PMMM lub Model Dojrzałości Zarządzania Projektami to koncepcja, która pozwala organizacjom opartym na projektach ocenić ich powodzenie w zarządzaniu projektami. Zgodnie z ideologią zaproponowaną przez ten model, istnieje pięć poziomów dojrzałości zarządzania projektami, przez które każdy biznes musi przejść na swojej drodze do powodzenia.
Ponadto, badania wykazały że firmy o słabych wynikach w zarządzaniu projektami częściej odnotowują straty finansowe z powodu zwiększonych kosztów na projekt i niskiej jakości wyników.
W związku z tym, jeśli szukasz sposobów na poprawę swoich business process , pomocne może być dokonanie oceny obecnego poziomu w PMMM i znalezienie sposobów na przejście do kolejnej sceny. W dzisiejszym artykule omówimy te pięć poziomów i zaoferujemy łatwe do zrozumienia sugestie, jak poruszać się w górę drabiny PMMM zarządzania projektami.
Pięć poziomów PMMM
PMMM powstał jako struktura opracowana przez Software Engineering Institute na Uniwersytecie Carnegie Mellon w połowie lat 80-tych. Jego celem była pomoc rządowi w ocenie wykonawców oprogramowania w celu podjęcia decyzji, który z nich będzie najlepszy do realizacji złożonych projektów. Model został zaprojektowany w celu analizy standardowych praktyk utrzymywanych przez firmę podczas pracy nad projektami oprogramowania.
Z czasem ramy zostały dostosowane do szerszego zakresu branż, dlatego obecnie dostępnych jest kilka modeli dojrzałości. Jednak PMMM jest jedynym, który jest ściśle zgodny z oryginalnym modelem, ze wzmianką, że koncentruje się na ocenie zdolności zarządzania projektami przy użyciu pięciu różnych scen wymienionych poniżej.
Poziom 1: Proces początkowy
Na tym poziomie organizacja działa w sposób dość losowy, z niskim poziomem wdrożenia narzędzi kontrolnych (jeśli w ogóle). W tym scenariuszu trudno jest przewidzieć jakiekolwiek przyszłe powodzenie, ponieważ nie można powiedzieć, jak organizacja zachowa się w sytuacji kryzysowej.
Poziom 2: Ustrukturyzowany proces i standardy
Firmy na poziomie drugim wdrażają podstawowe praktyki zarządzania projektami, ale tylko na poziomie poszczególnych projektów. Oznacza to, że nie ma szerokiego podejścia do powodzenia PM, które prawdopodobnie zależy od kluczowych osób w organizacji.
Chociaż najlepiej jest mieć pewną strukturę, poziom ten jest nadal niski, jeśli chodzi o stawienie czoła sytuacji kryzysowej i równie trudno jest przewidzieć powodzenie z jakimkolwiek stopniem pewności.
Poziom 3: Standardy organizacyjne i zinstytucjonalizowane procesy
Na tym poziomie jesteśmy krok do zrobienia w innej strukturze organizacyjnej, z dobrze zdefiniowanymi procedurami, które są postrzegane jako standardowy sposób działania. Business jest dobrze zorganizowany, a kierownictwo jest zaangażowane we wdrażanie i wsparcie stosowania tych procedur.
Na tym poziomie organizacja jest przygotowana do stawienia czoła kryzysowi, ponieważ posiada niezbędne udokumentowane procedury, które poprowadzą zarówno kierownictwo, jak i pracowników w kierunku kroków, które należy podjąć. Co więcej, organizacja na poziomie trzecim jest zainteresowana tworzeniem dokumentacji, która pomaga zdefiniować powiązania między kierownictwem a pracownikami (i odwrotnie) oraz między organizacją a niestandardowymi klientami.
Załóżmy, że jesteś właścicielem firmy konsultingowej. W takim przypadku możesz skorzystać z dobrze przygotowanej umowa konsultingowa aby jasno określić swoje powiązania z każdym klientem. Należy również rozważyć sporządzenie umów o zachowaniu poufności i innych rodzajów dokumentów, które pomagają w powiązaniu z pracownikami.
Poziom 4: Proces zarządzany
Poziom 4 wprowadza metryki, które służą do oceny aktualnego poziomu wydajności w oparciu o obowiązujące procedury i standardy zarządzania projektami. W ten sposób kierownictwo może w każdej chwili dowiedzieć się, czy projekt jest skazany na powodzenie, czy też istnieją problemy, którymi należy się zająć.
Poziom 5: Optymalizacja procesu
Wreszcie, na najwyższym poziomie, nacisk kładziony jest na optymalizację. Mając wszystkie właściwe procedury na miejscu i dostępne na poziomie organizacyjnym, kierownictwo jest odsetki w ciągłym doskonaleniu wydajności zarządzania projektami w oparciu o ich konkretne doświadczenie. Poziom piąty mówi również o otwarciu się na innowacyjne techniki, które nie są stosowane przez inne organizacje, a które mogą przynieść przewagę konkurencyjną.
Jak przejść z jednego poziomu na drugi
Jak widać, PMMM opiera się na wykorzystaniu coraz bardziej wyrafinowanych zachowań organizacyjnych. Ważne jest jednak, aby wiedzieć, że nie jest to sztywna skala, a raczej lista wskazówek, które mogą pomóc organizacjom w ich dążeniu do wydajności.
W związku z tym będą występować różnice między poszczególnymi firmami, zależnie od ich głównej branży, kultury organizacyjnej i ogólnej chęci dążenia do celu. Co więcej, wielkość organizacji może mieć wpływ na sposób integracji PM.
Na przykład startup nie potrzebuje złożonej struktury procedur, ponieważ koncentruje się na wzroście i rozwoju. Jednakże, gdy biznes zaczyna się rozwijać, pomaga to stworzyć rdzeń standardów, które staną się siłą napędową dla powodzenia zarządzania projektami.
Teraz, gdy znasz już pięć poziomów proponowanych przez Model Dojrzałości Zarządzania Projektami, powinno być łatwo zidentyfikować obecną sytuację Twojego Businessu. Przyjrzyjmy się krokom, które należy rozważyć w każdej sytuacji.
Pierwsze dwa poziomy
Jeśli nie masz dobrze opracowanych procedur, które pozwalają zarówno pracownikom, jak i menedżerom zrozumieć właściwy sposób postępowania w danej sytuacji (niezależnie od stopnia zagrożenia), to prawdopodobnie znajdujesz się na dwóch pierwszych poziomach.
W takim przypadku priorytetem powinno być stworzenie zasad i standardów, które będą podstawą kultury organizacyjnej. Może to być wszystko, od "jak zintegrować nowego pracownika" do najlepszego sposobu tworzenia dokumentacji dla nowego produktu.
Wszystko, co jest ważne dla usprawnienia procesu biznesowego i wyeliminowania czkawki w wydajności, powinno być udokumentowane i łatwo dostępne do analizy i edycji.
Trzeci poziom
Business na tym poziomie jest dość zaawansowany pod względem wydajności zarządzania projektami, ale zawsze jest miejsce na poprawę.
Na przykład, aby przyspieszyć proces komunikacji i upewnić się, że nikomu nie umkną kluczowe szczegóły, warto skorzystać z wyspecjalizowanych narzędzi PM, takich jak ClickUp . To platforma, która pozwala zarządzać szerokim zakresem teamów i projektów za jednym zamachem, nie tracąc przy tym zbyt wiele czasu na logistykę.
Co więcej, tego typu platformy można zintegrować z innymi procesami biznesowymi, tworząc połączenie między działami i usprawniając przepływ informacji
Poziom czwarty i piąty
Po wprowadzeniu dobrej kultury organizacyjnej, z dobrze zaprojektowanymi procedurami i skuteczną hierarchią, nadszedł czas, aby popracować nad czynnikami, które mogą uczynić wszystko jeszcze lepszym. W tym celu większość firm zaczyna od korzystania z platformy Business Intelligence, która odpowiada ich potrzebom i opiera się na analizach, które zapewnia.
Chociaż BI nie jest do końca innowacyjną technologią, jest to wspaniały sposób na ocenę zarządzania ryzykiem i zrozumienie, czy Twój biznes zmierza we właściwym kierunku.
Podsumowanie
W dzisiejszych czasach istnieje silna korelacja między technologią a rozwojem biznesu. Staje się to jeszcze bardziej widoczne, jeśli chodzi o poprawę zarządzania projektami, gdzie menedżerowie mają dostęp do szerokiej gamy narzędzi i platform, które mogą zautomatyzować rutynowe czynności, zapewnić cenny wgląd w oparciu o istniejące dane, a także poprawić ogólną komunikację w zespole i uzyskać interesariusz projektu zaangażowanie.
Technologia musi być jednak wsparta dobrze zaprojektowanymi procesami i procedurami biznesowymi, aby mieć pewność, że organizacja zmierza w górę. Podsumowując, PMMM pokazuje znaczenie zarówno czynników ludzkich, jak i technologicznych, jeśli chodzi o rozwój Businessu.