Já viu os títulos SDE-1, SDE-2 em descrições de cargos? Ou designações como “gerente”, “diretor”, etc.? No mundo dos negócios, esses títulos são indicativos da experiência, das expectativas e da posição de uma determinada função na estrutura organizacional.
Eles representam uma posição na hierarquia organizacional, normalmente representada como um gráfico conhecido como organograma. Essa representação visual das estruturas organizacionais desempenha um papel crucial no design organizacional, na produtividade, na eficiência, no desempenho da equipe e na cultura.
Nesta postagem do blog, exploramos como você pode criar e otimizar organogramas para obter resultados comerciais de sucesso.
Entendendo os organogramas
Um organograma é uma representação visual da estrutura de uma empresa. Normalmente, inclui o seguinte:
- Funções individuais em toda a organização
- Divisão de departamentos/equipes
- Hierarquias dentro de cada departamento/equipe
- Relações entre indivíduos, equipes e departamentos
O organograma, também chamado de organigrama ou diagrama organizacional, pode ser simples, mostrando partes da organização, como escritórios regionais ou departamentos, funções e como eles estão conectados. Ele também pode ser complexo, com hierarquias detalhadas, departamentos e subunidades.
Usos de um organograma
Em sua essência, um organograma é uma representação visual das várias partes da empresa. Ele ajuda todos na empresa a entender o panorama geral. Além disso, os organogramas também são úteis para:
Design organizacional: uma visão clara da organização ajuda os líderes a garantir que todos os departamentos tenham o pessoal adequado. Por exemplo, se estiver faltando um chefe de engenharia, um bloco vazio no organograma irá apontar isso durante as reuniões de revisão. Se o seu chefe de engenharia tiver feito uma mudança lateral para se tornar o CTO, você também verá isso claramente!
Oferecendo clareza: eles esclarecem as estruturas hierárquicas dentro da organização, ajudando os funcionários a identificar quem contatar para questões ou informações específicas.
Delineando responsabilidades: os organogramas garantem que todas as áreas de negócios sejam adequadamente cobertas, sem sobreposições de responsabilidades. Eles ajudam a equilibrar a carga de trabalho dos funcionários, especialmente dos líderes.
Integração: um organograma é uma ferramenta simples e poderosa para ajudar os novos funcionários a entender toda a organização. Ele ajuda a criar familiaridade e pertencimento mais rapidamente.
Agilidade: uma representação visual da organização — com a capacidade de ampliar e reduzir — permite a alocação de recursos, delegação, colaboração e tomada de decisões.
Simulação e planejamento: quando você está reestruturando uma organização ou passando por uma fusão, pode ser necessário visualizar várias versões do novo projeto organizacional. Os organogramas permitem essa simulação sem afetar a dinâmica no terreno.
Os organogramas são, em última análise, ferramentas de comunicação. Eles ajudam as organizações a comunicar estruturas atuais, planos futuros, mudanças e muito mais. Naturalmente, há mais de uma maneira de fazer isso.
Tipos de organogramas
Em sua essência, um organograma é uma representação gráfica com nós e conectores. Com base na estrutura da sua organização, ele pode ser:
Hierárquico
Este organograma se assemelha a uma pirâmide, com a autoridade máxima no topo, seguida pela gerência média e pelos funcionários.
Matriz
Este organograma visualiza uma estrutura em que os funcionários se reportam a mais de um gerente. É comumente usado em organizações que exigem flexibilidade e colaboração entre diferentes projetos.
Plano
Esse tipo de organograma é ótimo para organizações com uma estrutura horizontal, encontradas principalmente em startups e pequenas empresas.
Aqui estão as principais diferenças entre os tipos de organogramas:
| Aspecto | Hierárquico | Matriz | Plano |
|---|---|---|---|
| Níveis de funções | Cadeia de comando clara, onde todos os funcionários sabem a quem se reportam | Linha de autoridade clara, embora haja vários gerentes para cada funcionário | Cada funcionário se reporta diretamente ao líder, sem gerência intermediária. |
| Adequado para | Funções bem definidas e estruturas lineares | Equipes que são formadas e desmanteladas com base em projetos | Pequenas equipes autogerenciadas |
| Objetivos que ele atende | Clareza e estabilidade | Flexibilidade e modularidade | Simplicidade e rapidez |
| Vantagens | Especialização por departamento, plano de carreira bem definido | Colaboração multifuncional, disponibilidade de diversas habilidades | Propriedade e responsabilidade, visibilidade e reconhecimento |
| Desvantagens | A burocracia e os sistemas de aprovação complexos atrasavam a tomada de decisões. | Ambiguidade nas responsabilidades de trabalho, esfera de influência incontrolável | Burocracia e sistemas de aprovação complexos; tomada de decisões atrasada |
Dependendo do tipo, tamanho e cultura, uma organização também pode ter uma combinação dessas estruturas.
Por exemplo, toda a organização pode usar uma estrutura hierárquica, enquanto uma equipe multifuncional dentro dela pode usar um organograma horizontal.
Na próxima seção, falaremos sobre como escolher a estrutura da sua organização e projetar um organograma para ela.
Etapas para criar um organograma
Digamos que você seja uma startup com cinco funcionários. Pegue uma caneta e um papel e esboce como esses membros da equipe trabalham juntos. Vá em frente e emoldure o papel. Este é o seu primeiro organograma.
Gostaria que todas as organizações fossem assim tão simples. À medida que o número de funcionários, funções, departamentos e produtos/serviços aumenta, você precisará de um organograma complexo. Veja como criar um usando uma ferramenta de espaço de trabalho colaborativo como o ClickUp.
1. Entenda sua estrutura organizacional
As estruturas determinam como as pessoas se conectam e quais são suas funções em uma organização. Um design inadequado pode criar uma confusão com hierarquias contraditórias, confusão de funções, falta de coordenação, falha no compartilhamento de ideias e lentidão na tomada de decisões.
Então, comece sua atividade de organograma entendendo como você funciona atualmente. Identifique o seguinte:
- Todas as funções e níveis dos funcionários que você tem (desenvolvedor, designer, testador, etc.)
- Todas as funções e níveis gerenciais (gerente de projeto, gerente de equipe, chefe de departamento, etc.)
- Relações hierárquicas para cada indivíduo
- Conexões laterais, se houver
A melhor maneira de fazer isso é conversando com várias partes interessadas, incluindo RH e chefes de departamento. Você também pode encontrar algumas informações nos modelos de regulamento interno da sua equipe. Certifique-se de documentar o conhecimento adequadamente.
Você pode usar o ClickUp Forms para criar pesquisas ou pode marcar reuniões individuais e registrar notas no ClickUp Docs. Depois de documentado, compartilhe com segurança com as partes interessadas relevantes para que elas possam comentar, se necessário. Colabore em tempo real e converta notas em tarefas sem esforço.
2. Defina o objetivo e o escopo
Para quem e por que você está criando seu organograma? É para fins internos, para visualizar a estrutura da equipe, ou como um registro para investidores?
Se for para fins internos, você pode adicionar códigos de função específicos (como SDE-1, gerente, etc.), incluindo faixa salarial ou até mesmo nomes individuais, se necessário.
Se for para o investidor, você pode se concentrar na liderança e na força das habilidades. Esclarecer o escopo ajudará você a decidir quais informações incluir no gráfico.
3. Escolha o layout do seu organograma
Com base na estrutura e no objetivo da sua organização atual, escolha um estilo de organograma, seja ele hierárquico, matricial ou plano. Escolha aquele que melhor reflete a sua organização. Sinta-se à vontade para usar vários layouts no mesmo gráfico, se necessário.
Considere estes exemplos de estrutura organizacional matricial para entender melhor como empresas de diferentes setores a utilizam.
4. Escolha a ferramenta certa para criar organogramas
Depois de escolher uma estrutura, é hora de desenhar. Para fazer isso, você pode usar um caderno, uma parede de vidro ou até mesmo uma planilha. No entanto, essas ferramentas não oferecem a flexibilidade e a adaptabilidade de que você pode precisar.
O melhor software de organogramas, especialmente para equipes híbridas, é um espaço de trabalho colaborativo como o ClickUp Whiteboards. Com o ClickUp, desenhe seus gráficos, adicione nós e conectores, inclua imagens/notas adesivas, incorpore documentos, marque pessoas e muito mais!
Caixas e ângulos não funcionam para você? Confira o ClickUp Mind Maps para o seu software de organograma. Adicione listas, tarefas e listas de verificação e experimente os recursos até conseguir criar o gráfico.
5. Crie seu organograma
Comece a trabalhar a partir do topo: estabeleça uma hierarquia clara, começando pelo nível executivo e, em seguida, pela alta administração (vice-presidentes, diretores). Em seguida, avance para cada departamento, equipe e membros individuais da equipe.
Adicione detalhes: inclua o nome do funcionário, cargo, responsabilidades, perfis nas redes sociais, sites, fotos e outras informações interessantes. Com base no caso de uso, decida quais informações serão relevantes. Você pode encontrar perfis e dados dos funcionários em suas análises de força de trabalho ou no software de banco de dados de funcionários.
Formate e apresente: mantenha a consistência no design do seu organograma. Limite a forma, cor, formatação, tamanho da fonte etc. a uma linguagem de design comum; se você puder alinhá-la com a linguagem da sua marca, melhor ainda.
Se este é seu primeiro organograma, não fique parado em uma tela em branco. Experimente o modelo de organograma do ClickUp para começar. Este modelo de nível intermediário ajuda você a visualizar sua empresa, adicionar/remover funções, manter todos alinhados e escalar com eficácia.
6. Torne-o dinâmico
Os organogramas são documentos vivos que evoluem junto com sua empresa. Ao criar um organograma, reserve espaço para que ele seja atualizado regularmente.
- Configure a tela para adicionar departamentos, equipes e funcionários posteriormente.
- Defina lembretes no calendário e revise seu organograma periodicamente para garantir que ele reflita com precisão a natureza, as necessidades e as mudanças na empresa.
- Documente as alterações e os motivos correspondentes para fins de auditoria.
- Informe as partes interessadas sobre as mudanças, forneça contexto e atualize as informações em todos os materiais de treinamento.
O ClickUp Automations pode simplificar o processo de atualização com gatilhos e ações que você pode editar antes de publicar. Se você estiver usando o ClickUp Mind Maps, ele pode ser atualizado automaticamente quando você atualizar os recursos conectados a ele.
7. Revise e valide
Antes de finalizar o organograma, revise-o novamente com as partes interessadas críticas para garantir a precisão e a integridade. Isso ajuda a identificar qualquer informação ausente ou imprecisões na estrutura de relacionamento.
Agora que você sabe como criar um organograma, vamos ver como usá-lo.
Organogramas e engajamento da força de trabalho
Um bom organograma pode ajudar no planejamento e no engajamento da força de trabalho de várias maneiras. Aqui estão alguns dos usos mais comuns.
Integração: os organogramas facilitam a integração dos funcionários, ajudando os novos contratados a compreender rapidamente as funções e as linhas hierárquicas.
Apoio aos funcionários: todos os funcionários podem usar um organograma para saber com quem entrar em contato em caso de dúvidas. Quem é o chefe do comitê de prevenção de assédio sexual? Quem é responsável pela reserva de viagens? Quem é o especialista em linguagem de programação Scala? Os organogramas podem responder a todas essas perguntas e muito mais.
Colaboração: mesmo em estruturas aparentemente confusas, os organogramas podem trazer clareza.
Por exemplo, em uma estrutura matricial, um organograma pode fornecer clareza sobre as interseções de várias equipes multifuncionais.
Transparência: um organograma mostra quem é responsável por quem, servindo também como uma matriz de escalonamento. Isso cria transparência e abertura.
Planejamento de sucessão: os organogramas são essenciais para identificar líderes em potencial e funções críticas dentro da organização. Eles ajudam as equipes de RH a visualizar o panorama atual de talentos, identificar lacunas de habilidades e se preparar para transições futuras.
Organize, mapeie e navegue pela estrutura da sua empresa com o ClickUp
Você já deve ter ouvido falar que as pessoas são o ativo mais importante de uma organização. Isso é apenas parcialmente verdade. Na verdade, o verdadeiro ativo de uma organização é mais do que a soma de suas partes. Ele inclui as conexões, colaborações e forças coletivas de cada indivíduo.
Um organograma é semelhante a um mapa do tesouro que ajuda você a descobrir ativos ocultos. Seja para achatar um modelo hierárquico tradicional ou ampliar o escopo da estrutura matricial, os organogramas facilitam a compreensão do panorama geral e dos detalhes.
Com uma ferramenta de gerenciamento de projetos como o ClickUp, você pode fazer tudo isso e muito mais. Você pode reunir os dados sobre projetos, tarefas e pessoas para criar organogramas dinâmicos.
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