Vamos falar sobre algo que pode aumentar ou diminuir a eficiência da sua equipe: o quadro de pessoal. Uma escala de serviço é um cronograma que atribui tarefas ou responsabilidades específicas a indivíduos em um grupo ou organização.
Se você já vivenciou o caos da programação de última hora ou a dificuldade de cobrir turnos, sabe como é importante fazer isso corretamente. A criação de uma escala de serviço aumenta a produtividade, evita o esgotamento e mantém sua equipe alinhada quando bem utilizada. 🗓️✨
Pronto para aprender a criar um que funcione? Esta publicação explorará as principais etapas para a elaboração de uma escala de serviço que mantenha as coisas funcionando sem problemas e maximize o potencial da sua equipe. 📈
Resumo de 60 segundos
- Por que é importante: Uma escala de serviço bem planejada mantém sua equipe produtiva, garante uma distribuição justa da carga de trabalho e mantém a harmonia no local de trabalho
- Como criar uma escala de serviço: As etapas para criar uma escala de serviço incluem avaliar as necessidades de pessoal, selecionar uma estratégia de escala adequada e garantir a conformidade legal. Colete detalhes dos funcionários, como disponibilidade e preferências, defina horários claros para os turnos e planeje contingências
- Qual é o desafio? Os desafios comuns incluem conflitos de programação de última hora, distribuição injusta de turnos e políticas de folga inconsistentes, que podem causar frustração e interromper as operações
- Como resolver isso: Envolva os funcionários no processo de programação, defina diretrizes claras de folga e programe os turnos com antecedência para reduzir a incerteza.
- Ferramentas como o ClickUp podem ajudar a automatizar e otimizar a programação para minimizar os erros
Entendendo os Escalas de Serviço
Uma escala de serviço é um plano estruturado que descreve quem é responsável pelo quê, quando e onde - essencialmente a espinha dorsal de uma equipe eficiente. O objetivo é simples: simplificar as operações, otimizar os recursos e aumentar a responsabilidade.
Ao definir claramente as funções e responsabilidades, evita-se confusão, reduz-se o desequilíbrio da carga de trabalho e garante-se uma cobertura perfeita. Essa clareza mantém as equipes alinhadas e as operações funcionando sem problemas. Lembre-se de que é importante atualizar a lista regularmente para refletir as alterações e garantir sua precisão.
Embora semelhante às escalas tradicionais, uma escala de serviço vai além dos horários de entrada. Ele detalha tarefas específicas atribuídas durante os turnos, acrescentando uma camada extra de estrutura para um melhor gerenciamento de tarefas.
Por exemplo, em uma equipe de gerenciamento de projetos, uma escala de serviço pode delinear as horas de cada membro da equipe e atribuir tarefas específicas, como comunicações com o cliente, relatórios de progresso e acompanhamento do orçamento. Em uma loja de varejo, a escala poderia detalhar os turnos e designar responsabilidades como abrir a loja, gerenciar o estoque e supervisionar o atendimento ao cliente para garantir operações diárias tranquilas.
você sabia? A palavra "roster" foi adotada na língua inglesa no século XVIII a partir do termo holandês "rooster", que se referia a uma lista ou registro frequentemente usado para fins militares ou organizacionais.
Componentes de um Escalonamento de Serviço Eficaz
Não importa se você está planejando uma escala semanal ou uma escala de longo prazo, esses componentes-chave garantem que sua escala de serviço seja eficaz e eficiente:
- Detalhes do funcionário: Inclua uma lista de todos os funcionários, suas funções, habilidades e disponibilidade. Saber quem está qualificado para tarefas específicas ajuda a designar a pessoa certa para a função certa
- Horários dos turnos: Defina claramente os horários de início e término de cada turno. Isso garante que todos saibam quando devem estar em serviço
- Funções e responsabilidades: Detalhe os deveres de cada pessoa durante seu turno. Isso proporciona clareza, ajuda a evitar sobreposições de tarefas e garante que todas as funções essenciais sejam cobertas, assegurando uma cobertura adequada
- Planos de contingência: Ausências inesperadas acontecem, portanto, sempre planeje uma equipe de reserva ou funcionários com treinamento cruzado que possam intervir, se necessário
- Conformidade com as leis trabalhistas: Certifique-se de que sua escala de plantão esteja em conformidade com as leis trabalhistas locais, como jornada máxima de trabalho, intervalos obrigatórios e regulamentos sobre horas extras
- Flexibilidade e atualizações: Uma escala de serviço eficaz é adaptável. Revise-a e ajuste-a regularmente com base em feedback, mudanças na equipe ou necessidades inesperadas
- Acessibilidade: Torne a escala de serviço facilmente acessível. Coloque-a em um quadro de avisos, compartilhe-a digitalmente ou disponibilize-a por meio de um software de escala de serviço
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Etapas para criar uma escala de serviço: Um guia rápido
Quando se trata de criar uma escala de serviço, seguir uma abordagem estruturada garante operações tranquilas, melhora o moral dos funcionários, melhora a prestação de contas e responsabilidades claras para a sua equipe. Aqui estão as etapas essenciais para começar:
Etapa 1: Determine suas necessidades de pessoal
Antes de começar a elaborar uma escala de serviço, é essencial entender exatamente o que sua empresa exige. Observe atentamente suas operações para identificar as tarefas que precisam ser realizadas diariamente, semanalmente ou até mesmo sazonalmente.
Considere quantos membros da equipe são necessários para cada tarefa e se funções específicas exigem habilidades ou certificações especiais. Por exemplo, se você administra um restaurante, precisará de um equilíbrio entre chefs, servidores e anfitriões durante os horários de pico.
Aqui estão alguns aspectos que você precisa considerar:
- Considere funções especiais: Certas tarefas exigem habilidades ou certificações específicas?
- Entenda a carga de trabalho: Quais tarefas críticas precisam ser concluídas e quantas pessoas são necessárias para cada uma delas?
- Identifique os horários de pico: Há horários, dias ou estações específicos em que a demanda é maior?
A identificação dessas necessidades garante que a sua escala não esteja apenas preenchendo turnos, mas apoiando efetivamente a sua equipe e as operações.
Dica profissional: Use modelos de escala de trabalho para simplificar o planejamento da escala. Veja como eles ajudam:
- Simplifique o processo fornecendo uma estrutura clara 📅
- Economize tempo com estruturas pré-construídas para facilitar os ajustes ⏳
- Adapte-se às diferentes necessidades da equipe sem começar do zero 🔄
- Garanta a consistência e a precisão em todos os turnos 📊
Etapa 2: Escolha uma estratégia de escala de serviço
Depois de saber o que você precisa, é hora de decidir como essas necessidades serão atendidas. É aí que entra sua estratégia de escalas de serviço.
Aqui estão algumas escalas de turnos comuns:
- Escala flexível: Os funcionários têm controle sobre quando trabalhar, dentro dos limites acordados, oferecendo adaptabilidade e equilíbrio entre vida pessoal e profissional
- Escala fixa: Os funcionários trabalham as mesmas horas definidas todos os dias ou semanas, proporcionando consistência e rotina. Perfeito para empresas com horários e requisitos de pessoal consistentes
- Escala rotativa: Os funcionários alternam entre diferentes turnos (por exemplo, dia, tarde e noite) em um período definido para garantir a equidade. Perfeito para setores que operam 24 horas por dia, como saúde ou manufatura
Você também pode explorar opções exclusivas, como o cronograma 2-2-3 (dois dias de trabalho, dois dias de folga, três ou menos dias de trabalho) ou o cronograma 9/80 (80 horas em nove dias com um dia de folga a cada duas semanas), que estão crescendo em popularidade para aumentar a produtividade e a satisfação dos funcionários.
A estratégia certa depende das necessidades da sua empresa e das preferências da sua equipe, portanto, certifique-se de adaptá-la para atender a ambas.
Etapa 3: Cumprir os requisitos legais
Até mesmo a escala de serviço mais eficiente será desfeita se não seguir as regras. Não é negociável entender e aderir às leis trabalhistas. Portanto, verifique as regulamentações locais com relação a horas máximas de trabalho, intervalos obrigatórios e limites de horas extras para garantir que sua escala seja justa e legal.
Aqui estão alguns pontos a serem considerados:
- Conheça as leis: Pesquise as leis trabalhistas locais referentes a horas de trabalho, horas extras e intervalos
- Proteja sua equipe: Evite sobrecarregar os funcionários respeitando os limites máximos de horas
- Considere os contratos: Certifique-se de que sua escala esteja alinhada com os contratos de trabalho, seja em tempo integral, meio período ou freelancer
Etapa 4: Selecione um software de gerenciamento de agendamento e presença
Em ambientes de trabalho de ritmo acelerado, confiar em métodos de papel e caneta ou em modelos básicos e planilhas para criar escalas de serviço não é mais prático.
Opte por ferramentas confiáveis e dinâmicas de otimização da força de trabalho que reduzam os erros, economizem tempo e garantam a precisão de sua escala de serviço. Essas ferramentas facilitam a adaptação às mudanças e aumentam a produtividade da equipe.
Como o aplicativo ideal para o trabalho, o ClickUp é perfeito para todas as suas necessidades de gerenciamento de tempo.
Com seus recursos robustos de agendamento e gerenciamento de tarefas, ele permite automatizar turnos, controlar a presença e atualizar rapidamente as escalas, otimizando o fluxo de trabalho da sua equipe e aumentando a eficiência geral.
ClickUp para gerenciamento de RH
As soluções de gerenciamento de RH do ClickUp oferecem recursos que garantem que os funcionários recebam notificações, compartilhem feedback e visualizem suas escalas em tempo real, tornando a comunicação perfeita. Ele permite que você atribua tarefas aos funcionários usando comentários e defina tipos de tarefas e prioridades para garantir que todos estejam em dia com o trabalho.
De modo geral, ele simplifica o gerenciamento de pessoas ao monitorar o desempenho, o envolvimento e o desenvolvimento dos funcionários. Você pode até mesmo otimizar sua experiência de recrutamento e integração para garantir que seus novos funcionários aproveitem ao máximo o treinamento.
Veja a seguir alguns recursos adicionais do ClickUp para aprimorar seu processo de escala de serviço:
Visualização do calendário do ClickUp
O Calendar View do ClickUp ajuda você a visualizar o trabalho, reagendar tarefas e acompanhar as tarefas sem problemas. Veja seu trabalho em visualizações diárias, semanais ou mensais e até mesmo defina filtros avançados para destacar eventos importantes.
O ClickUp até envia lembretes de eventos, garantindo que você nunca perca nenhum. Ele também sincroniza sua agenda com o Google Calendar para manter todos os seus eventos em um só lugar. Dessa forma, ele ajuda você:
- Visualize facilmente a programação da sua equipe com visualizações diárias, semanais ou mensais
- Reprogramar tarefas sem esforço com a funcionalidade de arrastar e soltar
- Receba lembretes automáticos para os próximos eventos e prazos
- Sincronize perfeitamente com o Google Calendar para consolidar todos os seus eventos em um só lugar
Visualizações do ClickUp
O ClickUp Views permite gerenciar com eficiência as escalas individuais e os projetos da equipe. Você pode compartilhar facilmente cronogramas de projetos com clientes e membros da equipe, assegurando que nenhum turno seja perdido ou tenha duas marcações.
A visualização da carga de trabalho garante que você conheça a largura de banda da sua equipe, para que possa ver quem está abaixo e quem está acima da capacidade. Isso também o ajuda a entender qual área requer recursos adicionais.
Controle de horas do ClickUp
Controle o tempo, defina estimativas de tempo e visualize relatórios sobre seu tempo com o Project Time Tracking do ClickUp. Com esse recurso, você pode controlar o tempo gasto em qualquer tarefa de qualquer dispositivo e adicionar notas às entradas para referência.
Ele também permite criar e compartilhar planilhas de horas personalizadas, permitindo examinar as atividades dos membros da sua equipe ao longo do tempo.
Automações do ClickUp
Quer saber como desenvolver fluxos de trabalho otimizados? Use o ClickUp Automations para eliminar tarefas repetitivas e aumentar a produtividade.
Com acionadores, ações e integrações personalizáveis, você pode automatizar seus processos, mantendo tudo sob controle sem esforço manual. Isso permite que as equipes se concentrem em trabalhos mais estratégicos, reduzindo erros e aumentando a eficiência.
Modelos do ClickUp
O ClickUp também oferece vários modelos de escala para criar facilmente uma escala de serviço. Esses modelos são totalmente personalizáveis e dinâmicos, o que permite adaptá-los às necessidades específicas de sua equipe e fazer ajustes conforme necessário.
Use o modelo de escala de serviço do ClickUp para revisar as escalas de sua equipe, garantir a disponibilidade e acompanhar as solicitações de folga. Esse modelo completo mantém todos a par de suas responsabilidades, melhora a comunicação e mantém um registro do tempo trabalhado.
Você pode abri-lo em 5 visualizações diferentes, incluindo Staff Payout Board, Weekly Calendar, Staff Roster e Work Progress, para se manter organizado e verificar diferentes aspectos das escalas.
Dessa forma, ele ajuda a:
- Otimizar a programação da equipe e garantir que não haja turnos sobrepostos
- Rastreamento eficiente da disponibilidade dos funcionários e das solicitações de folga
- Manter um registro claro das horas trabalhadas e das tarefas concluídas
- Melhorar a comunicação da equipe e manter todos na mesma página
Nesse sentido, outro modelo que se destaca é o Shift Schedule Template do ClickUp, que organiza visualmente os turnos e fornece atualizações em tempo real para equipes em vários locais. Esse modelo garante que todos estejam alinhados com as atribuições de turnos, reduzindo conflitos de agendamento e melhorando a coordenação da equipe.
O ClickUp nos permite publicar todas as comunicações entre todas as áreas da nossa empresa em um local central. Isso torna fácil e conveniente receber notificações e manter programações, rotas e entregas para nossa empresa.
O ClickUp nos permite publicar todas as comunicações entre todas as áreas da nossa empresa em um local central. Isso torna fácil e conveniente receber notificações e manter programações, rotas e entregas para nossa empresa.
Etapa 5: Liste os detalhes do funcionário
Antes de atribuir turnos, é fundamental ter uma compreensão clara da disponibilidade, das habilidades e das preferências da sua equipe.
Crie um registro abrangente que inclua a função, as qualificações, o horário de trabalho preferido de cada funcionário e quaisquer restrições, como compromissos de meio período ou responsabilidades pessoais.
Documentos do ClickUp
Use o ClickUp Docs para criar essa lista. Ele oferece recursos como páginas aninhadas, opções de estilo e formatação e colaboração em tempo real com os membros da equipe. Dessa forma, você pode facilmente pedir aos membros da equipe que contribuam com suas opiniões e preferências e manter as informações acessíveis e transparentes.
Essas informações permitem que você aloque turnos de forma mais eficaz, garantindo que todos sejam colocados em funções para as quais estão qualificados e com as quais se sentem confortáveis.
Etapa 6: Defina o horário do turno
A definição clara dos horários dos turnos é a próxima etapa na criação de uma escala de serviço. Estabeleça os horários de início e término de cada turno, garantindo que estejam alinhados com o horário de funcionamento da empresa e com os horários de pico.
Tenha em mente a criação de durações de turnos realistas - muito curtas e a produtividade pode ser prejudicada; muito longas e os funcionários podem se esgotar. Se necessário, escalone os horários de início e término dos turnos para garantir transições suaves e evitar sobreposições em diferentes turnos de trabalho ou lacunas na cobertura.
Etapa 7: Prepare-se para contingências
Por melhor que seja o seu planejamento, as coisas nem sempre saem como o esperado. Os funcionários podem ficar doentes, podem surgir emergências ou uma demanda inesperada pode deixá-lo com falta de pessoal. É por isso que é vital ter planos de contingência em vigor.
Identifique a equipe de apoio ou treine os funcionários para que eles possam assumir diferentes funções quando necessário. Mantenha uma lista de funcionários de plantão ou de meio período que estejam disponíveis para assumir a função em curto prazo.
Etapa 8: Revisar e ajustar
Depois que a escala for elaborada, reserve um tempo para revisá-la minuciosamente. Procure por lacunas na cobertura, turnos sobrepostos ou distribuição injusta do trabalho. Além disso, verifique se a carga de trabalho está equilibrada e se os horários de pico têm uma equipe adequada.
Não hesite em fazer ajustes com base no feedback da sua equipe ou em mudanças nas necessidades da empresa. Uma boa escala de serviço não é estática; ela evolui para atender às demandas do seu local de trabalho, mantendo a justiça e a eficiência.
Etapa 9: Compartilhe a escala de serviço
Por fim, é hora de compartilhar a escala de serviço com a sua equipe. Distribua-a com bastante antecedência para que os funcionários tenham tempo suficiente para revisar seus turnos e levantar quaisquer preocupações.
Certifique-se de que a escala seja facilmente acessível, compartilhando-a digitalmente por meio de um software de gerenciamento de turnos, afixando-a em um quadro de avisos ou enviando-a por e-mail. Além disso, faça questão de incentivar o feedback e abordar as preocupações prontamente para evitar confusão ou mal-entendidos sobre os turnos. Essa comunicação proativa ajuda a garantir que todos estejam alinhados e reduz possíveis problemas durante o dia de trabalho.
Desafios comuns e práticas recomendadas para o planejamento de escalas de serviço
Embora as escalas de serviço sejam altamente eficazes, elas apresentam alguns desafios que podem afetar a coordenação da equipe. Aqui estão alguns problemas comuns a serem considerados:
Indisponibilidade da equipe
Equilibrar a disponibilidade dos funcionários com suas preferências, como turnos preferidos ou dias de folga, geralmente é difícil. Os funcionários podem solicitar dias de folga específicos, o que pode entrar em conflito com as necessidades operacionais, e atender a todas as solicitações pode levar à falta de pessoal ou a conflitos de programação.
Sobrecarga ou subcarga de turnos
A distribuição uniforme do trabalho entre os turnos é muitas vezes desafiadora. Sobrecarregar determinados turnos de trabalho, como nos horários de pico, ou subcarregar outros leva a ineficiências e ao esgotamento dos funcionários. É essencial encontrar o equilíbrio certo entre um número excessivo ou insuficiente de funcionários.
Fadiga e esgotamento dos funcionários
A frequência de turnos noturnos ou de trabalho em dias alternados resulta em fadiga e esgotamento dos funcionários. Se os funcionários não tiverem períodos de descanso suficientes ou não alternarem entre diferentes tipos de padrões de trabalho entre os turnos, sua produtividade e bem-estar serão prejudicados.
uma pesquisa da Deloitte constatou que 77% das pessoas já experimentaram o esgotamento dos funcionários em seus empregos atuais. 91% dos entrevistados também afirmam que isso afeta negativamente a qualidade de seu trabalho, enquanto 83% mencionam que isso afeta negativamente seus relacionamentos pessoais.
Ausências inesperadas ou emergências
Os funcionários que ligam por motivo de doença, têm emergências pessoais ou precisam de uma folga inesperada podem atrapalhar toda a programação de turnos.
Sem um plano de contingência, as mudanças de última hora interrompem as operações e deixam os turnos incompletos, o que resulta em menos horas e maior estresse para a equipe restante.
Complexidade das operações em vários locais
Para empresas com vários locais, a coordenação de uma escala de serviço entre os locais se torna mais complicada. É preciso levar em conta os níveis e requisitos de pessoal, fusos horários e a logística de gerenciar a equipe em vários locais.
Aqui estão dicas importantes e algumas práticas recomendadas para ajudá-lo a criar uma escala de serviço que funcione para todos:
- Colabore com os funcionários durante o planejamento: Envolver a sua equipe no processo de agendamento promove um senso de propriedade e justiça. Pergunte aos funcionários sobre a disponibilidade, as preferências e as restrições deles antes de elaborar a escala
- Atribua nomes após concluir o plano: Ao criar uma escala de serviço, concentre-se primeiro em atender às necessidades operacionais, como cobertura durante os horários de pico e equilíbrio das cargas de trabalho. Quando a estrutura estiver pronta, atribua funcionários a turnos específicos com base em suas funções e capacidades
- Estabeleça diretrizes claras para o tempo livre: Definir e comunicar regras claras de gerenciamento de férias é essencial para a justiça e a transparência. Defina políticas sobre com quanto tempo de antecedência os funcionários devem solicitar férias e quantos membros da equipe podem estar de folga ao mesmo tempo
- Obtenha regularmente o feedback dos funcionários: Sua escala é um documento vivo que evolui de acordo com as necessidades da sua empresa e da sua equipe. Incentive os funcionários a compartilhar suas opiniões sobre o que está funcionando e o que não está. O feedback o ajuda a identificar problemas, como cargas de trabalho desiguais ou horários inconvenientes, e a fazer melhorias para escalas futuras
- Atribua turnos importantes a membros experientes da equipe: Designe sua equipe mais qualificada e experiente para turnos críticos ou de alta pressão. Esses funcionários lidarão com períodos movimentados com mais eficiência e manterão a qualidade do serviço. No caso dos membros mais novos ou menos experientes da equipe, combine-os com funcionários experientes durante os turnos mais calmos para oferecer oportunidades de aprendizado sem sobrecarregá-los
Simplifique o planejamento da escala de serviço com o ClickUp
Uma escala de serviço bem estruturada é essencial para um local de trabalho produtivo. Compreendendo as necessidades da sua equipe, envolvendo-a no processo e concentrando-se na comunicação clara e na programação estratégica, é possível criar uma escala que beneficie a todos.
O ClickUp simplifica esse processo com seus recursos avançados, como modelos personalizáveis e ferramentas de agendamento fáceis de usar. Isso permite que você gerencie sua escala de serviço com eficiência e facilidade.
Não importa se você está gerenciando escalas complexas ou simples, a flexibilidade do ClickUp aumenta a eficiência, reduz os erros e garante que sua equipe permaneça no caminho certo.
Então, por que esperar? Inscreva-se no ClickUp para simplificar o planejamento da escala de serviço e aumentar a eficiência do local de trabalho hoje mesmo! 🚀