente é disperso e ineficiente.
A Solução de Gerenciamento de Tarefas do ClickUp garante a conversão perfeita de conversas em tarefas - para que sua equipe possa agir rapidamente e permanecer alinhada.
Etapa 4: Interpretar e analisar o diagrama
Você já conhece este! Barras mais longas = riscos mais significativos. Verifique se o impacto é principalmente negativo ou se varia em ambos os sentidos.
Priorize o gerenciamento dos riscos mais significativos por meio de planos de contingência, ajustes orçamentários, fornecedores de reserva ou cronogramas flexíveis. Por fim, discuta suas descobertas com as partes interessadas, explore soluções e tome decisões informadas para manter seu projeto no caminho certo.
Dica profissional: Se um risco parecer grande, faça uma análise mais aprofundada para entender todo o seu efeito!
Software e ferramentas para criar diagramas de tornado
Um dos desafios do diagrama de tornado é a criação manual. Isso pode consumir muito tempo e estar sujeito a erros. Felizmente, várias ferramentas de software podem ajudar.
O Excel e o Google Sheets são as ferramentas de software mais usadas que oferecem recursos básicos de gráficos. Você também pode optar por um software de diagramas como o Draw.io ou o Miro. Se a criação de diagramas for seu único objetivo, essas ferramentas podem ser as melhores para você.
No entanto, um software dedicado de gerenciamento de riscos, como o @RISK, pode ser uma ótima opção se você estiver procurando plataformas especializadas. o @RISK é uma ferramenta poderosa, projetada especificamente para análise de risco e incerteza, e possui recursos avançados para análise de sensibilidade de gráficos de tornado.
Mas e se você pudesse fazer um brainstorming de riscos, transformá-los em diagramas de tornado e criar tarefas a partir dos resultados, tudo em um só lugar?
isso é possível com o ClickUp , o aplicativo completo para o trabalho!*
Trace um gráfico de tornado com o ClickUp
O ClickUp pode parecer apenas uma ferramenta de gerenciamento de projetos. Entretanto, seus recursos avançados de colaboração e visualização o tornam ideal para seu processo de avaliação e gerenciamento de riscos.
Comece fazendo um brainstorming de todos os riscos que podem afetar seu projeto. Está pensando em usar o Microsoft Word para anotar todas as suas descobertas? Não é necessário!
O ClickUp Docs permite criar um documento centralizado com acompanhamento do histórico de versões para compartilhar com toda a sua equipe. Esse pode ser o seu modelo de registro de risco personalizável para uso futuro!
Além disso, você também pode colaborar com os membros da sua equipe ou obter feedback de diferentes acionistas em tempo real. Chega de reclamações sobre versões intermináveis de documentos!
A seguir, o ClickUp Whiteboards é uma ferramenta fantástica para visualizar os riscos de seu projeto com um diagrama de tornado. Aqui está o exemplo do projeto de construção (versão do ClickUp).
- Use as setas para os eixos X e Y e a ferramenta de forma para criar retângulos para cada fator de risco. Organize-os verticalmente para imitar a forma clássica de um tornado
- Adicione os fatores de risco, rotule cada retângulo com seu impacto potencial e pronto! Você acabou de criar um diagrama de tornado.
Mas espere, tem mais!
O que torna o ClickUp tão bom é sua flexibilidade. Depois de ter o diagrama de tornado pronto, você pode adicionar notas sobre resultados de projetos anteriores ou qualquer coisa que sua equipe precise saber sobre os dados apresentados a ela.
Transforme riscos em tarefas
A melhor parte? Você pode transformar essas anotações em tarefas e atribuí-las aos membros da sua equipe aqui mesmo no quadro!
Depois de criar as tarefas, vá para o espaço de trabalho da equipe onde elas existem e adicione qualquer descrição ou link que possa ajudar sua equipe a trabalhar melhor.
Você também pode usar o ClickUp Task Checklists para criar uma lista de verificação de avaliação de risco para sua equipe.
Você pode se perguntar: "Eu teria que voltar aos documentos ou ao quadro branco sempre que quisesse examinar as variáveis? " Absolutamente não!
Os campos personalizados do ClickUp permitem que você os adicione diretamente às suas tarefas. Além disso, você pode adicionar um campo personalizado especialmente projetado para rastrear valores monetários para que "$1.000" não se torne "@1000" e você tenha um banco de dados uniforme.
Rastreie dados de forma eficaz
A última peça do quebra-cabeça é visualizar e gerenciar facilmente os dados de risco em uma única exibição. O ClickUp Dashboards é o seu Santo Graal para fazer isso de forma eficaz! Ele ajuda você a visualizar as principais métricas de risco, como o impacto potencial total de todos os riscos.
Além disso, você também pode utilizar widgets para exibir informações críticas, como o número de riscos em aberto ou o progresso das atividades de mitigação de riscos.
A análise e o gerenciamento de riscos são mais bem executados quando são simplificados. O ClickUp é o seu software de análise preditiva definitivo, eliminando a necessidade de alternar entre chats de equipe para discutir um processo já complexo.
O ClickUp reúne todos - desde os analistas de dados até a equipe de vendas e a equipe de RH - sob o mesmo teto, para que todos trabalhem de forma colaborativa e você fique livre de estresse!
Como atesta a gerente de projetos Tiffany Vedamuthu, da Mayo Clinic:
O ClickUp tem me ajudado a me manter atualizado como gerente de projetos, permitindo-me acompanhar e alternar com precisão entre projetos e várias tarefas, além de manter um registro preciso de coisas como decisões, riscos e cronogramas, tudo em um só lugar.
O ClickUp tem me ajudado a me manter atualizado como gerente de projetos, permitindo-me acompanhar e alternar com precisão entre projetos e várias tarefas, além de manter um registro preciso de coisas como decisões, riscos e cronogramas, tudo em um só lugar.
Leia também: Modelos gratuitos de avaliação de risco em Excel e ClickUp
Como os diagramas de tornado ajudam no gerenciamento de riscos
Então, você poderia dizer que não precisa de diagramas de tornado para o gerenciamento de riscos (e questionar suas escolhas de vida mais tarde). Mas vamos apresentar alguns motivos concretos pelos quais você precisa deles.
Eles podem ajudá-lo:
- Identifique os causadores de problemas: Identifique os fatores que podem causar os maiores danos aos seus projetos e evite surpresas mais tarde
- Priorize seus esforços: Concentre-se nas maiores ameaças em vez de ficar preso em questões menores
- Melhore a tomada de decisões: Entenda as vulnerabilidades do projeto e ajuste seu orçamento, cronograma ou estratégias de mitigação para obter mais sucesso
- Melhore a comunicação: Use os diagramas de tornado para explicar visualmente os riscos à sua equipe ou ao seu chefe e garantir o alinhamento
- Mantenha-se proativo: Resolva os problemas antes que eles surjam, economizando tempo e esforço no controle de danos mais tarde
Em resumo, os diagramas de tornado permitem que você antecipe, compreenda e aborde proativamente os riscos do projeto, para que você entre em campo bem informado!
Aplicações práticas dos diagramas de tornados
Agora você sabe tudo o que há para saber sobre diagramas de tornado. Mas quando você deve realmente usá-los? Aqui estão algumas aplicações práticas.
💰 Orçamento
Está planejando uma campanha de marketing? Um diagrama de tornado ajuda a identificar os riscos de estourar o orçamento, como o aumento dos custos de anúncios ou despesas inesperadas.
Isso lhe dá tempo para alocar fundos estrategicamente e potencialmente explorar alternativas econômicas, como campanhas orgânicas de mídia social.
programação
O trabalho em novos projetos vem acompanhado de incertezas. Identifique possíveis atrasos, como aprovações, problemas com fornecedores ou testes extensivos, com um diagrama de tornado.
Em seguida, você pode ajustar seu cronograma e adicionar amortecedores para aprovações regulatórias, gargalos de fornecedores e circunstâncias imprevistas.
entrada no mercado
Está lançando um novo produto ou serviço? Um diagrama de tornado o ajuda a visualizar riscos como concorrência intensa, mudanças nas preferências dos consumidores e altos custos de marketing.
Isso permite que você desenvolva uma melhor estratégia de marketing, aloque recursos de forma eficaz e prospere em um mercado competitivo.
decisões de investimento
Seja para um novo negócio ou para a compra de ações, o diagrama de tornado ajuda a avaliar o impacto da concorrência no mercado, das condições econômicas e de outros fatores. Assim, você pode tomar decisões de investimento mais bem informadas e minimizar sua exposição a possíveis perdas.
Domine o Tornado com o ClickUp!
Esperamos que você ainda não tenha se surpreendido com nossos trocadilhos com tornados, pois aqui vai outro.
Se o seu projeto é um navio que enfrenta mares tempestuosos, os diagramas de tornado são o seu radar meteorológico, ajudando-o a prever os riscos mais significativos antes que eles se transformem em desastres.
Embora você possa se preocupar com as fórmulas do Excel ou fazer malabarismos entre várias ferramentas, por que não facilitar a vida com o ClickUp?
Ele traz tudo o que você precisa, desde o brainstorming até a criação de gráficos de tornado e seu acompanhamento, em um local flexível.
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