O Slack e o e-mail são vias expressas que conectam suas equipes para colaborar e trocar ideias.
Mas a questão é: Slack x e-mail, qual é a melhor ferramenta para a comunicação da equipe?
Escolher uma em vez das outras ferramentas de comunicação limitará suas opções. Tanto o Slack quanto o e-mail são essenciais para a comunicação no local de trabalho e para a execução de tarefas diárias. Quando usados juntos corretamente, eles são excelentes facilitadores para equilibrar a carga de comunicação e simplificar todo o processo.
As melhores perguntas a serem feitas são:
- Quais são os pontos fortes do Slack e do e-mail?
- Quando você deve preferir o Slack ao e-mail ou vice-versa?
- Quais são os prós e os contras de cada ferramenta de comunicação?
Essas são perguntas mais práticas; saber suas respostas ajudará a estabelecer uma estratégia sólida de comunicação interna e externa.
Ambas as ferramentas têm pontos fortes e limitações exclusivas. Aproveite seus pontos fortes para estabelecer uma estratégia e um pipeline de comunicação interna e externa sólidos em diferentes canais.
Tudo o que você precisa é descobrir como você e sua equipe podem alternar efetivamente entre o Slack e o e-mail para maximizar a colaboração e a produtividade.
Neste blog, abordamos as perguntas acima para esclarecer melhor o Slack e o e-mail.
Comparação entre Slack e e-mail
Vamos começar analisando as diferenças entre o Slack e o e-mail. O Slack é um meio de comunicação de formato curto, enquanto os e-mails são para conversas mais detalhadas.
Vamos explorar os recursos diferenciados de ambas as plataformas de colaboração.
| Feature | Slack | |
|---|---|---|
| Comunicação em tempo real | O Slack é mais parecido com um aplicativo de mensagens instantâneas - permite discussões em tempo real | O e-mail é mais assíncrono. É ideal para discutir ideias que precisam de mais profundidade e não são urgentes, principalmente |
| Estilo de comunicação | Mais adequado para comunicação informal | O e-mail funciona tanto para comunicação formal quanto informal; dito isso, é mais famoso para comunicação formal, como anúncios oficiais |
| Colaboração | Com o Slack, você pode colaborar com diferentes equipes em diferentes fusos horários, sejam elas internas ou externas | O e-mail é ideal para tipos de comunicação um-para-um ou um-para-muitos |
| Organização | Organize suas conversas em canais | Organize seus e-mails em pastas e categorias |
| Tempo de resposta: devido à natureza em tempo real, o tempo de resposta geralmente é mais rápido |
Slack x E-mail: Uma comparação rápida
Quando usar o e-mail e quando usar o Slack
Quando você e sua equipe devem usar o e-mail em vez do Slack? Vamos dar uma olhada em diferentes cenários em que o Slack pode ser a melhor opção
e vice-versa.
Quando usar o e-mail
Mais do que
usam e-mail. Você só precisa saber o endereço de e-mail para iniciar uma conversa com uma pessoa nova. O e-mail é basicamente gratuito para o envio de mensagens.
A vantagem mais significativa do e-mail é que ele permite que você se conecte com pessoas de todo o mundo. Pense nele como uma plataforma de colaboração gratuita.
Você pode ter discussões comerciais importantes com pessoas que residem nas extremidades mais distantes do globo. Fatores como fuso horário, status on-line ou off-line, número de novas mensagens e status de entrega não são barreiras para a realização de negócios.
Campanhas de e-mail
A vantagem mais significativa do e-mail é que você pode acessar pessoas em todo o mundo quando tiver os endereços de e-mail delas. Elas não precisam necessariamente estar on-line para receber sua mensagem; elas podem verificar seus e-mails em qualquer dispositivo.
Depois de pressionar o botão enviar, você sabe que eles receberão o e-mail. Além disso, você pode enviar e-mails simultaneamente para vários profissionais sem revelar a identidade deles. Integrar
software de gerenciamento de projetos com e-mail
para compartilhar ideias, planejar campanhas de e-mail e iniciar conversas com clientes em potencial.
Os e-mails são ideais para a comunicação com grandes grupos de clientes e públicos potenciais.
Análise de comunicação
Você precisa ter acesso à análise para saber o desempenho da sua campanha de e-mail. Um cliente de e-mail como o Gmail tem amplas funções de análise incorporadas que fornecem dados sobre o desempenho da campanha de e-mail, como taxa de abertura de e-mail, tempo de resposta e envolvimento.
Além disso, você pode integrar o Gmail a outras ferramentas de terceiros para obter rastreamento avançado e relatórios detalhados.
Anúncios oficiais
Ao fazer anúncios oficiais, é fundamental prestar atenção meticulosa ao tom, à gramática e à pontuação. Por exemplo, em uma comunicação interna de toda a empresa, cada linha tem o peso de uma declaração oficial.
O e-mail de comunicação interna deve enfatizar a importância da mensagem para os funcionários. Nesse caso, o objetivo é motivar os funcionários a ler e entender o conteúdo do e-mail. Como essas comunicações não se concentram nem exigem respostas, mas se concentram na disseminação de informações, o e-mail seria a ferramenta ideal para esse tipo de comunicação.
Quando usar o Slack
O Slack não está muito atrás em popularidade, pois
o utilizam diariamente. O Slack é o local onde acontecem todos os tipos de conversas no escritório: atualizações de projetos, comunicações internas ou conversas de bebedouro.
A interface limpa, a perspectiva moderna e o poder de se expressar usando emojis o tornaram popular, especialmente entre as gerações mais jovens.
Comunicação transparente e organizada
Fazer malabarismos com vários projetos e gerenciar a comunicação por e-mail gera confusão.
O gerenciamento de projetos do Slack
o suporte de alto nível do Slack é um dos principais motivos pelos quais muitos locais de trabalho o preferem a outros
.
Os canais do Slack tornam conveniente discutir as nuances de um projeto, responder rapidamente a perguntas de clientes e partes interessadas, enviar arquivos e manter as conversas centralizadas. Esse recurso é muito poderoso para manter o controle de todas as atividades e da comunicação de um projeto em uma única plataforma.
O Slack é a ferramenta certa para equipes de trabalho remoto que lidam com vários projetos em diferentes locais e fusos horários.
Colaboração instantânea da equipe
Ao contrário do e-mail, em que a conversa é assíncrona, o Slack é uma excelente plataforma para realizar tarefas instantaneamente. Com
a resposta imediata dos membros da equipe é avaliada no bate-papo para tomar decisões mais rápidas.
O Slack é um vencedor claro para a comunicação urgente da equipe na competição Slack x E-mail.
Criação de equipes
Os locais de trabalho modernos são mais do que a realização de tarefas. Os líderes de hoje estão interessados em formar equipes fortes.
A aparência informal do Slack faz dele uma excelente ferramenta para atividades de formação de equipes e comunicações internas. Seus funcionários podem se expressar abertamente com emojis, GIFs e imagens personalizados.
Quando um novo membro se junta a uma equipe, o Slack como um
aplicativo de comunicação de equipe
ajuda a quebrar o gelo criando um relacionamento amigável com os novos funcionários e fazendo com que eles se sintam bem-vindos com interações calorosas e informais.
Prós e contras do uso do e-mail
Vamos resumir a última seção para entender os prós e os contras significativos dos e-mails:
Prós
- Adoção generalizada: Todos usam e-mail, o que lhe dá amplo acesso e compatibilidade para atingir usuários em todos os dispositivos
- Múltiplas pessoas: Envolva várias pessoas, tanto internas quanto externas, com um único e-mail sem necessariamente revelar a identidade. Excelente para executar campanhas de marketing usando software de marketing por e-mail
- Conformidade: Os e-mails são ótimos para documentar registros úteis para fins legais e de conformidade
- Formatação estruturada: Os e-mails são ótimos para criar um formato estruturado usando marcadores, imagens e cabeçalhos
- Anexos: É simples compartilhar documentos de apoio, imagens e outros arquivos como anexos de e-mail. Você não precisa mudar para uma ferramenta diferente
Cons
- Sobrecarga e desordem: Um grande número de e-mails leva a caixas de entrada desordenadas e sobrecarga de informações
- Colaboração limitada: Os e-mails não oferecem recursos para colaborar instantaneamente em uma nova ideia, tarefa ou inspiração. Além disso, muitas informações úteis ficam enterradas nos tópicos de e-mail
- Recibo de leitura: Por padrão, o recibo de leitura não é ativado nos e-mails. Portanto, você nunca sabe com certeza se o leitor leu suas mensagens depois que elas foram entregues na caixa de entrada de e-mail
- Spam: Como as pessoas recebem spam, elas podem acabar ignorando e-mails importantes, a menos que sejam diligentes na filtragem de e-mails
- Personalização de notificações: Há opções limitadas para personalizar as notificações
Prós e contras de usar o Slack
Aqui está uma lista dos prós e contras do Slack:
Prós
- Histórico: É fácil pesquisar o histórico de conversas, encontrar referências e discussões anteriores
- Notificações personalizáveis: Personalize as preferências de notificações; receba notificações sobre as tarefas mais urgentes e adie as outras
- Integrações: O Slack se integra a uma longa lista de ferramentas externas, o que facilita ainda mais a colaboração e a comunicação
- Emojis personalizados: Os usuários criam seus próprios emojis para conversar sobre ideias de tópicos
- Threads: Os threads mantêm todas as conversas em um só lugar e organizam de forma clara sua mensagem no Slack, especialmente no trabalho remoto, onde é possível criar threads nomeados para diferentes tipos de conversas
Contras
- Curva de aprendizado: Os usuários que não estão familiarizados com o funcionamento das ferramentas de colaboração em tempo real podem levar algum tempo para se familiarizar com o Slack
- Recursos pagos: À medida que sua equipe cresce, talvez seja necessário atualizar sua assinatura para acessar funcionalidades avançadas
- Sobrecarga de notificações: Apesar das notificações personalizadas, pode haver um excesso de notificações que o distraia do trabalho
- Limitações de armazenamento: Na versão gratuita, as opções de armazenamento são limitadas. Para usar mais armazenamento, você precisará pagar mais
- Desafios de formatação: Para formatar uma nova mensagem de uma determinada maneira, os usuários precisam aprender a usar comandos específicos
**Slack vs. e-mail: Qual é a melhor opção para você?
Até agora, você tem uma ideia clara dos diferentes cenários em que cada ferramenta é útil para comunicar ideias. Escolha a ferramenta de comunicação da equipe com base nas suas necessidades.
A opção Slack vs. E-mail que funcionará melhor para sua organização depende de diferentes fatores, como:
Tamanho e estrutura da equipe
O Slack será uma ótima opção se seus funcionários trabalharem em equipes pequenas com foco em funções comerciais específicas. O Slack mantém as coisas ágeis, ajuda a tomar decisões mais rapidamente e faz as coisas com rapidez.
O e-mail é uma opção melhor para equipes maiores, em que os funcionários precisam seguir muitos protocolos e as aprovações do gerente ou das partes interessadas são necessárias para executar as coisas. É mais importante seguir uma cadeia de comando.
Acessibilidade
Em um ambiente de trabalho remoto, em que as equipes não se encontram pessoalmente, a comunicação ocupa o centro do palco para todas as coisas do trabalho. O Slack é ideal para colaboração em tempo real, e recursos como o Huddle permitem que todos participem instantaneamente, sem atrasos.
Os e-mails também desempenham um papel crucial aqui, pois os anúncios e as atualizações oficiais são compartilhados por esse meio. Como os e-mails não precisam de atenção imediata, as equipes remotas dividem sua comunicação entre essas ferramentas para fins específicos.
Cultura organizacional
Que tipo de cultura sua organização apoia? Por exemplo, se a cultura apoia discussões informais e ações rápidas, o Slack é a escolha certa.
Mas se a ênfase for mais em seguir uma estrutura formal e documentação, então o e-mail é uma escolha melhor.
Compartilhamento de documentos
As organizações compartilham documentos para colaboração, relatórios e comunicação. Se as suas equipes internas colaboram em quase todos os tipos de documentos, o Slack facilita as coisas, pois elas podem criar canais específicos e discutir ideias.
Por outro lado, o e-mail pode ser reservado para o compartilhamento de atualizações, comunicados à imprensa e relatórios.
Integrações
Com as integrações, você pode conectar o Slack e o e-mail às suas ferramentas existentes para otimizar o fluxo de trabalho. O Slack triunfa aqui, pois oferece suporte a várias ferramentas para integração.
Por exemplo, seu software de gerenciamento de projetos com o Slack e sua equipe receberão notificações em tempo real (que podem ser personalizadas de acordo com a prioridade).
Você pode fazer isso por e-mail - no entanto, as opções são limitadas e as notificações serão assíncronas.
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.
Configurar
Integração do Slack e do ClickUp
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Extraia mensagens críticas no Slack e transforme-as em tarefas. Além disso, compartilhe atualizações de tarefas nos canais do Slack dentro do ClickUp para manter todos atualizados.
Centralize suas
gerenciamento de projetos de e-mail
integre sua conta de e-mail para enviar e-mails do ClickUp, criar tarefas e definir automação. Enquanto envia e-mails, marque os membros da sua equipe para mantê-los atualizados.
Quando receber um e-mail urgente de um cliente, atribua a tarefa a uma equipe imediatamente, garantindo que não haja intervalo de tempo na execução da solicitação do cliente.
As
Visualização do bate-papo do ClickUp
aumenta ainda mais a produtividade, permitindo que você crie canais, mencione membros da equipe e atribua itens de ação.
Compartilhe facilmente atualizações, links e reações, e consolide conversas cruciais com a visualização do Chat no ClickUp
Esse canal também é útil para incorporar planilhas e vídeos para que sua equipe não precise abrir outro aplicativo.
O Chat View armazena todos os seus comentários no ClickUp para localizar rapidamente qualquer conversa
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crie documentos em formato PDF, desde planilhas eletrônicas e PDFs até páginas da Web, relatórios, planilhas e vídeos.
Use
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como seu assistente de redação para preencher os detalhes de modo que sua mensagem seja clara, concisa e transmita a mensagem pretendida.
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