O reembolso manual de despesas e viagens é tedioso. É preciso manter planilhas, coletar todos os recibos de despesas de viagem dos funcionários, verificá-los, registrar os dados e aprovar o reembolso. Além disso, esse processo abre margem para erros.
Por que passar por todo esse trabalho com dados de despesas quando você pode automatizar esse processo com um software de gestão de viagens e despesas?
Em vez de manter um registro de centenas de recibos físicos e longas listas de despesas dos funcionários, basta digitalizar os recibos para registrar as despesas e automatizar os processos de aprovação por meio de fluxos de trabalho definidos, tornando a gestão de viagens corporativas mais fácil do que nunca.
Vamos conhecer os 10 melhores softwares de gestão de viagens e despesas para atender às suas necessidades de viagens de negócios, seus principais recursos e preços.
O que você deve procurar em um software de gestão de viagens e despesas?
Um software de viagens e despesas deve simplificar reservas, faturamento e reembolsos. Aqui estão alguns recursos que permitem um processo de reembolso simplificado:
- Painel intuitivo: Um painel intuitivo ajuda você a monitorar facilmente as despesas de viagem de cada funcionário quando eles enviam relatórios digitais de despesas. Procure por visualizações personalizáveis, integrações com aplicativos e acompanhamento em tempo real
- Automação: O software deve preencher automaticamente os detalhes das transações realizadas com cartões corporativos e calcular os reembolsos de despesas
- Captura de recibos digitais: o software deve ser capaz de extrair dados de recibos digitais e preencher os campos de despesas, eliminando a necessidade de inserção manual de dados
- Análises avançadas: As melhores plataformas de gestão de despesas oferecem recursos detalhados de relatórios e análises para ajudar as empresas a analisar e gerenciar despesas de viagem
- Custo-benefício: O software deve oferecer preços personalizados e razoáveis, de acordo com as necessidades da sua empresa
Os 10 melhores softwares de gestão de viagens e despesas para usar
Aqui estão os 10 melhores softwares de gestão de viagens e despesas, capazes de atender a todas as suas necessidades relacionadas a viagens de negócios — desde a reserva de viagens até a gestão de despesas, acompanhamento de orçamento e gestão de recibos.
1. TravelPerk
O TravelPerk é uma plataforma que oferece gerenciamento integrado de viagens e relatórios de despesas. Ele oferece suporte a diversos casos de uso, como reservas de viagens em grupo para eventos externos, gerenciamento de viagens, gerenciamento de despesas e faturamento centralizado.
Com seu rastreador de viagens integrado, os gerentes de RH podem monitorar as viagens dos funcionários em tempo real e verificar se eles estão cumprindo as políticas e normas relativas a despesas de viagem.
Principais recursos do TravelPerk
- Controle seu orçamento de viagens com informações em tempo real do painel interativo do TravelPerk
- Adicione integrações poderosas com um clique para gerenciar todas as suas despesas em um único lugar
- Altere suas reservas a qualquer momento com o Flexi Perk, uma solução que permite, com um único toque, reservar passagens aéreas e hotéis a qualquer tarifa e cancelá-las a qualquer momento
- Veja o status das viagens em tempo real com um mapa interativo
- Obtenha as principais informações sobre a pegada de carbono das viagens para implementar soluções de viagens sustentáveis
Limitações do TravelPerk
- Ele possui opções limitadas de reserva de viagens
- Precisa de possíveis melhorias na interface do usuário para reservas de viagens. Por exemplo, não é possível pesquisar hotéis diretamente e é preciso percorrer toda a lista
Preços do TravelPerk
- Starter: Gratuito
- Premium: US$ 99/mês + 3% sobre o valor da reserva
- Pro: US$ 299/mês + 3% sobre o valor da reserva
- Enterprise: Preços personalizados
Avaliações e comentários sobre o TravelPerk
- G2: 4,6/5 (mais de 1.500 avaliações)
- Capterra: 4,8/5 (404 avaliações)
2. Fyle
O Fyle é uma solução de gerenciamento de despesas que automatiza seu processo de despesas e reembolsos, incluindo a reconciliação de despesas com cartões corporativos e o processamento de reembolsos de despesas dos funcionários. Conecte-o ao seu software de contabilidade para acompanhar as despesas por fornecedor, projeto e departamento.
É possível integrar o Fyle ao NetSuite, Xero, Sage Intact, BambooHR e QuickBooks. Embora não ofereça recursos de gerenciamento de viagens, ele pode ser integrado ao TravelPerk para analisar e gerar relatórios sobre as despesas de viagem dos funcionários.
Principais recursos do Fyle
- Aproveite a IA conversacional para coletar relatórios digitais de despesas e associá-los às transações de cartão de crédito
- Automatize o preenchimento de formulários de despesas, o envio de relatórios e a sincronização das despesas com seu software de contabilidade, como Quickbooks, Sage e Xero
- Obtenha insights úteis em tempo real sobre seus dados de gastos por meio do painel de análise poderoso e avançado
Limitações do Fyle
- As categorias de despesas limitadas do Fyle dificultam o registro preciso de todos os tipos de despesas
- A curva de aprendizado é íngreme
Preços do Fyle
- Padrão: US$ 6,99 por mês por usuário, cobrado anualmente
- Business: US$ 11,99 por mês por usuário, cobrado anualmente
- Enterprise: Preços personalizados
Avaliações e comentários sobre o Fyle
- G2: 4,6/5 (mais de 1.300 avaliações)
- Capterra: 4,5/5 (146 avaliações)
3. WeGoPro (anteriormente Travelstop)
O WeGoPro é um software de reserva e gerenciamento de viagens, além de acompanhamento de despesas. Ele conta com mais de 800 companhias aéreas e 600.000 hotéis cadastrados para facilitar a reserva e o controle de viagens para as empresas.
Com o WeGoPro, você pode acompanhar as despesas de toda a empresa em um único painel, em tempo real. Ele também permite manter um registro dos infratores frequentes das políticas de viagens e das normas de conformidade.
Principais recursos do WeGoPro
- Economiza horas de trabalho manual com a papelada e agiliza o reembolso por meio de relatórios automatizados de despesas
- Gerencie despesas em várias moedas com taxas de câmbio instantâneas para administrar despesas comerciais globais sem nenhum atraso
- Obtenha insights baseados em dados por meio de uma visão consolidada dos seus gastos, seja por categoria de despesas ou por departamento, tudo em um único lugar
- Acompanhe em tempo real os dados dos viajantes a negócios e garanta segurança e suporte imediato por meio de mapas interativos
Limitações do WeGoPro
- Ele oferece opções limitadas de hospedagem em comparação com outras plataformas de gerenciamento de viagens
- Preços mais altos por reserva podem afetar o orçamento de viagens, especialmente para pequenas empresas
Preços do WeGoPro
- Padrão: US$ 10 por reserva
- Premium: Entre em contato para saber os preços
- Despesas: US$ 5/mês por usuário
Avaliações e comentários sobre o WeGoPro
- G2: 4,4/5 (12 avaliações)
- Capterra: 4,3/5 (18 avaliações)
4. Expensify
O Expensify é um aplicativo de gerenciamento de despesas com gerenciamento ilimitado de rastreamento de recibos. Seu recurso SmartScan digitaliza todos os recibos com um clique e os envia automaticamente para o painel de controle.
Você pode sincronizar o Expensify com softwares de contabilidade empresarial, RH e viagens para reunir todos os dados, facilitando os processos de auditoria financeira.
Principais recursos do Expensify
- Registre todos os recibos com um clique usando o SmartScan para importar automaticamente suas despesas e agilizar os reembolsos
- Ganhe até 2% de reembolso nos cartões Expensify em transações acima de US$ 250.000
- Crie regras de despesas para categorizar pagamentos recorrentes automaticamente
Limitações do Expensify
- Enviar relatórios de despesas separados para cartões pessoais e corporativos pode ser muito trabalhoso para os funcionários
- Falhas frequentes no processo de digitalização de recibos exigem trabalho manual para enviar as notas de despesas
Preços do Expensify
- Collect: US$ 5/mês por usuário, cobrado anualmente
- Control: US$ 9/mês por usuário, cobrado anualmente
Avaliações e comentários sobre o Expensify
- G2: 4,5/5 (mais de 5.100 avaliações)
- Capterra: 4,5/5 (mais de 1.000 avaliações)
5. Navan
O Navan é um software de automação de gestão de despesas que coleta detalhes dos gastos corporativos a partir de recibos dos funcionários e despesas com cartões corporativos. As empresas podem limitar o uso dos cartões para evitar gastos excessivos por parte dos funcionários.
Você pode usar o Navan para reembolsar despesas pagas do próprio bolso de viajantes a negócios em 45 países e 25 moedas. Além disso, o Navan Rewards permite que os funcionários ganhem recompensas em suas viagens.
Principais recursos do Navan
- Acompanhe os gastos com viagens dos funcionários por meio de relatórios e análises avançadas de despesas
- Obtenha dados em tempo real sobre emissões de carbono para acompanhar suas metas de viagens sustentáveis
Limitações do Navan
- A equipe de atendimento ao cliente pode demorar mais do que o normal para responder aos seus tickets de suporte
- A falta de suporte a GPS offline dificulta o registro das viagens quando os funcionários estão viajando para outro país sem um chip SIM internacional
Preços do Navan
- Growth: Gratuito
- Profissional: Preços personalizados
Avaliações e comentários sobre o Navan
- G2: 4,7/5 (mais de 7.500 avaliações)
- Capterra: 4,6/5 (176 avaliações)
6. Happay
O Happay é uma plataforma abrangente para gestão de viagens e despesas. Ele oferece diferentes soluções de gestão de despesas para diversos casos de uso, como a Ferramenta de Reservas Autônomas (SBT) para reservar passagens e hotéis para fins comerciais, e o Xpendite para acompanhar despesas de mais de seis fontes automaticamente.
Sua solução inteligente de auditoria ajuda os gerentes a identificar e sinalizar violações da política de viagens por parte dos funcionários. A análise inteligente do Happay oferece insights valiosos sobre os padrões de gastos dos funcionários, permitindo maior controle sobre os gastos da empresa.
Além disso, sua integração perfeita com sistemas contábeis o torna a solução definitiva para uma gestão financeira eficiente.
Principais recursos do Happay
- Obtenha relatórios de despesas 100% precisos a partir de mais de 6 fontes com o Happay Xpendite
- Detecte recibos duplicados e violações de políticas usando o SmartAudit para garantir a conformidade
- Gerencie suas viagens e despesas de qualquer lugar com o aplicativo móvel Happay, que oferece todos os recursos da versão web
- Obtenha insights em tempo real sobre viagens e despesas com o DeepAnalyze para tomar decisões bem fundamentadas
Limitações do Happay
- Isso pode ser demorado e levar a relatórios com erros
- Pode ser difícil gerenciar despesas que envolvem várias categorias de despesas, projetos e moedas
Preços do Happay
- Preços personalizados
Avaliações e comentários sobre o Happay
- G2: 4,5/5 (305 avaliações)
- Capterra: 4,6/5 (829 avaliações)
7. Emburse Certify
O Emburse é outro software popular de gestão de despesas para criar, enviar e aprovar despesas. Ele também oferece um sistema de gestão de viagens e despesas que agiliza o planejamento de viagens, a conformidade com políticas, o registro de despesas e a coleta de informações sobre vistos e saúde dos viajantes.
Você pode definir aprovações prévias para despesas de viagem, a fim de obter um melhor controle de custos. Isso também elimina tarefas manuais, como o envio de relatórios de despesas ou de recibos físicos.
Principais recursos do Emburse Certify
- Programe a criação automática de relatórios de despesas com o ReportExecutive para evitar o trabalho tedioso de elaborar relatórios manualmente
- Identifique irregularidades e duplicatas usando o Embrace Audit para um processo transparente de gerenciamento de reembolsos e despesas
- Elimina gargalos no fluxo de caixa ao oferecer pré-aprovação em programas de viagens
- Melhore a tomada de decisões financeiras por meio da análise de despesas e padrões de gastos
Limitações do Emburse Certify
- Sua interface de usuário complexa dificulta a navegação dos usuários pelo aplicativo
- Ele oferece recursos de integração limitados
Preços do Emburse Certify
- Certifique-se agora: US$ 12/mês por usuário
- Profissional: Preços personalizados
Conheça as avaliações e resenhas do Certify
- G2: 4,5/5 (2.035 avaliações)
- Capterra: 4,7/5 (1.279 avaliações)
8. SAP Concur
O SAP Concur oferece uma solução integrada para gestão de despesas, viagens e faturas. Ele reúne as despesas de viagem e o faturamento dos funcionários em um único sistema para oferecer maior visibilidade das transações e garantir a conformidade.
Os melhores recursos do SAP Concur
- Automatize o sistema de gestão de despesas com o Concur e processe reembolsos mais rapidamente
- Analise dados e insights sobre despesas corporativas e prazos de aprovação de faturas por meio de painéis de controle abrangentes
- Simplifique os detalhes das viagens de negócios conectando viagens, viajantes e itinerários em um único lugar com o Concur Travel
- Automatize o processamento de contas a pagar para mitigar possíveis riscos de fraude e de conformidade
Limitações do SAP Concur
- Impossibilidade de apresentar relatórios de despesas com mais de 90 dias
- O tempo de resposta para tickets de suporte é muito longo
Preços do SAP Concur
- Preços personalizados
Avaliações e comentários sobre o SAP Concur
- G2: 4,0/5 (mais de 6.000 avaliações)
- Capterra: 4,3/5 (2.030 avaliações)
9. TravelBank
O TravelBank é outra solução abrangente para gerenciamento de cartões, acompanhamento de despesas e gerenciamento de viagens. Com o TravelBank, você pode enviar relatórios digitais de despesas, automatizar aprovações, otimizar gastos com viagens, reconciliar transações de cartões corporativos e obter maior visibilidade dos dados.
Principais recursos do TravelBank
- Monitore a alocação e os gastos dos recursos para controlar as despesas da empresa
- Preveja despesas futuras e planeje o orçamento de viagens de acordo com isso
- Integre todos os cartões virtuais de viagem corporativos e sincronize automaticamente as transações com a plataforma de gerenciamento de despesas TravelBank
Limitações do TravelBank
- Pode ser difícil alterar suas reservas
- Às vezes, a ferramenta de digitalização captura informações incorretas dos recibos enviados
Preços do TravelBank
- Travel: US$ 25/mês por usuário
- Despesas: US$ 10/mês por usuário
- Travel and Expense: Preços personalizados
Avaliações e comentários sobre o TravelBank
- G2: 4,5/5 (333 avaliações)
- Capterra: 4,7/5 (226 avaliações)
10. Zoho Expense
O Zoho Expense é uma ferramenta de gestão de viagens e despesas para empresas, que automatiza a geração de relatórios de despesas e simplifica a reserva de viagens de negócios. Ele também verifica automaticamente as transações de cartões de crédito e corporativos com recibos, facilitando a reconciliação. Além disso, é possível definir diárias para funcionários em diferentes regiões.
Os melhores recursos do Zoho Expense
- Tenha uma visão abrangente dos pedidos de viagem dos seus funcionários com análises instantâneas e painéis intuitivos
- Automatize o controle de quilometragem sem comprometer a segurança dos dados
- Aprimore a auditoria de despesas e o controle de fraudes para que você não precise revisar cada transação manualmente
- Simplifique o acompanhamento de recibos comerciais por meio da digitalização automática avançada em mais de 14 idiomas
Limitações do Zoho Expense
- Pequenas discrepâncias no recurso de reconhecimento de recibos levam a relatórios de despesas ineficazes
- Possui integrações limitadas
Preços do Zoho Expense
- Gratuito
- Padrão: US$ 4/mês por usuário, cobrado anualmente
- Premium: US$ 6/mês por usuário, cobrado anualmente
- Personalizado: Preços personalizados
Avaliações e comentários sobre o Zoho Expense
- G2: 4,5/5 (mais de 1.100 avaliações)
- Capterra: 4,6/5 (mais de 900 avaliações)
Outras ferramentas de gerenciamento de viagens
Os softwares de gestão de viagens e despesas podem ajudar você a monitorar gastos excessivos em viagens e violações de políticas. No entanto, para evitar gastos excessivos, é necessário um planejamento estratégico de viagens. Experimente o ClickUp, uma plataforma completa para criar planos de viagem inteligentes.
ClickUp
Com o ClickUp, você pode criar planos detalhados de viagens pessoais ou de negócios a um custo baixo. É uma ferramenta de viagens completa para gestores de viagens e pessoas físicas. Comece com o planejamento do orçamento. Para isso, você não precisa de uma ferramenta de contabilidade baseada em IA. Use o Docs do ClickUp para colaborar com a equipe de viagens, discutir orçamentos e criar itinerários.
Com o ClickUp for Finance, você e sua equipe financeira podem acompanhar as metas financeiras da organização e definir um orçamento de viagens de acordo com elas.
Em seguida, você precisará de modelos de itinerário para planejar uma viagem de negócios sem complicações.
O ClickUp oferece vários modelos de itinerário para atender às suas diferentes necessidades de viagem. Esses modelos ajudam você a planejar com mais eficácia e lidar com mudanças de última hora no plano.
Você também pode simplificar o planejamento de viagens de negócios ou pessoais com o modelo de planejador de viagens do ClickUp. O modelo ajuda você a acompanhar voos e reservas de hotel e a compartilhar seus planos de viagem com amigos, familiares ou colegas.
Agora que você já planejou sua viagem e o orçamento, é hora de criar um cronograma para o seu programa de viagens com a Visualização de Calendário do ClickUp. Você pode planejar todas as atividades da viagem, incluindo dias de descanso e tempo de viagem.
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Escolher o software certo de gestão de viagens e despesas é essencial para garantir a conformidade, manter o fluxo de caixa e processar reembolsos rapidamente.
No entanto, eles geralmente não oferecem recursos de planejamento de viagens e apresentam opções de reserva caras.
O ClickUp é a melhor solução para preencher essa lacuna. Combine seus processos de gestão de viagens e despesas com o ClickUp para simplificar o planejamento e a execução de viagens de negócios, o que, por sua vez, resulta em uma melhor gestão de despesas.
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