Planejar uma festa inesquecível é equilibrar a diversão com a logística - uma tarefa que rapidamente se torna esmagadora sem as ferramentas certas.
_Mas e se você tivesse uma maneira direta de acompanhar cada detalhe? É aí que entram os modelos do Excel.
Esses planejadores prontos cobrem tudo em seu lista de verificação de planejamento de eventos -desde o gerenciamento do orçamento e listas de convidados até os horários, disposição dos assentos e até mesmo o planejamento do cardápio. 🥗
Com a ferramenta certa opções de modelo de planejador de eventos você pode evitar o caos e garantir que todos os detalhes sejam cobertos.
Neste guia, apresentaremos uma coleção de modelos essenciais de planejamento de festas em Excel, criados para manter seu planejamento eficiente, organizado e sem estresse. Também veremos algumas alternativas de modelos de planejamento de festas e eventos! 📋
O que faz um bom modelo de planejamento de festa?
Um bom modelo de planejamento de festa ou de proposta de evento elimina a complexidade da organização de um evento, mantendo todos os detalhes essenciais em um local acessível. Você deve procurar por:
- Estrutura abrangente: Escolha um modelo de planejamento de festa ou evento bem projetado que cubra todos os aspectos essenciais do planejamento do evento: orçamento, lista de convidados, programação, detalhes do fornecedor, cardápio, disposição dos assentos e listas de tarefas. Eles devem funcionar comomodelos de execução de show para maior clareza
- Personalização: Escolha os melhores modelos gratuitos de planejamento de eventos que permitam flexibilidade, permitindo que você adapte as seções com base em suas necessidades exclusivas. Eles devem acomodar alterações no número de convidados, itens de orçamento e ajustes de programação para o próximo evento sem problemas
- Design de fácil utilização: Procure um modelo de evento de sucesso com formatação intuitiva, em que os detalhes importantes estejam claramente visíveis e organizados de forma lógica. O código de cores, as caixas de seleção e os menus suspensos são algumas maneiras de melhorar a usabilidade e organizar todas as informações do evento
- Linha do tempo e lembretes: Para um planejamento eficiente, opte por modelos de planejadores de eventos com linhas do tempo e lembretes para ajudá-lo a definir prazos para as principais tarefas
- Opção de feedback: Selecione modelos gratuitos de planejadores de eventos ou festas que tenham umpesquisa de feedback do evento, que permite que você obtenha feedback dos participantes
📖 Leia mais: Acesse recursos mais abrangentes de gerenciamento de eventos, como proposta de evento e planejamento de orçamento de evento, com nossa lista dos sete melhores softwares gratuitos de planejamento de eventos !
Melhores modelos de planejamento de festas em Excel
Para ajudá-lo a se manter organizado, aqui estão os 6 principais modelos do Excel criados especificamente para o planejamento de festas.
1. Modelo de planejamento de festas em Excel do Microsoft 365
via Microsoft Imagine ter um assistente de eventos que elimina todas as suposições do planejamento de festas. É isso que o Excel Modelo de planejamento de festas do Microsoft 365 é como! É um guia completo para planejar e executar um evento de sucesso do início ao fim.
Precisa controlar os RSVPs? Pronto. Quer controlar suas despesas até o último centavo? Está coberto.
Com uma seção de visão geral, você tem uma visão panorâmica do planejador de eventos, incluindo o progresso das tarefas, o orçamento, a contagem de convidados e muito mais. A lista de tarefas é pré-carregada com atividades que devem ser realizadas dois ou três meses antes, um mês antes, uma semana antes e um dia antes da festa.
O que você vai adorar?
- Adicione vídeos, animações e transições e personalize o texto, a fonte, as imagens e muito mais
- Liste o tempo ao lado das atividades para facilitar o acompanhamento
- Integre facilmente com um arquivo do Excel e importe dados do Microsoft Word ou de outros modelos
Ideal para: Reuniões de pequeno e médio porte em que se deseja manter o planejamento organizado e sem estresse.
2. Modelo de lista de verificação e planejamento de festas em Excel do Microsoft 365
via MicrosoftPlanejador de festas e modelo de lista de verificação do Excel pelo Microsoft 365 é perfeito para quem gosta de listas. Ele ajuda você a fazer tudo, desde manter seus planos de festa organizados até proporcionar uma sensação de realização ao trabalhar em cada seção.
A lista de verificação é dividida em três seções: três semanas antes, uma semana antes e o dia da festa. A seção de orçamento da festa está entre as partes mais abrangentes do modelo, com um gráfico de pizza para visualizar facilmente a divisão das despesas.
O que você vai gostar nele?
- Combine um planejador de festas com uma lista de verificação para ter uma visão holística do seu evento
- Acompanhe os RSVPs com uma lista de convidados personalizável
- Faça anotações adicionais sobre decoração, entretenimento e instruções especiais
Ideal para: Planejar festas informais ou pequenas comemorações em que ter uma lista de verificação completa, do início ao fim, ajuda a manter tudo nos trilhos.
3. Modelo de planejamento de chá de bebê em Excel do Microsoft 365
via Microsoft O planejamento de um chá de bebê tem tudo a ver com a criação de uma atmosfera calorosa e acolhedora, e esta Modelo de planejamento de chá de bebê em Excel do Microsoft 365 tem todos os detalhes cobertos.
Com seções para acompanhar a lista de convidados, planejar tarefas e requisitos de equipamentos e coordenar o orçamento para alimentos e decoração, esse modelo ajuda a criar uma grande celebração que honra os futuros pais.
Adicione tempo para cada tarefa em sua lista de tarefas e use a seção de notas para adicionar qualquer coisa extra que precise lembrar enquanto trabalha em uma tarefa.
**O que você vai adorar?
- Adicione datas ao lado de cada tarefa para facilitar o controle
- Aproveite as vantagens de um rastreador de orçamento projetado especificamente para um chá de bebê
- Altere a fonte, as cores, as imagens e as animações para refletir seu estilo pessoal
Ideal para: Aqueles que estão organizando uma comemoração atenciosa, mantendo tudo dentro do cronograma e do orçamento.
4. Modelo de planejador de eventos/festas do Excel por OfficeTemplatesOnline
via OfficeTemplatesOnline Os Modelo de planejador de eventos/festas do OfficeTemplatesOnline foi criado para lidar com qualquer evento, grande ou pequeno.
Esse planejador de eventos organiza cada etapa do seu processo de planejamento, desde uma lista detalhada de convidados até uma seção abrangente de modelo de orçamento. É o planejador definitivo que traz estrutura à sua comemoração sem sacrificar a flexibilidade.
Há até espaço para atividades específicas (com horários!) durante a festa. Por exemplo, se você estiver realizando uma festa de Natal virtual adicione tarefas como cantar canções de natal às 19:45h.
**O que você vai adorar?
- Registre quantas pessoas um convidado levará consigo
- Adicione ou remova seções facilmente, conforme necessário, com um design intuitivo
- Adicione notas às atividades programadas e mencione quem será responsável por uma tarefa específica
Ideal para: Organizações que precisam de um modelo confiável para agilizar o gerenciamento de eventos.
5. Modelo de plano de evento em Excel do ProjectManager
via Gerente de projetos Os Modelo de plano de evento do ProjectManager é uma ferramenta poderosa para qualquer pessoa que esteja coordenando um evento de várias camadas.
Criado com um gerenciamento de projetos de eventos o planejador de eventos é um sistema de planejamento de eventos com uma abordagem de gerenciamento de projetos, perfeito para festas ou eventos com muitas peças em movimento. Esse planejador de eventos apresenta seções para definição de metas, um detalhamento de tarefas, um rastreador de orçamento completo e até mesmo um gráfico de Gantt para visualizar seu progresso.
Ele tem quatro fases: **Adicione atividades relevantes a cada fase e acompanhe-as usando esse modelo intuitivo.
E mais? Abra o modelo no ProjectManager para acessá-lo em cinco visualizações: Gantt, quadro Kanban, lista de tarefas, calendário e planilha.
**O que você vai adorar?
- Aproveite os recursos de gerenciamento de projetos criados especificamente para o planejamento de eventos
- Tenha uma visão clara da linha do tempo do seu evento com o gráfico de Gantt incorporado
- Colabore com a sua equipe para garantir que todos estejam na mesma página
Ideal para: Eventos corporativos, conferências de vários dias ou qualquer evento de grande escala que exija uma abordagem detalhada de gerenciamento de projetos com funções claras, custos projetados e marcos.
6. Modelo de planejador de eventos em Excel da You Exec
via O usuário executa O Modelo de planejador de eventos da You Exec traz gerenciamento de nível profissional para a sua comemoração, garantindo que você não fique sobrecarregado com o planejamento.
Adicione detalhes do fornecedor e seu estágio de serviço, juntamente com a prioridade. As etapas do serviço incluem entrevista, negociação, depósito e assinatura do contrato
O layout fácil de usar também o mantém visualmente atraente. Além disso, a adaptabilidade do modelo o torna perfeito, quer você esteja organizando uma pequena reunião ou uma grande comemoração.
O que você vai adorar?
- Adicione informações sobre o preço dos ingressos para facilitar o acesso se estiver seguindo o formato de registro para o evento
- Garanta que os dados de seus convidados sejam abrangentes, adicionando informações de RSVP, tipo de convidado, mesa atribuída, faixa etária e tipo de ingresso
- Organize detalhes complexos do evento com uma estrutura de várias guias
Ideal para: Ocasiões e projetos em que vários departamentos ou equipes estejam envolvidos, como grandes eventos corporativos ou campanhas de arrecadação de fundos.
Limitações do uso do Excel para planejamento de festas
O uso do Excel para o planejamento de festas pode ser incrivelmente útil, mas tem algumas limitações que afetam o sucesso da experiência de planejamento. Aqui estão algumas desvantagens comuns a serem consideradas:
- Colaboração limitada: Embora o Excel ofereça versões on-line, a colaboração em tempo real não é tão perfeita quanto em plataformas criadas especificamente para a coordenação de equipes de eventos
- acessibilidade limitada para celular: As versões móveis do Excel são úteis para visualização, mas a edição em movimento é difícil, especialmente com modelos detalhados que envolvem muitos campos. A rolagem em planilhas grandes também é complicada, dificultando a atualização ou a referência de planos durante a preparação da festa
- Curva de aprendizado acentuada para recursos avançados: Embora o Excel seja poderoso, seus recursos mais avançados - como formatação condicional, fórmulas ou tabelas dinâmicas - não são intuitivos para todos
- Potencial de sobrecarga de dados: Ao gerenciar listas extensas (como RSVPs ou orçamentos detalhados), é fácil sobrecarregar o Excel com informações, tornando-o visualmente esmagador. Em eventos de grande escala, a apresentação dessas planilhas pode começar a parecer desordenada e difícil de navegar
- Falta de recursos especializados de planejamento de eventos: O Excel não inclui recursos integrados de gerenciamento de eventos, como rastreamento automático de RSVP, opções de comunicação com convidados ou lembretes de fornecedores
Leia mais: Faça com que seus eventos se destaquem com estes 10 exemplos de marketing de eventos !
Alternativa aos modelos de planejamento de festas em Excel
_Procurando uma ferramenta que supere as deficiências do Excel e ofereça mais? ClickUp !
ClickUp é um software de gerenciamento de projetos para eventos que oferece painéis de controle intuitivos, mais de 1.000 integrações, automação e inúmeros modelos.
Do vasto repositório do ClickUp, selecionamos os melhores modelos gratuitos de planejamento de eventos para você. Vamos começar!
1. Modelo de planejamento de festa do ClickUp
Modelo de lista de tarefas para planejamento de festas do ClickUp
Criado para manter o processo de planejamento organizado e sem estresse, Modelo de planejamento de festas do ClickUp abrange tudo, desde listas de convidados e orçamentos até programações e até mesmo ideias de decoração.
Crie listas de verificação para todos os aspectos de sua festa e atribua tarefas individuais a membros com prazos definidos. O modelo oferece listas para marketing de eventos, encerramento, registro, design criativo e muito mais. Adicione listas adicionais ou personalize as que já estão disponíveis.
Pense neste modelo de planejamento de festa como seu guia pessoal para organizar uma festa da qual as pessoas falarão por muito tempo depois de terminada!
**O que você vai adorar?
- Inclua todos os itens essenciais de planejamento, desde o orçamento e os suprimentos até a lista de convidados
- Mantenha tudo gerenciável e fácil de acompanhar com seções de tarefas organizadas
- Personalize o design para se adaptar a qualquer tema ou vibração de festa
- Fique por dentro das linhas do tempo com o rastreador visual de progresso
Ideal para: Planejamento de festas ou reuniões de pequeno a médio porte em que é necessário delegar tarefas aos membros da equipe.
Dica profissional: Defina prioridade (urgente, alta, normal e baixa) para cada tarefa da lista para que sua equipe saiba quais tarefas são as mais importantes a serem concluídas.
2. Modelo de resumo de projeto de evento ClickUp
Modelo de resumo de evento do ClickUp
O modelo Modelo de resumo de projeto de evento da ClickUp é como a declaração de missão de seu evento! É o lugar onde todos os seus principais detalhes se reúnem, definindo uma direção clara para todos os envolvidos.
Esse modelo o ajuda a definir quem, o quê, quando e por quê do seu evento, para que sua equipe entenda os objetivos, o público-alvo e o tom que você deseja alcançar desde o início.
Ao capturar os elementos essenciais da visão geral - objetivos, métricas de sucesso, marcos, temas e logística de alto nível - esse resumo estabelece uma base que garante que toda a sua equipe esteja na mesma página.
**O que você vai gostar?
- Esclareça o propósito, as metas e o público-alvo do seu evento com um foco no panorama geral
- Planeje facilmente com seções para objetivos do evento, mensagens-chave e funções da equipe
- Adicione links para os slides ou vídeos junto com vários palestrantes para maior clareza
- Planeje o seu evento até o último minuto com a seção Event Schedule (Programação do evento)
Ideal para: Planejamento de eventos estruturados, incluindo conferências, arrecadação de fundos ou reuniões de toda a empresa, em que uma visão clara e metas compartilhadas são essenciais para o sucesso.
3. Modelo de planejamento de eventos grandes do ClickUp
Modelo de planejamento de grandes eventos ClickUps
Quando se trata de um evento de grande porte, organização é tudo, e este Modelo de planejamento de eventos de grande porte da ClickUp oferece cobertura do início ao fim.
Ele divide as várias partes de um grande evento em etapas lógicas e gerenciáveis
Abra o modelo em quatro visualizações: Resumo do evento, Boas-vindas, Lista e Atas de reunião. Use as seções para despesas, inscritos, patrocinadores e feedback de patrocinadores e participantes para coordenar todos os aspectos de forma clara e fácil.
**O que você vai gostar?
- Dividir grandes eventos em etapas e tarefas gerenciáveis
- Cobrir toda a logística, sem deixar nenhum detalhe de fora
- Garantir que todas as etapas do planejamento sejam cumpridas dentro do prazo com marcos e cronogramas integrados
- Aproveite o rastreador de orçamento projetado para eventos de alto risco com várias despesas
Ideal para: Eventos de grande porte, como casamentos, eventos corporativos ou festivais, em que o gerenciamento de vários elementos e fornecedores é crucial.
Dica profissional: Use campos personalizados como Fase do evento, Categoria de despesa e Tipo de participante para categorizar os dados. Campos de texto como "Adorei" e "Melhorias" para patrocinadores e participantes do evento fornecem feedback literal sobre seu evento.
4. Modelo de orçamento de evento do ClickUp
Modelo de orçamento de evento do ClickUp
Modelo de orçamento de evento do ClickUp é a opção ideal para manter os custos sob controle sem perder detalhes importantes. Ele foi criado para controlar todas as despesas, desde os itens mais caros, como o local do evento e o serviço de bufê, até os pequenos detalhes, como lembrancinhas e decoração, tudo em um único local conveniente.
Com esse modelo, você pode ver rapidamente para onde está indo a maior parte do seu orçamento e ajustar facilmente os gastos para manter a meta.
**O que você vai adorar?
- Organize todas as despesas do evento, desde as taxas do local até a decoração
- Acompanhe os custos estimados e reais, mantendo-o dentro do orçamento
- Use seções flexíveis para diferentes categorias, como alimentação, entretenimento e suprimentos para eventos
- Defina metas orçamentárias, analise os gastos e gerencie faturas, depósitos e datas de vencimento
Ideal para: Comparar os preços de vários serviços e tomar decisões informadas com base no orçamento do seu evento.
5. Modelo de gerenciamento de eventos ClickUp
Modelo de gerenciamento de eventos
Projetado para a coordenação de eventos em grande escala, o Modelo de gerenciamento de eventos do ClickUp é o seu centro de comando central para a realização de um evento perfeito. Ele é perfeito para manter todas as partes móveis alinhadas, com seções dedicadas a tarefas, cronogramas, orçamentos e funções da equipe.
Cada parte do seu evento é mapeada em detalhes, desde as fases de planejamento até a logística diária. O modelo também permite que você atribua responsabilidades aos membros da equipe, garantindo que não haja confusão sobre quem está cuidando do quê.
O que você vai adorar?
- Abra em várias visualizações, como Lista, Mapa, Cronograma e Orçamento
- Tenha uma visão geral clara de cada elemento do evento com um painel de controle centralizado
- Torne a delegação clara e fácil para o planejamento da equipe com atribuições de tarefas
- Aproveite os recursos abrangentes que cobrem tarefas, cronogramas, orçamentos e funções de equipe
Ideal para: Eventos com várias equipes, planejadores de eventos corporativos ou qualquer pessoa que coordene eventos complexos que exijam um alto grau de colaboração e delegação.
6. Modelo de documento de planejamento de eventos ClickUp
Modelo de documento de planejamento de eventos do ClickUp
Modelo de documento de planejamento de eventos do ClickUp é um kit de ferramentas completo para capturar um quadro completo dos elementos essenciais de seu evento.
Use as listas de verificação incorporadas para iniciar o planejamento do evento. Adicione detalhes de seus convidados à lista de convites, inclusive as informações sobre o RSVP deles. A Lista de fornecedores permite que você adicione os detalhes de seus fornecedores de local, serviço de bufê e entretenimento.
Com um layout fácil de navegar, visualize seu evento, atualize-o em qualquer lugar e garanta que seu evento seja um sucesso.
O que você vai adorar?
- Navegue facilmente pelas seções de listas de convidados, programações e orçamento
- Não se esqueça de nenhum detalhe essencial com a lista de verificação incorporada
- Tenha uma visão clara do evento em um piscar de olhos com um layout visual
- Integre-se aos recursos de rastreamento de tarefas do ClickUp para tornar o planejamento perfeito
Ideal para: Reuniões de pequeno e médio porte em que um modelo simples e completo ajuda a gerenciar todas as partes do evento em um fluxo organizado.
Dica profissional: Adicione restrições alimentares na lista de fornecedores com os números das mesas dos convidados para garantir que seus convidados aproveitem a festa sem se preocupar com alergias.
7. Modelo de plano de projeto de evento ClickUp
Modelo de plano de projeto de evento ClickUp
Está planejando vários eventos? Não precisa mais procurar Modelo de plano de projeto de evento do ClickUp . Ele é perfeito para gerenciar vários eventos ou apenas um na forma de projetos bem estruturados, completos com cronogramas, marcos e um roteiro de tarefas.
Esse modelo foi criado para organizadores de eventos que desejam uma abordagem metódica para o planejamento de eventos, fornecendo uma visão orientada para o projeto com todos os pontos de verificação necessários.
Obtenha uma visão geral dos eventos futuros com a Tabela de eventos futuros com suas datas de vencimento. Use o Calendário de eventos para ver os eventos planejados, garantindo que nenhum evento entre em conflito com outro.
O que você vai adorar?
- Use a visualização da lista de eventos para obter um resumo dos eventos por tipo de evento e seu progresso
- Fazer o detalhamento das tarefas passo a passo para cada fase do evento
- Usar o rastreador de progresso para manter o evento dentro do cronograma
- Visualize o que precisa ser feito com a visualização de Gantt
Ideal para: Planejadores ou equipes orientadas a projetos que lidam com eventos detalhados e de várias fases e preferem uma estrutura de planejamento passo a passo.
8. Modelo de plano de evento simples do ClickUp
Modelo de planejamento de eventos do ClickUp
O modelo Modelo de plano de evento simples da ClickUp é como ter um roteiro pessoal para guiá-lo da ideia à execução. Ele permite que você visualize tudo, desde os orçamentos até as listas de convidados e a escolha do local.
Abra o modelo na Visualização de lista para organizar o planejamento do evento, na Visualização de quadro para visualizar as prioridades e os fluxos de trabalho e na Visualização de calendário para gerenciar os cronogramas do evento. Esse modelo de evento também permite atualizações e ajustes fáceis, garantindo que mesmo as alterações de última hora não atrapalhem seu plano.
O que você vai adorar?
- Acesse as listas pré-salvas de atividades, instalações, pré-evento e faturamento para ter uma vantagem inicial no planejamento do evento
- Personalize facilmente qualquer tipo de evento com um design fácil de usar
- Use de forma otimizada, independentemente do nível de experiência
- Priorize as tarefas e defina prazos claros
Ideal para: Planejadores de eventos que organizam eventos de médio porte, sejam eles casuais ou semiformais.
Dica profissional: Obtenha uma visão abrangente de quais tarefas estão abaixo do orçamento, acima do orçamento ou até mesmo do orçamento com a seção Orçamento do modelo.
9. Modelo de planejamento avançado de eventos do ClickUp
Planejamento de eventos do ClickUp
O versátil Modelo de planejamento avançado de eventos do ClickUp centraliza todos os elementos de planejamento, inclusive programação, orçamento e atribuições de tarefas. Ele foi criado para orientá-lo em cada parte do processo com facilidade.
As seções são intuitivamente estruturadas, o que simplifica o acompanhamento do seu planejamento, desde o conceito até a execução. Com acompanhamento fácil e uma linha do tempo integrada, esse modelo mantém seu evento dentro do cronograma para que nada seja esquecido.
Quer esteja organizando uma reunião corporativa ou uma comemoração social, ele traz um nível de clareza e controle para cada etapa, deixando espaço para a criatividade sem perder a organização.
**O que você vai adorar?
- Aproveite as seções de tarefas detalhadas que abrangem tudo, desde a logística até a decoração
- Mantenha o planejamento eficiente e focado com a configuração intuitiva
- Adapte-se a eventos corporativos e pessoais
- Acompanhe listas de RSVP, horários, materiais do local e outras informações adicionais em um espaço organizado
Ideal para: Eventos de médio a grande porte em que uma abordagem completa e centralizada é benéfica para o gerenciamento de muitas partes móveis.
Dê vida à sua visão de festa com o ClickUp
Com as ferramentas de planejamento certas na ponta dos dedos, o planejamento de festas não precisa parecer um malabarismo com centenas de tarefas ao mesmo tempo.
Cada um dos modelos de planejador de festas e eventos do ClickUp ajuda a dividir o processo de planejamento, facilitando a organização de seus pensamentos, o gerenciamento do orçamento, o acompanhamento do progresso e a garantia de que todos os detalhes do evento sejam cobertos.
Não importa se você está planejando uma reunião íntima ou um evento corporativo de grande escala, ter um modelo personalizável do ClickUp é um divisor de águas. Ele mantém seu evento organizado, agradável e adaptado exatamente à sua visão.
_Então, por que não começar com um modelo que transforma suas ideias em uma experiência perfeita? Registre-se gratuitamente hoje mesmo e experimente os modelos de planejamento de festas e eventos do ClickUp e dê vida à sua visão sem esforço!