Pode ser preocupante quando sua organização apresenta taxas crescentes de rotatividade de funcionários. Isso pode se tornar ainda mais desafiador se você tiver que investigar e descobrir manualmente as razões por trás disso.
Os seus concorrentes estão contratando agressivamente? Poderia haver problemas de carga de trabalho internamente? Existem problemas nas relações interpessoais entre os gerentes e suas equipes? Ou há algum outro motivo?
Identificar a causa raiz e encontrar soluções pode ser trabalhoso e demorado. Você pode perder ainda mais sua valiosa força de trabalho ao fazer análises manualmente.
O uso de ferramentas de software para realizar análises da força de trabalho pode ajudar você a obter respostas rapidamente e mitigar possíveis problemas. Você pode identificar rapidamente padrões preocupantes ou em mudança dentro e fora da sua organização.
Neste blog, vamos examinar todos os aspectos da análise da força de trabalho e mostrar como aproveitá-los para ajudá-lo nesse processo. O uso da análise da força de trabalho pode ajudá-lo a contratar os melhores talentos, retê-los, analisar o comportamento dos funcionários, gerenciar problemas de produtividade e tornar sua organização um ótimo local de trabalho.
O que é análise da força de trabalho?
A análise da força de trabalho refere-se à coleta sistemática de dados sobre a força de trabalho de uma organização e à análise desses dados. A análise da força de trabalho geralmente também envolve fatores externos e ambientes para planejar e executar estratégias organizacionais, como recrutamento, desempenho e gestão de remuneração.
Fatores externos incluem salários do setor, pesquisas, tendências do mercado de trabalho e indicadores econômicos, como desemprego, crescimento do PIB e gastos do consumidor. Fontes internas incluem feedback dos gerentes, dados de RH, como satisfação dos funcionários, porcentagem de funcionários engajados e produtividade dos funcionários.
O papel da análise da força de trabalho na gestão de RH
A longo prazo, os benefícios da análise da força de trabalho incluem:
- Redução dos custos de recrutamento
- Eficiência otimizada dos processos
- Acompanhando o engajamento dos funcionários
- Mitigando preconceitos raciais e de gênero
- Comparar métricas de desempenho
- Limitar horas extras não autorizadas
- Melhor correspondência entre candidatos potenciais e requisitos atuais de talentos
- Abordando lacunas de conhecimento e requisitos de aprimoramento de habilidades
Qual é o papel da análise da força de trabalho na gestão estratégica?
A adoção de análises abrangentes da força de trabalho pode fornecer orientação para a gestão estratégica. A análise de vários pontos de dados, como custos operacionais com motivadores e limitações de RH, requisitos de talentos e fatores geográficos, pode ajudá-lo a gerenciar com eficácia sua força de trabalho remota, híbrida e presencial.
A análise da força de trabalho também fornece os planos de ação mais competentes e as soluções mais econômicas para recrutar, aprimorar as habilidades e treinar a força de trabalho, incluindo a criação de um plano de sucessão. Essas informações estratégicas garantem uma força de trabalho bem preparada e apoiam a resiliência organizacional a longo prazo.
Ele auxilia no gerenciamento de riscos, destacando os riscos potenciais de conformidade e éticos da organização.
O uso da análise da força de trabalho pode ajudar você a criar um ambiente de trabalho melhor, aumentar a satisfação dos funcionários e elevar a qualidade geral da força de trabalho.
A análise da força de trabalho e a análise de RH são a mesma coisa?
Na verdade, não. Enquanto a análise da força de trabalho considera o trabalho em si, a análise de RH considera as pessoas.
| O que é análise de RH?A análise de RH usa dados e análises para melhorar funções de RH, como taxa de rotatividade, Net Promoter Score (NPS) e horas extras. | O que é análise da força de trabalho?A análise da força de trabalho concentra-se em dados relacionados ao trabalho para melhorar os processos e o comportamento da força de trabalho, como produtividade, absenteísmo e taxas de rotatividade. |
Benefícios da análise da força de trabalho
Coletar os dados certos e analisá-los pode ajudar você a chegar à raiz de vários desafios relacionados à força de trabalho e resolvê-los. Aqui estão alguns benefícios cruciais da análise da força de trabalho:
1. Automatiza tarefas
A análise da força de trabalho simplifica o gerenciamento do trabalho ao automatizar tarefas repetitivas e demoradas, como acompanhamento do desempenho dos funcionários, gerenciamento de faltas e licenças e benchmarking de remuneração.
Isso ajuda você a se concentrar na identificação de métodos inovadores de recrutamento para atrair profissionais com habilidades específicas e promover o desenvolvimento de lideranças por meio de programas de mentoria e coaching.
2. Aperfeiçoa o recrutamento
A análise da força de trabalho, utilizando software de planejamento da força de trabalho ou plataformas de análise da força de trabalho, analisa os requisitos departamentais e as características dos funcionários de alto desempenho para ajudá-lo a selecionar os candidatos com maior probabilidade de sucesso na organização. Isso melhora a qualidade das novas contratações e reduz o tempo e o custo por contratação.
3. Permite o gerenciamento de talentos
Ao mapear as habilidades e competências disponíveis na organização, a análise da força de trabalho facilita o planejamento da sucessão, a criação de planos de carreira personalizados e a alocação de funcionários em projetos ou funções onde eles podem causar o maior impacto.
4. Melhora a satisfação no trabalho e a retenção de funcionários
Ao analisar tendências e feedback em várias dimensões — equilíbrio entre vida profissional e pessoal, reconhecimento e oportunidades de progressão na carreira —, a análise da força de trabalho ajuda você a compreender os fatores que contribuem para a felicidade e o engajamento dos funcionários. Use as conclusões para implementar estratégias personalizadas que afetam diretamente o moral e a produtividade dos funcionários.
5. Melhora o alinhamento cultural e o engajamento dos funcionários
Os líderes empresariais e os profissionais de RH podem usar análises para examinar a cultura organizacional atual e as áreas que precisam ser melhoradas. Por exemplo, se as análises revelarem baixos índices de engajamento em equipes com altas taxas de rotatividade de funcionários, isso pode indicar problemas no estilo de gestão ou na carga de trabalho.
Com essas informações, você pode introduzir treinamento em liderança para desenvolver gerentes mais empáticos e eficazes ou ajustar as cargas de trabalho usando um software de gerenciamento de projetos pago ou gratuito.
Tipos de análise da força de trabalho
Dependendo do tipo de dados disponíveis e dos seus requisitos, existem quatro tipos de análise da força de trabalho: descritiva, diagnóstica, preditiva e prescritiva.
O método descritivo usa dados históricos para entender o comportamento da força de trabalho durante um período específico, enquanto o método diagnóstico entende as causas do comportamento.
Vamos agora examinar os outros dois métodos, que são mais complexos e ajudam a tomar decisões estratégicas relacionadas à força de trabalho.
1. Análise preditiva
A análise preditiva utiliza dados históricos e atuais para prever tendências e comportamentos futuros. Esses dados, que incluem requisitos de habilidades, produtividade dos funcionários e engajamento, são essenciais para melhorar a contratação e reduzir a rotatividade.
Ao empregar técnicas como análise de regressão, correspondência de padrões e estatísticas multivariadas, a análise preditiva desenvolve dados e modelos estatísticos que antecipam o que é provável que aconteça. Algumas aplicações práticas incluem
- Prever os resultados das atividades de aprendizagem e desenvolvimento
- Previsão do estado de utilização do espaço de trabalho
- Antecipando os resultados dos relatórios do projeto
ao incorporar análises preditivas ao gerenciamento da força de trabalho, você pode identificar lacunas de habilidades com antecedência, personalizar programas de bem-estar dos funcionários e antecipar mudanças na dinâmica da força de trabalho.
Dica profissional💡: Escolha entre os modelos de relatórios de projeto do ClickUp para documentar suas estratégias de integração, treinamento e recrutamento e acompanhar o progresso ao longo do tempo.
2. Análise prescritiva
A análise prescritiva é a mais complexa das quatro. Ela vai além da análise preditiva e recomenda o melhor curso de ação.
Isso ajuda você a tomar decisões informadas em tempo real com base em previsões e otimizar aspectos do gerenciamento da força de trabalho. Isso inclui gerenciar horários de turnos dos funcionários, criar equipes de projeto com base em habilidades, alocar recursos e conduzir campanhas de recrutamento com base na diversidade e inclusão (D&I).
O papel da tecnologia na análise da força de trabalho
Muitas ferramentas e plataformas avançadas, como softwares de análise da força de trabalho, aprimoram a capacidade das organizações de coletar, analisar e agir com base nos dados da força de trabalho. Aqui estão quatro tecnologias essenciais necessárias para executar análises da força de trabalho:
1. Computação em nuvem
A computação em nuvem garante atualizações em tempo real e integração perfeita de dados, centralizando dados de software de RH, folha de pagamento, ferramentas de desempenho empresarial e bancos de dados externos na Internet.
A escalabilidade da tecnologia em nuvem elimina a necessidade de investimentos iniciais em infraestrutura de TI, permitindo que sua organização amplie seus recursos de análise sob demanda.
Além disso, ajuda na interface com várias fontes de dados e aplicativos, como sistemas de CRM, plataformas de BI e mídias sociais. Também automatiza fluxos de trabalho abrangentes em todas as funções de negócios e consolida insights detalhados para decisões relacionadas à força de trabalho.
2. Análise do painel
Os painéis são essenciais para democratizar o acesso à análise da força de trabalho dentro de uma organização. Eles representam visualmente métricas e pontos de dados vitais em tempo real, indicando a saúde, o desempenho ou o status de um negócio, processo ou sistema.
Com números essenciais ao seu alcance, você pode identificar rapidamente áreas que precisam de atenção, acompanhar o impacto das intervenções e alinhar as estratégias da força de trabalho com os resultados do negócio.
Por exemplo, um painel de controle de projetos ajuda as equipes a visualizar o desempenho do projeto em um local central.
Os painéis do ClickUp apresentam informações relacionadas a projetos por meio de gráficos e KPIs, permitindo que os gerentes acompanhem o andamento das tarefas, monitorem orçamentos e se comuniquem com os clientes em tempo hábil.
3. Chatbots com IA
Muitas ferramentas de IA (Inteligência Artificial) para RH, incluindo aquelas para acompanhamento de candidatos, integração de funcionários e redução de preconceitos, já são utilizadas há muito tempo.
No entanto, os chatbots com IA estão sendo cada vez mais adotados para melhorar o engajamento dos funcionários, pois fornecem respostas instantâneas a perguntas relacionadas a RH, como saldo de férias, informações sobre folha de pagamento e até mesmo programas de qualificação profissional.
Por meio do Processamento de Linguagem Natural (NLP), os chatbots com IA podem analisar feedbacks abertos dos funcionários e analisar dados dos funcionários para descobrir tendências em seus sentimentos que podem não ser capturadas por meio de pesquisas tradicionais ou métodos de feedback.
Essas ferramentas também desempenham um papel fundamental durante a integração, orientando os novos contratados nas formalidades necessárias, no treinamento e na compreensão da cultura da empresa.
4. Big data, IA e aprendizado de máquina (ML)
A integração de big data, IA e ML ampliou significativamente o escopo da análise da força de trabalho.
O big data fornece a base, permitindo analisar conjuntos de dados complexos de várias fontes, incluindo sistemas internos de RH, redes sociais, pesquisas com funcionários, dados operacionais e informações externas sobre o mercado de trabalho.
Os algoritmos de IA e ML se baseiam nisso, revelando padrões e insights a partir dos dados que podem não ser imediatamente evidentes para analistas humanos.
Por exemplo, a IA pode prever a dinâmica da força de trabalho, como mudanças nas taxas de rotatividade ou a eficácia de diferentes canais de recrutamento, analisando dados históricos.
Enquanto isso, algoritmos de ML avaliam o sentimento e o moral, permitindo que você personalize intervenções em nível individual ou de equipe para melhorar o desempenho geral dos negócios.
Por exemplo, você pode identificar funcionários que se beneficiariam de programas de treinamento específicos ou que apresentam maior risco de deixar a organização.
O ClickUp Brain, um assistente de IA para líderes de RH, ajuda você a usar prompts integrados para analisar seus dados, gerar relatórios, debater questões e recomendar possíveis melhorias.
Por exemplo, você pode usar o modelo ChatGPT Prompts for HR da ClickUp para encontrar perguntas que o ajudem a criar um ciclo de feedback positivo durante uma avaliação de desempenho.
Desafios no acompanhamento das análises da força de trabalho
Embora o papel da tecnologia no aprimoramento da análise da força de trabalho seja inegável, o caminho para obter insights acionáveis não é isento de desafios.
1. Desafios operacionais
Coletar dados de alta qualidade e garantir a conformidade é difícil. Você pode enfrentar dificuldades em:
a. Coleta de dados precisos
Isso pode ser um grande obstáculo. Mesmo que você tenha acesso a um software de engajamento de funcionários ou outras ferramentas de relatórios para coleta automatizada de dados, os dados podem estar isolados em diferentes departamentos, inconsistentes ou de baixa qualidade.
A integridade dos dados é essencial ao implementar análises da força de trabalho, pois afeta diretamente a capacidade da sua organização de alinhar as análises com suas metas de longo prazo e objetivos estratégicos.
b. Cumprir os requisitos legais
Leis como o GDPR na UE e várias leis estaduais nos EUA impõem diretrizes rígidas sobre a coleta, o armazenamento e o processamento de dados para processos de RH. Você deve garantir que suas práticas de análise estejam em conformidade com essas regulamentações para evitar multas e danos à reputação.
O uso indevido de dados também pode levar a discriminação não intencional, o que pode resultar em ações legais contra sua organização sob leis antidiscriminação.
2. Desafios estratégicos
Incorporar análises de forma integrada ao planejamento de negócios para impulsionar um crescimento mensurável é mais fácil na teoria do que na prática. Aqui estão algumas tarefas que podem ser desafiadoras:
a. Integração com o planejamento estratégico
Alinhar dados técnicos com objetivos de negócios requer compreensão de como a análise da força de trabalho pode contribuir para seus marcos críticos.
No entanto, sem um processo bem estabelecido para lidar com prioridades diferentes e superar barreiras de comunicação entre funções, você provavelmente perderá oportunidades de crescimento e duplicará esforços, levando à ineficiência.
b. Resistência dos funcionários
A implementação de iniciativas de análise da força de trabalho pode, por vezes, suscitar resistência por parte dos funcionários. Podem existir preocupações com a privacidade dos dados e riscos percebidos de mau uso dos dados.
Para superar essa resistência, é necessária uma mudança na cultura da empresa, que pode ser alcançada por meio do comprometimento da liderança, workshops regulares e garantias consistentes de que as práticas de gerenciamento de dados são éticas e estão em conformidade com as normas legais.
3. Desafios tecnológicos
A implantação e a manutenção de tecnologia para dar suporte à análise da força de trabalho podem apresentar desafios nas seguintes áreas:
a. Contrate especialistas com habilidades analíticas avançadas
Sem especialistas capazes de traduzir dados complexos em estratégias de RH acionáveis, você provavelmente perderá os benefícios potenciais da análise da força de trabalho. Portanto, é essencial contar com uma equipe de profissionais com recursos analíticos avançados para obter os resultados desejados.
b. Investir e manter uma infraestrutura tecnológica robusta
A implementação da tecnologia necessária requer um suporte de TI robusto, incluindo hardware e software capazes de lidar com grandes volumes de dados, realizar análises multifacetadas e fornecer acesso fácil a insights. É necessário fazer um orçamento para investir e manter a infraestrutura.
Como implementar a análise da força de trabalho
Aqui está um guia passo a passo para coletar dados da força de trabalho e transformá-los em insights acionáveis:
1. Avalie as capacidades para o alinhamento de metas estratégicas
Compreender suas capacidades e fluxos de trabalho atuais é essencial para definir metas realistas e impactantes para a análise da força de trabalho.
Esteja você enfrentando dificuldades com lacunas de habilidades, planejamento de sucessão, gestão de funcionários ou qualquer outra coisa, avalie suas capacidades atuais. Analise os conjuntos de habilidades existentes, a pilha de tecnologias e seu uso, bem como a eficiência do fluxo de trabalho.
Você pode realizar o seguinte:
- Auditorias de habilidades: analise os resultados dos projetos e o feedback para determinar as áreas com falta de eficiência
- Pesquisas com funcionários: realize pesquisas entre os funcionários para entender seus níveis atuais de habilidades e as áreas em que eles se sentem menos preparados
- Avaliações de desempenho: analise as funções e responsabilidades do cargo para identificar incompatibilidades e redundâncias
A IA pode coletar dados de currículos e perfis do LinkedIn, identificar habilidades e, em seguida, transformar os dados em uma visualização clara para obter insights instantâneos e definir os próximos passos.
Dica profissional💡: Use modelos de RH gratuitos para garantir que você lide com as atividades padrão de RH e colete as informações necessárias em um formato padronizado.
Com base nas suas conclusões, defina metas SMART (específicas, mensuráveis, alcançáveis, relevantes e oportunas) que contribuam diretamente para a transformação digital da empresa, tais como:
- Aprimorar 50% do departamento de marketing em análise de dados em seis meses
- Introdução de um programa de alfabetização digital em toda a organização até o final do terceiro trimestre
Você também pode iniciar um programa de aperfeiçoamento profissional direcionado para os funcionários existentes ou contratar temporariamente consultores externos ou freelancers para preencher funções críticas.
2. Colete, analise e integre dados
Depois de definir suas metas para a análise da força de trabalho, você deve coletar dados de várias fontes, incluindo software de banco de dados de funcionários, ferramentas de desempenho, pesquisas com funcionários e referências externas do setor.
Crie um guia passo a passo com o modelo de SOP de coleta de dados do ClickUp para garantir consistência e precisão em toda a sua equipe e departamentos.
Use a visualização de carga de trabalho do ClickUp para reprogramar, atribuir ou mover tarefas para os membros da sua equipe, de modo que a tarefa de coleta de dados seja realizada conforme o planejado. Para acompanhar o nível de esforço de uma tarefa, você pode até adicionar campos personalizados para fonte de dados, método de coleta e requisitos de validação de dados.
Em seguida, configure uma estrutura robusta para análise. Use ferramentas de visualização de dados e modelos estatísticos para identificar correlações, tendências e relações causais em seus dados.
Antes de começar a analisar esses dados, certifique-se de que todas as partes interessadas compreendem o nível de precisão necessário. Se os dados não forem bons, qualquer análise que você fizer poderá não ser confiável ou poderá induzir a conclusões erradas.
Integre dados de várias plataformas e sistemas para obter uma compreensão unificada e holística da sua força de trabalho. Isso é essencial para análises avançadas, incluindo modelagem preditiva, para antecipar com precisão as tendências futuras e as necessidades da força de trabalho.
3. Aprimore suas habilidades de análise com a ferramenta certa
Você encontrará muitas ferramentas que oferecem recursos avançados de análise, integração de dados e recursos de relatórios fáceis de usar.
Por exemplo, o ClickUp é mais do que um software de gerenciamento de projetos; é também um centro de controle de missões perfeito para o gerenciamento de análises da força de trabalho. Com os painéis totalmente personalizáveis do ClickUp, você pode acessar visões gerais de alto nível do seu trabalho, monitorar suas metas e visualizar e distribuir a carga de trabalho da sua equipe por meio do Scrum.
Incorpore widgets como controle de tempo, carga de trabalho e gráficos personalizados para obter insights sobre o desempenho dos funcionários e a eficiência operacional. Com a Visualização de atividades do ClickUp, você pode obter uma visão agregada da atividade dos funcionários em qualquer local.
Integre o ClickUp com aplicativos de gerenciamento de tempo de terceiros para capturar com precisão como os funcionários gastam seu tempo em várias tarefas ou projetos. O software é personalizado para se adequar ao ritmo operacional da sua organização e otimizar os fluxos de trabalho.
4. Tome medidas e monitore os resultados
A etapa final na implementação da análise da força de trabalho é tomar medidas com base nas informações geradas e monitorar os resultados.
Por exemplo, ao analisar pontos de dados como respostas a pesquisas com funcionários, taxas de conclusão de projetos e padrões de comunicação, os funcionários remotos em departamentos específicos apresentam níveis de engajamento e produtividade mais baixos do que seus colegas que trabalham no escritório.
Para resolver isso, você pode implementar um programa de mentoria virtual, emparelhando funcionários remotos com mentores mais experientes no escritório para promover um senso de pertencimento mais forte e aproveitar as ferramentas de comunicação virtual para facilitar check-ins regulares.
Além disso, você pode introduzir horários de trabalho flexíveis, adaptados especificamente para funcionários remotos, reconhecendo que o horário tradicional das 9 às 5 pode não ser ideal para todos. Essa flexibilidade permite que os funcionários trabalhem durante suas horas mais produtivas.
Após lançar essas iniciativas, monitore continuamente seu impacto usando pontuações de engajamento dos funcionários, métricas de produtividade e feedback de pesquisas regulares.
Otimize o desempenho da equipe e obtenha melhores resultados com a análise da força de trabalho
Embarcar na jornada rumo ao gerenciamento da força de trabalho baseado em dados pode ser complexo e gratificante.
Ferramentas sofisticadas de análise da força de trabalho podem ajudá-lo a ir além da coleta, monitoramento e medição de dados dos funcionários e orientá-lo a tomar as medidas adequadas envolvendo todas as equipes da organização.
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Perguntas frequentes (FAQs)
1. Qual é o papel da análise da força de trabalho na tomada de decisões?
A análise da força de trabalho torna os dados menos confusos e ajuda a revelar insights acionáveis que, de outra forma, permaneceriam ocultos na complexidade dos dados brutos. Ela avalia a dinâmica e as tendências do local de trabalho, ajudando você a desenvolver mais políticas da empresa, promover comunicações internas mais fortes e manter uma remuneração competitiva. Essas melhorias resultam em maiores taxas de produtividade e retenção, impulsionando, em última instância, o sucesso organizacional.
2. Por que o planejamento e a análise da força de trabalho são importantes?
O planejamento e a análise da força de trabalho ajudam no planejamento em nível macro para melhorar as operações e o desempenho dos negócios. Você pode analisar tendências, prever necessidades futuras e identificar lacunas de habilidades para contratar, treinar e alocar os recursos adequadamente, garantindo que as pessoas certas estejam nas funções certas no momento certo usando um software de análise da força de trabalho.