Como evitar o trabalho em silos e promover o trabalho em equipe

O termo "silo" foi originalmente usado para se referir a poços de milho hermeticamente fechados. O grão em seu interior é mantido isolado, hermeticamente fechado, longe de possíveis contaminantes.

Trabalhar em silos - seja em uma pequena empresa iniciante ou em uma grande corporação - faz a mesma coisa com as pessoas. Ele as mantém isoladas das pessoas em outros silos organizacionais. Infelizmente, isso pode levar a isolamento no local de trabalho e oportunidades perdidas de colaboração e inovação.

Acabar com os silos não é apenas um objetivo grandioso; é necessário para criar uma cultura colaborativa. A chave para isso está na promoção da transparência, no incentivo à comunicação aberta e no alinhamento de todos em torno de objetivos comuns.

Vamos explorar estratégias práticas para evitar o trabalho em silos, desde o aproveitamento da tecnologia até a redefinição das funções de liderança.

O que é a mentalidade de silos?

A mentalidade de silos é uma mentalidade que se desenvolve dentro das organizações quando departamentos ou equipes trabalham isolados uns dos outros, muitas vezes priorizando suas próprias metas em detrimento dos objetivos gerais da organização. Isso pode levar à falta de comunicação, colaboração e compartilhamento de conhecimento, criando barreiras entre diferentes partes da organização.

De acordo com um estudo da McKinsey & Company, as empresas perdem cerca de US$ 3,1 trilhões por ano devido às ineficiências e à perda de produtividade causadas pelos silos de dados.

Quando prevalece uma mentalidade de silo, os funcionários podem ficar mais concentrados em suas tarefas e menos conscientes de como seu trabalho afeta outras equipes ou a empresa como um todo. Isso resulta em esforços duplicados, oportunidades perdidas e ineficiências, além de uma cultura empresarial fragmentada.

Qual é o problema de trabalhar em silos?

Quando as equipes operam em silos, a comunicação é interrompida e informações valiosas ficam presas em um canto da organização.

Imagine ter insights importantes que poderiam ajudar a resolver um problema, mas que ninguém conhece porque estão escondidos em um departamento diferente.

Você acaba desperdiçando tempo e recursos e perdendo oportunidades de inovação. Além disso, isso pode gerar um sentimento de desconexão entre os funcionários, causando uma falta de coesão no local de trabalho.

Um relatório da Harvard Business Review afirma que a colaboração entre equipes através de silos, especialmente atuando como intermediário entre indivíduos em uma organização, pode levar a níveis mais altos de esgotamento e comportamentos sociais negativos.

Trabalho em silos vs. colaboração

Aqui estão algumas diferenças importantes entre o trabalho em silos e a colaboração.

Por exemplo, digamos que uma empresa esteja tentando lançar um novo produto. Inadvertidamente, eles criaram silos organizacionais que estão impedindo seus esforços.

Assim, a equipe de marketing pode estar trabalhando em uma campanha sem saber que a equipe de engenharia está enfrentando atrasos na produção. Enquanto isso, a equipe de vendas não recebeu nenhuma atualização e está enfrentando perguntas de clientes em potencial.

Isso pode levar a cronogramas incompatíveis, confusão e clientes frustrados.

Para promover a colaboração, a liderança da empresa deve incentivar ativamente a colaboração entre as equipes e acabar com a mentalidade de silos.

No nível da equipe, os líderes devem garantir que todos estejam alinhados com as metas e os cronogramas e melhorar a comunicação.

Ao trabalharem juntas e usarem ferramentas de colaboração, diferentes equipes podem identificar problemas potenciais logo no início e encontrar soluções que beneficiem toda a organização.

Sinais de que você pode estar trabalhando em silos

Como saber se você está preso em um silo? Vamos dar uma olhada em alguns sinais a serem observados:

• Falta de compartilhamento de conhecimento: Quando as equipes trabalham sem compartilhar informações entre diferentes departamentos, essa é uma receita para a ineficiência. Essa forma de trabalhar em silos mantém insights valiosos bloqueados, impedindo que a organização avance em conjunto
• Esforços duplicados: Sua equipe está trabalhando inadvertidamente em um projeto que outra equipe já realizou? Isso geralmente acontece quando a comunicação entre os diferentes departamentos é interrompida. Isso resulta em desperdício de recursos e resultados desarticulados
• Alocação ineficiente de recursos: O trabalho em silos significa que cada equipe está concentrada em suas próprias necessidades, deixando as outras lutando por recursos. Isso pode prejudicar o progresso e a inovação
• Experiência fragmentada do cliente: Seus clientes recebem mensagens ou serviços inconsistentes de diferentes departamentos? Essa é uma indicação clara de trabalho em silos, em que cada equipe está fazendo a sua própria coisa sem alinhamento
• Ausência de inovação: Os silos sufocam a criatividade, dificultando que novas ideias sejam ouvidas. Para nos libertarmos, precisamos incentivar as equipes a compartilhar e colaborar

Como evitar trabalhar em silos

Para evitar cair na armadilha dos silos, é essencial incentivar um ambiente de trabalho colaborativo. Aqui estão algumas medidas que podem ser tomadas para acabar com os silos no trabalho e promover o espírito de equipe:

1. Entre em contato e comunique-se

Uma das maneiras mais eficazes de acabar com os silos é simplesmente se aproximar mais e se abrir comunicação da equipe .

Quando as equipes se comunicam abertamente, elas compartilham mais do que atualizações de status - elas compartilham percepções valiosas que podem beneficiar toda a organização. ClickUp um software de gerenciamento de trabalho e projetos, pode ajudá-lo a eliminar silos e garantir a colaboração da equipe. Por exemplo, ClickUp Chat ajuda você a facilitar o feedback instantâneo, seja atribuindo uma nova tarefa, adicionando um comentário ou solicitando uma opinião.

Conecte tarefas, IA e bate-papos para que você possa colaborar e se comunicar em tempo real com o ClickUp Chat

Com uma rápida menção do ClickUp @ em um chat, você pode trazer as pessoas certas para uma resposta imediata. Dessa forma, todos estão na mesma página, trabalhando para o mesmo objetivo.

Mesmo que sua equipe esteja espalhada em diferentes locais ou fusos horários, a comunicação assíncrona por meio do ClickUp mantém todos conectados. Use Comentários atribuídos ao ClickUp em threads para atribuir tarefas em tempo real e rastreá-las em um só lugar para garantir que nada passe despercebido.

Não se trata apenas de delegar tarefas; trata-se de coesão da equipe .

Faça o download deste modelo

Use o modelo de plano de ação e estratégia de comunicação interna do ClickUp para planejar sua estratégia de comunicação interna e evitar que as equipes trabalhem em silos

Você pode usar o modelo Modelo de plano de ação e estratégia de comunicação interna do ClickUp para desenvolver e implementar uma estratégia de comunicação interna eficaz para sua organização.

Esse modelo garante que suas mensagens sejam transmitidas de forma clara, consistente e eficaz a todos os funcionários.

Use-o para decidir seus objetivos de comunicação, criar um plano de comunicação e decidir como medir o sucesso, dividir cada etapa em tarefas específicas e acompanhar o progresso.

Veja a seguir alguns recursos desse modelo:

• Visão geral: Obtenha uma visão panorâmica do status atual de cada tarefa
• Organização de tarefas: Organize e atribua tarefas nos status "Aberto" e "Concluído" para acompanhar o progresso
• Atualizações de status: Mantenha as partes interessadas informadas, atualizando os status das tarefas à medida que você avança
• Automação: UseAutomação do ClickUp para automatizar as notificações e manter-se atualizado
• Guia de introdução: Siga um guia passo a passo para configurar sua estratégia de comunicação interna

**Leia também 25 ideias de canais do Slack para impulsionar a colaboração

2. Incentive a comunicação multifuncional

Incentivar a colaboração entre departamentos ajuda a integrar esforços, compartilhar percepções e garantir que as metas organizacionais sejam compreendidas e perseguidas de maneira uniforme.

Uma maneira de facilitar essa comunicação é usar ferramentas interativas e visuais, como Quadros brancos ClickUp . Os quadros brancos oferecem uma plataforma dinâmica e visual em que as equipes podem trabalhar juntas em tempo real, independentemente de sua função ou local.

Visualize, faça brainstorming e crie uma visão unificada com o ClickUp Whiteboard

Ao contrário das ferramentas tradicionais de gerenciamento de projetos que dependem de atualizações baseadas em texto ou de comunicação fragmentada, com os quadros brancos, todos os membros da equipe podem contribuir visualmente - usando notas adesivas, diagramas ou desenhos à mão livre - garantindo que cada perspectiva seja capturada e considerada.

Esse ambiente compartilhado é fundamental para evitar silos, pois incentiva a comunicação aberta e a transparência entre os departamentos.

Além disso, se você quiser uma maneira mais fácil de monitorar e gerenciar diferentes equipes que trabalham juntas, pode conferir o Modelo de projeto multifuncional por departamentos do ClickUp .

Faça o download deste modelo

Permita a comunicação e a colaboração eficazes entre as equipes que antes trabalhavam em silos com o modelo ClickUp Cross-Functional Project by Departments

3. Achatar as hierarquias organizacionais

Quando as equipes operam isoladamente, elas perdem informações importantes, criam trabalho redundante e lutam para se manter alinhadas com o panorama geral.

Ao eliminar esses silos e nivelar a estrutura, você permite que todos tomem decisões sem ter que passar por camadas de gerenciamento.

A única hierarquia de que você precisa é a do ClickUp! Com Hierarquia no ClickUp você pode manter tudo organizado, acessível e visível, sem os gargalos que as hierarquias tradicionais podem criar

Combinado com ClickUp para equipes remotas o ClickUp para equipes remotas é um sistema de hierarquia de tarefas que oferece uma maneira intuitiva e escalável de organizar tarefas e projetos, garantindo que o trabalho fique visível para todos que precisam dele. Quer sua equipe seja pequena ou esteja crescendo rapidamente, essa hierarquia se adapta às suas necessidades sem aumentar a complexidade.

À medida que sua organização cresce, você pode expandir a hierarquia para atender às suas necessidades, sem criar mais camadas de supervisão. Isso significa que as equipes podem gerenciar seu trabalho e colaborar livremente sem esperar por aprovações para avançar.

Como usuário do ClickUp, Christian Gonzalez , Coordenador Administrativo da Cámara Nacional de Comercio, Servicios y Turismo de Guadalajara diz,

"Simplificamos todos os processos de nossos departamentos integrando plataformas de business intelligence, ferramentas de mala direta com automação e armazenando KPIs, formulários, documentos de processos e dependências em um único aplicativo (ClickUp). Ele é perfeito para gerenciar e monitorar diferentes projetos com painéis de controle e trabalhar com clientes, convidando-os como convidados."

Christian Gonzalez, Coordenador Administrativo da Cámara Nacional de Comercio, Servicios y Turismo de Guadalajara

4. Derrubar barreiras com a tecnologia

Com muita frequência, as equipes se concentram apenas em suas prioridades, perdendo de vista o panorama geral. Isso pode diminuir o moral dos funcionários, pois a comunicação falha, a colaboração é interrompida e todos sentem que estão trabalhando de forma independente.

Defina níveis de prioridade, responsáveis, datas de vencimento, tags e status com o ClickUp Tasks para que as equipes possam parar de trabalhar em silos Tarefas do ClickUp é a melhor maneira de manter todos no mesmo projeto e trabalhar para atingir as metas da equipe sem perder o ritmo. Em vez de trabalhar em locais isolados onde as informações se perdem, descubra a transparência e a colaboração no local de trabalho .

Com o Tasks, todos ficam informados sobre o que está acontecendo e o que é importante.

É possível ver quem está fazendo o quê, quando deve ser feito e como isso se encaixa no objetivo maior. Isso abre canais de comunicação que, de outra forma, poderiam estar fechados, permitindo que todos compartilhem ideias, forneçam atualizações e deem feedback em tempo real

Dê vida aos seus fluxos de trabalho ideais, atribua tarefas em tempo real e promova a responsabilidade dentro da equipe com o ClickUp Mind Maps

Embora as tarefas mantenham o dia a dia organizado, às vezes é preciso dar um passo atrás e ver o panorama geral. É aí que o Mapas mentais do ClickUp Ajudam a dividir projetos complexos em partes gerenciáveis, mantendo uma linha de visão clara das metas gerais da equipe.

Ligue os pontos (literalmente) com um mapa mental e, em seguida, reorganize-o conforme necessário com o 'Re-Layout', preservando a hierarquia do mapa e melhorando a legibilidade.

Leia também: Como melhorar as habilidades de colaboração no local de trabalho

5. Navegue pelos desafios do trabalho remoto

O trabalho remoto se tornou a norma para muitas empresas, oferecendo flexibilidade e conveniência. No entanto, ele também pode levar ao isolamento e dificultar a colaboração.

Para evitar o trabalho em silos e garantir o sucesso do trabalho remoto, é essencial concentrar-se no desenvolvimento de habilidades, no sucesso coletivo e na responsabilidade pessoal.

• Desenvolvimento de habilidades: Invista em treinamento e desenvolvimento para equipar os funcionários com as ferramentas e habilidades necessárias para uma comunicação e colaboração remotas eficazes. Isso inclui melhorar a comunicação escrita, a etiqueta em reuniões virtuais e as habilidades de gerenciamento de projetos
• Sucesso coletivo: Incentive os funcionários a buscar perspectivas diversas e a colaborar em projetos com seus colegas para promovercolaboração em equipe. Isso ajudará a quebrar os silos com um aumento no senso de sucesso coletivo
• Responsabilidade pessoal: Enfatize a importância da responsabilidade pessoal no trabalho remoto. Incentive os funcionários a se apropriarem de suas tarefas, cumprirem prazos e se comunicarem de forma eficaz com os membros da equipe. Isso ajudará a evitar mal-entendidos e garantirá que os projetos permaneçam no caminho certo

As organizações podem criar um ambiente de trabalho remoto positivo e produtivo que promova a inovação e melhore a capacidade da organização de atingir suas metas.

dica profissional: Promova a responsabilidade no local de trabalho atribuindo tarefas aos membros da equipe e usando Visualizações ClickUp para rastrear atualizações de status e porcentagens de conclusão

6. Colaborar em tempo real com os membros da equipe

Se você está cansado de fazer malabarismos com vários documentos e tentar manter todos na mesma página, Documentos do ClickUp pode ajudar.

Com o Docs, você pode criar e colaborar em documentos, planilhas e apresentações em tempo real em sua plataforma de gerenciamento de projetos favorita.

Converta seus documentos de trabalho ou comentários em tarefas acionáveis com o ClickUp Docs para colaborar com os membros da equipe em tempo real

Mas o ClickUp Docs é mais do que apenas um processador de texto. É um espaço de trabalho colaborativo que ajuda você:

• Construir documentos estruturados com páginas aninhadas, opções de estilo e modelos. Incorporar marcadores, adicionar tabelas e muito mais para formatar documentos para qualquer necessidade, desde roteiros até wikis e bases de conhecimento
• Edite documentos em tempo real junto com a sua equipe. Marque outras pessoas com comentários, atribua a elas itens de ação e converta o texto em tarefas rastreáveis para ficar por dentro das ideias
• Vincule documentos a fluxos de trabalho para acessar tudo em um só lugar. Adicione widgets para atualizar fluxos de trabalho, alterar status de projetos, atribuir tarefas e muito mais - tudo dentro do seu editor

7. Incentive o espírito de equipe

O espírito de equipe é mais do que apenas algo agradável de se ter em um local de trabalho - é a cola que mantém tudo unido, especialmente quando se trata de evitar o trabalho em silos.

Trata-se de cultivar um senso de união, uma missão compartilhada e ferramentas de comunicação aberta, independentemente de as pessoas se sentarem próximas umas das outras ou trabalharem remotamente.

Para as equipes que trabalham no escritório, isso pode começar com coisas aparentemente pequenas: conversas espontâneas na sala de descanso, sessões improvisadas de brainstorming ou até mesmo uma política simples de portas abertas, em que todos se sintam à vontade para se aproximar uns dos outros para fazer perguntas ou compartilhar ideias.

Essa dinâmica também é moldada por comunicação híbrida no local de trabalho estruturas, nas quais tanto os trabalhadores locais quanto os remotos se sentem igualmente envolvidos

Em locais de trabalho remotos, você não pode contar com aquelas conversas casuais no corredor ou com a energia de um grupo no mesmo espaço físico. O que você pode fazer é ser intencional na criação de conexões. Isso começa com a garantia de um fluxo claro e aberto de informações por meio de ferramentas de trabalho remoto .

Os check-ins regulares por vídeo, mesmo que sejam apenas para fazer contato e ver como as pessoas estão se saindo pessoalmente, ajudam muito a criar o sentimento de união.

**Leia também As 15 melhores ferramentas de software de colaboração em equipe

8. Gerencie prontamente os conflitos da equipe

Em um ambiente de escritório, os conflitos geralmente surgem de falhas de comunicação ou de objetivos diferentes. Para promover uma cultura de trabalho saudável, as equipes devem estar equipadas para gerenciar bem esses conflitos.

**Abordar os problemas de frente, com empatia e diálogo aberto, mantém as equipes alinhadas e colaborativas. Incentivar discussões abertas e definir expectativas claras pode neutralizar as tensões antes que elas se tornem divisões.

Em ambientes remotos, com sinais não verbais ausentes nas conversas, as interpretações errôneas podem se agravar rapidamente. Usando ferramentas como Reuniões ClickUp para check-ins regulares e sessões de solução de problemas ajuda a manter os conflitos sob controle

Promover a colaboração por meio dessas ferramentas também evita que as equipes de marketing, por exemplo, se isolem das equipes de produtos ou de vendas.

O conflito, quando bem administrado, pode fortalecer os laços e promover a inovação. Ele permite que as equipes vejam as coisas de diferentes perspectivas, o que melhora a solução de problemas e o trabalho em equipe. Quando os conflitos são resolvidos de forma construtiva, eles quebram silos e fortalecem a cultura da empresa como um todo.

9. Estabeleça objetivos claros para projetos colaborativos

Quando as equipes trabalham em bolhas separadas, cada uma com suas próprias metas e objetivos, elas podem sofrer com a falta de direção geral

Em tais situações, Metas do ClickUp ajuda você a estabelecer objetivos claros e mensuráveis para projetos colaborativos, eliminando silos e facilitando colaboração multifuncional .

Vincule suas tarefas ao ClickUp Goals para obter atualizações em tempo real sobre o seu progresso e o da sua equipe

**Você começa definindo uma meta - um objetivo de alto nível que deseja alcançar. Por exemplo, sua meta pode ser 'aumentar a satisfação do cliente em 20%'.

Depois de definir a meta, divida-a em alvos menores e mais gerenciáveis. Essas metas podem ser:

• Numéricas (por exemplo, aumentar as vendas mensais em 10%)
• Monetárias (por exemplo, atingir uma meta de receita de US$ 1 milhão)
• Verdadeiro/falso (por exemplo, lançar um novo produto até o quarto trimestre)
• Baseadas em tarefas (por exemplo, concluir uma campanha de marketing específica)

Em seguida, é possível reunir tarefas de diferentes equipes em uma única meta. Isso significa que todos estão trabalhando para atingir um objetivo comum sem confusão sobre quem é responsável pelo quê.

Organize suas metas em pastas, adicione descrições para maior clareza e até mesmo defina permissões de visualização e edição para controlar quem pode acessá-las. Isso garante que todos na sua equipe possam se manter informados e alinhados sem se sentirem sobrecarregados.

Você pode planejar e executar uma estratégia eficaz para a comunicação da equipe sobre essas metas com Modelo de plano de comunicação do ClickUp .

Faça o download deste modelo

Crie um plano de comunicação de projeto abrangente usando o modelo de plano de comunicação do ClickUp

10. Aumentar as iniciativas de diversidade, equidade e inclusão (DEI)

Vamos começar com o recrutamento. O ClickUp pode ajudá-lo a criar e gerenciar um pipeline de recrutamento diversificado. Desde a captura de detalhes do candidato até o acompanhamento do progresso em diferentes estágios, o ClickUp pode ajudá-lo a observar a diversidade durante todo o processo.

Configure um ClickUp Dashboard para monitorar suas metas de recrutamento com inclusão de DEI em tempo real

Você pode usar os quadros brancos do ClickUp para criar fluxogramas para definir e documentar seu processo de recrutamento, garantindo que todos estejam na mesma página. Cérebro ClickUp o ClickUp Brain, o assistente de IA integrado, pode ajudá-lo a eliminar o preconceito humano escrevendo descrições de cargos inclusivas e currículos de triagem cega.

E você pode usar o ClickUp Docs para desenvolver rubricas de entrevista padronizadas para garantir uma avaliação justa e consistente.

Finalmente, Painéis do ClickUp ajudam você a acompanhar cada etapa do processo de recrutamento com suas métricas relevantes.

11. Crie um ambiente de trabalho conectado

Com Cérebro ClickUp você pode fazer perguntas sobre qualquer trabalho dentro ou conectado ao ClickUp e obter respostas precisas e baseadas no contexto em segundos.

Conecte-se a tarefas, bate-papos e pessoas com quem você deseja se comunicar por meio do ClickUp Brain

Veja como ele pode ajudar:

• AI Project Manager: Automatize tarefas de rotina, como atualizações de progresso, stand-ups e relatórios de status. Isso reduz o tempo gasto em atualizações manuais e melhora o alinhamento e a colaboração da equipe
• AI Writer for Work: Crie conteúdo com rapidez e precisão. Seja para redigir e-mails, criar planos de projeto ou gerar notas de reunião, o AI Writer for Work adapta o resultado às suas necessidades específicas, garantindo consistência e clareza em todas as comunicações
• Integração perfeita: Desfrute de um ambiente de trabalho eficiente e conectado sem interrupções, pois a IA está integrada à plataforma para proporcionar uma experiência tranquila
• Colaboração aprimorada: Garanta que todos os membros da equipe acessem as mesmas informações e atualizações. Essa transparência e o contexto compartilhado aprimoram a colaboração, pois todos contribuem com mais eficiência e se mantêm informados sobre o andamento do projeto
• Atualizações em tempo real: Mantenha todos informados sem reuniões constantes ou check-ins manuais. Esse recurso ajuda as equipes a se concentrarem em suas tarefas e a permanecerem alinhadas com as metas gerais do projeto

Aumente o espírito de equipe e elimine silos com o ClickUp

Os silos podem se tornar um dos maiores obstáculos ao progresso em qualquer organização. Quando as equipes operam isoladamente, criam barreiras de comunicação que levam a ineficiências, oportunidades perdidas e duplicação de trabalho.

A falta de visibilidade sobre o que os outros departamentos estão fazendo dificulta o alinhamento das partes interessadas relevantes e sufoca a inovação.

O ClickUp, a plataforma completa para gerenciamento de projetos, pode ajudá-lo a superar o trabalho em silos. Ela ajuda o trabalho em equipe multifuncional ao promover a colaboração e a transparência.

No ClickUp, os funcionários de todas as equipes podem acompanhar tarefas, definir metas e compartilhar atualizações. Com recursos como ferramentas de videoconferência integradas e bate-papo incorporado, as reuniões são perfeitas, independentemente de onde sua equipe esteja.

Assim registre-se no ClickUp hoje mesmo e acabe com esses silos!