A função principal e mais importante de um gerente de projeto ou de um líder de negócios é eliminar os obstáculos do caminho de suas equipes e capacitá-las a fazer um bom trabalho.
Essencialmente, um bom gerente de projetos é um ótimo solucionador de problemas. Para isso, ele precisa das ferramentas e estruturas corretas para dissecar efetivamente um problema, explorar possíveis soluções e escolher a mais adequada.
Nesta postagem do blog, exploramos uma dessas ferramentas, o relatório A3.
O que é um relatório A3?
Definição: Um relatório A3 é uma abordagem de solução de problemas e melhoria contínua que oferece um processo simples e orientado para enfrentar desafios comerciais complexos.
Se você viu o termo "relatório A3" e fez a conexão com o papel de tamanho ISO-A3, você está no caminho certo. Pioneira na Toyota e amplamente adotada no mundo da manufatura enxuta, a resolução de problemas em A3 prescreve um método para otimizar as informações e tomar decisões.
Finalidade de um relatório A3
Fundamentalmente, um relatório A3 é uma ferramenta de solução de problemas. Dentro desse quadro de referência, o relatório A3 serve a vários propósitos.
✅ Estrutura: Um relatório A3 oferece uma abordagem estruturada de solução de problemas com limites claros. Ele ajuda as equipes a explorar o problema de todos os ângulos possíveis. Paralelamente, ele também ajuda a eliminar informações desnecessárias e a se concentrar no que é importante.
Limitações: Basicamente, você deve ser capaz de resumir o problema em uma folha de papel A3. Isso ajuda a priorizar as possíveis causas e a alocar recursos de acordo.
Acionabilidade: Embora seja chamada de "relatório", a abordagem A3 traça uma linha de visão clara entre o problema (análise) e a solução correta (plano de ação).
Repetibilidade: O relatório A3 é uma ferramenta que pode ser aplicada a uma ampla gama de problemas. Seja na construção, na manufatura, no gerenciamento de mídia social ou no desenvolvimento de software, o relatório A3 pode ajudar!
Em um nível elevado, um relatório A3 é uma planilha para a solução de problemas. Em um nível granular, ele oferece mais clareza e visibilidade. Vamos dar uma olhada nesses aspectos.
Entendendo a estrutura do relatório A3
Um bom processo A3 oferece uma estrutura para explorar o contexto, identificar metas, realizar análises completas e tomar decisões. Veja a seguir como isso seria na prática.
Amostra de planilha A3 (Fonte: Wikimedia Commons )
Principais componentes de um relatório A3
- A melhor maneira de começar um relatório A3 é incluir as informações básicas, como:
- Número de série
- Nome do proprietário do relatório
- Nomes das partes interessadas
- Data do relatório, etc.
Feito isso, aqui estão os principais componentes.
1. Contexto/background
Esta seção inclui todas as informações essenciais de que você precisa antes de chegar ao problema propriamente dito.
Vamos dar uma olhada no que seria isso com um exemplo.
Imagine que você é uma agência de marketing que está investigando a queda da lucratividade de um determinado compromisso com um cliente. A seção de contexto comercial do relatório A3 conterá informações como:
- Tendências históricas de receita e lucratividade
- Nome e detalhes do cliente
- Breve histórico do relacionamento
- Quaisquer contratos anteriores, acordos de nível de serviço (SLAs) oumodelos de declaração de visão
- Pessoas envolvidas no envolvimento do cliente
2. Situação atual
É aqui que você detalha o problema. Nesta seção, explique os eventos, as mudanças e as atividades do passado recente que podem ter dado origem ao problema.
Neste exemplo, a situação atual incluiria informações como:
- Fatores externos, como aumento dos custos de mão de obra, inflação, etc.
- Qualquer mudança recente de pessoal na conta do cliente
- Processos seguidos na prestação de serviços
- A taxa de queda na lucratividade
dica profissional: Se você é novo no assunto, considere usar um de nossos modelos de declaração de problemas .
3. Metas
Agora que você tem o contexto completo, é hora de definir metas. Normalmente, a meta refletiria o resultado da solução ideal.
Neste exemplo, sua meta pode ser aumentar a lucratividade em 10% no próximo trimestre. No entanto, não precisa ser tão simples. Você também pode definir metas para reduzir os custos de mão de obra, automatizar processos ou aumentar a receita.
4. Análise de causa raiz (RCA)
Aqui é quando você finalmente chega ao motivo do problema. Por exemplo, por que a lucratividade desse compromisso com o cliente está diminuindo?
Alguns modelos de análise de lacunas pode lhe dar uma visão detalhada, mas, no início, aqui estão as etapas para realizar uma RCA.
- Brainstorming: Comece reunindo de forma colaborativa todas as causas possíveis
- Coleta de evidências: Para cada uma das causas identificadas, colete evidências para mostrar sua relação com o problema
- Eliminação: Remova todas as causas identificadas que não afetam significativamente o problema
- Detalhamento: Para as 2 ou 3 principais causas, aprofunde-se para entender os detalhes
Para o exemplo acima, a seção de análise de causa-raiz pode ser parecida com a seguinte.
| Brainstorming | Coleta de evidências | Conclusão | Detalhamento |
|---|---|---|---|
| Todas as causas possíveis _Dados para análise Reduzir a causa raiz | Analisar os dados para validar as causas_ | Aumento do custo da mão de obra | |
| Aumento do custo da mão de obra Aumento do custo da tecnologia Menor entrega de serviçosComplexidade dos requisitosInflaçãoConcorrência | Relatório de despesas de remuneraçãoMapas de processos para fluxos de trabalho críticosNatureza da mudança dos requisitosAnálise da concorrência | Inflação, concorrência e complexidade dos requisitos têm um impacto apenas marginal: Custo da mão de obra Custo da tecnologia Eficiência na entrega | Os salários aumentaram 30% em relação ao mesmo período do ano anterior, enquanto a retenção do cliente cresceu apenas 5%Apesar dos salários mais altos, a entrega do serviço está atrasada em 2 dias |
O processo de análise da causa-raiz
💡Bônus: Aprenda a executar uma análise de causa raiz .
5. Contra-medidas propostas
Isso é exatamente o que o nome diz. Você sabe qual é o problema, qual é a causa e até que ponto ela afeta o problema. Agora, é hora de projetar soluções. A estrutura abaixo é útil.
| Causa | Contramedida | Resultados | Responsabilidade |
|---|---|---|---|
| Declare a causa claramente | Explique o que você acredita que resolverá essa causa | Liste os objetivos que isso ajudaria a alcançar | Nomeie as pessoas que assumirão a responsabilidade pelas ações e pelos resultados |
Projetando soluções para os problemas identificados
6. Plano de execução
Nesta etapa, descreva como você executará as contramedidas que identificou. Por exemplo, se estiver planejando reduzir o tamanho da equipe para abordar a causa dos custos de mão de obra, seu plano de execução explorará como isso seria feito.
Entregáveis: Tudo o que precisa ser feito para executar o plano. Seriam eles:
- Reduzir a equipe
- Realocar membros da equipe para tarefas adicionais
- Aumentar a utilização de recursos para 100%
Cronograma: Programe os entregáveis durante o período de tempo para o qual você definiu metas. Para gerenciar com eficácia as entregas sobrepostas, use um gráfico de Gantt.
RACI: Certifique-se de que você tenha uma ideia clara de quem é responsável, responsabilizado, consultado e informado (RACI). Se estiver usando uma ferramenta como ClickUp atribua executores e observadores para cada tarefa. Talvez até mesmo agendar tarefas automatizadas relatórios de progresso periodicamente.
Revisões: Agende reuniões de revisão periódicas para garantir a conclusão das contramedidas. Use o modelos post-mortem ou modelos de relatórios pós-ação para documentar os procedimentos.
7. Acompanhamento
Se você revisar exemplos de melhoria contínua se você não tiver um relatório A3, verá que a maioria, se não todos, tem um acompanhamento ou uma retrospectiva para garantir que o crescimento seja incremental. O relatório A3 não é diferente. Nesta seção, liste as ações de acompanhamento para cada parte interessada. Além disso, inclua a data de entrega do próximo relatório de acompanhamento do progresso.
A estrutura acima, dividida de forma clara em sete seções, pode fazer com que pareça um processo clínico. Na maioria das vezes, não é tão simples assim.
O papel de contar histórias nos relatórios A3
Um bom relatório A3 também serve como uma forma de apresentar a todas as partes interessadas relevantes, sejam elas membros da equipe, líderes de negócios ou clientes, a natureza do problema e a robustez das soluções propostas.
Para tornar essa apresentação convincente, é fundamental contar histórias. Aqui estão algumas coisas que devem ser lembradas ao contar uma história dentro das restrições de um relatório A3.
- Priorize a clareza em detrimento da criatividade
- Destaque as conexões entre o contexto e o problema, o problema e a solução, ou a solução e os resultados
- Associe cada informação às metas que você definiu
- Forneça números quando aplicável
bônus: Comece com os princípios básicos de como escrever um relatório
As várias facetas do A3
O relatório A3 foi projetado principalmente como uma forma de resolver problemas. Entretanto, essa não é a única maneira de usá-lo.
A3 como uma ferramenta de aprendizado organizacional
Os relatórios A3 servem como um documento de registro para as equipes do futuro aprenderem com ele. No exemplo do envolvimento do cliente de uma agência de criação com o declínio da lucratividade, o relatório A3 pode servir como uma base de conhecimento para:
- As futuras equipes se baseiem nele e aumentem os resultados
- Outras equipes de clientes para replicar em suas contas
- Novos funcionários para entender o histórico e o contexto do envolvimento do cliente
De certa forma, um bom relatório A3 não apenas resolve o problema atual, mas também vários problemas futuros. Além disso, o uso da estrutura do relatório A3 em si é uma prática organizacional que pode ajudar a padronizar, agilizar e melhorar a eficácia das operações cotidianas.
A3 como estrutura para melhoria de processos
Todo relatório A3 inclui ações de acompanhamento que são projetadas para melhorar os resultados de forma incremental ao longo do tempo. Essas ações de acompanhamento tornam-se, de certa forma, um ciclo de feedback para a próxima iteração.
No exemplo da agência, digamos que você tenha aumentado a lucratividade em 10% ao reduzir os custos de mão de obra. Ainda há oportunidades para reduzir os custos de tecnologia e aumentar a eficiência. Um relatório A3 destacará isso e incentivará as equipes a manter o pé no acelerador a longo prazo.
A3 no contexto do Lean e do Six Sigma
O relatório A3 teve origem no mundo da manufatura enxuta no Japão. Em virtude desse histórico, os relatórios A3 ajudam a desenvolver o pensamento enxuto, como a eliminação do desperdício, o aumento do valor e a melhoria contínua.
Chega de teoria, vamos ver como você pode criar seu próprio relatório A3.
Criando seu relatório A3
A melhor coisa sobre o relatório A3 é que você não precisa de um software ou material de escritório sofisticado. Uma simples página em branco é suficiente. Use uma ferramenta de gerenciamento de projetos como o ClickUp, aproveite os dados existentes e crie seu relatório em um instante!
1. Configure seu relatório A3
Abra uma página em branco (em tamanho A3, se você a tiver à mão, mas isso não é um problema) ou abra o Documentos do ClickUp e inicie um novo documento.
Arquitetura de informações visuais com o ClickUp Docs
Configure o processo adicionando as sete seções, uma para cada contexto, situação atual, metas, análise de causa raiz, contramedidas propostas, plano de execução e acompanhamento. Use elementos de formatação, como banners, para separar as seções e facilitar a leitura.
Se isso parecer demais, tente Modelo de plano de ação diário do ClickUp . Use os elementos pré-concebidos desse modelo totalmente personalizável para configurar rapidamente as seções do seu relatório A3.
2. Adicione as informações relevantes
Preencha os dados em cada seção. Marque as pessoas na plataforma e convide-as a adicionar suas contribuições sobre causas, evidências etc. Você também pode compartilhar o documento de forma segura com as partes interessadas externas que precisam ser consultadas.
3. Vincule as fontes de dados correspondentes
Ao gerenciar projetos com o ClickUp, você já tem um tesouro de dados que pode usar. Por exemplo, se você acredita que a utilização de recursos está baixa em seu projeto, pode validar facilmente essa teoria examinando os relatórios de carga de trabalho.
Relatórios de tempo para cada membro da equipe com o ClickUp Dashboards
Ao criar seu relatório A3, vincule esses painéis personalizáveis ao seu documento. Adicione capturas de tela, vincule outros ClickUp Docs ou incorpore arquivos externos ao seu relatório. Permita que as pessoas cliquem e entendam as tendências, se assim desejarem.
4. Criar itens de ação
Depois que o relatório A3 for enviado, revisado e acordado, crie tarefas para cada contramedida diretamente do seu relatório. Atribua pessoas, defina prazos, adicione listas de verificação e muito mais!
Relatório para ação com o clique de um botão
5. Circule de volta com avaliações
Depois de executar suas contramedidas, traga todas as partes interessadas de volta a este documento para revisão. Anote o feedback e outras indicações para a próxima iteração. Você pode simplesmente adicionar seções no mesmo documento ou abrir um subdocumento para retrospectivas.
Até agora, vimos o que fazer ao criar relatórios A3. Agora, vamos ver o que não fazer.
Erros comuns a serem evitados em relatórios A3
Definições vagas: A chave para resolver qualquer problema é defini-lo claramente. No entanto, as equipes geralmente documentam os problemas de forma vaga e ambígua, o que dificulta a solução.
Em vez disso, defina o problema com clareza. Também ajuda se você puder quantificar o problema de alguma forma.
🚫 Muitas causas: É tentador incluir todas as causas possíveis em seu relatório. Entretanto, nem todas elas têm o mesmo impacto sobre o problema. Portanto, não ser capaz de priorizar ou simplificar o pensamento é um grande erro.
Em vez disso, concentre-se em duas ou três causas principais, não mais do que isso. Certifique-se de que elas tenham o maior impacto sobre o problema.
Planejamento inadequado: O plano de execução precisa ser completo e razoável. Não estabeleça metas grandiosas para mudar tudo da noite para o dia. Isso pode ser perturbador e contraproducente.
Em vez disso, crie planos de ação que possam se integrar perfeitamente às cargas de trabalho existentes e aos esforços de melhoria contínua.
🚫 Falta de alinhamento: Por mais democrático que você torne esse processo, sempre haverá quem discorde do seu relatório A3. Essa discordância leva ao desinteresse, acabando por inviabilizar as contramedidas.
Em vez disso, crie uma cultura em que, mesmo quando as pessoas discordam, elas se comprometam.
Implementando a solução de problemas A3
Um relatório A3 é um documento que registra o processo. No entanto, a solução de problemas A3 é uma prática organizacional que cria um contexto comum e orienta as decisões. A implementação da solução de problemas A3 envolve algum nível de mudança no processo de pensamento. Aqui estão algumas dicas para permitir isso.
Simplifique os processos de solução de problemas
É sempre mais fácil construir sobre algo do que começar do zero. Portanto, como parte de seu gerenciamento de projetos enxutos , configurar sistemas. Por exemplo, com o ClickUp, você pode gerenciar tarefas, projetos, cargas de trabalho, vendas, finanças e muito mais. Com o tempo, isso traz à tona percepções valiosas que podem tornar a solução de problemas mais fácil e rápida.
Etapas para integrar práticas de relatório A3 em sua organização
Depois de escolher a solução de problemas A3 como um de seus modelos, integre-a completamente à organização.
Evangelizar: Certifique-se de que todos na organização estejam familiarizados com o processo de solução de problemas A3. Ofereça treinamentos sobre as abordagens de solução de problemas A3. Inclua-as na integração dos funcionários. Inclua-o até mesmo em sua disciplina de gerenciamento para colocá-lo em prática.
Habilitar: Crie recursos que todos possam usar. Escreva práticas recomendadas ou declarações de procedimentos (SOPs) para usar os relatórios A3 e compartilhe-os amplamente. Integre-o em sua modelos de seis sigma para facilitar o acesso.
Incentivar: Incentive os chefes de departamento ou gerentes de projeto a compartilhar seus aprendizados com seus colegas. Crie um software de solução de problemas que todos possam acessar e aprender com ele. Publique relatórios A3 para que outras equipes possam acessar e se inspirar neles.
Superando desafios com relatórios A3
Sejamos francos, criar um relatório A3 eficaz dá muito trabalho. Especialmente em lugares onde os instintos da gerência sênior ou dos membros mais expressivos da equipe costumam ser aceitos sem questionamentos.
**Por exemplo, se você simplesmente fosse ao CEO e dissesse: "A lucratividade do meu cliente está diminuindo", ele poderia querer adotar a solução de reduzir a equipe ou aumentar os preços.
No entanto, o problema real pode estar em outro lugar. Um bom relatório A3 pode evitar que você tome decisões ruins com base em dados incompletos.
Estratégias para convencer as partes interessadas do valor do A3
Um relatório A3 bem escrito é, por si só, uma maneira poderosa de persuadir as partes interessadas de seu valor. Em uma visão, ele mapeia o problema para sua solução com precisão. Se isso não estiver funcionando, aqui estão algumas estratégias adicionais.
Torne-o visual: Adicione tabelas, diagramas, destaques e até mesmo fotos para tornar o documento visual para que as partes interessadas o compreendam sem muito esforço.
Faça o backup: Use dados e percepções reais para embasar seus argumentos. Use painéis de controle e gráficos para torná-los impactantes. Mantenha-o dentro do contexto de seus sistemas de gerenciamento.
Permita o acesso: Facilite a revisão ou a contribuição das partes interessadas. Também é útil se o documento puder ser acessado em qualquer lugar, em dispositivos móveis.
dica profissional: Painéis do ClickUp são uma ótima maneira de criar relatórios que são orientados por dados, visualmente impactantes e que podem ser acessados e personalizados pelos membros da equipe.
Resolva problemas e maximize a produtividade com o ClickUp
Independentemente do setor, da geografia, da natureza do trabalho ou da função específica, todos nós precisamos ser solucionadores de problemas.
Em nível individual, é preciso encontrar maneiras de automatizar e otimizar o máximo possível para liberar tempo para outras atividades humanas. Em nível organizacional, é preciso minimizar o desperdício, aumentar a eficiência e criar maior valor.
Por mais grandioso que isso pareça, a solução de problemas não é um milagre de uma só vez. É um conjunto de pequenas medidas tomadas em um longo período de tempo. Tomar essas pequenas medidas de forma estratégica e sistemática - usando uma ferramenta chamada relatório A3 - é o que diferencia uma empresa bem-sucedida das demais.
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