Você já viu os títulos SDE-1, SDE-2 em descrições de cargos? Ou designações como "gerente", "diretor", etc.? No mundo dos negócios, esses títulos são indicativos da experiência, das expectativas e da posição de uma determinada função na estrutura organizacional.
Eles significam uma posição na hierarquia organizacional, normalmente representada em um gráfico conhecido como organograma. Essa representação visual das estruturas organizacionais desempenha um papel crucial no design, na produtividade, na eficiência, no desempenho da equipe e na cultura da organização.
Nesta postagem do blog, exploramos como você pode criar e otimizar organogramas para obter resultados comerciais bem-sucedidos.
Entendendo os organogramas
Um organograma é uma representação visual da estrutura de uma empresa. Normalmente, ele inclui o seguinte:
- Funções individuais em toda a organização
- Divisão de departamentos/equipes
- Hierarquias dentro de cada departamento/equipe
- Relacionamentos entre indivíduos, equipes e departamentos
exemplo de organograma simples (Fonte: Wikimedia Commons )_
O organograma, também chamado de organigrama ou organograma, pode ser simples, mostrando partes da organização, como escritórios ou departamentos regionais, funções e como elas estão conectadas. Ele também pode ser complexo, com hierarquias detalhadas, departamentos e subunidades.
Exemplo de organograma abrangente (Fonte: Wikimedia Commons )
Usos de um organograma
Em sua essência, um organograma é uma representação visual das várias partes da empresa. Ele ajuda todos na empresa a entender o panorama geral. Além disso, os organogramas também são úteis para:
Design da organização: Um visual limpo da organização ajuda os líderes a garantir que cada departamento tenha a equipe adequada. Por exemplo, se estiver faltando um chefe de engenharia, um bloco vazio no organograma indicará isso durante as reuniões de revisão. Se o seu chefe de engenharia fez uma mudança lateral para se tornar o CTO, você também verá isso claramente!
Proporcionando clareza: Eles esclarecem as estruturas de relatórios dentro da organização, ajudando os funcionários a identificar com quem entrar em contato para questões ou informações específicas.
Delineamento de responsabilidades: Os organogramas garantem que todas as áreas de negócios sejam adequadamente cobertas, sem sobreposições de responsabilidades. Eles ajudam a equilibrar a carga de trabalho dos funcionários, especialmente dos líderes.
Integração: Um organograma é uma ferramenta simples e poderosa para ajudar os novos funcionários a entender toda a organização. Ele ajuda a criar familiaridade e pertencimento mais rapidamente.
Agilidade: Uma representação visual da organização - com a capacidade de aumentar e diminuir o zoom - permite a alocação de recursos, a delegação, a colaboração e a tomada de decisões.
Simulação e planejamento: Quando você está reestruturando uma organização ou estiver passando por uma fusão, talvez seja necessário visualizar várias versões do novo projeto organizacional. Os organogramas permitem essa simulação sem afetar a dinâmica no local.
Os organogramas são, em última análise, ferramentas de comunicação. Eles ajudam as organizações a comunicar as estruturas atuais, os planos futuros, as mudanças e muito mais. Naturalmente, há mais de uma maneira de fazer isso.
Tipos de organogramas
Em sua essência, um organograma é uma representação gráfica com nós e conectores. Com base na estrutura de sua organização, ele pode ser:
Hierárquico
Esse organograma se assemelha a uma pirâmide, com a autoridade máxima no topo, seguida pela gerência intermediária e pelos funcionários.
Exemplo de organograma hierárquico (Fonte: Wikimedia Commons )
Matriz
Este organograma visualiza uma estrutura em que os funcionários se reportam a mais de um gerente. É comumente usado em organizações que exigem flexibilidade e colaboração em diferentes projetos.
Exemplo de organograma de matriz via Allaeddine Djaidani
Flat
Esse tipo de organograma é ótimo para organizações com uma estrutura plana, encontrada principalmente em startups e pequenas empresas.
Estrutura organizacional plana (Fonte: Wikimedia Commons )
Aqui estão as principais diferenças entre os tipos de organogramas:
| Aspecto | Hierárquico | Matriz | Plano | ||
|---|---|---|---|---|---|
| Níveis de funções | Cadeia de comando clara, em que cada funcionário sabe a quem se reporta | Linha de autoridade clara, embora haja vários gerentes para cada funcionário | Cada funcionário se reporta diretamente ao líder, sem gerência intermediária | ||
| Adequado para funções bem definidas e estruturas lineares Equipes que são formadas e desmontadas com base em projetos Equipes pequenas autogerenciadas | |||||
| Objetivos que atende | Clareza e estabilidade | Flexibilidade e modularidade | Simplicidade e velocidade | ||
| Vantagens | Especialização baseada em departamentos, trajetória de carreira bem definida | Colaboração multifuncional, disponibilidade de diversas habilidades | Propriedade e responsabilidade, visibilidade e reconhecimento | ||
| desvantagens | Burocracia e sistemas de aprovação complexos; tomada de decisões atrasada | Ambiguidade nas responsabilidades de trabalho, esfera de influência incontrolável | Burocracia e sistemas de aprovação complexos; tomada de decisões atrasada | Desvantagens | Burocracia e sistemas de aprovação complexos; tomada de decisões atrasada |
Diferenças entre estruturas organizacionais hierárquicas, matriciais e planas
Dependendo do tipo, do tamanho e da cultura, uma organização também pode ter uma combinação dessas estruturas.
Por exemplo, toda a organização pode usar uma estrutura hierárquica, enquanto uma equipe multifuncional dentro dela pode usar um organograma plano.
Na próxima seção, falaremos sobre como escolher a estrutura da sua organização e projetar um organograma para ela.
Etapas para criar um organograma
Digamos que você seja uma startup com cinco funcionários. Pegue uma caneta e papel e faça um esboço de como esses membros da equipe trabalham juntos. Vá em frente e emoldure o papel. Esse é o seu primeiro organograma.
Gostaria que toda organização fosse tão simples. À medida que o número de funcionários, funções, departamentos e produtos/serviços aumentar, você precisará de um organograma complexo. Veja como criar um usando uma ferramenta de espaço de trabalho colaborativo como ClickUp .
1. Entenda sua estrutura organizacional
As estruturas determinam como as pessoas se conectam e quais são suas funções em uma organização. Um projeto ruim pode criar uma bagunça com hierarquias contraditórias, confusão de funções, falta de coordenação, falha no compartilhamento de ideias e lentidão na tomada de decisões.
Portanto, comece sua atividade de organograma entendendo como você funciona atualmente. Identifique o seguinte:
- Todas as funções e níveis de funcionários que você tem (desenvolvedor, designer, testador, etc.)
- Todas as funções e níveis gerenciais (gerente de projeto, gerente de equipe, chefe de departamento, etc.)
- Relações de subordinação para cada indivíduo
- Conexões laterais, se houver
A melhor maneira de fazer isso é conversar com várias partes interessadas, incluindo o RH e os chefes de departamento. Você também pode encontrar algumas informações em seu modelos de carta de equipe . Certifique-se de documentar o conhecimento adequadamente.
Você pode usar o ClickUp Forms para criar pesquisas ou pode organizar reuniões individuais e fazer anotações em Documentos do ClickUp . Depois de documentado, compartilhe-o com segurança com as partes interessadas relevantes para que façam seus comentários, se houver. Colabore em tempo real e converta notas em tarefas sem esforço.
Documentar suas aulas com o ClickUp Docs
2. Defina o objetivo e o escopo
Para quem e por que você está criando seu organograma? É para fins internos, para visualizar estrutura da equipe ou como um registro para os investidores?
Se for para fins internos, você pode adicionar códigos de função específicos (como SDE-1, gerente, etc.), incluindo faixa salarial, ou até mesmo nomes individuais, se necessário.
Se for para o investidor, talvez você queira se concentrar na liderança e na força das habilidades. Esclarecer o escopo o ajudará a decidir quais informações incluir no gráfico.
3. Escolha o layout de seu organograma
Com base na estrutura e no objetivo de sua organização atual, escolha um estilo de organograma, seja ele hierárquico, matricial ou plano. Escolha um que melhor reflita sua organização. Sinta-se à vontade para usar vários layouts no mesmo gráfico, se necessário.
Considere o seguinte exemplos de estrutura organizacional matricial para entender melhor como as empresas de diferentes setores a utilizam.
4. Escolha a ferramenta certa de desenho de organograma
Depois de escolher uma estrutura, é hora de desenhar. Para fazer isso, você pode usar um caderno, uma parede de vidro ou até mesmo uma planilha. No entanto, essas ferramentas não permitem a flexibilidade e a adaptabilidade de que você pode precisar.
Mapeie seu organograma com o ClickUp Whiteboards
O melhor software de organogramas especialmente para equipes híbridas, é um espaço de trabalho colaborativo como o Quadros brancos ClickUp . Com o ClickUp, desenhe seus gráficos, adicione nós e conectores, inclua imagens/notas adesivas, incorpore documentos, marque pessoas e muito mais!
Caixas e ângulos não funcionam para você? Dê uma olhada Mapas mentais do ClickUp para seu software de organograma. Adicione listas, tarefas e listas de verificação e brinque com os recursos até conseguir criar o gráfico.
5. Projete seu organograma
Comece a trabalhar do topo: Estabeleça uma hierarquia clara começando pelo nível executivo, depois pela gerência sênior (vice-presidentes, diretores). Em seguida, trabalhe em cada departamento, equipe e membros individuais da equipe.
Planeje e organize projetos, ideias ou tarefas existentes no ClickUp
Adicione detalhes: Inclua o nome do funcionário, o cargo, as responsabilidades, os identificadores de mídia social, os sites, as fotos e outros fatos interessantes. Com base no caso de uso, decida quais informações serão relevantes. Você pode encontrar perfis e dados de funcionários em seu análise da força de trabalho ou software de banco de dados de funcionários .
Formatar e apresentar: Mantenha a consistência no design de seu organograma. Mantenha a forma, a cor, a formatação, o tamanho da fonte etc. limitados a uma linguagem de design comum; se puder alinhá-los à linguagem da sua marca, melhor ainda.
Modelo de organograma
com ClickUp_
Se este for seu primeiro organograma, não fique preso em uma lousa limpa. Experimente Modelo de organograma do ClickUp para começar. Esse modelo de nível intermediário ajuda você a visualizar sua empresa, adicionar/remover funções, manter todos na mesma página e escalar com eficiência.
6. Torne-o dinâmico
Os organogramas são documentos vivos que evoluem junto com sua empresa. Quando estiver criando um organograma, abra espaço para que ele seja atualizado regularmente.
- Configure a tela para adicionar departamentos, equipes e funcionários posteriormente
- Defina lembretes de calendário e revisite seu organograma periodicamente para garantir que ele reflita com precisão a natureza, as necessidades e as mudanças nos negócios
- Documente as alterações e os motivos correspondentes para fins de auditoria
- Informe as partes interessadas sobre as alterações, forneça contexto e atualize as informações em todos os materiais de treinamento Automações do ClickUp pode simplificar o processo de atualização com acionadores e ações que você pode editar antes de publicar. Se você estiver usando o ClickUp Mind Maps, ele poderá ser atualizado automaticamente quando você atualizar os recursos conectados a ele.
7. Revisar e validar
Antes de finalizar o organograma, revise-o novamente com as partes interessadas essenciais para garantir a precisão e a integridade. Isso ajuda a identificar quaisquer informações ausentes ou imprecisões na estrutura de relacionamento.
Agora que você sabe como criar um organograma, vamos ver como usá-lo.
Organogramas e engajamento da força de trabalho
Um bom organograma pode ajudar o planejamento e o envolvimento da força de trabalho de várias maneiras. Aqui estão alguns dos usos mais comuns.
Integração: Os organogramas facilitam a integração dos funcionários, ajudando os novos funcionários a entender rapidamente as funções e as linhas de subordinação.
Suporte ao funcionário: Todos os funcionários podem usar um organograma para saber com quem entrar em contato para tratar de suas preocupações. Quem é o chefe do comitê de prevenção de assédio sexual? Quem é responsável pela reserva de viagens? Quem é o especialista em linguagem de programação Scala? Os organogramas podem responder a tudo isso e muito mais.
Colaboração: Mesmo em estruturas aparentemente confusas, os organogramas podem trazer clareza.
Por exemplo, em uma estrutura matricial, um organograma pode esclarecer as interseções de várias equipes multifuncionais.
Transparência: Um organograma mostra quem é responsável perante quem, servindo também como uma matriz de escalonamento. Isso cria transparência e abertura.
Planejamento de sucessão: Os organogramas são fundamentais para identificar líderes em potencial e funções críticas dentro da organização. Eles ajudam as equipes de RH a visualizar o cenário atual de talentos, identificar lacunas de habilidades e se preparar para transições futuras.
Organize, mapeie e navegue pela estrutura de sua empresa com o ClickUp
Você já deve ter ouvido falar que as pessoas são o ativo mais importante em uma organização. Isso é apenas parcialmente verdadeiro. Na verdade, o ativo real de uma organização é mais do que a soma de suas partes. Ele inclui as conexões, as colaborações e os pontos fortes coletivos de cada indivíduo.
Um organograma é semelhante a um mapa do tesouro que o ajuda a descobrir ativos ocultos. Seja achatando um modelo hierárquico tradicional ou ampliando o escopo da estrutura matricial, os organogramas facilitam a compreensão do panorama geral e dos detalhes.
Com uma ferramenta de gerenciamento de projetos como o ClickUp, você pode fazer tudo isso e muito mais. Você pode reunir os dados sobre projetos, tarefas e pessoas para criar organogramas dinâmicos. Registre-se gratuitamente hoje mesmo para começar!