O reembolso manual de viagens e despesas é tedioso. Você precisa manter planilhas, reunir todos os recibos de despesas de viagem dos funcionários, verificá-los, registrar os dados e aprovar o reembolso. Isso também deixa margem para erros.
Por que passar por todo esse trabalho com dados de despesas quando você pode automatizar esse processo com um software de gerenciamento de viagens e despesas?
Em vez de manter um registro de centenas de recibos físicos e grandes listas de despesas dos funcionários, você pode simplesmente digitalizar os recibos para registrar as despesas e automatizar os processos de aprovação por meio de fluxos de trabalho definidos, tornando a gestão de viagens corporativas mais fácil do que nunca.
Vamos explorar os 10 melhores softwares de gestão de viagens e despesas para atender às suas necessidades de viagens de negócios, seus principais recursos e preços.
O que você deve procurar em um software de viagens e despesas?
Um software de viagens e despesas deve simplificar reservas, faturamento e reembolsos. Aqui estão alguns recursos que permitem um processo de reembolso simplificado:
- Painel intuitivo: um painel intuitivo ajuda você a monitorar facilmente as despesas de viagem de cada funcionário quando eles enviam relatórios digitais de despesas. Procure por visualizações personalizáveis, integrações de aplicativos e rastreamento em tempo real.
- Automação: o software deve preencher automaticamente os detalhes das transações dos cartões corporativos e calcular os reembolsos de despesas.
- Captura de recibos digitais: deve ser capaz de extrair dados de recibos digitais e preencher campos de despesas, eliminando a necessidade de entrada manual de dados.
- Análise avançada: as melhores plataformas de gerenciamento de despesas oferecem recursos detalhados de relatórios e análises para ajudar as empresas a analisar e gerenciar despesas de viagem.
- Custo-benefício: o software deve oferecer preços personalizados e razoáveis de acordo com as necessidades da sua empresa.
Os 10 melhores softwares de viagens e despesas para usar
Aqui estão os 10 melhores softwares de viagens e despesas que podem gerenciar todas as suas necessidades de viagens de negócios, desde reservas de viagens até gerenciamento de despesas, acompanhamento de orçamento e gerenciamento de recibos.
1. TravelPerk
O TravelPerk é uma plataforma que oferece uma gestão integrada de viagens e relatórios de despesas. Suporta múltiplos casos de utilização, tais como reservas de viagens em grupo para eventos externos, gestão de viagens, gestão de despesas e faturação centralizada.
Com seu rastreador de viagens integrado, os gerentes de RH podem monitorar as viagens dos funcionários em tempo real e verificar se eles estão cumprindo as políticas e conformidades de despesas de viagem.
Melhores funcionalidades do TravelPerk
- Controle seu orçamento de viagens com informações em tempo real a partir do painel interativo do TravelPerk.
- Adicione integrações poderosas com um clique para gerenciar todas as suas despesas em um só lugar.
- Modifique suas reservas a qualquer momento com o Flexi Perk, uma solução que permite reservar passagens aéreas e hotéis a qualquer tarifa e cancelá-las a qualquer momento com um único toque.
- Veja o status da viagem em tempo real com um mapa interativo.
- Obtenha as melhores informações sobre a pegada de carbono das viagens para introduzir soluções de viagem sustentáveis.
Limitações do TravelPerk
- Tem opções limitadas de reserva de viagens.
- Precisa de melhorias potenciais na interface do usuário para reservas de viagens. Por exemplo, você não pode pesquisar hotéis diretamente e terá que percorrer toda a lista.
Preços do TravelPerk
- Starter: Gratuito
- Premium: US$ 99/mês + 3% da reserva
- Pro: US$ 299/mês + 3% da reserva
- Empresa: Preços personalizados
Avaliações e comentários do TravelPerk
- G2: 4,6/5 (mais de 1500 avaliações)
- Capterra: 4,8/5 (404 avaliações)
2. Fyle
O Fyle é uma solução de gerenciamento de despesas que automatiza seu processo de despesas e reembolsos, incluindo a reconciliação de despesas com cartões corporativos e o processamento de reembolsos de despesas de funcionários. Conecte-o ao seu software de contabilidade para acompanhar as despesas de fornecedores, projetos e departamentos.
Você pode integrar o Fyle com o NetSuite, Xero, Sage Intact, BambooHR e QuickBooks. Embora não ofereça recursos de gerenciamento de viagens, ele pode ser integrado ao TravelPerk para analisar e relatar as despesas de viagem dos funcionários.
Melhores recursos do Fyle
- Aproveite a IA conversacional para coletar relatórios digitais de despesas e combiná-los com as transações do cartão de crédito.
- Automatize o preenchimento de formulários de despesas, o envio de relatórios e sincronize as despesas com o seu software de contabilidade, como Quickbooks, Sage e Xero.
- Obtenha informações úteis em tempo real sobre seus dados de gastos por meio do painel de análise avançado e poderoso.
Limitações do Fyle
- As categorias de despesas limitadas do Fyle dificultam o registro preciso de todos os tipos de despesas.
- Tem uma curva de aprendizagem íngreme.
Preços do Fyle
- Padrão: US$ 6,99 por mês por usuário, cobrado anualmente
- Empresas: US$ 11,99 por mês por usuário, cobrado anualmente
- Empresa: Preços personalizados
Avaliações e comentários do Fyle
- G2: 4,6/5 (mais de 1300 avaliações)
- Capterra: 4,5/5 (146 avaliações)
3. WeGoPro (anteriormente Travelstop)
O WeGoPro é um software de reserva e gestão de viagens, além de acompanhamento de despesas. Possui mais de 800 companhias aéreas e 600.000 hotéis listados para facilitar a reserva e o controle de viagens para as empresas.
Com o WeGoPro, você pode acompanhar as despesas de toda a empresa em um único painel em tempo real. Ele também permite que você mantenha um registro das políticas de viagens frequentes e das violações de conformidade.
Melhores recursos do WeGoPro
- Economize horas de trabalho manual e acelere o reembolso com relatórios de despesas automatizados.
- Gerencie despesas em várias moedas com taxas de câmbio instantâneas para gerenciar despesas comerciais globais sem qualquer atraso.
- Obtenha insights baseados em dados por meio de uma visão consolidada de seus gastos por categoria de despesa ou departamento em um único lugar.
- Acompanhe os dados dos viajantes a negócios em tempo real e garanta segurança e suporte instantâneo por meio de mapas interativos.
Limitações do WeGoPro
- Oferece opções de acomodação limitadas em comparação com outras plataformas de gerenciamento de viagens.
- Preços mais altos por reserva podem afetar o orçamento de viagens, especialmente para pequenas empresas.
Preços do WeGoPro
- Padrão: US$ 10/reserva
- Premium: entre em contato para obter informações sobre preços
- Despesas: US$ 5/mês por usuário
Avaliações e comentários do WeGoPro
- G2: 4,4/5 (12 avaliações)
- Capterra: 4,3/5 (18 avaliações)
4. Expensify
O Expensify é um aplicativo de gerenciamento de despesas com gerenciamento ilimitado de recibos. Seu recurso SmartScan digitaliza todos os recibos com um clique e os carrega automaticamente no painel.
Você pode sincronizar o Expensify com softwares de contabilidade empresarial, RH e viagens para reunir todos os dados, facilitando os processos de auditoria financeira.
Melhores recursos do Expensify
- Capture todos os recibos com um clique com o SmartScan para importar automaticamente suas despesas e obter reembolsos rápidos.
- Ganhe até 2% de reembolso em cartões Expensify em transações acima de US$ 250.000.
- Crie regras de despesas para categorizar pagamentos recorrentes automaticamente.
Limitações do Expensify
- Enviar relatórios de despesas separados para cartões pessoais e empresariais pode ser complicado para os funcionários.
- Falhas frequentes no processo de digitalização de recibos exigem esforço manual para enviar notas fiscais de despesas.
Preços do Expensify
- Collect: US$ 5/mês por usuário, cobrado anualmente
- Controle: US$ 9/mês por usuário, cobrado anualmente
Avaliações e comentários sobre o Expensify
- G2: 4,5/5 (mais de 5100 avaliações)
- Capterra: 4,5/5 (mais de 1000 avaliações)
5. Navan
O Navan é um software de automação de gerenciamento de despesas que coleta detalhes dos gastos comerciais a partir de recibos de funcionários e despesas com cartões comerciais. As empresas podem limitar o uso do cartão para evitar gastos excessivos por parte dos funcionários.
Você pode usar o Navan para reembolsar despesas de viagem de negócios em 45 países e 25 moedas. Além disso, o Navan Rewards permite que os funcionários ganhem recompensas em suas viagens.
Melhores recursos do Navan
- Acompanhe as despesas de viagem dos funcionários com relatórios e análises avançadas de despesas.
- Obtenha dados em tempo real sobre emissões de carbono para acompanhar suas metas de viagens sustentáveis.
Limitações da Navan
- A equipe de suporte ao cliente pode demorar mais tempo do que o normal para responder aos seus tickets de suporte.
- A falta de suporte para GPS offline dificulta o registro de viagens quando os funcionários estão viajando para outro país sem um cartão SIM internacional.
Preços Navan
- Crescimento: Gratuito
- Profissional: Preços personalizados
Avaliações e comentários da Navan
- G2: 4,7/5 (mais de 7.500 avaliações)
- Capterra: 4,6/5 (176 avaliações)
6. Happay
O Happay é uma plataforma abrangente para gestão de viagens e despesas. Oferece diferentes soluções de gestão de despesas para vários casos de uso, como uma ferramenta de auto-reserva (SBT) para reservar passagens e hotéis para fins comerciais, e o Xpendite para rastrear despesas de mais de seis fontes automaticamente.
Sua solução de auditoria inteligente ajuda os gerentes a identificar e sinalizar violações da política de viagens por parte dos funcionários. A análise inteligente da Happay oferece informações valiosas sobre os padrões de gastos dos funcionários, permitindo um maior controle sobre os gastos da empresa.
Além disso, sua integração perfeita com sistemas contábeis o torna a solução definitiva para uma gestão financeira eficiente.
Melhores funcionalidades do Happay
- Obtenha relatórios de despesas 100% precisos a partir de mais de 6 fontes com o Happay Xpendite.
- Detecte recibos duplicados e violações de políticas usando o SmartAudit para garantir a conformidade.
- Gerencie suas viagens e despesas de qualquer lugar com o aplicativo móvel Happay, que possui todos os recursos da versão web.
- Obtenha informações em tempo real sobre viagens e despesas com o DeepAnalyze para tomar decisões bem informadas.
Limitações do Happay
- Pode ser demorado e levar a relatórios errados.
- Pode ser difícil gerenciar despesas que envolvem várias categorias de despesas, projetos e moedas.
Preços do Happay
- Preços personalizados
Avaliações e comentários do Happay
- G2: 4,5/5 (305 avaliações)
- Capterra: 4,6/5 (829 avaliações)
7. Emburse Certify
O Emburse é outro software popular de gerenciamento de despesas para criar, enviar e aprovar despesas. Ele também oferece um sistema de gerenciamento de viagens e despesas que simplifica o planejamento de viagens, a conformidade com políticas, o registro de despesas e a coleta de informações sobre vistos e saúde dos viajantes.
Você pode definir aprovações prévias para despesas de viagem para um melhor controle de custos. Isso também elimina tarefas manuais, como enviar um relatório de despesas ou um recibo físico.
Melhores recursos do Emburse Certify
- Programe a criação automática de relatórios de despesas com o ReportExecutive para evitar o trabalho tedioso de relatórios manuais.
- Detecte violações e duplicatas usando o Embrace Audit para um processo transparente de reembolso e gerenciamento de despesas.
- Elimina gargalos no fluxo de caixa, fornecendo pré-aprovação em programas de viagens.
- Melhore a tomada de decisões financeiras analisando despesas e padrões de gastos.
Limitações do Emburse Certify
- Sua interface complexa dificulta a navegação dos usuários pelo aplicativo.
- Oferece recursos de integração limitados.
Preços do Emburse Certify
- Certifique-se agora: US$ 12/mês por usuário
- Profissional: Preços personalizados
Avalie e analise as classificações e avaliações do Certify.
- G2: 4,5/5 (2035 avaliações)
- Capterra: 4,7/5 (1279 avaliações)
8. SAP Concur
O SAP Concur oferece uma solução integrada para gestão de despesas, viagens e faturas. Ele conecta as despesas de viagem e o faturamento dos funcionários em um único sistema para oferecer maior visibilidade das transações e garantir a conformidade.
Os melhores recursos do SAP Concur
- Automatize o sistema de gerenciamento de despesas com o Concur e processe reembolsos mais rapidamente.
- Analise dados e insights de despesas comerciais e prazos de liquidação de faturas com painéis abrangentes.
- Simplifique os detalhes das viagens de negócios conectando viagens, viajantes e itinerários em um só lugar com o Concur Travel.
- Automatize o processamento de contas a pagar para mitigar possíveis riscos de fraude e conformidade.
Limitações do SAP Concur
- Impossibilidade de apresentar relatórios de despesas com mais de 90 dias
- Tem um tempo de resposta elevado para os pedidos de suporte.
Preços do SAP Concur
- Preços personalizados
Avaliações e comentários sobre o SAP Concur
- G2: 4,0/5 (mais de 6.000 avaliações)
- Capterra: 4,3/5 (2030 avaliações)
9. TravelBank
O TravelBank é outra solução abrangente para gerenciamento de cartões, acompanhamento de despesas e gerenciamento de viagens. Você pode enviar relatórios digitais de despesas, automatizar aprovações, otimizar gastos com viagens, reconciliar transações com cartões corporativos e obter melhor visibilidade dos dados com o TravelBank.
Melhores funcionalidades do TravelBank
- Monitore a alocação e os gastos de fundos para controlar as despesas comerciais.
- Preveja despesas futuras e planeje o orçamento de viagens de acordo com elas.
- Integre todos os cartões de viagem corporativos virtuais e sincronize automaticamente as transações na plataforma de gerenciamento de despesas TravelBank.
Limitações do TravelBank
- Pode ser difícil modificar suas reservas.
- A ferramenta de digitalização às vezes captura informações erradas dos recibos carregados.
Preços do TravelBank
- Viagens: US$ 25/mês por usuário
- Despesas: US$ 10/mês por usuário
- Viagens e despesas: Preços personalizados
Avaliações e comentários do TravelBank
- G2: 4,5/5 (333 avaliações)
- Capterra: 4,7/5 (226 avaliações)
10. Zoho Expense
O Zoho Expense é uma ferramenta de gestão de viagens e despesas para empresas automatizarem a elaboração de relatórios de despesas e simplificarem as reservas de viagens de negócios. Ele também digitaliza automaticamente as transações com cartões de crédito e corporativos com recibos para uma melhor reconciliação. Você também pode definir subsídios diários para funcionários em diferentes regiões.
Os melhores recursos do Zoho Expense
- Obtenha uma visão abrangente das solicitações de viagem de seus funcionários com análises instantâneas e painéis intuitivos.
- Automatize o acompanhamento da quilometragem sem comprometer a segurança dos dados.
- Melhore a auditoria de despesas e o controle de fraudes para que você não precise revisar cada transação manualmente.
- Simplifique o rastreamento de recibos comerciais por meio da digitalização automática avançada em mais de 14 idiomas.
Limitações do Zoho Expense
- Pequenas discrepâncias no recurso de reconhecimento de recibos levam a relatórios de despesas ineficazes.
- Possui integrações limitadas.
Preços do Zoho Expense
- Gratuito
- Padrão: US$ 4/mês por usuário, cobrado anualmente
- Premium: US$ 6/mês por usuário, cobrado anualmente
- Personalizado: Preços personalizados
Avaliações e comentários do Zoho Expense
- G2: 4,5/5 (mais de 1100 avaliações)
- Capterra: 4,6/5 (mais de 900 avaliações)
Outras ferramentas de gerenciamento de viagens
Os softwares de gestão de viagens e despesas podem ajudá-lo a controlar gastos excessivos com viagens e violações de políticas. No entanto, para evitar gastos excessivos, você precisa de um planejamento estratégico de viagens. Experimente o ClickUp, uma plataforma completa para criar planos de viagem inteligentes.
ClickUp
Com o ClickUp, você pode criar planos detalhados de viagens pessoais ou de negócios a custos baixos. É uma ferramenta de viagem completa para gerentes de viagens e indivíduos. Comece com o planejamento do orçamento. Para isso, você não precisa de uma ferramenta de contabilidade com inteligência artificial. Use o ClickUp Docs para colaborar com a equipe de viagens, discutir orçamentos e criar itinerários.
Com o ClickUp for Finance, você e sua equipe financeira podem acompanhar as metas financeiras da organização e definir um orçamento de viagens de acordo com elas.
Em seguida, você precisará de modelos de itinerário para planejar uma viagem de negócios tranquila.
O ClickUp oferece vários modelos de itinerário para atender às suas diferentes necessidades de viagem. Esses modelos ajudam você a planejar com mais eficácia e lidar com mudanças de última hora no plano.
Você também pode simplificar o planejamento de viagens de negócios ou pessoais com o modelo de planejador de viagens do ClickUp. O modelo ajuda você a rastrear voos e reservas de hotel e compartilhar seus planos de viagem com amigos, familiares ou colegas.
Agora que você planejou sua viagem e o orçamento, é hora de criar um cronograma para o seu programa de viagens com a Visualização de Calendário do ClickUp. Você pode planejar todas as atividades da viagem, incluindo dias de descanso e tempo de viagem.
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Escolher o software certo de gestão de viagens e despesas é essencial para garantir a conformidade, manter o fluxo de caixa e processar reembolsos rapidamente.
No entanto, muitas vezes eles não possuem recursos de planejamento de viagens e têm opções de reserva caras.
O ClickUp é a melhor solução para preencher essa lacuna. Combine seus processos de gerenciamento de viagens e despesas com o ClickUp para simplificar o planejamento e a execução de viagens de negócios, o que, por sua vez, resulta em um melhor gerenciamento de despesas.
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