O sucesso de uma organização é diretamente proporcional à produtividade de seus funcionários e à eficiência de seus processos.
Infelizmente, manter a alta produtividade dos funcionários é uma batalha constante para a maioria dos locais de trabalho. Um dos motivos é que não existe um manual para motivar os funcionários ou aumentar sua eficiência.
Cada pequeno aspecto desempenha um papel enorme na produtividade dos funcionários, desde práticas estratégicas de comunicação até a escolha da tecnologia certa e a incorporação da saúde e do bem-estar.
Ao mesmo tempo, não é função de um único departamento, ou seja, o de recursos humanos, implementar estratégias de produtividade ou engajamento dos funcionários. A equipe de liderança, os gerentes, os membros da equipe e os colaboradores desempenham um papel crucial.
Vamos examinar os fatores que afetam a produtividade, como comunicação, liderança, saúde e bem-estar, além de treinamento e desenvolvimento.
Continue lendo para saber como criar um ambiente de trabalho positivo que maximize o potencial de seus funcionários e estimule o crescimento a longo prazo.
Resumo de 60 segundos
A produtividade não acontece por acaso - ela é moldada por fatores-chave que afetam a forma como os funcionários trabalham. Veja a seguir o que faz a maior diferença:
- Comunicação e liderança - Expectativas claras e orientação sólida mantêm as equipes alinhadas.
- Tecnologia - As ferramentas certas agilizam os fluxos de trabalho e reduzem o desperdício de tempo.
- Saúde e bem-estar - Uma abordagem equilibrada entre trabalho e vida pessoal evita o esgotamento.
- Treinamento e desenvolvimento - As oportunidades de crescimento mantêm os funcionários engajados.
- Ambiente de trabalho - Uma cultura de apoio promove o foco e a colaboração.
- Motivação e incentivos - O reconhecimento e as recompensas impulsionam o desempenho.
- Definição de metas - Objetivos claros dão direção aos funcionários.
- Carga de trabalho e gerenciamento de tempo - O gerenciamento de prioridades ajuda a evitar o estresse.
- Estrutura salarial - Uma remuneração justa garante a satisfação no trabalho.
O ClickUp ajuda as equipes a se manterem produtivas com ferramentas poderosas para gerenciamento de tarefas, colaboração e automação - tudo em um só lugar.
O valor do engajamento e da produtividade dos funcionários
O envolvimento do funcionário refere-se à dedicação e ao entusiasmo do funcionário pelo seu trabalho. Funcionários engajados investem no sucesso de sua empresa e são mais propensos a ir além de suas descrições de trabalho. Isso resulta em maior produtividade no local de trabalho.
Os funcionários desengajados - os desistentes silenciosos -, por outro lado, não estão emocionalmente ligados ao local de trabalho. Eles podem não tomar nenhuma iniciativa, não investem na empresa ou em seu crescimento e podem até mesmo se afastar da comunicação ou reclamar frequentemente do trabalho.
Aqui estão alguns dados interessantes do relatório de envolvimento dos funcionários da Gallup. As empresas com uma porcentagem maior de funcionários engajados foram
- 18% mais produtivo
- 10% a mais de investimento no envolvimento do cliente
- 23% mais lucrativo
Esse relatório mostra uma correlação direta entre o envolvimento dos funcionários e a produtividade no local de trabalho e como isso traz resultados positivos, como lucratividade e melhor envolvimento do cliente.
No entanto, o mesmo relatório também afirma que quase um em cada dois funcionários nos Estados Unidos estava ativamente desengajado em 2023. Alguns motivos para o desengajamento dos funcionários no trabalho podem incluir:
- Má administração: Microgerenciamento, falta de expectativas claras e falha em fornecer feedback construtivo
- Falta de reconhecimento: Os funcionários que sentem que seu trabalho árduo passa despercebido têm menos probabilidade de se engajar.
- Sobrecarga ou subcarga de trabalho: Sentir-se constantemente sobrecarregado ou não ter tarefas desafiadoras suficientes pode levar ao desinteresse (e ao esgotamento)
- Falta de oportunidades de crescimento: Os funcionários que se sentem presos em um emprego sem saída, sem chance de progresso, têm maior probabilidade de se desligar
Abordar essas questões pode ajudar as empresas a criar um ambiente de trabalho positivo, levando a funcionários engajados e produtivos.
10 fatores que afetam a produtividade
Vários fatores afetam a produtividade dos funcionários, tanto internos quanto externos à sua organização. Aqui estão alguns dos principais aspectos organizacionais que influenciam a produtividade dos funcionários.
1. Comunicação
A cultura de comunicação em sua organização pode afetar significativamente os níveis de produtividade de seus funcionários. Por exemplo, equipes com muitas reuniões ou que devem responder a mensagens imediatamente podem passar muito mais tempo se comunicando com várias pessoas do que fazendo seu trabalho.
Ao mesmo tempo, não se comunicar o suficiente também pode afetar negativamente a produtividade de uma equipe. Eles podem não ter as informações corretas para prosseguir com o trabalho ou podem ter de esperar muito tempo pelas respostas dos membros da equipe.
É por isso que você deve equilibrar a comunicação em tempo real e a comunicação assíncrona para que sua equipe aumente a produtividade.
Veja como você pode fazer isso:
Crie um documento "como trabalhamos
O livro de cultura da empresa deve detalhar as diretrizes de comunicação em seu local de trabalho e incluir informações como a cadência das reuniões de atualização de projetos, dias sem reuniões, quando agendar uma chamada e quando se comunicar de forma assíncrona.
Você pode usar uma ferramenta como o ClickUp Docs para criar e hospedar esses documentos ou até mesmo adicionar isso como uma seção ao seu wiki de integração para que os novos funcionários saibam como se comunicar.
Escolha as ferramentas certas
Escolher as ferramentas certas para atender às diversas necessidades da sua equipe é tão importante quanto criar uma estratégia de comunicação.
Use ferramentas síncronas e assíncronas, como software de videoconferência, bate-papo interno e gravações de vídeo.
Ao mesmo tempo, é fundamental não sobrecarregar seus funcionários com várias ferramentas. Sugerimos manter sua pilha de tecnologia com um máximo de 3 a 4 ferramentas ou, melhor ainda, uma ferramenta multifuncional.
Uma maneira de fazer isso é escolher uma ferramenta que ofereça vários métodos de comunicação.
Com o ClickUp, por exemplo, você pode:
- Use o recurso de tags e comentários no ClickUp Tasks para acompanhar o progresso de um projeto ou resolver gargalos
- Inicie bate-papos diretos e em grupo com participantes críticos para conversas contextuais ou aprofundadas, mas assíncronas, com a visualização do ClickUp Chat
- Colabore em documentos por meio de comentários, edição em tempo real e [@]menções
- Faça gravações rápidas de vídeo usando o ClickUp Clips e compartilhe-as com os colegas de equipe para aprofundar seus pontos de vista
- Use o ClickUp Whiteboard para visualizar reuniões e tornar as reuniões virtuais mais interativas
2. Liderança
Lembre-se do ditado: os funcionários deixam os gerentes ruins, não as empresas.
Um dos aspectos críticos que afetam a produtividade dos funcionários é o relacionamento entre líderes de equipe, gerentes e seus subordinados diretos.
Veja como um líder forte permite que os funcionários sejam mais produtivos:
- Eles estabelecem uma visão clara para a equipe, ajudando todos a entender o que devem fazer e como seu trabalho contribui para o quadro geral
- Eles reconhecem as realizações, incentivam e promovem um ambiente de trabalho positivo, garantindo assim uma cultura de alto desempenho
- Eles se comunicam de forma eficaz, mantêm suas equipes informadas e criam um ambiente em que os funcionários se sentem à vontade para fazer perguntas e levantar preocupações
Uma maneira de ajudar os funcionários seniores a serem melhores líderes é investir em treinamento e desenvolvimento de liderança. Você também pode patrocinar sessões individuais de coaching com bons mentores para eles.
3. Tecnologia
Embora a tecnologia aumente a eficiência de um funcionário, os problemas tecnológicos podem esgotar seu tempo, levando à frustração e a níveis mais baixos de produtividade.
Algumas maneiras comuns pelas quais a tecnologia pode drenar o tempo da sua equipe são
- Processos de integração longos e complicados
- Interface de usuário desajeitada e difícil de usar
- Bugs e mau funcionamento constantes
Mas não se trata apenas das ferramentas que você usa. A maneira como você usa a tecnologia também é importante e pode afetar a produtividade no local de trabalho.
Seus funcionários estão se afogando em várias notificações diárias ou fazendo malabarismos com meia dúzia de softwares?
Veja como você pode atenuar os efeitos adversos da tecnologia:
- Invista em ferramentas fáceis de usar: Escolha uma tecnologia que seja intuitiva e fácil de aprender para os funcionários, minimizando a curva de aprendizado e a frustração
- Fornecer treinamento e suporte: Treine os funcionários para que eles possam usar a tecnologia de forma eficaz a seu favor
- Opte por ferramentas multifuncionais: Escolha uma plataforma que ofereça várias soluções, em vez de uma ferramenta para cada requisito, para reduzir a troca de guias
4. Saúde e bem-estar
Apoiar a saúde e o bem-estar dos funcionários é uma maneira simples, mas eficaz, de engajá-los. Os funcionários que se sentem física e mentalmente saudáveis têm melhor foco, concentração e resistência. Isso se traduz em uma redução significativa das interrupções e permite que os funcionários permaneçam produtivos.
Aqui estão algumas maneiras pelas quais as empresas podem priorizar a saúde e o bem-estar dos funcionários para aumentar a produtividade e criar um ambiente de trabalho acelerado e próspero:
- Investir em benefícios de saúde abrangentes: Ofereça planos de saúde que cubram uma ampla gama de serviços de saúde física e mental
- Promova o equilíbrio entre a vida pessoal e profissional: Incentive os funcionários a fazer pausas, a se desconectar do trabalho fora do horário comercial e ofereça arranjos de trabalho flexíveis, como opções de trabalho remoto ou semanas de trabalho comprimidas
- Crie uma cultura de bem-estar: Ofereça workshops sobre gerenciamento de estresse, práticas de atenção plena e hábitos alimentares saudáveis. Você também pode oferecer acesso a instalações de ginástica ou reembolsar os funcionários por aulas de ginástica
- Pague pela terapia deles: Forneça acesso a Programas de Assistência ao Funcionário (EAPs) com serviços de aconselhamento confidenciais e recursos de saúde mental
5. Treinamento e desenvolvimento
Outra maneira de mostrar aos seus funcionários que você se preocupa com eles e melhorar a produtividade deles é oferecer-lhes oportunidades de aperfeiçoamento profissional.
Isso pode incluir
- Estabelecer um orçamento anual de autodesenvolvimento para que eles possam se inscrever em cursos profissionais
- Parceria com plataformas on-line para oferecer cursos profissionais com desconto
- Organizar webinars ou workshops regulares sobre desenvolvimento de carreira
- Oferecer oportunidades de orientação durante diferentes estágios da jornada de um funcionário, como quando ele está se aproximando de uma promoção
Se você é uma empresa com um programa de treinamento multifacetado, o modelo ClickUp Training Rollout Plan pode ajudá-lo a organizar e acompanhar seus vários programas.
Esse modelo pronto para uso permite que os departamentos de RH
- Defina metas para cada programa de treinamento e acompanhe o progresso em direção a essas metas
- Planeje seu orçamento e aloque recursos para cada etapa do programa de treinamento
- Crie uma estrutura consistente para abordar todos os futuros programas de treinamento
Ao priorizar o treinamento e o desenvolvimento, você pode garantir que seus funcionários consigam lidar com desafios, não fiquem estagnados em suas carreiras e alcancem níveis mais altos de produtividade.
6. Ambiente de trabalho
Seu escritório real (ou o home office para equipes remotas ) influencia muito a produtividade dos funcionários. Por exemplo, um espaço de trabalho desconfortável, com pouca iluminação e móveis de baixa qualidade, pode causar desconforto e diminuir a concentração.
As empresas que trabalham no local podem investir em uma boa decoração, móveis ergonômicos e escritórios bem conservados e limpos. Elas também devem cuidar de outras instalações, como controle de temperatura, salas de conferência adequadas e controle de ruído, para que os funcionários mantenham o foco por mais tempo.
Por outro lado, as empresas com trabalhadores remotos podem dar a seus funcionários um orçamento recorrente para home office para manter um espaço de trabalho confortável, bolsas de coworking ou até mesmo dispositivos como fones de ouvido com cancelamento de ruído.
7. Motivação e incentivos
Funcionários motivados têm maior probabilidade de encarar os desafios de forma positiva e buscar soluções criativas para os problemas. Eles também são mais felizes e mais realizados em suas funções.
Mas como você motiva os funcionários? Sugerimos o uso de uma combinação de táticas de motivação extrínseca e intrínseca.
A motivação extrínseca pode incluir recompensas, reconhecimento ou bônus. Por exemplo, uma comissão mais alta para representantes de vendas ou cerimônias anuais de premiação da empresa.
A motivação intrínseca, por outro lado, é um pouco mais sutil. É o desejo de trabalhar porque é agradável, satisfatório ou gratificante.
Crie um ambiente de trabalho que promova um senso de propósito, crescimento e autonomia. Microgerenciar os funcionários e questionar todos os seus movimentos é a maneira mais rápida de acabar com a produtividade deles.
Outra maneira de motivar seus funcionários é mostrar a eles que você confia e os valoriza. Ofereça a eles projetos desafiadores e, ao mesmo tempo, forneça o treinamento e os recursos necessários para que sejam bem-sucedidos nesses projetos.
Concentrar-se na criação de um ambiente de trabalho que recompense os funcionários e lhes dê um senso de propósito pode promover uma força de trabalho altamente motivada e produtiva.
8. Definição de metas
Outra pedra angular da produtividade dos funcionários é a definição eficaz de metas. Quando os funcionários têm metas claras, eles entendem o que os empregadores esperam e podem priorizar suas tarefas com eficiência. Isso leva a um melhor foco e a uma redução do trabalho ocupado.
Além disso, definir metas não é suficiente; você deve envolver seus funcionários no processo de definição de metas. Isso pode criar um senso de propriedade e responsabilidade.
Recomendamos a estrutura de objetivos e principais resultados (OKRs) como um hack de produtividade para a definição de metas. Os OKRs fornecem uma visão clara dos objetivos da organização e de como as metas individuais e da equipe contribuem para o quadro geral.
O foco em um conjunto limitado de metas pode ajudar as equipes a priorizar melhor o trabalho e evitar distrações.
9. Carga de trabalho e gerenciamento de tempo
Outro fator crítico diretamente relacionado à produtividade de um funcionário é a quantidade de trabalho que ele tem em mãos e o quanto ele planeja seu dia de trabalho.
Um sistema eficaz de gerenciamento de carga de trabalho garante que os funcionários tenham uma quantidade gerenciável de trabalho atribuído a eles e que não fiquem sobrecarregados.
Ferramentas como o modelo de carga de trabalho do funcionário do ClickUp podem fornecer uma visão holística da carga de trabalho atual de qualquer membro da equipe, facilitando a alocação de projetos com base na largura de banda.
Você também terá uma ideia de quem está trabalhando em quê para definir prazos realistas e ver se eles estão à beira do esgotamento.
Veja como o modelo funciona:
- Quando você adicionar uma tarefa ao ClickUp, insira quanto tempo levaria para concluí-la
- Dependendo do tempo necessário, você pode adicionar um prazo
- Tenha uma ideia da carga de trabalho da sua equipe na "visualização da carga de trabalho da equipe
- Atribua tarefas aos funcionários disponíveis
Permitir que a sua equipe gerencie o tempo de forma eficaz é tão importante quanto gerenciar a carga de trabalho. Incentive os membros da sua equipe a monitorar a produtividade deles para que você possa ter uma estimativa realista do tempo que eles levam para realizar uma tarefa.
Os gerentes também podem se reunir com seus subordinados diretos semanal ou bimestralmente para avaliar como eles estão administrando seu tempo e determinar se precisam de algum apoio.
10. Estrutura salarial
No final das contas, um emprego é transacional. Os funcionários dedicam seu tempo e investem suas habilidades em troca de dinheiro. Sentir-se compensado de forma justa pode aumentar a satisfação do funcionário, o que pode se traduzir em maior motivação e envolvimento.
Além disso, os funcionários financeiramente seguros podem ter menos probabilidade de fazer bicos ou trocar de função. Ao mesmo tempo, a possibilidade de ganhar mais pode incentivar os funcionários a obter melhores resultados e contribuir de forma mais significativa.
Além da remuneração competitiva, o pagamento pontual e o gerenciamento eficiente e preciso da folha de pagamento também são cruciais. Nada desmotiva mais os funcionários do que o atraso nos pagamentos.
Sugerimos o uso de um rastreador on-line, como o modelo ClickUp Payroll Report.
Este modelo permite que as equipes de RH
- Crie um relatório consolidado de salários de funcionários, cronogramas de pagamento e muito mais
- Configure um banco de dados central com todos os detalhes e informações de pagamento dos funcionários
- Configure pagamentos por depósito direto com automação
Crie um ambiente de trabalho produtivo para seus funcionários com o ClickUp
As empresas podem criar um ambiente de trabalho que promova uma força de trabalho feliz, saudável e altamente produtiva adotando uma abordagem holística. Isso inclui o ambiente físico, a tecnologia, o treinamento, o bem-estar, a motivação, o gerenciamento da carga de trabalho e as estratégias de remuneração.
Se estiver procurando um pacote de produtividade completo para ajudar funcionários individuais e diferentes departamentos da sua equipe a trabalhar melhor em conjunto, sugerimos que experimente o ClickUp.
Uma plataforma única, o ClickUp combina rastreamento de projetos, comunicação, gerenciamento de banco de dados e gerenciamento de documentos em uma ferramenta holística.
Então, por que não experimentar o ClickUp e ver como ele pode ajudá-lo a criar um local de trabalho produtivo?