Você já tentou exportar dados do SharePoint para o Excel e se frustrou com problemas de formatação e informações ausentes? Você não está sozinho.
Muitos usuários enfrentam esse obstáculo ao analisar seus dados. Para exportar dados do SharePoint sem problemas, é preciso mais do que apenas clicar em "Exportar"
Vamos descobrir como exportar uma lista do SharePoint para o Excel e como você pode contornar os desafios comuns do processo. Também exploraremos como a adoção de soluções alternativas pode melhorar sua experiência de gerenciamento de dados.
Quando exportar listas do SharePoint para o Excel
O Excel é uma ferramenta de gerenciamento de trabalho popular entre estudantes, profissionais e organizações. Normalmente usado para gerenciamento e análise simples de dados, sua versatilidade e facilidade de uso levaram a Excel seja usado até mesmo para gerenciamento de projetos .
A exportação de dados para o Excel de outros aplicativos menos flexíveis geralmente ajuda os usuários a formatar, processar e analisar melhor os dados.
Aqui estão alguns cenários em que os usuários geralmente optam por exportar dados. A compreensão dessas situações permitirá que você tome decisões informadas para atender às suas necessidades de gerenciamento de dados.
Manipulação avançada de dados
O SharePoint é uma excelente ferramenta para gerenciar tarefas básicas, como compartilhamento de documentos, colaboração e controle de versões dentro de uma equipe. Sua integração com o Microsoft 365 o torna ideal para armazenar e organizar informações em projetos, mas seus recursos são mais adequados para essas tarefas simples.
O Excel é superior quando se trata de lidar com cálculos complexos, análises detalhadas de dados e tarefas sofisticadas gerenciamento de banco de dados . Por exemplo, se você estiver gerenciando dados financeiros ou realizando análises estatísticas, o Excel oferece funcionalidades avançadas, como tabelas dinâmicas, VLOOKUP e fórmulas complexas que podem lidar com grandes conjuntos de dados com facilidade.
Além disso, em cenários em que seus dados estão espalhados por várias listas e bibliotecas de documentos, exportá-los para o Excel garante que você tenha um local centralizado para análises e relatórios. Use recursos como formatação condicional para destacar pontos de dados importantes em seu arquivo do Excel, garantindo que as informações críticas sejam destacadas.
Compartilhamento com usuários externos
Em projetos colaborativos, você pode se deparar com situações em que nem todos os membros da equipe ou partes interessadas externas têm acesso ao SharePoint. Embora o SharePoint ofereça suporte ao compartilhamento externo, ele geralmente exige o gerenciamento de permissões ou a configuração de acesso adicional, o que pode tornar as coisas mais lentas, especialmente se os usuários não tiverem contas da Microsoft ou enfrentarem problemas de compatibilidade. Isso pode ser um desafio ao compartilhar listas ou dados importantes.
O Excel oferece maior flexibilidade no compartilhamento de dados. Você pode enviar arquivos por e-mail, serviços de nuvem, como o OneDrive, ou ferramentas de terceiros sem se preocupar com as restrições do SharePoint. Os destinatários podem interagir facilmente com os dados, mesmo que não usem o SharePoint. O Excel Online também oferece suporte à colaboração em tempo real, proporcionando uma experiência perfeita sem obstáculos de acesso, embora seja importante equilibrar flexibilidade com segurança em ambientes confidenciais.
Backup e arquivamento
Precisa de um instantâneo rápido de seus dados em um determinado momento? Exportá-los para o Excel é uma ótima maneira de fazer backup e revisitá-los. Você pode rastrear alterações, gerenciar diferentes versões de suas análises e reverter para versões anteriores, se necessário. Isso é particularmente útil se você estiver trabalhando com partes interessadas externas que possam precisar de dados históricos ou rever como as análises evoluíram. Embora o SharePoint ofereça controle de versão, o Excel oferece controle mais granular sobre conjuntos de dados e cálculos individuais.
Visualização de dados personalizada
Cada projeto pode exigir perspectivas diferentes sobre os mesmos dados. Ao exportar para o Microsoft Excel, você pode criar exibições personalizadas que se concentram em KPIs ou fases específicas do projeto. Isso garante que as partes interessadas vejam apenas as informações relevantes, sem o ruído de dados não relacionados.
Acesso off-line
Ao exportar seus dados do SharePoint para o Excel, você obtém a vantagem do acesso off-line. Isso é particularmente benéfico para os membros da equipe que talvez não tenham conexões confiáveis com a Internet ou trabalhem em locais remotos. Eles ainda podem manipular e analisar dados sem depender de uma lista on-line do SharePoint.
Em resumo, a opção de exportação é sua melhor aposta se precisar de mais controle sobre seus dados ou se quiser disponibilizá-los para outras pessoas fora do ecossistema do SharePoint.
Agora, vamos ver como exportar uma lista do SharePoint para o Excel.
Leia também: 10 melhores alternativas e concorrentes para o SharePoint
Como exportar listas do SharePoint para o Excel
Vamos responder primeiro à pergunta mais importante. Não, você não precisará de nenhuma ferramenta sofisticada ou software de terceiros - apenas o SharePoint e o Excel.
Aqui está um guia passo a passo sobre como exportar listas do SharePoint para uma pasta de trabalho do Excel:
- Selecione a lista do SharePoint: Comece abrindo o site do SharePoint e selecionando a lista específica que deseja exportar
- Exportar para o Excel: Clique na opção Exportar na barra de comando na parte superior. Em seguida, selecione a opção Exportar para Excel no menu suspenso resultante
via Microsoft
- Baixe o arquivo IQY: Salve o arquivo usando as opções da caixa de diálogo Download de arquivo. Essa ação fará o download do arquivo em seu sistema local. O arquivo baixado é um arquivo de consulta da Web que o Excel usa para recuperar os dados do SharePoint
- Importar dados do SharePoint: Abra o arquivo IQY no Excel após o download e clique em Enable (Ativar) no prompt resultante. Isso permitirá que o Excel preencha os dados da lista do SharePoint na pasta de trabalho do Excel
- Salve seu arquivo do Excel: Salve o arquivo como um arquivo XLSX quando os dados forem exportados com sucesso para o Excel
Agora, você está livre para manipular, analisar e compartilhar seus dados como quiser.
Pontos problemáticos comuns do SharePoint
Aqui estão alguns dos problemas mais comuns que os usuários enfrentam ao usar o SharePoint e sua integração com o Excel.
Problemas de integridade de dados
Às vezes, ao exportar conjuntos de dados maiores, você pode encontrar campos ausentes ou dados corrompidos, principalmente se a lista incluir metadados complexos ou colunas personalizadas. Verifique novamente seus dados após a exportação para garantir que tudo seja transferido corretamente.
Problemas de atualização do Excel
Se você exporta regularmente dados dinâmicos que são atualizados com frequência no SharePoint, poderá ter problemas com a capacidade do Excel de atualizar dados. A conexão unidirecional entre o SharePoint e o Excel nem sempre é perfeita - manter seus dados sincronizados pode exigir atualizações manuais.
Permissões restritas
Nem todos os usuários do SharePoint têm as mesmas permissões. Isso pode dificultar a exportação para aqueles que têm acesso aos arquivos, mas não são administradores do site. Certifique-se de que os usuários que precisam exportar dados tenham as permissões adequadas para evitar confusão e bloqueios.
Formatação limitada
Embora o SharePoint exporte os dados para o Excel, ele nem sempre transfere a formatação, como codificação de cores, filtros, regras de formatação condicional ou larguras de coluna personalizadas. Essa falta de transferência contínua pode levar a inconsistências na apresentação. Como resultado, talvez seja necessário investir mais tempo na reorganização e formatação manual dos dados. Isso torna seu fluxo de trabalho mais lento.
Experiência de usuário inconsistente
Os usuários podem experimentar níveis de desempenho diferentes ao acessar o SharePoint em diferentes navegadores da Web. Essa inconsistência pode afetar a forma como os dados são exibidos ou as funcionalidades disponíveis. Para evitar complicações inesperadas, é essencial padronizar o uso do navegador nas equipes.
Embora esses pontos problemáticos possam ser frustrantes, conhecer e implementar soluções avançadas de gerenciamento de desempenho pode ser muito útil Hacks do Excel podem fazer toda a diferença.
Dica profissional: O Power Automate da Microsoft permite que você configure fluxos que automatizam o processo de exportação de listas do SharePoint para o Excel.
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O SharePoint e o Excel têm seus pontos fortes: o SharePoint é ótimo para gerenciamento de documentos e colaboração, e o Excel é adequado para manipulação e análise de dados.
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Leia também: As 11 principais alternativas e concorrentes do Excel (recursos, prós, contras, preços)
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