“Estamos sem os dados sobre os padrões de comportamento dos usuários necessários para tomar decisões sobre publicidade. Adicione-os antes de enviarmos hoje.”
OU
“Acho que o relatório poderia se beneficiar de dados adicionais em todas as dimensões do negócio. Você poderia dar uma olhada nisso mais tarde?”
Qual das duas opções é melhor? Bem, isso depende!
A primeira frase explica exatamente o que se espera de você e por quê, sem deixar margem para ambiguidades — essa é uma forma de comunicação direta. A segunda frase, embora pareça imprecisa, abre espaço para uma conversa, deixando margem para ideias e negociações por meio da comunicação indireta.
Ambos os estilos de comunicação têm o seu lugar no local de trabalho. Nesta publicação do blogue, vemos porquê e como.
⏰ Resumo de 60 segundos
A comunicação direta ocorre quando sua mensagem é clara, direta e inequívoca. Ela promove a clareza, minimiza mal-entendidos e melhora a colaboração.
A comunicação direta não é limitada pelo canal. Você pode seguir o estilo direto com:
- Bate-papo em tempo real
- Comentários em documentos ou quadros brancos
- Módulo de tarefas na ferramenta de gerenciamento de projetos
As melhores situações para usar a comunicação direta são:
- Fornecer instruções
- Documentar processos e procedimentos
- Dar feedback
- Comunicar atualizações padrão
Para saber mais sobre exemplos de comunicação direta, técnicas de produtividade e dicas para se adaptar a ambos os estilos, continue lendo.
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Compreender a comunicação direta
O estilo de comunicação direta refere-se a uma troca direta e inequívoca de informações ou instruções. A mensagem é transmitida de forma clara e explícita, sem depender de dicas, significados implícitos ou sinais não verbais.
As principais características da comunicação direta incluem:
- Clareza: expresse-se de maneira concisa, utilizando linguagem simples, minimizando as lacunas de comunicação no local de trabalho.
- Especificidade: inclua detalhes precisos e acionáveis para evitar mal-entendidos.
- Transparência: Comunicação aberta com intenções e objetivos claramente definidos.
- Assertividade: frequentemente confiante e instrutivo
- Responsabilidade: envolve assumir a responsabilidade pelas suas palavras e pelo impacto que elas têm sobre o destinatário.
Em teoria, o estilo direto parece ser a melhor maneira de trabalhar. O que poderia dar errado com uma comunicação transparente, assertiva e clara? Na verdade, muita coisa. Portanto, na prática, a comunicação indireta também é extremamente útil.
Comunicação direta vs. indireta
Existem diferentes estilos de comunicação no local de trabalho. A comunicação indireta, um estilo que prioriza a linguagem corporal, sinais visuais e mensagens implícitas, pode ser uma ferramenta poderosa em situações específicas. Ela é caracterizada por:
- Responsabilidade do receptor: o receptor desempenha um papel ativo na compreensão e interpretação da mensagem pretendida.
- Compreensão compartilhada: o contexto e o vocabulário comum facilitam a compreensão.
- Ambiguidade deliberada: evite confrontos ou hostilidade amenizando o impacto.
Diferença entre comunicação direta e indireta
Vamos resumir as diferenças.
| Recurso | Comunicação direta | Comunicação indireta |
|---|---|---|
| Entrega | Claro, explícito e direto | Sutil, implícito e dependente do contexto |
| Objetivo | Dê instruções claras de forma eficiente. | Mantenha a harmonia e evite confrontos. |
| Tom | Assertivo e confiante | Cauteloso ou sugestivo |
| Clareza | Alta; deixa pouco espaço para interpretações erradas | Baixa a média; pode ser ambígua |
| Risco | Pode parecer rude ou insensível. | Pode levar a mal-entendidos |
Melhores casos de uso para comunicação direta e indireta
Não existe um estilo certo ou errado de comunicação, apenas o mais adequado para uma determinada situação. Isso significa que existem condições e situações específicas em que um estilo pode ser mais adequado do que outro.
As condições ideais para usar a comunicação direta são:
- Quando a clareza e a precisão são fundamentais
- Quando as restrições de tempo exigem eficiência
- Quando o destinatário não tem o contexto completo
- Ao abordar questões que exigem responsabilidade ou feedback imediato
Digamos que você esteja dando instruções a um estagiário sobre um relatório importante no qual ele está trabalhando. A comunicação direta é necessária neste caso. Poderia ser algo como:
“Preciso que você crie gráficos e tabelas para a seção de análise deste relatório no Google Sheets. Use as cores da marca e vincule os dados de origem na mesma planilha. Envie-me para revisão até o final desta semana.”
Se você estiver falando com o manobrista de um restaurante sobre estacionar o carro, pode dizer: “Por favor, desligue os faróis antes de desligar o motor, pois há um problema com o desligamento automático”. Essencialmente, aqui, você precisa de comunicação direta, pois o manobrista não conhece o seu carro!
As condições ideais para usar a comunicação indireta são:
- Situações delicadas ou propensas a conflitos
- Relações hierárquicas ou normas culturais que priorizam a polidez
- Pequenos grupos de pessoas que têm uma história comum e um contexto abrangente
- Ao cultivar relacionamentos de longo prazo e evitar possíveis ofensas
Dizer a alguém “você está demitido” de maneira direta pode ser bom para a TV, mas não é um estilo de comunicação ideal no trabalho, dada a natureza delicada da notícia. Em tais situações, a comunicação indireta empática é útil.
Brian Chesky, CEO da Airbnb, anunciou demissões devido à pandemia desta forma.
“Hoje, devo confirmar que estamos reduzindo o tamanho da força de trabalho da Airbnb... Vou compartilhar o máximo de detalhes possível sobre como cheguei a essa decisão, o que estamos fazendo para aqueles que estão saindo e o que acontecerá a seguir.”
“Hoje, devo confirmar que estamos reduzindo o tamanho da força de trabalho da Airbnb... Vou compartilhar o máximo de detalhes possível sobre como cheguei a essa decisão, o que estamos fazendo para aqueles que estão saindo e o que acontecerá a seguir.”
Como você pode ver, embora indireto, isso não é ofuscação ou fuga da responsabilidade. Na verdade, é exatamente o contrário.
Nos casos em que a equipe trabalha junta há muito tempo e tem um vocabulário comum, a comunicação indireta também pode funcionar. “Somos BYOD” ou “o problema está apenas no EUD” faria todo o sentido para os membros do grupo. O mesmo aconteceria com um meme do The Office! 😀
Então, como nos comunicamos?
Canais de comunicação direta no local de trabalho
Qualquer ambiente em que você trabalhe é um excelente canal para a comunicação direta. Pode ser a sala de conferências do seu escritório ou uma ferramenta colaborativa como o ClickUp. Veja como isso funcionaria.
Interação cara a cara
Uma conversa direta requer duas pessoas: um interlocutor e um receptor. A maneira mais eficaz de fazer isso é conversando cara a cara. Isso permite:
- Interação e esclarecimento em tempo real, se necessário.
- Feedback instantâneo do destinatário sobre como a mensagem está sendo recebida.
- Aceitação ou rejeição ativa da instrução
Um bate-papo virtual
Quando não for possível ter essa interação cara a cara, a melhor alternativa é um chat online. Isso deve ser:
- Síncrono, facilitando a conversa
- Apoiado por arquivos, imagens, notas, etc.
- Documente para consultar posteriormente.
O ClickUp Chat é uma ótima ferramenta para esse fim. Ele permite que você crie canais a partir de pastas, eliminando a necessidade de alternar entre diferentes plataformas. Você pode marcar pessoas, vincular tarefas, incluir notas e responder com emojis.
Mantenha toda a sua comunicação no contexto da sua ferramenta de gerenciamento de projetos. Crie tarefas diretamente a partir das mensagens, sincronize-se rapidamente com seus colegas de equipe, acompanhe as tarefas e muito mais.
Por exemplo, quando você precisar de uma atualização rápida sobre uma tarefa, pode enviar uma mensagem direta como: “Ei, Chad, você pode compartilhar o status da proposta do cliente até o meio-dia?” Quando Chad responder pedindo alguns dados a Jane, ele poderá marcá-la, e você poderá criar uma tarefa e atribuí-la a ela!
Tarefas dentro da gestão de projetos
A melhor maneira de reunir todas as informações sobre uma parte específica do trabalho é em um único lugar. O ClickUp Tasks oferece uma maneira eficaz de fazer isso. Depois de criar tarefas para tudo o que você deseja realizar, você pode:
- Explique a tarefa na seção de descrição.
- Adicione uma lista de verificação como critério de aceitação.
- Atribua tarefas às pessoas para mostrar quem é responsável por quê.
- Use os comentários aninhados para comunicação em equipe.
Comentários como conversas
Vimos os comentários aninhados nas Tarefas do ClickUp acima. Além disso, você também pode usar o recurso de comentários nos Quadros Brancos, Mapas Mentais e Documentos do ClickUp.
Por exemplo, em um quadro branco com um mapa de processos, você pode adicionar um comentário sobre uma etapa que está faltando. Em um arquivo de design compartilhado no Clickup, você pode comentar com feedback, como “Atualize o design para que ele esteja de acordo com as diretrizes mais recentes da marca”.
Quando necessário, com o ClickUp Assign Comments, você pode identificar uma pessoa específica e marcar os responsáveis ou todas as pessoas envolvidas no projeto.
Vejamos alguns exemplos de como isso funcionaria nesses canais de comunicação.
Exemplos de comunicação direta
A comunicação direta é perfeita para dar instruções específicas, especialmente se o destinatário estiver fazendo algo pela primeira vez.
Instruções: O melhor exemplo de comunicação direta é um guia passo a passo ou um fluxograma. Um guia de estilo de conteúdo ajudará um estagiário a publicar seu trabalho de forma consistente e alinhada com a marca.
Políticas e procedimentos: crie uma mini Wikipedia dos seus processos internos usando ferramentas de comunicação no local de trabalho, como o ClickUp Docs. Indique o que é e o que não é aceitável na sua organização para que todos possam ver.
Para estruturar os anúncios em sua organização, experimente estes modelos de plano de comunicação.
Feedback: “Seu último relatório foi bem pesquisado, mas a formatação dificultou a leitura. Use o modelo fornecido para relatórios futuros para melhorar a legibilidade.” Feedback direto como esse comunica claramente o problema e fornece etapas práticas para melhorias.
Colaboração em equipe: nem toda comunicação direta ocorre entre duas pessoas. Use-a em discussões em grupo, reuniões e atividades de colaboração em equipe em toda a sua organização.
Por exemplo, durante uma reunião de planejamento de sprint, você pode dizer: “Vamos priorizar as tarefas de integração da API primeiro e designar o João para lidar com as dependências de front-end. Podemos definir um prazo até sexta-feira para revisar o progresso?”
Atualizações regulares: às vezes, você pode automatizar algumas atividades para que todos na equipe recebam a mensagem. A barra de ferramentas multitarefa do ClickUp ajuda a gerenciar várias tarefas, atribuir responsabilidades, definir prazos e deixar comentários de uma só vez.
Agora que você entende como é a comunicação direta no mundo real, vamos ver por que ela é importante.
Aumentando a produtividade por meio da comunicação direta
A comunicação direta elimina o excesso de palavras. Ela ajuda o interlocutor a falar livremente e o receptor a entender rapidamente. Isso economiza tempo e esforço para ambos, levando a uma melhor colaboração em equipe e maior produtividade. Veja como você pode implementar isso no seu local de trabalho.
Disponibilize os dados: é mais fácil enviar e receber comunicações diretas se elas estiverem baseadas em dados concretos. Use os painéis do ClickUp para isso. Por exemplo, você pode dizer: “O número de leads que geramos esta semana é o mesmo, mas as conversões caíram 40%. Sabemos o que aconteceu?”
📖 Leitura bônus: Como compartilhar informações com colegas de equipe
Torne os membros da equipe responsáveis: para uma melhor responsabilização, defina metas SMART. Em seguida, configure-as no ClickUp Goals, permitindo que todos acessem seus objetivos e acompanhem o progresso.
Minimize redundâncias: não faça os funcionários se repetirem na reunião diária. Use o ClickUp Brain para gerar relatórios de reuniões diárias automaticamente e use o tempo economizado para interações mais significativas.
Dicas para pessoas com diferentes estilos de comunicação
O estilo de comunicação que você usa depende quase inteiramente da situação. Portanto, aqui estão algumas coisas a serem lembradas ao adotar um.
Se o seu estilo principal é a comunicação direta
Cuidado com o tom de voz: a comunicação direta está a um passo de se tornar rude. Portanto, mantenha um tom profissional e atencioso. Use uma linguagem educada. Inclua “por favor” e “obrigado”.
Ouça ativamente: quem se comunica diretamente costuma se concentrar em transmitir sua mensagem, mas isso não é suficiente. Pratique a escuta ativa. Preste muita atenção ao que os outros estão dizendo, sem interromper.
Fique atento ao feedback: observe as pistas não verbais do destinatário da sua mensagem, como acenos de cabeça ou comentários. Avalie o ambiente e adapte sua mensagem de acordo com ele.
Adapte-se ao seu público: tenha cuidado, especialmente ao lidar com pessoas de culturas ou contextos em que a comunicação indireta é a norma. Certifique-se de que a comunicação direta não se torne ofensiva.
Adote a comunicação indireta quando aplicável: a comunicação excessiva no local de trabalho pode ser uma técnica útil. Adicionar empatia pode melhorar significativamente a qualidade das interações.
Por exemplo, em vez de dizer “Precisamos que isso seja feito imediatamente”, tente “Sei que o prazo é apertado, mas seus esforços são cruciais para cumpri-lo”.
Essa abordagem valida as emoções dos outros, ao mesmo tempo em que deixa claras as expectativas.
Se o seu estilo preferido é a comunicação indireta
Não fique enrolando: a comunicação indireta não significa ser deliberadamente vago ou não assumir responsabilidades. Na verdade, trata-se de falar com empatia e sutileza. Não confunda indireto com pouco claro.
Por exemplo, em vez de formular seu feedback como “Esta seção pode precisar de alguns ajustes”, diga “Acho que adicionar um estudo de caso aqui reforçaria seu argumento”.
Seja confiante: a assertividade não é uma característica da comunicação indireta. Quem se comunica indiretamente hesita em expressar suas necessidades ou opiniões com firmeza. Pratique a assertividade educada. Isso é especialmente importante na comunicação horizontal e na gestão ascendente.
Adapte-se aos comunicadores diretos: os comunicadores indiretos às vezes percebem a comunicação direta como um ataque ou uma emboscada. No entanto, equipes de alto desempenho costumam ser diretas.
Entenda que a outra maneira (direta) não é necessariamente a maneira errada. Evite confiar em dicas ou sinais sutis ao trabalhar com comunicadores diretos. Aceite-os pelo valor nominal e fale em termos diretos e explícitos.
Comunicação eficaz (direta ou não) com o ClickUp
No mundo do trabalho intelectual, a comunicação interpessoal é a base do sucesso. Requisitos, resumos, esclarecimentos, ideias, feedback, processos, atualizações — cada dia é uma coleção de inúmeras comunicações diretas e indiretas.
Uma ferramenta abrangente de gerenciamento de projetos e colaboração como o ClickUp não apenas possibilita isso, mas também o eleva a um novo patamar. O ClickUp Docs e o ClickUp Tasks ajudam a comunicar as coisas antes do início do trabalho.
Os comentários e o chat do ClickUp permitem a troca de ideias durante o projeto. O painel do ClickUp é ótimo para revisões e retrospectivas. Com o tempo, o ClickUp se torna sua fonte única de conhecimento organizacional, agregando valor para todos que entram nos sistemas.
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