Você já jogou um jogo chamado “Telefone”? Quando uma mensagem é passada de uma pessoa para outra e depois para outra, ela pode ficar confusa até ficar irreconhecível.
Para um jogo, isso é divertido. Para uma empresa, nem tanto.
Não importa o quão excelente seja o seu produto ou serviço, o seu sucesso depende de quão bem você o comunica ao mundo.
Seus clientes esperam uma voz e uma mensagem de marca consistentes em todas as plataformas, bem como assistência eficiente e empática em suas dúvidas e reclamações.
Você sabia que 98% dos clientes consideram essencial que uma empresa se comunique de forma eficaz com eles? Portanto, se você ainda não tem uma estratégia de comunicação externa, agora é a hora de começar.
Nesta publicação do blog, exploraremos a comunicação externa e como implementar uma estratégia competente para sua empresa.
O que é comunicação externa?
Refere-se a qualquer troca de informações entre uma empresa e seus stakeholders externos, como clientes, fornecedores, investidores, órgãos governamentais e a mídia.
A comunicação externa visa construir a reputação da marca e criar mensagens que ressoem com o público certo no momento certo.
Comunicação interna vs. comunicação externa
A principal diferença entre comunicação interna e externa é que a última tem como alvo indivíduos ou entidades fora da empresa. Em contrapartida, a comunicação interna concentra-se na troca de informações dentro de uma empresa.
No entanto, criar um forte alinhamento interno entre seus funcionários e a liderança é essencial para uma comunicação externa bem-sucedida. Isso requer uma comunicação interna clara e estruturada, que mantenha todos informados e promova perspectivas diversificadas.
Por exemplo, se o seu objetivo é aumentar a consistência entre o conteúdo promocional e o atendimento ao cliente, você precisa debater internamente como as equipes de marketing e suporte ao cliente podem trabalhar melhor juntas.
Idealmente, eles devem se comunicar regularmente para alinhar o tom da marca, as expectativas dos clientes e as estratégias de comunicação. Isso garante que ambas as equipes ofereçam uma experiência coesa, reforçando os mesmos valores e promessas ao longo da jornada do cliente.
A comunicação externa traz vários benefícios. Entre eles estão:
- Criando reconhecimento e visibilidade para seus produtos ou serviços
- Construa uma rede mais forte com parceiros comerciais e investidores
- Fortalecendo a gestão de crises por meio de um diálogo aberto e honesto
- Expanda o alcance do mercado por meio de mensagens e posicionamento estratégicos
- Estabeleça um maior senso de comunidade por meio de uma comunicação oportuna e relevante com os clientes.
- Facilite melhores relações com fornecedores por meio de uma comunicação clara com as partes interessadas sobre necessidades e expectativas.
Um exemplo de comunicação externa é quando sua empresa compartilha um comunicado à imprensa sobre o lançamento de um novo produto. Isso informa a mídia e o público em geral sobre sua oferta mais recente e abre caminhos para novas vendas ou assinaturas e possíveis parcerias de marca.
Tipos de comunicações externas
A comunicação externa assume muitas formas e formatos. As principais categorias incluem:
1. Redes sociais
Ao aproveitar plataformas como Facebook, Instagram, X.com ou LinkedIn, você pode interagir ativamente com seu público, compartilhando informações importantes sobre seus produtos ou serviços, atividades de marketing e novidades da empresa.
É também uma boa oportunidade para comunicação bidirecional, pois você pode responder a quaisquer perguntas ou reclamações que seus clientes possam ter nas plataformas de mídia social e até mesmo participar de conversas online descontraídas.
Gerencie suas comunicações nas redes sociais de maneira inteligente com o Modelo de campanha de redes sociais da ClickUp. Ele permite que você planeje, organize e programe suas publicações nas redes sociais com eficiência, ajudando a aumentar a presença e a influência online da sua empresa.
Use o modelo para as seguintes tarefas:
- Acompanhe o andamento da campanha com status como Aprovado, Cancelado, Em andamento, Precisa de aprovação e Precisa de contribuição.
- Acesse visualizações personalizadas, incluindo Agenda, Publicações, DACI e Campanhas, para manter tudo organizado e acessível.
- Melhore a colaboração em suas campanhas com gravação de tela, edição colaborativa, automação, IA e muito mais.
2. Marketing digital
Considerando que a maior parte do mundo opera online, técnicas de marketing digital como SEO, publicidade PPC, marketing de conteúdo e campanhas de CRM são vitais para alcançar os grupos de consumidores que você deseja atingir.
Por exemplo, você pode veicular uma série de anúncios pagos no Facebook promovendo seus utensílios de cozinha ecológicos para alcançar clientes que procuram esses produtos.
Use o ClickUp Brain, o assistente de redação com inteligência artificial do ClickUp, para gerar ideias de conteúdo e personas de público, traduzir conteúdo para idiomas locais para campanhas regionais e criar textos publicitários envolventes.
Por exemplo, veja como a ClickUp Brain criou uma persona de comprador para um fabricante de utensílios de cozinha ecológicos na Filadélfia:
💡Dica profissional: o marketing por e-mail também é uma forma eficaz de cultivar leads, informando-os sobre lançamentos de novos produtos e promoções. Aproveitar os testes A/B em campanhas por e-mail ajuda a otimizar linhas de assunto, conteúdo e horários de envio para aumentar as taxas de abertura e conversões.
3. Conteúdo do site
O seu site é frequentemente o primeiro ponto de contato com a sua empresa, por isso é fundamental manter o seu conteúdo atualizado e envolvente.
Inclua detalhes importantes sobre suas ofertas e conteúdo que interesse aos visitantes, como demonstrações interativas de produtos ou informações privilegiadas sobre o seu processo de inovação.
O Modelo de Gerenciamento de Conteúdo da ClickUp ajuda a definir um fluxo de trabalho completo para atualizar seu site. Com este modelo, você pode organizar diferentes tipos de tarefas de redação para sites, desde receber solicitações de conteúdo até planejar todo o mapa do site em quadros brancos e manter um calendário editorial.
O modelo também oferece a opção de medir o desempenho em relação às metas, para que você possa ajustar suas estratégias de comunicação externa de acordo com elas.
Crie uma lista de requisitos de conteúdo, como publicações em blogs, imagens, vídeos, podcasts, etc., e atribua responsabilidades aos membros relevantes da equipe usando o ClickUp Tasks. Isso facilita o acompanhamento do progresso com campos e tags personalizados, como prioridade, data de vencimento, dependência, etc. Você também pode usar o ClickUp Gantt Chart View para monitorar o progresso em uma linha do tempo visual e definir prazos para quando o conteúdo deve ser carregado, atualizado ou removido do site.
4. Relações públicas
Objetivos claros de relações públicas são essenciais para divulgar anúncios importantes para o público certo e proteger a reputação da sua marca.
Um comunicado de imprensa ou uma conferência na hora certa podem garantir que os meios de comunicação divulguem as últimas novidades da empresa e espalhem a notícia. As relações públicas também são importantes durante crises, ajudando você a controlar a narrativa e aumentar sua credibilidade entre as partes interessadas e o público em geral.
Por exemplo, durante um recall de produto, uma estratégia de relações públicas bem executada pode ajudá-lo a resolver rapidamente o problema, tranquilizar os clientes com uma comunicação clara e demonstrar responsabilidade, preservando, em última análise, a confiança e minimizando os danos à reputação da sua marca.
O Modelo de Campanha de RP da ClickUp fornece tudo o que você precisa para executar uma estratégia de RP bem-sucedida. Você pode acompanhar detalhes específicos utilizando recursos como:
- Status personalizados para acompanhar o progresso da campanha
- Campos personalizados para categorizar contatos de mídia e detalhes de divulgação
- Visualizações do gráfico de Gantt para visualizar cronogramas
A estrutura abrangente e totalmente personalizável ajuda a economizar tempo e recursos, ao mesmo tempo em que cria uma estratégia de negócios adaptada às suas necessidades e objetivos. Os painéis do ClickUp fornecem uma visão geral visual do desempenho da campanha, KPIs de marketing, saúde do projeto e cargas de trabalho da equipe usando tabelas e gráficos, oferecendo as informações necessárias para tomar decisões baseadas em dados.
💡Dica profissional: os modelos de plano de marketing permitem que você gerencie suas mensagens e garanta que suas notícias cheguem ao público certo, mantendo a reputação da sua empresa intacta. Integre os comentários dos clientes ao seu plano de marketing para refinar suas mensagens com base em insights em tempo real.
5. Eventos públicos
Os eventos são uma ótima maneira de se conectar com colegas do setor, parceiros de negócios e clientes em potencial.
Além de promover sua empresa como líder do setor e demonstrar suas ofertas para um público selecionado, você também pode aprender com outros participantes do evento e obter insights sobre as tendências atuais do mercado.
O Software de Gestão de Eventos da ClickUp ajuda a otimizar o planejamento e a execução de eventos. Com seus recursos intuitivos, você pode transformar a maneira como organiza, promove e colabora.
A visualização do calendário no ClickUp permite que você crie cronogramas de eventos claros, atribua responsabilidades com facilidade e trabalhe em estreita colaboração com equipes internas e fornecedores. O benefício adicional da sincronização bidirecional com o Google Agenda garante que todas as suas reuniões sejam gerenciadas sem esforço em um só lugar.
Está planejando um grande evento?
- Divida-a em partes, listando todas as tarefas, atribuindo datas de início e prazo e aproveitando o controle automático de tempo global para calcular as horas faturáveis.
- Defina expectativas claras de entrega com estimativas de tempo, garantindo um fluxo de trabalho tranquilo do início ao fim.
- Estabeleça uma ordem estruturada de operações com dependências de tarefas, garantindo que todos os membros da equipe conheçam suas funções.
- Priorize tarefas e crie listas de verificação para garantir que nenhum detalhe seja esquecido, especialmente no dia do evento.
O melhor de tudo é que você pode otimizar o planejamento de eventos com o Modelo de Marketing de Eventos do ClickUp. Essa ferramenta poderosa oferece uma estrutura organizada e repetível, ajudando você a se manter organizado, inspirando estratégias inovadoras e garantindo que nenhum detalhe crucial seja esquecido.
Veja como o modelo pode ser usado:
- Colabore com sua equipe para estabelecer metas e objetivos.
- Crie uma lista de potenciais membros do público e suas informações de contato.
- Acompanhe as tarefas de acompanhamento e garanta que nada seja esquecido usando os Marcos no ClickUp.
Você também pode usar o ClickUp Automations para enviar lembretes automáticos de eventos e agendar publicações nas redes sociais com detalhes sobre o local e a programação dos próximos eventos.
6. Parcerias/colaborações
A parceria com influenciadores ou outras empresas por meio de endossos ou campanhas conjuntas de branding pode ajudá-lo a alcançar novos públicos e se beneficiar da credibilidade mútua.
A parceria da Red Bull com eventos esportivos radicais é um excelente exemplo, pois combina perfeitamente com sua imagem de energia, aventura e superação de limites. Essas parcerias ajudam a reforçar a mensagem de estilo de vida aventureiro e cheio de energia da Red Bull.
Desenvolvendo uma estratégia de comunicação externa
Saber como abordar as comunicações externas é fundamental para uma estratégia de comunicação de marketing bem-sucedida. Veja como começar.
1. Pesquise o seu público
Comece definindo cada um dos públicos externos com os quais você deseja se conectar, como investidores, clientes, veículos de comunicação ou fornecedores parceiros. Em seguida, pesquise cada tipo de público para obter insights com base no seguinte, a fim de ajudá-lo a segmentá-los ainda mais.
Por exemplo:
- Firmografia (setor, tamanho da empresa, estágio de crescimento)
- Dados demográficos (idade, função, tamanho da empresa)
- Problemas comuns (orçamentos limitados, dados fragmentados, falta de tempo)
- Comportamentos de compra (baseados em pesquisas, preocupação com o orçamento, valorização da qualidade em detrimento do preço)
Se você é uma empresa de software B2B, um de seus públicos externos pode incluir gerentes de TI em empresas de médio porte.
Através da criação de personas, poderá descobrir que eles priorizam a relação custo-benefício e as capacidades de integração ao escolher soluções de software — um ponto crítico que precisa ser considerado no seu plano de comunicação externa.
2. Defina metas SMART para cada público
Ter metas específicas, mensuráveis, alcançáveis, relevantes e oportunas (SMART) para cada segmento de público é importante para desenvolver conteúdo direcionado que atenda às suas necessidades específicas.
Para os meios de comunicação, uma meta SMART poderia ser “Garantir cobertura em três publicações líderes do setor no próximo trimestre, enviando comunicados de imprensa direcionados e organizando entrevistas com os principais porta-vozes da empresa”.
Com o ClickUp Goals, você pode definir objetivos claros e específicos, refinando sua estratégia de definição de metas com metas quantificáveis e mensuráveis. Para investidores, uma meta SMART pode ser: “Aumentar as taxas de abertura do boletim informativo trimestral para investidores em 15% nos próximos seis meses”.
Use o recurso Metas para definir métricas de sucesso precisas, como números, porcentagens ou moeda. Você pode vincular tarefas ou listas a uma meta na plataforma, e ela acompanhará automaticamente seu progresso à medida que você as concluir.
Por exemplo, ao vincular todas as tarefas de um sprint a um único objetivo, você pode monitorar facilmente o progresso geral em tempo real.
Mantenha tudo organizado com pastas fáceis de usar, atribua prazos a metas e subtarefas e gerencie o acesso definindo vários proprietários e controlando permissões.
O Software de Gerenciamento de Projetos de Marketing da ClickUp pode ajudá-lo a transformar seus planos de marketing de alto nível em fluxos de trabalho práticos e diários.
Integrar documentos estratégicos, sessões de brainstorming e calendários de apresentações nas operações diárias da sua equipe permite que você se mantenha ágil e responda rapidamente às necessidades de cada público.
O ClickUp Docs, em particular, permite que os membros da sua equipe se mantenham informados e focados, desde o brainstorming inicial até o lançamento da campanha.
Seja para segmentar listas de divulgação por tipo de público, gerenciar informações de contato da mídia ou organizar ideias para suas apresentações comerciais, o Docs mantém tudo organizado em um só lugar.
A colaboração em tempo real permite que você marque membros da equipe, atribua tarefas e transforme texto em itens de ação rastreáveis, garantindo que nenhuma ideia ou tarefa seja esquecida.
3. Escolha os canais certos para cada público
Diferentes canais de comunicação oferecem benefícios exclusivos. Por exemplo, enquanto as redes sociais são ideais para compartilhar conteúdo interativo e criar hype sobre novos lançamentos, os webinars oferecem uma maneira mais personalizada de interagir com seus clientes em tempo real.
Ao escolher o melhor canal para comunicação externa, considere fatores como orçamento disponível, preferências do público e urgência da mensagem.
Por exemplo, um e-mail é mais impactante para anunciar vendas futuras, enquanto o SMS é uma das melhores alternativas ao e-mail para comunicações mais urgentes.
Se você usa principalmente o e-mail para comunicação externa, pode enviar e receber e-mails diretamente na plataforma por meio do Software de Gerenciamento de Projetos por E-mail da ClickUp, eliminando a necessidade de alternar entre guias ou ferramentas.
Seja uma resposta rápida ou uma atualização detalhada, você pode facilmente anexar documentos, formulários ou clipes aos seus e-mails.
Você pode até automatizar e-mails e tarefas usando gatilhos baseados em regras para campos personalizados, envios de formulários e atualizações de tarefas, garantindo uma comunicação oportuna com seu público.
Sua caixa de entrada se torna um centro de projetos, permitindo que você crie e comente tarefas a partir de notificações por e-mail, defina prazos adicionando datas de início e término, vincule e-mails a tarefas para contextualização e configure a automação de boletins informativos, campanhas de gotejamento e encaminhamento de e-mails.
Isso permite que você gerencie seu alcance por e-mail junto com outros canais de marketing, garantindo uma estratégia coordenada.
4. Elabore um manual de comunicação
Este é o seu documento de referência com todos os detalhes sobre seus objetivos, canais e tom de voz (ToV) para cada público externo com o qual você trabalha.
Ela deve incluir diretrizes editoriais, pilares de conteúdo, um cronograma de conteúdo de RP e mensagens centrais da marca, fornecendo à sua equipe tudo o que ela precisa para se comunicar da maneira certa sempre.
Se você é uma empresa de tecnologia de consumo, por exemplo, o manual pode incluir instruções sobre como lidar com perguntas da mídia, com mensagens-chave pré-aprovadas sobre recursos do produto, cultura da empresa e iniciativas de sustentabilidade.
5. Crie um roteiro para executar esforços de divulgação
Um plano de comunicação externa sólido mantém você no caminho certo, garantindo que suas mensagens sejam claras, seu público seja compreendido e seus objetivos estejam alinhados.
A melhor parte é que você não precisa reinventar a roda. Em vez disso, você pode usar modelos de planos de comunicação que normalmente abrangem elementos como objetivos, partes interessadas, fases, tarefas, prazos e mensagens-chave.
Certifique-se de atualizar continuamente seu plano à medida que novos insights e feedbacks forem surgindo, para se manter relevante e dentro do objetivo.
Por exemplo, o Modelo de Plano de Comunicação ClickUp ajuda a estabelecer uma hierarquia de partes interessadas e definir como as informações serão compartilhadas de forma eficiente. Você pode desenvolver sua estratégia de comunicação do projeto com os clientes, atribuir funções personalizadas, gerenciar acessos e permissões e decidir o que deve permanecer público ou privado.
Além disso, você pode criar um fluxo de trabalho de comunicação personalizado para suas necessidades com várias visualizações, como Lista, Gantt, Carga de trabalho e Calendário, e usar datas de vencimento de tarefas, comentários, automação e muito mais para otimizar seu planejamento de comunicação.
Da mesma forma, o Modelo de Campanha de Comunicação da ClickUp ajuda você a se comunicar de forma eficaz com as partes interessadas e prepara sua equipe para transmitir as mensagens certas durante uma campanha, seja ela o lançamento de um novo produto ou uma iniciativa interna.
Veja o que ela oferece:
- Acompanhe o progresso da campanha atribuindo tarefas com status personalizáveis
- Organize e adicione atributos-chave para visualizar facilmente as várias etapas da sua campanha.
- Aprimore o acompanhamento de campanhas com reações a comentários, lembretes automáticos, vários responsáveis e prioridades de tarefas.
O modelo ajuda no planejamento e na execução completos das campanhas, desde o brainstorming inicial e a definição de metas até a seleção dos canais de comunicação e a garantia de que o tom e a voz permaneçam consistentes em todas as plataformas.
Quatro dicas para melhorar sua marca e suas comunicações externas
As comunicações externas são fundamentais para a forma como o seu público percebe a sua empresa. Seja um comunicado de imprensa ou uma publicação no Facebook, cada comunicação contribui para a percepção que o público tem de você, e é por isso que é tão importante ter KPIs claros de reconhecimento da marca.
Veja como fazer isso da maneira certa:
- Uma das primeiras coisas a priorizar é a consistência, para que todas as suas comunicações externas nas plataformas ajudem a reforçar uma identidade de marca única que permaneça na mente do seu público-alvo.
- Manter a sua presença online, incluindo informações partilhadas nos seus canais de comunicação externa e respostas rápidas nas suas interações com os clientes, é vital.
- Recomendações de apoiadores confiáveis da sua empresa, sejam eles líderes do setor, influenciadores ou até mesmo compradores satisfeitos, têm mais peso aos olhos do público do que anúncios pagos.
- Colaborar com influenciadores renomados também ajuda você a conquistar novos públicos por meio dos seguidores deles e a interagir diretamente com eles.
Exemplos de empresas que fazem comunicação externa da maneira certa
Ao elaborar seu plano de comunicação externa, inspire-se em empresas que já estão fazendo isso bem. Aqui estão alguns exemplos.
1. Patagônia
É uma marca de produtos para atividades ao ar livre conhecida por seu compromisso com a transparência e a gestão ambiental. Todos os anos, a Patagonia compartilha um relatório anual detalhando seu progresso, iniciativas, desafios e oportunidades, e recebe contribuições do público por meio de seu blog e canais de mídia social.
2. Ben and Jerry’s
A Ben and Jerry’s, uma marca popular de sorvetes, sempre foi uma forte defensora da justiça social. Seu site apresenta claramente as diversas causas que apoia, e cada página de produto inclui uma seção sobre “fornecimento baseado em valores”, detalhando as embalagens à base de plantas e o compromisso com o comércio justo.
3. Netflix
A plataforma de streaming OTT personaliza continuamente suas ofertas com base no que os espectadores mais querem. A Netflix também se comunica regularmente com os clientes por e-mail e é conhecida por sua presença descontraída nas redes sociais.
4. Starbucks
A rede de cafeterias demonstrou repetidamente como responder a crises. No incidente de discriminação racial de 2018, a Starbucks imediatamente se desculpou, fechou milhares de lojas para realizar treinamentos contra o preconceito e comunicou claramente as ações tomadas e as lições aprendidas às partes interessadas.
Simplifique a comunicação externa da sua empresa
Em um espaço digital superlotado, é importante comunicar a mensagem certa no momento certo.
Esteja você redigindo documentos de comunicação com as partes interessadas relacionados ao desempenho financeiro ou uma série de publicações nas redes sociais para uma campanha de CRM, certifique-se de que o conteúdo esteja alinhado com a voz geral da sua marca e com a visão de como você deseja ser percebido.
E nunca é tarde para começar a investir nessa presença, especialmente com uma ferramenta como o ClickUp, que tem tudo o que você precisa para começar.
Use-a para consolidar documentos, projetos, bate-papos, tarefas e notas em uma plataforma centralizada. Desfrute de uma colaboração perfeita entre as equipes, elimine silos de informação e crie uma estratégia de comunicação externa verdadeiramente alinhada.
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