Usar um software de gerenciamento de projetos para criar uma agenda pode ser assustador, mas nós ajudamos você! Pode parecer desnecessário à primeira vista, mas qual é a alternativa? Usar caneta e papel para anotar seus planos? Não estamos mais em 1990!
Há um motivo pelo qual tantas equipes de ponta passaram a usar o ClickUp para suas reuniões e agendas. O ClickUp tem uma vasta gama de recursos que ajudarão em tudo, desde os cronogramas mais simples até itinerários avançados para reuniões de equipe. Vamos começar!
12 melhores recursos do ClickUp para planejar uma reunião
Aqui estão os melhores recursos para planejar uma reunião ou criar uma agenda para essa reunião usando o ClickUp:
1. Bloco de notas
O primeiro passo para qualquer coisa é criar um plano, ou pelo menos deveria ser. Muitos de nós evitam criar um plano porque parece um processo grande e desnecessário, mas nós simplificamos isso no ClickUp! O bloco de notas permite que você anote rapidamente suas ideias à medida que elas surgem. E se você estiver na equipe do ClickUp do seu trabalho e não quiser que seus colegas vejam seus planos para o jantar desta noite? Essa é a grande vantagem do bloco de notas: ele é totalmente privado. Além disso, você pode adicioná-lo como uma extensão do Chrome e usá-lo sempre que navegar na web. Ele se conecta à sua conta principal do ClickUp! Este é um ótimo lugar para começar a criar sua agenda e anotar suas ideias à medida que elas surgirem.
2. Lista e prazos das tarefas
Você pode definir prazos para uma lista inteira ou para uma tarefa específica. Esse recurso é essencial se você tiver tarefas que precisam ser concluídas antes do início da reunião. Garanta a responsabilidade e certifique-se de que todos estejam alinhados quanto aos prazos usando datas de vencimento! Uma ideia é adicionar a agenda da reunião à descrição da tarefa, veja abaixo!
3. Descrição da tarefa
Depois de saber quando será a reunião e criar algumas ideias básicas, é hora de elaborar uma agenda e pedir a opinião da sua equipe. Aqui no ClickUp, colocamos a agenda na descrição da tarefa e você pode até mesmo editá-la da maneira que quiser com a edição de rich text. As pessoas podem então usar comentários para inserir suas ideias e adicioná-las à agenda.
4. Comentários atribuídos
Depois que todos adicionarem suas ideias, você pode usar os comentários para criar itens de ação ou tarefas para cada pessoa com comentários atribuídos. O restante desses recursos é ótimo para garantir a responsabilidade e assegurar que tudo o que é necessário para a reunião seja feito no prazo!
5. Extensão do Chrome
Digamos que você esteja navegando na web e perceba que precisa criar uma tarefa a partir de um site que está visualizando para garantir que ela seja analisada durante sua próxima reunião... O ClickUp tem a solução para isso! Nossa extensão do Chrome permite que você crie rapidamente uma tarefa a partir do site que está visualizando. Você pode até definir uma lista padrão para adicionar tarefas facilmente à sua lista de reuniões.
6. Modelos de tarefas
Nossos novos modelos de tarefas permitem salvar facilmente tarefas que você usa repetidamente. Isso é perfeito para reuniões. Aqui na ClickUp, começamos cada reunião revisando nossa reunião semanal, então os modelos de tarefas são perfeitos para garantir que seguimos o mesmo processo geral todas as vezes. Isso também garante consistência, independentemente de quem está no turno ou gerenciando. Aproveite esse recurso poderoso ao planejar sua próxima reunião.
7. Tarefas recorrentes
Quase todos os escritórios têm certas tarefas que são realizadas de forma programada. As tarefas recorrentes são excelentes para isso e são uma ótima maneira de garantir que as mesmas tarefas sejam realizadas em um cronograma definido ou reabertas assim que forem concluídas. Nossas tarefas recorrentes são extremamente robustas e permitem uma quantidade aparentemente ilimitada de combinações. Esse é um recurso que realmente diferencia o ClickUp dos concorrentes e permite que você programe facilmente as tarefas que realiza todas as semanas.
8. Dependências
Muitos de nós temos tarefas que não podemos realizar até que a reunião termine ou a agenda seja definida... é aí que entram as dependências! Elas permitem que você tenha tarefas em espera ou bloqueando outras tarefas, para que não haja confusão sobre quando você pode começar.
9. Tags
As tags são uma excelente maneira de acompanhar todas as tarefas relacionadas à sua reunião, mesmo que estejam em listas diferentes. Você pode facilmente marcar todas as suas tarefas standup com “standup” e acessá-las em todas as listas usando filtros.
10. Calendário
Você pode ver todas as suas tarefas com prazos facilmente no seu calendário. Como bônus, temos uma sincronização bidirecional com o Google Agenda, para que você também possa ver suas tarefas do ClickUp no seu Google Agenda, seja online ou no aplicativo móvel.
11. Listas de verificação
Você pode usar listas de verificação dentro das tarefas ou no bloco de notas, dependendo de suas necessidades. Muitas vezes, no ClickUp, se apenas uma pessoa estiver liderando uma reunião para a equipe, ela usará uma lista de verificação em seu bloco de notas, pois essa é uma maneira fácil de anotar notas eficientes da reunião. As listas de verificação são “inteligentes”, então você pode marcá-las fisicamente e agrupá-las se duas tarefas estiverem relacionadas.
Se a reunião for colaborativa, geralmente é uma boa ideia usar uma lista de verificação dentro de uma tarefa para que cada colega de trabalho possa marcar os itens da sua lista.
12. Use o Slack
Sua equipe usa o Slack para se comunicar e eliminar e-mails desnecessários? Ou talvez sua equipe remota esteja conectada em vários fusos horários e o Slack seja uma ferramenta vital para atualizar notas e progressos? Então o ClickUp também pode ajudá-lo. Se uma ótima ideia ou tarefa surgir nas conversas do Slack, você pode transformar automaticamente essa mensagem do Slack em uma tarefa ou comentário. Veja mais sobre como o Slack funciona com o ClickUp.
Conclusão
Esta lista está ficando longa, e há um motivo para isso! Temos vários recursos voltados para a criação de agendas e planejamento de reuniões. Todos os recursos são extremamente personalizáveis, portanto, sejam quais forem suas necessidades, nós temos a solução para você!