o reembolso de despesas é um equilíbrio delicado entre confiança, conformidade e eficiência. As empresas devem garantir que as despesas dos funcionários sejam legítimas, precisas e processadas prontamente. Isso envolve estabelecer políticas claras, fornecer ferramentas fáceis de usar e incentivar uma cultura de transparência.
Um processo de reembolso sem complicações também ajuda as empresas a aumentar o moral dos funcionários, melhorar a precisão financeira e, por fim, aumentar a produtividade geral. A Microsoft automatizou recentemente os relatórios de despesas o que melhorou a experiência dos funcionários.
Você também pode simplificar o gerenciamento de despesas usando modelos . Neste artigo, exploraremos os benefícios do uso de modelos de reembolso de despesas e forneceremos 10 modelos gratuitos para você começar.
Seja você um freelancer, proprietário de uma pequena empresa ou parte de uma corporação maior, esses modelos o ajudarão a economizar tempo e dinheiro.
O que são modelos de reembolso de despesas?
Os modelos de reembolso de despesas são documentos padronizados que os funcionários usam para solicitar o reembolso de despesas relacionadas ao trabalho. Eles fornecem um formato estruturado para capturar detalhes da compra, como data, nome do fornecedor, categoria da despesa e valor.
É uma maneira fácil de garantir que todas as suas despesas comerciais sejam rastreadas e registradas. As equipes financeiras usam esses modelos para registrar todas as despesas em várias categorias de despesas.
Você pode usar modelos de reembolso de despesas para:
- Manter seus registros financeiros em ordem, ou seja,controlar suas despesasanalise as tendências e garanta que está economizando cada centavo que puder
- Utilize bem os seus recursos, criando um modelo para os reembolsos de despesas
- Economize tempo e dinheiro - só de usar um modelo, você estará cortando custos e reduzindo o tempo perdido
- Aumente a produtividade e a eficiência da equipe
- Mantenha um controle preciso dos reembolsos dos funcionários
O que faz um bom modelo de reembolso de despesas?
Se você procurar por formulários de reembolso de despesas de funcionários, encontrará muitos. Mas como saber se ele é adequado para você?
Você precisa identificar seus objetivos para escolher o modelo perfeito entre todos os que existem relatórios de despesas disponíveis. Se quiser simplificar suas despesas comerciais gerais, aqui estão algumas coisas que você deve procurar em um modelo:
- Campos de informações detalhadas: Espaços para documentar detalhes como datas, nomes de fornecedores e despesas detalhadas
- Opções de personalização: A capacidade de adaptar o modelo a políticas e requisitos específicos da empresa
- Seção de anexos: Uma área designada para anexar recibos ou outros documentos de apoio
- Compatibilidade com ferramentas digitais: A capacidade de usar várias plataformas de software (por exemplo, Excel, Planilhas Google, PDF)
- Conformidade com as normas fiscais: O modelo deve ser projetado para atender a todos os requisitos fiscais e regulamentares relevantes
- Campos de assinatura e aprovação: Seções para o funcionário assinar e para o gerente aprovar a solicitação
- Formato claro e conciso: Um modelo bem estruturado com rótulos claros para cada categoria de despesa (por exemplo, viagem, refeições, hospedagem, material de escritório)
- Design fácil de usar: Um layout visualmente atraente e fácil de navegar
Esses recursos o ajudarão a tornar o processo de reembolso de despesas bastante fácil.
10 modelos gratuitos de reembolso de despesas
O modelo certo de reembolso de despesas pode simplificar seu processo, reduzir erros e economizar um tempo valioso. Para ajudá-lo a encontrar a opção perfeita para sua empresa, selecionamos 10 modelos que podem atender às suas necessidades específicas.
1. O modelo de relatório de despesas do ClickUp
Modelo de relatório de despesas do ClickUp
Ao iniciar a jornada de gerenciamento financeiro, você quer algo fácil de entender e usar.
O Modelo de relatório de despesas do ClickUp é exatamente isso. Esse formulário de reembolso ajuda a manter o controle das despesas individuais dos funcionários. Gerencie projetos com comentários dedicados, automação e anexos.
Além disso, você pode integrar esse modelo de documento ao seu fluxo de trabalho do ClickUp. Desenvolva o relatório usando Calendário, Lista, Gantt ou outros. Colabore com os membros da equipe, registre todas as despesas relacionadas a negócios, sejam refeições de negócios ou outras despesas, e aumente a produtividade enquanto faz isso! Tudo o que você precisa é deste modelo.
ideal para: Empresas que precisam monitorar as despesas de várias funções da equipe
Dica profissional: Use Automação do ClickUp para simplificar seu processo de relatório de despesas. Configure lembretes automáticos para prazos de envio de despesas e notificações de aprovação para reduzir o esforço manual e garantir reembolsos em tempo hábil.
Existe um recurso para tudo! As automações são muito úteis e os modelos de tarefas e listas economizam muito tempo. Adoro o layout e o quanto ele é personalizável, desde os campos personalizados até as visualizações. Considero o suporte ao cliente reativo e útil, enviando vídeos e conselhos, e nunca NÃO resolvi um problema rapidamente. Kate K. fundadora de uma pequena empresa
2. O modelo de relatório de despesas mensais do ClickUp
Modelo de relatório de despesas mensais do ClickUp
As empresas lucrativas registram suas despesas. Essa é a regra, sem exceções. É difícil manter o controle de todas essas pequenas despesas, especialmente quando os recibos relevantes são perdidos.
As Modelo de relatório de despesas mensais do ClickUp permite que você acompanhe suas despesas mês a mês. O que isso significa? Em breve, você poderá identificar tendências de despesas, entender onde está havendo vazamento de dinheiro e melhorar a política da empresa para incentivar os funcionários a serem mais transparentes.
Ao simplificar o processo de reembolso mensal, você pode fornecer imediatamente uma visão geral às partes interessadas relevantes.
Como? Você já tem os dados com status personalizados em suas respectivas tarefas, usa o ClickUp Workflow para organizar os dados e, por fim, pode controlar o tempo e os orçamentos, compartilhar documentos e definir lembretes - tudo com um modelo mensal.
ideal para: Equipes de receita que desejam otimizar as finanças com uma abordagem estruturada
3. O modelo de relatório de despesas do funcionário do ClickUp
Modelo de relatório de despesas do funcionário do ClickUp
Seus funcionários solicitam reembolso, mas não querem anexar os recibos? Isso pode ser um sinal de alerta e você deve verificar suas finanças o mais rápido possível.
Uma maneira de acelerar o processo é usar o Modelo de relatório de despesas de funcionários do ClickUp .
Esse modelo, perfeitamente integrado ao seu fluxo de trabalho do ClickUp, facilita a coleta e o processamento de relatórios de despesas .
Alguns dos principais benefícios desse modelo incluem:
- Rastreamento centralizado: Colete e organize facilmente as informações de despesas de sua equipe
- Processamento eficiente: Reduza o tempo de processamento com um formato padronizado
- Visibilidade aprimorada: Obtenha insights claros sobre os gastos dos funcionários
- Conformidade aprimorada: Garanta a adesão às políticas da empresa e às regulamentações fiscais
ideal para: Funcionários e empresas para garantir a homogeneidade dos reembolsos dos funcionários
Dica profissional: Desenvolva políticas claras e concisas que descrevam as despesas elegíveis, os limites de reembolso e a documentação necessária. Isso minimizará a confusão e garantirá a adesão consistente às diretrizes.
4. O modelo de relatório e despesas comerciais do ClickUp
Modelo de relatório e despesas comerciais do ClickUp
Administrar uma empresa bem-sucedida é como jogar xadrez - você precisa pensar três movimentos à frente. Felizmente, o Modelo de relatório e despesas comerciais do ClickUp rastreia o destino do seu dinheiro para que você possa tomar decisões melhores.
Como a maioria dos modelos de reembolso de despesas, ele vem com recursos como formulários de reembolso de funcionários, controle de tempo, adição de etiquetas relevantes e muito mais.
Esse relatório de despesas também permite que você rastrear custos entre projetos . Isso pode aumentar a produtividade da equipe e permitir a elaboração de orçamentos com base em dados reais.
ideal para: Equipes de negócios e contadores que desejam fornecer a todas as partes interessadas uma visão geral precisa das finanças da empresa
dica profissional: Use a visualização do guia de introdução no modelo, que fornece avisos úteis para o rastreamento de despesas comerciais.
5. O modelo de relatório de despesas para pequenas empresas do ClickUp
Modelo de relatório de despesas da ClickUp Small Business
Você precisa gerenciar bem suas finanças se for proprietário de uma pequena empresa. Com Modelo de relatório de despesas de pequenas empresas do ClickUp você pode atualizar, revisar e analisar as despesas comerciais.
Esse modelo - completo com seu formulário de reembolso - permite reunir dados de despesas, criar avisos de dependência e até mesmo garantir a conformidade com as normas de arquivamento do governo.
Certifique-se de que todos os membros da sua equipe recebam o mesmo formulário de reembolso e atualizem seus dados de maneira uniforme. Essa é uma maneira de garantir que você esteja monitorando a produtividade da sua empresa.
ideal para: Acompanhar minuciosamente as despesas comerciais, feito sob medida para proprietários de pequenas empresas
6. O modelo de proposta orçamentária do ClickUp
Modelo de proposta orçamentária do ClickUp
Não importa se você está gerenciando o orçamento de um projeto como líder de equipe ou o orçamento geral de despesas de uma empresa, contar com uma proposta orçamentária eficiente é fundamental para o sucesso.
Com Modelo de proposta orçamentária do ClickUp você pode fazer isso na metade do tempo.
Desde instantâneos práticos que lhe dão uma visão geral rápida até a criação de um plano exclusivo para medir seu crescimento, suas finanças estão em boas mãos com esse modelo. Crie propostas eficazes e impactantes que ajudem a reforçar suas metas de negócios.
ideal para: Planejadores financeiros que desejam criar e gerenciar um orçamento e, ao mesmo tempo, manter a transparência
7. O modelo de gerenciamento financeiro do ClickUp
Modelo de gerenciamento financeiro do ClickUp
O sucesso financeiro depende de muitos fatores; às vezes, pode ser difícil manter o controle de todos os elementos individuais. É por isso que as pequenas empresas ou empreiteiros individuais devem dedicar algum tempo para entender e implementar uma boa estratégia de gerenciamento financeiro.
Usando Modelo de gerenciamento financeiro do ClickUp com o ClickUp, você pode analisar o crescimento financeiro de sua organização e criar relatórios relevantes. Isso o ajudará a colaborar com as equipes para aproveitar as oportunidades de redução de custos e atingir as metas financeiras.
Ele tem até 28 status personalizados (Concluído, A fazer, Assinado etc.) e quatro exibições (Lista, Calendário, Comece aqui etc.) para reunir todas as informações necessárias. Elimine os silos de comunicação e melhore a cooperação da equipe com um bom sistema de gerenciamento financeiro!
ideal para equipes de contabilidade maximizarem a produtividade monitorando de perto os orçamentos e mantendo a clareza financeira
Dica profissional: Use Integração do ClickUp e conecte seu modelo de gerenciamento financeiro a outras ferramentas, como software de contabilidade ou ferramentas de gerenciamento de projetos. Isso fornecerá uma visão holística de seu desempenho financeiro.
8. O modelo de formulário de reembolso de despesas do Excel
via Vértice42 O vértice Modelo de formulário de reembolso de despesas em Excel da Vertex42 é muito simples de usar. Ele oferece opções como o upload de uma cópia digital de seus recibos, que pode ser anexada ao formulário ou compartilhada por e-mail.
Ao planejar as finanças da empresa, certifique-se de que as políticas da empresa relativas a reembolsos de funcionários estejam claras para todas as partes.
ideal para:Empresas e organizações sem fins lucrativos que desejam controlar seus orçamentos usando formulários para os funcionários solicitarem reembolso
**Leia também 5 Hacks para otimizar o gerenciamento de despesas e o fluxo de trabalho da sua equipe
9. Modelo de lista de verificação de reembolso de despesas em Word / PDF
via Universidade de Toronto Se seus funcionários viajam regularmente a trabalho, eles precisam fazer pedidos de reembolso de despesas. Cada empresa tem suas próprias políticas de reembolso, portanto, é necessário seguir uma lista de verificação para garantir que todas as partes estejam na mesma página.
Descrevendo as políticas da empresa, juntamente com a lista de requisitos de recibo e outras informações sobre a política, o site da Universidade de Toronto Modelo de lista de verificação de reembolso de despesas em Word / PDF é um excelente guia sobre como as empresas podem dar visibilidade a todos os membros da equipe.
ideal para: Indivíduos que desejam solicitar reembolso à Universidade de Toronto
10. Modelo de formulário de reembolso de despesas da Betterteam
via Melhor equipe Se seus funcionários gastam com material de escritório ou viagens necessárias para o trabalho um formulário de reembolso lhes dará as boas-vindas de volta ao trabalho.
Um formulário de reembolso de funcionário não serve apenas para a empresa manter o controle dos gastos diretos, mas também para se estabelecer financeiramente e evitar fraudes.
Use o Modelo de formulário de reembolso de despesas da Betterteam, um modelo simples para personalizar seu formulário de reembolso de acordo com os requisitos de sua empresa.
ideal para: Aqueles que desejam padronizar seus formulários de reembolso para seus funcionários
**Leia também 10 modelos gratuitos de organizador de contas para controlar melhor suas despesas
Gerenciamento de dinheiro facilitado com o ClickUp
Não é tão difícil gerenciar suas finanças sozinho. Embora possa parecer assustador e confuso no início, o uso dessas ferramentas se tornará mais simples.
Para que uma empresa seja bem-sucedida, é preciso fazer vendas e administrar o dinheiro com prudência. Descobrir o lugar certo para cortar custos e, ao mesmo tempo, reembolsar corretamente os funcionários é um equilíbrio difícil, mas não é impossível.
Os modelos de reembolso de despesas do ClickUp oferecem uma solução simples e eficaz para gerenciar suas despesas comerciais.
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