Você já jogou um jogo de "Telefone" ou "Sussurros Chineses"? Quando uma mensagem é passada de uma pessoa para outra e depois para outra, ela pode se confundir até ficar irreconhecível.
Para um jogo, isso é divertido. Para uma empresa, nem tanto.
Não importa o quanto seu produto ou serviço seja excelente, seu sucesso depende de quão bem você o comunica ao mundo.
Seus clientes esperam uma voz e uma mensagem de marca consistentes em todas as plataformas, bem como uma assistência eficiente e empática para suas dúvidas e reclamações.
Você sabia que 98% dos clientes acham que é essencial que uma empresa se comunique de forma eficaz com eles? Portanto, se você não tem uma estratégia de comunicação externa, agora é a hora de começar.
Nesta postagem do blog, exploraremos a comunicação externa e como implementar uma estratégia competente para sua empresa.
O que é comunicação externa?
Refere-se a qualquer troca de informações entre uma empresa e suas partes interessadas externas, como clientes, fornecedores, investidores, órgãos governamentais e a mídia.
A comunicação externa tem como objetivo construir a reputação de uma marca e elaborar mensagens que repercutam no público certo no momento certo.
Comunicação interna vs. comunicação externa
A principal diferença entre a comunicação interna e externa é que a última tem como alvo indivíduos ou entidades fora da empresa. Em contrapartida, a comunicação interna concentra-se na troca de informações dentro de uma empresa.
Entretanto, construir um forte alinhamento interno entre seus funcionários e a liderança é essencial para uma comunicação externa bem-sucedida. Isso requer uma comunicação interna clara e estruturada que mantenha todos informados e promova perspectivas diversas.
Por exemplo, se o seu objetivo é aumentar a consistência entre o conteúdo promocional e o atendimento ao cliente, você precisa fazer um brainstorming interno como as equipes de marketing e de atendimento ao cliente podem trabalhar melhor em conjunto .
O ideal é que elas se comuniquem regularmente para alinhar o tom da marca, as expectativas do cliente e as estratégias de mensagens. Isso garante que ambas as equipes ofereçam uma experiência coesa, reforçando os mesmos valores e promessas em toda a jornada do cliente.
Há vários benefícios na comunicação externa. Entre eles estão:
- Criar conscientização e visibilidade para seus produtos ou serviços
- Construir uma rede mais forte com parceiros comerciais e investidores
- Fortalecimento do gerenciamento de crises por meio da manutenção de um diálogo aberto e honesto
- Expandir o alcance do mercado por meio de mensagens e posicionamento estratégicos
- Estabelecimento de um maior senso de comunidade por meio de mensagens oportunas e relevantescomunicação com o cliente* Facilitar melhores relações com os fornecedores por meio decomunicação com as partes interessadas sobre necessidades e expectativas
Um exemplo de comunicação externa é quando sua empresa compartilha um comunicado à imprensa sobre o lançamento de um novo produto. Isso informa a mídia e o público em geral sobre a sua mais recente oferta e abre caminhos para novas vendas ou assinaturas e possíveis parcerias com a marca.
Tipos de comunicações externas
A comunicação externa tem muitas formas e formatos. As principais categorias incluem:
1. Mídia social
Ao aproveitar plataformas como Facebook, Instagram, X.com ou LinkedIn, você pode se envolver ativamente com seu público, compartilhando informações cruciais sobre seus produtos ou serviços, atividades de marketing e atualizações da empresa.
Também é uma boa oportunidade para a comunicação bidirecional, pois você pode responder a quaisquer perguntas ou reclamações que seus clientes possam ter nas plataformas de mídia social e até mesmo se envolver em uma conversa on-line leve.
Gerencie suas comunicações de mídia social de forma inteligente com o Modelo de campanha de mídia social do ClickUp . Ele permite planejar, organizar e programar com eficiência suas publicações em mídias sociais, ajudando a aumentar a presença e a influência on-line da sua empresa.
Modelo de campanha de mídia social do ClickUp
Use o modelo para as seguintes tarefas:
- Acompanhar o progresso da campanha com status como Aprovado, Cancelado, Em andamento, Precisa de aprovação e Precisa de entrada
- Acessar exibições personalizadas, incluindo Schedule, Posts, DACI e Campaigns, para manter tudo organizado e acessível
- Aprimore a colaboração da sua campanha com gravação de tela, edição colaborativa, automação, IA e muito mais
2. Marketing digital
Como a maior parte do mundo opera on-line, as técnicas de marketing digital, como SEO, publicidade PPC, marketing de conteúdo e Campanhas de CRM são essenciais para alcançar os grupos de consumidores que você deseja atingir.
Por exemplo, você pode veicular uma série de anúncios pagos no Facebook promovendo seus utensílios de cozinha ecologicamente corretos para alcançar os clientes que procuram esses produtos.
Use Cérebro ClickUp , o assistente de redação com tecnologia de IA do ClickUp, para gerar ideias de conteúdo e personas de público, traduzir conteúdo para idiomas locais para campanhas regionais e criar textos de anúncios envolventes.
Por exemplo, veja como o ClickUp Brain criou uma buyer persona para um fabricante de utensílios de cozinha ecológicos na Filadélfia:
Use o ClickUp Brain para gerar buyer personas para sua empresa e criar estratégias de marketing relevantes
Dica profissional: O marketing por e-mail também é uma maneira robusta de nutrir leads e informá-los sobre lançamentos de novos produtos e promoções. O uso de testes A/B em campanhas de e-mail ajuda a otimizar as linhas de assunto, o conteúdo e os horários de envio para aumentar as taxas de abertura e as conversões.
3. Conteúdo do site
Seu website costuma ser o primeiro ponto de contato com sua empresa, portanto, é fundamental manter o conteúdo atualizado e envolvente.
Inclua detalhes importantes sobre suas ofertas e conteúdo que interesse aos visitantes, como demonstrações interativas de produtos ou insights dos bastidores do seu processo de inovação
O Modelo de gerenciamento de conteúdo do ClickUp ajuda a definir um fluxo de trabalho de ponta a ponta para atualizar seu site. Com esse modelo, você pode organizar diferentes tipos de tarefas de redação de sites, desde o recebimento de solicitações de conteúdo até o planejamento de todo o mapa do site em quadros brancos e a manutenção de um calendário editorial.
Modelo de gerenciamento de conteúdo do ClickUp
O modelo também oferece a opção de medir o desempenho em relação às metas para que você possa ajustar suas estratégias de comunicação empresarial externa de acordo com elas.
Crie uma lista de requisitos de conteúdo, como postagens de blog, imagens, vídeos, podcasts etc., e atribua responsabilidades aos membros relevantes da equipe usando Tarefas do ClickUp . Facilita o acompanhamento do progresso com campos e tags personalizados, como prioridade, data de vencimento, dependência etc. Você também pode usar o Visualização do gráfico de Gantt do ClickUp para monitorar o progresso em uma linha do tempo visual e definir prazos para quando o conteúdo deve ser carregado, atualizado ou removido do site.
4. Relações públicas
Limpar Metas de RP são fundamentais para divulgar anúncios importantes para o público certo e proteger a reputação de sua marca.
Um comunicado à imprensa ou uma conferência no momento certo pode garantir que os veículos de mídia recebam as últimas atualizações da empresa e divulguem a notícia. As RP também são importantes durante as crises, ajudando-o a controlar a narrativa e a aumentar sua credibilidade entre as partes interessadas e o público em geral
Por exemplo, durante um recall de produto, uma estratégia de RP bem executada pode ajudá-lo a resolver rapidamente o problema, tranquilizar os clientes com uma comunicação clara e demonstrar responsabilidade, preservando a confiança e minimizando os danos à reputação da sua marca. Modelo de campanha de RP da ClickUp fornece tudo o que você precisa para executar uma estratégia de RP bem-sucedida. Você pode acompanhar detalhes granulares utilizando recursos como:
- Status personalizados para acompanhar o progresso da campanha
- Campos personalizados para categorizar contatos de mídia e detalhes de divulgação
- Visualizações de gráfico de Gantt para visualizar linhas do tempo
Modelo de campanha de RP do ClickUp
A estrutura abrangente e totalmente personalizável ajuda a economizar tempo e recursos durante a criação de uma estratégia de negócios adaptada às suas necessidades e objetivos. ClickUp Dashboards fornecem uma visão geral do desempenho da campanha, dos KPIs de marketing, da integridade do projeto e das cargas de trabalho da equipe usando tabelas e gráficos, fornecendo os insights necessários para tomar decisões baseadas em dados.
Dica profissional: Modelos de plano de marketing permitem que você gerencie suas mensagens e garanta que suas notícias cheguem ao público certo, mantendo intacta a reputação da sua empresa. Integre loops de feedback do cliente em seu plano de marketing para refinar suas mensagens com base em percepções em tempo real.
5. Eventos públicos
Os eventos são uma ótima maneira de se conectar com colegas do setor, parceiros comerciais e clientes em potencial.
Além de promover a sua empresa como líder do setor e demonstrar as ofertas para um público selecionado, você também pode aprender com outros participantes do evento e obter insights sobre as tendências atuais do mercado. Software de gerenciamento de eventos do ClickUp ajuda a otimizar o planejamento e a execução de eventos. Com seus recursos intuitivos, você pode transformar a maneira de organizar, promover e colaborar.
Planeje eventos, delegue responsabilidades e colabore com sua equipe usando o software de gerenciamento de eventos do ClickUp
O Visualização do calendário no ClickUp permite que você crie cronogramas claros de eventos, atribua facilmente responsabilidades e trabalhe em estreita colaboração com equipes internas e fornecedores. O benefício adicional da sincronização bidirecional do Google Calendar garante que todas as suas reuniões sejam gerenciadas sem esforço em um só lugar.
Está planejando um grande evento?
- Divida-o listando todas as tarefas, atribuindo datas de início e de vencimento e aproveitando o controle automático de tempo global para calcular as horas faturáveis
- Defina expectativas claras de entrega com estimativas de tempo, garantindo um fluxo de trabalho tranquilo do início ao fim
- Estabeleça uma ordem estruturada de operações com dependências de tarefas, assegurando que cada membro da equipe conheça sua função
- Priorizar tarefas e criar listas de verificação para garantir que nenhum detalhe seja esquecido, especialmente no dia do evento
O melhor de tudo é que você pode simplificar o planejamento do seu evento com Modelo de marketing de eventos do ClickUp . Essa poderosa ferramenta oferece uma estrutura estruturada e repetível, ajudando você a se manter organizado e, ao mesmo tempo, inspirando estratégias inovadoras e garantindo que nenhum detalhe crucial seja esquecido.
Modelo de marketing de eventos da ClickUp
Veja como o modelo pode ser usado:
- Colabore com sua equipe no estabelecimento de metas e objetivos
- Crie uma lista de possíveis membros do público e suas informações de contato
- Acompanhe as tarefas de acompanhamento e garanta que nada seja perdido usandoMarcos no ClickUp Você também pode usar Automações do ClickUp para enviar lembretes automáticos de eventos e programar publicações em mídias sociais com detalhes do local e da programação dos próximos eventos.
6. Parcerias/colaborações
A parceria com influenciadores ou outras empresas por meio de endossos ou campanhas de marca conjunta pode ajudá-lo a atingir novos públicos e se beneficiar da credibilidade mútua
A parceria da Red Bull com eventos esportivos radicais é um excelente exemplo, pois combina perfeitamente com sua imagem de energia, aventura e superação de limites. Essas parcerias ajudam a reforçar a mensagem de estilo de vida aventureiro e de alta energia da Red Bull.
Desenvolvendo uma estratégia de comunicação externa
Saber como abordar as comunicações externas é fundamental para uma campanha bem-sucedida estratégia de comunicação de marketing . Veja como começar.
1. Pesquise seus públicos
Comece definindo cada um dos públicos externos com os quais você deseja se conectar, como investidores, clientes, veículos de mídia ou fornecedores parceiros. Em seguida, pesquise cada tipo de público para obter insights com base no seguinte para ajudar a segmentá-los ainda mais.
Por exemplo:
- Dados demográficos da empresa (setor, tamanho da empresa, estágio de crescimento)
- Dados demográficos (idade, função, tamanho da empresa)
- Pontos problemáticos comuns (orçamentos limitados, dados fragmentados, falta de tempo)
- Comportamentos de compra (orientados por pesquisas, preocupados com o orçamento, valorizam a qualidade em detrimento do preço)
Se você é uma empresa de software B2B, um de seus públicos externos pode incluir gerentes de TI de empresas de médio porte.
Por meio da criação de personas, você pode descobrir que eles priorizam a relação custo-benefício e os recursos de integração ao escolher soluções de software - um ponto crítico que precisa ser considerado em seu plano de comunicação externa.
2. Defina metas SMART para cada público
Ter metas específicas, mensuráveis, atingíveis, relevantes e oportunas (SMART) para cada segmento de público-alvo é importante para desenvolver conteúdo direcionado que atenda às necessidades exclusivas deles
Para os veículos de mídia, uma meta SMART poderia ser "Garantir cobertura em três publicações líderes do setor no próximo trimestre, enviando comunicados de imprensa direcionados e organizando entrevistas com os principais porta-vozes da empresa"
Com Metas do ClickUp com o SMART, você pode definir objetivos claros e específicos, refinando sua estratégia de definição de metas com alvos quantificáveis e mensuráveis. Para investidores, uma meta SMART pode ser: 'Aumentar as taxas de abertura de boletins informativos trimestrais para investidores em 15% nos próximos seis meses'
Use o recurso Targets (Metas) para definir métricas precisas de sucesso, como números, porcentagens ou moeda. Você pode vincular tarefas ou listas a uma meta na plataforma, e ela acompanhará automaticamente seu progresso à medida que você as concluir.
Use diferentes tipos de metas, como verdadeiro/falso, marco, e outros para analisar seu progresso periodicamente com o ClickUp Goals
Por exemplo, ao vincular todas as tarefas em um sprint a uma única meta, você pode monitorar facilmente o progresso geral em tempo real.
Mantenha tudo organizado com pastas fáceis de usar, atribua datas de vencimento a metas e subtarefas e gerencie o acesso definindo vários proprietários e controlando as permissões. Software de gerenciamento de projetos de marketing da ClickUp pode ajudá-lo a transformar seus roteiros de marketing de alto nível em fluxos de trabalho práticos e diários.
A integração de documentos de estratégia, sessões de brainstorming e calendários de apresentação nas operações diárias de sua equipe permite que você permaneça ágil e responda rapidamente às necessidades de cada público.
Acompanhe e analise o progresso em direção às suas metas de marketing com o ClickUp Marketing Project Management Software Documentos do ClickUp permite que os membros da sua equipe se mantenham informados e concentrados desde o brainstorming inicial até o lançamento da campanha.
Seja segmentando listas de alcance por tipo de público, gerenciando informações de contato da mídia ou organizando ideias para suas apresentações de negócios, o Docs mantém tudo organizado em um só lugar.
Use o ClickUp Docs para brainstorming e colaboração em tempo real com sua equipe
A colaboração em tempo real permite que você marque os membros da equipe, atribua tarefas e transforme o texto em itens de ação rastreáveis, garantindo que nenhuma ideia ou tarefa seja esquecida.
3. Escolha os canais certos para cada público
Diferentes canais de comunicação oferecem benefícios exclusivos. Por exemplo, enquanto a mídia social é ideal para compartilhar conteúdo interativo e criar entusiasmo sobre novos lançamentos, os webinars oferecem uma maneira mais personalizada de interagir com seus clientes em tempo real.
Ao escolher o melhor canal para comunicação externa, considere fatores como o orçamento disponível, as preferências do público e a urgência da mensagem.
Por exemplo, um e-mail é mais impactante para anunciar vendas futuras, enquanto o SMS é um dos canais de comunicação mais eficazes melhores alternativas de e-mail para comunicações mais urgentes.
Se você usa o e-mail principalmente para comunicação externa, pode enviar e receber e-mails diretamente na plataforma por meio de Software de gerenciamento de projetos de e-mail do ClickUp eliminando a necessidade de alternar entre guias ou ferramentas.
Seja uma resposta rápida ou uma atualização detalhada, você pode anexar facilmente documentos, formulários ou clipes aos seus e-mails.
Envie mensagens e respostas externas diretamente do software de gerenciamento de projetos de e-mail do ClickUp
Você pode até mesmo automatizar e-mails e tarefas usando acionadores baseados em regras para campos personalizados, envios de formulários e atualizações de tarefas, garantindo uma comunicação oportuna com seu público.
Sua caixa de entrada se torna um centro de projetos, permitindo que você crie e comente tarefas a partir de notificações por e-mail, defina prazos adicionando datas de início e término, vincule e-mails a tarefas para contexto e configure a automação para boletins informativos, campanhas de gotejamento e encaminhamento de e-mails.
Isso permite que você gerencie seu alcance de e-mail juntamente com outros canais de marketing, garantindo uma estratégia coordenada.
4. Elabore um manual de comunicação
Esse é o seu documento de referência com todos os **detalhes sobre suas metas, canais e tom de voz (ToV) para cada público externo com o qual você está trabalhando
Ele deve incluir diretrizes editoriais, pilares de conteúdo, um cronograma de conteúdo de RP e as principais mensagens da marca - dando à sua equipe tudo o que ela precisa para se comunicar sempre da maneira certa.
Se você é uma empresa de tecnologia de consumo, por exemplo, o manual pode incluir instruções sobre como lidar com as solicitações da mídia, com mensagens-chave pré-aprovadas sobre os recursos do produto, a cultura da empresa e as iniciativas de sustentabilidade.
5. Crie um roteiro para a execução de esforços de divulgação
Um plano sólido de comunicações externas mantém você no caminho certo, garantindo que suas mensagens sejam claras, que seus públicos sejam compreendidos e que suas metas estejam alinhadas.
A melhor parte é que você não precisa reinventar a roda. Em vez disso, você pode usar modelos de planos de comunicação que normalmente abrangem elementos como metas, partes interessadas, fases, tarefas, prazos e mensagens-chave.
Certifique-se de atualizar continuamente seu plano à medida que novas percepções e feedbacks forem chegando para manter-se relevante e no alvo.
Por exemplo, o Modelo de plano de comunicação do ClickUp ajuda a estabelecer uma hierarquia de partes interessadas e a definir como as informações serão compartilhadas de forma eficiente. Você pode desenvolver a estratégia de comunicação do seu projeto com os clientes, atribuir funções personalizadas, gerenciar o acesso e as permissões e decidir o que deve permanecer público ou privado.
Modelo de plano de comunicação do ClickUp
Além disso, você pode criar um fluxo de trabalho de comunicação personalizado para as suas necessidades com várias visualizações, como Lista, Gantt, Carga de Trabalho e Calendário, e usar datas de vencimento de tarefas, comentários, automação e muito mais para agilizar o planejamento da comunicação.
Da mesma forma, o Modelo de campanha de comunicação do ClickUp ajuda você a se comunicar efetivamente com as partes interessadas e prepara sua equipe para transmitir as mensagens certas durante uma campanha, seja no lançamento de um novo produto ou em uma iniciativa interna.
Veja o que ele oferece:
- Acompanhamento do progresso da campanha por meio da atribuição de tarefas com status personalizáveis
- Organização e adição de atributos-chave para visualizar facilmente os vários estágios de sua campanha
- Aprimoramento do acompanhamento da campanha com reações a comentários, lembretes automáticos, vários responsáveis e prioridades de tarefas
Modelo de campanha de comunicação ClickUp
O modelo ajuda no planejamento e na execução de campanhas de ponta a ponta, desde o brainstorming inicial e a definição de metas até a seleção de canais de comunicação e a garantia de que o tom e a voz permaneçam consistentes em todas as plataformas.
4 dicas para aprimorar sua marca e suas comunicações externas
As comunicações externas são fundamentais para a percepção que o público tem da sua empresa. Seja um comunicado à imprensa ou uma publicação no Facebook, cada peça de comunicação contribui para a percepção do público sobre você kPIs de reconhecimento da marca é muito importante.
Veja como fazer isso corretamente:
- Entre as primeiras coisas a priorizar está a consistência, para que todas as suas comunicações externas em todas as plataformas ajudem a reforçar uma identidade de marca singular que permaneça na mente de seu público-alvo
- Manter sua presença on-line, incluindo informações compartilhadas em seus canais de comunicação externa e respostas rápidas nas interações com os clientes, é vital
- As recomendações de apoiadores confiáveis da sua empresa, sejam eles líderes do setor, influenciadores ou até mesmo compradores satisfeitos, têm mais peso aos olhos do público do que anúncios pagos
- A colaboração com influenciadores notáveis também ajuda a revelar novos públicos por meio dos seguidores de seus fãs e a criar engajamentos diretamente com eles
Leia mais: Programas de defesa do cliente: Crie uma marca duradoura com essa estratégia de marketing orgânico
Exemplos de empresas que estão fazendo a comunicação externa corretamente
Ao elaborar seu plano de comunicação externa, inspire-se em empresas que já estão fazendo isso bem. Aqui estão alguns exemplos.
1. Patagônia
É uma marca de produtos para atividades ao ar livre conhecida por seu compromisso com a transparência e a gestão ambiental. Todo ano, Patagônia compartilha um relatório anual detalhando seu progresso, iniciativas, desafios e oportunidades, e recebe contribuições do público por meio de seu blog e canais de mídia social.
2. Ben e Jerry's Ben e Jerry's a Ben and Jerry's, uma marca popular de sorvetes, sempre foi uma forte defensora da justiça social. Seu site apresenta claramente as diversas causas que apoia, e cada página de produto inclui uma seção de "fornecimento orientado por valores" que detalha a embalagem à base de plantas e o compromisso com o comércio justo.
3. Netflix
O streamer OTT personaliza continuamente suas ofertas com base no que os espectadores querem mais. Netflix também se comunica regularmente com os clientes por e-mail e é conhecida por sua presença descontraída nas mídias sociais.
4. Starbucks
A rede de cafeterias tem demonstrado repetidamente como responder a crises. No incidente de perfil racial de 2018, Starbucks pediu desculpas imediatamente, fechou milhares de lojas para realizar treinamento contra preconceitos e comunicou claramente as medidas tomadas e as lições aprendidas às partes interessadas.
Simplifique a comunicação externa de sua empresa
Em um espaço digital superlotado, a comunicação certa no momento certo é importante.
Independentemente de você estar elaborando documentos de comunicação com as partes interessadas relacionados ao desempenho financeiro ou uma série de publicações em mídias sociais para uma campanha de CRM, certifique-se de que o conteúdo esteja de acordo com a voz geral da sua marca e com a visão de como você deseja ser percebido.
E nunca é tarde demais para começar a investir nessa presença, especialmente com uma ferramenta como o ClickUp, que tem tudo o que você precisa para começar.
Use-a para consolidar documentos, projetos, bate-papos, tarefas e anotações em uma plataforma centralizada. Aproveite a colaboração perfeita da equipe, elimine silos de informações e crie uma estratégia de comunicação externa verdadeiramente alinhada. Registre-se no ClickUp gratuitamente para experimentar a diferença.