Como usar a comunicação direta para aumentar a produtividade

"Faltam os dados sobre os padrões de comportamento do usuário necessários para tomar decisões de publicidade. Por favor, adicione-os antes de enviá-los hoje."

OU

"Acho que o relatório poderia se beneficiar de dados adicionais nas dimensões de negócios. Você poderia dar uma olhada nele mais tarde?"

Qual das duas opções é melhor? Bem, isso depende!

A primeira frase explica exatamente o que se espera de você e por que, sem espaço para ambiguidade - essa é uma forma de comunicação direta. A segunda frase, embora pareça imprecisa, abre uma conversa, deixando espaço para ideias e negociações por meio da comunicação indireta.

Esses dois estilos de comunicação têm seu lugar no local de trabalho. Nesta postagem do blog, veremos por que e como.

⏰ Resumo de 60 segundos

A comunicação direta ocorre quando sua mensagem é clara, direta e sem ambiguidade. Ela promove a clareza, minimiza mal-entendidos e aprimora a colaboração

A comunicação direta não é limitada pelo canal. Você pode seguir o estilo direto com:

• Bate-papo em tempo real
• Comentários em documentos ou quadros brancos
• Módulo de tarefas na ferramenta de gerenciamento de projetos

As melhores situações para usar a comunicação direta são quando:

• Fornecimento de instruções
• Documentar processos e procedimentos
• Dar feedback
• Comunicar atualizações padrão

Para saber mais sobre exemplos de comunicação direta, técnicas de produtividade e dicas para se adaptar a ambos os estilos, continue lendo.

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Entendendo a comunicação direta

O estilo de comunicação direta refere-se a uma troca direta e inequívoca de informações ou instruções. A mensagem é transmitida de forma clara e explícita, sem depender de dicas, significados implícitos ou sinais não verbais.

As principais características da comunicação direta incluem:

• Claridade: Expressa em linguagem simples e de forma concisa, minimizandofalhas de comunicação no local de trabalho
  • Especificidade: Inclui detalhes precisos e acionáveis para evitar mal-entendidos
• Transparência: Comunicação aberta com intenção e propósito claramente declarados
• Assertividade: Frequentemente confiante e instrutivo
• Responsabilidade: Envolve assumir a responsabilidade por suas palavras e o impacto sobre o destinatário

Em teoria, o estilo direto parece ser a melhor maneira de trabalhar. O que poderia dar errado com uma comunicação transparente, assertiva e clara? Na verdade, muita coisa. Portanto, na prática, a comunicação indireta também é extremamente útil.

Comunicação direta vs. indireta

Existem diferentes estilos de comunicação no local de trabalho . A comunicação indireta, um estilo que prioriza a linguagem corporal, os sinais visuais e as mensagens implícitas, pode ser uma ferramenta poderosa em situações específicas. Ela é caracterizada por:

• Responsabilidade do receptor: O receptor desempenha um papel ativo na compreensão e interpretação da mensagem pretendida
• Compreensão compartilhada: O contexto e o vocabulário comum facilitam a compreensão
• Ambiguidade deliberada: Evitar o confronto ou a hostilidade amortecendo o golpe

Diferença entre comunicação direta e indireta

Vamos resumir as diferenças.

Diferenças entre comunicação direta e indireta

Melhores casos de uso para comunicação direta e indireta

Não existe um estilo certo ou errado de comunicação, apenas o mais adequado em uma determinada situação. Isso significa que há condições e situações específicas em que um estilo pode ser mais adequado do que outro.

As condições ideais para usar a comunicação direta são:

• Quando a clareza e a precisão são essenciais
• Quando as restrições de tempo exigem eficiência
• Quando o destinatário não tem o contexto completo
• Ao abordar questões que exigem responsabilidade ou feedback imediato

Digamos que você esteja dando instruções a um estagiário sobre um relatório importante no qual ele está trabalhando. A comunicação direta é necessária aqui. Poderia ser algo como:

"Preciso que você crie gráficos e tabelas para a seção de análise deste relatório no Planilhas Google. Use as cores da marca e vincule os dados de origem na mesma planilha. Envie-o para mim para revisão até o final desta semana."

Se você estiver falando com o manobrista de um restaurante sobre estacionar o carro, você pode dizer: "Por favor, desligue as luzes antes de desligar a ignição porque há um problema com o desligamento automático" Essencialmente, aqui, você precisa de comunicação direta porque o manobrista não conhece o seu carro!

As condições ideais para usar a comunicação indireta são:

• Situações sensíveis ou propensas a conflitos
• Relacionamentos hierárquicos ou normas culturais que priorizam a polidez
• Pequenos grupos de pessoas que têm uma história compartilhada e um contexto abrangente
• Ao promover relacionamentos de longo prazo e evitar possíveis ofensas

Dizer a alguém "você está demitido", de forma direta, pode dar um bom programa de TV, mas não é o estilo de comunicação ideal no trabalho, dada a natureza sensível da notícia. Em tais situações, a comunicação indireta e empática é útil. Brian Chesky, CEO da Airbnb, anunciou demissões devido à pandemia.

"Hoje, devo confirmar que estamos reduzindo o tamanho da força de trabalho do Airbnb... Vou compartilhar o máximo de detalhes que puder sobre como cheguei a essa decisão, o que estamos fazendo para aqueles que estão saindo e o que acontecerá a seguir."

Como você pode ver, apesar de indireto, não se trata de ofuscação ou de redução de responsabilidade. Na verdade, é exatamente o oposto.

Nos casos em que a equipe trabalhou junta por um longo período e tem um vocabulário comum, a comunicação indireta também pode funcionar. "Nós somos BYOD" ou "o problema está apenas no EUD" faria todo o sentido para as pessoas do grupo. Assim como um meme do The Office!

Então, como nos comunicamos?

Canais de comunicação direta no local de trabalho

Qualquer ambiente em que você trabalhe é um excelente canal de comunicação direta. Pode ser a sala de conferências de seu escritório ou uma ferramenta colaborativa como o ClickUp . Veja como isso funcionaria.

Interação face a face

Uma conversa direta requer duas pessoas: um locutor e um receptor. A maneira mais eficaz de fazer isso é conversar cara a cara. Isso permite:

• Interação e esclarecimento em tempo real, se necessário
• Feedback instantâneo do receptor sobre como a mensagem está sendo recebida
• Aceitação ou rejeição ativa da instrução

Um bate-papo virtual

Quando não é possível ter essa interação face a face, a melhor opção é um bate-papo on-line. Isso é inevitável:

• Síncrono, facilitando a conversa
• Apoiado por arquivos, imagens, anotações, etc.
• Documentado para consulta posterior Bate-papo do ClickUp é uma ótima ferramenta para essa finalidade. Ela permite que você crie canais a partir de pastas, eliminando a necessidade de alternar entre diferentes plataformas. Você pode marcar pessoas, vincular tarefas, incluir notas e responder com emojis.

Mantenha toda a sua comunicação em contexto em sua ferramenta de gerenciamento de projetos. Crie tarefas diretamente das mensagens, faça um rápido SyncUp com colegas de equipe, acompanhe as tarefas e muito mais.

Por exemplo, quando precisar de uma atualização rápida sobre uma tarefa, você pode enviar uma mensagem direta do tipo: "Ei, Chad, você pode compartilhar o status da proposta do cliente até o meio-dia?" Quando Chad responde solicitando alguns dados de Jane, Chad pode marcá-la, e você pode criar uma tarefa e atribuí-la a ela!

Comunicação direta facilitada com o ClickUp Chat

Tarefas no gerenciamento de projetos

A melhor maneira de conter todas as informações sobre uma parte específica do trabalho é em um único lugar. Tarefas do ClickUp oferece uma maneira eficaz de fazer isso. Quando houver tarefas criadas para tudo o que você deseja fazer, você poderá:

• Explicar a tarefa na seção de descrição
• Adicionar uma lista de verificação como critério de aceitação
• Atribuir tarefas a pessoas para mostrar quem é responsável pelo quê
• Usar os comentários aninhados paracomunicação da equipe

Comunique-se melhor com o ClickUp Tasks

Comentários como conversas

Vimos acima os comentários aninhados no ClickUp Tasks. Além disso, você também pode usar o recurso de comentários em Quadros brancos do ClickUp , Mapas Mentais e Documentos.

Por exemplo, em um quadro branco com um mapa de processo, você pode adicionar um comentário sobre uma etapa ausente. Em um arquivo de design compartilhado no Clickup, você pode fazer comentários, como "Atualize o design para corresponder às diretrizes mais recentes da marca"

Quando necessário, com Comentários do ClickUp Assign você pode identificar uma pessoa específica e marcar os responsáveis ou todas as pessoas envolvidas no projeto.

Nunca perca uma mensagem com o ClickUp

Vamos dar uma olhada em alguns exemplos de como isso poderia ser feito canais de comunicação .

Exemplos de comunicação direta

A comunicação direta é perfeita para dar instruções específicas, especialmente se o destinatário estiver fazendo algo pela primeira vez.

Instruções: O melhor exemplo de comunicação direta é um guia passo a passo ou um fluxograma. Um guia de estilo de conteúdo ajudará um estagiário a publicar seu trabalho de forma consistente e de acordo com a marca.

Fluxogramas rápidos e fáceis com o ClickUp Whiteboards

Políticas e procedimentos: Crie uma mini Wikipedia de seus processos internos usando ferramentas de comunicação no local de trabalho como Documentos do ClickUp . Declare o que é e o que não é aceitável em sua organização para que todos vejam.

Do manual do funcionário aos POPs com o ClickUp Docs

Para estruturar os anúncios em sua organização, experimente o seguinte modelos de planos de comunicação .

Feedback: "Seu último relatório foi bem pesquisado, mas a formatação dificultou a leitura. Por favor, use o modelo fornecido para relatórios futuros para melhorar a legibilidade." Feedbacks diretos como esse comunicam claramente o problema e fornecem etapas acionáveis para aprimoramento.

Colaboração da equipe: Nem toda comunicação direta é feita entre duas pessoas. Use-a em discussões em grupo, reuniões e colaboração em equipe atividades em sua organização.

Por exemplo, durante uma reunião de planejamento de sprint, você pode dizer: "Vamos priorizar as tarefas de integração de API primeiro e designar o John para lidar com as dependências de front-end. Podemos definir um prazo para sexta-feira para analisar o progresso?"

Atualizações regulares: Às vezes, é possível automatizar algumas atividades para que todos na equipe recebam a mensagem. Barra de ferramentas multitarefa do ClickUp ajuda a gerenciar várias tarefas, atribuir responsabilidades, definir prazos e deixar comentários de uma só vez.

Ação em massa sem esforço com a barra de ferramentas multitarefa do ClickUp

Agora que você já sabe como é a comunicação direta no mundo real, vamos ver por que ela é importante.

Aumentando a produtividade por meio da comunicação direta

A comunicação direta elimina os detalhes. Ela ajuda o orador a falar livremente e o receptor a entender rapidamente. Isso economiza tempo e esforço para ambos, levando a uma melhor colaboração da equipe e ao aumento da produtividade. Veja como você pode implementar isso em seu local de trabalho.

Disponibilize dados: É mais fácil enviar e receber comunicações diretas se elas estiverem baseadas em dados concretos. Use Painéis do ClickUp para isso. Por exemplo, você pode dizer: "O número de leads que geramos esta semana é o mesmo, mas as conversões caíram 40%. Sabemos o que aconteceu?"

Tenha conversas baseadas em dados com os ClickUp Dashboards

📖 Leitura de bônus: Como compartilhar informações com colegas de equipe Faça com que os membros da equipe sejam responsáveis: Para melhorar a responsabilidade, defina metas SMART. Em seguida, defina-as em Metas do ClickUp permitindo que todos acessem seus objetivos e acompanhem o progresso.

Defina, gerencie e atinja suas metas com o ClickUp Goals

Minimize as redundâncias: Não faça com que os funcionários se repitam na reunião. Use o ClickUp Brain para gerar automaticamente relatórios de reunião e use o tempo economizado para interações mais significativas.

Dicas para pessoas com diferentes estilos de comunicação

O estilo de comunicação que você usa depende quase inteiramente da situação. Portanto, aqui estão algumas coisas que você deve ter em mente ao adotar um estilo.

Se o seu estilo principal for a comunicação direta

**Lembre-se de seu tom: Direto está a um pulo de distância de ser rude. Portanto, mantenha seu tom profissional e atencioso. Use uma linguagem educada. Inclua seus "por favor" e "obrigado".

Ouça ativamente: Os comunicadores diretos geralmente se concentram em transmitir sua mensagem, mas isso não é suficiente. Pratique a escuta ativa. Preste muita atenção ao que os outros estão dizendo sem interromper.

Fique atento ao feedback: Observe os sinais não verbais do receptor de sua mensagem, como acenar com a cabeça ou dizer. Leia o ambiente e personalize sua mensagem de acordo com ele.

Adapte-se ao seu público: Tenha cuidado ao lidar com pessoas de culturas ou contextos em que a comunicação indireta é a norma. Certifique-se de que a comunicação direta não se torne ofensiva.

Aceite a comunicação indireta quando aplicável: Excesso de comunicação no local de trabalho pode ser uma técnica útil. A adição de empatia pode melhorar significativamente a qualidade das interações.

Por exemplo, em vez de dizer "Precisamos que isso seja feito imediatamente", tente dizer "Sei que o prazo é apertado, mas seus esforços são cruciais para cumpri-lo"

Essa abordagem valida as emoções dos outros e, ao mesmo tempo, deixa claras as expectativas.

Se seu estilo preferido for a comunicação indireta

**Não faça rodeios: A comunicação indireta não significa ser deliberadamente vago ou não assumir responsabilidade. Trata-se, na verdade, de falar com empatia e sutileza. Não confunda indireta com falta de clareza.

Por exemplo, em vez de formular seu feedback como "Esta seção pode precisar de algum trabalho", diga "Acho que adicionar um estudo de caso aqui fortaleceria seu argumento"

Seja confiante: A assertividade não é uma característica da comunicação indireta. Os comunicadores indiretos hesitam em expressar suas necessidades ou opiniões com firmeza. Pratique a assertividade educada. Isso é especialmente importante em comunicação horizontal e gerenciamento .

Adaptar-se aos comunicadores diretos: Os comunicadores indiretos às vezes percebem a comunicação direta como um ataque ou uma emboscada. No entanto, equipes de alto desempenho são geralmente diretas.

Entenda que o outro caminho (direto) não é necessariamente o caminho errado. Evite confiar em dicas ou sugestões sutis ao trabalhar com comunicadores diretos. Leve-os a sério e fale em termos diretos e explícitos.

Comunicação eficaz (direta ou não) com o ClickUp

No mundo do trabalho do conhecimento, a comunicação interpessoal é a base do sucesso. Requisitos, resumos, esclarecimentos, ideias, feedback, processos, atualizações - cada dia é uma coleção de inúmeras comunicações diretas e indiretas.

Uma ferramenta abrangente de gerenciamento de projetos e colaboração, como o ClickUp, não apenas permite isso, mas também o eleva. O ClickUp Docs e o ClickUp Tasks ajudam a comunicar as coisas antes do início do trabalho.

Os comentários e o ClickUp Chat permitem a troca de ideias durante o projeto. O ClickUp Dashboard é ótimo para revisões e retrospectivas. Com o tempo, o ClickUp se torna sua fonte singular de conhecimento organizacional, agregando valor para todos que entram nos sistemas.

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