Você já tentou exportar dados do SharePoint para o Excel, mas acabou frustrado com problemas de formatação e informações ausentes? Você não está sozinho.
Muitos usuários enfrentam esse obstáculo ao analisar seus dados. Exportar dados do SharePoint de maneira integrada requer mais do que apenas clicar em “Exportar”.
Vamos descobrir como exportar uma lista do SharePoint para o Excel e como você pode contornar os desafios comuns do processo. Também exploraremos como a adoção de soluções alternativas pode melhorar sua experiência de gerenciamento de dados.
Quando exportar listas do SharePoint para o Excel
O Excel é uma ferramenta de gerenciamento de trabalho popular entre estudantes, profissionais e organizações. Normalmente usado para gerenciamento e análise simples de dados, sua versatilidade e facilidade de uso levaram o Excel a ser usado até mesmo para gerenciamento de projetos.
Exportar dados para o Excel a partir de outros aplicativos menos flexíveis geralmente ajuda os usuários a formatá-los, processá-los e analisá-los melhor.
Aqui estão alguns cenários em que os usuários normalmente optam por exportar dados. Compreender essas situações permitirá que você tome decisões informadas para atender às suas necessidades de gerenciamento de dados.
Manipulação avançada de dados
O SharePoint é uma excelente ferramenta para gerenciar tarefas básicas, como compartilhamento de documentos, colaboração e controle de versões dentro de uma equipe. Sua integração com o Microsoft 365 o torna ideal para armazenar e organizar informações entre projetos, mas seus recursos são mais adequados para essas tarefas simples.
O Excel é superior quando se trata de lidar com cálculos complexos, análises detalhadas de dados e gerenciamento sofisticado de bancos de dados. Por exemplo, se você estiver gerenciando dados financeiros ou realizando análises estatísticas, o Excel oferece funcionalidades avançadas, como tabelas dinâmicas, VLOOKUP e fórmulas complexas que podem lidar com grandes conjuntos de dados com facilidade.
Além disso, em cenários em que seus dados estão espalhados por várias listas e bibliotecas de documentos, exportá-los para o Excel garante que você tenha um local centralizado para análise e relatórios. Use recursos como formatação condicional para destacar pontos de dados importantes em seu arquivo do Excel, garantindo que as informações críticas se destaquem.
Compartilhamento com usuários externos
Em projetos colaborativos, você pode se deparar com situações em que nem todos os membros da equipe ou partes interessadas externas têm acesso ao SharePoint. Embora o SharePoint ofereça suporte ao compartilhamento externo, muitas vezes é necessário gerenciar permissões ou configurar acesso adicional, o que pode retardar o processo, especialmente se os usuários não tiverem contas da Microsoft ou enfrentarem problemas de compatibilidade. Isso pode ser um desafio ao compartilhar listas ou dados importantes.
O Excel oferece maior flexibilidade no compartilhamento de dados. Você pode enviar arquivos por e-mail, serviços em nuvem como o OneDrive ou ferramentas de terceiros sem se preocupar com as restrições do SharePoint. Os destinatários podem interagir facilmente com os dados, mesmo que não usem o SharePoint. O Excel Online também oferece suporte à colaboração em tempo real, proporcionando uma experiência perfeita sem obstáculos de acesso, embora seja importante equilibrar flexibilidade e segurança em ambientes confidenciais.
Backup e arquivamento
Precisa de um resumo rápido dos seus dados em um determinado momento? Exportá-los para o Excel é uma ótima maneira de fazer backup e revisá-los. Você pode acompanhar as alterações, gerenciar diferentes versões das suas análises e reverter para versões anteriores, se necessário. Isso é particularmente útil se você estiver trabalhando com partes interessadas externas que possam precisar de dados históricos ou precisar revisar como as análises evoluíram. Embora o SharePoint ofereça controle de versão, o Excel fornece um controle mais granular sobre conjuntos de dados e cálculos individuais.
Exibição de dados personalizada
Cada projeto pode exigir perspectivas diferentes sobre os mesmos dados. Ao exportar para o Microsoft Excel, você pode criar visualizações personalizadas com foco em KPIs ou fases específicas do projeto. Isso garante que as partes interessadas vejam apenas as informações relevantes, sem o ruído de dados irrelevantes.
Acesso offline
Ao exportar seus dados do SharePoint para o Excel, você ganha a vantagem do acesso offline. Isso é particularmente benéfico para membros da equipe que podem não ter conexões de internet confiáveis ou trabalhar em locais remotos. Eles ainda podem manipular e analisar dados sem depender de uma lista online do SharePoint.
Em resumo, a opção de exportação é sua melhor aposta se você precisa de mais controle sobre seus dados ou deseja disponibilizá-los para outras pessoas fora do seu ecossistema do SharePoint.
Agora, vamos ver como exportar uma lista do SharePoint para o Excel.
Como exportar listas do SharePoint para o Excel
Vamos responder à pergunta mais importante primeiro. Não, você não precisará de ferramentas sofisticadas ou software de terceiros — apenas o SharePoint e o Excel.
Aqui está um guia passo a passo sobre como exportar listas do SharePoint para uma pasta de trabalho do Excel:
- Selecione a lista do SharePoint: Comece abrindo o site do SharePoint e selecionando a lista específica que deseja exportar.
- Exportar para o Excel: clique na opção Exportar na barra de comandos na parte superior. Em seguida, selecione a opção Exportar para o Excel no menu suspenso resultante.
- Baixe o arquivo IQY: salve o arquivo usando as opções na caixa de diálogo Download de arquivo. Essa ação baixará o arquivo para o seu sistema local. O arquivo baixado é um arquivo de consulta da web que o Excel usa para recuperar os dados do SharePoint.
- Importar dados do SharePoint: abra o arquivo IQY no Excel após o download e clique em Ativar na janela que aparecerá. Isso permitirá que o Excel preencha os dados da lista do SharePoint na pasta de trabalho do Excel.
- Salve seu arquivo do Excel: salve o arquivo como um arquivo XLSX depois que os dados forem exportados com sucesso para o Excel.
Agora, você está livre para manipular, analisar e compartilhar seus dados da maneira que quiser.
Problemas comuns do SharePoint
Aqui estão alguns dos problemas mais comuns que os usuários enfrentam ao usar o SharePoint e sua integração com o Excel.
Problemas de integridade dos dados
Às vezes, ao exportar conjuntos de dados maiores, observe que você pode encontrar campos ausentes ou dados corrompidos, especialmente se a lista incluir metadados complexos ou colunas personalizadas. Verifique novamente seus dados após a exportação para garantir que tudo foi transferido corretamente.
Problemas de atualização do Excel
Se você exporta regularmente dados dinâmicos que são atualizados com frequência no SharePoint, pode encontrar problemas com a capacidade do Excel de atualizar dados. A conexão unidirecional entre o SharePoint e o Excel nem sempre é perfeita — manter seus dados sincronizados pode exigir atualizações manuais.
Permissões restritas
Nem todos os usuários do SharePoint têm as mesmas permissões. Isso pode dificultar a exportação para aqueles que têm acesso aos arquivos, mas não são administradores do site. Certifique-se de que os usuários que precisam exportar dados tenham as permissões adequadas para evitar confusão e obstáculos.
Formatação limitada
Embora o SharePoint exporte os dados para o Excel, nem sempre transfere formatações como codificação por cores, filtros, regras de formatação condicional ou larguras de coluna personalizadas. Essa falta de transferência perfeita pode levar a inconsistências na apresentação. Como resultado, você pode precisar investir tempo extra para reorganizar e formatar os dados manualmente. Isso retarda seu fluxo de trabalho.
Experiência do usuário inconsistente
Os usuários podem experimentar níveis de desempenho variados ao acessar o SharePoint em diferentes navegadores da web. Essa inconsistência pode afetar a forma como os dados são exibidos ou as funcionalidades disponíveis. Para evitar complicações inesperadas, é essencial padronizar o uso do navegador dentro das equipes.
Embora esses pontos críticos possam ser frustrantes, conhecer e implementar truques avançados do Excel pode fazer toda a diferença.
💡Dica profissional: o Power Automate da Microsoft permite configurar fluxos que automatizam o processo de exportação de listas do SharePoint para o Excel.
Também temos algumas recomendações alternativas, caso você deseje ter todos os seus dados em um único lugar, sem procedimentos complexos de exportação e importação.
Conheça o ClickUp: a alternativa completa ao SharePoint e ao Excel
O SharePoint e o Excel têm pontos fortes: o SharePoint é ótimo para gerenciamento de documentos e colaboração, e o Excel é adequado para manipulação e análise de dados.
Mas não seria mais fácil acessar os dois recursos em uma única plataforma?
Se você está se perguntando como isso é possível, a resposta é simples. Com o ClickUp.
Com sua solução completa de gerenciamento de projetos, o ClickUp facilita a vida de profissionais do conhecimento como você, permitindo que você gerencie projetos, colabore com sua equipe e analise dados de maneira integrada — tudo em um só lugar.
Continue lendo para saber como o ClickUp se destaca (trocadilho intencional) em oferecer o melhor dos dois mundos.
Leia também: As 11 principais alternativas e concorrentes do Excel (recursos, prós, contras, preços)
Plataforma de gerenciamento de projetos da ClickUp
A plataforma de gerenciamento de projetos da ClickUp permite que você crie fluxos de trabalho personalizados, adaptados às necessidades específicas do seu projeto, de forma muito semelhante aos recursos organizacionais do SharePoint.
Visualizações do ClickUp
No entanto, o ClickUp vai além, oferecendo visualizações personalizáveis, como listas, quadros, tabelas e gráficos de Gantt, permitindo que você visualize tarefas, prazos e dependências de uma forma que se adapte ao fluxo de trabalho da sua equipe, seja você gerenciando tarefas simples ou projetos complexos.
Com mais de 15 visualizações do ClickUp, você pode manter seus projetos em andamento sem as distrações de ter que lidar com várias ferramentas.
Painéis do ClickUp
Ao contrário do Excel, que exige a exportação de dados para uma análise aprofundada, os recursos integrados de relatórios e análises do ClickUp fornecem insights em tempo real sem complicações. Você pode acompanhar métricas importantes, monitorar o desempenho do projeto e gerar relatórios detalhados diretamente da plataforma.
Os painéis do ClickUp ajudam a visualizar o progresso da equipe, garantindo que você fique informado e tome decisões baseadas em dados, seja para otimizar recursos ou melhorar a colaboração.
Tarefas do ClickUp
Além disso, o ClickUp simplifica o gerenciamento de tarefas com recursos que transformam suas listas em itens acionáveis dentro da mesma plataforma.
O ClickUp Tasks oferece uma maneira robusta de atribuir, monitorar e colaborar em tarefas, garantindo que sua lista de tarefas permaneça organizada e contextualizada. Você pode facilmente atribuir tarefas a membros específicos da equipe, definir prioridades e definir prazos para manter todos responsáveis e no caminho certo. Com as dependências de tarefas, você pode até mesmo gerenciar o fluxo de trabalho para garantir que as tarefas sejam concluídas na ordem certa.
Cada tarefa funciona como um hub centralizado que contém todos os detalhes relevantes de que sua equipe precisa. Você pode adicionar anexos diretamente às tarefas — sejam documentos, imagens ou links — para que os recursos importantes estejam sempre à mão. Isso reduz a necessidade de procurar arquivos em várias plataformas, mantendo tudo conectado e acessível.
Graças ao ClickUp, todas as nossas equipes podem acessar todo o seu trabalho em um único lugar. Chega de alternar entre ferramentas!
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Com os poderosos painéis, o gerenciamento flexível de tarefas e as visualizações personalizáveis do ClickUp, você obtém todas as funcionalidades do SharePoint para colaboração e do Excel para acompanhamento e análise, simplificadas em uma única plataforma fácil de usar.
O modelo de lista de tarefas diárias do ClickUp
Com o modelo de lista de tarefas diárias do ClickUp, você não precisará mais das listas do SharePoint para se manter atualizado enquanto persegue suas metas diárias.
Este modelo ajuda você a priorizar tarefas importantes no seu dia, garantindo que você se concentre e busque o que é mais importante.
O modelo vem com status personalizados para marcar tarefas como pendentes, em andamento ou concluídas. Há um contador de sequências integrado para dar uma dose extra de motivação à medida que você conclui suas tarefas de forma consistente. Você também pode melhorar o acompanhamento diário de suas tarefas com lembretes automáticos, notas, acompanhamento do progresso, rótulos e muito mais, diretamente no ClickUp.
Leia também: 20 modelos gratuitos de gerenciamento de projetos
Transformando listas do SharePoint em insights acionáveis
Exportar listas do SharePoint para o Excel é uma maneira de aprimorar seus recursos de gerenciamento de dados.
Com os recursos avançados do Excel para manipulação, visualização e compartilhamento de dados, você pode superar alguns dos desafios associados ao SharePoint. No entanto, alternar constantemente entre ferramentas pode atrasar seu trabalho. Para realmente trabalhar com mais eficiência, você precisa de uma plataforma integrada onde tudo se encaixe perfeitamente.
O ClickUp foi projetado para fazer exatamente isso. Com uma ferramenta de produtividade tão abrangente, você pode consolidar tarefas, gerenciar dados e colaborar com sua equipe. A melhor parte é que você pode fazer tudo isso sem precisar alternar entre várias plataformas. Ter todo o seu trabalho em um só lugar permite que você se concentre no que importa: realizar o trabalho de forma mais rápida e eficaz.
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