Um dos maiores desafios que todos os líderes enfrentam é equilibrar a autonomia dos funcionários com a necessidade de estrutura e orientação.
Uma pesquisa realizada pelas analistas sênior Priyanka Mehrotra e Stacia Grar destaca essa tensão 88% dos entrevistados preferem uma abordagem de alta confiança e baixo nível de microgerenciamento, mas 70% ainda querem fazer check-ins regulares com os gerentes.
Isso nos leva à pergunta: Como os gerentes podem conciliar essas necessidades aparentemente contraditórias e garantir a satisfação dos funcionários?
Uma maneira de fazer isso é fazer regularmente perguntas de check-in com foco nas necessidades e nas metas de carreira da sua equipe. Ao mudar o foco dos resultados (conclusão de tarefas) para o alinhamento de metas, os gerentes podem manter um senso de conexão sem microgerenciamento. Os funcionários se sentem apoiados, mas também mantêm a propriedade sobre seu trabalho.
Nesta postagem do blog, exploraremos como realizar check-ins centrados no funcionário em reuniões, juntamente com 100 perguntas prontas para uso em vários cenários.
O que são perguntas de check-in?
As perguntas de check-in são perguntas abertas ou fechadas usadas para avaliar o bem-estar emocional, mental e físico dos indivíduos, geralmente em ambientes como reuniões de equipe ou avaliações de desempenho individuais. As perguntas divertidas de check-in também são uma ótima maneira de criar relacionamento e aliviar a tensão, especialmente em novas configurações de equipe ou durante reuniões de projeto e kickoffs .
Aqui estão algumas situações em que você pode usar perguntas de check-in.
Check-ins semanais
Como gerente, é fundamental manter contato regular com os membros da sua equipe. Um check-in semanal lhe dá uma boa ideia do que os membros da sua equipe estão passando e como isso pode afetar o trabalho e a produtividade deles. Algumas ideias que você pode experimentar são:
- Segundas-feiras motivadas: Definir intenções e metas para a semana
- Quarta-feira do bem-estar: Perguntas rotativas para avaliar o bem-estar dos membros da equipe*
- Quinta-feira de gratidão: Pergunte aos colegas de equipe pelo que eles são gratos durante as reuniões de quinta-feira*
Reuniões de retrospectiva
As reuniões de retrospectiva são sessões estruturadas que permitem que as equipes reflitam sobre projetos concluídos e determinem áreas de melhoria. Durante essas reuniões, você pode fazer perguntas de check-in enquanto:
- Abertura da reunião: Use perguntas de check-in para criar um espaço seguro para feedback honesto
- Encerrar a reunião: Refletir sobre os aprendizados para que você possa aplicá-los em trabalhos futuros
Workshops
Ao conduzir workshops, muitos participantes podem ser novos para você e para os outros. Conversar com eles pode ajudá-los a se sentirem confortáveis e definir o tom para o restante da sessão. Você pode tentar o seguinte:
- Check-in antes do workshop:Quebra-gelo para criar relacionamento e avaliar a capacidade mental dos participantes de absorver novas informações
- Check-in pós-workshop: Obtenha feedback dos participantes e avalie a eficácia do seu workshop
A incorporação de perguntas de check-in nas reuniões de equipe pode ajudá-lo a verificar os sentimentos dos funcionários e criar um ambiente de trabalho favorável.
Leia também:
Como dizer "só estou checando" profissionalmente
Benefícios de usar perguntas de check-in
Vamos dar uma olhada em como exatamente as perguntas de check-in e quebra-gelos divertidos podem melhorar a dinâmica da equipe, a produtividade e a satisfação geral no trabalho. É isso que eles pretendem alcançar:
- Quebrar panelinhas: Os check-ins regulares podem ajudar a remover barreiras hierárquicas e incentivar a colaboração multifuncional
- Incentivar a vulnerabilidade: Ao criar um espaço seguro, os membros da equipe podem compartilhar seus medos, dúvidas e desafios sem julgamento
- Incentivar a empatia: Ao compartilhar experiências e desafios pessoais, os membros da equipe podem desenvolver uma compreensão mais profunda uns dos outros
- Aumento da produtividade: Ao abordar os problemas logo no início, as equipes podem evitar possíveis gargalos e atrasos
- Redução do estresse e da ansiedade: Compartilhar preocupações e inquietações pode aliviar o estresse e a ansiedade
- Fortalecimento da coesão da equipe: Check-ins regulares podem criar camaradagem e um senso de propósito compartilhado, melhorando a cultura da empresa
100 perguntas envolventes para o check-in
Agora a melhor parte: aqui estão mais de 100 perguntas de check-in para qualquer tipo de reunião de equipe. Isso inclui perguntas para reuniões diárias, check-ins semanais, metas, reuniões individuais e muito mais.
Quebra-gelo e diversão
A maneira mais fácil de evitar o inevitável constrangimento das reuniões? Abrindo-as com quebra-gelos divertidos e atividades de formação de equipe antes de passar para a conversa de trabalho. Aqui estão algumas ideias para você começar:
- Se o seu dia de trabalho fosse filmado como um filme, quem o protagonizaria?
- Se você pudesse viver a vida de outra pessoa por um dia, qual vida você escolheria?
- Qual emoji representa melhor sua personalidade?
- Você prefere silêncio, música ou ruído de fundo quando está trabalhando profundamente?
- Qual foi a experiência de trabalho mais peculiar ou incomum que você já teve?
- Qual é o seu GIF favorito apropriado para o trabalho?
- Qual é o seu dispositivo de trabalho ou papelaria mais sofisticado?
- Se você pudesse inventar um novo feriado, qual seria?
- Qual foi a coisa mais boba que você já fez no trabalho?
- Você tem uma planta de escritório favorita?
Vitórias pessoais e bem-estar
Quem não gosta de comemorar e falar sobre suas vitórias? Mesmo as pequenas vitórias podem funcionar como grandes motivadores e dar o tom certo para aquelas reuniões voltadas para a ação.
Se quiser manter as coisas simples, mas genuínas, até mesmo perguntar às pessoas sobre o dia e o humor delas pode ajudar muito e mostrar à sua equipe que você realmente se importa com elas.
- Qual foi o fato positivo que aconteceu esta semana?
- Qual é a meta pessoal que você está buscando atingir?
- Em que tópico ou hobby não profissional você tem se interessado ultimamente?
- Como está se sentindo hoje, física e emocionalmente?
- O que o está estressando ultimamente?
- O que está fazendo para melhorar seu equilíbrio entre vida pessoal e profissional?
- Quando foi a última vez que você fez uma pausa e realmente relaxou?
- Como está gerenciando as emoções negativas?
- Qual é a sua rotina de exercícios preferida?
- Quão presente você está se sentindo neste momento?
- O quanto você se sente conectado a algo maior do que você?
- Qual é a dica financeira que fez uma grande diferença em sua vida?
Progresso e atualizações do trabalho
Pode ser um desafio falar sobre suas dificuldades e problemas no trabalho. As conversas abertas e empáticas sobre o progresso e as atualizações das tarefas podem servir de ponte e permitir que todos busquem o apoio de que precisam para fazer seu melhor trabalho. Aqui estão algumas perguntas úteis:
- Como você está priorizando a sua carga de trabalho?
- Você se sente mais produtivo trabalhando em casa ou no escritório?
- Quais estratégias você está usando para gerenciar seu tempo?
- O que está funcionando como esperado e o que não está?
- O que você mudaria se pudesse fazer esse projeto novamente?
- Há algum obstáculo que o impeça de seguir em frente?
- Você precisa de algum recurso ou apoio adicional?
- O que tem sido um desafio constante para você no trabalho?
- O que tornaria sua vida profissional mais fácil?
Dinâmica de equipe e colaboração
Os check-ins orientados para a equipe são uma ótima maneira de criar uma dinâmica de equipe mais forte e de se conectar melhor com seus colegas. Experimente estas perguntas para começar:
- Avalie o moral da equipe em uma escala de 1 a 10.
- Compartilhe um GIF que descreva sua equipe.
- O que podemos fazer para criar uma cultura de equipe mais positiva e inclusiva?
- Dê uma mensagem para alguém da equipe.
- Há algo que os membros da sua equipe possam fazer para ajudá-lo a ser mais eficiente?
- Estamos aproveitando os pontos fortes de cada membro da equipe?
- A voz de todos está sendo ouvida?
- Como podemos comemorar os sucessos juntos?
- Como podemos incentivar perspectivas diversas em nossa equipe?
- Você se sente valorizado pela equipe?
- Como podemos aumentar a confiança e o respeito entre os membros da equipe?
- Você se sente apoiado por seus gerentes e equipe de liderança?
Metas e prioridades
Alinhe suas principais metas e prioridades com a sua equipe com esta lista de perguntas úteis:
- Quais são suas três principais prioridades para esta semana?
- Qual foi uma vitória rápida que o fez se sentir bem?
- Você está progredindo em direção às suas metas de longo prazo?
- Como você medirá o sucesso do seu projeto?
- O que você gostaria de priorizar nas próximas semanas?
- Como podemos acompanhar melhor nosso progresso em relação às metas da equipe?
- O que o está impedindo de atingir suas metas?
- Como você se recompensa por atingir suas metas?
- Como você se mantém responsável por suas metas?
- Como você garante que as tarefas ad-hoc não atrapalhem suas metas de longo prazo?
Feedback e crescimento
Quer que você e sua equipe continuem crescendo a cada dia? Estabeleça um ciclo de feedback regular. Os check-ins durante suas reuniões diárias, semanais e mensais são uma excelente oportunidade para fazer isso.
- Quais são seus métodos preferidos para dar e receber feedback?
- Você está recebendo feedback suficiente?
- Qual é a parte mais e menos favorita de seu trabalho?
- Qual é a área em que você pode melhorar esta semana?
- O que você gostaria de fazer diferente na próxima semana?
- O que você aprendeu sobre si mesmo nesta semana?
- Sua função atual está alinhada com suas aspirações de carreira?
- Qual é uma habilidade que você tem e que não usa no trabalho, mas gostaria de usar?
- Você se sentiu fracassado em alguma coisa recentemente? Como podemos ajudar a resolver isso?
Gerenciamento de tarefas e prazos
Essas perguntas de check-in podem ser uma dádiva de Deus para prever os obstáculos do projeto e abordar os riscos que afetam sua conclusão em tempo hábil.
- Como é sua carga de trabalho?
- Há alguma tarefa que você possa delegar ou adiar?
- Você está no caminho certo para cumprir o prazo?
- Seus prazos estão motivando (ou desmotivando) você?
- O que você pode fazer para aumentar sua produtividade?
- O que está tomando a maior parte do seu tempo?
- Como você está equilibrando as reuniões com o trabalho profundo?
- Como está evitando a multitarefa?
- O que o está impedindo de iniciar ou terminar uma tarefa?
- Qual é a tarefa que está lhe fazendo perder muito tempo?
- O que devemos manter, pausar ou parar de fazer no projeto?
Inovação e criatividade
Cansado de dizer: "Alguém tem alguma ideia?"
Em vez disso, estimule o brainstorming criativo em suas reuniões com estas novas perguntas.
- Qual é a campanha que você faria ou o recurso que criaria se tivesse recursos ilimitados?
- Qual é uma maneira de incentivar uma cultura de inovação?
- Qual é o experimento que você gostaria de fazer, mesmo que as chances de fracasso sejam maiores?
- Qual é a técnica de brainstorming que você considera útil?
- Qual é a sua saída criativa favorita?
- Qual é a tecnologia do futuro que o entusiasma?
- O que podemos fazer para revolucionar o mercado?
- Qual é o exercício de atenção plena que melhorou sua criatividade?
- Existe algum produto ou serviço específico oferecido por um concorrente que você acredita que poderíamos ter introduzido primeiro?
- Qual é uma maneira de nos diferenciarmos de nossos concorrentes?
Comunicação e colaboração
você sabia?
Os trabalhadores são 12 vezes mais propensos a se envolver quando confiam nos líderes de suas equipes?
Essas perguntas permitem que você se comunique com sua equipe com mais empatia e crie transparência e confiança.
- Há alguma falha de comunicação que precisamos resolver?
- Qual é uma maneira de melhorar as sessões de brainstorming da nossa equipe?
- Você prefere conversas síncronas ou assíncronas?
- Estamos lidando com os conflitos de forma aberta e honesta?
- Que ferramentas podemos usar para nos mantermos conectados?
- Como podemos praticar a escuta ativa?
- Qual é o seu estilo de comunicação - escrita, verbal ou visual?
- Há alguma situação em que você se sente hesitante em falar?
- O que podemos fazer para minimizar as distrações e maximizar a produtividade durante as reuniões de equipe?
- Há algum membro específico da equipe com quem você gostaria de se relacionar mais?
- Como podemosincentivar todos a participarem das reuniões?
Aprendizado e desenvolvimento
Finalmente, os funcionários realmente anseiam por uma chance de aprender e crescer . Investir nas pessoas - em suas aspirações e motivações - contribui para criar vínculos entre os membros da equipe, os gerentes e a organização.
Portanto, você precisa perguntar aos seus funcionários:
- Que nova habilidade você gostaria de aprender?
- Você está buscando feedback e orientação?
- O que você pode fazer para aprimorar seu conhecimento e sua experiência?
- O que você sempre quis experimentar, mas ainda não o fez?
- Como você se vê daqui a cinco anos?
- O que está lendo ou aprendendo atualmente?
- O que você aprendeu recentemente?
- Como você está se mantendo atualizado com as últimas tendências e tecnologias?
- Você já pensou em criar uma marca profissional?
- Quais ferramentas você usa para monitorar seu progresso e manter-se responsável?
- Qual plataforma ou comunidade on-line foi mais útil para seu desenvolvimento profissional?
- Você já criou um sistema de recompensa ou desafio para se motivar a aprender?
- Qual é a sua opinião sobre a aprendizagem experimental? Ela é superestimada ou útil?
dica profissional: Tenha em mente quando e onde fazer suas perguntas de check-in. Check-ins para quebrar o gelo, perguntas sobre atualizações de trabalho e comunicação etc. podem ser feitas em um ambiente de grupo. Por outro lado, as perguntas relacionadas a feedback e saúde devem ser feitas em um ambiente privado, individualmente.
Aprimore os check-ins e as reuniões com ferramentas
Com o trabalho remoto (e as reuniões on-line) se tornando cada vez mais comum, a tecnologia pode ajudar a combater a fadiga virtual, melhorar a colaboração da equipe e otimizar os processos de reunião com ferramentas como a criação de agendas ou anotações com tecnologia de IA.
Vamos ver como você pode usar um software de gerenciamento de trabalho como ClickUp para simplificar reuniões e check-ins e tornar as conversas organizadas e orgânicas.
Aumente a colaboração com ferramentas de quadro branco digital
Se você realiza suas sessões de brainstorming on-line, as ferramentas de quadro branco podem ajudá-lo a mapear ideias visualmente, colaborar em tempo real e estimular o pensamento criativo, seja por meio de desenhos à mão livre para explicar um conceito criativo ou fluxogramas para projetar fluxos de trabalho sistematizados. Quadros brancos ClickUp por exemplo, permite que você desenhe figuras, adicione formas, crie notas adesivas e vincule objetos para visualizar seus pensamentos. Você também pode adicionar imagens, links e documentos do seu ClickUp Workspace aos seus Whiteboards para ter todos os seus recursos informativos em um só lugar durante o brainstorming.
Organize reuniões virtuais interativas com o ClickUp Whiteboards
A melhor parte? As equipes remotas podem trabalhar juntas no quadro branco, tornando cada reunião uma experiência interativa e colaborativa.
Organize os detalhes de sua reunião
De acordo com a maioria das pesquisas, os funcionários participam de uma média de 10 a 15 reuniões por semana. Para os gerentes, esse número pode dobrar, chegando a até 30 reuniões semanais.
Então, como manter o controle de suas reuniões? Isso inclui participar da reunião em si e gerenciar todo o trabalho administrativo, como agendas de reuniões , atas e anotações.
A solução - uma ferramenta que o ajuda a criar um sistema para acompanhar e gerenciar suas reuniões. Por exemplo, com o Reuniões do ClickUp com o ClickUp Meetings, você pode definir pautas de reuniões, documentar resumos de reuniões e acompanhar itens de ação, tudo em um só lugar.
Documente a pauta de sua reunião, os itens de ação e muito mais com o ClickUp Meetings
Algumas coisas que você pode fazer são:
- Organizar as reuniões de sua equipe de forma eficiente, criando Listas separadas dentro da pasta "Meetings"
- Criar uma tarefa para cada Meeting List para que você possa acompanhar diretamente as atualizações enotas de reunião dentro dessa tarefa
- Use Recurring Tasks para reuniões que ocorrem periodicamente, como standups diários e revisões trimestrais
- Use oVisualização do calendário do ClickUp para visualizar suas reuniões no formato tradicional de calendário
- Adicione suas anotações a umBloco de notas ClickUp para que você possa convertê-las facilmente em tarefas ou itens de ação após a reunião
Mas isso não é tudo! Você pode usar o
Modelo de agenda do ClickUp
para definir metas de reunião, delinear a agenda, acompanhar a participação e documentar as principais decisões, tudo em um só lugar.
O modelo de agenda do ClickUp vem em três partes:
- Informações da reunião: Aqui, você delineia o objetivo da reunião, a logística e quem é oparticipando da reunião *Agenda: Aqui, você listará seus pontos de discussão juntamente com o nome do participante que abordará esse ponto durante a reunião
- Detalhes pós-reunião: Aqui, você adiciona uma gravação à reunião e às notas da reunião, juntamente com detalhes sobre quando a próxima reunião será realizada
Ao duplicar esse documento e criar uma pauta para cada uma de suas reuniões - 1:1 e em grupo - você pode economizar tempo e manter o foco das reuniões.
Clique aqui para fazer o download deste modelo
Documentar suas atas de reunião
Com o número de reuniões de que você participa toda semana, é inevitável que você se esqueça de alguma coisa. É por isso que atas de reuniões um registro escrito do que aconteceu na reunião - tornaram-se um protocolo de reunião padrão.
Comece com um modelo como
Modelo de ata de reunião do ClickUp
o ClickUp é um modelo de ata de reunião para que você tenha um formato padronizado para todas as reuniões da sua equipe. Esse modelo permite que você crie subpáginas para cada reunião ou tenha todas as atas em um documento contínuo - qualquer que seja o seu método preferido.
Este modelo inclui as seguintes seções:
- Participantes: Os participantes que estavam presentes na reunião
- Itens de ação: Tarefas que foram confirmadas juntamente com os DRIs e prazos
- Save for later: Tópicos ou ideias que requerem discussão adicional
- Atualizações gerais: Anúncios feitos durante a reunião
- Bloqueadores: Quaisquer obstáculos ou desafios que possam impedir o progresso do projeto
Ao usar um formato padronizado para as atas de reunião, você pode garantir que todas as informações essenciais, de itens de ação a decisões, sejam facilmente acessíveis.
Clique aqui para fazer o download deste modelo
Acelere as operações de reunião com IA
Como já vimos, Ferramentas de IA para anotações de reuniões podem anotar itens de ação e criar resumos de reuniões automaticamente. Tudo o que você precisa fazer é extrair informações importantes e adicioná-las ao documento de atas da reunião.
No entanto, isso não termina aí. Você pode usar um mecanismo de GenAI, como o ClickUp Brain, para resumir as atas da reunião ou extrair itens de ação específicos. Por exemplo, se você realiza muitos check-ins, pode pedir ao ClickUp Brain para fornecer um resumo de uma linha dos últimos cinco check-ins, para que você tenha uma ideia geral dos sentimentos da equipe.
Resuma as atualizações e os itens de ação de sua reunião com o ClickUp Brain
Você também pode usar o ClickUp Brain para fazer um brainstorming de perguntas criativas de check-in para reuniões ou aproveitar os prompts de IA para criar automações de fluxo de trabalho para tarefas de rotina, como agendar reuniões recorrentes ou convidar participantes de reuniões.
Obtenha o ClickUp Brain para elaborar as perguntas de check-in de sua reunião
Continue as conversas fora de sua ferramenta de reunião
Se pontos importantes não puderam ser totalmente discutidos durante a reunião, você pode criar uma conversa em grupo ou adicionar comentários ao documento de anotações da reunião para continuar o diálogo. Isso também o ajuda a compartilhar informações detalhadas e a ter conversas aprofundadas de forma assíncrona, conforme sua conveniência, em vez de realizar reuniões que duram horas.
Por exemplo, você pode criar um canal para cada reunião na ferramenta de comunicação da sua equipe, como Bate-papo do ClickUp para compartilhar recursos, rastrear itens de ação e ter conversas ad-hoc sobre as próximas etapas.
Execute reuniões assíncronas e atualizações de status com o ClickUp Chat
O ClickUp Chat realmente se destaca por ajudá-lo a resolver problemas instantaneamente. Digamos que você simplesmente pergunte a alguém da sua equipe como está sendo o dia e essa pessoa lhe diga que está um pouco apressada porque surgiram alguns problemas pessoais.
Como o ClickUp Chat está conectado a todo o fluxo de trabalho no ClickUp, você pode usar os resumos de IA para analisar a carga de trabalho do dia, conversar com outros membros da equipe e/ou partes interessadas, redefinir prioridades, reagendar e/ou reatribuir tarefas - tudo isso no Chat. Nada pode ser perdido, pois tudo está conectado. E tudo começou com um simples check-in.
O veredicto? Deixe que as ferramentas inteligentes de reunião assumam o trabalho pesado de suas reuniões de check-in para que você possa se concentrar na conversa real e usá-la para gerar resultados impactantes.
O que fazer e o que não fazer para fazer check-ins eficazes
Chegou a hora de falar sobre etiqueta de check-in para que suas perguntas tenham mais impacto durante as reuniões de equipe e não pareçam insensíveis ou intrusivas.
Vamos começar com o que fazer:
- Enquadre as perguntas de forma positiva para incentivar uma comunicação aberta e honesta
- Crie um ambiente seguro e de apoio onde os membros da equipe se sintam à vontade para compartilhar seus pensamentos e sentimentos
- Adapte seu estilo de check-in às necessidades e preferências do indivíduo
- Mantenha os check-ins concisos e focados para evitar perda de tempo
- Se necessário, dê seguimento a quaisquer preocupações ou questões levantadas durante o check-in
E agora, o que não fazer:
- Evite fazer perguntas excessivamente detalhadas ou intrusivas
- Não se concentre apenas no trabalho. Inclua verificações pessoais para promover relacionamentos mais fortes e bem-estar
- Certifique-se de que ninguém domine a conversa e que todos possam compartilhar seus pensamentos
- Não fuja de conversas difíceis. Aborde os conflitos diretamente e forneça feedback construtivo
- Não seja desdenhoso e leve a sério as preocupações e ideias dos membros da equipe
dica profissional:
Formule perguntas que o ajudem a conversar com os colegas de equipe, e não conversar com eles.
Veja como elas diferem:
- Os check-ins são empáticos, sem julgamentos e focados na equipe: "Como você está se sentindo em relação ao projeto? Há algo específico que gostaria de discutir ou algum desafio que esteja enfrentando?"
- As verificações são diretas e focadas no resultado: "Qual é o status atual do projeto? Você já o concluiu?"
Humanize as reuniões de equipe com o ClickUp
Uma pergunta de check-in bem elaborada pode revitalizar as reuniões de equipe, promovendo um ambiente de trabalho positivo e uma forte dinâmica de equipe. Ao fazer perguntas ponderadas e sem julgamento, você pode criar um espaço para comunicação aberta, empatia e conexão genuína com cada membro da equipe.
Ao combinar perguntas de check-in da equipe com ferramentas como quadros brancos e aplicativos de anotações, é possível otimizar o tempo da reunião, aumentar a colaboração e gerar melhores resultados. É por isso que recomendamos experimentar uma ferramenta de gerenciamento de trabalho completa, como o ClickUp.
Ela ajuda você a organizar suas reuniões, torná-las colaborativas e automatizar as operações de reunião para que você possa se concentrar em facilitar discussões significativas e tomar decisões.
Curioso para saber mais? Registre-se no ClickUp gratuitamente e veja como ele simplifica o gerenciamento de reuniões.