Tecnologias modernas e de alta potência geralmente estão fora do alcance das organizações sem fins lucrativos por um simples motivo: Elas são caras.
A tecnologia mais recente pode ser cara não apenas para adquirir, mas também para treinar pessoas, manter, atualizar e sustentar ao longo do tempo. Portanto, as organizações sem fins lucrativos tendem a usar ferramentas simples, testadas e comprovadas, com as quais todos estão familiarizados.
A inteligência artificial muda tudo isso!
Os principais produtos de IA, como o ChatGPT e o Google Gemini, bem como as ferramentas integradas de IA, como o ClickUp, permitem que as organizações sem fins lucrativos obtenham benefícios extraordinários.
Esta postagem do blog é uma cartilha sobre como usar a IA para organizações sem fins lucrativos para que você possa aproveitar a melhor tecnologia disponível atualmente.
⏰ Resumo de 60 segundos
A inteligência artificial (IA) é uma das ferramentas mais poderosas disponíveis para as empresas atualmente. As organizações sem fins lucrativos, como qualquer outra empresa, podem se beneficiar muito com ela.
As organizações sem fins lucrativos podem usar ferramentas de IA para aumentar a eficiência, obter insights sobre os doadores, fortalecer o alcance e dimensionar as comunicações. Para aproveitar ao máximo as ferramentas e tecnologias de IA, elas precisam de uma abordagem estratégica e de casos de uso. Aqui estão dez exemplos.
- Detecção de fraudes e proteção da integridade organizacional
- Análise, engajamento e retenção de doadores
- Pesquisa e aplicação de subsídios
- Gerenciamento de programas e medição de impacto
- Automação de mídia social
- Conteúdo generativo para criar mensagens e campanhas personalizadas
- Chatbots para uma melhor comunicação com doadores e voluntários
- Simplificação de tarefas administrativas
- Planejamento e gerenciamento de eventos
- Gerenciamento de voluntários
Para obter mais detalhes sobre como usar a IA para as tarefas acima e como não usar a IA em sua organização, continue lendo!
Entendendo o potencial da IA no setor sem fins lucrativos
Se você usa um computador, provavelmente já viu a IA no local de trabalho. O ChatGPT está se tornando imensamente popular como uma alternativa à pesquisa do Google. O pacote de ferramentas do Microsoft 365 tem o CoPilot. O Canva, uma popular ferramenta de design sem fins lucrativos, integrou a IA em sua plataforma.
A custos razoáveis, esses recursos avançados oferecem várias vantagens, como:
Aumento da eficiência: As ferramentas de IA para organizações sem fins lucrativos ajudam as equipes a fazer mais com menos. Resumos instantâneos de relatórios, automação de fluxo de trabalho, notificações baseadas em gatilhos etc. aumentam drasticamente a produtividade e a eficiência organizacional.
📖 Leitura de bônus: Como usar ferramentas de IA para aumentar a produtividade
Insights mais profundos sobre os doadores: As organizações sem fins lucrativos não têm o conhecimento técnico ou os orçamentos para implementar ferramentas de análise avançadas. A IA ajuda a processar dados, obter insights e criar relatórios orientados por personas sem grandes investimentos.
Alcance eficaz: A IA pode ser imensamente poderosa na análise de grandes bancos de dados para identificar grupos de pessoas semelhantes. Com base nisso, você pode enviar e-mails, mensagens de texto, notificações e muito mais com melhor direcionamento.
Escala: Com a automação inteligente, as organizações sem fins lucrativos podem executar uma infinidade de tarefas sem a limitação de recursos. É possível dimensionar a criação de conteúdo, publicações em mídias sociais, relatórios de doadores, etc., sem adicionar pessoas à equipe.
Se isso parece interessante, aqui estão dez maneiras pelas quais você pode começar imediatamente.
10 maneiras de usar a IA para organizações sem fins lucrativos
O segredo para tirar o máximo proveito de uma ferramenta de IA é aplicá-la de forma estratégica e cuidadosa. Portanto, em vez de experimentar aleatoriamente várias ferramentas, é útil aplicar os produtos certos aos casos de uso certos. Aqui estão algumas ideias e exemplos de como você pode usar o ClickUp para organizações sem fins lucrativos para configurá-los.
1. Análise de doadores: Aprimorando o engajamento e a retenção de doadores
Em qualquer organização sem fins lucrativos, os doadores são a parte interessada mais importante. Eles mantêm as operações funcionando sem problemas. Eles responsabilizam a organização sem fins lucrativos pela transformação que prometem. É fundamental envolvê-los e manter seu patrocínio. A IA pode ajudar nisso.
- Perfil do doador: A IA pode ajudar a pesquisar minuciosamente cada doador, entender suas prioridades e criar relatórios apropriados
- Análise de doadores: A IA ajuda as equipes a analisar os dados dos doadores a partir de registros históricos para entender os relacionamentos com a organização sem fins lucrativos. Ela também ajuda a entender os padrões de comportamento dos doadores
- Comunicação com o doador: Com a IA, você pode automatizar a comunicação direcionada com base em acionadores específicos que são relevantes para cada doador
- Relatórios de doadores: As ferramentas de IA para organizações sem fins lucrativos ajudam a criar relatórios personalizados com base nos dados dos doadores, o que, de outra forma, seria impossível de ser feito manualmente
Os ClickUp Dashboards são uma ótima maneira de configurar a análise de doadores em tempo real. Crie widgets para a contribuição do doador, o ciclo de vida de cada doador, a eficácia das campanhas de divulgação e muito mais. Você também pode criar portais personalizados para os doadores e convidá-los a ver o trabalho em andamento em todos os projetos que estão patrocinando!
2. Pesquisa e aplicação de subsídios
As equipes de financiamento de organizações sem fins lucrativos rastreiam, avaliam e solicitam vários subsídios ao longo do ano. Muitas vezes, isso é feito manualmente com a ajuda de planilhas ou marcadores nos navegadores. A IA pode tornar isso mais eficiente.
Rastrear subsídios: Crie um painel consolidado de todos os subsídios disponíveis no ClickUp. Você pode usar o ClickUp Docs para listar todos eles. Você também pode configurá-los como tarefas do ClickUp com sua própria descrição, prazos de inscrição, itens de lista de verificação etc.
Personalizar propostas: Normalmente, as organizações sem fins lucrativos têm uma proposta que gostariam de anexar a cada pedido de subsídio. Embora eficiente, isso não é eficaz. A IA ajuda a criar propostas personalizadas - com base em sua proposta original - para atender às necessidades de cada organização que concede subsídios.
Redação de aplicativos: As equipes de organizações sem fins lucrativos não têm a largura de banda necessária para digitar solicitações todas as vezes. Como resultado, elas são forçadas a selecionar os poucos subsídios para os quais têm tempo. A IA muda isso automatizando a elaboração de solicitações com base em parâmetros predefinidos.
Operacionalização de processos: Depois de criar esses processos, você também pode operacionalizá-los com aprendizado de máquina e IA. Com base em solicitações de subsídios anteriores, você pode criar procedimentos operacionais padrão (SOPs) para que toda a sua organização possa tornar seus processos mais eficientes.
O modelo de SOP para organizações sem fins lucrativos do ClickUp é um poderoso ponto de partida para essa operacionalização. Com esse modelo totalmente personalizável e fácil de usar para iniciantes, você pode configurar fluxos de trabalho, processos, listas de verificação e recursos visuais para que suas equipes façam seu trabalho melhor e mais rápido.
3. Gerenciamento de programas e medição de impacto
As organizações sem fins lucrativos executam vários projetos ao mesmo tempo e precisam de uma maneira abrangente de gerenciar todos eles. Uma ferramenta com tecnologia de IA, como o ClickUp, pode ajudar:
- Planeje projetos com o ClickUp Tasks
- Crie programações com o ClickUp Calendar View
- Mapeie o processo de doação
- Notifique as partes interessadas certas sobre atividades relacionadas ao projeto
- Relate as métricas do projeto em tempo real
4. Automação de mídia social: Ampliação do alcance e otimização do conteúdo
Embora as organizações sem fins lucrativos já usem algumas ferramentas gratuitas para publicar conteúdo nas mídias sociais, a IA pode lhe dar uma vantagem. Uma ferramenta como o ClickUp Brain pode:
- Elabore postagens de mídia social para várias plataformas
- Crie resumos de documentos mais longos para publicação no blog ou no LinkedIn
- Adapte o conteúdo criado para um formato a outro sem esforço
- Programe automaticamente as atualizações para obter o máximo de alcance e distribuição
📖 Leitura de bônus: Como usar a IA no marketing de conteúdo
5. Conteúdo generativo: Criando mensagens e campanhas personalizadas
Qualquer pessoa que já tenha experimentado a IA provavelmente a utilizou para gerar conteúdo. "Escreva uma postagem de blog sobre este tópico" é uma das solicitações de redação de IA mais populares entre profissionais de marketing e criadores de conteúdo.
Embora você possa fazer isso, há também uma infinidade de outros conteúdos que podem ser criados com ferramentas de IA generativas. Veja como usar as ferramentas de IA em seu gerenciamento de pipeline de conteúdo.
- Mensagens personalizadas: Crie notas de agradecimento para doadores ou voluntários com seu nome ou projeto mencionado
- Otimização de mecanismos de pesquisa: As tecnologias de IA podem criar meta descrições, títulos, palavras-chave, etc. para permitir que você seja concluído para o cobiçado resultado da primeira página
- Campanhas de e-mail: A IA também pode personalizar e-mails com base nas informações de sua ferramenta de gerenciamento de projetos, plataforma de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM), etc.
- Atualizações de projetos: Com base nas atualizações que você faz na ferramenta de gerenciamento de projetos, o ClickUp Brain pode criar automaticamente relatórios para cada parte interessada
6. Chatbots: Melhorando a comunicação com doadores e voluntários
Os chatbots de IA são um pouco como seu novo estagiário. Eles podem monitorar a central de atendimento ao cliente, encontrar respostas para perguntas, realizar tarefas simples e encaminhar para um sênior, se necessário.
Em uma organização sem fins lucrativos, os chatbots com IA podem ser úteis de inúmeras maneiras. Suas habilidades de processamento de linguagem natural podem receber informações do usuário em inglês simples e responder da mesma forma.
- Atender a doadores/voluntários: Seja o primeiro ponto de contato para as partes interessadas externas, como possíveis doadores, voluntários, parceiros, etc.
- Fornecer informações: Com base em sua base de conhecimento de IA, os chatbots podem responder a consultas
- Suporte aos funcionários: Ajude os membros da sua equipe a encontrar informações, fazer cálculos rápidos, ter ideias, etc.
- Apoio ao gerenciamento de projetos: Um chatbot bem integrado também pode criar/atualizar tarefas com base em consultas de doadores/voluntários/parceiros
7. Simplificação de tarefas administrativas: Aumento da produtividade com os recursos de automação do ClickUp
A IA pode automatizar melhor. Com uma ferramenta como o ClickUp Automations, você pode otimizar todos os seus fluxos de trabalho para apoiar seu pessoal de forma eficaz.
- Notifique o editor quando o redator puder concluir a redação ✅
- Envie um e-mail quando algo for feito ✅
- Alertar a liderança se uma tarefa estiver atrasada/urgente ✅
- Um simples bug se torna um novo recurso, que precisa de uma alteração no tipo de tarefa ✅
- Ajuste a prioridade com base no sentimento das partes interessadas ✅
Se você é uma organização sem fins lucrativos de resgate de animais de estimação, temos uma estrutura pré-projetada para simplificar suas tarefas administrativas. Experimente o modelo de resgate de animais de estimação sem fins lucrativos do ClickUp para acompanhar voluntários, doações, entrada de animais, consultas veterinárias, adoções, campanhas de mídia social e muito mais.
8. Planejamento e gerenciamento de eventos: Automatizando a logística e a comunicação usando os recursos de gerenciamento de projetos do ClickUp
Um evento de engajamento de voluntários, um encontro de doadores, esforços de captação de recursos ou um programa de divulgação - as organizações sem fins lucrativos realizam vários eventos em um ano. Gerenciar isso pode se tornar um grande fardo logístico para as equipes de eventos. Os recursos de IA de uma ferramenta de gerenciamento de eventos podem facilitar isso.
- O ClickUp pode ajudar a gerenciar eventos como projetos, com tipos de tarefas e status personalizados
- A visualização do Calendário do ClickUp pode garantir que você não agende muitos eventos no mesmo dia
- A visualização do ClickUp Gantt Chart garantirá que você tenha uma visibilidade clara das dependências e sobreposições
- Os campos personalizados podem separar eventos internos e externos para planejar a participação de forma eficaz
Está sobrecarregado com tudo o que precisa ser feito para o seu próximo evento? Não se preocupe! Use o modelo de planejamento de eventos sem fins lucrativos do ClickUp para se preparar para o sucesso administrativo.
9. Gerenciamento de voluntários: Acompanhamento e agendamento eficientes usando as ferramentas de gerenciamento de tarefas do ClickUp
Você já passou por uma situação em que seus voluntários estavam sem noção e frustrados? Um dos principais problemas do gerenciamento de voluntários é que a lacuna entre a intenção e o bom trabalho pode ser significativa. Seu voluntário pode estar interessado e entusiasmado, mas se ele não souber exatamente o que fazer e como fazer, o engajamento pode se tornar um fracasso.
Evite isso com os recursos de gerenciamento de carga de trabalho do ClickUp. Crie perfis de usuário para voluntários.
- Atribua tarefas aos funcionários para que eles saibam o que precisam fazer e em que prazo
- Designe supervisores como "Watchers" para que eles possam monitorar seu grupo de voluntários
- Marque usuários em documentos, quadros brancos e comentários
- Verifique as tarefas dos voluntários com a visualização da carga de trabalho do ClickUp para garantir que todos estejam sendo utilizados corretamente
- Conte com a ajuda da IA para encontrar a programação ideal da carga de trabalho
- Capacite os voluntários a acessar informações organizacionais com o ClickUp Brain
Na verdade, uma ferramenta de gerenciamento de projetos como o ClickUp também pode funcionar como o melhor software de RH para organizações sem fins lucrativos para gerenciar funcionários, prestadores de serviços e voluntários.
Com o modelo de gerenciamento de voluntários do ClickUp, você pode gerenciar inscrições, acompanhar a integração, lançar programas de engajamento, atribuir tarefas, analisar o desempenho e muito mais!
10. Detecção de fraudes: Protegendo a integridade organizacional
Os usuários confiam mais implicitamente nas organizações sem fins lucrativos ao fornecerem informações pessoais. É seu dever proteger a privacidade do usuário. Essas expectativas de segurança também se aplicam ao conhecimento proprietário criado em sua organização sem fins lucrativos.
Com a IA, você pode proteger os dados com as permissões corretas. Permita que os usuários visualizem, comentem ou editem documentos conforme apropriado. Use a IA para detectar atividades incomuns, como acesso não autorizado a dados, e aproveite os registros de auditoria para solucionar problemas.
Leitura de bônus: Saiba como usar o ClickUp para sua organização sem fins lucrativos aqui.
Como você viu acima, a IA pode fazer muitas coisas boas. No entanto, ela também pode causar alguns danos. Aqui está uma rápida olhada em como evitar isso.
Como NÃO usar a IA
Um componente essencial do aproveitamento da IA para organizações sem fins lucrativos é usá-la corretamente. Aqui estão algumas dicas e práticas recomendadas para você seguir.
Não confie na IA de forma inquestionável
Embora a IA seja extremamente poderosa e esteja melhorando a cada dia, ainda não se pode confiar totalmente nela. A IA generativa ainda é propensa a alucinações. As ferramentas de IA ainda cometem erros.
Portanto, use seu bom senso com todos os resultados da IA. Estabeleça processos de controle de qualidade para a IA.
Não elimine o ser humano
Existem várias ferramentas de IA para automação em uma infinidade de processos. No entanto, ela ainda tem seus limites. Por exemplo, ela pode responder a uma pergunta com base em sua base de conhecimento existente. No entanto, ela não pode esclarecer ou se aprofundar em informações que não possui.
Portanto, sempre crie um nível de escalonamento com um ser humano.
Não ignore possíveis vieses
Toda IA é tendenciosa na medida dos dados em que é treinada. Do cartão de crédito da Apple ao LinkedIn, todos os mecanismos de IA começaram sendo tendenciosos. As organizações atualizam regularmente os algoritmos por motivos éticos.
Portanto, esteja sempre ciente dos preconceitos que possam existir. Questione as recomendações e os insights da IA para diversidade e inclusão.
Não se esqueça dos dados
Confiar nos insights e painéis da IA sem entender os dados subjacentes é um grande erro. Digamos que seu painel diga que seus voluntários estão gastando em média uma hora por semana em tarefas. Não confie totalmente nisso. Aprofunde-se nos dados para ver se todos registraram seu tempo sem erros.
Portanto, sempre se aprofunde nas fontes de dados ao tomar decisões.
Não espere que todos saibam como usar a IA
As organizações sem fins lucrativos têm equipes diversificadas. Em todas as gerações, gêneros, proficiência em idiomas e alfabetização tecnológica, há todos os tipos de pessoas interagindo com organizações sem fins lucrativos. Nem todas elas sabem intuitivamente como usar a IA.
Portanto, treine seus usuários. Crie programas de treinamento personalizados para usuários de IA com base no que eles precisam. Ofereça sessões de treinamento de reforço para mantê-los atualizados.
Com isso em mente, vamos ver quais desafios você provavelmente enfrentará e como superá-los.
Desafios do uso da IA para organizações sem fins lucrativos
Sejamos justos. As organizações sem fins lucrativos, como setor, não são as pioneiras na adoção de tecnologia. Isso é resultado dos vários desafios que elas enfrentam ao implementar a tecnologia em seus processos. Vejamos alguns deles.
Falta de orçamentos
As organizações sem fins lucrativos geralmente não têm orçamento para iniciativas de transformação tecnológica em larga escala. Elas são forçadas a se contentar com versões gratuitas de vários softwares ou a usar softwares mais baratos.
Possível solução: Experimente ferramentas como o ClickUp, em que a IA é integrada em um espaço de trabalho virtual abrangente. Isso elimina a necessidade de ter várias ferramentas, que coletivamente custam muito mais.
Falta de recursos
Qualquer software que exija uma implementação complexa é proibido para organizações sem fins lucrativos. Elas não têm as equipes de TI para gerenciar esse projeto.
Possível solução: Escolha uma ferramenta SaaS que minimize as despesas gerais de implementação. Por exemplo, com o ClickUp, você pode simplesmente inserir seu ID de e-mail e começar a gerenciar seu projeto instantaneamente.
Incapacidade de estabelecer controles
A governança e os controles de segurança, privacidade, autenticação, autorização, etc. podem ser complexos de configurar. Por exemplo, talvez você queira configurar um painel para um doador, mas não queira compartilhar os dados subjacentes.
Possível solução: Experimente uma solução como o ClickUp Dashboards, que permite isso automaticamente. Com o simples clique de um botão, você pode proteger seus dados e apresentar somente as informações de que o doador precisa.
Incapacidade de gerenciar o tráfego em movimento
As organizações sem fins lucrativos precisam de vários tipos de voluntários. Alguns podem ser voluntários de longo prazo em tarefas específicas. Outros podem se juntar a você apenas para um evento ou projeto. Para gerenciar esse fluxo, você normalmente tem um banco de dados com milhares de voluntários que pode ser acessado com base no contexto.
O gerenciamento desses relacionamentos, como a concessão de acesso apenas durante o projeto ou a integração de novos voluntários, pode logo se transformar em um atoleiro de confusão. Evite isso com uma ferramenta robusta de gerenciamento de projetos alimentada por IA.
Possível solução: Use o ClickUp como um CRM para organizações sem fins lucrativos, listando voluntários em vez de clientes. Configure campos personalizados para capturar todas as informações necessárias. Use a IA para identificar o grupo certo para o alcance baseado em projetos. Automatize o gerenciamento de acesso com base em regras predefinidas.
Realize suas missões sem fins lucrativos com o ClickUp
Acredito que ela [a IA] vai mudar o mundo mais do que qualquer outra coisa na história da humanidade. Mais do que a eletricidade
Acredito que ela [a IA] vai mudar o mundo mais do que qualquer outra coisa na história da humanidade. Mais do que a eletricidade
Quer você concorde totalmente com Lee ou não, você admitirá que a IA é transformadora. Ela ajuda as organizações a fazer mais coisas de forma mais rápida e melhor. É um superpoder para as organizações sem fins lucrativos que já têm poucos orçamentos e recursos, apesar de estarem buscando os problemas mais importantes do mundo.
Uma plataforma tecnológica robusta para gerenciamento de projetos, integrada a recursos avançados de IA e modelos para organizações sem fins lucrativos, ajuda a simplificar processos, automatizar fluxos de trabalho e gerenciar pessoas e projetos - tudo em um só lugar. O ClickUp foi projetado para ser exatamente isso.
Não fique sobrecarregado com ferramentas de IA caras e complicadas. Experimente o ClickUp gratuitamente hoje mesmo.