Como consolidar dados de várias planilhas no Excel

Seja lidando com dados de vendas de diferentes regiões, relatórios financeiros de vários departamentos ou feedback de clientes em vários canais, o desafio permanece: como consolidar com eficiência todas essas informações em um único conjunto de dados coerente?

Alternar entre planilhas, copiar e colar manualmente os dados em arquivos do Excel para combiná-los e acompanhar as alterações ao fazer isso é ineficiente e aumenta o risco de erros críticos.

Felizmente, o Excel oferece ferramentas e técnicas poderosas para simplificar a consolidação de dados. Neste blog, vamos orientá-lo sobre os métodos essenciais para consolidar dados de forma eficaz em planilhas do Excel.

Você aprenderá a mesclar duas planilhas do Excel, simplificar seu fluxo de trabalho, melhorar a precisão e aprimorar seus recursos de análise de dados. Vamos ao que interessa.

O que é consolidação de dados em planilhas do Excel?

A consolidação de dados no Microsoft Excel envolve a combinação de dados de várias planilhas do Excel em uma única. Esse processo o ajuda a analisar grandes conjuntos de dados espalhados em vários arquivos do Excel.

A consolidação é importante para as empresas, pois os dados em várias planilhas de diferentes departamentos, locais ou sistemas geralmente precisam ser combinados em uma única planilha para obter uma visão geral abrangente.

Saber como mesclar duas planilhas do Excel facilita a transformação de dados e a descoberta de padrões e percepções universais.

Benefícios da consolidação de vários arquivos do Excel

Saber como mesclar duas planilhas do Excel oferece dois benefícios claros:

• Análise de dados simplificada: A consolidação de duas planilhas do Excel elimina a alternância entre várias fontes de dados. Isso também simplifica a aplicação de fórmulas, a geração de relatórios e a visualização de dados. Por exemplo, você pode mesclar dados de vendas de várias lojas de vários arquivos do Excel em uma única planilha do Excel para analisar facilmente o desempenho geral das vendas e comparar o desempenho das lojas.
• Melhor colaboração: Depois de mesclar planilhas do Excel, os membros da sua equipe podem trabalhar juntos com mais eficiência e compartilhar insights em uma única planilha, em vez de em planilhas diferentes. Por exemplo, sua equipe de marketing pode mesclar planilhas do Excel contendo dados de diferentes canais (mídia social, e-mail, análise do site) em um único arquivo do Excel para que os membros da equipe possam analisar as avaliações de desempenho e fazer ajustes de estratégia em uma única planilha.

Como mesclar duas planilhas do Excel

1. Preparação de dados para consolidar várias planilhas

Antes de criar um banco de dados do Excel para criar um banco de dados do Excel, certifique-se de que as informações em seus arquivos do Excel estejam limpas, padronizadas e organizadas

• Limpeza de dados: Certifique-se de que os dados estejam livres de erros e duplicatas antes de combinar as planilhas do Excel
• Padronização: Use formatos consistentes para datas, números e texto em todas as planilhas
• Organização: Estruture os dados de forma a facilitar a consolidação

Como alternativa, evite o processo de preparação manual usando modelos de banco de dados pré-criados . Esses modelos fornecem uma estrutura organizacional e ajudam a replicar páginas e processos comuns.

2. Usando o recurso Consolidar em arquivos do Excel

O recurso "Consolidar" do Excel ajuda a mesclar planilhas, combinando conjuntos de dados semelhantes de várias linhas, colunas, planilhas ou pastas de trabalho.

Exemplo nº 1: Consolidação de dados de várias linhas

Digamos que você tenha os dados de compras de uma loja de comércio eletrônico com ID do pedido, ID da SKU e quantidade em um arquivo do Excel.

Amostra de dados de compras de uma loja de comércio eletrônico

Você deseja somar as quantidades de SKUs semelhantes. Você pode usar as seguintes etapas:

Processo passo a passo:

1. Localize "Consolidar" na guia de dados.

Como encontrar a função "Consolidar" no Excel

2. Selecione a célula na qual você deseja que os dados consolidados apareçam. Clique na função "Consolidar" e uma caixa de diálogo aparecerá na tela. Escolha o botão de seta para cima e selecione seu intervalo de referência.

Selecionando "Referência" na janela "Consolidar

3. Selecione o intervalo de referência que você gostaria de consolidar e pressione Enter.

Selecionando o conjunto de dados na função "Reference" (Referência)

4. Depois de selecionar o intervalo, clique no botão "Add" (Adicionar) para adicioná-lo como referência. Marque a opção "Coluna esquerda" para manter as IDs de SKU na tabela consolidada. Clique em OK para continuar.

Adicionando referências e selecionando os rótulos na janela "Consolidar

5. Você obterá a quantidade combinada por SKU na exibição de dados de suprimento consolidado.

Visualização resumida das quantidades usando o recurso "Consolidar" no Excel

Exemplo #2 - Consolidação de dados de várias planilhas ou pastas de trabalho

Digamos que você tenha dois conjuntos de dados diferentes em arquivos diferentes do Excel.

1. Selecione a célula em que você deseja que os dados consolidados apareçam

Seleção da função "Consolidar" ao somar dados de duas planilhas

2. Vá para a função "Consolidate" e forneça a referência de célula alternando para a primeira guia da planilha (por exemplo, Sheet 1) e selecionando o intervalo que deseja somar (por exemplo, A1:A10). Em seguida, passe para a próxima planilha (por exemplo, Planilha 2) e selecione o intervalo (por exemplo, A1:A10). Repita essa etapa até chegar à planilha de destino. Clique em "OK" para continuar.

Seleção de referências de várias planilhas

3. Os dados serão consolidados com sucesso a partir de várias planilhas.

Dados consolidados de várias planilhas

**Dica profissional

_a. As células de referência também podem ser de diferentes pastas de trabalho. Digamos que você tenha cinco planilhas diferentes do Excel com informações de vendas mensais. Você poderia criar uma exibição consolidada usando a função "Consolidar" e fazendo referência às cinco planilhas. O Excel extrairá informações dessas cinco planilhas, fornecendo uma visão abrangente

_b. Com a função "Consolidar", além da soma, você também pode encontrar a contagem, a média, o mínimo ou o máximo em diferentes linhas, planilhas ou pastas de trabalho. Alterne para qualquer uma dessas funções no menu "Consolidar" para obter os resultados desejados

3. Utilização das funções do Excel para consolidação

O Excel tem funções internas que o ajudam a localizar e consolidar dados de diferentes planilhas com base em uma chave comum. Vamos ver como elas funcionam.

a. VLOOKUP

**Processo passo a passo

1. Prepare seus dados e certifique-se de que a coluna chave (por exemplo, coluna A) esteja presente em ambos os arquivos do Excel.

Preparação dos dados a serem consolidados usando a função VLOOKUP no Excel

2. Clique na célula em que você deseja que o resultado da PROCV apareça.

3. Digite a fórmula VLOOKUP e selecione a célula que contém o valor de pesquisa na planilha atual (por exemplo, A2).

Consolidação de dados com a fórmula "VLOOKUP" no Excel

4. Mude para a planilha da qual deseja extrair os dados (por exemplo, Planilha 2) e selecione o intervalo que inclui a coluna chave e os dados que deseja recuperar (por exemplo, A: B). Digite o número da coluna na matriz da tabela para recuperar os dados. Por exemplo, se você quiser os dados da coluna B, digite 2.

5. Especifique o Range Lookup digitando FALSE para encontrar uma correspondência exata e feche a fórmula. Arraste para baixo os dados da coluna para ver os valores totalmente consolidados.

6. Depois disso, você verá os dados consolidados no Excel.

b. INDEX-MATCH

O INDEX-MATCH é uma alternativa mais flexível ao VLOOKUP para mesclar várias planilhas.

**Processo passo a passo

1. Para mesclar dados, abra a pasta de trabalho do Excel que contém as planilhas que você deseja consolidar.

2. Prepare seus dados e certifique-se de que a coluna chave (por exemplo, coluna A) esteja presente em ambos os arquivos do Excel. Certifique-se de que seus dados estejam bem organizados e clique na célula em que deseja que o resultado do INDEX-MATCH apareça.

3. Vá para "Data"> "Data Validation" (Dados > Validação de dados). Em seguida, selecione "List" (Lista) na guia "Allow" (Permitir).

4. Agora, selecione o intervalo da primeira planilha que você deseja consolidar.

Consolidação de dados com a fórmula INDEX MATCH no Excel

5. Você verá um botão suspenso com o intervalo de células que selecionou na etapa anterior.

Criação de uma lista usando o recurso "Data Validation" (Validação de dados)

6. Comece digitando a parte MATCH da fórmula para encontrar a posição do valor de pesquisa. Em seguida, selecione a célula que contém o valor de pesquisa na planilha atual (por exemplo, A2). Digite uma vírgula.

7. Mude para a planilha da qual deseja procurar dados (por exemplo, Sheet2) e selecione o intervalo que contém a coluna chave (por exemplo, Sheet2!A:A). Digite uma vírgula e, em seguida, digite 0 para uma correspondência exata. Feche a função MATCH com um colchete.

8. Agora, aninhe a função MATCH dentro da função INDEX para recuperar o valor correspondente. Digite 'INDEX(' para iniciar a fórmula. Em seguida, alterne para a planilha em que os dados a serem recuperados estão localizados (por exemplo, Sheet2) e selecione o intervalo que contém os dados (por exemplo, Sheet2!B:B). Digite uma vírgula e cole a função MATCH que você criou anteriormente (por exemplo, MATCH(A2, Sheet2!A:A, 0)). Feche a função INDEX com um colchete.

Fórmula INDEX-MATCH no Excel

Práticas recomendadas para consolidação de dados

Não basta saber como mesclar duas planilhas do Excel. A adesão às práticas recomendadas durante a consolidação de dados no Excel garante que seus dados sejam precisos e confiáveis.

Aqui estão algumas práticas essenciais a serem seguidas:

Manter formatos de dados consistentes

Antes de mesclar os arquivos do Excel e iniciar sua análise, formate os dados para manter a consistência em todas as planilhas do Excel. Formatos inconsistentes podem levar a erros e complicações durante o processo de mesclagem.

Você também pode usar modelos pré-criados do Excel ao acompanhar um projeto para que sua equipe possa trabalhar com o mesmo formato e manter a consistência em todos os arquivos do Excel.

Aqui estão algumas dicas para obter consistência:

• Formatos de data padronizados: Certifique-se de que todas as datas estejam no mesmo formato (por exemplo, MM/DD/AAAA ou DD/MM/AAAA)
• Formatos de texto uniformes: Use a mesma caixa (maiúscula ou minúscula) e a mesma ortografia para entradas de texto
• Formatos consistentes de números: Certifique-se de que os números, especialmente aqueles com decimais, sigam um padrão uniforme

Atualize os dados regularmente

Estabeleça um cronograma de rotina para atualizações de dados em seus arquivos do Excel para que os membros da equipe sempre tenham informações atualizadas.

Como vários membros da equipe podem atualizar seus dados, exibir uma estrutura analítica de trabalho no Excel . Uma EAP garante que todos estejam alinhados em relação ao escopo do trabalho, às metas e às expectativas

Aqui estão algumas dicas para atualizar os dados:

• Defina intervalos regulares: Com base na natureza de seus dados, decida por atualizações diárias, semanais ou mensais
• Automatize as atualizações: Use os recursos do Excel, como o Power Query, para atualizar automaticamente os dados importados de fontes externas
• Revisão da precisão: Verifique periodicamente os dados em busca de erros ou inconsistências que possam ocorrer durante as atualizações

Faça backup dos dados regularmente

A perda de dados pode ser catastrófica, especialmente quando se lida com grandes conjuntos de dados em pastas de trabalho do Excel. Os backups regulares garantem que você possa recuperar seus dados se alguém os excluir acidentalmente ou se eles forem corrompidos.

Aqui estão algumas dicas para fazer backup de seus dados:

• Automatize os backups: Utilize as opções de backup integradas do Excel ou ferramentas de terceiros para automatizar o processo de backup
• Armazene os backups de forma segura: Mantenha os backups em locais seguros, como serviços de armazenamento em nuvem ou discos rígidos externos
• Controle de versão: Ao combinar vários arquivos do Excel, mantenha diferentes versões de backup de dados para rastrear alterações e reverter para versões anteriores, se necessário

Limitações do uso do Excel

Embora o Excel ajude na maior parte da análise e da consolidação, ele tem certas limitações das quais você deve estar ciente, especialmente ao trabalhar com tarefas complexas ou de grande escala. Aqui estão algumas limitações que você deve considerar:

• Problemas de desempenho com grandes conjuntos de dados: O Excel pode ter problemas de desempenho ao lidar com conjuntos de dados muito grandes. À medida que o número de linhas e colunas aumenta, as operações podem se tornar significativamente mais lentas, levando a atrasos e possíveis falhas.
• Funções complexas: O Excel oferece muitas funções, mas à medida que os cálculos se tornam mais complexos, fica mais difícil gerenciar e solucionar erros. Fórmulas aninhadas e tarefas avançadas de manipulação de dados podem ser difíceis de implementar e manter, especialmente se você não tiver analistas dedicados para mantê-las. Ferramentas de IA do Excel podem simplificar essas fórmulas complexas e ajudá-lo a superar algumas limitações, se não todas.
• Recursos limitados de colaboração em tempo real: Os recursos de colaboração do Excel, embora tenham sido aprimorados com a integração do Microsoft 365, ainda precisam ser melhorados em comparação com ooutras ferramentas de colaboração dedicadas no mercado. É possível encontrar conflitos e problemas de sincronização com a edição em tempo real, especialmente quando vários membros da equipe fazem alterações simultaneamente.

Uso do ClickUp para gerenciar dados de planilhas

O ClickUp é um dos melhores softwares de planilha eletrônica programas de planilha eletrônica do mercado. Ele facilita a organização de tarefas e a edição de grandes conjuntos de dados. A exibição de tabela no ClickUp oferece uma interface semelhante a uma planilha para análise de dados, para que os usuários possam se familiarizar com o Excel e aproveitar os recursos avançados de análise de dados.

Organize todas as suas tarefas em uma grade junto com os principais detalhes, incluindo status, data de vencimento, responsáveis e muito mais, com a exibição de tabela no ClickUp

A exibição de tabela organiza as tarefas e seus detalhes (como responsáveis, status e datas de vencimento) em um formato de grade estruturada. É particularmente útil para gerenciar e visualizar com eficiência grandes quantidades de dados.

Com a exibição de tabela, você pode:

• Utilizar opções avançadas de filtro e agrupamento para localizar e categorizar rapidamente conjuntos de dados específicos
• Ocultar e fixar colunas para facilitar a classificação e o rastreamento de informações
• Arrastar e soltar colunas para uma organização mais eficiente dos dados da exibição de tabela

Arraste e solte tarefas em uma exibição de tabela ClickUp para uma organização simples

Aqui está uma rápida comparação entre o ClickUp Table View e o Excel:

Comparação entre o ClickUp e o Excel

Gerenciando planilhas e bancos de dados com o ClickUp

Obter visualizações avançadas de gerenciamento de dados

Com o ClickUp, você obtém visualizações robustas de gerenciamento de dados que simplificam a organização e a análise de seus dados.

A Visão de tabela permite que os usuários filtrem, classifiquem e personalizem seus dados com eficiência, facilitando o gerenciamento de grandes conjuntos de dados. A plataforma também oferece suporte a várias exibições, como Gantt, Board e Calendar, que aumentam a visibilidade e a acessibilidade de seus dados em diferentes formatos.

Utilize modelos de planilhas

O ClickUp fornece uma variedade de modelos de planilha pré-construídos que podem ser adaptados para diferentes casos de uso. Esses modelos ajudam os usuários a começar rapidamente e a manter práticas consistentes de gerenciamento de dados.

Faça o download deste modelo

Modelo de planilha editável do ClickUp

Por exemplo, Modelo de planilha editável do ClickUp é perfeito para controlar orçamentos e despesas. O modelo de lista foi desenvolvido para ajudá-lo a criar, gerenciar e armazenar registros financeiros de forma organizada. Ele ajuda você a:

• Eliminar a entrada manual com importações de dados automatizadas
• Criar fórmulas e equações personalizadas para analisar rapidamente os números
• Acompanhar o progresso de projetos ou investimentos com recursos visuais intuitivos

Faça o download deste modelo

Modelo de planilha ClickUp

Da mesma forma, Modelo de planilha do ClickUp é ideal para gerenciar relacionamentos com clientes. Ele permite que você colete informações importantes sobre os clientes e o ajuda a gerenciar cada um deles com eficiência. Para categorizar os clientes, você obtém uma variedade de status personalizados, como "Ativo", "Desvinculado" etc., e até seis exibições diferentes para visualizar os dados.

Colabore em tempo real

Um dos recursos de destaque do ClickUp é sua capacidade de facilitar a colaboração em tempo real. Os membros da sua equipe podem trabalhar simultaneamente na mesma mesa, garantindo que todos estejam atualizados com as informações mais recentes.

Esse nível de colaboração minimiza o risco de alterações conflitantes e aumenta a produtividade da equipe. O ClickUp também se integra a várias ferramentas de comunicação, como o Slack e o Microsoft Teams, aprimorando ainda mais os esforços de colaboração.

Além das tabelas, você também pode colaborar nos documentos do ClickUp onde você pode editar junto com sua equipe. Você pode marcar outras pessoas nos comentários e converter texto em tarefas, o que nos leva ao próximo benefício.

Integração com tarefas

O ClickUp integra perfeitamente os dados da planilha com tarefas e projetos, permitindo uma abordagem unificada do gerenciamento de projetos. Tarefas do ClickUp permite vincular dados diretamente a tarefas específicas, definir prazos, atribuir responsabilidades e acompanhar o progresso, tudo na mesma plataforma.

Colabore em tempo real no ClickUp Docs, marque outras pessoas com comentários, atribua a elas itens de ação e converta textos em tarefas rastreáveis para ficar por dentro das ideias

Por exemplo, sua equipe de marketing pode criar tarefas para cada atividade de campanha, como postagens em mídias sociais, artigos de blog e boletins informativos por e-mail no ClickUp. Cada tarefa é vinculada a uma linha na exibição de tabela do ClickUp, permitindo que os membros da equipe atualizem os status e acompanhem o progresso em tempo real.

Automatize o gerenciamento de dados

O ClickUp oferece 100+ receitas de automação para acelerar suas tarefas de rotina e gerenciar projetos. Automações do ClickUp tem uma IA incorporada que pode criar instantaneamente sua automação com acionadores. É possível editar essas ações antes da publicação, para que você esteja sempre no controle.

Além disso, você tem acesso a modelos de automação para trabalhos recorrentes, como atribuição de tarefas, publicação de comentários e alteração de status, para colocar seu projeto em funcionamento em minutos.

Consolide dados rapidamente usando o ClickUp

Agora você sabe como mesclar duas planilhas do Excel. Vimos como os diferentes métodos de consolidação exigem fórmulas e funções. Em vez disso, você pode usar o ClickUp para realizar análises mais rápidas, melhores e mais avançadas. Sem a necessidade de se lembrar de etapas e fórmulas.

A visualização de tabela do ClickUp é a alternativa perfeita ao Excel. Sua interface fácil de usar e os poderosos recursos de automação tornam o gerenciamento de dados muito fácil. É hora de abandonar as fórmulas complexas e simplificar sua análise de dados. Além disso, com o ClickUp, você obtém uma série de benefícios adicionais que não encontra no Excel: documentação colaborativa, acompanhamento de tarefas, definição de metas, painéis de controle, comunicação em tempo real e muito mais. Registre-se hoje no ClickUp gratuitamente .