O acidente mais mortal da história da aviação, conhecido como o desastre do aeroporto de Tenerife, é atribuído a " um mal-entendido entre a torre e a aeronave. " Em essência, um problema de comunicação.
Não importa se você está pilotando um avião, escrevendo um texto para um site ou criando um software, a comunicação ineficaz pode ter consequências extraordinárias. Nesta postagem do blog, exploramos as barreiras de comunicação e como você pode lidar com elas.
Entendendo as barreiras de comunicação
Uma barreira de comunicação é qualquer coisa que impeça uma pessoa de se comunicar claramente e a(s) outra(s) pessoa(s) de entender a mensagem. As barreiras de comunicação podem ser prejudiciais ao funcionamento organizacional em várias dimensões.
❗️Qualidade: A comunicação ineficaz cria lacunas na compreensão, o que resulta em um resultado de trabalho abaixo do ideal.
❗️Produtividade: Sem um entendimento completo das instruções, os membros da equipe podem levar muito tempo para processar, tentar e falhar ou ser ineficientes em seu trabalho.
❗️Eficácia: Imagine barreiras de comunicação entre um funcionário e um cliente/gerente, o que leva a mal-entendidos. O funcionário terá dificuldades para entregar o que se espera dele de forma eficaz.
❗️Disengagement: Quando a comunicação se torna mais difícil - superando barreiras todos os dias -, os membros da equipe desenvolvem fadiga e se desligam. Isso pode afetar significativamente o desempenho no local de trabalho.
❗️Inovação: A criatividade coletiva exige uma comunicação fluida. Sem isso, a inovação seria um sonho distante.
❗️Culture: A boa comunicação cria um senso de propósito coletivo. A falta dela cria uma cultura disfuncional em que as pessoas ficam distantes ou até mesmo desconfiadas. De fato, as barreiras de comunicação são um motivo importante para a Grande Demissão e a desistência silenciosa.
Se isso parece um exagero, vamos ver como isso acontece no local de trabalho.
Barreiras comuns de comunicação no local de trabalho
Uma boa comunicação é quando uma pessoa articula sua mensagem com clareza e de forma que seja fácil e completamente compreendida pelo público-alvo. Qualquer coisa que atrapalhe esse processo pode ser tratada como uma barreira de comunicação. Aqui estão os dez principais exemplos.
1. Barreiras físicas
A barreira de comunicação mais simples é a física. Seja tentando se comunicar com alguém a alguns metros de distância de você em um show ou fazendo uma apresentação em um equipamento defeituoso, as barreiras físicas estão por toda parte.
Elas são simples porque são claras e tangíveis. Elas podem ser corrigidas com mudanças no sistema.
Por exemplo, se você estiver com dificuldade para explicar um conceito a alguém pelo telefone, poderá usar uma ferramenta de videoconferência com compartilhamento de tela para resolver o problema dessa barreira de comunicação.
2. Barreiras psicológicas
Ao contrário das barreiras físicas, as psicológicas estão na mente das pessoas e, portanto, são exponencialmente mais complexas de lidar. Algumas barreiras psicológicas comuns do orador incluem medo do palco, ansiedade social, distúrbios da fala, problemas de autoestima etc.
O receptor também pode ter barreiras psicológicas, como preconceitos, julgamentos e suposições não testadas, o que torna as conversas a portas fechadas ineficazes.
3. Barreiras linguísticas
A barreira de idioma mais básica é quando duas pessoas não falam o mesmo idioma. Por exemplo, um falante nativo de inglês dos EUA pode enfrentar barreiras linguísticas ao se comunicar com colegas na França, Alemanha ou Japão, onde o inglês não é o primeiro idioma.
No entanto, essa não é a única barreira linguística. Sotaques, dialetos, termos técnicos, linguagem local ou até mesmo uma metáfora desconhecida podem dificultar a comunicação. Por exemplo, se você pedir batatas fritas, receberá duas coisas completamente diferentes nos EUA e no Reino Unido!
Por outro lado, as equipes e organizações podem ter seu próprio idioma.
Por exemplo, termos como "descascando a cortina", "caindo na toca do coelho", "barra lateral" etc. são comuns, mas não são familiares para quem não fala essa linguagem.
Nossa equipe social tem muito a dizer sobre isso!
4. Barreiras culturais
As diferenças culturais criam barreiras de comunicação. Por exemplo, a distância de poder em algumas culturas orientais pode ser alta, fazendo com que os membros mais jovens da equipe relutem em desafiar seus chefes.
Algumas organizações, especialmente as de longa data, podem ter uma cultura de trabalho formal em que toda a comunicação precisa ser feita por escrito em formatos específicos. Isso pode deixar muitas informações não ditas, criando lacunas de comunicação no local de trabalho .
Você também pode ter um novo membro da equipe que, até agora, trabalhava em uma cultura diferente, precisando de realinhamento para se comunicar efetivamente com você.
5. Barreiras organizacionais
As idiossincrasias organizacionais muitas vezes podem ser barreiras de comunicação.
Por exemplo, uma startup criada por um pequeno grupo de amigos íntimos pode parecer excludente para novos funcionários fora de sua rede.
Uma equipe remota que não tenha os ferramentas de comunicação no local de trabalho também podem criar barreiras. Sem um local comum para todas as conversas, as equipes acabam espalhando as informações pelas ferramentas, criando fissuras no entendimento.
6. Barreiras de processo
Qualquer organização é uma coleção de processos. Para que uma tarefa seja realizada, várias pessoas executam partes, que são então entregues a outras pessoas como parte de um processo coerente. Agora, pense em uma situação em que uma pessoa não sabe a quem passar a tarefa ou como fazê-la corretamente.
Nas equipes de desenvolvimento de software, a transferência entre designer e desenvolvedor é um desafio muito comum.
7. Barreiras de contexto
Uma barreira de contexto ocorre quando as pessoas que se comunicam entre si não têm as mesmas informações sobre o histórico, as metas, as necessidades etc. do projeto.
Por exemplo, um novo membro da equipe pode não conhecer todas as soluções anteriores tentadas para resolver um determinado problema, o que resulta em retrabalho. Quando a equipe de conteúdo não tem um guia de estilo, pode haver inconsistências em seus resultados.
8. Barreiras tecnológicas
Atualmente, a maior parte da comunicação é digital. No entanto, nem todos se sentem confortáveis com a comunicação digital da mesma forma.
Alguns podem não entender os emojis - conhece alguém que ache que o emoji de polegar para cima é rude? Outros podem ter colocado a câmera de vídeo no lugar errado durante uma reunião. A acessibilidade também pode criar barreiras.
9. Barreiras emocionais
Os dias em que mantínhamos nossas emoções em casa deram lugar a trazer todo o seu ser para o trabalho. De qualquer forma, todo local de trabalho é uma mistura de pessoas que nutrem várias emoções e atitudes.
Alguém que teve uma manhã ruim pode estar fechado para receber feedback crítico. Um membro da equipe estressado pode não estar disposto a fazer um esforço extra.
10. Barreiras do sistema de valores
Normalmente, o melhor trabalho é feito por pessoas com crenças comuns, como transparência, integridade, foco no cliente etc. Quando os sistemas de valores das pessoas estão em conflito, a comunicação é interrompida.
Por exemplo, quando um gerente acredita que um bom trabalho é feito quando a equipe se reúne pessoalmente, mas a equipe prefere trabalhar remotamente, cada parte pode se tornar tendenciosa em relação ao seu ponto de vista e criar barreiras de comunicação, mesmo que inadvertidamente.
Embora as barreiras de comunicação possam ter consequências significativas, elas são ocorrências comuns em todas as organizações. Elas são um resultado natural da união de diversas pessoas para trabalhar em prol de objetivos comuns.
Portanto, não tenha medo das barreiras de comunicação. Crie sistemas para superá-las. Veja como.
Superando barreiras de comunicação
As barreiras de comunicação são inevitáveis. Portanto, o primeiro passo para superá-las é observá-las e entendê-las. Comece por aí.
Identifique as barreiras de comunicação
Estabeleça imperativos estratégicos para observar, identificar e entender as barreiras comuns.
- Inclua nos indicadores-chave de desempenho de todos os gerentes o monitoramento do colapso da comunicação
- Incentive os funcionários a escalar as preocupações relacionadas à comunicação ecolaboração no local de trabalho
- Convide os membros da equipe a dar feedback regular sobre a eficácia da equipe
Cultive uma cultura comunicativa
Crie uma cultura de comunicação eficaz em sua organização. Incentive o remetente da mensagem a assumir a responsabilidade de que ela seja compreendida. Permita que os receptores façam perguntas ou contestem ideias quando precisarem de esclarecimentos. Lidere pelo exemplo, demonstrando transparência, abertura e colaboração.
Realize treinamentos regulares
Todos podem se comunicar, mas a comunicação eficaz é um jogo completamente diferente. Capacite todos a se comunicarem de forma eficaz por meio de treinamentos regulares.
Dependendo das habilidades de sua força de trabalho, isso pode ser sobre ouvir com atenção, escrever e-mails, trabalhar remotamente, usar linguagem inclusiva ou comunicação com o cliente . Também é útil ter lições curtas, pôsteres ou listas de verificação em como compartilhar informações com os membros da equipe ou como evitar falhas de comunicação no local de trabalho .
Configure ferramentas e recursos para uma comunicação eficaz
Não espere que todos saibam como se comunicar de forma eficaz. Estabeleça sistemas que os incentivem a fazer melhor.
Por exemplo, as equipes de desenvolvimento de software podem usar modelos ou formulários para capturar todas as informações relevantes. As equipes de conteúdo podem contratar editores/revisores que garantam a consistência.
Na verdade, esses sistemas podem ser tão simples quanto um formato de agenda para cada reunião. Ou tão abrangentes quanto uma plataforma de colaboração como a ClickUp .
Bônus de leitura: Aqui estão alguns ferramentas de comunicação assíncrona que podem ajudar.
Colaboração em equipe
As equipes modernas precisam de comunicação híbrida no local de trabalho . Eles precisam de um local para se comunicar contextualmente, conectando projetos, tarefas, comentários, documentos e videoconferências. ClickUp Chat foi projetado para permitir exatamente isso. Use o ClickUp Chat para excesso de comunicação no trabalho . Crie canais que reflitam a forma como seu espaço de trabalho está organizado. Mantenha todos informados com as postagens. Conecte tarefas existentes ou crie novas tarefas a partir de conversas de bate-papo. Configure chamadas com um clique, com resumos automáticos e itens de ação, tudo dentro do ClickUp!
Comunique-se de forma eficaz com o ClickUp Chat
Gerenciamento de tarefas
Para que a comunicação seja eficaz, ela precisa abranger o quê, como, quem e até quando. Em termos de gerenciamento de projetos, isso seria o seguinte:
- O quê: Um briefing ou solicitação de recurso
- Como: Padrões ou critérios de aceitação
- Quem: Designado ou proprietário da tarefa
- Até quando: Prazo final
Uma boa ferramenta de gerenciamento de tarefas permitiria que você documentasse tudo isso. O ClickUp Tasks oferece tudo isso e muito mais. Ele permite estimar o tempo, monitorá-lo, trocar comentários e adicionar qualquer número de campos personalizados que você precisar.
E mais? Você também pode usar Comentários de atribuição do ClickUp para garantir a responsabilidade da comunicação para o membro certo da equipe.
Por outro lado, permita que suas equipes superem a sobrecarga de notificações com Caixa de entrada do ClickUp . Ele ajuda suas equipes a ver tudo em um só lugar e a se concentrar no que é importante.
Se você não tem experiência com isso, experimente Modelo de plano de comunicação do ClickUp para começar. Melhore as mensagens internas e externas, crie bancos de conhecimento, compartilhe amplamente e minimize as barreiras de comunicação com este modelo.
⚡️Arquivo de modelos: Mais modelos de planos de comunicação para você escolher.
Documentação
Não ter informações suficientes sobre o histórico é um dos maiores problemas para a empresa desafios da equipe virtual . Resolva isso com uma documentação clara.
Seja um acordo de nível de serviço (SLA) ou a cultura da empresa, escreva-o com Documentos do ClickUp . Use os vários elementos de estilo para enfatizar pontos importantes. Vincule documentos relacionados, conecte-os a fluxos de trabalho, marque pessoas e edite de forma colaborativa.
Configure a base de comunicação com o ClickUp Docs
Se estiver criando material de treinamento e educação, experimente Clipes do ClickUp . Use-o para demonstrar de forma inequívoca seu processo com gravação de tela.
Brainstorming
A maneira mais simples de quebrar as barreiras de comunicação é colocá-los na mesma página, literalmente. Faça um Quadros brancos ClickUp e fazer brainstorming de ideias, desenhar processos, discutir padrões ou criar protótipos de produtos.
Depois de obter a concordância da equipe, converta os elementos em tarefas e comece a trabalhar diretamente do seu quadro branco!
Trabalho colaborativo de brainstorming com os quadros brancos ClickUp
Consolidação
Se você estiver usando várias ferramentas digitais em sua organização, a comunicação certamente ficará dispersa. Evite isso integrando todas as suas ferramentas em uma única comunicação centralizada plataforma. O ClickUp integra com mais de 1.000 ferramentas, como Slack, Zoom, Google Workspace, GitHub e Discord. Você também pode importar automaticamente informações de dezenas de ferramentas para o ClickUp.
Automação
Nem toda comunicação precisa ser feita manualmente. Automações do ClickUp oferece mais de 100 modelos pré-criados para você começar rapidamente. Tarefas como notificar um desenvolvedor quando a equipe de testes tiver criado um bug ou alertar um editor de que um novo artigo está em seu pipeline podem ser feitas automaticamente.
A IA pode levar isso a um nível mais alto. Os membros da equipe podem discutir, colaborar e fazer brainstorming com a IA de maneiras até então impossíveis. Obtenha respostas instantâneas para todas as perguntas relacionadas ao projeto, crie resumos automáticos, execute verificações ortográficas, crie modelos, transcreva vídeos e muito mais com Cérebro ClickUp .
Colaboração com base em IA com o ClickUp Brain
Várias organizações tentaram e conseguiram minimizar as barreiras de comunicação com as ferramentas e estratégias acima. Vamos dar uma olhada em algumas delas.
Exemplos do mundo real e estudos de caso
Se você já assistiu a um filme em língua estrangeira com legendas, a empresa superou com eficiência uma forma de barreira de comunicação. Você verá que, ao seu redor, as empresas seguem várias estratégias e táticas para se comunicar com mais eficiência. Veja a seguir alguns exemplos.
Multilinguismo na ONU
A Organização das Nações Unidas é formada por 193 estados-membros, cuja população fala quase o mesmo número de idiomas. A eliminação das barreiras linguísticas em uma organização como essa exige uma abordagem cuidadosa, abrangente e inabalável estratégias de comunicação .
A ONU é um dos maiores empregadores de profissionais de idiomas do mundo. Ela estabelece altos padrões de interpretação (fala para fala) e tradução (palavra escrita para palavra escrita) entre idiomas.
Os discursos durante os eventos da ONU são interpretados simultaneamente em seis idiomas oficiais: árabe, chinês, inglês, francês, russo e espanhol. Para aqueles que desejam falar em qualquer outro idioma, a ONU facilita as interpretações e traduções mediante solicitação.
Desambiguação na Wikipédia
Você já viu o aviso de desambiguação na parte superior de uma página da Wikipédia? Tente, por exemplo, pesquisar por Top Gun ou Prince. Você encontrará uma mensagem informando sobre o que é a página atual e o levará a outro lugar se estiver procurando outra coisa.
captura de tela de *[_Página da Wikipédia para 'prince'](https://en.wikipedia.org/wiki/Prince)*
A desambiguação é uma ótima maneira de minimizar as barreiras culturais e contextuais à comunicação. Ela ajuda a evitar possíveis mal-entendidos e disponibiliza informações alternativas para o usuário em diferentes culturas. É centrada no usuário, empática e eficaz.
Como a equipe de marketing do ClickUp usa o ClickUp
A equipe de marketing distribuída do ClickUp trabalha com dezenas de freelancers e agências para realizar o trabalho. À medida que a equipe se expandiu, as regiões geográficas se dispersaram e os orçamentos triplicaram, surgiram várias barreiras de comunicação.
Com pastas funcionais, listas, metas e painéis de controle, a equipe lança com perfeição campanha após campanha, além de fazer seus negócios normalmente.
Precisa de alguma inspiração? Leia mais sobre como a equipe de marketing do ClickUp usa o ClickUp .
O CEO do Airbnb minimiza as reuniões individuais
Em um entrevista recente brian Chesky, CEO da Airbnb, chamou o modelo de reunião individual de falho. Ele disse,
O que acontece é que muitas vezes eles não falam sobre o que você quer falar.
Brian Chesky, CEO da Airbnb
Para eliminar as barreiras psicológicas e culturais relacionadas à comunicação transparente, Cheskey prefere reuniões com vários participantes. Ele acredita que isso ajuda mais pessoas a contribuir e desafiar umas às outras, acelerando o fluxo de informações e a tomada de decisões.
Quebre suas barreiras de comunicação com o ClickUp
A boa comunicação é a base de tudo, seja em relacionamentos pessoais, funções comerciais ou interações públicas. Todos, desde o presidente até o piloto da companhia aérea, precisam ser capazes de se comunicar de forma clara, assertiva e eficaz todos os dias.
Conseguir isso depende tanto do indivíduo quanto das organizações para as quais ele trabalha, e é por isso que existem profissionais de comunicação, como redatores de discursos, processos, como o programa de treinamento de gerenciamento de recursos da equipe, e ferramentas de colaboração no local de trabalho, como o ClickUp.
Com o ClickUp, você pode não apenas se comunicar com eficiência, mas também torná-la contextual, multimodal e automatizada. Veja o que uma ferramenta abrangente de gerenciamento de projetos pode fazer por você. Experimente o ClickUp gratuitamente hoje mesmo .