Quando sua disponibilidade não está clara, isso pode causar confusão e frustração. É por isso que uma mensagem de ausência do escritório clara e confiável é tão importante.
É aqui que entra o recurso Ausente do Escritório (OOO) do Microsoft Teams.
Vai tirar um dia de folga ou participar de uma conferência? Esta ferramenta prática informa seus clientes ou equipe sobre sua indisponibilidade, quando você estará de volta e quem contatar na sua ausência.
Mas como configurá-lo?
Fique conosco enquanto mostramos como configurar a função “Fora do escritório” no Teams e revelamos como as ferramentas avançadas do ClickUp ajudam você a elevar sua estratégia de comunicação e colaboração!
Vamos começar! 🌱
🔎Você sabia? A sigla OOO tem suas raízes no termo OOF, originário do recurso de resposta automática do antigo sistema de e-mail Xenix da Microsoft, do final dos anos 80! Naquela época, OOF era o comando para o recurso de resposta automática. Embora muitas vezes se pense que significa “Fora das instalações”, a sigla permaneceu mesmo depois que o Xenix evoluiu para o Exchange Server em 1993. 💻📨
Como configurar a função “Fora do escritório” no Teams
Com mais de 300 milhões de usuários e contando, o Microsoft Teams é essencial para uma colaboração eficiente no local de trabalho. Quando você precisar se ausentar, definir seu status de ausência do escritório garante uma comunicação tranquila com a equipe e informa a todos sobre sua disponibilidade.
O MS Teams oferece várias maneiras de definir seu status com base na versão que você está usando. Aqui está uma breve comparação entre as versões gratuita e empresarial.
| Recurso | Versão gratuita | Versão empresarial |
|---|---|---|
| Definir mensagem de status | ✅ Atualizações manuais | ✅ Com agendamento e automação |
| Respostas automáticas | ❌ Indisponível | ✅ Interno e externo |
| Sincronize com o Outlook | ❌ Não compatível | ✅ Sincronização completa |
| Opções de agendamento | ❌ Indisponível | ✅ Agendamento baseado em tempo |
Método 1: ativar o status “Fora do escritório” na versão gratuita do Teams
A versão gratuita é ótima para equipes menores ou usuários casuais que não precisam de recursos avançados, como automação ou agendamento. Veja como fazer isso funcionar para você.
Passo 1: Abra o Teams e acesse seu perfil
Abra o aplicativo móvel ou a versão web do Microsoft Teams e faça login usando suas credenciais. Você verá sua foto de perfil ou iniciais no canto superior direito da interface do Teams. Clique neste ícone para abrir um menu suspenso.
Etapa 2: navegue até “Definir mensagem de status”
No menu suspenso, selecione “Definir mensagem de status”. Esse recurso permite que você crie uma nota personalizada informando colegas ou clientes sobre o status das equipes ou sua indisponibilidade.
Etapa 3: Redija sua nota de ausência do escritório
Escreva sua mensagem de ausência do escritório na caixa de texto que aparece. Essa é sua oportunidade de comunicar detalhes essenciais sobre sua ausência. Lembre-se destas dicas:
- Seja claro e conciso: explique por que você está indisponível e quando estará de volta.
- Forneça os próximos passos: ofereça um contato alternativo para assuntos urgentes.
- Mantenha a profissionalidade: use um tom que reflita a cultura do seu local de trabalho.
📝 Exemplo
Olá,
Estarei fora do escritório até [data de retorno] e terei acesso limitado ao Teams. Entre em contato com [nome do colega] pelo [e-mail/número de telefone] para assuntos urgentes.
Obrigado!
Etapa 4: defina a duração da sua mensagem
Role para baixo até encontrar a opção “Limpar mensagem de status após”. Clique no menu suspenso para selecionar por quanto tempo você deseja que sua mensagem de ausência do escritório seja exibida. Escolha entre 1 hora, 4 horas, Hoje ou Esta semana.
Etapa 5: salve suas configurações
Clique em “Concluído” para salvar sua mensagem. Visualize-a novamente clicando em sua foto de perfil. Selecione um status de ausência apropriado no menu suspenso, como “Ausente” ou “Não perturbe”.
💡Dica profissional: como a versão gratuita não permite que você configure sua mensagem de ausência do escritório para mudar automaticamente, lembre-se de atualizar sua disponibilidade quando retornar.
Método 2: ativar a função “Fora do escritório” na versão empresarial do Teams
A versão empresarial ou corporativa do Teams leva as coisas a um outro nível. Ela permite que você envie respostas automáticas, sincronizando-as com o calendário do Outlook e agendamentos baseados em horários.
Passo 1: Acesse a seção “Agendar ausência do escritório”
Abra o Microsoft Teams em seu desktop. Passe o mouse sobre sua foto de perfil ou iniciais no canto superior direito para acessar o menu suspenso.
Para exibir sua mensagem de status quando as pessoas entrarem em contato ou mencionarem você, marque a caixa de seleção “Mostrar quando as pessoas me enviarem mensagens”. Continue para definir um temporizador para o tempo que você deseja que sua mensagem de status apareça e, em seguida, clique no botão “Agendar fora do escritório” na parte inferior da janela.
Etapa 2: habilite respostas automáticas e crie sua nota
Depois de selecionar “Agendar ausência do escritório” nas configurações do Microsoft Teams, navegue até “Geral”. Uma janela pop-up “Ausência do escritório” será aberta.
Selecione a opção “Ativar respostas automáticas” nesta tela do Office para notificar seus colegas e contatos externos. Na caixa de texto, digite sua mensagem de ausência do escritório.
➡️ Leia mais: Os 10 melhores aplicativos de mensagens para negócios
Etapa 3: Configure respostas externas
Se você se comunica com clientes, fornecedores ou parceiros fora da sua organização, deve notificá-los sobre sua ausência. Veja como entrar em contato com as pessoas certas nos momentos certos ao ativar as respostas automáticas:
- Ative a opção “Enviar respostas fora da minha organização”.
- Selecione os destinatários. Clique na caixa de seleção “Enviar apenas para meus contatos” para programar e enviar sua resposta automática para as pessoas salvas no Outlook.
- Escolha “enviar para todos os remetentes externos” se quiser que qualquer pessoa que lhe enviar um e-mail de fora da sua organização receba sua resposta.
- Escreva uma mensagem separada para conexões externas ou copie e cole a mesma mensagem que você colocou no seu status do MS Teams.
💡Dica profissional: Quer encontrar o equilíbrio perfeito entre privacidade e conexão? Opte por “Enviar apenas para meus contatos”! Dessa forma, suas respostas automáticas mantêm seus relacionamentos importantes informados, ao mesmo tempo em que mantêm sua ausência em segredo para remetentes desconhecidos.
Etapa 4: defina um intervalo de tempo
Agendar suas próprias respostas automáticas garante que elas sejam ativadas e desativadas automaticamente. Assim, você pode ativá-las quando retornar.
- Marque a caixa “Enviar respostas apenas durante um período”.
- Clique nos campos de data e hora para especificar as datas em que sua resposta automática deve começar e terminar.
Etapa 5: salve suas configurações
Antes de se ausentar, reserve alguns minutos para garantir que seu status de ausência do escritório esteja perfeito e pronto para manter tudo funcionando perfeitamente durante sua ausência:
- Verifique se há erros ortográficos, clareza e detalhes ausentes nas respostas internas e externas.
- Certifique-se de que sua mensagem seja formal para os clientes e amigável, mas profissional, para os colegas.
- Informe os membros da sua equipe sobre as tarefas que eles devem realizar e forneça instruções claras.
Depois disso, clique em “Salvar” para implementar suas configurações e ativar seu status.
💡Dica profissional: precisa atualizar seu status de ausência do escritório enquanto estiver em trânsito? O aplicativo móvel do Teams simplifica isso, sincronizando sua resposta automática entre o Teams e o Outlook. Veja como:
- Abra o aplicativo e toque na sua foto de perfil 📸
- Crie o status “Fora do escritório” e habilite a resposta automática ✉️
- Programe as datas de início e término, e pronto! 📅
Limitações do uso do Teams para comunicação
Embora o Microsoft Teams seja uma ferramenta confiável para uma colaboração eficaz no local de trabalho, especialmente se você estiver usando o Outlook e outras ferramentas da Microsoft, ele tem algumas falhas. Aqui estão algumas limitações notáveis que afetam a eficiência e a comunicação, especialmente em ambientes de trabalho dinâmicos:
⛔️ Falta de personalização avançada do status
Com o Teams, você fica limitado a opções básicas de status, como “Disponível” ou “Fora do escritório”. Não é possível adicionar hiperlinks, usar formatação de rich text ou personalizar mensagens para diferentes públicos.
Essa abordagem única para todos muitas vezes leva a uma comunicação vaga e a acompanhamentos desnecessários.
⛔️ Sem automação para delegação de tarefas
A automação é um salva-vidas — 66% dos funcionários confiam nela para aumentar a produtividade. Mas o Teams mantém você no modo manual.
Configurar uma mensagem de status de ausência do escritório é fácil, mas e depois? Não há como reatribuir tarefas automaticamente ou informar sua equipe sobre responsabilidades pendentes. Essa lacuna cria atrasos, gargalos e trabalho extra para equipes ocupadas.
⛔️ Notificações excessivas e perturbadoras
O Teams não o deixa totalmente em paz, mesmo com a função “Fora do escritório” ativada. Alertas de menções e mensagens continuam chegando, trazendo você de volta ao modo de trabalho e atrapalhando seu tempo de folga. Sem controles granulares, isso aumenta o estresse e interrompe seu equilíbrio entre vida pessoal e profissional.
⛔️ Integração entre plataformas deficiente
O MS Teams funciona bem com outras ferramentas da Microsoft, como o Outlook Calendar e o SharePoint. Mas se sua equipe usa o Slack, o Zoom ou outros canais de gerenciamento de projetos, sua mensagem de ausência do escritório não é transferida para esses aplicativos. Você terá que atualizar manualmente os status em várias plataformas, o que leva a ineficiências e falhas de comunicação.
⛔️ Recursos de agendamento rígidos
Não há opções avançadas para agendas recorrentes, como dias pessoais semanais ou horários de meio período. Você precisará definir manualmente seu status todas as vezes, o que é tedioso e fácil de esquecer. Para aqueles com necessidades de agendamento regulares, isso adiciona um incômodo desnecessário.
📢 O feedback dos usuários oferece informações valiosas sobre o desempenho do Microsoft Teams em diferentes ambientes. Depois de explorar os tópicos do Reddit, eis o que descobrimos sobre a experiência do usuário:
Um usuário apontou a falta de um gerenciamento eficaz de notificações:
Mesmo com meu status “Fora do escritório”, ainda recebo notificações de menções e mensagens. Isso vai contra o objetivo de definir o status “Fora do escritório” — é estressante e perturbador.
Mesmo com meu status “Fora do escritório”, ainda recebo notificações de menções e mensagens. Isso vai contra o objetivo de definir o status “Fora do escritório” — é estressante e perturbador.
Outro usuário expressou frustração com o desempenho e a usabilidade:
Desde que minha empresa mudou para o Teams, tenho lidado com lentidão constante, travamentos inesperados e logouts aleatórios. Isso atrapalha a colaboração em tempo real e torna tarefas simples desnecessariamente complicadas.
Desde que minha empresa mudou para o Teams, tenho lidado com lentidão constante, travamentos inesperados e logouts aleatórios. Isso atrapalha a colaboração em tempo real e torna tarefas simples desnecessariamente complicadas.
Programe sua ausência do escritório com o ClickUp
Embora as restrições mencionadas possam não ser um impedimento para todos os usuários, elas ainda complicam o fluxo de trabalho e a comunicação. Portanto, se seus projetos exigem funcionalidades mais avançadas, é hora de explorar alternativas ao Microsoft Teams.
Conheça o ClickUp — uma plataforma dinâmica e completa que resolve esses desafios de frente. Desde a automação de tarefas repetitivas até a promoção de uma comunicação perfeita, o ClickUp transforma seu fluxo de trabalho. Afinal, a produtividade não deve parar só porque você está fora do escritório! 🌟
Quando o Microsoft Teams deixa você querendo soluções mais otimizadas, o ClickUp entra em cena como um dos melhores softwares de comunicação interna. Integrando-se perfeitamente ao Teams, o ClickUp resolve diretamente suas limitações, esteja você na frente da tela do seu escritório ou fora dele. 🙌
Veja o que a integração do ClickUp com o Microsoft Teams oferece:
- Reatribua tarefas e gerencie responsabilidades, eliminando a delegação manual ✅
- Assuma o controle das atualizações e notificações para manter o foco sem distrações desnecessárias ✅
- Compartilhe links do ClickUp nos canais do Teams com detalhes desdobrados, adicionando contexto instantâneo às suas discussões ✅
- Sincronize status em aplicativos de terceiros com as integrações do ClickUp ✅
➡️ Leia mais: As 10 melhores integrações do Microsoft Teams
Mas isso não é tudo! O ClickUp permite que as equipes trabalhem de forma mais inteligente e rápida. Com funcionalidades de ponta, este aplicativo redefine a colaboração em equipe, simplifica o gerenciamento de projetos e aumenta a produtividade.
Mantenha as conversas fluindo e colabore com facilidade
Simplifique as discussões da equipe com o ClickUp Chat, um centro de comunicação em tempo real onde as conversas acontecem junto com as tarefas. Mantenha todas as suas mensagens, atualizações e itens de ação em um só lugar para obter clareza e foco incomparáveis. 🔮
Enquanto estiver fora do escritório, use a função “Atribuir comentários” do ClickUp para transformar conversas em tarefas acionáveis e delegar responsabilidades.
📌 Exemplo: atribua a um colega um comentário como “Revisar a versão final para verificar se há erros” para garantir a responsabilidade e manter o progresso em dia.
Da mesma forma, a Detecção de Colaboração do ClickUp ajuda sua equipe a evitar erros quando você está ausente. Se alguém editar um documento no qual você está trabalhando, o ClickUp notificará essa pessoa sobre suas últimas atualizações para que nada seja sobrescrito. 🤝
🧠 Curiosidade: as respostas automáticas podem despertar o medo de ficar de fora, ou FOMO! Uma pesquisa descobriu que, ao receber mensagens de ausência do escritório, quase 30% das pessoas se perguntaram: “Por que eu não estou de férias em um lugar tropical também?!” 🏖️
Transforme reuniões em sucesso prático
Reuniões eficazes são a base de uma colaboração bem-sucedida, e o ClickUp Meetings as transforma em sessões produtivas. Planeje agendas de reuniões, colabore em tempo real e atribua tarefas de acompanhamento para gerar resultados práticos. Veja como isso pode ajudá-lo:
- Estruture discussões com títulos, marcadores e imagens incorporadas ✅
- Converta pontos-chave em tarefas acionáveis diretamente das notas da reunião ✅
- Colabore em notas em tempo real, mantendo todos alinhados e no caminho certo ✅
Mas o ClickUp vai além, elevando toda a experiência de reunião.
Com o ClickUp Clips, você pode gravar vídeos de alta qualidade e sem marca d'água para capturar discussões importantes. Além disso, o ClickUp Brain transcreve automaticamente todos os vídeos, economizando seu tempo e esforço. 🤖🎦
💡 Dica profissional: Siga estas regras simples, mas eficazes, de etiqueta para reuniões virtuais para ter conversas com foco total:
- Envie uma agenda clara com antecedência para alinhar os participantes e definir metas 📋
- Silencie o microfone quando não estiver falando para evitar distrações 🎙️
- Designe um facilitador para conduzir as discussões e abordar os pontos-chave 🔑
- Termine com uma recapitulação das tarefas e dos responsáveis para promover a responsabilidade 🔄
Otimize os fluxos de trabalho com modelos pré-criados
Por que começar do zero quando o ClickUp oferece uma biblioteca de modelos de planos de comunicação prontos para usar? Uma ferramenta que se destaca nessa linha é o modelo de estratégia de comunicação interna e plano de ação do ClickUp.
Veja por que você vai adorar:
- Personalize metas, partes interessadas, canais e cronogramas para atender às suas necessidades específicas ✅
- Colabore sem esforço em tempo real com comentários, feedback e atualizações ao vivo ✅
- Atribua tarefas, defina prazos e monitore o progresso para garantir uma execução perfeita ✅
Ideal para: equipes de RH que gerenciam atualizações em toda a empresa, equipes de marketing que realizam campanhas multicanais e equipes híbridas que sincronizam fluxos de trabalho distribuídos.
📚 Leia também: Para check-ins rápidos da equipe e apresentações concisas, o modelo de mensagem instantânea do ClickUp é a solução ideal. Ele é perfeito para estruturar mensagens do tipo “Estou fora, mas aqui está o que você precisa saber”.
Integre com suas ferramentas favoritas
O ClickUp não se integra apenas ao Teams — ele se conecta a mais de 1.000 aplicativos. Esse ecossistema de integração permite centralizar tarefas e comunicações sem perder nada. 🤩
Quer você use o Slack para mensagens, o Zoom para reuniões ou o Google Drive para armazenamento de documentos, o ClickUp reúne tudo em uma plataforma simplificada. 🛠️
🎙️ Veja o que Daniel Zacks, gerente de operações de marketing da Kryon, disse sobre as integrações do ClickUp:
Isso certamente simplificou nossa produtividade, e grande parte disso se deve às diferentes integrações e ClickApps que o ClickUp oferece. As automações que podem facilitar nossas vidas e nos permitir focar nos projetos reais em andamento são benéficas para nós e para toda a empresa.
Isso certamente simplificou nossa produtividade, e grande parte disso se deve às diversas integrações e ClickApps que o ClickUp oferece. As automações que podem facilitar nossas vidas e nos permitir focar nos projetos reais em andamento são benéficas para nós e para toda a empresa.
Diga adeus às falhas de comunicação mudando para o ClickUp
Configurar sua mensagem de ausência do escritório no Microsoft Teams é um bom começo, mas por que parar por aí? O ClickUp oferece uma maneira mais inteligente de manter sua equipe conectada e produtiva, esteja você no escritório ou fora dele.
Com ferramentas de comunicação avançadas e recursos abrangentes de gerenciamento de projetos, o ClickUp garante que o trabalho continue fluindo perfeitamente, mesmo durante sua ausência. Atribua tarefas, defina prioridades e mantenha todos informados com notificações e atualizações em tempo real.
Experimente o ClickUp gratuitamente hoje mesmo e descubra um mundo onde “Fora do escritório” não significa fora de contato. Em vez disso, significa que sua equipe está capacitada, organizada e pronta para qualquer coisa. 🌻