"Ótima reunião! Vamos nos reunir novamente em breve."
Você já deve ter ouvido essa frase depois de uma reunião produtiva. Mas as reuniões são apenas o ponto de partida.
O que realmente gera resultados é como você faz o acompanhamento. Um e-mail de acompanhamento de reunião preenche a lacuna entre uma conversa produtiva e os resultados práticos. É a sua chance de reforçar os pontos principais, esclarecer as próximas etapas e deixar uma impressão duradoura.
Quer esteja encerrando uma conversa individual, uma entrevista, uma reunião de equipe ou um discurso de vendas, um e-mail de acompanhamento bem pensado faz toda a diferença.
Neste artigo, discutiremos como escrever um e-mail de acompanhamento após uma reunião e compartilharemos exemplos e modelos para ajudá-lo a clicar em "enviar" com confiança.
Resumo de 60 segundos
Uma mensagem de acompanhamento após uma reunião de negócios ou evento de networking é crucial para construir relacionamentos, garantir clareza nos resultados e aumentar o profissionalismo.
Elementos essenciais para um acompanhamento eficaz da reunião:
demonstrar apreço pela reunião
recapitular as principais discussões e resumir as decisões
descreva as próximas etapas e atribua itens de ação da reunião
incluir a data da próxima reunião para dar continuidade
2. Dicas profissionais para acompanhamento:
envie dentro de 24 horas
seja conciso e claro
concentre-se em itens acionáveis
encerre com uma nota positiva
3. Modelos e amostras de e-mails de acompanhamento:
após uma reunião de equipe
depois de uma entrevista informativa
depois de uma reunião com um cliente
depois de se reunir com um cliente em potencial
Por que é importante fazer o acompanhamento?
Você já esteve em uma situação em que teve uma reunião incrível, com ideias fluindo e todos alinhados? Mas então... silêncio. Sem uma conversa de acompanhamento, todas essas ideias brilhantes e metas compartilhadas correm o risco de desaparecer no ar. 🥺
O acompanhamento não se trata apenas de ser educado - trata-se de transformar esse impulso em mensurável resultados da reunião . É uma ferramenta que ajuda a construir relacionamentos positivos.
Fato curioso: O primeiro e-mail de acompanhamento em vendas aumenta a taxa de resposta em 49% .
Veja por que é importante escrever um e-mail de acompanhamento de reunião:
Construindo e mantendo relacionamentos sólidos
As relações comerciais prosperam com comunicação e respeito. Um e-mail de acompanhamento após uma reunião mostra que você está genuinamente interessado nas pessoas com quem trabalha. É a sua maneira de dizer: "Seu tempo e sua contribuição são importantes para mim"
Seja acompanhamento após uma entrevista ou de uma reunião de negócios, um e-mail atencioso deixa uma boa impressão. Essa também é uma excelente oportunidade para personalizar a mensagem.
Eles compartilharam uma ótima ideia durante a reunião? Mencione-a! Vocês concordaram em uma colaboração futura? Reforce isso.
Pequenos gestos como esses ajudam muito a criar confiança e a garantir que seus relacionamentos profissionais permaneçam sólidos ao longo do tempo. 🙏
➡️ Leia mais: Como escrever um e-mail de confirmação (com tipos, modelos e exemplos)
Garantindo clareza sobre os resultados da reunião
Equipe e reuniões de clientes geralmente são repletas de discussões, decisões e próximas etapas. Mas sejamos honestos: o quanto os participantes da reunião se lembram quando ela termina?
Uma mensagem de acompanhamento funciona como uma folha de dicas para a reunião, resumindo os pontos essenciais, as responsabilidades e os prazos.
Você elimina a confusão e os mal-entendidos descrevendo claramente o que foi acordado, quem está fazendo o quê e quando as tarefas devem ser concluídas.
Isso também permite que todos revisitem a conversa e confirmem seu entendimento, o que é especialmente útil ao lidar com projetos complexos ou gerenciar equipes grandes. 💫
Aumento do profissionalismo e da confiabilidade
Nos negócios, as ações falam mais alto do que as palavras - e um e-mail de reunião de acompanhamento diz muito sobre você. Ele mostra que você é organizado, proativo e comprometido em levar as coisas até o fim. É a sua maneira de se destacar como alguém que não apenas discute como fazer as coisas em reuniões de negócios, mas que as faz acontecer.
Portanto, a confiabilidade é um fator-chave na forma como os outros percebem seu profissionalismo. Um e-mail de acompanhamento reforça que as pessoas podem contar com você para ficar em dia com as tarefas e manter as coisas em andamento. ⚙️
Dica profissional: Quer esteja se candidatando a um emprego, gerenciando um projeto ou se conectando com um colega, a maneira como você elabora seu e-mail desempenha um papel crucial na formação da resposta. Quando você refina seu etiqueta de e-mail sua comunicação com clientes em potencial se torna clara e profissional, deixando uma impressão positiva no destinatário.
Como escrever um e-mail de acompanhamento de reunião?
Escrever o e-mail de acompanhamento perfeito após uma reunião equilibra clareza, profissionalismo e eficiência. Com algumas etapas bem pensadas e as ferramentas certas, incluindo ferramentas de redação de e-mail para garantir que seus e-mails sejam eficazes e impactantes.
Aqui estão os componentes fundamentais que você deve incluir em seu e-mail de acompanhamento após uma reunião:
1. Demonstre apreço
Você já deve ter ouvido o ditado "tempo é dinheiro" As reuniões geralmente consomem muito tempo. A estudo descobriu que mais de 80% dos funcionários passam um terço de sua semana em reuniões.
Portanto, a primeira coisa a fazer ao escrever seu e-mail de acompanhamento após uma reunião com alguém é demonstrar gratidão. Agradeça aos participantes pelo tempo, contribuição e colaboração durante a reunião.
Um pouco de gratidão define o tom certo e reforça o valor da reunião. No entanto, certifique-se de que sua gratidão tenha um motivo. Em vez de apenas dizer obrigado, acrescente o motivo de sua gratidão para aumentar a conexão pessoal. ✅
**Exemplo
"Obrigado por reservar um tempo de sua agenda lotada para discutir [tópico da reunião] hoje. Suas percepções sobre [ponto específico] durante nossa conversa anterior foram incrivelmente valiosas e serão cruciais para avançarmos em nossas próximas etapas."
2. Recapitular a reunião
Mesmo que a reunião tenha durado alguns minutos, geralmente é impossível lembrar tudo o que aconteceu. Portanto, em seu e-mail de acompanhamento, é imprescindível incluir uma recapitulação da reunião.
Além disso, uma rápida recapitulação ajuda todos a se manterem alinhados. Destaque o objetivo da reunião, os principais tópicos discutidos e uma lista dos itens de ação e das pessoas que estão trabalhando neles. Isso garante clareza, especialmente quando a reunião abrange uma grande quantidade de assuntos. ✅
**Exemplo
"Durante a reunião de hoje, revisamos [tópicos abordados] e exploramos soluções para [desafio específico]. Também discutimos [ideia-chave/plano]."
faça anotações da reunião junto com seus colegas de equipe com_ ClickUp Docs Usando ferramentas como Documentos do ClickUp ajuda você a manter anotações de reuniões em tempo real e a organizar os pontos principais. Uma vez organizados, você pode transferir esses detalhes diretamente para seu e-mail.
Além disso, ao fazer anotações sobre a reunião, vários participantes podem contribuir para o documento simultaneamente, garantindo que todas as perspectivas e detalhes sejam capturados. Isso é especialmente útil em um ambiente de equipe. 🤩
Organize registros para usar como recapitulação em um e-mail de reunião de acompanhamento com ClickUp Docs Com o ClickUp Docs, você pode manter notas relacionadas no mesmo documento ou organizá-las hierarquicamente usando páginas aninhadas para navegação rápida. Você pode adicionar tags para categorizar as anotações e usar O ClickUp's para localizar informações específicas em segundos.
Para garantir a confidencialidade e a clareza, você controla ainda mais quem visualiza, edita ou comenta suas anotações. ⚡
Envie e-mails de acompanhamento bem elaborados com ClickUp A etapa final é enviar e-mails de acompanhamento bem elaborados com a recapitulação. O ClickUp simplifica esse processo, permitindo que você use suas anotações estruturadas como base para os e-mails de acompanhamento, garantindo que os pontos principais e os itens de ação sejam comunicados com precisão. Anexe tarefas ao escrever e-mails de acompanhamento, fornecendo aos destinatários links diretos para suas responsabilidades.
Você também pode converter seus documentos do ClickUp em arquivos PDF, Word ou Markdown para compartilhamento. Use a formatação de rich-text para destacar prazos, níveis de prioridade ou partes interessadas, tornando a recapitulação de seus e-mails precisa e acionável. 💯
3. Resumir as principais decisões
Outra maneira de tornar seus e-mails de acompanhamento relevantes é resumir as principais decisões tomadas durante a reunião. O detalhamento das decisões tomadas durante a reunião reforça a responsabilidade e garante que todos estejam na mesma página.
Seja claro e conciso, listando cada decisão em tópicos para facilitar a leitura. ✅
Exemplo:
Aqui está um resumo rápido de nossa última conversa:
Aprovamos o plano de marketing para [nome do projeto/empresa]Concordamos em avançar com [ação específica]Decidimos sobre [prazo específico]
Escreva e-mails de acompanhamento claros e relevantes com ClickUp Brain Que tal usar AI para escrever esses e-mails ? Cérebro ClickUp, O assistente de IA integrado do ClickUp, também atua como um redator de IA, ajudando você a criar os e-mails de acompanhamento perfeitos.
Depois que você tiver anotado as reuniões no ClickUp Docs, use o ClickUp Brain para gerar resumos concisos dos principais pontos, decisões e itens de ação. Destaque o texto ou as seções relevantes e deixe que o ClickUp Brain crie um resumo bem elaborado.
Use-o para redigir e-mails de acompanhamento adaptados às necessidades de seu público, proporcionando uma comunicação clara e resultados acionáveis. A ferramenta de IA também sugere frases e formatos aprimorados, aumentando ainda mais a clareza e mantendo o fluxo da conversa pós-reunião. Essa assistência baseada em IA economiza tempo e aprimora o profissionalismo de seus e-mails, mantendo todos alinhados e informados. 🤖
Dica profissional: Lembre-se de verificar a ortografia e a gramática de seus e-mails com o Brain para que seus e-mails sejam claros, diretos e relevantes.
4. Adicionar próximas etapas
Você expressou sua gratidão, recapitulou o que aconteceu durante a reunião, resumiu as decisões tomadas e enviou o e-mail! Mas espere - o que os destinatários devem fazer em seguida?
Portanto, antes de enviar esse e-mail, lembre-se de adicionar as próximas etapas. Descrever o que acontecerá em seguida é a parte mais importante de seu e-mail de acompanhamento, pois também ajuda as pessoas que podem ter perdido a reunião. **Atribua tarefas, forneça prazos e esclareça as funções
Crie tarefas diretamente de seu e-mail email usando o ClickUp Se sua lista de próximas etapas for maior e mais complicada, use ClickUp para gerenciamento de projetos de e-mail . Você pode criar tarefas diretamente a partir de seus e-mails, configurar a automação para tarefas de acompanhamento e anexar e-mails a qualquer tarefa para contexto.
O ClickUp se integra ao Gmail e ao Outlook para ajudá-lo a enviar e-mails diretamente sem alternar entre guias. Envie e-mails automaticamente com base em campos personalizados, envios de formulários ou eventos de tarefas, facilitando o processo de acompanhamento. 🔗
➡️ Leia mais: Para simplificar os e-mails de acompanhamento, automatizar tarefas repetitivas e economizar tempo, use o Modelo de automação de e-mail do ClickUp para garantir que nada passe despercebido.
5. Incluir a data da próxima reunião
Escreva os detalhes da próxima reunião ou discussão de acompanhamento no final de seu e-mail.
Se a data não tiver sido finalizada, sugira um cronograma e informe aos destinatários que você confirmará em breve. Isso garantirá que os participantes tenham tempo para revisar suas tarefas e se preparar para a reunião de acompanhamento. 🗓
definir lembretes de eventos com_ visualização do calendário do ClickUp O Visualização do calendário do ClickUp é uma ferramenta essencial para agendar novas datas de reuniões em e-mails de acompanhamento. Seu layout intuitivo permite identificar facilmente os intervalos de tempo abertos nas agendas da sua equipe. Esse recurso permite que você proponha horários de reuniões que evitem conflitos, garantindo o máximo de participação e produtividade.
Ao redigir seus e-mails de acompanhamento, anexe os horários de reunião sugeridos mostrados no Calendar View, com o contexto do projeto e as metas extraídas do ClickUp Docs. Esse processo otimizado economizará seu tempo, manterá sua equipe no caminho certo e demonstrará profissionalismo em suas comunicações.
Ele também envia alertas para eventos, garantindo que você ou os membros da sua equipe não percam a próxima reunião e venham preparados! 😊
➡️ Leia mais: Como pedir desculpas por faltar a uma reunião (incluindo exemplos de respostas)
Dicas para escrever ótimos e-mails de acompanhamento de reuniões
Aqui estão algumas dicas para melhorar seus e-mails de acompanhamento:
Envie-o dentro de 24 horas após a reunião
O tempo é tudo. Quanto mais cedo você enviar seu e-mail de acompanhamento, mais fresca a discussão estará na mente de todos. Esperar muito tempo pode fazer com que seu e-mail pareça uma reflexão tardia - ou pior, as pessoas podem esquecer completamente os detalhes importantes.
Portanto, o objetivo é enviar um e-mail dentro de 24 horas após a reunião. Dessa forma, seus participantes terão tempo para refletir sobre a discussão e começar a trabalhar nos itens de ação rapidamente. ⌛
Dica profissional: Defina lembretes automáticos no ClickUp para incentivá-lo a enviar o e-mail dentro da janela de ouro de 24 horas.
Mantenha-o curto e direto ao ponto
Ninguém tem tempo para ler um monte de texto, especialmente no ambiente de trabalho agitado de hoje em dia. Seu e-mail de acompanhamento deve ir direto ao ponto. Expresse gratidão, recapitule a reunião, destaque as principais conclusões e descreva o que vem a seguir.
Isso demonstra respeito pelo tempo do destinatário e, ao mesmo tempo, garante que o e-mail seja lido, e não passado batido. 🎯
Dica profissional: Use parágrafos separados, marcadores e cabeçalhos para destacar pontos importantes em seus e-mails e melhorar a legibilidade.
Esclareça e atribua itens de ação
Um e-mail de acompanhamento não é apenas um resumo; é uma ferramenta para ação. Indique claramente o que precisa ser feito, quem é o responsável e quando deve ser concluído. Isso elimina qualquer ambiguidade e mantém a equipe alinhada.
Quando todos conhecem suas funções e prazos, isso evita falhas de comunicação e garante o progresso. 🤹🏽♂️
➡️ Leia mais: 10 estratégias eficazes de gerenciamento de e-mail para aumentar a produtividade
Termine com uma nota positiva
Termine seu e-mail com um toque de otimismo e incentivo.
Um encerramento positivo faz com que os destinatários se sintam motivados e tranquilos em relação ao trabalho que têm pela frente. Acrescente um toque pessoal, como um elogio ou uma expressão de entusiasmo com relação às próximas etapas. 🌻
➡️ Leia mais: 10 melhores ferramentas de alcance de e-mail em 2024 (avaliações e preços)
Modelos e exemplos de e-mails de acompanhamento
Pronto para escrever ótimos e-mails de acompanhamento? Use modelos para garantir a consistência e a cobertura de todos os pontos relevantes.
Modelos e amostras de e-mail prontos para uso estão disponíveis para fazer follow-ups sem esforço em vários cenários. Além disso, use os prompts de IA para obter e-mails de acompanhamento lidos e enviados! 🦾
Vamos explorar como usar o ClickUp Brain para criar alguns modelos para um e-mail de acompanhamento após a reunião:
Cenário 1: Após uma reunião de equipe
Assunto: Acompanhamento da nossa recente reunião de equipe
Olá [Team/Team Member's Name], espero que esta mensagem esteja de bom tamanho. Gostaria de agradecer a todos pela participação em nossa recente reunião sobre [Data]. Suas percepções e contribuições foram inestimáveis.
Pontos-chave discutidos:
- [Liste brevemente os principais tópicos ou decisões tomadas durante a reunião]
Itens de ação:
- [Item de ação 1]-[Pessoa responsável]-[Prazo final]
- [Item de ação 2]-[Pessoa responsável]-[Prazo]
Certifique-se de concluir suas tarefas atribuídas dentro dos prazos especificados. Se tiver alguma dúvida ou precisar de mais esclarecimentos, sinta-se à vontade para entrar em contato.
Próximas etapas:
[Descreva as próximas reuniões, prazos ou ações de acompanhamento]
Cenário 2: após uma reunião com o cliente
Assunto: Ótimo contato com você
Oi [Nome do cliente],
Espero que esta mensagem o encontre bem. Foi ótimo conversar com você durante nossa reunião em [Data]. Agradeço a oportunidade de discutir [mencionar tópicos discutidos] e explorar como podemos continuar a atender às suas necessidades.
Pontos-chave discutidos:[Resuma brevemente os pontos-chave ou atualizações compartilhados durante a reunião]
Itens de ação:
[Item de ação 1] - [Pessoa/equipe responsável] - [Prazo]
[Item de ação 2] - [Pessoa responsável/Equipe] - [Prazo]
[Item de ação 3] - [Pessoa responsável/Equipe] - [Prazo]
Próximas etapas: [Descreva as próximas ações, reuniões ou tarefas de acompanhamento]
Fique à vontade para entrar em contato caso tenha alguma dúvida ou precise de mais assistência. Temos o compromisso de garantir sua satisfação e esperamos continuar com nossa parceria.
Mais uma vez, obrigado por seu tempo e confiança em nós.
Com os melhores cumprimentos, [Seu nome] [Seu cargo] [Sua empresa]
Prompt do ClickUp Brain usado: Gere um modelo e uma amostra para um e-mail de acompanhamento após uma reunião com um cliente existente.
Cenário 3: Após uma entrevista informativa
Assunto: Obrigado pela entrevista informativa
Olá [Nome do entrevistador],
Espero que esta mensagem o encontre bem. Sou grato por ter reservado um tempo para falar comigo em [Date] [Inteviewer's Position].
Principais conclusões:
[Resuma brevemente os principais insights ou conselhos compartilhados durante a entrevista]
[Mencione quaisquer tópicos ou discussões específicas que tenham sido particularmente úteis]
Eu realmente aprecio sua disposição em compartilhar suas experiências e conselhos. Isso me deu uma compreensão mais clara de [aspecto específico do setor ou função] e aumentou ainda mais meu interesse em seguir uma carreira nesse campo.
Informe-me se há algum recurso ou contato que você recomenda que eu explore mais. Aguardo contato e espero nos encontrarmos novamente no futuro.
Mais uma vez, obrigado por seu tempo e generosidade.
Com os melhores cumprimentos, [Seu nome]
Prompt do ClickUp Brain usado: Gere um modelo e um exemplo para um e-mail de acompanhamento após uma entrevista informativa.
Como o ClickUp Brain respondeu à solicitação
Cenário 4: Após reunião com um cliente em potencial
Assunto: Obrigado por se reunir conosco
Olá [Nome do cliente em potencial],
Espero que esta mensagem o encontre bem. Gostaria de expressar minha gratidão por ter se reunido conosco em [Data]. Foi um prazer discutir suas necessidades e explorar como podemos apoiar suas metas.
Resumo da discussão: [Faça um breve resumo dos principais pontos ou tópicos discutidos durante a reunião] [Mencione quaisquer soluções ou serviços específicos que tenham sido destacados]
Próximas etapas:
[Próxima etapa 1]-[Pessoa/equipe responsável]-[Prazo final] [Próxima etapa 2]-[Responsável/Equipe]-[Prazo]
Estamos entusiasmados com a possibilidade de trabalharmos juntos e temos o compromisso de oferecer as melhores soluções para atender às suas necessidades. Fique à vontade para entrar em contato caso tenha alguma dúvida ou precise de mais informações.
Mais uma vez, obrigado por seu tempo e consideração.
Com os melhores cumprimentos,
[Seu nome]
[Sua posição]
[Nome de sua empresa]
Prompt do ClickUp Brain usado: Gere um modelo e uma amostra para um e-mail de acompanhamento após uma reunião com um cliente em potencial.
Modelo de e-mail de acompanhamento do ClickUp
Use o modelo de e-mail de acompanhamento do ClickUp e torne suas mensagens mais eficientes
**Modelo de e-mail de acompanhamento do ClickUp automatiza sua comunicação, rastreia os acompanhamentos e ajuda a definir lembretes para responder a mensagens essenciais. Perfeito para gerenciamento de projetos de e-mail esse modelo pode consolidar todos os modelos para vários casos de uso em um armazenamento centralizado. 😍
Aqui está o que você vai adorar:
configure fluxos de trabalho automatizados para gerenciar as comunicações com os clientes de forma eficiente
garanta que nenhum cliente seja esquecido, registrando e acompanhando as tarefas de acompanhamento
use lembretes para ficar por dentro de respostas e prazos importantes
%ctaBtn%/purple https://app.clickup.com/signup?template=t-30u45h5&department=sales-crm&\_gl=1\*dpg8tg\*\_gcl\_aw\*R0NMLjE3MzM3MjUzOTguQ2owS0NRaUFwTlc2QmhENUFSSXNBQ21FYmtVenN6TldnOHVOSzhnX0o4WHlhLThVdW5OeDY4YXNuQTMtVDEyTXpxcHByY1V3WHExbm44MGFBcFdERUFMd193Y0I.\*\_gcl\_au\*MjMyMzkyNDc1LjE3MzE0MTk2ODA Faça o download deste modelo /%ctaBtn%
➡️ Leia mais: 12 melhores modelos de campanhas de gotejamento para um marketing por e-mail eficaz
ClickUp: Seu melhor companheiro de acompanhamento
Um e-mail de acompanhamento bem elaborado é mais do que apenas um gesto educado; é uma ferramenta para construir relacionamentos sólidos, garantir clareza e impulsionar o progresso.
Com o ClickUp, gerenciar sua comunicação de acompanhamento se torna fácil. Desde a organização de notas de reunião no Docs até a automatização de tarefas e o envio de e-mails diretamente da plataforma, o ClickUp otimiza todo o processo, economizando seu tempo e mantendo tudo sob controle.
Pronto para levar seu jogo de acompanhamento para o próximo nível? Registre-se gratuitamente hoje mesmo! 🌻