As tecnologias modernas e de alta potência muitas vezes estão fora do alcance das organizações sem fins lucrativos por um motivo simples: elas são caras.
As tecnologias mais recentes podem ser caras não apenas para adquirir, mas também para treinar pessoas, manter, atualizar e sustentar ao longo do tempo. Portanto, as organizações sem fins lucrativos tendem a usar ferramentas simples e comprovadas com as quais todos estão familiarizados.
A inteligência artificial muda isso!
Produtos essenciais de IA, como ChatGPT e Google Gemini, bem como ferramentas integradas à IA, como ClickUp, permitem que organizações sem fins lucrativos obtenham benefícios extraordinários.
Esta publicação no blog é um guia básico sobre como usar a IA para organizações sem fins lucrativos, para que você possa aproveitar as vantagens da melhor tecnologia disponível atualmente.
⏰ Resumo de 60 segundos
A inteligência artificial (IA) é uma das ferramentas mais poderosas disponíveis para as empresas atualmente. As organizações sem fins lucrativos, como qualquer outra empresa, podem se beneficiar muito com ela.
As organizações sem fins lucrativos podem usar ferramentas de IA para aumentar a eficiência, obter insights dos doadores, fortalecer o alcance e ampliar as comunicações. Para aproveitar ao máximo as ferramentas e tecnologias de IA, elas precisam de uma abordagem estratégica e casos de uso. Aqui estão dez exemplos.
- Detecção de fraudes e proteção da integridade organizacional
- Análise, engajamento e retenção de doadores
- Pesquisa e solicitação de subsídios
- Gestão de programas e medição de impacto
- Automação de mídias sociais
- Conteúdo generativo para criar mensagens e campanhas personalizadas
- Chatbots para uma melhor comunicação com doadores e voluntários
- Otimização de tarefas administrativas
- Planejamento e gerenciamento de eventos
- Gerenciamento de voluntários
Para obter mais detalhes sobre como usar a IA para as tarefas acima e como não usar a IA em sua organização, continue lendo!
Compreendendo o potencial da IA no setor sem fins lucrativos
Se você usa um computador, provavelmente já viu a IA no local de trabalho. O ChatGPT está se tornando imensamente popular como alternativa à pesquisa do Google. O conjunto de ferramentas Microsoft 365 tem o CoPilot. O Canva, uma ferramenta de design popular para organizações sem fins lucrativos, integrou a IA à sua plataforma.
A custos razoáveis, esses recursos poderosos oferecem várias vantagens, tais como:
Maior eficiência: as ferramentas de IA para organizações sem fins lucrativos ajudam as equipes a fazer mais com menos. Resumos instantâneos de relatórios, automação do fluxo de trabalho, notificações baseadas em gatilhos etc. aumentam drasticamente a produtividade e a eficiência organizacional.
📖 Leitura bônus: Como usar ferramentas de IA para aumentar a produtividade
Informações mais detalhadas sobre os doadores: as organizações sem fins lucrativos não têm o conhecimento técnico nem o orçamento para implementar ferramentas analíticas avançadas. A IA ajuda a processar dados, obter informações e criar relatórios personalizados sem grandes investimentos.
Divulgação eficaz: a IA pode ser extremamente poderosa na pesquisa de grandes bancos de dados para identificar grupos semelhantes de pessoas. Com base nisso, você pode enviar e-mails, mensagens de texto, notificações e muito mais com maior precisão.
Escala: com a automação inteligente, as organizações sem fins lucrativos podem realizar uma infinidade de tarefas sem as limitações de recursos. Você pode dimensionar a criação de conteúdo, publicações nas redes sociais, relatórios de doadores etc. sem adicionar pessoas à equipe.
Se isso lhe parece interessante, aqui estão dez maneiras de começar imediatamente.
10 maneiras de usar a IA para organizações sem fins lucrativos
O segredo para aproveitar ao máximo uma ferramenta de IA é aplicá-la de forma estratégica e cuidadosa. Portanto, em vez de experimentar várias ferramentas aleatoriamente, é melhor aplicar os produtos certos aos casos de uso certos. Aqui estão algumas ideias e exemplos de como você pode usar o ClickUp para organizações sem fins lucrativos para configurá-las.
1. Análise de doadores: aumentando o envolvimento e a retenção de doadores
Em qualquer organização sem fins lucrativos, os doadores são as partes interessadas mais importantes. Eles mantêm as operações funcionando perfeitamente. Eles responsabilizam a organização sem fins lucrativos pela transformação que ela promete. Envolvê-los e manter seu patrocínio é fundamental. A IA pode ajudar nisso.
- Perfil dos doadores: a IA pode ajudar a pesquisar cada doador minuciosamente, entender suas prioridades e criar relatórios adequados.
- Análise de doadores: a IA ajuda as equipes a analisar os dados dos doadores a partir de registros históricos para entender as relações com a organização sem fins lucrativos. Ela também ajuda a compreender os padrões de comportamento dos doadores.
- Comunicação com doadores: com a IA, você pode automatizar a comunicação direcionada com base em gatilhos específicos que são relevantes para cada doador.
- Relatórios para doadores: as ferramentas de IA para organizações sem fins lucrativos ajudam a criar relatórios personalizados com base nos dados dos doadores, o que seria impossível de fazer manualmente.
Os painéis do ClickUp são uma ótima maneira de configurar análises em tempo real dos doadores. Crie widgets para contribuições dos doadores, ciclo de vida de cada doador, eficácia das campanhas de divulgação e muito mais. Você também pode criar portais personalizados para os doadores e convidá-los a ver o trabalho em andamento em todos os projetos que estão patrocinando!
2. Pesquisa e solicitação de subsídios
As equipes de financiamento de organizações sem fins lucrativos acompanham, avaliam e se inscrevem para várias subvenções ao longo do ano. Muitas vezes, isso é feito manualmente com a ajuda de planilhas ou favoritos nos navegadores. A IA pode tornar isso mais eficiente.
Acompanhe subsídios: crie um painel consolidado de todos os subsídios disponíveis com o ClickUp. Você pode usar o ClickUp Docs para listá-los todos. Você também pode configurá-los como Tarefas do ClickUp com sua própria descrição, prazos de inscrição, itens da lista de verificação, etc.
Personalize propostas: normalmente, as organizações sem fins lucrativos têm uma proposta que gostariam de anexar a todos os pedidos de subsídio. Embora seja eficiente, isso não é eficaz. A IA ajuda a criar propostas personalizadas, com base na sua proposta original, para atender às necessidades de cada organização que concede subsídios.
Elaboração de candidaturas: as equipes sem fins lucrativos não têm tempo para redigir candidaturas todas as vezes. Como resultado, elas são forçadas a selecionar as poucas bolsas para as quais têm tempo. A IA muda isso ao automatizar a elaboração de candidaturas com base em parâmetros predefinidos.
Operacionalização de processos: depois de criar esses processos, você também pode operacionalizá-los com aprendizado de máquina e IA. Com base em solicitações de subsídios anteriores, você pode criar procedimentos operacionais padrão (SOPs) para que toda a sua organização possa tornar seus processos mais eficientes.
O modelo SOP para organizações sem fins lucrativos da ClickUp é um ponto de partida poderoso para essa operacionalização. Com esse modelo totalmente personalizável e fácil de usar, você pode configurar fluxos de trabalho, processos, listas de verificação e recursos visuais para que suas equipes realizem seu trabalho de maneira melhor e mais rápida.
3. Gestão de programas e medição de impacto
As organizações sem fins lucrativos executam vários projetos ao mesmo tempo e precisam de uma maneira abrangente de gerenciar todos eles. Uma ferramenta alimentada por IA como o ClickUp pode ajudar:
- Planeje projetos com o ClickUp Tasks
- Crie agendas com a visualização de calendário do ClickUp.
- Mapeie o processo de doação
- Notifique as partes interessadas certas sobre atividades relacionadas ao projeto.
- Relate métricas do projeto em tempo real
4. Automação de mídias sociais: ampliando o alcance e otimizando o conteúdo
Embora as organizações sem fins lucrativos já utilizem algumas ferramentas gratuitas para publicar conteúdo nas redes sociais, a IA pode lhe dar uma vantagem. Uma ferramenta como o ClickUp Brain pode:
- Elabore publicações nas redes sociais para várias plataformas
- Crie resumos de documentos mais longos para publicar no blog ou no LinkedIn.
- Reutilize o conteúdo criado para um formato em outro sem esforço.
- Programe atualizações automaticamente para obter o máximo alcance e distribuição.
📖 Leitura bônus: Como usar a IA no marketing de conteúdo
5. Conteúdo generativo: criação de mensagens e campanhas personalizadas
Qualquer pessoa que já tenha experimentado a IA provavelmente a utilizou para gerar conteúdo. “Escreva uma postagem no blog sobre este tópico” é uma das solicitações de redação de IA mais populares entre profissionais de marketing e criadores de conteúdo.
Embora você possa realmente fazer isso, há também uma infinidade de outros conteúdos que você pode criar com ferramentas de IA generativa. Veja como usar ferramentas de IA no gerenciamento do seu pipeline de conteúdo.
- Mensagens personalizadas: crie notas de agradecimento para doadores ou voluntários mencionando seus nomes ou projetos.
- Otimização de mecanismos de busca: as tecnologias de IA podem criar meta descrições, títulos, palavras-chave etc. para permitir que você concorra ao cobiçado resultado da primeira página.
- Campanhas por e-mail: a IA também pode personalizar e-mails com base em informações da sua ferramenta de gerenciamento de projetos, plataforma de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM), etc.
- Atualizações do projeto: com base nas atualizações que você faz na ferramenta de gerenciamento de projetos, o ClickUp Brain pode criar relatórios automaticamente para cada parte interessada.
6. Chatbots: melhorando a comunicação com doadores e voluntários
Os chatbots de IA são um pouco como o seu novo estagiário. Eles podem monitorar o atendimento ao cliente, encontrar respostas para perguntas, realizar tarefas simples e encaminhar para um superior, se necessário.
Em uma organização sem fins lucrativos, os chatbots de IA podem ser úteis de inúmeras maneiras. Suas habilidades de processamento de linguagem natural podem receber entradas do usuário em inglês simples e responder da mesma forma.
- Atenda doadores/voluntários: seja o primeiro ponto de contato para partes interessadas externas, como doadores em potencial, voluntários, parceiros etc.
- Forneça informações: com base em sua base de conhecimento de IA, os chatbots podem responder a perguntas.
- Apoie os funcionários: ajude os membros da sua equipe a encontrar informações, fazer cálculos rápidos, debater ideias, etc.
- Apoie a gestão de projetos: um chatbot bem integrado também pode criar/atualizar tarefas com base em consultas de doadores/voluntários/parceiros.
7. Simplificação de tarefas administrativas: aumentando a produtividade com os recursos de automação do ClickUp
A IA pode automatizar melhor. Com uma ferramenta como o ClickUp Automations, você pode otimizar todos os seus fluxos de trabalho para apoiar sua equipe de maneira eficaz.
- Notifique o editor quando o redator concluir a redação ✅
- Envie um e-mail quando algo for concluído ✅
- Alerte a liderança se uma tarefa estiver atrasada/urgente ✅
- Um simples bug se torna um novo recurso, que precisa de uma mudança no tipo de tarefa ✅
- Ajuste a prioridade com base na opinião das partes interessadas ✅
Se você é uma organização sem fins lucrativos de resgate de animais de estimação, temos uma estrutura pré-projetada para otimizar suas tarefas administrativas. Experimente o modelo sem fins lucrativos de resgate de animais de estimação do ClickUp para acompanhar voluntários, doações, admissões de animais, consultas veterinárias, adoções, campanhas nas redes sociais e muito mais.
8. Planejamento e gerenciamento de eventos: automatização da logística e comunicação usando os recursos de gerenciamento de projetos do ClickUp
Um evento de engajamento de voluntários, um encontro de doadores, esforços de arrecadação de fundos ou um programa de divulgação — as organizações sem fins lucrativos realizam vários eventos ao longo do ano. Gerenciar isso pode se tornar um grande fardo logístico para as equipes de eventos. Os recursos de IA de uma ferramenta de gerenciamento de eventos podem facilitar isso.
- O ClickUp pode ajudar a gerenciar eventos como projetos, com tipos e status de tarefas personalizados.
- A visualização do calendário do ClickUp garante que você não agende muitos eventos no mesmo dia.
- A visualização do gráfico de Gantt do ClickUp garantirá que você tenha uma visibilidade clara das dependências e sobreposições.
- Os campos personalizados podem separar eventos internos e externos para planejar a participação de forma eficaz.
Está sobrecarregado com tudo o que precisa fazer para o seu próximo evento? Não se preocupe! Use o modelo de planejamento de eventos sem fins lucrativos do ClickUp para se preparar para o sucesso administrativo.
9. Gestão de voluntários: acompanhamento e programação eficientes usando as ferramentas de gestão de tarefas do ClickUp
Já passou por uma situação em que seus voluntários estavam perdidos e frustrados? Um dos principais problemas da gestão de voluntários é que a diferença entre a intenção e o bom trabalho pode ser significativa. Seu voluntário pode estar interessado e entusiasmado, mas se ele não souber exatamente o que fazer e como fazer, o engajamento pode se tornar um fracasso.
Evite isso com os recursos de gerenciamento de carga de trabalho do ClickUp. Crie perfis de usuário para voluntários.
- Atribua tarefas a eles para que saibam o que precisam fazer e dentro de qual prazo.
- Designe supervisores como “observadores” para que possam monitorar seu grupo de voluntários.
- Marque usuários em documentos, quadros brancos e comentários
- Verifique as tarefas dos voluntários com a visualização de carga de trabalho do ClickUp para garantir que todos estejam sendo utilizados da maneira correta.
- Obtenha a ajuda da IA para encontrar o planejamento ideal da carga de trabalho.
- Capacite voluntários para acessar informações organizacionais com o ClickUp Brain.
Na verdade, uma ferramenta de gerenciamento de projetos como o ClickUp também pode funcionar como o melhor software de RH para organizações sem fins lucrativos gerenciar funcionários, prestadores de serviços e voluntários.
Com o modelo de gerenciamento de voluntários do ClickUp, você pode gerenciar inscrições, acompanhar a integração, lançar programas de engajamento, atribuir tarefas, avaliar o desempenho e muito mais!
10. Detecção de fraudes: protegendo a integridade organizacional
Os usuários confiam mais implicitamente nas organizações sem fins lucrativos ao fornecer informações pessoais. É seu dever proteger a privacidade do usuário. Essas expectativas de segurança também se aplicam ao conhecimento proprietário criado dentro da sua organização sem fins lucrativos.
Com a IA, você pode proteger os dados com as permissões certas. Permita que os usuários visualizem, comentem ou editem documentos conforme apropriado. Seja sua lista de doadores ou os resultados do projeto, proteja seus dados no ClickUp. Use a IA para detectar atividades incomuns, como acesso não autorizado a dados, e aproveite os registros de auditoria para solucionar problemas.
📖 Leitura bônus: Saiba mais sobre como usar o ClickUp para sua organização sem fins lucrativos aqui.
Como você viu acima, a IA pode trazer muitos benefícios. No entanto, ela também pode causar alguns danos. Veja aqui uma breve explicação sobre como evitar isso.
Como NÃO usar a IA
Um componente essencial para aproveitar a IA em organizações sem fins lucrativos é usá-la da maneira certa. Aqui estão algumas dicas e práticas recomendadas para você seguir.
Não confie cegamente na IA.
Embora a IA seja extremamente poderosa e esteja melhorando a cada dia, ainda não é possível confiar nela completamente. A IA generativa ainda está sujeita a alucinações. As ferramentas de IA ainda cometem erros.
Portanto, use seu bom senso com todos os resultados da IA. Estabeleça processos de controle de qualidade para a IA.
Não elimine o fator humano
Existem várias ferramentas de IA para automação em uma infinidade de processos. No entanto, ela ainda tem suas limitações. Por exemplo, ela pode responder a uma pergunta com base em sua base de conhecimento existente. No entanto, ela não pode esclarecer ou aprofundar informações que não possui.
Portanto, crie sempre um nível de escalonamento com um ser humano.
Não ignore possíveis preconceitos
Toda IA é tendenciosa na medida em que os dados com os quais é treinada são tendenciosos. Do cartão de crédito da Apple ao LinkedIn, todos os mecanismos de IA começaram sendo tendenciosos. As organizações atualizam regularmente os algoritmos por motivos éticos.
Portanto, esteja sempre atento aos preconceitos que possam existir. Questione as recomendações e insights da IA em relação à diversidade e inclusão.
Não se esqueça dos dados
Confiar nas informações e nos painéis da IA sem entender os dados subjacentes é um grande erro. Digamos que seu painel indique que seus voluntários estão dedicando em média uma hora por semana às tarefas. Não confie totalmente nisso. Analise os dados mais profundamente para verificar se todos registraram seu tempo sem erros.
Portanto, sempre analise mais profundamente as fontes de dados ao tomar decisões.
Não espere que todos saibam como usar a IA.
As organizações sem fins lucrativos têm equipes diversificadas. Entre diferentes gerações, gêneros, proficiência linguística e conhecimento tecnológico, há todos os tipos de pessoas interagindo com organizações sem fins lucrativos. Nem todas elas sabem intuitivamente como usar a IA.
Portanto, treine seus usuários. Crie programas de treinamento personalizados para usuários de IA com base nas necessidades deles. Ofereça sessões de treinamento de reforço para mantê-los atualizados.
Com isso em mente, vamos ver quais desafios você provavelmente enfrentará e como superá-los.
Desafios do uso da IA para organizações sem fins lucrativos
Sejamos justos. As organizações sem fins lucrativos, como setor, não são pioneiras na adoção de tecnologia. Isso é resultado dos vários desafios que enfrentam na implementação de tecnologia em seus processos. Vejamos alguns deles.
Falta de orçamento
As organizações sem fins lucrativos muitas vezes não têm orçamento para iniciativas de transformação tecnológica em grande escala. Elas são obrigadas a se contentar com versões gratuitas de vários softwares ou usar softwares mais baratos.
Solução possível: experimente ferramentas como o ClickUp, onde a IA está integrada a um espaço de trabalho virtual abrangente. Isso elimina a necessidade de ter várias ferramentas, que juntas custam muito mais.
Falta de recursos
Qualquer software que exija uma implementação complexa é inviável para organizações sem fins lucrativos. Elas não têm equipes de TI para gerenciar esse projeto.
Solução possível: escolha uma ferramenta SaaS que minimize os custos de implementação. Por exemplo, com o ClickUp, basta inserir seu e-mail e começar a gerenciar seus projetos instantaneamente.
Incapacidade de estabelecer controles
A governança e os controles de segurança, privacidade, autenticação, autorização etc. podem ser complexos de configurar. Por exemplo, você pode querer configurar um painel para um doador, mas não deseja compartilhar os dados subjacentes.
Solução possível: experimente uma solução como o ClickUp Dashboards, que habilita isso automaticamente. Com um simples clique, você pode proteger seus dados e apresentar apenas as informações necessárias ao doador.
Incapacidade de gerenciar o tráfego em movimento
As organizações sem fins lucrativos precisam de vários tipos de voluntários. Alguns podem ser voluntários de longo prazo em tarefas específicas. Outros podem apenas se juntar a você para um evento ou projeto. Para gerenciar esse fluxo, você normalmente teria um banco de dados com milhares de voluntários que você pode utilizar com base no contexto.
Gerenciar essas relações, como conceder acesso apenas durante a duração do projeto ou integrar novos voluntários, pode rapidamente se tornar um emaranhado de confusão. Evite isso com uma ferramenta robusta de gerenciamento de projetos alimentada por IA.
Solução possível: use o ClickUp como um CRM sem fins lucrativos, listando voluntários em vez de clientes. Configure campos personalizados para capturar todas as informações necessárias. Use a IA para identificar o grupo certo para divulgação baseada em projetos. Automatize o gerenciamento de acesso com base em regras predefinidas.
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Acredito que [a IA] vai mudar o mundo mais do que qualquer outra coisa na história da humanidade. Mais do que a eletricidade.
Acredito que [a IA] vai mudar o mundo mais do que qualquer outra coisa na história da humanidade. Mais do que a eletricidade.
Quer você concorde totalmente com Lee ou não, você admitirá que a IA é transformadora. Ela ajuda as organizações a fazer mais coisas com mais rapidez e qualidade. É um superpoder para organizações sem fins lucrativos que já têm orçamentos e recursos limitados, apesar de buscarem resolver os problemas mais importantes do mundo.
Uma plataforma tecnológica robusta para gerenciamento de projetos, integrada a poderosos recursos de IA e modelos para organizações sem fins lucrativos, ajuda a otimizar processos, automatizar fluxos de trabalho e gerenciar pessoas e projetos — tudo em um só lugar. O ClickUp foi projetado exatamente para isso.
Não se sinta intimidado por ferramentas de IA caras e complicadas. Experimente o ClickUp gratuitamente hoje mesmo.