"The times they are a-changin" (Os tempos estão mudando) - Bob Dylan realmente tocou um acorde com sua canção icônica da década de 1960.
Mas a questão é a seguinte: a mudança não é apenas inevitável; ela é a única constante (além do café do escritório que acaba na pior hora).
As empresas que desejam permanecer relevantes e competitivas devem acompanhar essa mudança. A questão é: como você implementa essa transformação comercial de forma positiva em sua empresa?
É aí que entra um campeão da mudança.
Quem é um defensor da mudança?
A mudança é a lei da vida.
John F. Kennedy, ex-presidente dos EUA
Um campeão da mudança pode jurar por essa citação.
Mas o que é um campeão da mudança e o que ele faz?
Um defensor da mudança é um gerente que trabalha com as equipes de gerenciamento de mudanças e de gerenciamento de projetos para conduzir a empresa ao estado desejado
Mas como ser um defensor da mudança?
Aqui está o procedimento. Tudo o que você precisa fazer é trabalhar ao lado do agente de mudanças.
Campeão da mudança vs. agente da mudança
É fácil confundir defensores da mudança com agentes de mudança.
Ambos atuam como pontes entre a equipe de gerenciamento de mudanças e a organização mais abrangente afetada pelo processo de mudança.
Mas aqui está a principal diferença: um campeão da mudança assume um papel mais prático. Ele é o verdadeiro fiel da balança, que reúne recursos e apoio sem necessariamente ter o poder de aplicar as mudanças.
Por outro lado, um agente de mudança tem a autoridade para implementar as mudanças. Seu trabalho inclui os detalhes da implementação da mudança, desde a estratégia e o design até a implementação e a avaliação.
Ao contrário dos campeões de mudança, os agentes de mudança geralmente são escolhidos pela liderança de nível médio e superior.
Quais são as principais responsabilidades de um Change Champion?
Então, será que precisamos de campeões de mudança se o agente de mudança detém todo o poder?
Com certeza
Quando os funcionários da linha de frente assumem a liderança das iniciativas de mudança, a taxa de sucesso das transformações dispara para 71% .
Os campeões do gerenciamento de mudanças têm responsabilidades essenciais que fazem a organização crescer ou fracassar. Essas responsabilidades incluem:
Entender a mudança
Antes de poder liderar um processo de implementação de mudanças, você precisa entender a mudança. Isso faz sentido, certo?
A primeira responsabilidade de um defensor da mudança é compreender o panorama geral - as metas do projeto de mudança, o que precisa acontecer e como isso afeta a organização.
Criar estratégias de gerenciamento de mudanças
Agora, este é um desafio: criar estratégias sólidas de gerenciamento de mudanças não é uma tarefa fácil.
Um defensor da mudança tem a vantagem aqui, pois faz parte da força de trabalho.
Trabalhando junto com a equipe de gerenciamento de mudanças, nossos defensores garantem que a estratégia esteja alinhada com as metas da organização e as necessidades dos funcionários.
Comunicar a mudança
Os defensores da mudança desempenham um papel importante para garantir que os funcionários e as partes interessadas conheçam e entendam a mudança.
Mas como eles fazem isso?
Eles detalham os benefícios, explicam como isso afetará o dia a dia de todos e respondem a todas as perguntas "mas por quê?
Sem uma comunicação clara, sua transformação será interrompida mais rapidamente do que uma queda de Wi-Fi durante uma chamada do Zoom.
Treinamento de funcionários
A mudança vem com uma curva de aprendizado. Entretanto, os defensores da mudança estão lá para orientar os funcionários durante o treinamento necessário.
Ah, e eles não apenas treinam e vão embora - eles verificam, oferecem suporte e solucionam quaisquer problemas à medida que os funcionários se sentem confortáveis com a nova maneira de fazer as coisas.
Atuação como modelo
49% dos funcionários concordam que os modelos de conduta os orientam em direção a uma carreira que seja boa para eles.
Em tempos de mudança, um modelo se torna particularmente importante - alguém que mostre que, sim, a mudança pode ser adotada sem combustão espontânea.
Os campeões da mudança lideram pelo exemplo, demonstrando como se adaptar e até mesmo prosperar em um novo ambiente.
Monitorar o progresso e fornecer feedback
De que adianta mudar se você não sabe como está indo?
Os campeões da mudança monitoram constantemente o progresso, identificam os pontos fracos e oferecem feedback para manter as coisas na direção certa.
Resolver problemas e criar uma rede sólida
Sejamos honestos - nenhum processo de implementação de mudanças estará livre de problemas.
Os defensores da mudança são os primeiros a responder quando as coisas dão errado. Eles colaboram com outros departamentos e líderes de gerenciamento de mudanças para resolver os problemas rapidamente.
E não subestime o poder de uma rede forte - seja com funcionários, líderes seniores ou partes interessadas, os defensores da mudança usam suas conexões para lubrificar as rodas da transformação.
Importância dos defensores da mudança na mudança organizacional
Para promover a mudança, você não precisa convencer todo mundo de uma vez.
A pesquisa da curva S de Everett Rogers nos diz que são necessários apenas
10% a 20% de uma organização a adotar uma inovação para que o restante da equipe a siga rapidamente.
Então, por que não se concentrar no poder de seus defensores da mudança?
Essas pessoas formam um grupo pequeno, mas influente, que pode liderar sua organização durante a mudança organizacional.
Os defensores da mudança são a voz da equipe
Essa teoria funciona porque os campeões são seus funcionários. Eles são as vozes de suas equipes, amplificando preocupações, ideias e feedbacks diretamente para a liderança.
Além disso, os defensores da mudança podem identificar rapidamente o que está funcionando e o que não está com o feedback de seus colegas.
Os campeões da mudança são excelentes em treinamento
Você sabia que
quase 59% dos funcionários afirmam não ter recebido treinamento formal no local de trabalho?
Sejamos realistas: existem lacunas de treinamento na maioria das empresas.
É aí que entram em cena os defensores da mudança. Esses campeões dedicam regularmente tempo para treinar os funcionários individualmente.
Com os campeões a bordo, as novas habilidades são adquiridas com mais facilidade.
Os defensores da mudança são ideais para testes beta
Quando você precisa de alguém para testar novos processos, produtos ou serviços antes de eles entrarem em operação, seus defensores da mudança são os candidatos perfeitos.
Com sua experiência e percepção, eles podem detectar possíveis problemas logo no início.
Os defensores da mudança abrem espaço para uma cultura positiva no local de trabalho.
Somente
15% da equipe estão ativamente envolvidos em seu local de trabalho. Os defensores da mudança, no entanto, podem adotar uma abordagem mais personalizada e incentivar os funcionários a compartilhar seus pensamentos e feedbacks.
Os defensores da mudança ajudam a economizar dinheiro
Essa é para todos os executivos de liderança que ainda estão em dúvida sobre o gerenciamento de mudanças: Os campeões de mudança têm um talento especial para reduzir os custos operacionais
Eles entendem muito bem as operações da empresa e podem ajustar os fluxos de trabalho para reduzir as dispendiosas curvas de aprendizado dos novos membros da equipe.
Além disso, os campeões de mudança sabem como alinhar seus esforços com as metas da empresa.
Eles ajudam constantemente a atingir os indicadores-chave de desempenho (KPIs) e garantem que a empresa atinja suas metas orçamentárias.
Características dos campeões de mudança bem-sucedidos
O ideal é que seu defensor da mudança possua as seguintes habilidades:
- Ele lidera outros funcionários no caminho difícil das iniciativas de mudança
- O defensor da mudança pode comunicar com eficácia os benefícios da mudança e o que esperar
- Ele se conecta com as pessoas, entende suas preocupações e as deixa confortáveis com a ideia da mudança
- Afinal de contas, os defensores da mudança não falam apenas sobre a mudança - eles ajudam a implementá-la. Isso requer excelentes habilidades de gerenciamento de projetos
- Os campeões devem se envolver e colaborar regularmente com as partes interessadas de toda a organização
Como identificar possíveis defensores da mudança
Então, como identificar seu próximo campeão da mudança na natureza?
Vamos dar o exemplo (como nossos colegas campeões): Conheça a Lucy. Ela trabalha na área financeira e, embora sua função possa não ser a de "líder de mudanças", ela tem as qualidades que a tornam uma ótima opção.
Aberta a novas ideias
Lucy tem uma curiosidade natural e está sempre ansiosa para explorar novas ideias.
Por exemplo, ela notou ineficiências na coleta de dados financeiros durante a auditoria anual da empresa. Em vez de se ater a métodos ultrapassados, Lucy propôs automatizar o processo de geração de relatórios.
Usando
ferramentas de gerenciamento de mudanças ela liderou uma pequena equipe para testar e implementar o novo sistema. Isso acabou reduzindo o trabalho manual em 30% para toda a equipe - uma situação em que todos saem ganhando!
Excelentes habilidades de rede
Lucy é excelente na construção de relacionamentos entre departamentos.
Durante uma recente integração de estagiários no departamento financeiro, Lucy trabalhou em conjunto com o RH para garantir que os novos contratados entendessem os sistemas financeiros da empresa.
Leia também:
Como formar uma equipe multifuncional
Mentalidade orientada para a solução
Quando a equipe de Lucy encontrou um problema com um novo sistema de controle de despesas durante uma revisão trimestral, ela não entrou em pânico. Em vez de culpar o software ou apontar culpados, ela se reuniu imediatamente com a equipe do projeto para solucionar o problema.
Essa ação rápida minimizou as interrupções e manteve o projeto no caminho certo.
Disposta a assumir riscos
Lucy gosta de sair de sua zona de conforto.
No ano passado, quando sua empresa explorou um novo software financeiro, ela se ofereceu para liderar o projeto piloto. Apesar de alguns contratempos iniciais, Lucy aproveitou a oportunidade, testou diferentes configurações e ajustou o sistema antes de sua implementação completa.
Liderança empática
Lucy está presente para sua equipe
Quando sua empresa passou por uma reorganização, muitos funcionários ficaram nervosos sobre como isso afetaria suas funções.
Lucy conversou com seus colegas, explicando como as mudanças beneficiariam a eles e à organização. Ela até organizou reuniões regulares para tratar das preocupações.
Se Lucy estiver em sua organização, talvez você queira discutir com ela uma posição de campeã de mudanças.
Como integrar os defensores da mudança na estratégia de mudança?
👀 Você sabia: 64% dos funcionários respondem às estratégias de mudança de cima para baixo esperando que lhes digam o que fazer.
Sim, essa não é exatamente a abordagem mais eficaz, certo?
Esse processo passivo não deixa espaço para que os funcionários compartilhem suas opiniões, preocupações ou feedback valioso - basicamente, todas as coisas boas que poderiam melhorar o processo geral de mudança.
Colaboração é a palavra mágica aqui, e é aí que entram seus defensores da mudança. Integrá-los à sua estratégia de gerenciamento de mudanças é o primeiro passo para romper com a abordagem de cima para baixo e unilateral.
Então, como podemos envolver mais esses campeões da mudança?
Inclua-os no planejamento
Em vez de trazer seus defensores da mudança no estágio de execução, envolva-os desde o estágio de planejamento. Explique o objetivo do projeto e incentive-os a oferecer ideias e feedback.
Depois de reunir todos os comentários, ideias e talvez até algumas reclamações (todos nós já passamos por isso), é hora de transformar todas essas informações em ação!
Quando se trata de mudança organizacional, você precisará de duas armas secretas: a
plano de processo de gerenciamento de mudanças e um plano de comunicação.
Mas, em vez de tentar fazer malabarismos com tudo manualmente (ou anotar tudo freneticamente em notas adesivas), vamos apresentar a você uma solução que o ajudará a realizar a mudança organizacional: *drumroll*
ClickUp .
Comece a usar rapidamente os modelos
O ClickUp foi projetado para ser seu assistente pessoal de gerenciamento de mudanças.
Ele vem com modelos pré-construídos
modelos de gerenciamento de mudanças que podem ajudá-lo a mapear todo o processo - sem adivinhações, sem etapas perdidas - apenas um roteiro claro.
Para economizar seu tempo (e dores de cabeça), você pode consultar
Modelo de plano de gerenciamento de mudanças do ClickUp criado para ajudá-lo a planejar, implementar e monitorar as mudanças de forma eficaz.
O modelo de plano de gerenciamento de mudanças do ClickUp ajuda a planejar melhor o gerenciamento de mudanças
Com este modelo, você pode delinear os resultados desejados, mantendo todos alinhados com a meta. Você também pode colaborar com a sua equipe, mantendo todos na mesma página sobre onde e como se espera que eles contribuam para a mudança organizacional.
Para aqueles que adoram uma boa lista de verificação (e quem não gosta?),
Modelo de lista de verificação de gerenciamento de mudanças do ClickUp é altamente recomendado se você estiver procurando uma ferramenta mais granular para acompanhar cada etapa.
o modelo de lista de verificação de gerenciamento de mudanças da ClickUp é um bom ponto de partida para o mapeamento do gerenciamento de mudanças
Colaboração 101 com o ClickUp
Agora, para realmente passar para o próximo nível, envolva sua equipe em uma discussão detalhada para criar um plano abrangente de execução de mudanças.
E aqui vai uma dica profissional: use
Quadros brancos ClickUp para fazer um brainstorming de suas ideias. 💡
Escolhido pelo G2 como uma das principais ferramentas de quadro branco colaborativo, esse recurso permite que você converta ideias em tarefas com apenas alguns cliques.
Crie um espaço de trabalho colaborativo no ClickUp Whiteboards para atribuir tarefas, marcar membros da equipe e delinear os detalhes necessários
Depois de definir suas ideias, use
Mapas mentais do ClickUp para visualizar todo o processo de mudança - de prioridades e estruturas a comportamentos e recursos.
Leia também:
Como redigir um estatuto da equipe? Com exemplos e modelos
Comunique sua mudança com o ClickUp
Você precisará manter todos informados durante todo o processo de mudança.
Comece bem com um anúncio inicial e, em seguida, mantenha o ritmo com horários de expediente semanais para responder a perguntas (porque haverá perguntas).
E quando estiver pronto para o lançamento, torne-o oficial com um grande e empolgante anúncio.
É aqui que o ClickUp realmente se destaca: ele está repleto de recursos que facilitam sua vida profissional. O
Tarefas em várias listas o recurso conecta tarefas entre equipes, para que ninguém fique no escuro.
Com as Tasks in Multiple Lists do ClickUp, os administradores podem conectar tarefas a outras equipes em toda a empresa
Além disso, as tarefas recorrentes garantem que você nunca perca atualizações ou reuniões importantes - sejam elas atualizações semanais de progresso ou os importantíssimos check-ins do comitê de direção.
Programe suas tarefas no ClickUp para nunca perder um evento importante
Atribuição e rastreamento de tarefas
Os líderes de mudança devem criar uma cultura de responsabilidade para ajudar suas equipes a assumir a responsabilidade e a propriedade.
Com
Tarefas do ClickUp com o ClickUp Tasks, você obtém um conjunto completo de ferramentas de gerenciamento de tarefas, desde a criação de dependências e o acompanhamento de datas de vencimento até a visualização de cronogramas de entrega.
Use o ClickUp Tasks para melhorar a propriedade, adicionando, removendo ou visualizando tarefas de diferentes listas de tarefas
Deseja obter insights sobre a complexidade das tarefas? O rastreamento de tempo nativo no ClickUp permite que você acompanhe o tempo gasto em cada atividade de alteração.
Leia também:
Como melhorar suas habilidades de gerenciamento de equipe
Documentação detalhada para contexto
As mudanças podem parecer esmagadoras, especialmente quando os funcionários não sabem o que está por vir.
A solução? Criar uma documentação detalhada para orientá-los.
Melhorar seu conteúdo com a edição baseada em IA no ClickUp Docs
Documentos do ClickUp torna isso fácil, oferecendo um
gerenciamento de projetos estruturado plataforma para tudo, desde bases de conhecimento até guias de processos.
Essa ferramenta oferece edição colaborativa e cabeçalhos pré-formatados para ajudá-lo a criar recursos ricos que apoiam sua iniciativa de mudança do início ao fim.
Para obter ainda mais eficiência,
Cérebro ClickUp oferece vários prompts baseados em funções para ajudá-lo a fazer brainstorming, editar e resumir o conteúdo.
Seja para planejar um projeto de software ou melhorar a comunicação da equipe, esses prompts ajudam a criar cronogramas flexíveis.
Humanize sua comunicação sobre mudanças
Estabelecer uma comunicação aberta é metade do desafio resolvido.
Em vez de enviar um e-mail rígido e chato, tente usar
Bate-papo do ClickUp para conversas em tempo real com os funcionários. Você pode incorporar arquivos, vídeos e planilhas diretamente em seus bate-papos para um diálogo mais envolvente.
A visualização do Chat do ClickUp serve como um repositório para todos os seus comentários
Check-ins regulares
A comunicação bidirecional durante todo o processo de gerenciamento de mudanças pode aumentar
Portanto, depois que a iniciativa de mudança estiver em andamento, é hora de estimular sua equipe com um suporte consistente.
Os check-ins regulares ajudam a lidar com as queixas de forma eficaz. Lembre-se: até mesmo o menor indício de insatisfação merece atenção imediata, especialmente quando as mudanças são significativas.
Para manter a comunicação bidirecional aberta 24 horas por dia, 7 dias por semana, os membros da sua equipe podem usar os tópicos de comentários e menções do ClickUp para compartilhar o feedback das tarefas.
Transforme comentários em tarefas acionáveis e atribua-as à sua equipe no ClickUp.
Além disso, eles podem solicitar esclarecimentos usando
Comentários atribuídos que permanecem rastreáveis até serem resolvidos.
Transforme comentários em tarefas e atribua-os aos membros apropriados da equipe com o ClickUp Task View.
Considere o seguinte: 60% a 70% das iniciativas de mudança fracassam . No entanto, as empresas que usam o ClickUp estão superando as probabilidades.
Veja, por exemplo, a Mayo Clinic, gigante do setor de saúde. Em seu
Vídeo do YouTube 'Change is Hard: Creating an Adoption Plan to Breed Success' (Mudança é difícil: criando um plano de adoção para gerar sucesso), eles destacam o ClickUp como um fator essencial para suas transições tranquilas. Um anfitrião observou:
A adoção mais rápida de qualquer ferramenta que nós três lançamos em nossas carreiras. Equipe mais feliz. Melhor transparência e colaboração entre a equipe. Menos idas e vindas para a comunicação em projetos. Os designers podem pedir ajuda à liderança usando os recursos do ClickUp, como tags e comentários.
Heather Meyer, Gerente de Programas, Mayo Clinic
Redes de Campeões de Mudança
Imagine Rhea liderando o processo de uma mudança organizacional significativa em uma empresa multinacional.
Está cuidando de tudo sozinha? Não é o ideal.
Por isso, ela formou uma rede de campeões de mudança, na qual vários funcionários como ela compartilhavam a responsabilidade de promover mudanças em uma organização.
Veja como a rede de Rhea funciona:
- Divulgar a notícia: Rhea e sua equipe garantem que todos os departamentos e países entendam o plano de gerenciamento de mudanças. Em vez de uma pessoa fazer todo o trabalho pesado, cada membro comunica o "porquê" e o "como" por trás das mudanças em suas equipes
- Explicar os benefícios: Rhea e sua equipe destacam os resultados positivos para os funcionários, ajudando-os a ver como as mudanças melhorarão os fluxos de trabalho e as metas da empresa
- Facilitar a comunicação: A rede da Rhea coleta o feedback dos funcionários, responde a perguntas e leva as preocupações à gerência. Eles são a equipe de referência para ambos os lados - partes interessadas e funcionários
- Gerenciamento da complexidade: Como a empresa é grande, a abordagem de rede garante que nenhuma pessoa fique sobrecarregada. Rhea se concentra em seu departamento, enquanto outros fazem o mesmo em seus departamentos
Desenvolvendo campeões da mudança
Até agora, nos concentramos em identificar os campeões da mudança, que é, sem dúvida, a parte mais acessível.
A parte difícil é aprimorar suas habilidades para aproveitar ao máximo suas contribuições. Para isso, você precisará seguir as seguintes etapas.
Treinamento e desenvolvimento de habilidades
O treinamento é a base de qualquer treinamento bem-sucedido
processo de implementação de mudanças . Assim como Rhea garante que sua equipe esteja totalmente equipada, seus defensores da mudança devem receber treinamento adequado sobre novos procedimentos e sistemas.
Workshops, webinars ou até mesmo mentoria podem ajudá-los a se tornarem líderes confiantes.
Você também pode oferecer treinamento para desenvolver ainda mais a inteligência emocional, a resiliência e as habilidades de liderança deles.
Fornecimento de recursos e incentivo
Para obter o melhor de seus defensores da mudança, dê a eles autonomia e recursos para implementar mudanças e experimentar novas ideias.
Leia mais:
O que é gerenciamento de recursos? O guia definitivo com exemplos e modelos
Criando uma rede de apoio
Uma comunidade como a rede de defensores da mudança criará um espaço seguro para que eles compartilhem ideias, percepções e práticas recomendadas.
Monitoramento e feedback
Por fim, verifique regularmente seus defensores da mudança.
Use pesquisas, entrevistas ou análises para acompanhar o progresso e os desafios deles. Forneça feedback construtivo para ajudá-los a crescer e reconheça suas conquistas para manter o ritmo.
É aqui que
Painéis do ClickUp podem desempenhar um papel importante para ajudar seus defensores da mudança a fazer a diferença.
Os ClickUp Dashboards permitem que você acompanhe o progresso de cada iniciativa de mudança em um relance, oferecendo uma visão orientada por dados do que está funcionando e onde são necessárias melhorias.
Você pode configurar widgets personalizáveis para acompanhar os indicadores-chave de desempenho (KPIs) de cada campeão da mudança, monitorando métricas como taxas de conclusão de tarefas, feedback dos membros da equipe ou cronogramas para metas específicas.
_Use os ClickUp Dashboards para priorizar tarefas, melhorar os resultados do projeto e gerenciar sprints e equipes
O 'C' de Change significa ClickUp
Você pode achar que o título é um pouco ambicioso, mas, como você viu acima, o feedback dos usuários do ClickUp diz o contrário.
O ClickUp é a ponte perfeita entre a gerência e as equipes. Esse alinhamento garante que todos trabalhem em prol das mesmas metas da empresa - sem mais e-mails perdidos ou atualizações perdidas.
Com uma ferramenta de gerenciamento de projetos completa como o ClickUp, você pode planejar e executar melhor os esforços de gerenciamento de mudanças na sua organização, mantendo todas as equipes alinhadas e produtivas.
Registre-se no ClickUp gratuitamente hoje e mude sua empresa - um projeto de cada vez.