O aumento do emprego remoto e híbrido popularizou novas formas de trabalho. Uma delas é o hot desking, uma estratégia dinâmica de espaço de trabalho que tem o potencial de revolucionar a forma como você utiliza seu escritório.
O hot desking permite que os funcionários selecionem seu espaço de trabalho com base em suas necessidades diárias, promovendo a flexibilidade e maximizando o espaço do escritório.
Com esse sistema, as empresas reduzem os custos operacionais em até 30% e eliminam cerca de 40% do espaço de mesa não utilizado em um determinado dia.
Neste blog, exploraremos o hot desking, sua evolução e sua implementação eficaz em seu local de trabalho para um ambiente mais colaborativo.
O que é hot desking e como ele funciona?
Hot desking é um arranjo de local de trabalho flexível em que nenhum funcionário tem uma mesa permanentemente designada. Em vez disso, os espaços de trabalho estão disponíveis por ordem de chegada ou por meio de um sistema de reserva.
Essa abordagem incentiva os funcionários a se movimentarem pelo escritório e a trabalharem em diferentes locais, o que aumenta a colaboração e a eficiência.
O hot desking é diferente em cada ambiente de escritório. Em alguns ambientes, os funcionários podem fazer login em um sistema todas as manhãs para reservar uma mesa para o dia. Em outros, é mais informal, com os funcionários escolhendo qualquer mesa disponível ao chegar.
Essa flexibilidade é especialmente benéfica em escritórios com modelos de trabalho híbridos em que os funcionários dividem seu tempo entre trabalhar em casa e no escritório.
O hot desking é frequentemente considerado o mesmo que o hoteling. No entanto, ambos são significativamente diferentes.
Hot desking vs. hoteling
Hot desk e hotelaria são arranjos de trabalho flexíveis, mas diferem significativamente na forma como os funcionários reservam e utilizam o espaço. Vamos ver suas diferenças:
| Característica | Hot Desking | Hoteling |
|---|---|---|
| Atribuição de mesa | Reservas diárias informais ou por ordem de chegada. | Reserva antecipada por meio de um sistema de reservas. |
| Flexibilidade | Alta, pois as mesas são escolhidas no local. | Moderada, requer planejamento. |
| Utilização do espaço | Maximiza o uso do espaço ao preencher as mesas diariamente. | Gerencia o espaço com eficiência, mas há chances de haver mesas desocupadas. |
| Tecnologia | Mínima, geralmente requer apenas um check-in nas mesas disponíveis. | Requer um sistema de reserva e, muitas vezes, um sistema de check-in. |
| Adequação | Funciona melhor em ambientes totalmente flexíveis e dinâmicos. | Melhor para ambientes em que os funcionários precisam de comodidades ou locais específicos. |
Os benefícios do modelo Hot Desking
As mesas compartilhadas estão transformando a dinâmica tradicional dos escritórios, tornando-os mais fluidos e responsivos às necessidades da força de trabalho moderna. Vamos descobrir os principais benefícios do hot desking:
Maximizar a utilização do espaço do escritório
A implementação do hot desking melhora a utilização do escritório, transformando o que antes era um espaço ocioso de mesa em áreas de trabalho dinâmicas. Essa abordagem se adapta às variações diárias de presença e garante que nenhum espaço seja desperdiçado. Isso é especialmente benéfico em modelos de trabalho híbridos, em que nem todos os funcionários estão no escritório diariamente.
Fornecer flexibilidade e aumentar a autonomia
O hot desking aumenta a flexibilidade e a autonomia dos funcionários ao permitir que os indivíduos escolham onde trabalhar com base em suas necessidades e preferências diárias. Essa liberdade aumenta a satisfação e o moral no trabalho, pois os funcionários se sentem confiantes para gerenciar seu tempo e o ambiente de trabalho de forma eficaz.
Economizar custos
Para as empresas, a economia de custos do hot desking é substancial. Ao reduzir a necessidade de um número fixo de mesas, você corta seus custos imobiliários e minimiza as despesas relacionadas ao espaço de escritório não utilizado. Esse uso eficiente de recursos economiza dinheiro e permite que você invista mais em seus funcionários e em outras áreas essenciais de desenvolvimento.
Os desafios do Hot Desking
Embora o hot desking ofereça vários benefícios, ele também apresenta desafios que exigem cuidado gerenciamento do processo e planejamento estratégico.
Falta de espaço de trabalho pessoal
Uma das principais desvantagens do hot desking é a potencial falta de uma mesa pessoal. Os funcionários podem se sentir incomodados sem um local permanente para chamar de seu, onde possam deixar seus pertences pessoais ou colocar fotos de pessoas queridas.
Desafios de adaptação a assentos não atribuídos
A transição para um modelo de assentos não atribuídos pode ser difícil para os funcionários acostumados a ter suas próprias mesas. O ajuste envolve encontrar um novo local todos os dias e adaptar-se a diferentes vizinhos de mesa e níveis de ruído variados.
Por exemplo, alguém que gosta de um canto silencioso para se concentrar profundamente pode se encontrar em uma área movimentada, com dificuldades para se concentrar.
Sem diretrizes claras e suporte adequado, isso leva à diminuição da produtividade e à insatisfação.
Problemas com a manutenção
Com o hot desking, a manutenção de equipamentos e a garantia de limpeza se tornam mais complexas. Com várias pessoas usando o mesmo espaço de trabalho em momentos diferentes, é fácil que as mesas fiquem desorganizadas e os equipamentos desapareçam.
A limpeza regular e um sistema de check-in e check-out para equipamentos são úteis nesse caso, mas o sistema exige gerenciamento diligente e cooperação de todos os funcionários.
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**O Hot Desking é ideal para você?
O hot desking prospera em uma cultura que valoriza a flexibilidade, a inovação e a autonomia. A natureza de sua empresa e as tarefas de seus funcionários também desempenham um papel fundamental para determinar se o hot desking é adequado.
Aqui está uma lista de verificação para ajudá-lo a decidir se esse modelo flexível de hot desking se alinha às suas necessidades organizacionais e às preferências dos funcionários.
1. Avalie a cultura da empresa
- A cultura de sua empresa promove a flexibilidade e a inovação?
- Seus funcionários são adaptáveis às mudanças em seu ambiente de trabalho?
- Existe uma base sólida de confiança, permitindo que os funcionários gerenciem seu tempo e espaço de forma eficaz?
2. Entenda as preferências dos funcionários
- Você já fez uma pesquisa com seus funcionários para entender a opinião deles sobre assentos flexíveis?
- A maioria de seus funcionários prefere ambientes de trabalho variados ou valoriza ter um espaço de trabalho pessoal e consistente?
3. Examine a natureza do trabalho
- Qual é a natureza das tarefas realizadas por seus funcionários? Elas são colaborativas, exigindo interação constante, ou são mais independentes?
- O trabalho exige configurações técnicas ou equipamentos específicos que podem ser difíceis de realocar ou compartilhar diariamente?
4. Avalie modelos de trabalho remoto e híbrido
- Você opera em um modelo híbrido em que os funcionários dividem seu tempo entre a casa e o escritório?
- Com que frequência os funcionários trabalham remotamente e como isso pode afetar a necessidade de espaço permanente na mesa?
5. Considerações sobre espaço e custo
- Você tem mais espaço de mesa do que o usado regularmente, o que resulta em altos custos de manutenção?
- Sua organização poderia se beneficiar financeiramente com a redução do espaço de escritório privado?
7 Práticas recomendadas para configurar o Hot Desking
A implementação eficaz do hot desking exige planejamento estratégico e um profundo entendimento das necessidades da sua força de trabalho. Aqui estão sete práticas recomendadas para garantir que sua configuração de hot desking ajude na produtividade e na colaboração:
1. Adote soluções inteligentes de reserva
Investir em uma solução confiável de solução de gerenciamento de escritório é crucial para o gerenciamento eficiente do hot desking. Essa tecnologia permite que os funcionários reservem as mesas com antecedência, reduzindo o estresse matinal e garantindo que todos tenham um espaço adequado às suas necessidades durante o dia.
Por exemplo, um aplicativo móvel exibe as mesas disponíveis, suas localizações e as comodidades que oferecem, tornando o processo contínuo e intuitivo.
2. Otimize as opções de mesa para seus funcionários
Considere os recursos certos de mesa para diferentes tipos de ambientes de trabalho em seu escritório. Alguns funcionários podem precisar de monitores duplos, enquanto outros priorizam uma mesa de pé.
Oferecer uma variedade de configurações de mesa com base em requisitos de tarefas comuns ou preferências pessoais aumenta a produtividade e o conforto. Essa alocação cuidadosa demonstra seu compromisso em atender a diversas necessidades.
3. Projete uma planta baixa eficaz
Configure sua planta baixa para maximizar seu planejamento de espaço e oportunidades de colaboração. Organize as mesas para facilitar o acesso a recursos compartilhados, como impressoras e salas de reunião.
Considere a criação de zonas - por exemplo, uma zona silenciosa para trabalho concentrado e uma zona dinâmica próxima a quadros brancos colaborativos para ajudar os funcionários a escolherem suas mesas com base em suas tarefas diárias.
4. Estimule o entusiasmo em torno do conceito
Deixar os funcionários entusiasmados com o hot desking pode facilitar a transição. Destaque os benefícios, como não se sentar na mesma mesa todos os dias, ter a oportunidade de se sentar perto de colegas diferentes ou ter a liberdade de escolher um espaço de trabalho que melhor se adapte ao seu humor ou tarefa.
Iniciativas como "concursos de melhor mesa" ou "sextas-feiras de recursos" também mantêm esse entusiasmo vivo.
5. Estabeleça diretrizes claras
Crie um guia de melhores práticas que trate de questões comuns e descreva as expectativas. Esse guia pode incluir dicas sobre organização da mesa manuseio de equipamentos de mesa e etiqueta de armazenamento de ruídos e itens pessoais.
Diretrizes claras evitam mal-entendidos e garantem operações tranquilas.
6. Manter a limpeza
A limpeza regular dos espaços de trabalho é particularmente essencial em um ambiente de mesa compartilhada. Implemente um protocolo de limpeza que desinfete as mesas entre os usos e forneça aos funcionários suprimentos de limpeza acessíveis para uso pessoal.
Uma política de mesas limpas promove a saúde e aprimora o apelo geral da experiência de hot desking.
7. Colete feedback para aprimoramento
Coletar dados e feedback de seus funcionários o ajudará a refinar a experiência de hot desking. Use pesquisas ou aplicativos de feedback para coletar insights sobre o que funciona e o que não funciona.
Esses dados permitem que você faça ajustes informados que melhoram a eficiência do espaço de trabalho e a satisfação dos funcionários.
Hot Desking para diferentes modelos de trabalho
O hot desking é uma solução versátil que se adapta bem a vários ambientes de trabalho, incluindo modelos híbridos e forças de trabalho distribuídas ou remotas. Vamos dar uma olhada nesses modelos em detalhes:
Hot desking em um modelo de trabalho híbrido
Em um ambiente de trabalho híbrido, em que os funcionários dividem seu tempo entre a casa e o escritório, o hot desking maximiza o espaço de escritório compartilhado e reduz os custos
Ele permite que os funcionários que chegam em dias diferentes tenham um espaço de trabalho profissional sem que a empresa precise manter uma mesa dedicada para cada funcionário.
A implementação de um sistema de reserva garante que os funcionários tenham uma mesa quando necessário e possam escolher um local adequado às suas tarefas diárias. Quer eles precisem de um assento de canto para concentração ou de um espaço colaborativo para projetos de equipe, essa flexibilidade torna a transição entre a casa e o escritório mais suave.
Hot desking com uma força de trabalho remota ou distribuída
Para empresas com uma política de prioridade remota ou com uma força de trabalho distribuída, o hot desking suporta visitas ocasionais ao escritório ou períodos de trabalho temporários quando os trabalhadores remotos estão na cidade.
Ele fornece um local de pouso para esses funcionários sem que a empresa invista em um espaço permanente para cada pessoa.
O hot desking nesse contexto também inclui a criação de escritórios satélites em vários locais onde os funcionários podem reservar uma mesa quando precisarem trabalhar em um ambiente mais estruturado ou se reunir com colegas de equipe.
Essa abordagem ajuda a manter um senso de comunidade e conexão entre os funcionários que trabalham em casa, dando-lhes acesso aos recursos do escritório quando necessário e, ao mesmo tempo, priorizando a flexibilidade.
Dica profissional: Deseja transformar sua experiência de trabalho em casa? Dê uma olhada no principais itens essenciais para trabalhar em casa para aumentar a funcionalidade e a produtividade.
Gerenciando o Hot Desking de forma eficaz com o ClickUp ClickUp o ClickUp, uma ferramenta multifuncional de gerenciamento de tarefas, oferece uma solução abrangente para o gerenciamento eficiente de hot desking nas organizações. Os gerentes de escritório podem criar e monitorar um sistema dinâmico de reserva de mesas utilizando seus recursos avançados, como campos personalizados, automação, painéis de controle e várias exibições.
O ClickUp é perfeito para uma configuração de força de trabalho híbrida, pois permite a colaboração em tempo real com documentos e quadros brancos . Com o ClickUp Docs, as políticas e os detalhes do projeto estão sempre atualizados e acessíveis à equipe remota e à equipe do escritório.
O ClickUp Whiteboards facilita as sessões de brainstorming que são tão dinâmicas on-line quanto pessoalmente. Veja como o ClickUp aprimora sua experiência de hot desking de forma eficaz:
1. Simplifique a reserva de mesas
Personalize os atributos da mesa, como disponibilidade e recursos do equipamento, usando os campos personalizados do ClickUp
Com Campos personalizados do ClickUp e automação, crie um sistema de agendamento de mesas sem interrupções. Configure tarefas como mesas e use campos personalizados para detalhes como local, equipamento e disponibilidade.
configure notificações automáticas de atribuição de mesa e confirmações de reserva com o ClickUp Automation_
Configurar Automação do ClickUp para atualizar o status da mesa como reservada ou disponível, enviar lembretes aos funcionários sobre suas reservas e até mesmo reatribuir mesas quando ocorrerem cancelamentos. Esse sistema simplifica o processo de reserva e garante que a utilização da mesa seja otimizada.
2. Otimizar o espaço
Monitore o uso e as tendências de hot desking em um piscar de olhos com painéis em tempo real no ClickUp Dashboards do ClickUp fornece insights em tempo real sobre o uso da mesa, destacando padrões de uso e possíveis gargalos.
Programe e visualize cronogramas de ocupação para hot desks usando o gráfico de Gantt do ClickUp
Configuração de exibições como Gráficos de Gantt do ClickUp ou Board visualiza a disponibilidade e a ocupação das mesas ao longo do tempo. Em geral, isso facilita o gerenciamento eficaz das mesas e o ajuste conforme necessário.
3. Promova a colaboração
Crie e compartilhe políticas de hot desking e FAQs instantaneamente entre as equipes com o ClickUp Docs
Com Documentos do ClickUp com o ClickUp Docs, sua equipe escreve, edita e compartilha políticas e documentos importantes de forma colaborativa e em tempo real. Esse recurso é particularmente útil em uma configuração híbrida em que as políticas podem evoluir com frequência para se adaptar a novos desafios e oportunidades.
Apoie o hot desking com colaboração virtual por meio dos quadros brancos ClickUp Quadros brancos ClickUp promovem a colaboração em tempo real, garantindo que os membros da equipe remota e no local estejam igualmente envolvidos e informados, independentemente de onde trabalham
4. Aprimore a comunicação
Permita a comunicação em tempo real sem se preocupar com a localização por meio do ClickUp Chat
Use Chat do ClickUp para manter uma comunicação clara e constante entre os membros da sua equipe, independentemente da mesa ou do local de trabalho.
Com mensagens em tempo real, comentários e menções @, todos se mantêm informados. Você também pode criar um canal de equipe no Chat para gerenciar consultas sobre hot desking, como alterações nas atribuições de mesa ou necessidades de colaboração.
5. Colete feedback com formulários
Colete feedback sobre experiências de hot desking diretamente por meio do ClickUp Forms Formulários ClickUp reúne o feedback dos funcionários sobre a experiência de hot desking. Use a automação para encaminhar essas respostas para uma pasta dedicada, onde você poderá analisá-las para entender a satisfação dos funcionários e as áreas que precisam ser melhoradas.
Esse feedback é vital para ajustar as políticas e práticas para atender melhor às necessidades da sua equipe. Além disso, o feedback coletado pode ser convertido em tarefas no ClickUp e atribuído a proprietários relevantes.
6. Economize o tempo do administrador com modelos
Modelo de gerenciamento de espaço de escritório ClickUp
Modelo de gerenciamento de espaço de escritório do ClickUp transforma a maneira como você lida com o hot desking, fornecendo um conjunto abrangente de ferramentas para organizar e gerenciar com eficiência seus escritórios particulares.
Esse modelo está pronto para ser usado e é totalmente personalizável, facilitando o gerenciamento mais eficaz do espaço de seu escritório.
Esse modelo permite que você:
- Planejar e visualizar onde todos se sentarão para maximizar a produtividade e garantir que nenhum espaço seja desperdiçado
- Manter o controle das salas de reunião, reservas de equipamentos e outros recursos em um local centralizado
- Criar tarefas para manutenção, limpeza e atualizações dos espaços de escritório, garantindo que tudo esteja em ótimas condições de uso
- Utilize diferentes visualizações, como a "Thursday Availabilities", para ver rapidamente quem está no escritório e onde estão sentados, ajudando-o a planejar e ajustar conforme necessário
Faça o Hot Desking trabalhar para você com o software certo de reserva de hot desk
O hot desking transformou profundamente a dinâmica dos escritórios ao aprimorar a utilização do espaço e promover a flexibilidade. Isso, por sua vez, aumenta a autonomia dos funcionários e reduz significativamente os custos. Também é uma ótima maneira de gerenciar trabalho em casa e equipes híbridas.
No entanto, isso não está isento de desafios. Para superar esses obstáculos com sucesso, é necessário ter uma estratégia bem pensada e feedback contínuo.
O ClickUp oferece um software superior de reserva de mesa para implementar e gerenciar o hot desking com eficiência. Além disso, o ClickUp também é uma ferramenta completa que pode ajudá-lo a criar um ambiente mais dinâmico e produtivo com seus recursos de colaboração e comunicação.
Comece a transformar o gerenciamento de seu escritório com o ClickUp e faça uso de hot desking fácil e eficiente hoje mesmo! Registre-se agora gratuitamente !