Slack x e-mail: Qual ferramenta de comunicação é melhor para sua equipe?

O Slack e o e-mail são vias expressas que conectam suas equipes para colaborar e trocar ideias.

Mas a questão é: Slack x e-mail, qual é a melhor ferramenta para a comunicação da equipe?

Escolher uma em vez das outras ferramentas de comunicação limitará suas opções. Tanto o Slack quanto o e-mail são essenciais para a comunicação no local de trabalho e para a execução de tarefas diárias. Quando usados juntos corretamente, eles são excelentes facilitadores para equilibrar a carga de comunicação e simplificar todo o processo.

As melhores perguntas a serem feitas são:

• Quais são os pontos fortes do Slack e do e-mail?
• Quando você deve preferir o Slack ao e-mail ou vice-versa?
• Quais são os prós e os contras de cada ferramenta de comunicação?

Essas são perguntas mais práticas; saber suas respostas ajudará a estabelecer uma estratégia sólida de comunicação interna e externa.

Ambas as ferramentas têm pontos fortes e limitações exclusivas. Aproveite seus pontos fortes para estabelecer uma estratégia e um pipeline de comunicação interna e externa sólidos em diferentes canais.

Tudo o que você precisa é descobrir como você e sua equipe podem alternar efetivamente entre o Slack e o e-mail para maximizar a colaboração e a produtividade.

Neste blog, abordamos as perguntas acima para esclarecer melhor o Slack e o e-mail.

Comparação entre Slack e e-mail

Vamos começar analisando as diferenças entre o Slack e o e-mail. O Slack é um meio de comunicação de formato curto, enquanto os e-mails são para conversas mais detalhadas.

Vamos explorar os recursos diferenciados de ambas as plataformas de colaboração.

Slack x E-mail: Uma comparação rápida

Quando usar o e-mail e quando usar o Slack

Quando você e sua equipe devem usar o e-mail em vez do Slack? Vamos dar uma olhada em diferentes cenários em que o Slack pode ser a melhor opção

alternativa ao e-mail

e vice-versa.

Quando usar o e-mail

Mais do que

4 bilhões de pessoas

usam e-mail. Você só precisa saber o endereço de e-mail para iniciar uma conversa com uma pessoa nova. O e-mail é basicamente gratuito para o envio de mensagens.

A vantagem mais significativa do e-mail é que ele permite que você se conecte com pessoas de todo o mundo. Pense nele como uma plataforma de colaboração gratuita.

Você pode ter discussões comerciais importantes com pessoas que residem nas extremidades mais distantes do globo. Fatores como fuso horário, status on-line ou off-line, número de novas mensagens e status de entrega não são barreiras para a realização de negócios.

Campanhas de e-mail

A vantagem mais significativa do e-mail é que você pode acessar pessoas em todo o mundo quando tiver os endereços de e-mail delas. Elas não precisam necessariamente estar on-line para receber sua mensagem; elas podem verificar seus e-mails em qualquer dispositivo.

Depois de pressionar o botão enviar, você sabe que eles receberão o e-mail. Além disso, você pode enviar e-mails simultaneamente para vários profissionais sem revelar a identidade deles. Integrar

software de gerenciamento de projetos com e-mail

para compartilhar ideias, planejar campanhas de e-mail e iniciar conversas com clientes em potencial.

Os e-mails são ideais para a comunicação com grandes grupos de clientes e públicos potenciais.

Análise de comunicação

Você precisa ter acesso à análise para saber o desempenho da sua campanha de e-mail. Um cliente de e-mail como o Gmail tem amplas funções de análise incorporadas que fornecem dados sobre o desempenho da campanha de e-mail, como taxa de abertura de e-mail, tempo de resposta e envolvimento.

Além disso, você pode integrar o Gmail a outras ferramentas de terceiros para obter rastreamento avançado e relatórios detalhados.

Anúncios oficiais

Ao fazer anúncios oficiais, é fundamental prestar atenção meticulosa ao tom, à gramática e à pontuação. Por exemplo, em uma comunicação interna de toda a empresa, cada linha tem o peso de uma declaração oficial.

O e-mail de comunicação interna deve enfatizar a importância da mensagem para os funcionários. Nesse caso, o objetivo é motivar os funcionários a ler e entender o conteúdo do e-mail. Como essas comunicações não se concentram nem exigem respostas, mas se concentram na disseminação de informações, o e-mail seria a ferramenta ideal para esse tipo de comunicação.

Quando usar o Slack

O Slack não está muito atrás em popularidade, pois

mais de 10 milhões de pessoas

o utilizam diariamente. O Slack é o local onde acontecem todos os tipos de conversas no escritório: atualizações de projetos, comunicações internas ou conversas de bebedouro.

A interface limpa, a perspectiva moderna e o poder de se expressar usando emojis o tornaram popular, especialmente entre as gerações mais jovens.

Comunicação transparente e organizada

Fazer malabarismos com vários projetos e gerenciar a comunicação por e-mail gera confusão.

O gerenciamento de projetos do Slack

o suporte de alto nível do Slack é um dos principais motivos pelos quais muitos locais de trabalho o preferem a outros

ferramentas de comunicação

.

Os canais do Slack tornam conveniente discutir as nuances de um projeto, responder rapidamente a perguntas de clientes e partes interessadas, enviar arquivos e manter as conversas centralizadas. Esse recurso é muito poderoso para manter o controle de todas as atividades e da comunicação de um projeto em uma única plataforma.

O Slack é a ferramenta certa para equipes de trabalho remoto que lidam com vários projetos em diferentes locais e fusos horários.

Colaboração instantânea da equipe

Ao contrário do e-mail, em que a conversa é assíncrona, o Slack é uma excelente plataforma para realizar tarefas instantaneamente. Com

colaboração em tempo real

a resposta imediata dos membros da equipe é avaliada no bate-papo para tomar decisões mais rápidas.

O Slack é um vencedor claro para a comunicação urgente da equipe na competição Slack x E-mail.

Criação de equipes

Os locais de trabalho modernos são mais do que a realização de tarefas. Os líderes de hoje estão interessados em formar equipes fortes.

A aparência informal do Slack faz dele uma excelente ferramenta para atividades de formação de equipes e comunicações internas. Seus funcionários podem se expressar abertamente com emojis, GIFs e imagens personalizados.

Quando um novo membro se junta a uma equipe, o Slack como um

aplicativo de comunicação de equipe

ajuda a quebrar o gelo criando um relacionamento amigável com os novos funcionários e fazendo com que eles se sintam bem-vindos com interações calorosas e informais.

Prós e contras do uso do e-mail

Vamos resumir a última seção para entender os prós e os contras significativos dos e-mails:

Prós

• Adoção generalizada: Todos usam e-mail, o que lhe dá amplo acesso e compatibilidade para atingir usuários em todos os dispositivos
• Múltiplas pessoas: Envolva várias pessoas, tanto internas quanto externas, com um único e-mail sem necessariamente revelar a identidade. Excelente para executar campanhas de marketing usando software de marketing por e-mail
• Conformidade: Os e-mails são ótimos para documentar registros úteis para fins legais e de conformidade
• Formatação estruturada: Os e-mails são ótimos para criar um formato estruturado usando marcadores, imagens e cabeçalhos
• Anexos: É simples compartilhar documentos de apoio, imagens e outros arquivos como anexos de e-mail. Você não precisa mudar para uma ferramenta diferente

Cons

• Sobrecarga e desordem: Um grande número de e-mails leva a caixas de entrada desordenadas e sobrecarga de informações
• Colaboração limitada: Os e-mails não oferecem recursos para colaborar instantaneamente em uma nova ideia, tarefa ou inspiração. Além disso, muitas informações úteis ficam enterradas nos tópicos de e-mail
• Recibo de leitura: Por padrão, o recibo de leitura não é ativado nos e-mails. Portanto, você nunca sabe com certeza se o leitor leu suas mensagens depois que elas foram entregues na caixa de entrada de e-mail
• Spam: Como as pessoas recebem spam, elas podem acabar ignorando e-mails importantes, a menos que sejam diligentes na filtragem de e-mails
• Personalização de notificações: Há opções limitadas para personalizar as notificações

Prós e contras de usar o Slack

Aqui está uma lista dos prós e contras do Slack:

Prós

• Histórico: É fácil pesquisar o histórico de conversas, encontrar referências e discussões anteriores
• Notificações personalizáveis: Personalize as preferências de notificações; receba notificações sobre as tarefas mais urgentes e adie as outras
• Integrações: O Slack se integra a uma longa lista de ferramentas externas, o que facilita ainda mais a colaboração e a comunicação
• Emojis personalizados: Os usuários criam seus próprios emojis para conversar sobre ideias de tópicos
• Threads: Os threads mantêm todas as conversas em um só lugar e organizam de forma clara sua mensagem no Slack, especialmente no trabalho remoto, onde é possível criar threads nomeados para diferentes tipos de conversas

Contras

• Curva de aprendizado: Os usuários que não estão familiarizados com o funcionamento das ferramentas de colaboração em tempo real podem levar algum tempo para se familiarizar com o Slack
• Recursos pagos: À medida que sua equipe cresce, talvez seja necessário atualizar sua assinatura para acessar funcionalidades avançadas
• Sobrecarga de notificações: Apesar das notificações personalizadas, pode haver um excesso de notificações que o distraia do trabalho
• Limitações de armazenamento: Na versão gratuita, as opções de armazenamento são limitadas. Para usar mais armazenamento, você precisará pagar mais
• Desafios de formatação: Para formatar uma nova mensagem de uma determinada maneira, os usuários precisam aprender a usar comandos específicos

**Slack vs. e-mail: Qual é a melhor opção para você?

Até agora, você tem uma ideia clara dos diferentes cenários em que cada ferramenta é útil para comunicar ideias. Escolha a ferramenta de comunicação da equipe com base nas suas necessidades.

A opção Slack vs. E-mail que funcionará melhor para sua organização depende de diferentes fatores, como:

Tamanho e estrutura da equipe

O Slack será uma ótima opção se seus funcionários trabalharem em equipes pequenas com foco em funções comerciais específicas. O Slack mantém as coisas ágeis, ajuda a tomar decisões mais rapidamente e faz as coisas com rapidez.

O e-mail é uma opção melhor para equipes maiores, em que os funcionários precisam seguir muitos protocolos e as aprovações do gerente ou das partes interessadas são necessárias para executar as coisas. É mais importante seguir uma cadeia de comando.

Acessibilidade

Em um ambiente de trabalho remoto, em que as equipes não se encontram pessoalmente, a comunicação ocupa o centro do palco para todas as coisas do trabalho. O Slack é ideal para colaboração em tempo real, e recursos como o Huddle permitem que todos participem instantaneamente, sem atrasos.

Os e-mails também desempenham um papel crucial aqui, pois os anúncios e as atualizações oficiais são compartilhados por esse meio. Como os e-mails não precisam de atenção imediata, as equipes remotas dividem sua comunicação entre essas ferramentas para fins específicos.

Cultura organizacional

Que tipo de cultura sua organização apoia? Por exemplo, se a cultura apoia discussões informais e ações rápidas, o Slack é a escolha certa.

Mas se a ênfase for mais em seguir uma estrutura formal e documentação, então o e-mail é uma escolha melhor.

Compartilhamento de documentos

As organizações compartilham documentos para colaboração, relatórios e comunicação. Se as suas equipes internas colaboram em quase todos os tipos de documentos, o Slack facilita as coisas, pois elas podem criar canais específicos e discutir ideias.

Por outro lado, o e-mail pode ser reservado para o compartilhamento de atualizações, comunicados à imprensa e relatórios.

Integrações

Com as integrações, você pode conectar o Slack e o e-mail às suas ferramentas existentes para otimizar o fluxo de trabalho. O Slack triunfa aqui, pois oferece suporte a várias ferramentas para integração.

Por exemplo, seu software de gerenciamento de projetos com o Slack e sua equipe receberão notificações em tempo real (que podem ser personalizadas de acordo com a prioridade).

Você pode fazer isso por e-mail - no entanto, as opções são limitadas e as notificações serão assíncronas.

Conheça o ClickUp: Sua solução para o debate Slack vs. E-mail

Usando a integração ClickUp-Slack para criar facilmente tarefas do ClickUp no Slack

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Alternativa ao Slack

.

Configurar

Integração do Slack e do ClickUp

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Extraia mensagens críticas no Slack e transforme-as em tarefas. Além disso, compartilhe atualizações de tarefas nos canais do Slack dentro do ClickUp para manter todos atualizados.

Centralize suas

gerenciamento de projetos de e-mail

integre sua conta de e-mail para enviar e-mails do ClickUp, criar tarefas e definir automação. Enquanto envia e-mails, marque os membros da sua equipe para mantê-los atualizados.

Quando receber um e-mail urgente de um cliente, atribua a tarefa a uma equipe imediatamente, garantindo que não haja intervalo de tempo na execução da solicitação do cliente.

As

Visualização do bate-papo do ClickUp

aumenta ainda mais a produtividade, permitindo que você crie canais, mencione membros da equipe e atribua itens de ação.

Compartilhe facilmente atualizações, links e reações, e consolide conversas cruciais com a visualização do Chat no ClickUp

Esse canal também é útil para incorporar planilhas e vídeos para que sua equipe não precise abrir outro aplicativo.

O Chat View armazena todos os seus comentários no ClickUp para localizar rapidamente qualquer conversa

Use comandos de barra para formatar seu texto como uma lista de marcadores ou banner. Tenha controle total sobre quem tem acesso a esses canais e mensagens para incluir apenas as pessoas relevantes para uma finalidade específica.

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